Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội

C ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chính. Doanh nghiệp mở hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh ghi chép vào sổ kế toán một cách đầy đủ, thường xuyên liên tục, chính xác, trung thực và đúng với chứng từ kế toán. Các hình thức sổ kế toán gồm: Hình thức sổ kế toán nhật ký chung Hình thức sổ nhật ký chứng từ Hình thức sổ nhật ký sổ cái Hình thức sổ chứng từ ghi sổ Hình thức sổ kế toán nhật ký chung Đặc trưng: Là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của từng nghiệp vụ đó sau đó lấy số liệu trên các nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Sơ đồ: Sơ đồ 13: Trình tự ghi sổ kế tpán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ(thẻ)kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sổ nhật ký đặc biệt Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ * Đặc trưng: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán là các chứng từ ghi sổ, việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong tháng hoặc cả năm( theo thứ tự của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và các chứng từ gốc kèm theo chữ ký của kế toán trưởng. * Sơ đồ: Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ kế toán hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ(thẻ)kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái Đặc trưng: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký-sổ cái. Căn cứ vào sổ nhật ký- sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng cân đối tổng hợp chứng từ gốc. Sơ đồ: Chứng từ gốc Sổ(thẻ)kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ 15: Trình tự ghi sổ kế toán hình thức nhật ký sổ cái Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ Đặc trưng: Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế( theo tài khoản). Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Sơ đồ: Sơ đồ 16: Trình tự ghi sổ kế toán hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Sổ(thẻ)kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, phong phú và biến động thường xuyên. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm. Với yêu cầu này phải mã hoá các đối tượng kế toán là đối tượng nguyên vật liệu đến từng danh điểm. Vì vậy, danh mục nguyên vật liệu phải xây dựng cho từng danh điểm và khi kết hợp với tài khoản hàng tồn kho sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết từng nguyên vật liệu. Khi nhập dữ liệu phải chỉ ra danh điểm nguyên vật liệu và để tăng tính tự động hoá có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế giá trị gia tăng của từng nguyên vật liệu ở phần danh mục. Chia phần hành kế toán thành hai phần đó là kế toán nghiệp vụ xuất và nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu. Đặc biệt trong điều kiện ứng dụng máy vi tính trong kế toán sẽ giúp cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện nhất là theo phương pháp ghi thẻ song song khi mà phòng kế toán và ở kho nối mạng. Đối với các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu cần thiết phải nhập mã nguyên vật liệu về giá mua và các chi phí liên quan được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Nếu phát sinh chi phí thu mua cần phân bổ chi phí này cho từng loại nguyên vật liệu để là căn cứ tính giá vốn hàng xuất kho. Để tạo thuận lợi cho việc nhập các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu cần xây dựng danh mục chi tiết các chứng từ nhập như phiếu nhập kho, phiếu nhập kho nguyên vật liệu nhập khẩu. Yêu cầu đối với chương trình không chỉ ở quản lý được nguyên vật liệu mà còn phải tổng hợp các nghiệp vụ nhập để trình bày lên tờ khai thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ, chương trình phải tự động tính thuế giá trị gia tăng khi nhập giá mua và mức thuế suất thuế giá trị gia tăng và điền vào bút toán. Đối với các nghiệp vụ xuất kho chương trình phải tự động tính được giá vốn xuất kho. Theo quy định, giá vốn hàng xuất kho có thể được tính theo các phương pháp như