Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán luân chuyển hàng hóa tại doanh nghiệp tư nhân Hồng Ly

định là hàng xuất khẩu, kế toán phản ánh nghiệp vụ thanh toán với người nhập khẩu. Nợ TK 131 : Phải thu khách hàng (số tiền phải thu của người nhập khẩu) Nợ TK 138 : Phải thu khác (số tiền phải thu của người giao xuất khẩu) Có TK 331 : Phải trả cho người bán (Trả cho người giao XK ủy thác) Có TK 511 : Doanh thu bán hàng (5113) (tiền hoa hồng) - Khi nhận được giấy báo có về số tiền hàng do bên nhập khẩu (phía nước ngoài) thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 112 : Tiền gửi ngân hàng (1122) Nợ TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (tỷ giá giao dịch lớn hơn tỷ giá ghi sổ) Có TK 131 : Phải thu khách hàng - Đồng thời ghi Nợ TK 007 Ngoại tệ các loại (nếu tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ, khoản chênh lệch tỷ giá được ghi ở bên Có TK 413) - Số tiền thuế xuất khẩu nộp hộ cho bên giao ủy thác, kế toán phải theo dõi chi tiết để sau này thu hồi hoặc tính vào số tiền phải trả cho người giao ủy thác. Nợ TK 138 : Phải thu khác Nợ TK 331 : Phải trả cho người bán Có TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp nhà nước - Số tiền chi phí xuất khẩu, nếu chi hộ cho bên giao ủy thác xuất khẩu: Nợ TK 138 : Phải thu khác Nợ TK 331 : Phải trả cho người bán Có TK 111, 112 : Số tiền thực chi - Khi thanh lý hợp đồng giao, nhận xuất khẩu ủy thác, hai bên tính toán số phải thu, phải trả và ghi sổ: Nợ TK 331 : Phải trả cho người bán Nợ TK 111,112 : Số tiền thực chi Có TK 138 : Phải thu khác Ø Đối với bên giao ủy thác xuất khẩu - Căn cứ vào phiếu xuất kho hàng hóa gửi đi xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 157 : Hàng gửi đi bán Có TK 156 : Hàng hóa - Căn cứ vào phiếu chi TM, giấy báo nợ của ngân hàng về số tiền trả chi phí vận chuyển cho lô hàng gửi đi xuất khẩu, kế toán ghi Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112 : TM, TGNH - Khi nhận được thông báo hàng đã hoàn thành thủ tục xuất khẩu, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng, số tiền phải thu của bên nhận ủy thác, số tiền hoa hồng trả cho bên nhận ủy thác và các khoản khác có liên quan Nợ TK 131 : Phải thu khách hàng (chi tiết theo từng người nhận ủy thác) Có TK 511 : Doanh thu bán hàng - Đồng thời kết chuyển trị giá hàng hóa Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 157 : Hàng gửi đi bán - Số tiền hoa hồng giao ủy thác xuất khẩu được ghi vào chi phí bán hàng Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng Có TK 111, 112 : Tiền Có TK 338 : Phải trả, phải nộp khác - Số tiền thuế xuất khẩu phải nộp và chi phí bảo hiểm hàng hóa trả cho bên nhận xuất khẩu nộp hộ, kế toán ghi: Nợ TK 511 : Doanh thu bán hàng (thuế xuất khẩu) Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng (chi phí bảo hiểm) Có TK 111, 112 : Tiền Có TK 338 : Phải trả, phải nộp khác 1.4 Hạch toán hàng tồn kho 1.4.1 Nhiệm vụ của dự trữ hàng hoá [1] Chấp hành đầy đủ nguyên tắc thủ tục, chứng từ về nhập xuất hàng hoá, phản ánh kịp thời sự vận động của hàng hoá, giám sát chặt chẽ việc tôn trọng mức dự trữ hàng hoá. Giám sát chặt chẽ việc bảo quản hàng hoá bảo đảm an toàn cả về số lượng lẫn chất lượng. Kịp thời gắn chặt phát hiện những hành vi tham ô lãng phí làm thiệt hại hư hỏng hàng hoá. Đảm bảo quan hệ đối chiếu giữ trị giá và hiện vật giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Nghiêm chỉnh thực hiện chế độ kê khai định kỳ nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu trên sổ sách và hiện vật thực tế. Tổ chức quản lý kế toán kho hàng theo hướng tiết kiệm chi phí trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin. 1.4.2 Hạch toán chi tiết hàng tồn kho 1.4.2.1 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển [1] Nguyên tắc hạch toán: - Tại kho: thủ kho cũng mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng như phương pháp thẻ song song. - Tại phòng kế toán: không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi thứ ghi một