Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu tại công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I Hà Nội generalexim

hành và phát triển của Công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp I. Đầu nhưng năm 80, khi nhà nước ban hành nhiều chủ trương chính sách nhằm đẩy mạnh công tác xuất nhập khẩu, trong đó có việc mở rộng quyền xuất khẩu cho các ngành, các địa phương được sử dụng ngoại tệ do xuất khẩu các mặt hàng vượt chỉ tiêu hoặc ngoài chỉ tiêu giao nộp thì công tác xuất nhập khẩu được thúc đẩy mạnh mẽ. Vấn đề đặt ra là làm thế nào vừa khuyến khích công tác xuất nhập khẩu địa phương vừa chấn chỉnh từng bước lập lại trật tự kỷ cương trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Như vậy, nhiêm vụ đặt ra cho công tác xuất nhập khẩu là một lúc vừa phải tôn trọng các qui luật kinh tế, vừa phải giữ đúng đường lối xây dựng chủ nghĩa xã hội của Đảng, mang lại hiệu quả cao cho nền kinh tế quốc dân. Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I ra đời trong hoàn cảnh đó, nhiệm vụ trước Bộ là góp phần đưa công tác xuất nhập khẩu đi đúng hướng, thu hút các đầu mối nhỏ về một hướng. Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I được thành lập ngày 15/12/1981 theo quyết định số 1365/TTCB cuả Bộ Ngoại thương, nhưng phải đến tháng 3/1982 Công ty mới đi vào hoạt động. Công ty chỉ có biên chế ban đầu gồm 50 cán bộ công nhân viên với số vốn được giao là 913.000 đồng với nghiệp vụ kinh doanh chủ yếu là xuất nhập khẩu uỷ thác. Năm 1993 theo quyết định số 340 TM/TCCB của Bộ Thương mại, Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I được mở rộng hơn do sát nhập với Công ty PROMEXIM nhưng vẫn lấy tên là Công ty XNK Tổng hợp I và tên giao dịch đối ngoại The Vietnam National General Export Import Corpration viết tắt là GENERALEXIM HANOI. Công ty XNK Tổng hợp I là một doanh nghiệp nhà nước (DNNN), thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tiền Việt nam, tài khoản tiền gửi ngoại tệ tại các ngân hàng VIETCOMBANK TW, EXIMBANK, ANZBANK, Ngân hàng Công thương VN, Ngân hàng Hàng hải... Trong thời kỳ bao cấp, hoạt động của công ty bị trói buộc, một mặt do chính sách chung của nhà nước, mặt khác do những biện pháp quản lý cứng nhắc của cơ chế quản lý kinh tế về thị trường, về mặt hàng nên kinh doanh không được mở rộng. Còn về việc tạo nguồn hàng xuất khẩu trong nước, công ty chỉ đơn thuần áp dụng những phương thức đổi hàng và phải thông qua các công ty xuất khẩu địa phương, phần lớn là các đơn vị trong hệ thông ngoại thương. Chính vì vậy trong thời kỳ này hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu chỉ giới hạn trong những hợp đồng trả nợ xuất khẩu, chủ yếu là những mặt hàng thủ công mỹ nghệ xuất khẩu sang Đông Âu. Bước sang kinh tế thị trường, công ty đã nhanh chóng đổi mới phương thức kinh doanh cho phù hợp với điều kiện thị trường. Công tác nghiên cứu thị trường được coi trọng đặc biệt với sự mở rộng thị trường ra nước ngoài, đến nay công ty đã có quan hệ với gần 30 thị trường như Hồng Kông, Đài Loan, Nhật Bản, Singapore, Thái Lan, EU, Hàn quốc, ấn Độ, Nga, Mỹ, Trung Quốc... Không những chỉ quan tâm khai thác thị trường nước ngoài, công ty còn cố gắng khai thác triệt để thị trường trong