nhập sau xuất trước, theo giá đích danh, theo phương pháp bình quân, theo phương pháp nhập trước xuất trước và theo giá hạch toán. Nguyên vật liệu có thể xuất cho sản xuất, quản lý và các mục đích khác nhưng thông thường là xuất kho cho sản xuất tạo thành chi phí nguyên vật liệu, do đó phải chọn chứng từ phù hợp thường là phiếu xuất kho cho sản xuất. Kế toán chỉ cần nhập số liệu trên chứng từ như số chứng từ phiếu xuất, tên nguyên vật liệuchứng từ sẽ thông báo số lượng tồn kho ở mỗi kho và xem có đủ xuất hay không và tính giá vốn để đIền vào bút toán chi phí nguyên vật liệu là khoản chi phí trực tiếp tính cho đối tượng chi phí. Do đó, khi xuất nguyên vật liệu phải chi ra tên đối tượng để tập hợp chi phí theo khoản mục tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành sau này. Đối với nguyên vật liệu xuất bán thì ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán nên cũng cần có chứng từ cần thiết phù hợp cho nghiệp vụ xuất ở hoạt động này. Các chứng từ xuất bán được phản ánh ở các chứng từ, các nghiệp vụ xuất, nếu danh mục nguyên vật liệu đã nhập giá bán và mức thuế suất thuế giá trị gia tăng, chương trình sẽ tự động điền giá bán vào bút toán phản ánh doanh thu, tính thuế giá trị gia tăng đầu ra để phản ánh và đưa vào bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra. Thông thường chương trình cũng cho phép theo dõi công nợ và thời hạn thanh toán cho từng hóa đơn nên khi nhập nguyên vật liệu mua ngoài cũng cần những thông tin về thời hạn thanh toán. Như vậy, đối với kế toán nguyên vật liệu chương trình kế toán phải cho phép theo dõi được từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ cho hàng nhập đồng thời cho biết số lượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn hàng xuất kho để phản ánh vào bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác và các sổ sách liên quan. Vậy với việc áp dụng phần mềm thì tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể biết được số lượng tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu giúp cho việc quản lý, dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chương 2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dệt Kim Hà Nội 2.1. Đặc điểm chung về công ty Cổ Phần Dệt Kim Hà Nội 2.1.1. Lịch sử hình thành Công ty Cổ Phần Dệt Kim Hà Nội là doanh nghiệp cổ phần từ năm 2004, tiền thân là công ty Dệt Kim Hà Nội, là một đơn vị chuyên sản xuất các loại bít tất dệt kim, được thành lập ngày 28/10/1966, được sáp nhập từ 3 bộ phận dệt tất của 3 nhà máy đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội đó là bộ phận dệt bít tất của nhà máy Dệt Kim Đông Xuân thuộc Bộ Công Nghiệp nhẹ( nay thuộc Sở Công Nghiệp Hà Nội), bộ phận dệt bít tất của Xí nghiệp 8/5( xí nghiệp dệt bạt cũ nay là công ty Dệt 19/5 thuộc Sở Công Nghiệp Hà Nội) và bộ phận Dệt kim của Xí Nghiệp Cự Doanh( nay thuộc Công Ty Thăng Long, thuộc Sở Công Nghiệp Hà Nội). Tháng 11 năm 2004, được UBND thành phố Hà Nội phê duyệt phương án cổ phần và ra quyết định chuyển đổi hình thức sở hữu từ công ty nhà nước thành công ty cổ phần, Công ty Dệt Kim đổi tên thành Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội, với vốn điều lệ là 24000 triệu đồng trong đó vốn nhà nước là 12240 triệu đồng và vốn do các cổ đông góp là 11760 triệu đồng. Tên giao dịch của công ty là Hanoi Knitting Joint Stock Company. Trụ sở Công ty đóng tại xã Xuân Đỉnh- Từ Liêm - Hà Nội. Công ty có cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại 285 Đội Cấn. * Các giai đoạn phát triển Giai đoạn từ năm 1966 đến năm 1972 Lúc này công ty mới là một xí nghiệp được sáp nhập từ 3 bộ phận dệt tất nên có rất nhiều khó khăn, từ cơ sở vật chất kỹ thuật từ 3 bộ phận trên, công ty đã từng bước khắc phục khó khăn. Nhằm nâng cao trình độ sản xuất, công ty đã tiến hành nhập thêm 40 máy tự động dệt bít tất tăng năng suất lên 1,5 triệu đôi/ năm, giúp công ty luôn vượt kế hoạch được giao. Năm 1972, bằng nguồn vốn tự có công ty nhập thêm 140 máy dệt bít tất hiện đại của Tiệp