Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội

tự ghi sổ được khái quát như sau: Chứng từ gốc nhật ký mua hàng sổ, thẻ kế toán chi tiết nhật ký chung sổ cái tk 152 bảng tổng hợp chi tiết bảng cân đối Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu báo cáo tài chính 2.Hình thức Nhật ký- Sổ cái. Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc về nhập, xuất NVL (hay bảng tổng hợp chứng từ gốc), kế toán ghi vào sổ Nhật ký- Sổ cái. Đồng thời, ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối kỳ, phải khoá sổ, thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết. Trình tự ghi sổ được khái quát như sau: chứng từ gốc sổ thẻ kế toán chi tiết bảng tổng hợp chứng từ gốc nhật ký - sổ cái TK152 bảng tổng hợp chi tiết báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 3.Hình thức Chứng từ ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc về nhập xuất NVL, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi sổ cái TK 152, TK 611. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ được khái quát như sau: chứng từ gốc bảng tổng hợp chứng từ gốc sổ thẻ kế toán chi tiết sổ đăng ký chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ bảng tổng hợp chi tiết sổ cái tk 152 báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 4.Hình thức Nhật ký- Chứng từ: Hạch toán theo hình thức Nhật ký- Chứng từ cần rất nhiều loại sổ sách. Mỗi loại sổ sách lại có thể được dùng để hạch toán cho nhiều phần hành kế toán khác nhau. Trình tự ghi sổ được khái quát như sau: chứng từ nhập chứng từ xuất sổ, thẻ kế toán chi tiết nvl bảng phân bổ số 2 sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng nkct số 1,2, 3,4, 6, 10 bảng kê số 4,5 nkct số 5 NKCT số 7 bảng kê số 3 bảng tổng hợp chi tiết nvl sổ cái tk 152 báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Chương II Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội. I.đặc điểm chung của công ty SX và dv cơ điện hà nội. Tên công ty: Công ty SX và DV cơ điện Hà Nội Tên giao dịch Quốc tế: EMPROSERCO Trụ sở công ty: 20 Phố Bích Câu - Quận Đống Đa - Hà Nội. Sự ra đời, hình thành và phát triển của công ty. 1.1. Quá trình phát triển của công ty. Theo tinh thần Nghị quyết Đại hội VI của Đảng, việc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế đã được khẳng định. Chúng ta xoá bỏ chế độ kế hoạch hoá tập trung bao cấp, xây dựng một cơ chế mới tự hạch toán sản xuất kinh doanh, phù hợp với quy luật khách quan, phù hợp với tinh thần thực tế nền kinh tế của đất nước. Trong tình hình đó, công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội được thành lập tách ra khỏi Liên hiệp xí nghiệp xe đạp Hà Nội theo quyết định số 4184/QĐ-UB ngày 03/10/1989 và là một doanh nghiệp Nhà nước hạng 2 theo QĐ số 3224/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội là một đơn vị kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về các hoạt động kinh doanh của mình. Công ty có trụ sở chính đặt tại số 20 phố Bích Câu - Hà Nội và một văn phòng đại diện đặt tại số 216 Hoàng Hoa Thám - phường 12 Quận Tân Bình - Thành phố Hồ Chí Minh. Từ trước năm 1989 khi còn chung với cơ quan văn phòng Liên hiệp xí nghiệp xe đạp Hà Nội, ngành hàng chủ yếu là sản xuất xe đạp và phụ tùng xe đạp. Nhưng sau khi chuyển đổi cơ chế của Nhà nước từ bao cấp sang tự hạch toán sản xuất kinh doanh thì ngành hàng xe đạp không còn phù hợp nữa. Nhu cầu xe đạp ít hơn trước, hơn nữa xe đạp Trung quốc tràn ngập thị trường Việt Nam giá lại rất rẻ. Vì vậy các đơn hàng giảm dần