Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện Hà Nội

ác công việc dựa trên các quyền quyết định cụ thể. * Các phòng ban: Hệ thống quản lý thông qua các phòng ban phân xưởng bao gồm: + Phòng đầu tư phát triển; Phòng kinh doanh điện thoại: Xây dựng kế hoạch chiến lược ngắn hạn và dài hạn. Nghiên cứu thị trường và khách hàng, nghiên cứu đầu tư bổ xung các phương án công nghệ. Đưa ra các kế hoạch mặt hàng đầu tư các sản phẩm mới thích ứng với nhu cầu người tiêu dùng. + Phòng Kỹ thuật: nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, xây dựng các sản phẩm đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật, theo dõi thực hiện các quy trình công nghệ, theo dõi lắp đặt sửa chữa thiết bị, đưa ra các dự án mua sắm thiết bị mới. + Phòng Công nghệ: Xây dựng định mức công nghệ cho từng sản phẩm, nghiên cứu qui trình công nghệ của từng loại sản phẩm sao cho thích hợp. + Phòng Kế toán Thống kê: Có nhiệm vụ là giám đốc về tài chính, theo dõi mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp dưới hình thái tiền tệ. Hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày ở nhà máy thông qua hạch toán các khoản thu – mua, nhập – xuất nguyên vật liệu, hàng hoá, các chi phí phát sinh, doanh thu của nhà máy, xây dựng kết quả kinh doanh, thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan thuế... Đồng thời theo dõ cơ cấu vốn và nguồn hình thành nên tài sản của Nhà máy. Qua ghi chép phân tích và đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, lên kế hoạch lập dự phòng, tính khấu hao... từ đó giải trình và bảo vệ số liệu trước cơ quan chủ quản và các đơn vị quản lý cấp trên. Soạn thảo các văn bản các quy chế về tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của doanh nghiệp đối với từng chi nhánh. Giúp lãnh đạo nắm chắc thông tin để điều hành và quản lý doanh nghiệp. + Phòng vật tư: Có nhiệm vụ mua sắm vật tư, cung cấp nguyên vật liệu và bán thành phẩm phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở các định mức vật tư đã được xây dựng, nghiên cứu giá cả, làm hợp đồng mua sắm vật tư theo yêu cầu của quá trình sản xuất và kinh doanh. + Phòng Tổ chức: nghiên cứu soạn thảo các nội quy, quy chế nhân sự trong nhà máy, thực hiện ký kết hợp đồng với người lao động, theo dõi lập kế hoạch bảo hộ lao động, tình hình an ninh trật tự trong nhà máy. + Phòng Điều độ sản xuất: Thực hiện tổ chức sản xuất, dưới sự giám sát của phó giám đốc sản xuất, phân phối điều hành công việc tới từng phân xưởng sao cho hợp lý, thích hợp với từng đặc điểm loại hình phân xưởng. + Phòng Lao động tiền lương: Tập hợp sổ lương cho từng cá nhân, xây dựng các đơn giá tiền lương cho từng sản phẩm dựa trên định mức công nghệ của sản phẩm đó, điều động lao động trong nội bộ theo yêu cầu của lãnh đạo và của công việc. + Các tổ chế thử: Thực hiện dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và phó giám đốc, có nhiệm vụ chế tạo sản xuất các loại sản phẩm mới được thử nghiệm. Trên cơ sở đó để nghiên cứu xây dựng các định mức cho phù hợp. Từ đó mới có thể tiến hành sản xuất hàng loạt. + Phòng Kế hoạch kinh doanh: đây là phòng Tổng hợp tại cơ sở 2 (63 Nguyễn Huy Tưởng) . Có nhiệm vụ quản lý và chỉ đạo sản xuất các phân xưởng, theo dõi đôn đốc tiến độ cung ứng vật tư, nguyên vật liệu, bán thành phẩm, phụ tùng thay thế, sửa chữa đáp ứng yêu cầu kế hoạch, xác định các vấn đền mất cân đối và phát sinh trong sản xuất để có những đề xuất khôi phục kịp thời ở tại cơ sở này dưới sự điều hành của ban giám đốc. + Phòng Marketing: Tổ chức tiêu thụ sản phẩm, tiếp xúc với khách hàng, thăm dò nghiên cứu thị trường, đề ra kế hoạch sản xuất để đáp ứng theo đúng yêu cầu của thị trường. + Phòng KCS: Kiểm tra, theo dõi chất lượng sản phẩm. + Trung tâm bảo hành sản phẩm: Tổ chức việc bảo hành sản phẩm, tổ chức bán lẻ và giải quyết những thắc mắc của khách hàng về lắp đặt và sử dụng sản phẩm. Tổ chức thống kê tình hình sản phẩm hỏng trên thị trường, đánh giá nguyên nhân hỏng và báo cáo định kỳ về phòng kỹ thuật sửa chữa và phó giám đốc phụ trách kỹ thuật. * Các chi nhánh tiêu thụ: Gồm 3 chi nhánh tại 3 miền đất nước Bắc -Trung - Nam tiêu thụ các sản phẩm sản xuất, góp phần vào doanh thu của nhà máy. * Các phân xưởng sản xuất: Nhà máy có 14 phân xưởng, có quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một dây chuyền khép kín và sản xuất hàng loạt hoặc đơn chiếc tuỳ theo thị trường. + Phân xưởng 1 và phân xưởng khuôn mẫu cơ điện: là 2 phân xưởng cơ khí có nhiệm vụ chủ yếu là chế tạo các khuôn mẫu cho các sản phẩm phục vụ cho việc sản xuất của các phân xưởng khác như khuôn cho máy ép tại px6… + Phân xưởng 2: chế tạo các sản phẩm có tính chất cơ khí như cắt kim loại, hàn, đột các chi tiết sản phẩm. + Phân xưởng 3: nằm tại cơ sở 2 sản xuất nam châm, ngoài ra còn lắp ráp các sản phẩm khác. + Phân xưởng 4: phân xưởng cơ khí lớn nhất ở cơ sở 2 có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm cơ khí, và các sản phẩm ở đây hầu hết được tiến hành từ khâu đầu đến khâu cuối của 1 sản phẩm. + Phân xưởng 5: phân xưởng đúc áp lực. + Phân xưởng 6, phân xưởng nhựa 2: hai phân xưởng sản xuất các sản phẩm nhựa như dây bưu chính, vỏ tủ nhựa, vỏ máy điện thoại . . . + Phân xưởng 7: là phân xưởng điện thoại, có nhiệm vụ sản xuất kiểm tra lắp ráp các sản phẩm điện thoại. + Phân xưởng 8: phân xưởng sản xuất lắp ráp loa, tăng âm. + Phân xưởng 9: lắp ráp các bán thành phẩm từ các khâu sẩn xuất khác. + Phân xưởng Bưu chính: phân xưởng sản xuất các sản phẩm bưu chính như: dấu bưu chính, kìm bưu chính, phôi niêm phong. + Phân xưởng PVC cứng: sản xuất ống nhựa luồn cáp, ống sóng. + Phân xưởngPVC mềm: sản xuất ống nhựa phục vụ cho dân dụng. * Tổ quản lý cơ sở SX tại Lim Hà bắc. * Tổ chế thử sản phẩm. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất có thể phác họa qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3 : Tổ chức hoạt động kinh doanh GIáM ĐốC Phó GIáM ĐốC đảng uỷ Các phân xưởng Các phòng ban Px1, khuôn mẫu Px 2 Px 3 Px 4 Px 5 Px pvcmềm Px pvc cứng Px bưu chính Px9 Px8 Px7 Px 6 ii. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của nhà máy có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của nhà máy, giúp ban lãnh đạo có căn cứ tin cậy để đánh giá, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, đề ra những quyết định đúng đắn trong sản xuất. Vì vậy nhiệm vụ chính của bộ máy kế toán là ghi chép thông tin kế toán và chuẩn bị các báo cáo tài chính cho người quản lý. Phòng kế toán thống kê của Nhà máy có 9 người đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau, gồm có: - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: chỉ đạo tất cả các bộ phận kế toán về mặt nghiệp vụ và ghi chép chứng từ ban đầu đến việc sử dụng sổ sách kế toán, chịu trách nhiệm chung về các thông tin do phòng kế toán cung cấp. - Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu kế toán, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành khác cung cấp. Kế toán tổng hợp của Nhà máy đảm nhận công việc tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm, đến kỳ lập các báo cáo quyết toán. - Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán thu chi : Tổ chức theo dõi, phản ánh số hiện có và tình hình biến động tài sản cố định của Nhà máy qua các chỉ tiêu giá trị ( nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế, giá trị còn lại) và chỉ tiêu hiện vật ( đối với tài sản cố định hữu hình; Ghi chép thường xuyên việc thu – chi tiền mặt. - Kế toán tiền lương, BHXH, kế toán thanh toán tạm ứng, kế toán nguyên vật liệu, và tổng hợp vật tư: Tính lương trên cơ sở đơn giá lương do phòng lao động tiền lương gửi lên, hạch toán lương, trích bảo hiểm xã hội theo chế độ hiện hành; phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. - Kế toán thành phẩm và tiêu thụ, theo dõi công nợ: Theo dõi các chứng từ và tình hình nhập – xuất – tồn kho thành phẩm; xác định doanh thu và kết chuyển lỗ, lãi; theo dõi tình hình thanh toán với người bán. - Kế toán thu chi thanh toán với ngân hàng (thủ quỹ): Ghi chép thường xuyên việc thu chi, quan hệ với Ngân hàng về việc vay hoặc gửi Ngân hàng. - Kế toán vật tư, bán thành phẩm, thống kê sản lượng . - Kế toán tại cơ sở 2: 2 người. Cơ cấu bộ máy kế toán ở Nhà máy được biểu hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Tổ chức bộ máy kế toán ở Nhà máy thiết bị Bưu Điện. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Ktoán thu chi, TSCĐ, BHXH K. toán thành phẩm và tiêu thụ K. toán thợp, BTP cơ sở 2 Ktoán ttoán với ngân hàng Ktoán vật tư, lương cơ sở 2 K.toán BTP, thống kê, lương Ktoán tạm ứng, thợp vtư, lương Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ thông tin 2. Hình thức tổ chức công tác kế toán: Nhà máy thiết bị Bưu Điện tổ chức kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo Nhà máy. Theo hình thức tổ chức này, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán của Nhà máy, ở các bộ phận đơn vị trực thuộc hoặc tại các chi nhánh bán hàng của nhà máy cũng có bộ phận kế toán riêng có nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, lên báo cáo quyết toán sau đó gửi về phòng kế toán của Nhà máy. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ hợp nhất báo cáo quyết toán toàn nhà máy. a. Hệ thống tài khoản Nhà máy sử dụng: Sau khi thực hiện sử dụng hệ thống kế toán mới, Nhà máy đã sử dụng hầu hết các tài khoản, cụ thể gồm: - Loại I ( Tài sản lưu động): TK 111, 112, 131, 133, 136, 138, 139, 141, 152, 153, 154, 155, 157, 159, 161 (chi tiền đề tài). - Loại II ( TSCĐ): TK 211, 214, 241, 242. - Loại III ( Nợ phải trả): TK 311, 331, 315, 333, 335, 336, 338, 341, 342. - Loại IV(Nguồn vốn chủ sở hữu): TK 411, 412, 413, 414, 421,431,441, 461(nguồn kinh phí đề tài được cấp). - Loại V ( Doanh thu) TK 511, 512, 515, 521, 531. - Loại VI (Chi phí sản xuất kinh doanh): TK 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642. - Loại VII ( Thu nhập hoạt động khác): TK 711 - Loại VIII ( Chi phí hoạt động khác): TK 811 - Loại IX ( Xác định kết quả kinh doanh): TK 911 TK 007- “ Ngoại tệ các loại” là tài khoản ngoài bảng. Ngoài ra, do nhà máy là một doanh nghiệp hoạt động với quy mô lớn, có 3 trung tâm đặt tại 3 miền ( Hà nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng), nên để tiện theo dõi các khoản phải thu nội bộ, tài khoản 136 được chi tiết theo từng trung tâm: TK 136.1 – Phải thu nội bộ trung tâm 1. ( Hà Nội). TK 136.2 – Phải thu nội bộ trung tâm 2. (Đà Nẵng). TK 136.3 – Phải thu nội bộ trung tâm 3. ( TP HCM). * Báo cáo Nhà máy sử dụng là cả 4 báo cáo do Bộ Tài chính quy định: - Mẫu số B01 – DN: Bảng cân đối kế toán. - Mẫu số B02 – DN: Báo cáo kết quả kinh doanh. - Mẫu số B03 – DN: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. - Mẫu số B09 – DN: Thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính doanh nghiệp được lập trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán nhằm cung cấp các chỉ tiêu tổng hợp nhất về tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. b. Tổ chức chứng từ. Xuất phát từ nhu cầu sản xuất kinh doanh tại nhà máy, công tác tổ chức kế toán được áp dụng ở đây chủ yếu là phân tán. Như đã trình bày ở trên, quy mô hoạt động của nhà máy lớn, để thuận tiện cho việc the dõi, hạch toán thì tại mỗi trung tâm có tổ chức hạch toán độc lập. Vào cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý các cơ sở đó phải đối chiếu số liệu sổ sách với cơ sở chính (61 – Trần Phú), kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp số liệu và xác định kết quả lỗ lãi của hoạt động sản xuất kinh doanh cho toàn bộ Nhà máy. c. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Do nguyên vật liệu của Nhà máy rất nhiều loại, sản phẩm làm ra rất đa dạng, phong phú, nên để hạch toán hàng tồn kho nhà máy áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Việc áp dụng phương pháp này giúp cho kế toán nguyên vật liệu có thể the dõi chính xác về cả số lượng lẫn giá trị vật liệu xuất kho được phân bổ cụ thể, thuận lợi. Tuy nhiên, phương pháp này không tránh khỏi nhược điểm là mất nhiều thời gian, công sức trong hạch toán, lưu chuyển và đối chiếu sổ sách giữa các bộ phận. d. Hệ thống tổ chức sổ kế toán. Nhà máy thiết bị Bưu Điện đã áp dụng hệ thống kế toán với hình thức Nhật ký chung từ 1-1-1995 đến năm 1997 nhưng từ năm 1998 thì lại chuyển đổi theo hình thức Nhật ký chứng từ. Do Nhà máy có qui mô lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên việc sử dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ là hợp lý, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Qua thời gian sử dụng hệ thống kế toán mới đã chứng tỏ được tác dụng của mình qua việc thỏa mãn được yêu cầu quản lý kinh doanh theo cơ chế thị trường, đơn giản, dễ hiểu, minh bạch, công minh, dễ kiểm tra tạo điều kiện dễ dàng cho việc chuyên môn hoá. Hệ thống sổ kế toán của Nhà máy cho thông tin trên báo cáo đảm bảo độ tin cậy. Hình thức và các chỉ tiêu trên báo cáo đúng theo chế độ kế toán quy định. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ chưa thực sự thống nhất ( còn sử dụng một số sổ theo hình thức Nhật ký chung). Hình thức sổ kế toán mới từ khi được áp dụng đến nay phòng kế toán có một hệ thống sổ sách kế toán chặt chẽ và liên quan với nhau, có hệ thống từ sổ chi tiết đến sổ tổng hợp rõ ràng, mạch lạc, đảm bảo nguyên tắc chung của hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc được ghi vào sổ nhật ký chuyên dùng (nhật ký tiền mặt, nhật ký tiền gửi, nhật ký tạm ứng, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng…) đồng thời ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng (quí) trên cơ sở số liệu đã ghi trên nhật ký chuyên dùng hay nhật ký đặc biệt lập bảng kê, bảng phân bổ để vào nhật ký chứng từ, vào sổ cái và báo cáo kế toán theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời từ sổ thẻ kế toán chi tiết vào bảng Nhật ký chứng từ và lên bảng tổng hợp chi tiết, và vào báo cáo kế toán. Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ kế toán CHứNG Từ GốC Bảng phân bổ Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Nhật ký quỹ Nhật ký chứng từ BảNG TổNG HợP CHI TIếT Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú : Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng, quý. Quan hệ đối chiếu. Hệ thống sổ kế toán của Nhà máy gồm có: - Sổ Nhật ký đặc biệt - Sổ, thẻ kế toán chi tiết để nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý cụ thể đối với từng loại tài sản, từng loại nghiệp vụ như vật tư, thiết bị, tài sản cố định, phải thu, phải trả khách hàng… - Sổ cái các tài khoản. - Ngoài ra có các bảng kê, bảng phân bổ, bảng theo dõi công nợ… Trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, Sổ kế toán liên quan đến kế toán nguyên, vật liệu gồm có: Sổ chi tiết TK 152, 621, 627, 641, 642, 331... ; sổ cái TK 152, 621, 627.... và các Nhật ký chứng từ, các bảng kê. II. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị bưu điện- Hà nội. 1. Đặc điểm về nguyên vật liệu và công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy. Nguyên vật liệu chủ yếu của Nhà máy là các loại nhựa để sản xuất vỏ điện thoại, các loại thép, Inox để sản xuất các sản phẩm, linh kiện khác phục vụ cho việc sản xuất các sản phẩm của ngành Bưu chính như: thùng thư, tủ hộp đầu dây... Ngoài các vật liệu trên, Nhà máy còn sử dụng một số vật liệu có tính chất kỹ thuật cao của ngành bưu chính viễn thông như: cân điện tử... vật liệu này hầu như đều nhập từ nước ngoài. Do những đặc điểm như trên về quy mô sản xuất nên yếu tố đầu vào ( ở đây là vật liệu) cũng ngày càng đa dạng và phong phú hơn cả về số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại. Việc đáp ứng đầy đủ và kịp thời vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất của nhà máy hiện nay không chỉ đơn thuần là việc nhập từ các nhà cung cấp trong nước mà cả với nước ngoài để đáp ứng tính kỹ thuật cao cho sản phẩm. Bên cạnh đó, Nhà máy còn tổ chức bộ máy tiếp nhận vật tư nhanh chóng, chính xác cả về số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật quy định tạo điều kiện cho việc hoàn thành kế hoạch, nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, làm giảm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm. Để thuận tiện cho việc quản lý, nhà máy đã sử dụng 6 kho dự trữ vật liệu. Trong công tác hạch toán, mỗi loại vật liệu được phản ánh trên một tài khoản riêng. Nhà máy thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục nhập, xuất và luân chuyển chứng từ. Tuy nhiên kế toán vật liệu chưa sử dụng “Sổ danh điểm vật tư” nên việc theo dõi sự biến động của vật tư gặp khó khăn và phức tạp hơn. 2. Phân loại và nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu ở nhà máy: a. Phân loại NVL. Với quy mô sản xuất được mở rộng cả về chiều rộng và chiều sâu, hiện nay nguyên vật liệu được sử dụng trong nhà máy gồm có gần 2.000 loại khác nhau, với đặc điểm, quy cách, chủng loại khác nhau. Để quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ, thuận tiện cho việc theo dõi cả về số lượng và giá trị, nhà máy tiến hành phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh như sau: + Vật liệu chính: bao gồm sắt, thép, nhựa (để sản xuất vỏ tủ đấu dây, hộp đấu dây, phiến đấu dây), các linh kiện điện tử như tụ điện, đèn bán dẫn, điốt, IC (để lắp ráp điện thoại)… + Vật liệu phụ: hoá chất, băng dính, keo dán ( là những vật liệu phụ kèm theo việc sản xuất nhiều sản phẩm), các dụng cụ bảo hộ lao động như quần áo, giầy dép... + Nhiên liệu phục vụ cho quản lý và sản xuất như: xăng, dầu, silicon… + Phụ tùng thay thế các loại: là những chi tiết của các loại máy khoan, máy mài như mũi khoan, taro, đá mài… để tạo khuôn mẫu. +Vật liệu khác: giấy viết, bút bi… (phục vụ quản lý sản xuất và quản lý DN). b. Tình hình tổ chức quản lý vật liệu. Để quản lý nguyên vật liệu nhà máy đã có một hệ thống kho tàng tương đối hoàn thiện bao gồm 6 kho: - Kho tạp phẩm: là kho bảo quản và dự trữ NVL như các loại nhựa, các loại vật liệu phục vụ cho quản lý… - Kho dụng cụ: gồm có các phụ tùng thay thế, các linh kiện điện tử, dụng cụ bảo hộ lao động… - Kho kim khí: gồm thép, tôn, sắt làm vỏ tủ… - Kho Thượng Đình (tại cơ sở 2): bao gồm tất cả các loại vật tư như tại cơ sở 1. - Kho ống nhựa PVC (tại cơ sở 2): bao gồm vật liệu phục vụ cho việc sản xuất ống nhựa như các loại bột nhựa, hoá chất… - Kho Lim (tại Bắc Ninh): cũng bao gồm vật liệu để phục vụ sản xuất tại Lim. c. Nguyên tắc đánh giá và phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Do