nước. Chính vì sự năng động đó mà công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I đã đứng vững trên thị trường và ngày càng phát triển mạnh cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp I là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Thương Mại, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu là chủ yếu. Nhiệm vụ của công ty là kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại và dịch vụ, đại lý ký gửi hàng hoá, liên doanh đầu tư trong và ngoài nước, xây dựng văn phòng, nhà kho cho thuê... theo đúng pháp luật hiện hành của Nhà nước và hướng dẫn của Bộ Thương mại nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội và tạo nguồn hàng xuất khẩu góp phần phát triển nền kinh tế quốc dân. Để thực hiện được các nhiệm vụ trên, công ty có quyền ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu với các bạn hàng trong và ngoài nước, liên doanh, hợp tác đầu tư về nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh, được vay vốn tại ngân hàng, được đặt đại diện chi nhánh của công ty ở trong và ngoài nước theo luật pháp Việt Nam và nước sở tại. Công ty được giao và quản lý sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, tài sản, được huy động các nguồn vốn khác nhau trong và ngoài nước để thực hiện nghĩa vụ sản xuất kinh doanh của mình. Bên cạnh đó, công ty có trách nhiệm phải chấp hành đầy đủ các cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết, kinh doanh theo mục đích thành lập công ty và theo ngành nghề đã đăng ký kinh doanh, nghiên cứu các biện pháp nâng cao chất lượng và khối lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trường quốc tế. Nội dung hoạt động của công ty: + Trực tiếp xuất khẩu và nhận uỷ thác xuất khẩu các mặt hàng nông sản, hải sản, thực phẩm, thủ công mỹ nghệ, hàng may mặc và các mặt hàng khác do công ty tổ chức gia công chế biến hoặc liên doanh, liên kết tạo ra. + Trực tiếp nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng như: nhiên liệu, vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, phương tiện vận tải, kể cả chuyển khẩu tạm nhập để tái xuất. + Tổ chức sản xuất lắp rắp, gia công liên doanh, liên kết hợp tác đầu tư với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để sản xuất hàng xuất khẩu và hàng tiêu dùng. + Bán buôn và bán lẻ các mặt hàng thuộc phạm vi công ty liên doanh và lắp ráp. + Đầu tư liên doanh xây dựng văn phòng, nhà kho cho thuê. Công ty có chức năng kinh doanh chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu. Bên cạnh đó còn có các họat động khác như: kinh doanh dịch vụ thương mại, làm đại lý ký gửi hàng hoá, đầu tư liên doanh, liên kết... Chức năng đó được thể hiện qua các nội dung sau: + Trực tiếp xuất khẩu: hàng may mặc, thêu ren, nông sản phẩm, thủ công mỹ nghệ, khoáng sản... + Trực tiếp nhập khẩu: vật tư nguyên vật liệu, thực phẩm công nghệ, hàng điện tử, điện máy, đồ gia dụng, ôtô xe máy, sợi may mặc và các mặt hàng tiêu dùng khác. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp I hạch toán kinh doanh độc lập và chịu sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước có liên quan. Việc quản lí hoạt động của công ty theo chế độ gồm: * Ban giám đốc bao gồm 1 giám đốc và 3 phó giám đốc. Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành công việc chung, 3 phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần công việc được giám đốc giao phó. Cụ thể giám đốc chịu trách nhiệm chung về mọi việc của công ty, đồng thời trực tiếp quản lý các phòng: phòng nghiệp vụ 3, tổ chức cán bộ, ban xây dựng, phòng kế toán tài vụ, tham gia trong hội đồng quản trị tại 53 Quang Trung. Phó giám đốc thường trực chịu trách nhiệm chuyên nghiên cứu về vấn đề xuất nhập khẩu, đặc biệt là vấn đề xuất khẩu, đồng thời chịu trách nhiệm nghiên cứu mở rộng thị trường ở những khu vực mới như Châu Phi, Trung Cân Đông..., phụ trách vấn đề đầu tư mở rộng sản xuất và các phòng nghiệp vụ 1, nghiệp vụ 2, nghiệp vụ 4, nghiệp vụ 5, xưởng lắp ráp xe máy IKD và chi nhánh Đà Nẵng, chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh. Phó giám đốc phụ trách công tác đoàn thể và dịch vụ giao nhận của công ty đồng thời phụ trách các phòng: phòng hành chính quản trị, phòng nghiệp vụ 8, xí nghiệp may Đoan Xá-Hải Phòng. Phó giám đốc còn lại tham gia vào Hội đồng quản trị tại liên doanh 53 Quang Trung, là trưởng ban công nợ của công ty, đồng thời phụ trách các phòng: nghiệp vụ 6, xí nghiệp chế biến Quế, cửa hàng 46 Ngô Quyền. Về quyền hạn và trách nhiệm thì Giám đốc chịu trách nhiêm điều hành chung, các phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần việc của mình được giao và các phòng ban mình phụ trách. Các phòng ban chịu sự điều hành và quản lý của ban giám đốc, các đơn vị thành viên được sự uỷ quyền của công ty trong việc: - Ký hợp đồng. - Giao dịch với hải quan và thuế. Vay vốn: đối với vay vốn thì công ty sẽ bảo lãnh vay vốn cho các đơn vị thành viên với điều kiện số vốn đó phải được bảo toàn và phát triển, đồng thời đơn vị được bảo lãnh vay vốn cũng phải thực hiện một số nghĩa vụ nhất định. * Khối quản lý phục vụ bao gồm: - Phòng Tổ chức: Nắm toàn bộ nhân lực của công ty, tham mưu cho giám đốc về sắp xếp nhân lực. Qui hoạch, đào tạo, điều hành bổ xung theo yêu cầu kinh doanh. Bên cạnh đó thực hiện một số công tác khác như bảo vệ chính trị nội bộ, thanh tra lao động, tiền lương. - Phòng Tổng hợp: Thực hiện việc lập báo cáo, thống kê phối hợp với phòng nghiệp vụ làm công tác điều tra thương nhân, hạn chế rủi ro, tổn thất. - Phòng Hành chính Quản trị: Tổ chức công tác lễ tân, quản trị văn thư, bảo quản, quản lý tài sản của công ty. - Phòng Kế toán Tài vụ: Có trách nhiệm tổ chức hạch toán kịp thời đầy đủ và chính xác kết quả kinh doanh, sử dụng có hiệu quả tiền nhàn rỗi, quản lý chi tiêu chặt chẽ, phục vụ thanh tra kiểm tra tốt. * Khối kinh doanh: - Các phòng nghiệp vụ: Phòng nghiệp vụ 1: Thực hiện công tác xuất khẩu là chủ yếu. Phòng nghiệp vụ 2: Thực hiện công tác nhập khẩu.là chủ yếu Phòng nghiệp vụ 3: chuyên gia công hàng xuất khẩu. Phòng nghiệp vụ 4: Nhập khẩu và lấp ráp xe máy. Phòng nghiệp vụ 5,6,7: Kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp. XN chế biến Quế và nông lâm sản XK: Ngoài kinh doanh XNK ra còn sản xuất chế biến mặt hàng quế, hoa hồi và các mặt hàng về nông lâm sản XK. Phòng giao nhận: Thực hiện công việc đảm bảo an toàn kho, tổ chức công tác quản lý kho và phương tiện cho thuê chuyên chở. Một cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại 46 Ngô Quyền Hà nội. Một khách sạn ở số 7 Triệu Việt Vương - Hà Nội. * Khối sản xuất: - Xí nghiệp may Đoạn xá - Hải Phòng. - Xưởng lấp ráp xe máy tại Tương Mai – Hà Nội. * Hệ thống chi nhánh: - Chi nhánh tại Hải Phòng. - Chi nhánh tại Đà Nẵng. - Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh. * Tham gia liên doanh cổ phần với các đơn vị: - Công ty TNHH Đệ nhất tại 53 Quang Trung – Hà Nội. - Ngân hàng cổ phần thương mại xuất nhập khẩu (EXIMBANK). Hiện là cổ đông thứ 2 của ngân hàng này. Giám đốc PGĐ phụ trách Kinh doanh XNK PGĐ phụ trách công tác doàn thể PGĐ phụ trách liên doanh Các PNV 1, 2 4, 5 Chi nhánh ĐN TPHCM Phòng Nghiệp Vụ 8 Chi nhánh Hải Phòng XN may Đoan Xá, HP Liên doanh 53 Quang Trung XN Quế Cửa hàng 46 Ngô Quyền Phòng Tổng Hợp Phòng kế toán Tài vụ Phòng tổ chức cán bộ Phòng hành chính quản trị XN may Đoan Xá, HP Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty: 3. Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán của công ty 3.1 Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán tài vụ là một bộ phận nghiệp vụ kế toán tham mưu giúp giám đốc điều hành quản lý các hoạt động kinh tế, tính toán kinh tế, thường xuyên kiểm tra thanh lý các hợp đồng, cung cấp thông tin cho giám đốc ra các quyết định về các hoạt động đầu tư kinh doanh, hoạt động dài hạn, ra kế hoạch hàng năm cho các phòng nghiệp vụ, đảm bảo quyền chủ động tài chính trong sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của nhà nước giao. Ngoài ra, bộ máy kế toán còn tham gia công tác kiểm tra tài sản, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán theo quy định. Kế toán trưởng là người phụ trách mọi công việc chung, cung cấp số liệu cho giám đốc trong việc ra các quyết định, chịu trách nhiệm đôn đốc công nợ, lập kế hoạch. Dưới kế toán trưởng là các bộ phận kế toán thành viên: - Bộ phận kế toán chuyên làm về kế hoạch tài chính gửi lên Bộ từ đó giao kế hoạch tài chính cho các phòng. - Bộ phận kế toán tiền mặt và tiền lương: theo dõi chi phí, lập bảng chấm công và tính lương cho công ty. - Bộ phận kế toán tiền gửi ngân hàng: theo dõi tình hình tăng giảm và ghi chép, tập hợp các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới tiền gửi ngân hàng, mở sổ theo dõi L/C hàng xuất nhập trong tháng, trong tuần, hàng kỳ ra ngân hàng mở L/C cho các phòng nhập theo quy định, thường xuyên cân đối ngoại tệ với L/C. - Bộ phận kế toán hàng hoá: thực hiện viết phiếu xuất, nhập kho, kiểm tra bộ chứng từ hoàn chỉnh để đảm bảo công tác khấu trừ thuế, định kỳ thực báo cáo kiểm kê. - Bộ phận kế toán thu nhập: theo dõi các tài khoản: 531, 532, 711, 721, 3331, và chịu trách nhiệm nộp thuế GTGT đầu ra. - Bộ phận kế toán công nợ: theo dõi, cân đối thuế, hàng kỳ nộp thuế và phụ trách các tài khoản thuộc nghĩa vụ đối với nhà nước. -Bộ phận kế toán công nợ phải thu: chịu trách nhiệm thanh lý các hợp đồng với khách hàng, đòi các khoản nợ quá hạn, sao chép các khoản công nợ, kết chuyển vào các tài khoản trong kỳ. - Bộ phận kế toán chi nguyên vật liệu và chi khác: viết phiếu kế toán trích khấu hao TSCĐ, mỗi năm tiến hành kiểm nguyên vật liệu, mở sổ thẻ chi tiết TSCĐ. - Bộ phận kế toán về thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu: kiểm tra các tờ khai hàng nhập, tính thuế, kiểm tra mã thuế trên các tờ nhập, thường xuyên rà soát thuế trên các cửa khẩu, theo dõi tính thuế hàng kỳ. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tài vụ: Kế toán trưởng Bộ Phận Kế Hoạch Kế Toán Quỹ Tiền Mặt Kế Toán Tiền Gửi Ngân Hàng Kế Toán Kho Hàng Kế Toán Thu Nhập K T Công Nợ, Thuế Vốn, Lơi tức K T Chi Phí, TSCĐ, CCDC CF khác Kế Toán Thuế VAT, XNK Kế Toán Quỹ Tiền Mặt Kế toán các đơn vị trực thuộc 3.2 Hình thức kế toán Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý bộ máy kế toán của công ty, hình thức kế toán được áp dụng tại công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I là Nhật ký-Sổ cái. Theo hình thức này, thì trình tự ghi sổ kế toán được trình bày như sau: Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp Chi tiết Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Nhật ký sổ cái BCTC : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Đối chiếu, kiểm tra. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. 4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua. Công ty XNK Tổng hợp I được thành lập từ năm 1981 đến nay đã tròn 20 năm trưởng thành và phát triển. Quá trình hoạt động của công ty trong suốt 20 năm qua đã gặp không ít những khó khăn trở ngại do các nguyên nhân chủ quan cũng như khách quan, nhưng ban lãnh đạo cùng tập thể cán bộ công nhân viên của công ty đã nỗ lực tìm tòi, phấn đấu, luôn luôn hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch của Bộ Thương Mại giao cho. Thực hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước năm sau cao hơn năm trước. Sau đây là một số chỉ tiêu đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây. Đơn vị tính 1.000 USD Năm Chỉ tiêu 1998 1999 2000 Thực hiện % HTKH Thực hiện % HTKH Thực hiện % HTKH - Tổng hợp kim ngạch XNK 56.611 112 63.429 115 78.433 152,23 - Kim ngạch XK 23.909 108,68 23,538 101,1 32.587 138,67 - Kim ngạch NK 32.702 114,5 39.891 126 45.486 132,88 Công ty XNK tổng hợp I hiện là một trong những doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh xuất nhập khẩu đạt hiệu quả của ngành XNK ở Việt Nam với tổng số lao động hơn 700 người, với số vốn sản xuất - kinh doanh đến nay đạt 56.000.000.000 đồng. Với hệ thống các chi nhánh, xí nghiệp trên khắp các thành phố lớn và địa phương trong phạm vi toàn quốc, đáp ứng tốt nhu cầu xuất khẩu và nhu cầu sản xuất, tiêu dùng trong nước. II. tình hình kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá tại Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I Hà Nội. Xuất khẩu hàng hoá là việc chuyển hàng hoá trong nước ra nước ngoài nhằm thu về một khoản tiền nhất định thông qua hợp đồng ngoại thương. Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I Hà Nội chủ yếu tiến hành xuất khẩu các sản phẩm hàng hoá được sản xuất, gia công chế biến trong nước dưới hai hình thức: xuất khẩu trực tiếp và nhận uỷ thác xuất khẩu. Nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá thường sử dụng điều kiện giao hàng là điều kiện FOB trên cả hai phương thức xuất khẩu: xuất khẩu theo nghị định thư và phương thức tự cân đối. Theo điều kiện này công ty tiến hành thu thập toàn bộ các chi phí giao dịch cho tới khi hàng hoá được xếp lên tầu giao cho người vận tải và tiến hành xác định doanh thu cho hàng bán. Hiện nay do chính sách của Nhà nước ta là khuyến khích xuất khẩu nên các mặt hàng xuất khẩu được áp dụng mức thuế suất thuế giá trị gia tăng là 0%. Trong quá trình xuất khẩu công ty sử dụng nhiều phương thức thanh toán trong đó phổ biến nhất là phương thức tín dụng chứng từ (L/C). 