dẫn đến thị trường bị thu hẹp, sản xuất gặp rất nhiều khó khăn. Nắm bắt được chủ trương đổi mới của Nhà nước, công ty đã từng bước khắc phục khó khăn, vươn lên xoá bỏ chế độ bao cấp, tìm ra cho mình hướng đi mới. Công ty xác định rằng phải tự đổi mới, đổi mới toàn diện mà trước hết phải đổi mới về tổ chức, mạnh dạn đầu tư, chuyển đổi ngành hàng kinh doanh. Chỉ có như vậy mới có thể phù hợp với tình đổi mới của nền kinh tế, bắt kịp được xu hướng phát triển không ngừng trên thị trường, mới vực dậy được hoạt động của bản thân doanh nghiệp. Công ty nhanh chóng nhận thấy rằng sản xuất ngành hàng xe đạp không còn phù hợp nữa. Để tồn tại và phát triển là mục tiêu định hướng chiến lược được đặt ra trong thời kỳ trước mắt và cả lâu dài của công ty. Công ty đã bỏ ra nhiều công sức đi khảo sát,tìm hiểu thị trường, lắng nghe ý kiến của các đồng chí lãnh đạo đầu ngành ở các tỉnh trong cả nước về rất nhiều lĩnh vực. Trong đó có vấn đề về trang thiết bị trong các bệnh viện, các cơ sở y tế đang bị xuống cấp qua nhiều năm sử dụng rất cần được nâng cấp đầu tư để từng bước hiện đại hoá các bệnh viện, các cơ sở y tế. Ngoài ra công ty còn nghiên cứu một số ngành hàng phục vụ dân dụng như: xe đẩy vận chuyển, nội thất dân dụng... với phương châm: "Sản xuất những thứ xã hội cần chứ không sản xuất những thứ xã hội đã có sẵn". Mặt khác công ty cũng nhận thấy rằng để tồn tại và phát triển được, phải không ngừng cải tiến mẫu mã , đa dạng hoá sản phẩm, đảm bảo chất lượng, giảm giá thành. Hiện nay với công nghệ sản xuất các loại ống inox, đáp ứng được mọi yêu cầu về mẫu mã của khách hàng, công ty đang là đơn vị sản xuất các trang thiết bị y tế , nội thất giành được nhiều uy tín trên thị trường. Để thực hiện được nhiệm vụ đã đặt ra, công ty đã có sự nhất quán trong sự chỉ đạo lãnh đạo của cấp uỷ Đảng, của cơ quan chuyên môn, các tổ chức đoàn thể cùng tập thể cán bộ công nhân viên chức đều quyết tâm phấn đấu theo hướng đổi mới toàn diện từ tổ chức sản xuất đến tổ chức bộ máy quản lý. Với suy nghĩ luôn ứng dụng khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ, đa dạng hoá sản phẩm, kết hợp với việc đầu tư thiết bị ngành hàng do công ty sản xuất đã đem lại hiệu quả kinh tế cao và có uy tín về chất lượng. Năm 1994 doanh thu của công ty là 8 tỷ đồng. Năm 1996 do nhu cầu của thị trường và phát triển kinh doanh công ty đầu tư thêm một dây chuyền sản xuất định hình ống inox các loại với sản lượng 10.000 tấn inox /1 năm, đưa doanh thu của công ty đạt trên 27 tỷ năm 1999. Với sự cố gắng của tập thể cán bộ công nhân viên công ty , được sự giúp đỡ của UBND Thành phố, công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện tiếp tục lấy nhiệm vụ sản xuất trang thiết bị y tế làm trọng tâm, đảm bảo đủ việc làm cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Các bước phát triển đi lên của công ty được thể hiện phần nào qua một số chỉ tiêu cơ bản sau đây: STT Chỉ tiêu Thực hiện1998 Thực hiện1999 Thực hiện 2000 1 Giá trị sản lượng CN 13.628.800.000 15.536.900.000 16.121.171.400 2 Doanh thu bán hàng 24.395.552.000 27.821.264.000 28.212.050.000 3 Nộp ngân sách 414.724.000 478.370.000 502.288.000 4 Thu nhập BQ/1CBCNV 720.000 800.000 1.050.000 Trải qua quá trình xây dựng và trưởng thành tới nay công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. - Tổng nguyên giá TSCĐ: 6.214.494.895đ. Vốn lưu động: 2.750.000.000đ. 1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Trong bất cứ doanh nghiệp nào việc tổ chức quản lý cũng rất cần thiết và không thể thiếu được. Tổ chức tốt bộ máy quản lý sẽ đảm bảo sản xuất có hiệu quả. Việc tổ chức bộ máy quản lý phải tuỳ thuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiêp, đặc điểm và điều kiện sản xuất cụ thể của từng doanh nghiệp. ở công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội, bộ máy quản lý được tổ chức theo kiểu trực tuyến. Toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều chịu sự chỉ đạo thống nhất của ban giám đốc. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty SX và DV cơ điện hà Nội Giám đốc PGĐ tổ chức HC-LĐTL Phó giám đốc SX-KH-VT-TT PX SX Phòng Kỹ thuật Bảo vệ y tế Phòng TCLĐ Phòng Kế toán Phòng KHVTTT Tổ SX định hình ống INOX Tổ cơ khí Tổ mạ điện hoá Tổ hoàn thiện và bao gói Chưc năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau: - Ban giám đốc: + Giám đốc công ty: Là người đứng đầu chịu trách nhiệm chung trước nhà nước, trước toàn thể cán bộ công nhân viên về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. + 1 Phó giám đốc phụ trách sản xuất- kế hoạch- vật tư- tiêu thụ. + 1 Phó giám đốc phụ trách tổ chức- Lao động tiền lương. Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu của công việc quản lý kinh doanh thông suất trong toàn công ty. - Phòng tổ chức lao động tiền lương: + Chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo lao động cho công ty. + Phụ trách về đất đai nhà cửa của công ty. + Phụ trách về thi đua, xét duyệt danh hiệu thi đua cho các cá nhân, tập thể trong công ty để trình Giám đốc. + Xây dựng quỹ lương, định mức và đơn giá tiền lương của các sản phẩm trong từng kỳ kế hoạch sản xuất. + Xây dựng các quy chế, chế độ trả lương khoán sản phẩm của công ty theo tình hình thực hiện sản xuất trên cơ sở chế độ chính sách của Nhà nước. - Ban Bảo vệ y tế. + Tuần tra, canh gác, bảo về tài sản của công ty đồng thời giữ nghiêm kỷ luật lao động ( quản lý giờ giấc laođộng). + Chăm lo sức khoẻ cho các cán bộ công nhân viên, khám chữa bệnh cấp thuốc và giải quyết các chế độ nghỉ ốm cho cán bộ công nhân viên toàn công ty. Phòng Kế hoạch – Vật tư- Tiêu thụ: + Xây dựng kế hoạch sản xuất ngắn hạn, trung hạn và dài hạn toàn công ty và phân xưởng, tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất đó. +Tổ chức thực hiện nhiệm vụ sản xuất của năm kế hoạch, mua sắm vật tư đủ số lương, chủng loại đảm bảo chất lượng vật tư, đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất. + Cung cấp số liệu cho phòng nghiệp vụ tính toán giá thành, báo cáo sản lượng nội bộ để Giám đốc làm căn cứ quyết định mức lương, thưởng và có biện pháp điều chỉnh nhiệm vụ sản xuất kỳ tiếp theo. + Bảo quản giữ gìn vật tư, xác định nội dung quản lý vật tư, quản lý sản phẩm dở dang và thành phẩm nhập kho cũng như các phương tiện dụng cụ sản xuất khác. + Tổ chức giao hàng cho khách kịp thời. + theo dõi và tổ chức thực hiện việc xuất nhập kho về thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật liệu. + Tìm kiếm thị trường tiêu thụ để phát huy tối đa hiệu quả sử dụng vốn lưu động, chu chuyển vốn kinh doanh nhằm đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của công ty được liên tục, đạt hiệu quả cao. - Phòng Kế toán- Tài chính + Tạo nguồn vốn để sản xuất kinh doanh bao gồm vốn ngân sách, vốn vay, vốn bổ sung. + Sử dụng vốn vào các hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. + Quản lý lưu thông, thanh toán các quan hệ tín dụng. + Hạch toán sổ sách về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Phòng Kỹ thuật + Xác định rõ các