Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần khoá Minh Khai

à máy khoá Minh Khai được thành lập lại vẫn với tên gọi nhà máy khoá Minh Khai nhưng trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựng, bộ xây dựng. Ngày 7/3/1994, thủ tướng chính phủ ra quyết định số 90/TTG về việc tiếp tục sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước, liên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựng được tổ chức thành Tổng công ty cơ khí xây dựng và nhà máy khoá Minh Khai được đổi tên thành công ty khoá Minh Khai. Công ty được tổ chức và hoạt động theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty cơ khí xây dựng do bộ trưởng bộ xây dựng phê chuẩn. Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty khoá Minh Khai do Hội đồng quản trị Tổng công ty cơ khí xây dựng phê chuẩn theo quyết định số 189/HĐQT ngày 17/2/1998 của Chủ tịch Hội đồng quản trị. Đến ngày 07/11/2005 theo quyết định số 1524/QĐ-BXD của bộ trưởng Bộ Xây Dựng về việc điều chỉnh phương án cổ phần hoá và chuyển công ty khoá Minh Khai thuộc Tổng công ty Cơ khí xây dựng thành Công ty cổ phần khoá Minh Khai. Với hơn 35 năm xây dựng và trưởng thành, công ty cổ phần khoá Minh Khai đã bốn lần bổ sung đăng ký kinh doanh cho phù hợp với sự phát triển của công ty, kèm theo giấy phép kinh doanh số 0103015907 do Sở kế hoạch đầu tư cấp ngày 01/01/2006. Vốn điều lệ của công ty tại thời điểm thành lập là 6.600.000.000 đồng. Cơ cấu vốn tuân theo : Giá trị cổ phần nhà nước là 3.485.660.000 đồng, chiếm 52,81% Giá trị cổ phần bán ra là 3.114.340.000 đồng, chiếm 47,19% Công ty cổ phần khoá Minh Khai là đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty cơ khí Xây dựng, thuộc sở hữu của các cổ đông, có tư cách pháp nhân và con dấu, có tài khoản tại ngân hàng Việt Nam, hạch toán kinh tế độc lập. Công ty được tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp và các văn bản pháp luật có liên quan, tự chịu trách nhiệm về tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh, cam kết thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình với nhà nước và với khách hàng theo hợp đồng và theo các quy định của pháp luật. Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính của công ty là sản xuất các loại khoá thông dụng và cao cấp, các loại chốt, ke, bản lề, chế tạo sản xuất kinh doanh các sản phẩm khoá và tiểu ngũ kim… Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh của công ty : STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Chênh lệch Tỷ lệ (%) 1 Tổng nguyên giá TSCĐ 9.340.587 9.410.685 70.098 0,75 2 Nguồn vốn kinh doanh 4.179.721 4.400.688 220.967 5,28 3 Chi phí QLDN 2.317.948 2.171.659 - 200.289 - 8,64 4 Doanh thu tiêu thụ 25.420.116 31.245.977 5.825.861 22,91 5 Lợi nhuận 111.603 121.778 10.175 9,11 6 Nộp ngân sách 1.122.555 1.259.007 136.452 12,15 Nhìn vào những số liệu trên có thể nhận thấy tình hình kinh doanh của công ty trong năm qua tăng đáng kể. Đặc biệt doanh thu tăng 22,91% so với năm trước, trong khi chi phí quản lý doanh nghiệp giảm 8,64%. Mặc dù còn có nhiều khó khăn nhưng với những số liệu khả quan ở trên có thể thấy ban lãnh đạo công ty đã có nhiều cố gắng, nỗ lực trong chỉ đạo và sản xuất. Trong những năm gần đây, công ty cổ phần khoá Minh Khai đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt, liên tục phát triển cả về quy mô sản xuất lẫn dây chuyền công nghệ. Ngoài ra công ty luôn cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm và nắm bắt kịp thời thị hiếu người tiêu dùng để tung ra thị trường những sản phẩm phù hợp. Sản phẩm hiện nay của công ty đủ sức cạnh tranh và tiêu thụ tốt trên thị trường. Cơ cấu tổ chức bộ máy và chức năng của các phòng ban Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu công ty là Đại hội đồng cổ đông, sau là hội đồng quản trị lãnh đạo công ty. Điều hành hoạt động hàng ngày của công ty là Tổng giám đốc, trợ giúp cho Tổng giám đốc là các Phó tổng giám đốc, gồm có Phó tổng giám đốc kỹ thuật, Phó tổng giám đốc, trợ giúp cho Tổng giám đốc có Phó tổng giám đốc kỹ thuật, Phó tổng giám đốc sản xuất, phó Tổng giám đốc kỹ thuật, Phó Tổng giám đốc sản xuất, Phó tổng giám đốc TCH-KD. Ngoài ra còn có các phòng ban chức năng có nhiệm vụ giúp ban giám đốc công ty quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc công ty. Gồm có : Phòng tổ chức hành chính : có nhiệm vụ bố trí sắp xếp lao động trong công ty về số lượng, trình độ nghiệp vụ, tay nghề phù hợp với từng phòng ban, từng bộ phận sản xuất, xây dựng kế hoạch đào tạo cho cán bộ công nhân viên, tập hợp các định mức lao động, tổ chức ký kết các hợp đồng lao động… Phòng kế hoạch vật tư : có nhiệm vụ nghiêm cứu thị trường, tìm ra và phát hiện nhu cầu, đồng thời giới thiệu sản phẩm của công ty trên thị trường…nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin cập nhật giúp cho việc ra quyết định. Phòng kỹ thuật : có nhiệm vụ kết hợp với phòng kế hoạch xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, thiết kế các khuôn mẫu sản phẩm, thiết kế các bản vẽ kỹ thuật… tham gia sửa chữa lớn máy móc thiết bị. Phòng KCS : có chức năng kiểm tra giám định chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho thành phẩm. Phòng tài vụ : có nhiệm vụ thu thập, xử lý và đưa ra các thông tin tài chính giúp cho việc quản lý và giám sát một cách thường xuyên liên tục, có hệ thống mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng kinh doanh : có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm và phát hiện nhu cầu thị trường, đồng thời giới thiệu sản phẩm của công ty trên thị trường nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin cập nhật giúp cho việc ra quyết định. Các phân xưởng sản xuất và xí nghiệp cơ khí 1 : hoàn thành kế hoạch sản xuất do công ty giao cho, tổ chức các mặt quản lý nhằm phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư. Cùng với hoạt động quản lý của các phòng ban chức năng, ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất có các quản đốc phân xưởng và các tổ trưởng tổ đội trực thuộc là người chịu trách nhiệm chung trong hoạt động kinh doanh trong nội bộ của bộ phận mình. Như vậy, mỗi phòng ban bộ phận trong công ty đều có chức năng nhiệm vụ riêng song giữa chúng có mỗi quan hệ chặt chẽ, phối hợp với nhau dưới sự điều hành của Ban giám đốc nhằm đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao nhất. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty : Phụ lục 3 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ của công ty cổ phần khoá Minh Khai Đặc điểm tổ chức sản xuất Đối với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp việc tổ chức hợp lý, khoa học quy trình chế tạo công nghệ sản phẩm là vô cùng quan trọng nó quyết định rất lớn đến năng suất, chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên việc tổ chức quy trình công nghệ trong doanh nghiệp còn phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp (về cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ quản lý).  