1- Kế toán bán hàng xuất khẩu 1. 1- Tài khoản sử dụng. Để hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá kế toán sử dụng các tài khoản tổng hợp và các tài khoản chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế một cách cụ thể: Tài khoản 511 - Doanh thu: phản ánh doanh thu cung ứng hàng hoá với kết cấu như sau: • Bên Nợ: phản ánh số doanh thu thuần được kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh (các khoản giảm trừ do chiết khấu giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại). • Bên Có: phản ánh doanh thu cung ứng hàng hoá, dịch vụ trong kỳ. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Tài khoản 156 - hàng hoá: tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại hàng hoá để xuất khẩu. Hàng tồn kho được phản ánh theo giá thực tế đích danh, trị giá hàng xuất kho mang đi xuất khẩu bằng với trị giá nhập kho của hàng hoá đó và để theo dõi cho từng đối tượng hàng hoá trên tài khoản chi tiết như vậy công ty có thể kết chuyển giá vốn hàng hoá chính xác cho từng đối tượng. Kết cấu tài khoản 156 như sau: • Bên Nợ: phản ánh trị giá hàng mua vào để xuất khẩu bao gồm hàng hoá hiện có ở trong kho và hàng hoá đã chuyển đi xuất khẩu nhưng chưa xác định tiêu thụ, chi phí vận chuyển kiểm dịch lắp đặt trong khâu mua. • Bên Có: phản ánh trị giá xuất kho của hàng hoá được xác định tiêu thụ trong kỳ. • Số dư cuối kỳ bên Nợ: phản ánh trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ (công ty không phát sinh các trường hợp hàng bán bị trả lại). Tài khoản 131 - phải thu khách hàng: phản ánh số phải thu của khách hàng về việc cung ứng hàng hoá, dịch vụ và phản ánh số phải trả cho người mua về số tiền hàng do người mua ứng trước. Kết cấu tài khoản này như sau: • Bên Nợ: phản ánh số phải thu ở người mua, người nhập khẩu về số hàng đã tiêu thụ trong kỳ. • Bên Có: phản ánh số tiền người mua, người nhập khẩu đã thanh toán hoặc ứng trước trong kỳ. • Số dư cuối kỳ bên Nợ phản ánh số còn phải thu ở người mua, người nhập khẩu cuối kỳ. • Số dư cuối kỳ bên Có phản ánh số còn phải trả cho người mua, người nhập khẩu do việc nhận trước tiền hàng. Tài khoản 131 được mở và theo dõi cho từng đối tượng khách hàng. Khi khách hàng xác nhận lô hàng được bàn giao xong kế toán phản ánh vào tài khoản 131 đồng thời ghi vào bên Nợ tài khoản chi tiết 131 để theo dõi căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phản ánh số nợ theo tỷ giá thực tế. Khi khách hàng (người nhập khẩu) thanh toán kế toán căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng ghi Có vào tài khoản 131 và tài khoản 131 chi tiết của khách hàng đó. Căn cứ vào số chênh lệch giữa bên Nợ và bên Có kế toán phản ánh chênh lệch tỷ giá đối ứng với tài khoản 413. Tài khoản 632 - giá vốn hàng bán: phản ánh trị giá vốn của hàng được xác định tiêu thụ trong kỳ, tài khoản này có kết cấu như sau: • Bên Nợ: phản ánh trị giá vốn của lô hàng được xác định tiêu thụ trong kỳ. • Bên Có: phản ánh trị giá hàng hoá bị trả lại và kết chuyển trị giá vốn hàng bán cuối kỳ vào tài khoản 911. Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ. Tài khoản 138 - Phải thu khác: phản ánh các khoản thu trong quan hệ thanh toán với bên giao uỷ thác và các khoản phải thu khác. Kết cấu tài khoản như sau: • Bên Nợ: phản ánh các khoản chi phí đã chi hộ bên giao ủy thác, các khoản nợ và tiền lãi phải thu khác. • Bên Có: phản ánh số tiền đã thu được, kết chuyển vào tài khoản 338 trong quan hệ thanh toán với bên giao uỷ thác. Số dư cuối kỳ bên Nợ: số còn phải thu từ bên giao uỷ thác và từ các khoản phải thu khác. Tài khoản 138 được mở chi tiết cho từng đối tượng trong quan hệ uỷ thác xuất khẩu, phản ánh các quan hệ thu chi hộ và thanh toán bù trừ với từng đối tượng giao uỷ thác. Tài khoản 338 - Phải trả khác: phản ánh các khoản phải trả trong quan hệ thanh toán với bên giao uỷ thác và các khoản phải trả khác. Kết cấu tài khoản này như sau: Bên Nợ: phản ánh quan hệ bù trừ thanh toán với bên giao uỷ thác và các khoản nợ khác đã trả. Bên Có: phản ánh số thu hộ đơn vị giao uỷ thác và các khoản phải trả khác. Số dư cuối kỳ bên Có phản ánh số thu hộ đơn vị giao uỷ thác và các khoản phải trả cuối kỳ. Tài khoản 338 được mở theo dõi cho từng đối tượng giao uỷ thác, phản ánh các khoản thu hộ bên giao uỷ thác và việc thanh toán bù trừ với các khoản chi hộ, hoa hồng uỷ thác vv... Các tài khoản về thu nhập chi phí được hạch toán riêng cho từng nghiệp vụ xuất khẩu để xác định kết quả kinh doanh cho từng thương vụ. Các tài khoản loại này cuối kỳ đều không có số dư nhưng khi theo dõi chi tiết cho từng thương vụ thì cuối kỳ các tài khoản chi tiết này vẫn có thể có số dư cuối kỳ để phản ánh tiến độ thực hiện thương vụ đó Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như: TK1111, 1121, 1122 (chi tiết tiền gửi ở từng ngân hàng), 141, 641, 003 vv... 1. 2 Trình tự hạch toán ghi sổ kế toán a) Kế toán mua hàng xuất khẩu Căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu đã ký kết, công ty tổ chức thu mua hoặc ký hợp đồng mua hàng của các đơn vị, tổ chức cá nhân trong nước. Thông thường công ty đặt mua hàng theo những yêu cầu trong hợp đồng xuất khẩu không tổ chức chế biến. Tuy vậy, đối với một số mặt hàng nông sản phải mua thu gom của nhiều đơn vị khác nhau công ty phải tổ chức phân loại đóng gói các chi phí này thường không lớn nên công ty hạch toán ngay vào trị giá mua hàng bán. Khi mua hàng chuẩn bị cho xuất khẩu căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng do người bán lập và phiếu nhập kho, phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 156 - Trị giá hàng mua. Nợ TK 133 - Thuế giá trị gia tăng. Có TK 1111, 331 - Tổng giá thanh toán. Trị giá mua bao gồm trị giá ghi trên hoá đơn giá trị gia tăng và chi phí vận chuyển hàng về kho của công ty. Nếu hàng thuộc nhóm hàng nông sản, công ty phải tiến hành phân loại đóng gói. Các chi phí về bao gói và nhân công đóng gói, phân loại được chi bằng tiền mặt. Căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi Nợ TK 156 Số tiền đã chi Có TK 1111 Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp. Việc hạch toán và ghi sổ một hợp đồng xuất khẩu trực tiếp của công ty được thực hiện như sau: *Ví dụ 1: Hợp đồng xuất khẩu trực tiếp số HĐ 81GX/99 ký ngày 20/12/2000 giữa công ty Chatanico LTD Osaka (bên mua) và công ty Generalexim (bên bán) và hợp đồng nội 172/XN5 giữa GENERALEXIM (bên mua) và hợp tác xã Tân Tiến (bên bán). Theo hợp đồng nội thì GENERALEXIM mua một lô hàng mây tre đan của hợp tác xã Tân Tiến cụ thể: Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Trị giá Khay tre TK-60 Bộ 2.500 35.000 87.500.000 Giá trên đây là giá giao hàng lên tầu tại cảng Hải Phòng bao gồm cả bao bì. Trị giá hợp đồng: 87.500.000 Phương thức thanh toán: chuyển khoản. - Theo hợp đồng bên bán phải chịu trách nhiệm về số lượng và chất lượng đến tay người tiêu dùng nước ngoài. - Bên bán phải chịu khoản chi phí vận chuyển thẻ kho bãi cho đến khi hàng hoá lên tàu. * Theo hợp đồng ngoai. - Giá trị hợp đồng: 7000 USD (FOB Hải Phòng) - Thuế xuất khẩu: 0% - Địa điểm giao hàng: cảng Hải Phòng. Tại công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I Hà Nội, việc theo dõi hàng hoá xuất khẩu chi tiết theo từng lô. Trên sổ theo dõi hàng xuất khẩu kế toán theo các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến từng lô hàng (từ thời hạn giao hàng, lên tàu đến thời điểm xác định doanh thu hàng xuất khẩu...) căn cứ theo dõi hàng xuất khẩu là các hoá đơn thương mại, thư tín dụng, báo cáo Có của ngân hàng các cột trên sổ phản ánh các thông tin về thời gian, giá trị của hợp đồng xuất khẩu, là căn cứ để thanh toán cũng như ghi sổ theo dõi hàng hoá theo lô. Tại công ty sổ theo dõi hàng hoá theo lô được lập cho cả hàng xuất khẩu nhằm theo dõi chi tiết việc thực hiện 1 thương vụ xuất khẩu từ khoán mua đến khoán bán. Sổ theo dõi hàng hoá theo lô là căn cứ để ghi các sổ chi tiết TK 156, 157, 331, 632, 511. * Quy trình hạch toán. - Ngày 20/12/2000, HTX Tân Tiến xuất kho hàng hoá giao hàng cho GENERALEXIM. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 5%. GENERALEXIM nhập vào kho 3 phiếu nhập kho số K31229 87.500.000 * 5% = 4.375.000 Nợ TK133 : 4.375.000. Nợ TK156 (156115) : 87.500.000 Có TK331: 91.875.000. - Ngày 25/12/2000 GENERALEXIM giao hàng cho bên nhập khẩu lên tàu tại cảng Hải Phòng. Trị giá hợp đồng: 7000 USD tỷ giá ngoại tệ 14.080 đ/USD Doanh thu tiêu thụ 7000 * 14080 = 98.560.000đ Phản ánh chi phí xuất hàng hoá, làm các thủ tục. Nợ TK64115 : 1500.000. Có TK1121: 1.500.000. - Ngày 27/12/2000 công ty nhận được giấy báo Có của ngân hàng Vietcombank số 001227 về số tiền hàng đã được bên nhập khẩu thanh toán. Phản ánh doanh thu: Nợ TK131(131115) : 98.560.000 Có TK511 98.560.000 Phản ánh số tiền được thanh toán. Nợ TK1122 (11221) : 98.560.000. Có TK131 : 98.560.000 Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 : 98.560.000 Có TK 156(156115): 98.560.000 Công ty không phải chịu chi phí giao hàng lên tầu mà do HTX Tân Tiến chi trả. - Ngày 28/12/2000 GENERALEXIM tiến hành trả tiền cho HTX Tân Tiến. Nhận được giấy báo Nợ số 001228 của ngân hàng Vietcombank về số tiền đã trả, kế toán ghi. Nợ TK331 : 91.875.000 Có TK1121 91.875.000. - Cuối kỳ ngày 31-12-2000kế toán kết chuyển chi phí và xác định kết quả tiêu thụ, các bút toán: * Kết chuyển chi phí bán hàng. Nợ TK911 : 1.500.000.