Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán doanh thu bán hàng và thanh toán với khách hàng tại Công ty Nhựa cao cấp Hàng Không

chất lượng : Phòng này mới được tổ chức từ năm 2000, bao gồm 2 nhân viên có nhiệm vụ kiểm định và theo dõi chất lượng sản phẩm , đảm bảo đúng yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật sản xuất Phòng Marketing : Bao gồm 10 người được tách ra từ phòng kế hoạch. Nhiệm vụ của phòng Marketing là giới thiệu sản phẩm , quảng bá, triển khai việc tiêu thụ hàng hoá vào thị trường tự do, tổ chức tham gia hội chợ , triển lãm Phòng Kế toán – tài chính: Phòng bao gồm 9 nhân viên, tham mưu và tổ chức thực hiện nghiệp vụ Kế toán-Tài chính cho Giám đốc , kiểm soát và chịu trách nhiệm toàn bộ những hoạt động của công ty có liên quan đến lĩnh vực tài chính , chịu trách nhiệm trong việc tạo nguồn và sử dụng hiệu quả các nguồn tiền phục vụ cho sản xuất kinh doanh , lập các định mức vật tư kỹ thuật . Phòng kế toán- Tài chính phải căn cứ vào các số liệu báo lên từ phân xưởng và phòng kế hoạch để tính ra giá thành công xưởng và giá thành đầy đủ của sản phẩm làm căn cứ cho phòng kế hoạch định mức giá bán sao cho có lợi nhất cho công ty Phòng quản lý nội vụ: Phòng bao gồm 13 nhân viên được tách ra từ phòng hành chính. Nhiệm vụ của phòng là đảm bảo các điều kiện làm việc cho công ty như: Hệ thống kho tàng, nhà xưởng , phương tiện đi lại, bảo vệ, công tác nhà kho. 2.1.3.3. Hình thức tổ chức sổ kế toán tại Công ty Nhựa Cao cấp hàng không. 2.1.3.3.1. Đặc điểm bộ máy kế toán Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ kế toán để thực hiện khối lượng công việc kế toán với đầy đủ các thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở. Tại Công ty Nhựa Cao cấp hàng không bộ máy kế toán là phòng tài vụ gồm 9 người có mối quan hệ chặt chẽ qua lại, xuất phát từ sự phân công lao động phần hành kế toán. Mỗi kế toán viên đều được quy định vị trí, lệ thuộc chế ước lẫn nhau. Đây là mô hình bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu. Cụ thể các chức vụ, quyền hạn như sau: * Trưởng phòng kiêm kế toán trưởng: Phụ trách chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của doanh nghiệp, phân công công việc cho từng nhân viên kế toán dựa trên kế hoạch công tác chung. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình công tác kế toán tài chính của Công ty. * Phó phòng: Giúp việc cho trưởng phòng, thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc khi trưởng phòng đi vắng. Cùng chịu trách nhiệm với trưởng phòng về các phần việc được phân công. * Kế toán tài sản và sản xuất phụ ã Chức năng: Theo dõi, kiểm soát các nghiệp vụ kế toán liên quan đến quản lý tài sản và hoạt động sản xuất phụ của Doanh nghiệp. ã Nhiệm vụ: Quản lý chứng từ tài sản ,xây dựng phương án phân bổ TSCĐ, TSLĐ và các trang thiết bị và chịu trách nhiệm theo dõi các hoạt động sản xuất phụ. * Kế toán nguyên vật liệu, hàng hóa ã Chức năng: Quản lý, kiểm soát chi phí nguyên vật liệu và hàng hóa, đáp ứng tốt yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. ã Nhiệm vụ: Quản lý chi phí nguyên vật liệu và hàng hóa, cập nhật số liệu chính xác,báo cáo chi phí định kỳ, đề xuất các giải pháp cần thiết