nguyên vật liệu của nhà máy rất nhiều loại như trên, sản phẩm làm ra rất đa dạng, phong phú, để hạch toán hàng tồn kho nhà máy áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Khi tính giá vật tư, kế toán cũng cần tuân thủ theo nguyên tắc giá vốn thực tế khi hạch toán vật tư. Tuy nhiên, do nhà máy có nhiều chủng loại vật liệu, sự biến động xảy ra thường xuyên nên kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi chép sự biến động hàng ngày của vật liệu. Và khi tính giá thực tế vật liệu xuất kho và tồn kho kế toán vật liệu sử dụng phương pháp hệ số giá. d. Nhiệm vụ kế toán NVL. Tại nhà máy TBBĐ hiện nay có 6 kho vật liệu, 3 kho tại trung tâm nhà máy, 2 kho tại cơ sở 2 Thanh Xuân, 1 kho tại cơ sở Lim – Bắc Ninh. Mỗi nơi đều có kế toán nguyên vật liệu riêng có nhiệm vụ tập hợp số lượng vật liệu nhập, xuất trong kỳ hạch toán vào thẻ kho, sau đó tiến hành tính toán, phân bổ, lập sổ chi tiết từng kho, đối ứng với các tài khoản, tổng hợp nguyên vật liệu trong kỳ. Đối với kế toán tại 2 cơ sở của nhà máy, sau khi tổng hợp số liệu trong kỳ sẽ gửi về cho kế toán trung tâm nhà máy tập hợp toàn bộ số liệu làm cơ sở cho kế toán tổng hợp lên sổ cái TK152. 3. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện: * Tài khoản sử dụng: Kế toán nhà máy sử dụng các tài khoản sau để hạch toán biến động của nguyên vật liệu tại nhà máy: - TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”. - Các tài khoản thanh toán như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331... - Các tài khoản liên quan khác như: TK 621, TK 627, TK 641, TK 642.... Do đặc thù về phương thức thu mua vật liệu nên nhà máy không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”. * Nguồn nhập nguyên vật liệu. - Đối với nguồn nhập trong nước: Nguyên vật liệu tại nhà máy chủ yếu nhập từ trong nước. Những nguyên vật liệu thường xuyên mua hoặc mua với số lượng lớn nhà máy nhập của các đơn vị cung ứng vật tư nhà nước, các công ty tư nhân, công ty TNHH như: bao bì (nhập của công ty bao bì xuất khẩu Thăng Long, cơ sở sản xuất Đức Thành), nhựa (nhập của công ty cổ phần hoá chất nhựa), bulông êcu (nhập của HTX cơ khí Long Hải) … Thường vật liệu được giao tận kho nhà máy. Trường hợp nguyên vật liệu phát sinh trong quá trình sản xuất do có yêu cầu của phân xưởng, những nguyên vật liệu có nhiều nguồn nhập khác nhau hoặc vật liệu phục vụ cho quản lý như xăng, dầu, giấy viết, bút bi… cán bộ vật tư sẽ mua trực tiếp ngoài thị trường. - Đối với nguồn nhập từ nước ngoài: Bên cạnh vật liệu nhập trong nước nhà máy còn tự khai thác ở thị trường nước ngoài. Nguyên vật liệu nhập từ nước ngoài chủ yếu là những vật liệu trong nước khan hiếm hoặc đòi hỏi phải có linh kiện của nước ngoài như các linh kiện điện tử (nhập của hãng Siemen, Krone Đức), nhựa PP, ABS (nhập của hãng UBE, Clariant Singapo)… - Ngoài ra nguyên vật liệu nhập kho còn từ sản xuất chủ yếu là nhập thu hồi như sắt, tôn phế liệu… * Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Theo chế độ kế toán qui định, tất cả vật liệu mua về đều phải tiến hành kiểm tra và nhập kho.Nguyên vật liệu nhập kho tại nhà máy chủ yếu là do mua ngoài nên để đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như đảm bảo tính liên tục của sản xuất, trước khi nhập kho nguyên vật liệu, Nhà máy tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng và lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Nếu vật liệu đạt yêu cầu, thủ kho ghi vào “ Thẻ kho”, sau đó chuyển chứng từ (hoá đơn) của người bán cho cán bộ phòng vật tư viết phiếu nhập kho.. Phiếu nhập kho được làm thành 4 liên: 1 liên lưu tại phòng vật tư, 1 liên thủ kho giữ vào thẻ kho, 1 liên