bước công nghệ sản xuất trên cơ sở công nghệ đang được sử dụng ở công ty. + Thẩm định, ứng dụng những cải tiến kỹ thuật của các kỹ sư, công nhân trong công ty trong việc chế tạo sản phẩm hay những phương pháp, giải pháp tiết kiệm trong sản xuất. + Theo dõi sự phát triển khoa học công nghệ trong lĩnh vực mà công ty đang hoạt động sản xuất kinh doanh để nắm được thông tin cần thiết về khoa học, công nghệ. + Thiết kế sản phẩm sản xuất của công ty. - Phân xưởng sản xuất: Gồm 4 tổ sản xuất. + Tổ sản xuất định hình ống INOX: Sản xuất ống INOX các loại. + Tổ cơ khí : Cắt phôi. Pha cắt định hình, hàn ghép các loại sản phẩm. + Tổ mạ điện hoá: Mạ, sơn + Tổ hoàn thiện và bao gói sản phẩm: Lắp ráp, bao gói. Giữa các phòng ban, bộ phận chức năng luôn có mối quan hệ chặt chẽ. Phòng ban này cung cấp số liệu cho phòng ban kia. Tất cả tạo thành bộ máy quản lý thống nhất điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao. 1.3.Tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Với chức năng quản lý tài chính, phòng kế toán của công ty góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm. Công tác kế toán của công ty được tổ chức tập trung tại phòng kế toán, bộ máy kế toán được tổ chức khép kín, thực hiện từ khâu thu nhận chứng từ, phân loại và xử lý chứng từ đến khâu ghi sổ và lập các báo cáo kế toán. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán: Hạch toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh, tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, lập các báo cáo tài chính, tham mưu giúp việc ban giám đốc trong công tác tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty, nhằm sử dụng đồng vốn đúng mục đích chế độ, hợp lý, đạt hiệu quả cao. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp KT vốn bằng tiền KT thanh toán với ngưòi mua ,KT thành phẩm, KT tiêu thụ KT nguyên vật liệu, thanh toán với người bán, TSCĐ, tiền lương KT tập hợp chi phí SX, tính giá thành sản phẩm Kiêm thủ quỹ - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của công ty, là người theo dõi nguồn vốn, là người lập các báo cáo tài chính và trực tiếp giải trình các báo cáo tài chính. - Kế toán nguyên vật liệu, TSCĐ, tiền lương, thanh toán với người bán: + Theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. + Theo dõi sự biến động tăng giảm của TSCĐ, tính khấu hao TSCĐ. + Theo dõi thanh toán với người bán - Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán với người mua, thành phẩm, tiêu thụ: + Hạch toán chi tiết tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. + Hạch toán chi tiết tình hình thanh toán với người mua, thanh toán nội bộ. + Hạch toán tình hình tiêu thụ sản phẩm, xác định doanh thu, kết quả tiêu thụ . - Kế toán tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm: + Tập hợp chi phí sản xuất. + Tính giá thành sản phẩm. + Thủ quỹ Vì số lượng nhân viên kế toán ít nên mỗi người trong phòng đều phải thực hiện kiêm nhiệm một số phần hành kế toán khác nhau. Các bộ phận trong phòng luôn phối hợp, bổ sung cho nhau, hỗ trợ nhau trong công việc nhưng vẫn đảm bảo tính nguyên tắc của tổ chức hạch toán. Do vậy, phòng kế toán đã làm tốt chức năng quản lý tài chính của công ty. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của công ty Chứng từ nhập, xuất Sổ chi tiết vật liệu Thẻ kho Sổ chi tiết thanh toán với người bán Nhật ký chứng từ liên quan 1,2,4,10 Nhật ký chứng từ số 5 Bảng tổng hợp N- X- T Bảng phân bổ số 2 Sổ cái TK 331 Bảng kê số 4,5 Bảng kê số 3 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK 152 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Hình thức sổ kế toán này được công ty áp dụng từ nhiều năm, được ghi chép sử dụng phù hợp với trình độ của cán bộ nhân viên trong phòng. 