dòng trong sổ. cuối tháng, đối chiếu số lượng vật liệu sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Bảng kê nhập Chứng từ nhập Sổ cái Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng kê xuất Chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối kỳ Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 1.4.2.2 Phương pháp thẻ song song [1] Nguyên tắc hạch toán: ở kho chỉ ghi chép về số lượng còn, phòng kế toán ghi chép về số lượng và giá trị từng loại hàng hoá. Trình tự ghi chép: Ở phòng kế toán: Phòng kế toán mở thẻ chi tiết hàng tồn cho từng mặt hàng. Để phản ánh ghi chép số hiện có và tình hình biến động của từng mặt hàng trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất. Ở kho hàng : Mở thẻ kho, thẻ hàng từng mặt hàng để ghi chép nghiệp vụ và phản ánh số hiện có và tình hình biến động của số hàng hoá ở kho hàng, trên cơ sở chứng từ nhập - xuất . Cuối tháng đối chiếu số liệu, Sau đó kế toán lập bảng kế toán chi tiết số phát sinh TK 156 để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp TK 1561. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc số chi tiết hàng hoá Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song 1.4.2.3 Phương pháp sổ số dư [1] Nội dung phương pháp này kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết hàng tồn kho với hạch toán nghiệp vụ ở kho hàng, quầy hàng phương pháp này áp dụng trong trường hợp sử dụng thuế GTGT để ghi chép kế toán chi tiết hàng tồn kho. Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho hàng hoá Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ số dư 1.5 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 1.5.1 Khái niệm, điều kiện và nguyên tắc lập phòng [1] Hàng tồn kho phải được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho thấp hơn giá gốc thì phải ghi nhận theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào giá vốn hàng bán phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá gốc đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp được các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho trong doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối niên độ kế toán. Nguyên tắc lập dự phòng Theo TT 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002, cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng Ø Điều kiện lập dự phòng Theo thông tư 13 ngày 27/02/2006, doanh nghiệp phải lập hội đồng để xác định mức độ giảm giá hàng tồn kho. - Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của bộ tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá gốc của hàng tồn kho. - Là những loại hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc được ghi nhận trên sổ kế toán của doanh nghiệp. Trường hợp các loại nguyên, vật liệu và công cụ - dụng cụ tồn kho có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá gốc nhưng giá bán sản phẩm dịch vụ được sản xuất từ nguyên, vật liệu và công cụ - dụng cụ tồn kho này không bị giảm giá thì giá không được trích lập dự phòng giảm giá tồn kho. 1.5.2 Tài khoản sử dụng [1] Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” dùng để phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có những bằng chứng đáng tin cậy về sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng tồn kho của doanh nghiệp” Tài khoản 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có đầu kỳ. Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập vào giá vốn hàng bán trong kỳ . Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ. 