Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty Thép Thăng Long

iếu 1.8.4.2. Hình thức chứng từ ghi sổ Hình thức này phù hợp với mọi loại hình đơn vị, tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công. Sổ sách trong hình thức này gồm : Sổ cái: là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên môt vài trang sổ cái. Theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột Sổ đăng ký chứng từ ghi số: là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số liệu và ngày tháng. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng. Ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. Bảng cân đối tài khoản: dùng để phản ánh tình hình tồn đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sảnvà nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép cũng như cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý. Các sổ và các thẻ hạch toán chi tiết: dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết Sơ đồ 05: Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Báo cáo tài chính Sổ cái Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Số( thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng tù gốc Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.8.4.3. Hình thức nhật ký chứng từ Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nhiệm vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, để chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ, nhiêm vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác, không phù hợp với việc kiểm tra bằng máy. Sổ sách trong hình thức này gồm có: Sổ nhật ký chứng từ: nhật ký chứng từ được mở hàng tháng cho một hoặc một số tài khoản có nội dung giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý và lập các bảng tổng hợp cân đối. Nhật ký_chứng từđược mở theo số phát sinh bên có của tài khoản đối chứng với bên nợ của tài khoản liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán phân tích. Sổ cái: mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết cho từng tháng trong đó bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Sổ cái được ghi theo số phát sinh bên nợ của taì khoản đối ứng với bên có của các tài khoản liên quan, phát sinh bên có của từng tài khoản chỉ ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ nhật ký chứng từ có liên quan. Bảng kê: đươc sử dung cho một số đối tượng cần bổ sung chi tiết như bảng kê ghi nợ TK 111, 112, bảng kê theo dõi hàng gửi bán, bảng kê theo chi phí phân xưởng … trên cơ sở các số liệu ở bảng kê, cuối tháng ghi vào nhật ký chứng từ có liên quan. Bảng phân bổ : sử dụng với những khoản chi phí phát sinh thường xuyên có liên quan đến nhiều đối tượng cần phải phân bổ. Các chứng từ gốc trước hết tập trung vào bảng phân bổ, cuối tháng dưa vào bảng phân bổ chuyển vào các bảng kê và nhât ký chứng từ liên quan. Sổ chi tiết dùng: để theo dõi các đối tượng cần hạch toán chi tiết Sơ đồ 06: Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Báo cáo tài chính Sổ cái Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Thẻ,(sổ )kế toán chi tiết Bảng kê Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.8.4.4. Hình thức nhật ký chung Là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự theo thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký chung được vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các nhật ký phụ. Cuối tháng cộng các nhật ký phụ lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái Sơ đồ 07: Hạch toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ(thẻ) kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Bảng tổng hơp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sổ cái trong hình thức nhật ký chung có thể mở theo nhiều kiểu và mở cho cả hai bên nợ, có của tài khoản. Mỗi tài khoản mở trên một sổ riêng. Với những tài khoản có số lương nghiệp vụ nhiều, có thể mở thêm sổ cái phụ. Cuối tháng cộng sổ cái phụ để đưa vào sổ cái. Chương 2 Thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty thép thăng long 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty thép Thăng Long Công ty thép Thăng Long có tên giao dịch là Thăng Long Steel company Limited. Đây là công ty trách nhiệm hữu hạn có trụ sở chính đặt tại 1194/ 12A1 đường Láng, phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội. Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh theo giấy CNĐKKD số 0102001606 do Sở kế hoạch và Đầu Tư Hà Nội cấp ngày 12-12-2000. Thăng Long steel company Limited là một đơn vị hạnh toán kinh tế độc lập , có tư cách pháp lý mở tài khoản tiền gửi và tiền vay tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn thành phố Hà Nội . Về thực chất, công ty là một đơn vị kinh doanh thương mại là chủ yếu hoạt đông trong lĩnh vực lưu thông hàng hoá, cung cấp mặt hàng thép , máy móc thiết bị công nghiệp và thiết bị vệ sinh . Công ty hoạt đông kinh doanh trong cơ chế thị trường trên tinh thần : Nhà buôn phải dành lấy khánh hàng , nắm vững ngành hàng , phát triển chuyên doanh , đa dạng hoá mặt hàng , thực hiện khoán quản lý hợp lý , đảm bảo hài hoà lợi ích kinh tế , hoạt động và sử dụng hợp lý nguồn vốn kinh doanh . Với nhiệm vụ chủ yếu là bán buôn và bán lẻ mặt hàng thép ; thiết bị công nghiệp cho khách hàng thường xuyên và khách hàng tức thời. .Nhờ đó , công ty đã khảng định rõ vị thế của mình trên thị trường trong nước và quốc tế . 2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty 2.2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Bộ máy tổ chức quản lý của công ty Thép Thăng Long được chỉ đạo từ trên xuống dưới theo kiểu trực tuyến Sơ đồ 08: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty thép Thăng Long Giám đốc Phó Giám đốc Trưởng phòng KD Trưởng phòng TC - HC Trưởng phòng TC -KT Kho Tam Trinh NV 1 NV 1 NV 1 NV 1 …… …… …… …… 2.2.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 2.2.2.1. Giám đốc Giám đốc là người đứng đầu BGD , là người đại diện cho công ty trước cơ quan pháp luật và tài phán . Giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các nghĩa vụ và quyền hạn được giao . 2.2.2.2. Phó giám đốc Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc, do Giám đốc công ty giới thiệu đề nghị và phải được hội đồng thành viên nhất trí. Phó giám đốc có quyền thay mặt Giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty khi Giám đốc vắng mặt. Phó Giám Đốc phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình trước Giám đốc công ty và hội đồng thành viên. 2.2.2.3. Trưởng phòng kinh doanh Là người trực tiếp quản lý phòng kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm về việc giao dịch mua bán với khách hàng, thưc hiện chế độ thông tin báo cáo, tiếp thị và cung ứng trực tiếp hàng hoá cho mọi đối tượng quản lý tiền cơ sở vật chất do công ty giao 2.2.2.4. Trưởng phòng tổ chức hành chính Có chức năng tham mưu cho giám đốc về việc sắp xếp, bố chí cán bộ đào tạo và phải bố trí đúng người, đúng ngành nghề, công việc, quyết toán chế độ người lao động theo chính sách , chế độ của nhà nước và chế độ của công ty. 2.2.2.5. Trưởng phòng tài chính kế toán Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phòng tài chính kế toán, đồng thời nắm bắt toàn bộ hoạt động kinh doanh trong công ty qua đó giám sát tình hình của công ty, cũng như việc sử dụng có hiệu quả tiền vốn, lao động, vật tư giám định việc chấp hành chế độ hạch toán,các chỉ tiêu kinh tế, tổ chức theo quy định của nhà nước ,lập bảng chi tổng hợp, xây dựng kết quả tiêu thụ, kết quả tài chính và kết quả kinh doanh của công ty 2.2.2.6. Kho Tam Trinh Là nơi cất trữ và bảo quản hàng hoá của công ty. Hàng hoá sau khi mua về sẽ được nhập vào kho. Thủ kho có trách nhiệm theo dõi, ghi chép về mặt lượng hàng hoá nhập – xuất - tồn kho để cung cấp số liệu cho phòng kế toán và phòng kinh doanh 2.