Nằm trên diện tích 17000m2 nên việc bố trí sắp xếp các phân xưởng, các bộ phận sản xuất của công ty tương đối thuận tiện cho việc vận chuyển vật tư, vận chuyển thành phẩm hay bán thành phẩm giữa các tổ chức sản xuất hay các phân xưởng với nhau. Việc sắp xếp các bộ phận sản xuất của công ty khá hợp lý và khoa học nên việc luân chuyển giữa các phân xưởng đảm bảo nhanh gọn, thuận tiện từ khâu đưa nguyên liệu vào đến khâu cuối cùng là tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Để sản xuất lượng khoá như hiện nay, ngoài việc gia công nội bộ, công ty thường xuyên thuê gia công tại các cơ sở một số chi tiết khoá đơn giản. Ngoài ra, đối với một số chi tiết cần độ chính xác cao, công ty đã liên kết với các cơ sở sản xuất có khả năng về thiết bị kỹ thuật, nhất là các đơn vị trong quân đội. Chính nhờ sự liên kết này đã giúp công ty khắc phục được những hạn chế về sản xuất trong nội bộ và đã cho ra đời nhiều loại khoá cao cấp. Quy trình công nghệ Sản phẩm của công ty có nhiều loại, mỗi loại có quy trình công nghệ sản xuất riêng nhưng quy trình chế tạo 1 sản phẩm thường bao gồm ba giai đoạn: giai đoạn chế tạo phôi, giai đoạn gia công cơ khí cuối cùng là giai đoạn lắp ráp hoàn chỉnh sản phẩm. Xuất phát từ đặc điểm chung của quy trình công nghệ (Phụ lục 4) hiện nay công ty khoá Minh Khai tổ chức sản xuất thành các phân xưởng với chức năng, nhiệm vụ của từng phân xưởng như sau: Phân xưởng cơ khí – cơ điện : gồm 2 bộ phận: Bộ phận cơ khí : có nhiệm vụ tạo phôi ban đầu như đập định hình ra các khuôn mẫu( phôi, ke, khoá), đúc tay năm nhôm, đúc đồng thỏi để tiện lõi khoá… Bộ phận cơ điện : nhiệm vụ của bộ phận này là sửa chữa thường xuyên, trung đại tu máy móc thiết bị trong công ty kể cả phần cơ và phần điện. Phân xưởng bóng mạ sơn: có nhiệm vụ chủ yếu là tạo mạ quai khoá, bản lề, chốt, cremon, … Phân xưởng lắp ráp khoá bao gồm các tổ: lắp 1, láp 2, lắp 3, lắp 4, lắp khoá… có nhiệm vụ lắp ráp các chi tiết rời do các phân xưởng khác tạp ra thành sản phẩm hoàn chỉnh. Phân xưởng kết cấu thép: Nhiệm vụ của phân xưởng là sản xuất các mặt hàng kết cấu thép như giàn giáo, cửa chớp, cửa hoa,… Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán của công ty có 7 người, được tổ chức theo kiểu tập trung, có nhiệm vụ thực hiện kế hoạch tài chính, tính toán ghi chép chính xác về nguồn vốn và tình hình tăng giảm tài sản cố định, vật tư, các loại vốn bằng tiền và cung cấp báo cáo kế toán kịp thời các thông tin kế toán cho lãnh đạo công ty. Cụ thể, phòng tài vụ của công ty gồm : Kế toán trưởng : chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác kế toán tài chính của công ty, đồng thời là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công việc của các nhân viên kế toán cũng như thực hiện như thực hiện các giao dịch với bên ngoài. Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định : có nhiệm vụ mở sổ theo dõi thu, chi bằng tiền mặt phát sinh trong từng ngày. Ngoài ra còn phải theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tình hình tính và trích lập khấu hao. Kế toán thanh toán : có nhiệm vụ lập và theo dõi phiếu thu, phiếu chi, mở sổ theo dõi tình hình thanh toán với ngân hàng, thanh toán với ngân sách Nhà nước, theo dõi các khoản phải thu, phải trả và tình hình huy động vốn của cán bộ công nhân viên. Kế toán vật tư : là người có trách nhiệm theo dõi tổng hợp chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật tư. Kế toán tiêu thụ thành phẩm kiểm kê toán tổng hợp : có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh làm cơ sở tính giá thành cho từng loại thành phẩm. Đồng thời theo dõi tình hình tiêu thụ. Hàng tháng lập báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên. Kế toán dự án đầu tư : có nhiệm vụ theo dõi và tổng hợp về nguồn vốn đầu tư hình thành, về vấn để sử dụng và quyết toán vốn đầu tư, kiểm tra vịêc quản lý, sử dụng các loại vật tư tài sản, tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán, chấp hành dự toán. Kế toán tiền lương : có nhiệm vụ tính lương, tạm ứng