chuyển cho kế toán vật tư, 1 liên giao cho khách hàng để thanh toán. Căn cứ vào hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán lẻ phiếu nhập kho được lập theo từng cột tương ứng, giá bán ghi trên hoá đơn là giá vật liệu nhập kho cộng (+) với các loại chi phí khác như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ mà theo thỏa thuận trong hợp đồng nhà máy phải chịu. Nếu đơn vị bán hàng cho nhà máy tính thuế theo phương pháp trực tiếp thì khi có hoá đơn GTGT nhà máy được khấu trừ 3% thuế (theo Nghị định số 78/1999/NĐ-CP của Chính phủ ngày 20/08/1999). Căn cứ vào phiếu nhập kho do thủ kho đưa lên, kế toán vào “Sổ chi tiết nhập vật liệu” (Biểu số 1). Biểu số 1 Sổ chi tiết nhập vật liệu Tháng 07 năm 2003 Chứng từ Diễn giải ĐVT S.lượng ĐGiá Thành tiền Người bán TKĐƯ Số Ngày ..... ...... ......... ..... ...... ........ ............ .............. ..... 253 25/7 Thiếc hàn dây Kg 61 95.000 5.795.000 Sinh- Chợ Hàng Bè 141 ..... ..... ........ ........ ....... ....... .... Cộng cuối quý III/2003 ..... ...... ....... ...... ........ .... Trong tháng 07/2003 căn cứ vào hoá đơn số 097 có phiếu nhập kho số 253 như sau: Biểu số 2 Tổng công ty BC-VT Việt nam Nhà máy thiết bị Bưu điện Phiếu nhập kho Số: 253 Ngày 25 tháng 07 năm 2003 Nhập của :Cửa hàng Sinh- Chợ Hàng Bè. Theo chứng từ :Hoá đơn số 097 . Ngày 25/7/2003 Nhập tại kho : Kim khí Trần Phú TTT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Thiếc hàn dây NTT Kg 61 61 95000 5.795.000 Cộng: 5.795.000 Tổng: 5.795.000 Bằng chữ: Năm triệu bảy trăm chín năm nghìn đồng. Phụ trách vật tư Người giao Thủ kho Người lập phiếu (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký, họ tên) * Thủ tục xuất kho vật liệu: Hiện tại nhà máy có 14 phân xưởng, mỗi phân xưởng có nhu cầu về mỗi thứ vật liệu lại khác nhau nên đặc điểm nguyên vật liệu ở nhà máy đã đa dạng lại càng phức tạp hơn với kế toán thực hiện việc hạch toán xuất kho vật liệu.Tại nhà máy khi xuất kho vật liệu sử dụng các chứng từ chủ yếu sau: +/ Phiếu xuất kho. +/ Phiếu xuất kho theo hạn mức ( nếu có ). +/ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. +/ Hoá đơn GTGT . Hàng ngày, căn cứ vào kế hoạch và định mức tiêu hao vật tư, cán bộ vật tư viết phiếu xuất kho cho các phân xưởng theo đúng kế hoạch, sau đó chuyển chứng từ xuất hợp lệ cho thủ kho và thủ kho sẽ cấp vật liệu cho các phân xưởng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên lưu tại phòng vật tư, 1 liên giao cho thủ kho, 1 liên giao cho kế toán vật tư làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp xuất kho vật liệu luân chuyển nội bộ giữa các kho trong nhà máy, cán bộ phòng vật tư sẽ viết “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”, thủ kho căn cứ vào liên 3 – dùng thanh toán nội bộ (liên xanh) xuất vật tư. Trường hợp xuất bán nguyên vật liệu, phế liệu: với một số loại nguyên vật liệu không còn sử dụng được hoặc kém phẩm chất như sắt phế liệu, giấy vụn… nhà máy có thể bán ra ngoài. Người mua phải làm đơn xin mua trình Giám đốc hoặc phó giám đốc ký duyệt, phòng kế toán viết hoá đơn GTGT hoặc phiếu thu. Căn cứ vào hoá đơn, phiếu thu thủ kho xuất vật liệu. Hoá đơn GTGT được viết thành 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu lại phòng vật tư, 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. Trong tháng 07/2003 phát sinh nghiệp vụ xuất vật liệu dùng vào sản xuất như sau: Biểu số 4 Tổng công ty BC-VT Việt nam Nhà máy thiết bị Bưu điện Phiếu xuất kho Số:251 Ngày 26 tháng 7 năm 2003 Họ tên người nhận hàng: Phân xưởng 7 Lý do xuất : Xuất cho sản xuất sản phẩm Xuất tại kho : Kim khí STT Tên hàng, quy cách Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành