Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị

hẩm tại kho do thủ kho thực hiện. Báo cáo tài chính và các báo cáo tổng hợp khác do mạng máy tính thực hiện dưới sự quản lý của kế toán viên. Các đối tượng kế toán như hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách kế toán đều đã được mã hóa để chương trình tự động tiến hành công tác kế toán. 1.5.6. Đặc điểm vận dụng hệ thống báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính của công ty được lập tuân thủ theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 20/03/2006 về chế độ báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính của công ty được lập theo quý, theo năm do phó phòng kế toán chịu trách nhiệm lập dưới sự giám sát chỉ đạo của Kế toán trưởng, bao gồm các báo cáo sau: Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN) Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN) Ngoài ra doanh nghiệp không sử dụng thêm các loại báo cáo tài chính khác. 2. Những vấn đề chung về hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị 2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị là một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh hàng công nghệ thực phẩm, sản phẩm chính của công ty là bánh kẹo. Vì vậy phần lớn nguyên vật liệu mà công ty sử dụng cũng là hàng thực phẩm như bột mỳ, đường, sữa, mạch nha, tinh dầu, muối, bơ... Hàng năm công ty sản xuất hơn 4000 tấn bánh kẹo các loại với hơn 200 mẫu mã sản phẩm khác nhau nên lượng nguyên vật liệu công ty sử dụng không chỉ rất lớn mà còn rất phong phú, đa dạng về chủng loại và quy cách. Nguyên vật liệu sử dụng tại công ty cũng mang đặc điểm chung của các loại nguyên vật liệu khác, đó là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật chất và chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Do đặc điểm của công ty là sản xuất và kinh doanh các loại bánh kẹo nên ngoài những đặc điểm chung đó, nguyên vật liệu công ty sử dụng đều thuộc hàng thực phẩm với thời gian sử dụng ngắn, yêu cầu bảo quản cao, phụ thuộc vào điều kiện môi trường và đặc biệt là mang tính chất thời vụ. Nguyên vật liệu của công ty đa phần là sản phẩm của ngành nông nghiệp nên hầu hết là mang tính thời vụ và chịu tác động của điều kiện tự nhiên môi trường. Có nghĩa là có những loại nguyên vật liệu chỉ có vào một số mùa nhất định trong năm; và nếu năm đó thiên nhiên không thuận hoà thì số lượng và chất lượng của những sản phẩm nông nghiệp sẽ giảm đi rất lớn. Do đó nguồn nguyên vật liệu của công ty có những biến động phức tạp, giá cả thay đổi khó lường đòi hỏi công ty phải xây dựng kế hoạch thu mua dự trữ nguyên vật liệu một cách kỹ càng, nhằm đảm bảo luôn có nguyên vật liệu tốt phục vụ cho việc sản xuất quanh năm. Trên đây là những nét chính về đặc điểm của nguyên vật liệu được sử dụng tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị. 2.2. Công tác quản lý nguyên vật liệu Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị được thực hiện ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. Khâu thu mua Kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng dựa trên kế hoạch sản xuất do Phòng kế hoạch vật tư lập, đồng thời dựa trên định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm. Do vậy hàng tháng, quý căn cứ vào khả năng sản xuất và khả năng tài chính mà công ty lên kế hoạch thu mua vật tư cho phù hợp. Nhờ vậy quá trình sản xuất luôn được đảm bảo liên tục, đều đặn. Nguyên vật liệu trước khi nhập đều được kiểm tra chặt chẽ về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách. Khâu bảo quản Do đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là khối lượng lớn, phong phú chủ yếu là hàng thực phẩm mau hỏng, khó bảo quản và đòi hỏi cao về chất lượng nên việc bảo quản nguyên vật liệu là vấn đề được công ty rất chú trọng. Công ty xây dựng hệ thống kho bảo quản tương đối đủ tiêu chuẩn, sạch sẽ, có đầy đủ phương tiện bảo quản, các phương tiện cân đong đo đếm cần thiết. Vật liệu trong kho được sắp xếp gọn gàng, mỗi loại được xếp riêng đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật về bảo quản, tạo điều kiện cho việc nhập, xuất, kiểm kê được thực hiện dễ dàng. Mỗi kho, ngoài thủ kho trực tiếp quản lý - là những thủ kho có phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc còn có các nhân viên bảo vệ trung thực và có trách nhiệm. Khâu sử dụng Trước hết nguyên vật liệu được đưa vào sử dụng cho sản xuất đều phải đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách. Để sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguyên vật liệu, công ty tiến hành xây dựng các định mức tiêu hao vật tư cho mỗi loại sản phẩm. Định mức vật tư sử dụng do Phòng kỹ thuật và Phòng kế hoạch vật tư kết hợp xây dựng, theo dõi dựa trên các thông số kỹ thuật và kinh nghiệm sản xuất lâu năm Khâu dự trữ Công ty xây dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho cho từng loại nguyên vật liệu. Các định mức này do Phòng kỹ thuật kết hợp với Phòng Kế hoạch vật tư thiết lập căn cứ vào đặc điểm nguyên vật liệu, nhu cầu sản xuất, tình hình biến động giá cả trên thị trường và khả năng tài chính của công ty. Điều này sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, không xẳy ra tình trạng thiếu nguyên liệu trong quá trình sản xuất hoặc thừa nguyên liệu dẫn đến hư hỏng lãng phí. Công tác dự trữ nguyên vật liệu càng được chú ý đối với những nguyên vật liệu mang tính thời vụ. 2.3 . Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của công ty có nhiều loại, mỗi loại lại có những đặc tính, vai trò công dụng khác nhau nên việc phân loại nguyên vật liệu là điều rất cần thiết. Công ty phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu. Theo cách này nguyên vật liệu của công ty được phân loại như sau: Nguyên vật liệu chính: đây chính là những cơ sở vật chất hình thành nên các sản phẩm mới, là những loại nguyên vật liệu chủ yếu để hình thành nên các sản phẩm bánh kẹo như bột mỳ, đường, sữa, bơ, tinh dầu, mạch nha, muối... Vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính nhăm nâng cao tính năng và chất lượng của các sản phẩm. Công ty sử dụng các loại vật liệu phụ như hương liệu, phẩm màu, chất chống ẩm, túi hộp đựng... với tác dụng làm thay đổi màu sắc, hương vị cho các sản phẩm bánh kẹo đồng thời giúp bảo quản sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm. Nhiên liệu: dầu Diezel, ga, xăng... cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như vận hành các lò nướng bánh, các dây chuyền sản xuất... Phụ tùng thay thế và sửa chữa: là những chi tiết phụ tùng máy móc mà công ty mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa các phương tiện máy móc như bi, dây curoa, phanh đĩa, phin dập khuôn... Phế liệu thu hồi: là những loại nguyên vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, chủ yếu là những nguyên vật liệu không đúng quy cách. 2.4. Tính giá nguyên vật liệu Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Tính giá nguyên vật liệu là công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị. Nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế. Nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi phí hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. 2.4.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu nhập kho của công ty hoàn toàn là từ nguồn mua ngoài. Giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho của công ty được tính theo công thức sau: Giá thực tế NVL mua ngoài Nhập kho = Giá mua chưa có thuế GTGT + Chi phí thu mua thực tế - Các khoản giảm trừ ( nếu có) Do công ty áp dụng phương pháp tính thuế là phương pháp khấu trừ nên giá mua là giá chưa có thuế GTGT. Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chyển, chi phí bốc dỡ, bến bãi... Các khoản giảm trừ bao gồm: giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại... Ví dụ minh hoạ Theo hoá đơn số 0005798 ngày 5/11/2006 (trang 29) Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị mua 20000 Kg bột mỳ của Công ty TNHH Trường Phát với giá 6159 đồng/Kg (chưa có thuế GTGT), theo hợp đồng kinh tế thì đơn giá đã bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ nên giá thực tế của bột mỳ nhập kho là: 20000 x 6159 = 123180000 đồng Nhận xét: Công ty áp dụng cách tính nguyên vật liệu nhập kho theo phương pháp như trên là hợp lý và cũng phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam với cách tính đơn giản và dễ áp dụng. Tuy nhiên hiện tại các nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu phát sinh tại công ty còn đơn giản chủ yếu là nguyên vật liệu mua ngoài trong nước, nếu phát sinh các nghiệp vụ phức tạp hơn thì kế toán cần phải có những thay đổi cho phù hợp. 2.4.