Khắc, 100 máy khíu của Trung Quốc và đã đưa năng suất lên 4 triệu đôi/ năm và có các sản phẩm phụ như quần, áo, mũ các loại bằng sợi dệt nylon tận dụng từ phế liệu. Trình độ tổ chức dần được cải tiến, sản phẩm được sản xuất hàng loạt theo phương pháp dây chuyền chuyên môn khoa học. Giai đoạn từ năm 1972 đến năm 1987 15 năm liên tục công ty luôn giữ vững nhịp độ phát triển và mục tiêu sản xuất kinh doanh đề ra là mặt hàng bít tất, sản lượng luôn giữ vững 4 triệu đôi/ năm để phục vụ cho quốc phòng, tiêu ding và luôn hoàn thành kế hoạch nhà nước giao. Giai đoạn từ năm 1987 đến năm 1993 Công ty xác định mục tiêu, tổ chức sắp xếp lại lao động theo Nghị quyết 175 của HĐBT đồng thời áp dụng các biện pháp kỹ thuật phục hồi cải tiến thiết bị, chú ý đến thị hiếu khách hàng, nâng cao chất lượng sản phẩm. Vì vậy công ty đã đững vững trong thời kỳ đổi mới. Năm 1990, bằng nguồn vốn tự có, công ty đã đầu tư một dây chuyền sản xuất bít tất sùi, đưa trình độ công nghệ cũng như sản phẩm lên một bước phát triển mới, thanh lý một số máy móc thiết bị cũ, sản xuất mặt hàng đúng thị hiếu khách hàng, thực hiện 1440 triệu đôi tất/năm. Năm 1992, công ty đã ký được hợp đồng sản xuất gia công bít tất bán thành phẩm xuất khẩu cho Nhật Bản với sản lượng 3,6 triệu đôi/ năm trên một hế thống thiết bị gồm 100 máy dệt và 5 máy Rosso. Giai đoạn từ năm 1994 đến năm 2004 Năm 1994 để phù hợp với quy mô sản xuất và phát triển của đơn vị, Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội đã cho phép đổi tên và điều chỉnh nhiệm vụ thành Công ty Dệt Kim Hà Nội theo QĐ số 2003/QĐUB ngày 13/09/1994. Ngày 22/06/1997 Công ty sáp nhập với xí nghiệp mũ Đội Cấn ở 285 Đội Cấn theo QĐ 2263-QĐ của UBND thành phố Hà Nội. Sản lượng sản phẩm sản xuất tiếp tục được tăng lên từ 4 triệu đôi lên 4,4 triệu đôi. Công ty vẫn từng bước phát triển và có vị thế trên thị trường và luôn tích cực đổi mới sản phẩm để phù hợp với nhu cầu thị trường, đáp ứng thị hiếu khách hàng. Từ năm 2004 đến nay Tháng 11 năm 2004 đươch UBND thành phố Hà Nội phê duyệt phương án cổ phần hoá và ra quyết định thay đổi hình thức sở hữu từ công ty nhà nước sang công ty cổ phần, công ty đổi tên thành công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội. Trải qua 42 năm thành lập và trưởng thành, với sự đóng góp tích cực của tập thể cán bộ công nhân viên, Đảng và Nhà nước đã tặng thưởng cho cán bộ công nhân viên công ty 3 Huân Chương Lao Động hạng Ba, 1 Huân Chương Lao Động hạng Nhì và Huân Chương Chiến Công hạng Ba. * Một số chỉ tiêu mà công ty đạt được trong mấy năm gần đây: Biểu số 01: Một số chỉ tiêu công ty đạt được trong những năm gần đây Năm Chỉ tiêu ĐVT 2005 2006 2007 - Doanh thu thuần - Lợi nhuận trước thuế - Số lao động - Thu nhập bình quân Triệu đồng Triệu đồng Người Triệu đồng 45000 1920 445 1 54000 2040 460 1,1 64000 2512 470 1,2 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất * Đặc điểm sản phẩm của công ty Sản phẩm của công ty chủ yếu là các loại bít tất dệt kim, có yêu cầu và kích cỡ khác nhau. Số lượng sản phẩm tương đối lớn cũng như nguyên liệu đầu vào tương đối nhiều, điều này ảnh hưởng lớn tới hoạt động sản xuất của công ty. * Đặc điểm tổ chức sản xuất Hiện tại công ty có 3 phân xưởng đó là phân xưởng dệt 1,2 và phân xưởng 3 Phân xưởng dệt 1,2: Chuyên dệt bít tất từ các nguyên liệu mộc hoặc từ nguyên liệu hoặc từ nhuộm thành phẩm. Phân xưởng 3: Phân xưởng này có nhiệm vụ hoàn tất các công đoạn còn lại để cho sản phẩm hoàn chỉnh như khíu, sấy, gấp, thêu, sửa chữa. * Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất Nguyên vật liệu Dệt Khíu Kiểm tra tổng hợp Nhuộm Sấy Bao gói Sản phẩm Phế liệu Sản phẩm mộc Kiểm tra tổng hợp Hỏng Sơ đồ 17: Đặc điểm quy trình công nghệ Nguyên vật liệu được dệt thành hình dạng chiếc tất theo từng mẫu sẵn, sau đó được nối các đầu lại với nhau, đây gọi là khíu, sau khi khíu hoàn thành sẽ có việc kiểm tra tổng hợp một loạt nếu không đảm bảo chất lượng sẽ là hỏng và đưa làm phế liệu, sau khi kiểm tra xong thì sản phẩm sẽ được đem đi nhuộm theo mẫu thiết kế, sau khi nhuộm sẽ mang đi sấy, đem bao gói và tạo thành sản phẩm. Sau quá trình kiểm tra tổng hợp có những sản phẩm mộc không nhuộm sẽ đem sấy và tiến hành bao gói và tạo thành sản phẩm. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, được quyền trực tiếp quan hệ với ngân hàng, cơ quan thuế, các khách hàng trong và ngoài nước. Hiện nay, tổng số cán bộ công nhân viên của công ty 470 người trong đó có 48 người có trình độ đại học và trên đại học, 50 người trình độ cao đẳng và trung cấp, 2 người trình độ sơ cấp, công nhân và công nhân kỹ thuật là 340 người và lao động phổ thông có 40 người. Bộ máy của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng, đây là bộ máy gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả: Đứng đầu là Hội đồng quản trị Giúp việc cho Hội đồng quản trị là Ban điều hành Các phòng ban và các phân xưởng * Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Sơ đồ 18: Tổ chức bộ máy quản lý P. Tài chính kế toán Hội đồng quản trị Ban điều hành P. Tổ chức hành chính P.Tổ chức lao động P.Xuất nhập khẩu P. Sản xuất kinh doanh Phân xưởng dệt1 Phân xưởng dệt2 Phân xưởng 3 Ban kiểm soát ( ) Điều hành trực tuyến ( ) Kiểm soát hoạt động ( ) Mối quan hệ tương hỗ * Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban + Hội đồng quản trị: Thông qua các chiến lược và các chỉ tiêu chủ yếu của công ty, lãnh đạo chung toàn doanh nghiệp, quyết định các vấn đề quan trọng của công ty + Ban lãnh đạo: có Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của công ty + Các phòng: Phòng Tài chính kế toán: Là nơi xử lý toàn bộ công tác tài chính của công ty, phòng có nhiệm vụ điều hoà, phân phối, tổ chức sử dụng vốn và nguồn vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh. Đánh giá kết quả quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, hạch toán lãi, lỗ, phân phối lợi nhuận, thực hiện chế độ chính sách đối với nhà nước đồng thời tham mưu cho ban lãnh đạo cho quyết định kịp thời. Phòng tổ chức hành chính: Theo dõi, quản lý yếu tố con người của công ty, quan tâm tới đời sống cán bộ công nhân viên, chịu trách nhiệm tổ chức các buổi giao lưu, giới thiệu về chế độ lao đông cho cán bộ công nhân viên, chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ đào tạo quản trị văn phòng, tiếp nhận lưu trữ văn bản, tài liệu. Phòng Tổ chức lao động: Chịu trách nhiệm lên kế hoạch bố trí điều động lao động đáp ứng yêu cầu của sản xuất của công ty. Phòng xuất nhập khẩu: Theo dõi tiến độ nhập khẩu hàng đã ký, hoàn tất thủ tục nhập khẩu và làm thủ tục hải quan. Phòng sản xuất kinh doanh: Chịu trách nhiệm về lập dự toán định mức nguyên vật liệu cho sản xuất, tổ chức chế thử sản phẩm, hướng dẫn triển khai sản phẩm khi đưa vào sản xuất, xây dựng duy trì mã hoá các sản phẩm, đăng ký chất lượng hàng hoá, kiểm tra xây dựng các tiêu chuẩn của sản phẩm trên các công đoạn và tiêu chuẩn cơ sở, tìm hiểu giá cả thị trường cũng như thị hiếu khách hàng để đáp ứng yêu cầu thị trường và giúp ban lãnh đạo có phương án kinh doanh phù hợp. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.1.4.1. Bộ máy kế toán Công ty đang áp dụng hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được thể hiện tập trung tại phòng tài chính kế toán từ khâu ghi chép ban đầu đến khi tổng hợp, lập báo cáo và kiểm tra báo cáo. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với tình hình thực tế của công ty gồm có Kế toán trưởng và 3 bộ phận kế toán chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán của công ty. * Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền, giá thành, tiền lương và bảo hiểm Kế toán tiền gửi ngân hàng,vật tư, CCDC, công nợ phải trả Nhân viên kinh tế ở các phân xưởng Kế toán thuế, tiêu thụ, tổng hợp, lập báo cáo Sơ đồ 19: Bộ máy kế toán * Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán Kế toán trưởng: Là người có quyền lực cao nhất trong phòng tài chính kế toán, kế toán trưởng có trách nhiệm hướng dẫn các công việc