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty thép Thăng Long Công ty Thép Thăng Long hoạt động trong lĩnh vực thương mại với mặt hàng kinh doanh chủ yếu là thép phục vụ cho xây dựng và dân dụng (với số vốn điều lệ 2.500.000.000 đồng). Đây là ngành hàng vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình xây dựng đô thị, nhà cửa, khu công nghiệp nhằm thúc đẩy quá trình công nghiệp hoá hiện đại hoá Các ngành nghề kinh doanh của công ty bao gồm: +Môi giới thương mại +Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá +Sản xuất thép công nghiệp và dân dụng +Mua bán máy móc thiết bị công nghiệp, đồ kim khí, sắt thép, thép ống phục vụ xây dựng và dân dụng +Sản xuất và mua bán thiết bị vòi hoa sen, các loại trang thiết bị nhà vệ sinh và nhà bếp +Sản xuất và mua bán sứ vệ sinh Ngay từ khi thành lập, công ty đã xác định thị trường mục tiêu cho mình là những cửa hàng đại lý kinh doanh thép và các công ty xây dựng trong toàn quốc.Trong cơ chế thị trường hiện nay đặc biệt là nhữngnăm gần đây, giá thép trên thị trường biến động mạnh, thị trường thép không ổn định cộng thêm sự cạnh tranh quyết liệt của các công ty, doanh nghiệp kinh doanh buôn bán thép khác làm cho công ty gặp không ít khó khăn. .Đội ngũ công nhân viên toàn công ty đã không ngừng học hỏi kinh nghiệm, áp dụng tích cực các chiến lược kinh doanh có hiệu quả nên công ty đã vượt qua nhiều thử thách và ngày một khẳng định được vị thế của mình trên thương trường. Sau đây là một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động của công ty Biểu số 01: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Doanh thu thuần từ HĐKD 8.235.356.123 8.455.484.157 26.464.779.797 Giá vốn hàng bán 7.709.993.948 7.967.246.453 25.788.304.570 Lợi tức gộp 525.362.175 488.237.705 676.475.409 CFBH và CFQLDN 365.254.810 384.441.038 452.586.585 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 160.107.365 103.796.667 223.888.824 Thuế thu nhập DN phải nộp 44.830.062 29.063.066 62.688.870 Lơi nhuận sau thuế 115.277.303 77.733.601 161.191.954 2.4. Chức năng và nhiệm vụ của công ty 2.4.1. Chức năng Công ty thép Thăng Long được thành lập để thực hiện các hoạt động kinh doanh buôn bán TLSX,TLTD, môi giới thương mại. Ngoài ra công ty còn là đại lý mua,bán, ký gửi hàng hoá phục vụ cho nhu cầu của nền kinh tế 2.4.2. Nhiệm vụ Công ty thép Thăng Long có những nhiệm vụ cơ bản sau: + Thực hiện đúng các chế độ chính sách pháp luật của nhà nước có liên quan đến hoat động của công ty + Thực hiện nghiêm túc các hợp đồng kinh tế hợp đồng ngoại thương đã kí kết + Xây dựng, tổ chức và thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty theo quyết định hiện hành + Khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn do nhà nước cấp và tự tạo ra nguồn vốn đảm bảo tự trang trải và đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ nhà nước giao, phục vụ phát triển kinh tế + Nghiên cứu kĩ năng sản xuất , nhu cầu thị trường trong nước và quốc tế nhằm nâng cao chất lượng hàng hoá đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất trong nước và xuất khẩu + Quản lý, chỉ đạo các đon vị trực thuộc theo quy định hiện hành 2.5. Đặc diểm tổ chức công tác kế toán ở công ty thép Thăng Long 2.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán 2.5.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 09: Tổ chức bộ máy kế toán công ty thép Thăng Long Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán công hợ Thủ quỹ Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán đẻ thực hiện tất cả các giai đoạn kế toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế toán của công ty phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin , lập báo cáo tổ chức và báo cáo quản trị 2.5.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty thép Thăng Long như sau: a. Kế toán trưởng Là người có trình độ chuyên môn về kế toán và do Giám đốc tuyển chọn. Kế toán trưởng là người giúp việc cho Giám đốc trong phạm vi hội đồng tài chính kế toán của công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty trước hội đồng thành viên và trước pháp luật. Kế toán trưởng là người trực tiếp chịu trách nhiệm giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng về các hoạt động tài chính chịu sự kiểm tra giám sát của hội đồng thành viên và giám đốc công ty. b. Kế toán tổng hợp Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các số liệu, bảng biểu của các kế toán viên, theo dõi tình hình bán hàng và tài khoản của công ty tại ngân hàng Cuối kì quyết