1.5.3 Một số nghiệp vụ chủ yếu. [1] Vào thời điểm cuối niên độ kế toán, khi khóa sổ để lập báo cáo tài chính doanh nghiệp căn cứ cứ vào tình hình giảm giá hàng tồn kho để lập các khoản dự phòng. Nợ 632 : Giá vốn hàng bán Có 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Nếu khoản dự phòng phải lập ở cuối kỳ này lớn hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ trước hay chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ này nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 159 : Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) TÓM TẮT CHƯƠNG 1 Chương 1 tập trung nghiên cứu, phân tích về mặt cơ sở lý luận về công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa từ đó cho ta khái niệm về mua hàng, bán hàng, tài khoản sử dụng, phương thức hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh, …Đây chính là nền tảng để hiểu rõ hơn về công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa , làm cơ sở để có thể tìm hiểu sâu hơn về thực trạng công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại một doanh nghiệp cụ thể. Kế toán lưu chuyển hàng hóa rất quan trọng nên kế toán cần nắm rõ và hiểu đúng bản chất để có thể hoạch toán đúng đắn, chính xác các nghiệp vụ theo chế độ hiện hành. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI DNTN HỒNG LY 2.1 Tổng quan về DNTN Hồng Ly và tình hình tổ chức công tác kế toán tại DNTN Hồng Ly 2.1.1 Tình hình tổ chức quản lý kinh doanh của doanh nghiệp 2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp [5] Vào những năm đầu của thế kỷ XXI, do nắm bắt được nhu cầu về dinh dưỡng của mọi người cũng như sự phát triển của xã hội lúc bấy giờ Doanh Nghiệp Tư Nhân Hồng Ly được thành lập vào ngày 20 tháng 11 năm 2007 theo quyết định số: 4701002708 của Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư Tỉnh Đồng Nai với hình thức sở hữu pháp lý là Doanh nghiệp tư nhân, có tư cách pháp nhân, tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp, chuyên hoạt động trong lĩnh vực mua bán các loại sữa nội ngoại nhập. - Tên tiếng việt : Doanh Nghiệp Tư Nhân Hồng Ly - Địa chỉ trụ sở chính : 37/5, khu phố 2, phường Tân Biên, Thành phố Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai - Chủ doanh nghiệp: Vũ Thị Mỹ Linh - Lĩnh vực kinh doanh chính: Mua bán lương thực, thực phẩm,hàng bách hóa tổng hợp, đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa. - Điện thoại: 0613.888332 - Mã số thuế: 3600992175 do chi cục thuế Đồng Nai quản lý. Với số vốn đầu tư ban đần 1000.000.000 đồng, kể từ khi hoạt động doanh nghiệp đã không ngừng phát triển và lớn mạnh, thị trường ngày càng mở rộng, sản phẩm đa dạng phong phú chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Doanh thu tăng đều qua các năm, đời sống của công nhân viên được cải thiện góp phần thúc đẩy phát triển đất nước. 2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm ngành nghề của doanh nghiệp Chức năng Do hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại nên DNTN Hồng Ly có chức năng bán buôn, bán lẻ các mặt hàng sữa nội ngoại nhập đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. Qua đó: + Bổ sung nguồn dinh dưỡng cho người tiêu dùng + Dung hòa mối quan hệ giữa cung và cầu + Tăng thu nhập cho ngân sách nhà nước góp phần thúc đẩy nền kinh tế đất nước phát triển + Cải thiện đời sống của nhân viên trong doanh nghiệp Nhiệm vụ: + Kinh doanh những mặt hàng đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh. + Tổ chức bảo quản hàng hóa, đảm bảo lưu thông hàng hóa thường xuyên liên tục đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng + Thăm dò thị trường, thường xuyên có những chính sách khuyến mãi… để nâng cao sản lượng tiêu thụ. + Tuân thủ chính sách quản lý của nhà nước, tự chịu trách nhiệm trước pháp luật khi có vấn đề xãy ra. + Thực hiện tốt pháp luật về thuế và tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. + Quan tâm đến đời sống của công nhân vên trong doanh nghiệp, bên cạnh đó quan tâm đến đời sống xã hội góp phần làm cho xã hội ngày càng tốt đẹp hơn. 2.1.1.3 Quy mô của doanh nghiệp Vốn điều lệ: 1000.000.000 đồng Tổng số công nhân viên: 20 người 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Kho hàng Chủ doanh nghiệp Phòng kế toán Phòng kinh doanh Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại DNTN Hồng Ly (Nguồn: Tài liệu giới thiệu DNTN Hồng Ly) [5] Chủ doanh nghiệp: Là người đứng đầu doanh nghiệp có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ tài sản của mình. Phòng kinh doanh: - Có chức năng nguyên cứu thị trường, tìm phương án kinh doanh tốt nhất nhằm đưa công ty ngày càng phát triển - Xây dựng và triển khai chính sách bán hàng, quản lý khách hàng, đề ra chính sách thích hợp cho từng thời điểm - Xây dựng chỉ tiêu kinh doanh theo từng thời điểm, bảo đảm thực hiện muc tiêu doanh số, sản lượng tiêu thụ đối với từng mặt hàng - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo hàng tháng, hàng quý, hàng năm khi chủ doanh nghiệp cần. - Chịu trách nhiệm về những vi phạm trước chủ doanh nghiệp. Phòng kế toán: - Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của công ty, thực hiện lưu trữ, kiểm tra hồ sơ chứng từ, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ghi sổ, lập báo cáo hàng tháng, hàng quý, năm theo quy định. - Theo giỏi tình hình thu chi của doanh nghiệp - Thực hiện chế độ thống kê và báo cáo theo các mẫu biểu quy định nộp định kỳ và chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế về báo cáo của mình. 2.1.1.4 Một số chỉ tiêu phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Bảng 2.1:Một số chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp trong 2 năm (2009, 2010) Đơn vị tính: đồng Năm 2010 2009 chênh lệch Tỷ lệ (1) (2) (3)=(1)-(2) (4)={(3)*100}/(2) Tổng doanh thu 60.425.323.144 46.912.529.488 13.512.793.656 28,80% Giá vốn hàng bán 58.261.576.485 45.219.985.176 13.041.591,309 28,84% Lợi nhuận gộp 2.163.746.659 1.692.544.312 471.202,347 27,84% Tổng chi phí 1.093.501.172 908.452.136 185.049.036 20,37% Lợi nhuận trước thuế 1.070.245.487 784.092.176 286.153.311 36,49% (Nguồn: Phòng kế toán DNTN Hồng Ly) [5] Biểu đồ 2.1: Biểu đồ tổng doanh thu của doanh nghiệp trong 2 năm 2009, 2010 (Nguồn: Phòng kế toán DNTN Hồng Ly) [5] Theo bảng số liệu trên ta thấy: Tổng doanh thu của doanh nghiệp năm 2010 tăng so với năm 2009 là 13.512.793.656 tương ứng tăng 28,89%. Do năm 2009 nền kinh tế còn gặp nhiều khó khăn nên sức mua thấp, năm 2010 doanh nghiệp đã vượt qua khó khăn để phát triển. Biểu đồ 2.2: Biểu đồ giá vốn hàng bán của doanh nghiệp trong 2 năm 2009, 2010 (Nguồn: Phòng kế toán DNTN Hồng Ly)[5] Giá vốn hàng bán của doanh nghiệp năm 2010 tăng so với năm 2009 là 13.041.591,309 tương ứng tăng 28,84% do năm 2010 lượng hàng bán ra tăng nên giá vốn hàng bán cũng tăng theo. Biểu đồ 2.3: Biểu đồ lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp năm 2009, 2010 (Nguồn: Phòng kế toán DNTN Hồng Ly) [5] Lợi nhuận của doanh nghiệp năm 2010 tăng so với năm 2009 là 286.153.311 tương ứng tăng 36,49% . Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh trên ta thấy doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, biểu hiện là doanh thu và lợi nhuận tăng cao hơn chi phí. Để đạt được điều này, một phần là do ban lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra những đường lối chính sách hợp lý đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Mặt khác cũng nhờ vào sự nổ lực của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp. Khi hoạt động có hiệu quả thì doanh nghiệp sẽ có điều kiện chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động tốt hơn, đồng thời lấy đà phát triển trong những năm tiếp theo 2.1.1.5 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển của doanh nghiệp Thuận lợi: - Giao thông thuận lợi nằm gần khu công nghiệp, khu dân cư đông đúc tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua bán. - Sản phẩm đa dạng, chất lượng cao, giá cả hợp lý Khó khăn: - Đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều - Ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, đời sống kinh tế khó khăn Mục tiêu phát triển: - Mở rộng mô hình kinh doanh hiệu quả với lợi nhuận kinh tế cao. - Xây dựng doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh để có thể đương đầu với những khó khăn đặc biệt là các đối thủ cạnh tranh. 