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Công ty xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền mà cụ thể là bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, hàng ngày khi xuất kho nguyên vật liệu, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng, đến cuối tháng sau khi đã đầy đủ thông tin về tình hình tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ của từng loại nguyên vật liệu thì kế toán mới xác định được đơn giá bình quân và giá trị thực tế xuất kho của nguyên vật liệu đó Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Từ đơn giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ sau khi tính được vào cuối tháng, giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính: Giá thực tế NVL xuất dùng = Số lượng NVL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Ví dụ minh hoạ Cuối tháng 11/2006 sau khi tổng hợp nguyên vật liệu tồn đầu tháng 11/2006 và giá thức tế trong kỳ, căn cứ vào sổ kế toán chi tiết, tiến hành tính đơn giá nguyên vật liệu xuất kho trong tháng 11/2006 như sau: Bột mỳ - Tồn đầu tháng: Số lượng: 25450 Kg Trị giá : 169 286500 đồng - Tổng nhập trong tháng: Số lượng: 43000 Kg Trị giá : 245920800 đồng - Xuất ngày 9/11: Số lượng: 755 Kg Giá đơn vị Bình quân = 169286 500 + 245 920 800 = 6065,848 Đ/Kg 25 450 + 43 000 Giá thực tế xuất kho = 755 x 6065,848 = 45 797 15,289 đồng Nhận xét Việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ có ưu điểm là phương pháp này đã xác định và phản ánh tương đối chính xác giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng, đồng thời giúp cho doanh nghiệp giảm nhẹ được khối lượng công việc kế toán ghi chép hàng ngày. Tuy nhiên phương pháp này có nhược điểm là công việc tính toán đều dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán và giảm đi tính kịp thời của thông tin kế toán. 3. Vấn đề tổ chức chứng từ ban đầu tại công ty 3.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho Hiện nay hầu hết các loại nguyên vật liệu của công ty là công ty tự tổ chức tìm hàng và thu mua. Nguồn hàng hết sức đa dạng và phong phú, có thể từ công ty quốc doanh, hợp tác xã hoặc thị trường tự do theo giá thoả thuận. Phòng Kế hoạch vật tư của công ty có nhiệm vụ căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu tiến hành điều tra, thăm dò thị trường và tìm kiếm nhà cung cấp và ký kết hợp đồng kinh tế. Chứng từ chủ yếu của công ty về nhập kho gồm có: Hoá đơn giá trị gia tăng Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá Phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT do nhà cung cấp lập. Hoá đơn mà công ty nhận được là liên 2 - giao cho khách hàng (trang 29), trong đó phải ghi rõ các thông tin sau: tên, địa chỉ nhà cung cấp, tên địa chỉ người mua, hình thức thanh toán, tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng số tiền bằng số và bằng chữ. Hoá đơn GTGtT phải có đầy đủ chữ ký của 2 bên. Hoá đơn GTGT được coi là chứng từ gốc, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Khi nhận được hoá đơn, giấy báo nhận hàng, Phòng kế hoạch vật tư phải đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua về số lượng, giá trị thực tế của từng loại vật tư để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với từng chuyến hàng. Khi hàng về, công ty sẽ lập một ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra vật tư. Ban kiểm nghiệm bao gồm: đại diện kỹ thuật, người phụ trách vật liệu và thủ kho. Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Đây là căn cứ để xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật tư nhập kho và cũng là căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Sau khi kiểm nghiệm những vật tư đạt yêu cầu sẽ được nhập kho, với những vật tư không đạt yêu cầu công ty sẽ gửi biên bản này và các chứng từ liên quan khác tới nhà cung cấp để giải quyết. Trên cơ sở Hoá đơn GTGT, Giấy báo nhận hàng và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá công ty tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Sau đó Phòng kế toán, cụ thể là kế toán nguyên vật liệu sẽ viết Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho có thể được viết cho nhiều vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận, nhận cùng một kho hoặc có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu nếu cần thiết. Phiếu nhập kho ghi đầy đủ tên hàng, đơn vị tính, số lượng thực nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu ở phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán chi tiết Liên 2 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho Liên 3 giao cho Phòng kế hoạch vật tư giữ. Biểu số 01 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 05 tháng 11 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT-3L HS/2006B 0005798 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Trường Phát Địa chỉ: Bắc Giang: Số tài khoản: Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Vũ Hà Hạnh Tên đơn vị: Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị Địa chỉ: 122 Định Công – Hoàng Mai – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt.. MS 0102109239 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Bột mỳ Kg 20000 6159 123180000 2 Bột nở Kg 1500 4150 6225000 Cộng tiền hàng: 129405000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 12940500 Tổng cộng tiền thanh toán 142345500 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu năm trăm tám mươi chín nghìn ngàn đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Đã ký Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Đã ký Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đã ký Biểu số 02 CT CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ BM-KS.03.01-BBKN PHÒNG KỸ THUẬT BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Số: 19/1 (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 7 tháng 11 năm 2006 Căn cứ hoá đơn số 0005798 ngày 5 tháng 11 năm 2006 Của đơn vị: Trường Phát Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm và nghiệm thu các loại STT Tên nhãn hiệu hàng hoá Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Số lượng kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm Lượng đúng quy cách Lượng sai quy cách 1 Bột mỳ Kg 20000 20000 2 Bột nở Kg 1500 1500 Phòng Kỹ thuật Đại diện bên giao hàng Đã ký Đã ký Biểu số 03 Liên 1 ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: 122 Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Điện thoại: 04-8643362 Fax: 04-8642579 Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC) Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Số: 12 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 7 tháng 11 năm 2006 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Bá Dũng Cty: Trường Phát Theo BBKN số 19/1 ngày 7 tháng 11 năm 2006 của Phòng Kỹ thuật Nhập tại kho: Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị STT Tên, danh mục nguyên vật liệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Bột mỳ Kg 20000 2 Bột nở Kg 1500 3 4 5 6 7 8 Cộng: 21500 Tổng số tiền viết bằng chữ: Lưu ý: Hàng giao kèm theo hoá đơn hoặc ra hoá đơn trong tháng, không để hoá đơn sang tháng sau. Người lập phiếu (Ký, ghi rõ họ tên Người giao hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) 3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho Đối với nguyên vật liệu xuất kho tại công ty chủ yếu là nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh. Chứng từ xuất kho vật liệu tại công ty thường dùng là Giấy đề nghị cấp vật tư, Phiếu xuất kho. Căn cứ vào yêu cầu sản xuất, từng bộ phận sử dụng vật liệu, từng phân xưởng lập kế hoạch, ghi rõ tên, lượng vật liệu cần dùng vào Giấy đề nghị cấp vật tư. Giấy đề nghị vật tư này phải được ban giám đốc công ty xét duyệt nếu thấy nguyên vật liệu xin cấp dùng là hợp lý và tuân theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu đã xây dựng. Bộ phận sử dụng sẽ gửi Giấy đề nghị cấp vật tư tới phòng kế toán và đây là căn cứ để phòng kế toán tiến hành lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu tại phòng kế toán, làm căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết Liên 2 giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho Liên 3 giao cho Phòng kế hoạch vật tư Phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Biểu số 04 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ Kính gửi: BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẨN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Tên tôi là: Trần Thị Hà Bộ phận làm việc: Phân xưởng bánh kem xốp Kính đề nghị Ban Giám đốc duyệt cấp cho bộ phận chúng tôi một số vật tư Cụ thể như sau: STT DANH MỤC ĐVT SỐ LƯỢNG 1 Bột mỳ Kg 755 2 Bột sắn Kg 48,6 3 Đường Kg 221 4 Dầu ăn Kg 16,2 5 Muối Kg 3,2 6 Shortmeizan Kg 182,6 7 8 Lý do sử dụng: phục vụ sản xuất bánh kem xốp Kính đề nghị Ban giám đốc xem xét và giải quyết Hà Nội, ngày 9 tháng 11 năm 2006 Ban giám đốc Phụ trách bộ phận Người đề nghị Biểu số 05 ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: 122 Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Điện thoại: 04-8643362 Fax: 04-8642579 Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC) Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Số: 10 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 9 tháng 11 năm 2006 Họ tên người nhận hàng: Trần Thị Hà PX: Kem xốp Lý do xuất kho: phục vụ sản xuất bánh kem xốp. Xuất tại kho Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị STT Tên, danh mục nguyên vật liệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Bột mỳ Kg 755 2 Bột sắn Kg 48,6 3 Đường Kg 221 4 Dầu ăn Kg 16,2 5 Muối Kg 3,2 6 Shortmeizan Kg 182,6 7 8 Cộng: 1226,6 Tổng số tiền viết bằng chữ: Lưu ý: Kiểm tra hàng trước khi ra khỏi kho. Người lập phiếu (Ký, ghi rõ họ tên Người nhận hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) 4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kết hợp giữa Phòng kế toán và Kho nhằm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu. Để đáp ứng yêu cầu về quản lý sử dụng nguyên vật liệu mà nguyên vật liệu cần phải được theo dõi, phản ánh chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho theo từng loại nguyên vật liệu về các chỉ tiêu số lượng, đơn giá, tổng giá trị. Đặc biệt là đối vối Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, hàng tháng diễn ra rất nhiều nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu và nguyên vật liệu được sử dụng tại công ty cũng hết sức đa dạng, phong phú mà công việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng. Công ty hiện đang áp dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Thẻ song song được khái quát theo sơ đồ sau Sổ chi tiết vật tư Phiếu nhập Sổ tổng hợp N-X-T Thẻ kho Phiếu xuất Kế toán tổng hợp Ghi chú Đối chiếu Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày 4.1 Tại kho Hàng ngày tại kho, khi phát sinh các nghiệp vụ nhập, xuất kho nguyên vật liệu, căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho thủ kho tiến hành ghi vào Thẻ kho. Thẻ kho được mở nhằm mục đích theo dõi số lượng thực nhập, thực xuất của mỗi loại vật liệu ở từng kho, từ đó xác định tồn kho dự trữ vật liệu và trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi Thẻ kho được mở cho từng loại vật liệu có cùng nhãn hiệu, quy cách và cùng kho. Đối với nghiệp vụ nhập kho Căn cứ vào Phiếu nhập kho mà Phòng kế toán lập, thủ kho tiến hành ghi số lượng thực nhập vào Thẻ kho. Mỗi Phiếu nhập kho được ghi 1 dòng vào Thẻ kho Đối với nghiệp vụ xuất kho Căn cứ vào Giấy đề nghị cấp vật tư và Phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành ghi số lượng thực xuất vào Thẻ kho tương tự như đối với nghiệp vụ nhập kho. Biểu số 06 Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/11/2006 Tờ số: 12 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bột mỳ Đơn vị tính: Kg Mã số:. STT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Số lượng Ký nhận Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 1 01/11 Tồn đầu kỳ 25450 2 7/11 12 Nhập của công ty Trường Phát 20000 45450 3 9/11 10 Xuất cho PXKX 755 44695 4 5 .. Cộng phát sinh 43 000 65175 Tồn cuối kỳ 3275 Cuối tháng thủ kho tiến hành cộng trên Thẻ kho số lượng thực nhập và số lượng thực xuất để tính ra số tồn kho cho mỗi loại nguyên vật liệu để đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu trên Sổ chi tiết vật tư (chỉ tiêu số lượng). Đồng thời cuối tháng, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và