2.Các loại nguyên vật liệu chủ yếu sử dụng trong đơn vị. Sản phẩm của công ty chủ yếu phục vụ cho ngành y tế nên nguyên vật liệu mà doanh nghiệp sử dụng là các loại inox như : Inox lá, inox ống, inox lá băng, các loại thép. . . VD: Inox lá băng 78.6m x 1.2 ly Inox lá 0.6 ly x 1m22 x 2m44 Inox lá 0.4 ly x1020 x cuộn Inox f 31.8 x 1,2 x 6m Inox f25.4 x 1,2 x x 6m Inox f25 x 60 x 1,2 x 6m Inox ð 30 x 60 x 1,2 ly x 6m Thép f22 x 1,2 ly x 6m Bu lông Inox M8x60 Que hàn Inox 26 ....... II- Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội. 1.Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty . Khác với các doanh nghiệp sản xuất khác, sản phẩm của công ty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội có những nét rất riêng biệt, là doanh nghiệp mà ngành hàng chủ yếu là phục vụ cho ngành y tế nên sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại giường bệnh nhân Inox, tủ thuốc, tủ đầu giường... Do vậy, nguyên vật liệu công ty sử dụng chủ yếu là các loại Inox ( ống, lá, băng...); các loại ốc vít, que hàn, a xít tẩy... Các loại nguyên vật liệu của công ty có loại rất cồng kềnh, mặt bằng của công ty lại hạn hẹp do vậy khó khăn trong việc bảo quản, phải nhập làm nhiều lần. Điều này đòi hỏi công ty phải tính toán một cách chi tiết, chính xác nhu cầu về nguyên vật liệu để tổ chức thu mua kịp thời đảm bảo cung ứng đầy đủ cho sản xuất. Trong giá thành sản phẩm của công ty, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng khá lớn ( khoảng 60 - 65%), vì thế nên chỉ một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do vậy phải tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu, xây dựng định mức tiêu hao cho từng chi tiết sản phẩm để sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả. Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu được mua từ các nguồn hàng trong nước với các bạn hàng ổn định thường xuyên có uy tín như công ty Đông á, công ty Hoàng Vũ, cửa hàng Inox Vinh Vượng... Đây là một thuận lợi cho công ty trong việc thu mua, cung ứng nguyên vật liệu. 2.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 2.1.Phân loại: ở công ty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội nguyên vật liệu phân loại căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này nguyên vật liệu của công ty được chia thành: - Nguyên vật liệu chính : Là đối tượng chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Bao gồm các nguyên vật liệu sau: Inox lá băng, Inox lá, Inox hộp vuông, Inox tròn... Trong mỗi loại lại chia thành nhiều thứ khác nhau: Inox lá : Lá 0.8ly x 1m22 x 2m44; Lá 0.6 ly x 1m22 x 2m44 Inox hộp vuông: hộp 25x60 x1,2x6m; hộp 30 x 60 x 1,2 x 6m ... ... ... - Nguyên vật liệu phụ : Bao gồm nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất định rất cần thiết cho quá trình sản xuất như: ốc vít, bánh xe các loại, que hàn... - Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu, a xít tẩy mối hàn. Phụ tùng thay thế là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy móc như galê, vòng bi, dây cu roa... Việc phân loại vật liệu trên giúp cho công ty quản lý vật liệu dễ dàng, và tứ đó đưa ra hình thức hạch toán phù hợp. 2.2.Tính giá nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu mua ngoài được doanh nghiệp đánh giá theo giá thực tế. Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Giá thực tế vật liệu nhập kho của công ty là giá mua chưa có thuế GTGT + chi phí liên quan (thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản . . .) trừ các khoản giảm trừ (nếu có). Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Là giá vật liệu xuất kho cộng với chi phí gia công theo hợp đồng cộng chi phí vận chuyển từ công ty tới nơi thuê gia công và từ nơi thuê gia công về công ty. Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân. Trị giá vật liệu xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân = Số lượng VL tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ 3.Các chứng từ sử dụng và qui trình luân chuyển chứng từ. 3.1 Các chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) - Phiếu xuất kho ( mẫu số 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu số 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 08-VT) - Phiếu nhập kho thuê ngoài gia công chế biến - Phiếu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Hoá đơn giá trị gia tăng 3.2 Trình tự luân chuyển các chứng từ được qui định như sau: 3.2.1.Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của công ty được hình thành từ hai nguồn là mua ngoài và thuê ngoài gia công chế biến ( mua ngoài là chủ yếu). a.Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho. Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua vật liệu về để sản xuất ra sản phẩm thì trước khi nhập kho cần phải được kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lượng, chất lượng và qui cách thực tế của vật liệu. Công tác kiểm nghiệm được tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kỹ thuật và thủ kho vật tư. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của người cung cấp và hợp đồng mua hàng (Trường hợp chưa có hoá đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng để kiểm nhận). Trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai qui cách, kém phẩm chất ghi trong hợp đồng phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân. Nếu đã xác định rõ nguyên nhân do người cung cấp công ty có thể yêu cầu người cung cấp giảm giá hoặc có thể từ chối không nhận số nguyên vật liệu đó. Sau khi kiểm nhận các thành viên của ban kiểm nhận phải lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tư ", trên cơ sở của biên bản kiểm nghiệm vật tư, hoá đơn bán hàng của người cung cấp, phòng Kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu nhập kho vật tư. Phiếu nhập kho vật tư lập thành 3 liên : Liên1: Lưu tại phòng Kế hoạch vật tư Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và chuyển lên cho phòng kế toán. Liên 3: Dùng để thanh toán ( giao cho người cung cấp) Trên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan, các loại vật liệu mua về nhập kho theo đúng kho đã qui định. Ví dụ 1: Ngày 5/1/2001 công ty mua vật liệu của công ty Inox Tiến Đạt và nhận được các chứng từ sau: Biểu1: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng CD/00-B Ngày 3 tháng 1 năm 2001 N0: 096196 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Inox Tiến Đạt Địa chỉ: Thanh trì Hà Nội Số tài khoản: 4311.02007102768 Ngân hàng: EXIM BANK Hà Nội 0 1 0 0 7 4 4 2 9 9 - - - 1 Điện thoại:............... MST: Họ tên người mua hàng: Hoàng Văn Tú Đơn vị: Công ty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội Địa chỉ: 20 Bích Câu- Hà Nội Số TK:710A-00130 Sở giao dịch I NHCTVN Hình thức thanh toán: NP hoặc chuyển khoản Số TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) A B C 1 2 3=1x2 1 Inox USU 304 0,4 ly x1020x cuộn kg 584,4 27.619 16.140.543 2 Inox USU 304 0,6 ly x 1020 x cuộn kg 240,2 24.286 5.833.497 Cộng tiền hàng 21.974.040 Thuế suất thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 1.098.702 Tổng cộng tiền thanh toán 23.072.742 Số tiền bằng chữ: (Hai mươi ba triệu không trăm bảy hai ngàn bảy trăm bốn hai đồng). Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2: Cty SX& DV cơ điện Hà Nội Mẫu số 05-VT Theo QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/5/1995 của Bộ Tài chính Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 4 tháng 1 năm 2001 Số: 001 Căn cứ vào Hoá đơn số 096196 ngày 3/1/2001 của công ty TNHH Inox Tiến Đạt. Ban kiểm nghiệm gồm: Bà : Đỗ Sinh Hậu- Phòng kỹ thuật - Trưởng ban. Ông: Nguyễn Ngọc Quang- Phòng kỹ thuật- uỷ viên Bà: Đỗ Thị Nụ - Thủ kho - uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐV tính SL theo hoá đơn Kết quả kiểm nghiệm Ghichú Sl đúng QCPC Sl không đúng QCPC 1 InoxSUS 304 0,4ly x 1020 x cuộn Cân ,đo kg 584,4 584,4 Không 2 Inox SUS 304 0,6 ly x 1020 x cuộn nt kg 240,2 240,2 Không ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt chất lượng độ bóng BA đúng qui cách, phẩm chất Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Biểu 3: Cty SX và DVCơ Điện Hà Nội Mẫu số 01-VT Phiếu nhập kho Ngày 4 tháng 1 năm 2001 Số: 01 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Tiến Đạt Nợ: Theo biên bản kiểm nghiệm số 01 ngày 4 tháng 1 năm 2001 Nhập tại kho: vật tư kim khí STT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền TheoHđơn T.nhập 1 Inox USU304 0,4lyx 1020x cuộn kg 584,4 584,4 27.619 16.140.543 2 Inox USU 304 0,6lyx 1020x cuộn kg 240,2 240,2 24.286 5.833.497 Cộng 21.974.040 Số tiền bằng chữ: Hai mươi mốt triệu chín trăm bảy tư ngàn không trăm bốn mươi đồng. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) b. Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. Khi nguyên vật liệu mang đi thuê ngoài gia công chế biến nay về nhập kho, căn cứ vào các chứng từ như phiếu xuất kho thuê gia công, hợp đồng gia công và số lượng vật liệu đã chuyển về công ty, phòng kế hoạch tiến hành lập ban kiểm nghiệm và viết phiếu nhập kho. Ví dụ2: Ngày 4 tháng 1 năm , số vật liệu mang đi thuê gia công theo phiếu xuất kho số 812 ngày 25 tháng12 năm 2000 nay đã về đến công ty. Phòng kế hoạch tiến hành lập ban kiểm nghiệm để kiểm tra số vật liệu trên. Biểu 4 Cty SX và Dv Mẫu số 05- VT Cơ Điện Hà Nội Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 4 tháng 1 năm 2001 Số 04 Căn cứ vào phiếu xuất kho số 812 ngày 25 tháng 12 năm 2000 và hợp đồng gia công số 162/KHVT của công ty với cơ sở Hoàng Long. Ban kiểm nghiệm gồm: Bà: Đỗ Sinh Hậu- Phòng Kế hoạch vật tư- Trưởng ban. Ông Đỗ Ngọc Quang- Phòng kế hoạch- uỷ viên. Bà : Đỗ Thị Nụ - Thủ kho - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật liệu sau: S tt Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐV tính SL theo phiếu xuất Kếtquả kiểm nghiệm Ghichú Sl đúng QCPC Sl không đúng QCPC 1 Inox22x22x1,2lyx1m9 Cân kg 493,4 493,4 Không 2 InoxF31,8 x1,2 ly x 2m57 nt kg 167,3 167,3 Không 3 Inox30x60x1,2ly x1m9 nt kg 110,0 110,0 Không 4 InoxF31,8x 1,2ly x2m37 nt kg 218,0 218,0 Không ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, đủ điều kiện nhập kho. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 5: C.ty SX& DV cơ điện Hà Nội Phiếu nhập kho gia công Ngày 4 tháng 1 năm 2001 Số:04 Nợ: Có: Họ tên người giao hàng: Bùi T