cho kế toán viên thực hiện đồng thời chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo cũng như với cơ quan chủ quản về các số liệu mà phòng tài chính kế toán cung cấp về hoạt động tài chính của công ty. Kế toán vốn bằng tiền, giá thành, tiền lương và bảo hiểm: Kế toán có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi, tạm ứng, đồng thời tính giá thành vào mỗi kỳ, tính lương và bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên. Kế toán tiền gửi ngân hàng, vật tư, công cụ dụng cụ, công nợ phải trả: Theo dõi tình hình nhập xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ theo quản lý đồng thời theo dõi các khoản công nợ của công ty và các khoản liên quan tới ngoại tệ và tiền gửi ngân hàng. Kế toán thuế, tiêu thụ, tổng hợp và lập báo cáo: Tổng hợp toàn bộ số liệu liên quan tới tiêu thụ, kê khai, tính thuế và tổng hợp số liệu, lên báo cáo. Ngoài ra ở các phân xưởng còn có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra số liệu các bộ chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận mình, sau đó gửi lên phòng tài chính kế toán. 2.1.4.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty + Hình thức kế toán áp dụng trong công ty: Hình thức nhật ký chung + Các loại sổ kế toán: Sổ chi tiết, nhật ký chung, nhật ký đặc biệt, sổ cái, bảng kê nhập xuất tồn 2.1.4.3. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính: + Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; + Niên độ kế toán áp dụng: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 ; + Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng; + Đánh giá vật tư nhập kho theo nguyên tắc giá gốc; + Phương pháp xác đinh giá vốn của vật tư xuất kho là phương pháp bình quân, đơn giá bình quân cuối kỳ; + Tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ; + Phương pháp hạch toán chi tiết là phương pháp ghi thẻ song song; + Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo quy đinh hiện hành và tính khấu hao theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003. 2.1.4.4. Giới thiệu về phần mềm kế toán công ty đang sử dụng Khi áp dụng phần mềm kế toán trong công tác tài chính của công ty là việc thiết kế và sử dụng chương trình theo đúng nội dung, trình tự của các phương pháp kế toán để thu thập và xử lý cung cấp các thông tin kế toán. Có thể thể they máy vi tính và kỹ thuật tin học là phương tiện hữu ích giúp cho kế toán trong việc tính toán, xử lý, cung cấp thông tin trong công tác quản lý. Nhận thức được vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, công ty cổ phần Dệt Kim Hà Nội đã sử dụng phần mềm kế toán ESOFT để phục vụ cho công tác kế toán tại công ty. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế toán không phải cộng dồn, ghi chép, chuyển sổ thủ công nữa, do đó thông tin trên sổ cái tài khoản được ghi chép một cách thường xuyên liên tục trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động trên máy, kế toán không nhật thiết đến cuối kỳ mới có sổ cái. Một số đặc điểm của phần mềm này là khi nháy đúp chuột vào biểu tượng của phần mềm trên màn hình thì giao diện của phần mềm hiện ra. Người sử dụng đưa ra tên nhập là phòng tài chính kế toán thì màn hình hệ thống sẽ hiện ra. Hệ thống menu của phần mềm ESOFT được tổ chức thành các phần hành kế toán bao gồm có: Hệ thống Kế toán Hàng hoá Vật tư Tài sản cố định Giá thành Báo cáo Trợ giúp Người sử dụng chỉ cần nhấp chuột vào phần mình cần làm việc, chương trình sẽ hiện ra tương ứng. Máy sẽ tự động tính, xử lý thông tin sau khi kế toán nhập dữ liệu cần thiết như tự động tính khấu hao và trích khấu hao tà sản cố định, tự in các báo cáo, các chứng từ theo đúng yêu cầu của đơn vị. Đối với các nghiệp vụ khác nhau, phần mềm cho phép sử dụng các màn hình dữ liệu khác nhau như đối với nghiệp vụ nhập và nghiệp vụ xuất cho màn hình nhập dữ liệu khác nhau. Quy trình xử lý nghiệp vụ của máy cũng như quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong kế toán trên máy vi tính có thể được hiểu như sau: Thông tin