trên cơ sở phân tích dữ liệu thống kê ,đối chiếu số liệu thường xuyên với các bộ phận liên quan, thay thế kế toán thanh toán khi cần thiết, cùng kế toán công nợ xác định công nợ chính xác, kịp thời và lập báo cáo thuế đầu vào. * Kế toán doanh thu ã Chức năng: Quản lý doanh thu, cập nhật số liệu, báo cáo doanh thu. ã Nhiệm vụ:Đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan, thay thế kế toán ngân hàng khi cần thiết, báo cáo thành phẩm theo định kỳ, lập báo cáo thuế đầu ra và lập báo cáo thuế và các báo cáo tài chính khác. * Thủ quỹ: ã Chức năng: Quản lý, thu chi tiền mặt, các giấy tờ có giá trị như tiền được nhập vào quỹ Công ty theo đúng quy định của nghiệp vụ tài chính kế toán, ã Nhiệm vụ: Kiểm tra tính đúng đắn của từng loại tiền trước khi nhập quỹ, từ chối nhận bất kỳ loại tiền nào khi phát hiện tiền giả, đề xuất ý kiến với kế toán trưởng phương án, giải pháp để thống nhất cách giải quyết nghiệp vụ, căn cứ trên chứng từ thu chi hợp lệ để thực hiện thu chi tiền mặt, nhận và nộp tiền mặt tại ngân hàng ,thu đòi tiền hàng và công nợ, cập nhật số liệu thu chi tiền mặt vào sổ quỹ và thực hiện các nhiệm vụ về hoạt động đối ngoại, đối nội khi được kế toán trưởng, lãnh đạo Công ty yêu cầu. * Kế toán thanh toán nội bộ ã Chức năng: Quản lý, kiểm tra, kiểm soát công tác thanh quyết toán đối với các đơn vị, bộ phận và cá nhân trong toàn đơn vị. ã Nhiệm vụ: Kiểm tra và xử lý chứng từ trước khi thực hiện nghiệp vụ thanh toán, trực tiếp theo dõi hướng dẫn và thực hiện công tác thanh quyết toán tài chính Chi nhánh Tp. Hồ Chí Minh, đề xuất ý kiến với kế toán trưởng phương án, giải pháp để thống nhất cách giải quyết nghiệp vụ, căn cứ chứng từ hợp lệ, hợp pháp tiến hành lập phiếu thu chi tiền mặt, đối chiếu và thu đòi tạm ứng, lưu trữ chứng từ tiền mặt và các báo cáo liên quan và thực hiện các nhiệm vụ về hoạt động đối ngoại, đối nội khi được kế toán trưởng, lãnh đạo Công ty yêu cầu. * Kế toán công nợ ã Chức năng: Quản lý, theo dõi, kiểm soát mọi số liệu/chứng từ liên quan đến công nợ. Đáp ứng chính xác và kịp thời mọi yêu cầu liên quan đến công nợ của Doanh nghiệp. ã Nhiệm vụ: Quản lý chứng từ công nợ khách hàng, lập kế hoạch thu và trả công nợ, đảm bảo thường xuyên cập nhật đầy đủ chính xác số liệu, lập kế hoạch hàng tuần thanh toán và thu đòi công nợ, hoàn thiện đầy đủ hợp pháp chứng từ và lữu trữ có khoa học, báo cáo định kỳ, đột xuất tình hình công nợ cho Kế toán trưởng, cùng các phòng ban và các cá nhân có liên quan đối chiếu xác nhận công nợ bằng văn bản theo định kỳ và đột xuất và lưu trữ và theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa. * Kế toán ngân hàng: ã Chức năng: Quản lý, kiểm soát mọi nghiệp vụ kế toán liên quan đến Ngân hàng, hoạt động sản xuất nhập khẩu ã Nhiệm vụ:Trực tiếp theo dõi công tác giao dịch ngân hàng, quản lý chứng từ ngân hàng, lập chứng từ thanh toán ngân hàng, trực tiếp theo dõi công tác xuất nhập khẩu, cùng kế toán trưởng giao dịch và lập chứng từ huy động vốn ngân hàng, lưu trữ và kiểm soát chứng từ thuế xuất nhập khẩu, doanh thu xuất khẩu đồng ngoại tệ. Bộ máy kế toán được khái quát như sau:(Biểu 2.4) Kế toán trưởng (Trưởng phòng) Phó phòng KT thanh toán nội bộ KT Công