2.1.2 Tình hình tổ chức công tác kế toán tại DNTN Hồng Ly 2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TIỀN CÔNG NỢ KẾ TOÁN BÁN HÀNG KÊ TOÁN KHO THỦ QUỸ Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại DNTN Hồng Ly [5] (Nguồn: Phòng kế toán DNTN Hồng Ly) [5] Chức năng và nhiệm vụ Kế toán trưởng - Là người trực tiếp báo cho chủ doanh nghiệp và các cơ quan tài chính về tình hình tài chính của doanh nghiệp. - Là người trực tiếp chịu trách nhiệm và điều hành hoạt động của bộ máy kế toán - Kiểm tra lại sổ sách chứng từ khi các bộ phận kế toán khác làm xong. Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm kiểm tra tổng hợp số liệu kế toán - Lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý và lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế năm. - Lập các báo cáo theo yêu cầu của các cơ quan chức năng, ngân hàng và cục thống kê… Kế toán kho Có nhiệm vụ theo giỏi kiểm tra lượng hàng hóa nhập xuất trong ngày, phải làm phiếu nhập kho khi hàng về và làm phiếu xuất kho khi xuất hàng. Ghi các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày rồi gửi lên phòng kế toán. Cuối tháng lập bảng kê nhập xuất tồn hàng hóa rồi gửi lên phòng kế toán để đối chiếu. Lập thẻ kho hàng hóa cho từng loại mặt hàng. Kế toán bán hàng Có nhiệm vụ bán hàng và ghi vào hóa đơn lượng hàng đã bán ra đúng với thực tế. Hàng tháng phải lập báo cáo để gửi về phòng kế toán của công ty. Kế toán tiền, công nợ Có nhiệm vụ theo giỏi lượng tiền mặt tồn tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, các khoản thu chi hàng ngày của doanh nghiệp. Theo giỏi các khoản nợ phải thu, nợ phải trả phát sinh hàng tháng theo từng đối tượng khách hàng để có hướng giải quyết đúng đắng. Thủ quỹ Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có quyết định của ban lãnh đạo doanh nghiệp, theo giỏi, ghi chép và phản ánh kịp thời tình hình tăng giảm và số lượng tiền mặt còn tồn tại quỹ, cung cấp thông tin chính xác cho kế toán công nợ. Từ đó giúp đưa ra những quyết định thích hợp cho việc sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp. 2.1.2.2 Hệ thống tài khoản doanh nghiệp áp dụng Hiện nay doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/06/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. [5] 2.1.2.3 Hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký sổ cái [5]Chứng từ kế toán Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Nhật ký sổ cái Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật Ký Sổ Cái (Nguồn: phòng kế toán DNTN Hồng Ly) [5] Đặc điểm: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật Ký-Sổ Cái là: Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật Ký - Sổ Cái. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký-Sổ Cái: Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra tính hợp lý hợp lệ và được dùng làm căn cứ ghi sổ. Số liệu của mỗi chứng từ được ghi trên một dòng ở cả hai phần Nhật Ký và Sổ Cái. Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật Ký – Sổ Cái được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế tóan chi tiết có liên quan. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng số liệu của cột phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng phát sinh cuối tháng. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng được khóa sổ vào cuối tháng để tính ra số dư. Căn cứ vào các số liệu khóa sổ của các đối tượng kế toán lập bản tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản đối chiếu với sổ Nhật Ký – Sổ Cái. Sau khi số liệu trên sổ Nhật Ký – Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được kiểm tra, thì BCTC sẽ được lập. Kế toán sử dụng các loại sổ: - Nhật ký - Sổ Cái - Sổ chi tiết các tài khoản - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ công nợ - Bảng cân đối tài khoản. Công cụ kế toán: Hiện nay doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán keyfa (giải nhì hội thi sáng tạo khoa học kỹ thuật tỉnh Đồng Nai năm 2008), tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc lập báo cáo và in sổ đều được thực hiện trên máy tính. Phần mềm có một số chức năng như sau: - Hệ thống tài khoản - Danh mục mặt hàng - Danh mục khách hàng Hàng ngày tại cửa hàng, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán bán hàng lập chứng từ gốc và ghi vào báo cáo bán hàng. Sau đó gởi báo cáo bán hàng kèm chứng từ gốc về phòng kế toán của công ty. Bộ phận kế toán sau khi nhận được báo cáo bán hàng và chứng từ gốc thì tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. (Nguồn: phòng kế toán DNTN Hồng Ly) [5] Theo quy trình của phần mềm kế toán các thông tin được tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ thẻ chi tiết liên quan. Cuối tháng cuối năm hoặc bất kì thời điểm nào, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động trên phân mềm. Cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 2.1.2.4 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, xuất kho theo phương pháp bình quân gi quyền cuối kỳ. 2.2 Thực trạng công tác kế tóa lưu chuyển hàng hóa tại DNTN Hồng Ly 2.2.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng 2.2.1.1 Giới thiệu phương thức mua hàng Là doanh nghiệp chuyên hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại nên lượng hàng hóa của doanh nghiệp là rất lớn. Hàng tháng căn cứ vào lượng hàng tồn kho của tháng trước doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch cho lượng hàng sẽ nhập trong tháng và gửi lên nhà phân phối. Giữa doanh nghiệp và nhà phân phối có mối liên hệ chặc chẻ với nhau vì nhà phân phối đã cung cấp cho doanh nghiệp phần mềm bán hàng, khi doanh nghiệp phân phối hàng cho các đại lý khác thì nhà phân phối sẽ biết được lượng hàng còn tồn ở doanh nghiệp là bao nhiêu. Vì vậy: Căn cứ vào đơn đặt hàng và vào phần mềm bán hàng của doanh nghiệp vào các ngày trong tháng nhà phân phối sẽ chuyển những mặt hàng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Hàng hóa được giao thẳng tới kho của doanh nghiệp bao gồm hóa đơn, phiếu giao hàng. 2.2.1.2 Quy trình mua hàng và lưu chuyển hàng hóa Vào các ngày trong tháng hàng hóa sẽ được nhà phân phối vận chuyển tới kho của doanh nghiệp, mọi chi phí phát sinh liên quan tới quá trình vận chuyển sẽ do bên bán chịu. Khi hàng về tới kho, nhân viên bán hàng và thủ kho sẽ nhận hàng, sau khi xem và kiểm tra hàng đủ số lượng và chất lượng trên hóa đơn và phiếu giao hàng, thủ kho sẽ ký vào hóa đơn và phiếu giao hàng của bên bán. Lúc này hàng thuộc về doanh nghiệp. Sau khi nhận đủ hàng thủ kho sẽ lặp phiếu nhập kho để nhập kho hàng hóa Nhập kho Hàng hóa Thủ kho kiểm tra hàng lập phiếu nhập kho Sơ đồ2.4: Quy trình mua hàng và lưu chuyển hàng hóa tại DNTN Hồng Ly (Nguồn: phòng kế toán DNTN Hồng Ly) [5] 2.2.1.3 Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ mua hàng gồm: - Hóa đơn bán hàng của bên bán (Hóa đơn GTGT) -Phiếu xác nhận đã giao hàng -Phiếu nhập kho Để theo giỏi lượng hàng hóa mua vào kế toán sử dụng các loại sổ sau: - Bảng kê thuế GTGT được khấu trừ - Sổ tiền gửi ngân hàng - Sổ theo giỏi chi tiết tài khoản phải trả người bán 331 - Sổ theo giỏi chi tiết tài khoản thuế GTGT được khấu trừ 1331 2.2.1.4 Quy trình lưu chuyển chứng từ Hàng ngày khi hàng về, sau khi làm các thủ tục kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hóa đúng với số lượng ghi trên hóa đơn và phiếu giao hàng thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho theo đúng số thực tế và theo giỏi hàng hóa trên thẻ kho. Sau đó kế toán bán hàng sẽ chuyển toàn bộ hóa đơn chứng từ cùng với phiếu nhập kho về phòng kế toán để kế toán hạch toán nghiệp vụ và vào sổ theo giỏi. Tại phòng kế toán của công ty, sau khi nhận được hóa đơn chứng từ, kế toán tổng hợp sẽ lập báo cáo thuế GTGT cho hàng hóa mua vào. Nhập hàng hóa ghi trên hóa đơn vào sổ chi tiết tài khoản 156 để theo dõi về chủng loại và đơn giá của hàng hóa. Cuối tháng đối chiếu với thẻ kho ở kho để theo giỏi lượng hàng nhập vào. Chứng từ mua hàng Phiếu nhập kho Thẻ kho hàng hóa Bảng kê thuế GTGT được khấu trừ Sổ theo dõi thuế GTGT được khấu trừ Sổ theo dõi chi tiết cho TK 156 Sổ theo dõi chi tiết cho TK 331. 2.2.1.5 phương pháp tính giá nhập kho Nhập kho theo nguyên tắc giá gốc, giá nhập kho là giá thực tế ghi trên hóa đơn. 2.2.1.