đầu vào: Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán nhập các chứng từ vật tư vào máy, chương trình sẽ tự động hạch toán một số định khoản hoặc một vế của một số cặp định khoản. Việc tự động định khoản được thực hiện dựa vào các khai báo trước của người sử dụng cho từng mặt hàng. Các khai báo này bao gồm: tài khoản hàng tồn kho, tài khoản giá vốn, tài khoản doanh thu, tài khoản hàng bán bị trả lại. Khi nhập chứng từ người sử dụng chỉ việc hạch toán phần tài khoản đối ứng còn các tài khoản khác thì chương trình tự động lấy từ danh mục vật tư ứng với vật tư được nhập từ chứng từ. Đối với nghiệp vụ kết chuyển cần thiết như kết chuyển giá vốn, kết chuyển chi phí thì chương trình cho phép làm tự động qua bút toán kết chuyển đã được cài đặt trong chương trình mà người sử dụng lựa chọn. Khi người sử dụng chọn đúng bút toán kết chuyển, máy tự động kết chuyển toàn bộ giá trị dư Nợ(Có) hiện thời của tài khoản kết chuyển sang bên Có( bên Nợ) tài khoản được kết chuyển. Thông tin đầu ra: Kế toán có thể in bất cứ lúc nào các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản sau các thông tin từ nghiệp vụ đã được cập nhật bằng phương pháp xâu lọc. Nhờ sử dụng phần mềm kế toán với khả năng tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Mối quan hệ giữa các phần hành đó là số liệu cập nhật ở phần hành nào được lưu ở phần hành đó, ngoài ra còn được chuyển cho các phần hành khác tuỳ theo từng trường hợp cụ thể và chuyển thông tin cho kế toán tổng hợp để lên sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành. 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội. 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu tại công ty * Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội chuyên sản xuất các loại bít tất dệt kim có chất lượng cao nên đòi hỏi nguyên vật liệu phải đặc thù và đáp ứng yêu cầu của công nghệ sản xuất. Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty khá đa dạng và phong phú như các loại sợi, chun, hoá chất. Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài của những bạn hàng có uy tín, lâu năm, tất cả đều có hợp đồng kinh tế và thanh toán trả chậm là phần lớn. Nguyên vật liệu công ty mua về chủ yếu dùng trực tiếp để sản xuất sản phẩm nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất sản phẩm của công ty. * Tình hình quản lý nguyên vật liệu ở khâu thu mua: để có nguyên vật liệu kịp thời đáp ứng yêu cầu sản xuất, phòng sản xuất kinh doanh phải định mức được nguyên vật liệu và có kế hoạch thu mua kịp thời. Nguyên vật liệu luôn được giao về tận kho kèm theo các chứng từ hợp lệ. ở khâu bảo quản: Vấn đề lớn cần quan tâm lớn của công ty là hệ thống kho tàng. Công ty đã có hệ thống kho tàng khá vững chắc nhằm bảo quản và cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho các phân xưởng sản xuất. Hơn nữa, nguyên vật liệu của công ty phải đảm bảo không bị mất mát, hư hỏng nên công ty phải bố trí mạng lưới bảo vệ chặt chẽ đối với từng kho nguyên vật liệu dù lớn hay nhỏ. Quản đốc phân xưởng và các thủ kho có trách nhiệm quản lý nguyên vật liệu, theo dõi kiểm tra các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu trong tháng, định kỳ tiến hành kiểm kê. Nếu phát hiện nguyên vật liệu tồn đọng hoặc kém phẩm chất phải tìm hiểu rõ nguyên nhân và đề xuất biện pháp quản lý có hiệu quả hơn, tránh tình trạng ứ đọng vốn do nguyên vật liệu tồn kho khá nhiều, không sử dụng hết. Thủ kho có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu và đảm bảo đúng thủ tục mà công ty quy định. ở khâu sử dụng và dự trữ: Công ty luôn sử dụng nguyên vật liệu theo đúng định mức đề ra vì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên trong quá trình sử dụng công ty luôn khuyến khích phải sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu nhưng vẫn phải đảm bảo đúng theo yêu cầu của sản phẩm đưa ra. 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như hạch toán nguyên vật liệu được chính xác và thuận tiện, công tác phân loại, đánh giá nguyên vậ