nợ KT ngân hàng KT nguyên vật liệu, hàng hóa KT tài sản và sản xuất phụ KT Doanh thu Thủ quỹ Sơ đồ bộ máy kế toán 2.1.3.3.2. Tổ chức kế toán: Công ty Nhựa Cao cấp hàng không là một trong số các đơn vị áp dụng hình thức kế toán mới của Việt Nam. Chuyển hình thức kế toán làm thay đổi cơ bản nội dung ghi chép sổ sách, nhật ký, báo biểu kế toán, đồng thời phải chuyển đổi và làm mới một loạt chương trình kế toán trên hệ thống máy tính. Đề phù hợp với đặc điểm, qui mô sản xuất kinh doanh của mình, công ty đã áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán. Đây là hình thức sổ rất khoa học, phù hợp với điều kiện của nhà máy là một đơn vị có quy mô sản xuất kinh doanh lớn, loại hình tương đối phức tạp, yêu cầu chuyên môn hóa cao trong công tác kế toán. Với hình thức đó công ty luôn tuân thủ những qui định của Bộ Tài chính về việc sử dụng chứng từ, sổ kế toán. Mọi hoạt động kinh tế, tài chính trong công ty đều được lập chứng từ theo đúng mẫu và phương pháp kế toán. Hệ thống sổ của công ty hiện nay bao gồm: Bảng cân đối số phát sinh - Sổ chi tiết các tài khoản. - Sổ cái các tài khoản. Ghi sổ kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc của hình thức chứng từ ghi sổ : Căn cứ để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ sách kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ . Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tập hợp số liệu của chứng từ gốc theo từng loại sự việc và ghi rõ nội dung và vào sổ cho từng loại sự việc ã Các báo cáo tài chính Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh được lập theo quý, thuyết minh báo cáo tài chính được lập vào cuối năm để gửi cho cơ quan thuế, Bộ kế hoạch và đầu tư, Tổng công ty 2.2. thành phẩm ,các phương thức tiêu thu và thể thức thanh toán với khách hàng tại công ty nhựa cao cấp hàng không Đặc điểm thành phẩm và các phương thức tiêu thụ 2.2.1.1. Đặc điểm thành phẩm Để có chỗ đứng vững chắc trong thị trường nhựa hiện nay là cả một quá trình phấn đấu không ngừng của Công ty. Sản phẩm của Công ty đã chiếm được lòng tin của người tiêu dùng. Chính nhờ những điều đó mà công ty có được những bạn hàng thường xuyên, chuyên mua với khối lượng lớn. Đặc biệt Công ty có phòng KCS chuyên làm công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm đưa ra thị trường đạt tiêu chuẩn. Sản phẩm của Công ty đã đạt được tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 được tổ chức chất lượng quốc tế TUV NORD (CHLB Đức) cấp chứng chỉ và giành được nhiều giả thưởng cao. - Sản phẩm của Công ty do bộ phận sản xuất kinh doanh chính làm ra. Nó được hình thành từ nguyên liệu của Công ty và không có sản phẩm gia công cho khách. - Sản phẩm của Công ty Nhựa Cao cấp Hàng không được sản xuất theo quy mô lớn với hàng trăm mẫu loại sản phẩm khác nhau, phù hợp với nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng. (Bảng số 5) (Biểu 2.5 )Danh sách vật tư hàng hóa Mã HH Tên hàng vật tư, hàng hóa Đơn vị tính Tài khoản 0032 Khay nhỏ Chiếc 15510000 0033 Ly Chiếc 15510000 0034 Que khuấy Chiếc 15510000 0035 Âu cơm Chiếc 15510000 0036 Bình nước to Chiếc 15510000 0037 Mắc áo Chiếc 15510000 0038 Thân hộp mứt Chiếc 15510000 0039 Bộ TBVS 707 Chiếc 15510000 