Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại chi nhánh công ty cổ phần lắp máy INCO 6

kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của các loại vật tư trên các tài khoản và sổ kế toán khi có các chứng từ nhập xuất vật liệu. Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho. + Phương pháp tính thuế GTGT. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và thực hiện việc nộp thuế đầy đủ theo đúng quy định của Nhà Nước. + Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định được trình bày theo nguyên giá và hao mòn luỹ kế. Nguyên giá của TSCĐ là giá thực tế của TSCĐ khi đưa vào sử dụng tại doanh nghiệp. Trích khấu hao TSCĐ: + Nhà xưởng, vật kiến trúc: 05 - 50 năm + Máy móc thiết bị: 05 - 15 năm + Thiết bị dụng cụ quản lý: 03 - 10 năm * Phương pháp tính giá xuất của vật tư: Theo chuẩn mực kế toán, phương pháp xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho bao gồm: - Phương pháp tính theo giá trị đích danh - Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp nhập trước, xuất trước - Phương pháp nhập sau, xuất trước Ngoài ra doanh nghiệp còn sử dụng tính theo đơn giá tồn đầu kỳ. Phương pháp này tính vốn trị giá thực tế xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật tư xuất kho và đơn giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ. Trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho = Số lượng vật tư xuất kho x Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ 1.5.1- Đặc điểm vận dụng chứng từ kế toán Chế độ chứng từ kế toán: Thực hiện theo đúng quy định của luật kế toán và nghị định số 129/2004/NĐ - CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ. Danh mục các văn bản hướng dẫn sửa đổi, bổ xung chế độ kế toán doanh nghiệp từ 01/11/1995 quý II/2005. Có 5 loại chứng từ kế toán: Chứng từ tiền mặt. Chứng từ Vật tư. Chứng từ lao động tiền lương. Chứng từ tài sản cố định. Chứng từ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Doanh nghiệp đã lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán chủ yếu như: Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ tiền mặt. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho. 1.5.2- Đặc điểm vận dụng tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản áp dụng: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15//2006/QĐ -BTC ngày 20/3/2006 cuả Bộ trưởng bộ tài chính. Doanh nghiệp áp dụng hầu hết các tài khoản cấp 1 trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp (Từ tài khoản loại 1 đến tài khoản loại 9). Trừ một số tài khoản cấp 1 doanh nghiệp không sử dụng như: TK 158, TK 461. TK 158 - Hàng hoá kho bảo thuế: Sử dụng ở doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp: Dùng cho các tập đoàn cơ quan liên hiệp,... TK cấp 2 như ngoại tệ doanh nghiệp không sử dụng vì doanh nghiệp sử dụng đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Sử dụng đặc thù ở đơn vị là một số tài khoản dùng cho doanh nghiệp xây lắp như: TK 337 - thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng. TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công. 1.5.3- Đặc điểm vận dụng sổ sách kế toán : Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Ghi hàng ngày Báo cáo tài chinh Ghi cuối tháng Đối chiếu, K.tra *Sổ kế toán tổng hợp: Chứng từ ghi sổ mở theo chứng từ gốc. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ dùng phản ánh các chứng từ ghi sổ đã lập trong kỳ để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. - Sổ cái: mối một tài khoản được mở một sổ cái. Cơ sở ghi sổ cái là các chứng từ ghi sổ đã được ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Cuối tháng cộng sổ cái các tài khoản kế toán ghi vào bảng cân đối số phát sinh. 1.5.4- Đặc điểm vận dụng báo cáo kế toán : Báo cáo tài chính của công ty đơn vị tính là đồng việt nam, lập theo hướng dẫn của " Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp Việt Nam" ban hành theo quyết định số 15//2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính và chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành. Căn cứ vào