chuyển lên Phòng Kế toán làm căn cứ ghi sổ. Ngoài ra, định kỳ kế toán nguyên vật liệu xuống kho kiểm tra việc ghi chép vào Thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào Thẻ kho. 4.2. Tại Phòng kế toán Hàng ngày từ các Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho (Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho trong tháng được kế toán để ở từng cặp hồ sơ riêng, tránh nhầm lẫn, mất mát), kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi sổ. Việc ghi sổ này được kế toán thực hiện trên máy vi tính thông qua giao diện Excel. Từ các Phiếu nhập kho, hoá đơn kế toán ghi vào Bảng kê chi tiết nhập vật liệu. Bảng kê chi tiết nhập vật liệu có tác dụng theo dõi tình hình nhập nguyên vật liệu trong tháng một cách chi tiết cả về mặt số lượng và giá trị. Biểu số 07 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP VẬT LIỆU Tháng 11 năm 2006 Đơn vị tính: đồng STT Chứng từ Tên hàng hoá Vật tư Đơn vị tính Nhập Nhập Ngày Tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 12 7/11 Bột nở Kg 1500 4150 6225000 3 12 7/11 Bột mỳ Kg 20000 6159 123180000 ........ ...... ...... ...... Cộng 7123608770 Hàng ngày từ các Phiếu xuất kho kế toán tiến hành ghi Bảng kê chi tiết xuất vật liệu. Bảng kê này chỉ có tác dụng theo dõi chi tiết số lần xuất kho của từng thứ vật liệu, cho từng phân xưởng sử dụng với số lượng là bao nhiêu trong tháng. Bảng kê chi tiết xuất vật liệu được mở chi tiết theo từng phân xưởng sản xuất. Có bao nhiêu phân xưởng sản xuất thì có bấy nhiêu Bảng kê chi tiết xuất vật liệu. Biểu số 08 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT VẬT LIỆU Phân xưởng kem xốp Tháng 11 năm 2006 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Tên sản phẩm Bột mỳ Bột sắn Đường Dầu ăn Muối Phẩm Shortmeizan ... Xuất NT Cộng 9776,5 629 272 209,5 42,4 0.5 2354,6 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 10 9/11 Bánh KX 180gr 755 48,6 221 16,2 3,2 0,0 182,6 Bảng kê chi tiết nhập vật liệu và Bảng kê chi tiết xuất vật liệu được kế toán nguyên vật liệu mở ra là để phục vụ cho công việc ghi chép hàng ngày được thuận tiện hơn. Kế toán tách hai phần xuất và nhập để tiện cho việc ghi chép và theo dõi, tổng hợp số liệu cuối tháng. Đặc biệt với Bảng kê chi tiết xuất vật liệu, được mở theo dõi cho từng phân xưởng nên sẽ giúp cho việc phân bổ chi phí nguyên vật liệu cho các phân xưởng được dễ dàng. Cuối tháng, từ Bảng kê chi tiết xuất vật liệu kế toán sẽ lấy số liệu để chuyển vào Sổ chi phí nguyên vật liệu ở mục “Lượng”(Việc chuyển số liệu này được kế toán thực hiện dễ dàng thông qua công cụ lọc của Excel), còn về chỉ tiêu “Tiền” thì chỉ sau khi tính được đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ thì kế toán mới xác định được. Sổ này được mở với mục đích là để theo dõi việc xuất từng loại nguyên vật liệu trên cả 2 mặt: tổng số lượng xuất, tổng giá trị xuất và được thiết kế chi tiết theo từng loại sản phẩm để phục vụ cho việc tính giá thành sản xuất sau này. Đồng thời, cuối tháng căn cứ vào Bảng kê chi tiết nhập vật liệu, Bảng kê chi tiết xuất vật liệu và Sổ chi phí nguyên vật liệu kế toán phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn của từng loại nguyên vật liệu trong tháng trên Sổ chi tiết vật liệu. Sổ được mở cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Biểu số 09 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 11 năm 2006 Đơn vị: đồng STT Danh mục ĐVT Tổng nguyên vật liệu Bánh KX 180gr Bánh KX 145gr ... Lượng Tiền Đơn giá Lượng Tiền Lượng Tiền 1 Bột mỳ Kg 65175 39534164 6065,848 755 4579715,24 ... ... 2 Bột sắn Kg 2830 14909234,18 5267,35 48,6 255993,21 3 Đường Kg 18621,5 123804027,8 6648,471 221 1469312,1 4 Dầu ăn Kg 942,75 15510500,1 16452,4 16,2 266528,88 5 Muối Kg 190,8 824362,85 4320,56 3,2 13825,8 6 Phẩm Kg 1,6 216640,48 135400,3 0,0 0,0 7 Shortmeizan Kg 2354,6 24698105,78 10489,03 182 1888025,4 8 Hương cam Kg 1966.5 ... 9 Hương cốm Kg 618,3 ... .... Cộng 6294788973 8473400,63 Biểu số 10 CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Vật liệu: Bột mỳ Tháng 11 năm 2006 Đơn vị: Kg Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 25450 169286500 PN12 7/11 Nhập kho 111 6159 20000