0040 Khung gương 707 Chiếc 15510000 0041 Để hộp mứt Chiếc 15510000 0042 Trục hộp giấy Chiếc 15510000 0043 Thân hộp rác Chiếc 15510000 ... . .. Do số lượng sản phẩm sản xuất lớn nên các sản phẩm được phân loại theo các nhóm khác nhau để dễ quản lý đến từng nhóm sản phẩm và giúp cho việc sắp xếp, phân nhóm thành phẩm trong kho, để khi xuất kho lấy hàng được thuận tiện. Sản phẩm được quản lý cả về mặt số lượng và giá trị. ở Công ty Nhựa Cao cấp Hàng Không thực hiện ở 2 bộ phận chủ yếu sau: - Phòng Tài vụ: Theo dõi tổng hợp tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm và hạch toán quá trình tiêu thụ toàn bộ sản phẩm trên cả 2 chỉ tiêu hiện vật và giá trị. - Tại kho: Thủ kho quản lý về mặt số lượng thành phẩm, sắp xếp phân loại theo yêu cầu bảo quản, cất giữ một cách khoa học, thuận tiện cho quá trình Nhập - xuất, theo dõi kịp thời chi tiết tình hình hiện cứ và sự biến động của thành phẩm, báo cáo tình hình chất lượng trong kho. 2.2.1.2 Các phương thức tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Sản phẩm của Công ty nhựa Cao cấp Hàng Không được bán theo các phương thức chủ yếu: - Bán trực tiếp tại kho: Hình thức này áp dụng rất phổ biến tại Công ty. Trước khi mua hàng, khách hàng lên phòng kế hoạch viết phiếu xuất kho rồi phòng kế toán để viết hóa đơn GTGT và trả tiền hoặc nhận giấy nợ rồi cầm hóa đơn xuống kho lấy hàng. - Bán hàng theo hợp đồng: Các đơn vị, cá nhân có nhu cầu mua thành phẩm của Công ty thường xuyên hay là mua với số lượng lớn có thể làm hợp đồng trước với Công ty. Khi đó, khách hàng ký hợp đồng tại phòng kế hoạch và định ký, như trong hợp đồng khách hàng đến kho Công ty lấy hàng hoặc Công ty sẽ vận chuyển hàng đến nơi khách hàng yêu cầu, tùy thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên. Hình thức thanh toán có thể là tiền mặt, séc hoặc Công ty cho nợ. Đây là hình thức tiêu thụ chủ yếu tại Công ty. ở Công ty Nhựa Cao cấp Hàng Không mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nghiệp vụ bán hàng đều được lập chứng từ theo đúng chế độ quy định. Các chứng từ chủ yếu gồm: Hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Bán hàng qua đại lý: Hình thức này được thực hiện tại Công ty. Công ty có đại lý ở tại Hà Nội và cả Thành phố Hồ Chí Minh nơi mà bán và giới thiệu sản phẩm cho Công ty. Khách hàng của Công ty chủ yếu là các Công ty, các đơn vị khắp cả nước mua để phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong đơn vị đó. Nhiều cửa hàng tư nhân mua về để bán lẻ ở Hà Nội và cả các địa phương khác cũng không phải là ít. Khách hàng nước ngoài của Công ty là ở Singapo, Lào, úc, Mông Cổ... vẫn ký kết hợp đồng mua hàng với Công ty. Tuy nhiên việc bán hàng không phải thuận lợi hoàn toàn mà nó còn gặp phải những khó khăn ví dụ như khách hàng mua chịu nhiều, thời gian thanh toán chậm... ở Công ty Nhựa cao cấp Hàng Không số khách hàng mua chịu cũng nhiều do vậy bộ phận kế toán doanh thu của Công ty luôn phải theo dõi đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình bán hàng, giám sát chặt chẽ tình hình thanh toán tiền hàng và đôn đốc khách hàng thanh toán nhanh gọn. Về hình thức thanh toán sẽ được thực hiện theo hợp đồng đã thỏa thuận. Đối với các bạn