số liệu của các sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ để lập bảng cân đối số phát sinh, tổng số phát sinh nợ phải bằng tổng số phát sinh có. Báo cáo kế toán gồm có: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. thuyết minh báo cáo tài chính.. Báo cáo quản trị gồm có: Báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt. Báo cáo quyết toán tiền lương. Báo cáo tăng, giảm tài sản cố dịnh. PHẦN II:THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY INCO 6 2.1 - Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại công ty. Chi nhánh công ty cổ phần lắp máy INCO6 là đơn vị xây dựng cơ bản, sản phẩm là các cơ sở hạ tầng có quy mô vừa và nhỏ. Vì vậy mà NVL sử dụng trong công ty nói chung rất đa dạng, phong phú.Mỗi loại mang một đặc thù riêng. Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác được sử dụng ngay không qua chế biến như các loại cát, sỏi, đá... những loại vật liệu có giá trị cao như sắt, thép, xi măng... đòi hỏi phải bảo quản tốt, để nơi thoáng mát, tránh ẩm ướt. Chúng tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị công trình. Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn khoảng 60 - 70% trong toàn bộ chi phí và trong giá thành. Vì thế chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lượng hay giá thành vật liệu cũng làm ảnh hưởng giá thành sản phẩm xây lắp. Mặt khác do sản phẩm của Công ty là các công trình xây dựng phục vụ trực tiếp cho xã hội mang tính lâu dài, đòi hỏi phải có chất lượng cao đảm bảo kỹ thuật. Do vậy NVL để thi công công trình phải được lựa chọn, bảo quản và sử dụng có hiệu quả, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về số lượng, chất lượng. Đây là một yêu cầu quản lý cấp thiết đặt ra cho công ty. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL trong quá trình thi công xây lắp là một yêu cầu không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp xây lắp nào. Vì vậy các doanh nghiệp xây lắp cần thiết phải tổ chức quản lý và hạch toán một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu trừ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Quản lý tốt các khâu trên là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để thuận lợi trong công tác quản lý và hạch toán NVL, trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm của NVL phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của NVL. - Trong khâu thu mua: Cần quản lý về số lượng, chủng loại quy cách, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua cũng như kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch thi công, xây dựng công trình. Trong doanh nghiệp vật liệu luôn được dự trữ ở một mức độ nhất định, hợp lý nhằm đảm bảo cho quá trình thi công được liên tục.Do vậy, các doanh nghiệp phải xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại NVL nào đó gây tra tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn và tiến độ thi công các công trình. Định mức tồn kho còn là cơ sở để xác định kế hoạch thu mua NVL và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. - Để bảo quản tốt NVL dự trữ, giảm thiếu hư hao, mất mát các doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện chức năng tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập - xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và tính toán vật tư. - Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng tiết kiệm hợp lý nếu cơ sở định mức dự toán chi phí vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu, hạn chế các hao hụt mất mát trong thi công. 2.2- Phân loại và tính giá NVL tại công ty. 2.2.1- Phân loại NVL tại công ty. Để có thể tiến hành xây dựng, thi công sửa chữa các sản phẩm xây dựng cơ bản, công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu, bao gồm nhiều loại vật liệu. Điều đó đòi hỏi việc quản lý phải chặt chẽ và hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết với từng loại, từng thứ cũng như sự tiện lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành công trình. Xuất phát từ yêu cầu đó tại Chi nhánh Công ty cổ phần lắp máy INCO6 đã phân loại NVL thành: - NVL chính: là đối tượng lao động chủ yếu để thi công xây dựng công trình, gồm có: Sắt, thép, xi măng, cát, sỏi, ... trong đó mỗi một NVL chính lại bao gồm các loại khác nhau. - Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng làm tăng chất lượng công trình hoặc hoàn thiện công trình như: que hàn, oxy, dây thép buộc, đinh... và những vật liệu khác cần cho quá trình thi công. - Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công, xây dựng công trình như xăng, dầu, ga,... cho các loại xe và máy thi công. - Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị phương tiện vận tải như xăm lốp ôtô, bu lông, vòng bi, mũi khoan, cáp, xéc măng... - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng (ngoài các vật liệu trên) của công ty hoặc phế liệu thu hồi. Ở công ty còn có loại vật tư luân chuyển như ván khuôn, đà giáo, cọc ván thép .... những loại vật tư này được sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều công trình. Đối với vật tư luân chuyển, các đội phải có trách nhiệm bảo quản sử dụng và nhập lại công ty 100%. Nếu làm mất mát, hư hỏng, công ty sẽ trừ vào kinh phí đã đầu tư. 2.2.2- Tính giá NVL tại công ty. 2.2.2.1- Tính giá thực tế nhập kho NVL. Nguồn cung cấp NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài. Ngoài ra còn có một số NVL công ty tự gia công. Tất cả các loại NVL dù khối lượng nhiều hay ít đều phải làm thủ tục nhập kho. * Đối với vật liệu mua ngoài: Trị giá vốn thực tế VL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn (Chưa có thuế) + Chi phí thu mua (vậnchuyển, bốc dỡ ...) - các khoản giảm trừ (Nếu có) Công ty thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vì vậy giá mua ở đây là giá mua chưa có thuế GTGT. VD: Theo HĐGTGT số 0041312 ngày 21/8/2007 mua thép f25 của Công ty cổ phần thương mại Thái Hưng. - Số lượng: 7,027 kg; Đơn giá: 7.820 đồng/kg (Thuế suất thuế GTGT: 5%) - Chi phí vận chuyển thuê ngoài: 450.000 đồng. Trị giá vốn thực tế thép f25 được tính như sau: - Giá mua chưa có thuế: 7,02 x 7.820 = 54.951.140 đồng. - Thuế GTGT: 54.951.140 x 5% = 2.747.557 đồng. Giá thanh toán = 54.951.140 + 2.747.557 = 57.698.697 đồng. Giá thực tế nhập kho = 57.698.697 + 450.000 = 58.148.697 đồng. * Đối với vật liệu tự gia công: Trị giá vốn thực tế của VL nhập kho tự gia công = Giá VL xuất kho để gia công + Các chi phí tiền lương BHXH, khấu hao TS cho bộ phận gia công + Chi phí khác có liên quan (Chính là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công ) VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 11 ngày 9/8/2007, xuất thép f32 cho đội 1 (Ông Trường) để gia công lan can thép với số lượng là 6.035 kg, đơn giá:8.650 đ/kg. Tổng số tiền 52.202.750 đồng Chi phí điện hàn để gia công: 170.000đồng. Chi phí tiền lương cho công nhân là: 3.250.000đồng. Giá lan can thép Nkho = 52.202.750 + 170.000 + 3.250.000 = 55.622.750đ 2.2.2.2- Tính giá thực tế xuất kho của NVL: Xuất phát từ đặc điểm của công ty là công ty xây lắp, vật liệu sau khi hoàn tất thủ tục nhập kho thường là xuất thẳng tới nơi thi công công trình. Do vậy kế toán đã sử dụng phương pháp đích danh để tính trị giá vốn thực tế của VL xuất kho. Tức là khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế của VL xuất kho. 2.3- Thủ tục, chứng từ nhập xuất NVL tại công ty. 2.3.1- Thủ tục nhập kho vật liệu Khi nhận được dự án, hợp đồng thi công xây lắp, căn cứ vào các thông số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật từ đó phòng kỹ thuật dự trữ khối lượng vật tư tiêu hao và chuyển cho phòng vật tư. Sau đó, phòng vật tư lên kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ công trình. Có hai hình thức thu mua là thu mua trực tiếp và thu mua gián tiếp. Theo hình thức thu mua trực tiếp: Cán bộ phòng vật tư trực tiếp xuống các đơn vị, tổ chức kinh tế nơi có nguồn vật liệu phù hợp với các đặc điểm thi công công trình để ký kết các hợp đồng mua vật liệu. Cán bộ phòng vật tư có trách nhiệm vận chuyển , bảo quản vật liệu về kho an toàn với chi phí vận chuyển đó công ty chịu. Sau