toán lập bảng cân đối các tài khoản, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính. c. Thủ quỹ Là người nắm giữ ngân sách của công ty, theo dõi tiền mặt tại quỹ, là người trực tiếp cất giữ, bảo quản và chi các khoản doanh thu bán hàng,… trực tiếp xuất tiền cho các khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh khi có lệnh của cấp trên d. Kế toán thanh toán công nợ Theo dõi công nợ của khách hàng của công ty đồng thời phản ánh tình hình thanh toán tiền với ngân hàng một cách chính xác đảm bảo đúng chế độ kế toán hiện hành 2.5.2. Tổ chức công tác kế toán 2.5.2.1. Chế độ kế toán Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán mới từ ngày 1/1/1996 theo nghị quyết số 1141/TC/CĐKT của Bộ tài chính theo mô hình kế toán của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đơn vị tiền tệ được sử dụng tại công ty là đồng Việt Nam, kỳ kế toán tính theo tháng, niên độ kế toán tại công ty được tính theo năm. Cuối mỗi niên độ kế toán, giám đốc và kế toán trưởng tổ chức kiểm tra công tác kế toán, kiểm tra việc ghi chép sổ kế toán, tổ chức chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp và tiến hành đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán đồng thời tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính. 2.5.2.2. Hình thức sổ kế toán Hình thức kế toán mà công ty Thép Thăng Long áp dụng là hình thức nhật kí chung. Các loại sổ kế toán công ty sử dụng: + Nhật kí chung + Sổ cái + Sổ, thẻ kế toán Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ ở công ty thép Thăng Long Chứng từ gốc Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Sổ nhật ký chung Sổ(thẻ) kế toán chi tiết Báo cáo tài chính (1) (1) (2) (3) (4) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có…) kế toán hạch toán số liệu vào các sổ, thẻ hạch toán chi tiết ( sổ theo dõi tiền mặt, thẻ kho, tiền gửi ngân hàng…) đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung.Từ nhật ký chung lấy số liệu để lên sổ cái (sổ cái TK 111, sổ cái TK 156, sổ cái TK 131…). Tổng hợp số liệu từ các sổ cái, kế toán lên bảng cân đối tài khoản. Cuối kì lập báo cáo kế toán. 2.5.3.Phương pháp kế toán Công ty Thép Thăng Long áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, lấy số liệu thực tế tại phòng kế toán và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 2.6. Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty thép Thăng Long 2.6.1. Hình thức bán hàng Công ty chỉ áp dụng hai hình thức bán hàng là hình thức bán buôn và bán lẻ: 2.6.1.1. Bán buôn Trong hình thức bán buôn, công ty bán buôn theo hai phương thức: bán buôn qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp và bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng. Bán buôn là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty vì phương thức này giúp cho công ty tiêu thụ hàng hoá với số lương lớn, tránh hiện tượng thất thoát và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tượng ứ đọng vốn hay khách hàng nợ nần dây dưa chiếm dụng vốn của công ty. Bán buôn thường dựa vào chứng từ là hợp đồng kinh tế đã kí hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo phương thức này, hoat động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp lý, mặt khác công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty Hiện nay công ty không áp dụng chiết khấu bán hàng. Mức giá bán giới hạn trong khoảng nhất định do phòng kinh doanh đưa ra. Khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn thì có thể áp dụng phương pháp giảm giá để khuyến khích khách hàng mua nhiều. Về phương thức thanh toán, công ty săn sàng chấp nhận mọi phương thức thanh toán của khác hàng, thanh toán bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, ngân phiếu và ngoại tệ. 2.6.1.2. Bán lẻ Hiện nay công ty chỉ áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Hàng ngày, thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đua lên phòng kế toán kèm theo báo cáo quỹ tiền mặt và lênh giao hàng 2.6.2. Quy trình xuất kho hàng hoá + Bước 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng (lệnh giao hàng được lập theo mẫu số 01/SKT) + Bước 2: Lập phiếu xuất kho Thủ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số lượng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột “ số lượng theo yêu cầu”. Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: 1 liên lưu tai quyển ( thủ kho giữ và vào sổ), 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển cho kế toán, 1 liên chuyển về đơn vị báo cấp hàng. + Bước 3: Phê duyệt xuất kho. Phiếu xuất kho được chuyển lên cho những người có thẩm quyền phê duyệt. Nếu ban giám đốc không phê duyệt thì chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phê duyệt ban giám đốc kí vào giấy xuất kho + Bước 4: thủ kho xuất hàng Căn cứ vào phiếu xuất kho đã được phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi số lượng thực vào cột “ số lượng thực xuất” thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đúng thông tin thực tế với thông tin đã được cung cấp trên lệnh giao hàng về người nhận hàng mới được xuất hàng. Người nhận hàng có thể là lái xe vận chuyển hoặc đại diện khách mua hàng. .+Bước 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận: đã nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho. +Bước 6: Bảo vệ kiểm tra hàng hoá khi xe ra cổng và kí nhận vào giấy xuất kho đồng thời phải vào sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng. +Bước 7: Chuyển chứng từ cho kế toán: hai liên phiếu xuất kho sẽ được chuyển về cho kế toán bao gồm 1 quyển cho kế toán đơn vị, 1 quyển liên chuyển cho kế toán của đơn vị báo cấp hàng để theo dõi công nợ. + Bước 8: Quyết toán công việc. Kế toán và thủ kho thường xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hoá nhập xuất, tồn đầy đủ và chính xác. Đầu kỳ lập và gửi báo cáo lên ban giám đốc. Sơ đồ 11: Quy trình xuất kho hàng hoá Lệnh giao hàng Lập phiếu xuất kho Chuyến chứng từ cho kế toán Thủ kho xuất Đại diện nhận hàng ký xác nhận BGĐốc phê duyệt Bảo vệ kiêm tra Quyết toán công việc Sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng No No Yes Yes . Ví dụ: Căn cứ vào đơn đặt hàng vào ngày 28 tháng 12 năm 2004, của cửa hàng Thuỷ Quang, nhân viên bán hàng lập lênh giao hàng nội dung như sau: Biểu số 02: Lệnh giao hàng Công ty thép Thăng Long BM: 01/BH-TL Số: 280 Lệnh giao hàng Tên khách hàng: Chú Quang – Cửa hàng Thuỷ Quang Điện thoại: 038 871 933 Địa chỉ: Xóm 4 – Văn Sơn - Đo Lương – Nghệ An . Xuất tại kho: Tam Trinh Tên lái xe: Anh Hải Số xe: 37H – 9924 Điện thoại: STT Tên hàng/quy cách Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Ô Kẽm F 20/27(1,6)szmsco Cây 240 85.400 20.496.000 2 Ô kẽmF 20/27(1,9)VG Cây 113 94.300 10.655.900 3 Ô kẽmF 26/34(1,6) szmsco Cây 88 108.700 9.565.600 4 Ô kẽmF 26/34(1,9)VG Cây 80 119.500 9.560.000 Tổng cộng: 50.277.500 Số tiền bằng chữ: Năm mươi triệu hai trăm bảy mươi bảy nghìn năm trăm đồng Hình thức thanh toán: Thanh toán hết bằng tiền mặt tại kho Tam Trinh Phương thức giao nhận: Trên xe bên mua tại kho Tam Trinh Thời gian và địa điểm giao nhận: Chiều ngày 28/12/2004 tại kho Tam Trinh Các lưu ý khác:…………………………………………………………………… Lệnh giao hàng được gửi đi lúc: ……..giờ………….phút…….ngày 28/12/2004 Nhân viên bán hàng đề nghị Nhân viên kế toán kiểm tra Phê duyệt bởi (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 03: Phiếu điều động phương tiện Công ty Thép Thăng Long Phiếu điều động phương tiện Tên người đề nghị:… Trần Văn Anh… Theo lênh giao hàng số 280 ngày 28/12/2004 Tên khách hàng:..Cửa hàng Thuỷ Quang.. Địa chỉ: xóm 4 -Văn Sơn- Đô Lương- Nghệ An Thời gian thực hiện: ngày 28/12/2004 tên phương tiện: ô tô 37H-9924 Nội dung điều động: từ kho Tam Trinh-Nghệ An Địa điểm thực hiện tại: kho Tam Trinh Số lượng: 521 cây (ống kẽm) ĐG: TT: 700.000 Thành tiền bằng chữ: bẩy trăm ngàn đồng chẵn Hà Nội ngày 28 tháng 12 năm 2004 Người đề nghị Kế toán kiểm tra Phê duyệt (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) Thủ kho Tam Trinh kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập phiếu xuất kho. Hàng sẽ được xuất sau khi phiếu xuất kho được Ban giám đốc phê duyệt. Lệnh giao hàng này cùng với 01 phiếu thu tiền mặt sẽ được chuyển về phòng kế toán Biểu số 04: Phiếu xuất kho Đơn vị:công tyTTL Phiếu xuất kho Ngày 28- 12-2004 Số: 280 Nợ: 632 Có: 156 Mẫu số:02-VT (QĐsố 1141-TC/CĐKT) ngày 1-11-1995 của BTC Họ tên người nhận hàng: …Anh Hải…Địa chỉ: lái xe bên mua Lý do xuất kho:………bán cho cửa hàng Thuỷ Quang………. Xuất tại kho:…………Tam Trinh……………………………. Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành Tiền Yêu Cầu Thực Xuất B C D 1 2 3 4 1 Ô kẽmF20/27(1,6)szmsco Cây 240 85.000 20.400.000 2 Ô kẽmF 20/27(1,9)VG Cây 113 93.500 10.565.500 3 Ô kẽm F26/34(1,6)szmsco Cây 88 108.000 9.504.000 4 Ô kẽmF26/34(1,9)VG Cây 80 119.000 9.520.000 Cộng 49.989.500 Tổng số tiền( viết bằng chữ): Bốn mươi chín triệu chín trăm tám mươi chín ngàn năm trăm đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng người nhận Thủ kho (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) 2.6.3. Kế toán giá vốn hàng bán Công ty tính giá vốn hàng bán theo phương pháp nhập trước- xuất trước. Xét cụ thể mặt hàng ống kẽm F 20/27(1,6)Szmsco của công ty thép Thăng Long từ ngày 01/12-31/12 như sau: Ngày 01/12 , tồn đầu tháng: 10.400 cây, ĐG: 84.600đ/cây Ngày 05/12, xuất: 5.000 cây Ngày08/12, nhập: 10.000 cây , ĐG:85.000 đ/cây Ngày12/12 , xuất: 400 cây Ngày15/12 , xuất 5.360 cây Giá vốn của mặt hàng này được tính như sau: Ngày 05/12, xuất 5.000 cây, ĐG : 84.600, TT:423.000.000 Ngày12/12, xuất 400 cây , ĐG: 84.600, TT: 33.840.000 Ngày15/12: 5000x84.600+360x85.000=453.600.000 2.6.4. Kế toán chi tiết Việc bố trí kế toán chi tiết hàng tồn kho ở công ty Thép Thăng Long được tiến hành theo phương pháp thẻ song song. * Tại kho: hàng ngày căn cứ vào số liệu trên phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn GTGT thủ kho phản ánh số liệu vào cột chứng từ, số lượng vào cột nhập- xuất của thẻ kho. Cuối ngày, dựa vào số tồn cuối ngày trước và tổng số nhập xuất trong ngày đêr tính ra số tồn kho cuối ngày. Biểu số 05: Hoá đơn GTGT Hoá đơn gtgt Mẫu số:01GTKT-3LL Liên 2 ET/99-B Ngày 28/12/2004 Đơn vị bán hàng: Nhà máy cán thép Thái Nguyên Địa chỉ : Phường Tân Lợi –tp Thái Nguyên Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Công ty thép Thăng Long Địa chỉ: 1194/12A1- Đường Láng Hình thức thanh toán : Tiền mặt MS: 0 1 0 1 0 8 6 3 2 4 STT Tên hàng hoá Đơn vị SL Đơn giá Thành tiền 1 Ô kẽm F 20/27(1,6)Szmsco Cây 100 77.273 7.727.300 2 Ô kẽm F20/27(1,9) VG Cây 750 85.455 64.090.909 3 Ô kẽm F26/34(1,6)Szmsco Cây 250 98.182 24.545.500 Cộng tiền hàng 1.100 96.363.709 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9.636.371 Tổng cộng tiền thanh toán: 106.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh sáu triệu đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đvị (Ký, họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) Biểu số 06: Phiếu nhập kho Công ty thép Thăng Long Phiếu nhập kho Ngày 28-12-2004 Số:52 Nợ: 156,133 Có: 111 Mẫu số: 02-VT (QĐ số1141-TC/QĐKT ngày 2-11-1996 BTC Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hưng Theo … .HĐ… Số… Ngày 28 tháng 12 năm 2004 của công ty cán thép Thái Nguyên Nhập tại kho: Tam Trinh Số TT Tên hàng hoá Mã số Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C. Từ Thực nhập 1 ống kẽm F20/27(1,6)Szmsco Cây 100 100 85.000 8.500.000 2 Ô kẽm F20/27(1,9)VG Cây 750 750 94.000 70.500.000 3 Ô kẽm F26/34(1,6)Szmsco Cây 250 250 108.000 27.000.000 Cộng 1.100 106.000.000 Tổng số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh sáu triệu đồng. Ngày 28 tháng 12 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) Biểu số 07: Hóa đơn GTGT Hoá đơn gtgt Mẫu số:01GTKT-3LL Liên 1 ET/99-B Ngày 28/12/2004 Đơn vị bán hàng: Công ty thép Thăng Long Địa chỉ : 1194/12A1- Đường Láng Điện thoại: 04. 7662545 MS: 0 1 0 1 0 8 6 3 2 4 Họ tên người mua hàng: Cửa hàng Thuỷ Quang Địa chỉ: Xóm 4- Văn Sơn-Đô Lương-Nghệ An Hình thức thanh toán : Tiền mặt MS: STT Tên hàng hoá Đơn vị SL Đơn giá Thành tiền 1 Ô kẽm F 20/27(1,6)Szmsco Cây 240 77.646 18.632.727 2 Ô kẽm F20/27(1,9) VG Cây 113 85.727 9.687.181 3 Ô kẽm F26/34(1,6)Szmsco Cây 88 98.818 8.696.000 4 Ô kẽm F26/34(1,9) VG Cây 80 108.636 8.690.909 Cộng t