hàng lớn khi lấy hàng Công ty hầu như sẽ theo hình thức trả chậm và sau một thời gian nhất định sẽ thanh toán cho Công ty. Về việc theo dõi, ghi chép doanh thu bán hàng do phòng Tài chính – Kế toán đảm nhận. Từng loại sản phẩm tiêu thụ được theo dõi trên “Sổ chi tiết bán hàng”. Nhân viên Phòng Tài chính - kế toán sẽ lấy đây làm căn cứ, cùng với hóa đơn, phiếu xuất kho để ghi nhận doanh thu bán hàng một cách chính xác, kịp thời. Để đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm nhằm mục đích tăng doanh thu bán hàng Công ty đã có chính sách ưu đãi hợp lý như về giá cả, phương thức thanh toán. Đối với các mặt hàng vừa mới đem ra giới thiệu trên thị trường, khách hàng có thể trả lại sản phẩm đó nếu sản phẩm đó không hợp lý với thị trường đó. Chính sự linh hoạt trong các hình thức bán hàng đã tăng khối lượng hàng hóa bán ra và theo đó doanh thu bán hàng không ngừng tăng lên theo các năm. 2.2.2. Các thể thức thanh toán với khách khi bán hàng. Để thuận tiện cho khách mua hàng, Công ty đã vận dụng nhiều hình thức thanh toán như: Thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản... Theo cách thanh toán này đó là thanh toán ngay và thanh toán trả chậm. *. Thanh toán ngay: Sau khi lập hóa đơn bán hàng, khách hàng phải lập thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc gửi ngân hàng tại phòng tài vụ cho thủ quỹ. *. Thanh toán chậm: Công ty cho phép một số khách hàng thanh toán chậm trong một khoảng thời gian nhất định. Khách hàng có thể mua hàng và chịu tiền hàng trong khoảng thời gian 15 ngày đến 30 ngày, tùy thuộc vào quy định của hợp đồng trong thời gian quy định, nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn thì phải chịu lãi suất quá hạn của ngân hàng trên số tiền trả chậm đó. Hết thời gian quy định trong hợp đồng, khách hàng đem tiền đến phòng Tài vụ nộp cho thủ quỹ. Lúc này các khoản nợ phải thu của khách xem như được thu sau khi kế toán hoàn thành các thủ tục cần thiết. Những quy định mang tính linh hoạt trong thanh toán tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong quan hệ mua bán với Công ty. Và hơn thế nữa khi tiêu thụ là ghi nhận doanh thu bán hàng nhưng số tiền thực thu (tiền bán hàng) chỉ có được khi khách hàng thanh toán. Làm tốt công tác này đảm bảo cho tài sản vốn của Công ty có mức độ an toán nhất định. 2.3. Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng và thanh toán với khách hàng tại công ty nhựa cao cấp hàng không. 2.3.1 . Quy trình bán hàng, tài khoản và chứng từ hạch toán tại công ty Nhựa cao cấp hàng không 2.3.1.1 Quy trình chung về bán hàng ở công ty Nhựa cao cấp Hàng không (Biểu 2.6): Quy trình bán hàng Thực hiện Lưu đồ Tài liệu tham chiếu Ghi nhận yêu cầu giao hàng của khách hàng và xem xét khả năng đáp ứng Kiểm tra hàng hóa tồn kho Thủ tục phiếu xuất kho Thanh toán Nhập hàng và xuất hàng Dịch vụ sau bán hàng - Phòng Marketing - Phòng Marketing - Nhân viên viết phiếu - Người giao hàng - Người giao hàng - Phòng TC - Kế toán - Người giao hàng - Thủ kho - Bảo vệ - Phòng Marketing - Các đơn vị liên quan Quy chế quản lý tổ chức Quy chế quản lý tổ chức 2.3.1.2. Tài khoản sử dụng khi hạch toán Để phù hợp với đặc điểm của Công ty và những quy định