đó làm thủ tục nhập kho, hình thức này thường áp dụng với các vật tư có khối lượng không lớn như các loại phụ tùng thay thế. Theo hình thức thu mua gián tiếp: Công ty ký hợp đồng kinh tế với đơn vị cung cấp. Trong hợp đồng phải thoả thuận về loại vật liệu, kích thước, mẫu mã số lượng, phương thức thanh toán, giá cả, địa điểm giao nhận. Căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng đơn vị bán sẽ chuyển giao vật liệu đến nơi quy định. Công ty phải chịu chi phí vận chuyển từ kho của người bán tới nơi giao NVL. Đây là hình thức mua chủ yếu đối với vật tư do đội tự mua bán với khối lượng lớn như cát, đá, sỏi, thép... Khi vật liệu về đến công ty, có một ban kiểm nghiệm kiểm tra số NVL đó về chất lượng, số lượng,chủng loại, quy cách, kết quả kiểm tra được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu số 2.3). Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, khi vật tư đã đủ các tiêu chuẩn thì phòng vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho (Biểu số 2.4). Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1 - lưu ở quyển, Liên 2 - thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, liên 3 - giao cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Trong trường hợp vật tư nhập tại chân công trình thì liên 2 được chuyển cho kế toán vật tư vì công ty không ghi thẻ kho đối với nhập xuất tại các công trình. Căn cứ để viết phiếu nhập kho của vật tư nhập tại kho công ty là các hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. Còn đối với phần vật tư do các đội tự mua, ngoài hoá đơn bán hàng, phòng vật tư còn phải căn cứ vào giấy nhận hàng đã có đầy đủ chữ ký của hai bên để làm thủ tục nhập kho. Hoá đơn của người bán và phiếu XK được gửi cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán. Biểu số 2.2: HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG EN/2004B Liên 2: Giao khách hàng 0041312 Ngày 21 tháng 8 năm 2007 Đơn vị bán hàng:Công ty cổ phần thương mại Thái Hưng. Địa chỉ: P. Gia Sàng - TP. Thái Nguyên. Số tài khoản: 710B. 12264 (Ngân hàng công thương Thái Nguyên) MST: 4600310787 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Bá Vinh Tên đơn vị: Chi nhánh Công ty cổ phần lắp máy INCO6 Địa chỉ: Số nhà 2841 Đại lộ hùng vương - Vân cơ - Việt trì - Phú thọ. Hình thức thanh toán: TM + CK MST: 0100906101008 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Thép f 6 kg 15.643 7.970 124.674.710 2 Thép f 12 kg 13.141 7.820 102.762.620 3 Thép f 25 kg 7.027 7.820 54.951.140 4 Thép f 28 kg 4.747 7.820 37.121.540 Cộng tiền hàng 319.510.000 Thuế Suất GTGT: 5%Tiền thuế GTGT 15.975.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 335.485.510 Số tiền viết bằng chữ: (Ba trăm ba năm triêu, bốn trăm tám lăm nghìn, năm trăm mười đồng). Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Sau khi nhận đươc hoá đơn của Công ty cổ phần thương mại Thái Hưng vật liệu được chuyên chở về kho của công ty. Trước khi nhập vật tư công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, sau khi kiểm tra vật tư đúng chất lượng, đủ số lương, chủng loại, quy cách thì cán bộ phòng vật tư làm thủ tục nhập kho cùng thủ kho. Biểu số: 2.3: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 21 tháng 8 năm 2007 Căn cứ vào hoá đơn số 0041312 ngày 21/8/2007 của Công ty CPTM Thái Hưng kiểm nghiệm của Chi nhánh công ty cổ phần lắp máy INCO 6 gồm: 1. Ông Nguyễn Bá Vinh: Đội trưởng 2. Ông Nguyễn Anh Tuấn: Cán bộ kỹ thuật 3. Ông Nguyễn Văn Tuấn: Thủ kho. Đã kiểm nghiệm số vật tư nhập kho do Ông Vinh mua về STT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng qui cách, phẩm chất Số lượng không đúng qui cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Thép f 6 kg 15.643 15.643 0 đủ 2 Thép f 12 kg 13.141 13.141 0 đủ 3 Thép f 25 kg 7.027 7.027 0 đủ 4 Thép f 28 kg 4.747 4.747 0 đủ Kết luận của ban kiểm nghiệm Ông Vinh mua về số thép f 6 là 15.643kg; f 12 là 13.141kg;f 25 là 7.027kg; f28 là 4.747kg do công ty CPTM Thái Hưng bán cho chi nhánh Công ty cổ phần lắp máy INCO 6 đủ tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát, thiếu hụt.Biên bản được lập thành hai bản. Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban kiểm nghiệm (Ký, họ tên) Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư và hoá đơn mua hàng kế toán làm thủ tục nhập sau: Biểu số 2.4: PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01- VT Ngày 21tháng 8 năm 2007 Theo QĐ: 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Nợ TK 152 số:15 Có TK 331 Họ, tên người giao hàng: Nguyễn tiến Ngọc Theo HĐ số 0041312 ngày 21/8/2007 của công ty CPTM Thái Hưng. Nhập tại kho: Công ty STT Tên,nhãn hiệu, phẩm chất, qui cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép f6 kg 15.643 15.643 7.970 124.674.710 2 Thép f12 kg 13.141 13.141 7.820 102.762.620 3 Thép f25 kg 7.027 7.027 7.820 54.951.140 4 Thép f 28 kg 4.747 4.747 7.820 37.121.540 Cộng 319.510.010 Cộng thành tiền (bằng chữ): (Ba trăm mười chín triệu năm trăm mười nghìn, không trăm mười đồng). Nhập ngày 21/8/2007 Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) 2.3.2- Thủ tục xuất kho. Khi có nhu cầu về NVL cho thicông, các đội phải làm phiếu đề nghị xuất kho, đội trưởng ký xác nhận. Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho vật tư và căn cứ vào biên bản giao khoán công trình hay hạng mục công trình, kế toán lập phiếu xuất kho có 3 liên: Liên 1 - Lưu; Liên 2 - Thủ kho nhận;Liên 3 - Do đội nhận vật tư giữ. Đội trưởng nhận phiếu xuất kho đem xuống kho để lĩnh NVL cho thi công Thủ tục xuất kho được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.5: Sơ đồ thủ tục xuất kho. Nhu cầu sản xuất Phòng vật tư lập phiếu xuất kho Đề nghị của đội trưởng Liên 1: Phòng vật tư giữ để theo dõi Liên 2: Phòng kế toán giữ để hạch toán Liên 3: Đội nhận vật tư giữ Biểu số 2.5: PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Họ tên người đề nghị: Ông Tân. Địa chỉ (bộ phận): Đội trưởng đội xây dựng số 3 đề nghị xuất vật tư là thép các loại để thi công công trình đường đây 220 KV việt trì - Sơn la. TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Thép f 6 kg 15.643 7.970 124.674.710 2 Thép f 12 kg 13.141 7.820 102.762.620 3 Thép f 25 kg 7.027 7.820 54.951.140 4 Thép f 28 kg 4.747 7.820 37.121.540 Ngày 30/8/2007 Giám đốc (ký, họ tên) Phòng vật tư (ký, họ tên) Người đề nghị (Ký, họ tên) Từ phiếu đề nghị xuất kho, phòng vật tư viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ NVL, hoặc chung cho nhiều loại NVL cùng loại, nhưng phải cùng kho và sử dụng cho cùng một công trình Biểu số 2.6: PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02- VT Ngày 28 tháng 8 năm 2007 QĐ: 1141 -TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Nợ: 136 số:22 Có: 152 Họ, tên người nhận hàng: Anh Tân Địa chỉ( Bộ phận): Đội XD số 3 Xuất tại kho: Công ty. Số TT Tên, nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép f 6 kg 15.643 15.643 7.970 124.674.710 2 Thép f 12 kg 13.141 13.141 7.820 102.762.620 3 Thép f 25 kg 7.027 7.027 6.603 46.399.281 4 Thép f 28 kg 4.747 4.747 7.820 37.121.540 Cộng 310.958.151 Cộng thành tiền (bằng chữ); (Ba trăm mười triệu, chín trăm năm mươi tám nghìn, một trăm năm mươi đồng chẵn) Xuất ngày, 28/8/2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho 2.4 Quy trình kế toán chi tiết NVL tại công ty. Để đáp ứng yêu cầu công tác quản lý NVL đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại, từng thứ NVL về số lượng, chất lương, quy cách và giá trị: Chi nhánh công ty cổ phần lắp máy INCO6 đã hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi sổ số dư. Trình tự hạch toán chi tiết NVL được tóm tắt qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.6: Bảng tổng hợp nhập NVL Bảng tổng hợp xuất NVL Thẻ kho Sổ chi tiết NVL Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê nhập NVL Bảng kê xuất NVL Bảng tổng hợp N- X -T (4) (4) (6) Sổ số dư (5) (5) Việc hạch toán chi tiết NVL tại công ty được tiến hành tuân theo quy trình sau: - Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập rồi giao cho thủ kho ghi chép, được mở cho từng loại, từng thứ NVL ở kho công ty, còn ở các đội không sử dụng thẻ kho. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ nhập - xuất NVL phát sinh, thủ kho ghi số lượng thực tế vào các phiếu nhập - xuất rồi căn cứ vào đó ghi thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột "Tồn" của thẻ kho. - Ở phòng kế toán: Định kỳ, kế toán NVL xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận phiếu nhập - xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Kế toán NVL kiểm tra và hoàn chỉnh việc phân loại phiếu nhập - xuất theo cách phân loại NVL, rồi căn cứ vào đó ghi vào sổ chi tiết NL - VL theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, kế toán thống kê các chứng từ nhập - xuất NVL. Bảng tổng hợp nhập - xuất NVL theo chỉ tiêu giá trị. Đồng thời, căn cứ vào dòng tổng cộng cuối tháng trên thẻ chi tiết từng loại NVL, kế toán ghi vào Bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn. Sau đó, căn cứ vào dòng tổng cộng thành tiền trên Bảng tổng hợp nhập vật tư, Bảng tổng hợp xuất vật tư để ghi vào sổ số dư. Sổ này không được theo dõi chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại NVL. Số liệu dòng tổng cộng: Số phát sinh nợ, số phát sinh có, số dư cuối tháng trên sổ được đối chiếu tương ứng với số liệu trên Bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn vào cuối tháng (theo chỉ tiêu thành tiền) Như vậy, phòng kế toán chỉ sử dụng: Thẻ chi tiết, Bảng kê nhập - xuất vật tư,sổ số dư,Bảng tổng hợp nhập xuất NVL, sổ chi tiết NVL và Bảng tổng hợp nhập -xuất - tồn chứ không sử dụng Bảng luỹ kế nhập, Bảng luỹ kế xuất NVL. Hơn nữa, sổ số dư không được mở cho từng loại NVL và chỉ có kế toán ghi chép, do đó gây khó khăn cho công việc kiểm tra số liệu ghi chép ở kho. Biểu số 2.7: THẺ KHO Ngày lập thẻ kho: 01/8/2007 Mẫu số: 06- VT Tờ số: 12 Ban hành theo QĐ Số1864/1998/QĐ/BTC Ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính Tên vật tư: Thép gai f 25 Đơn vị tính:Kg TT NT nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Tồn Số Ngày Nhập Xuất Tồn đầu tháng 4.648,2 1 21/8 PN15 Ông Nguyễn tiến ngọc nhập 7.027 11.675,2 2 27/8 PX22 Xuất cho đội số 3 thi công 7.027 4.648,2 3 28/8 PN43 Bà nguyễn thị khuyên nhập 17.025 21.673,2 4 28/8 PX50 Xuất cho đội số 3 thi công 4.414 17.259,2 .............................. Cộng tháng 8/2007 29.457 34.105,2 Thẻ chi tiết NVL 2.4.1- Phương pháp ghi chép các đội ở công trình. Tại các đội công trình thực hiện hạch toán đơn, không có TK đối ứng mà chỉ ghi chép để theo dõi sự biến động của NVL. Khi nhận vật liệu giao từ kho công ty, người nhận kiểm tra số lượng, chất lượng, ký tên vào phiếu và giữ phiếu làm chứng từ thanh toán. Kế toán đội xây dựng tập hợp các phiếu xuất này ghi vào bảng nhập vật tư trong tháng. Trong trường hợp các đội tự mua vật tư thì đội trưởng hay đội phó ký nhận thay thủ kho. Các chứng từ liên quan như hoá đơn bán hàng, các hoá đơn cước phí vận chuyển được nộp lên cho phòng kế toán. Khi xuất vật liệu cho công trình, kế toán đội ghi vào bảng kê xuất vật tư cho công trình mình đảm nhiệm. Cuối tháng, kế toán đội tập hợp các chứng từ, bảng kê nhập, bảng kê xuất và căn cứ vào các bảng kê đó để lập bảng kê nhập - xuất - tồn. Sau đó chuyển lên phòng kế toán để hạch toán bù trừ nợ các đội. 2.5- Qui trình kế toán tổng hợp NVL tại công ty. NVL mà Chi nhánh công ty cổ phần lắp máy INCO6 sử dụng rất đa dạng, phong phú. Bởi vậy, để phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác từng lần nhập - xuất cho từng công trình, từng bộ phận sử dụng cụ thể; để theo dõi, phản ánh tình hình biến động của NVL một cách thường xuyên, Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán đã sử dụng Tk và sổ kế toán sau: *Tài khoản sử dụng: Tk 152 "NVL" trong đó: Tk1521"NVL chính"; Tk1522"Vật liệu phụ"; Tk1523"Nhiên liệu"; Tk1524"Phụ tùng thay thế"; Tk 1528"Vật liệu khác" và các Tk khác: - Tk 331" Phải trả cho người bán" (Mở chi tiết cho từng người bán) - Tk111" Tiền mặt" - Tk112"TGNH" - Tk 1331"Thuế GTGT được khấu trừ" -Tk 621(Mở chi tiết cho từng đội) *Các sổ được sử dụng: Sổ đăng ký chứng từ gh