của Bộ Tài chính cũng như phục vụ nhu cầu quản lý, kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán quá trình ghi nhận doanh thu bán hàng và thanh toán với khách hàng. * Tài khoản hạch toán Doanh thu - TK 51110000 : Doanh thu bán thành phẩm. - TK 51110001 : Doanh thu bán hàng cho VP KV miền Bắc. - TK 51110002 : Doanh thu bán hàng cho VP KV miền Nam. - TK 51120000 : Doanh thu bán hàng hóa. - TK 51130000 : Doanh thu xuất khẩu. - TK 51210000 : Doanh thu bán thành phẩm nội bộ. - TK 51220000 : Doanh thu bán hàng hóa nội bộ. - TK 52110000 : Chiết khấu thành phẩm. - TK 52120000 : Chiết khấu hàng hóa - TK 52130000 : Chiết khấu dịch vụ. - TK 53110000 : Hàng bán bị trả lại. - TK 53210000 : Giảm giá hàng bán. * Tài khoản thanh toán với khách hàng. - TK 13110000 : Phải thu của khách hàng - TK 13111000 : Phải thu của khách hàng (mở chi tiết cho từng khách hàng). - TK 13112000 : Người mua ứng trước tiền hàng. - TK 13910000 : Dự phòng phải thu khó đòi. * Các tài khoản liên quan khác. - TK 11110000 : Tiền mặt. - TK 11120000 : Tiền ngoại tệ - TK 1121000 : Tiền gửi ngân hàng VND - TK 1122000 : Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ - TK 11310000 : Tiền đang chuyển VND - TK 11320000 : Tiền đang chuyển ngoại tệ - TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu - TK 33330000 : Thuế nhập khẩu của NVL nhập mua - TK ............... 2.3.1.3. Chứng từ hạch toán Kế toán tiêu thụ thành phẩm là phần hành kế toán quan trọng chiếm tỷ trọng lớn trong công tác kế toán của Công ty. Nó là khâu mấu chốt Công ty xác định kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh. Để xem xét thực hiện hạch toán của phần hành này, xin được bắt đầu từ việc lập và luân chuyển chứng từ bán hàng. Kế toán sử dụng các chứng từ sau để hạch toán doanh thu bán hàng và thanh toán của khách hàng. - Hóa đơn bán hàng. - Phiếu thu - Giấy báo có của Ngân hàng , uỷ nhiệm chi - Hợp đồng mua hàng Đối với khách hàng có nhu cầu mua hàng thường xuyên với số lượng lớn, Công ty và khách hàng thường xuyên tiến hành thỏa thuận ký hợp đồng mua hàng dài hạn. Cuối năm kế toán kiểm tra giữa số liệu hàng đã bán cho khách với số trên hợp đồng xem kh đã mua đủ số trên hợp đồng, hoặc thừa, hoặc thiếu để có chính sách phù hợp. * Khi khách hàng đến mua hàng, Phòng Kế hoạch sẽ lập hóa đơn bán hàng loại 3 liên theo chế độ quy định. Đối với khách hàng mua lẻ không có hợp đồng, phòng Kế hoạch cũng lập hóa đơn bán hàng. Nếu khách hàng thanh toán ngay (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) thường là khách hàng lẻ với số lượng ít (chiếm khoảng 5 á 10% doanh thu bán hàng) sau khi thu tiền thủ quỹ sẽ đóng dấu “đã thanh toán”. Nếu khách thanh toán chậm thì theo hình thức thanh toán đã ghi sổ trong hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng gồm 3 liên được luân chuyển như sau: - Liên 1 (liên màu tím): Nếu thanh toán ngay thì tạm lưu ở chỗ kế toán thanh toán, căn cứ vào số tiền ghi trên hóa đơn kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu sau đó chuyển cho thủ quỹ để tiến hành thu tiền đồng thời chuyển phiếu thu cho kế toán doanh thu để ghi sổ. Nếu hóa đơn bán chịu thì sẽ tạm lưu ở kế toán doanh thu để vào sổ chi tiết 131 - phải thu của khách hàng, vào sổ chi tiết 511 - Doanh thu bán hàng. Sau đó chuyển hóa đơn cho kế toán công nợ đến tiến hành quản lý, theo dõi công nợ của doanh nghiệp. Cuối tháng sau khi đã ghi chép đầy đủ số liệu vào sổ chi tiết, đối chiếu với số liệu trong máy tính phòng Kế hoạch và thủ kho thì liên 1 sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần và đóng vào đúng quyển lưu lại ở phòng Kế hoạch. (Biểu2.9) - Liên 2 (liên màu đỏ): Giao cho khách hàng. Việc thanh toán nhanh hay chậm của khách được xác định ngay trên hóa đơn (có đóng dấu và ký xác nhận). - Liên 3 (liên màu xanh): Khách hàng cầm xuống kho. Trường hợp mua lẻ hoặc lấy số lượng lớn, sau khi vào sổ chi tiết thủ kho giao hàng có sự kiểm soát của bảo vệ nhà máy. Hóa đơn đó sẽ được vào sổ giao nhận chứng từ, định kỳ thủ kho gửi lên cho kế toán doanh thu. Kế toán doanh thu phân loại hóa đơn và lưu giữ. - Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán lập các chứng từ như: + Phiếu thu: Đối với khách hàng thanh toán bằng tiền mặt (Biểu 2.7) (Biểu 2.7): Phiếu Thu Công ty nhựa cao cấp hàng không Phiếu thu tiền mặt Ngày 15/01/2004 Số phiếu: TH 0015/4 TK ghi Nợ: 11110000 TK ghi Có: 13110000 Họ và tên người nộp tiền: Trần Văn An Địa chỉ: Viện Quân y 108 Lý do nộp: Thanh toán tiền mua hàng Số tiền: 3.000.000đ Viết bằng chữ: Ba triệu đồng chẵn Kèm theo một chứng từ gốc hóa đơn bán hàng 019849 Đã nhận đủ số tiền: Ba triệu đồng chẵn Ngày 15 tháng 01 năm 2004 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp tiền Phiếu thu lập thành 3 liên Liên 1: Giao cho khách hàng Liên 2: Lưu tại Công ty. Liên 3: Kế toán Doanh thu giữ. + Giấy báo có của Ngân hàng: Đối với trường hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng (biểu2.8). (Biểu2. 8): Giấy báo có Điện tử liên ngân hàng Mã KS: NKHK 1021 Lệnh chuyển có Loại giao dịch: Giá trị thấp Số hiệu giao dịch: 06100081 Ngân hàng gửi: NHNT Viet Name Ngân hàng nhận: NHCT Chi nhánh Chương dương Hà Nội Số bút toán: 000012 Ngày, giờ lập: 06/01/2004 - 11:01:45 Ngày, giờ nhận: 06/01/2004 - 11:17:38 Mã NH: 1020302 TK Nợ Mã NH: 10201077 TK Có Người phát lệnh: HAIHA-KOTOBUKI JV Co.Ltd Địa chỉ/số CMND: Tài khoản: 0011000027373 Tại NH: 10203021 - NHNT Viet Nam Người nhận lệnh: Cty nhua cao cấp Hang khong Địa chỉ/số CMND: Tài khoản: 710A00044 Tại NH: 10201077 - NHCT Chi Nhanh Chuong Duong Ha Noi Nội dung: Trả tiền hàng - NHCT Chương Dương Số tiền bằng số: 31.002.400 đồng Số tiền bằng chữ: (Ba mươi mốt triệu không trăm linh hai nghìn bốn trăm đồng) Kế toán Kiểm soát Chủ tài khoản Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng được thiết kế như sau (Biểu 2.9): (Biểu2.9): Hóa đơn GTGT Hóa đơn Giá trị gia tăng Liên 3: Nội bộ Ngày 12 tháng 03 năm 2004 Mẫu số: 01 GTKT-3LL EM/2003B 0011336 Đơn vị bán hàng: Công ty nhựa cao cấp Hàng không Địa chỉ: Khu sân bay Gia Lâm Số tài khoản: 710A00044 CNNHCT Chương Dương Điện thoại: 04. 8733179 MS: Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Văn phòng khu vực miền Name Địa chỉ: 49 Trường Sơn P2-Q/Tân Bình Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tinh Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 2 1 Cốc nhựa cao (Ly VN) Cái 200.000 381,82 76.364.000 Cộng tiền hàng 76.364.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 7.636.000 Tổng cộng tiền thanh toán 84.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám mươi bốn triệu đồng chẵn ............................................................................................................ Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Công ty có cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm tại số 54 Nguyễn Văn Tố. Cửa hàng này phục vụ cho nhu cầu mua lẻ của khách hàng và giới thiệu sản phẩm của Công ty. Khi cần xuất thành phẩm ra cửa hàng, Phòng Kế hoạch viết phiếu xuất kho chuyển lên phòng Kế toán, kế toán doanh thu sẽ viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Khi bán được hàng, cửa hàng thông báo với Phòng Kế toán và kế toán tiêu thụ (kế toán doanh thu) sẽ viết hóa đơn GTGT. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được viết thành 3 liên: 1 liên lưu tại Phòng Kế toán, 1 liên để lấy hàng, 1 liên giao cho cửa hàng Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được thiết kế(Biểu 2.10) Đơn vị: Công ty Nhựa cao cấp Hàng Không Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 25 tháng 02 năm 2004 Mẫu số: 03-VT-3LL Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1993 của BTC BH 99-B Quyển số: 268 - Căn cứ lệnh điều động số 1112 - Họ và tên người vận chuyển: - Phương tiện vận chuyển: - Xuất tại kho: Thành phẩm (chị Thúy) - Nhập tại kho: Cửa hàng STT Tên nhãn hiệu, quy cách VT, SP, HH Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực Xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Khay M2 nhựa TH 0032 Cái 500 454,55 227.275 2 Que khuấy TH 0034 Cái 1.500 200,00 300.000 3 Cốc nhựa cao (ly VN) TH 0070 Cái 500 409,09s 204.545 Cộng 731.820 Xuất ngày 25 tháng 02 năm 2004 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập 2.3.2. kế toán doanh thu bán hàng và thanh toán với khách hàng 2.3.2.1. Hạch toán doanh thu bán hàng. * Do khối lượng công tác kế toán phát sinh nhiều và liên tục cho nên Phòng Tài chính - kế toán áp dụng kế toán máy để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán vào mạng và phản ánh trên chứng từ ghi sổ trên máy (đây là cơ sở dữ liệu cho toàn bộ hệ thống kế toán). Từ cơ sở dữ liệu này kế toán phần hành sẽ lập sổ chi tiết và kế toán tổng hợp sẽ lập lại sổ cái mà không phải ghi chép lại nghiệp vụ. Đến cuối kỳ kế toán tổng hợp lập các báo cáo. Công ty Nhựa Cao cấp Hàng Không với đặc thù là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nên ngoài việc sản xuất và tiêu thụ các thành phẩm mà công ty sản xuất ra Công ty còn kinh doanh một số mặt hàng thương mại. Do vậy việc hạch toán doanh thu bán hàng của Công ty bao gồm: Doanh thu bán thành phẩm, doanh thu bán hàng hóa, doanh thu xuất khẩu và doanh thu tiêu thụ nội bộ Việc kế toán doanh thu bán thành phẩm, doanh thu bán hàng hóa và các doanh thu khác là các phần hành tương tự nhau chỉ khác việc phân loại tài sản: - Doanh thu bán thành phẩm: TK 51110000 - Doanh thu bán hàng hóa: TK 51120000 - Doanh thu xuất khẩu: TK 51130000 - Doanh thu tiêu thụ nội bộ TK 51220000 Việc hạch toán chi tiết bán hàng được Công ty thực hiện đồng thời song song với kế toán tổng hợp, đ