và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty : Phụ lục 5 Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại công ty cổ phần khoá Minh Khai Kể từ quý I năm 1996, công ty bắt đầu áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Song do vẫn quen với cách hạch toán cũ là hình thức nhật ký chứng từ, nên sổ sách kế toán sử dụng vẫn còn các bảng kê, nhật ký chứng từ chủ yếu dùng cho việc hạch toán vật tư và dùng để đối chiếu so sánh. Trình tự ghi sổ kế toán (Phụ lục 6) Chế độ kế toán áp dụng tại công ty theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Niên độ kế toán : Bắt đầu từ 1/1 kết thúc 31/12 Kỳ lập báo cáo : Công ty tiến hành lập báo cáo tài chính theo quý, năm. Công ty áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : đồng Việt Nam Hệ thống tài khoản sử dụng, áp dụng theo chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán… Công ty lập cả bốn báo cáo tài chinh (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính) theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 của bộ trưởng bộ tài chính. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần khoá Minh Khai Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu Đặc điểm nguyên vật liệu Là đơn vị sản xuất ra các loại cơ khí nên vật liệu của công ty là sản phẩm của các ngành khác như thép cây, thép tấm với khối lượng lớn và chủng loại nhiều. Tổng số danh điểm vật liệu của công ty trên 1000 loại. Do đặc điểm sản phẩm của công ty có chi phí vật liệu chiếm 70% - 75%, vì vậy chỉ cần 1 thay đổi nhỏ về vật liệu cũng làm ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm. Mặt khác, vật liệu được dùng có loại hiếm, nhiều loại có yêu cầu kỹ thuật cao trong nước chưa sản xuất được phải nhập ngoại như thép lá của Nga, hợp kim bi, các chi tiết khoá có loại khó bảo quản, dễ hỏng như hoá chất, sơn, có loại dễ han gỉ như bulông, ốc vít. Do vậy việc quản lý chặt chẽ định mức nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đóng vai trò rất quan trọng. Phân loại nguyên vật liệu Thực tế công ty khoá Minh Khai đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế, công dụng của từng thứ, nhiệm vụ đối với quá trình sản xuất sản phẩm và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Cụ thể nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu tham gia cấu tạo thực thể sản phẩm. Cụ thể gồm có: thép các loại, nhôm, đồng, thân khoá, lõi khoá, bi….. Vật liệu phụ là đối tượng lao động nhưng không tham gia cấu thành thực thể sản phẩm nhưng có chức năng hoàn chỉnh sản phẩm, làm cho sản phẩm bền đẹp hơn. Gồm có: dầu AC10, dầu pha sơn, dây mayso, giẻ lau, sơn các loại… Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất. Gồm có: xăng A83, dầu Mazút, than, củi đốt…… Vật liệu khác gồm bao bì, hộp giấy, hộp nhựa…. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu mua theo hoá đơn GTGT thì Giá mua = Giá chưa có GTGT + CP vận chuyển (nếu có) Nếu bên cung cấp bao thầu vận chuyển thì trong giá mua đã bao gồm chi phí vận chuyển . Khi đó giá mua thực tế của vật tư nhập kho chính bằng giá ghi trên hoá đơn GTGT (chưa bao gồm thuế GTGT). Ví dụ : Theo hoá đơn GTGT số 002694 ngày 25/1/2007 (Phụ lục 7), mua thép cán nguội 1.2 x 495 x 2000 với số lượng là 1157kg, đơn giá thực tế là 10.095,2đ/kg. Trị giá thực tế của thép cán nguội 1.2 x 495 x 2000 là : 1157 x 10.095,2 = 11.680.146 đồng Nguyên vật liệu mua theo hoá đơn thông thường thì Giá mua = Giá thanh toán + CP vận chuyển (nếu có) Ví dụ : Theo hoá đơn thông thường số 0002689 ngày 22/1/2007, trị giá thực tế của dây hàn CO2Ф0,8 là 20 x 19.000 + 50.000 = 430.000. Trong đó : số lượng là 20kg, đơn giá 19.000, chi phí vận chuyển là 50.000 Nhập kho NVL từ nguồn gia công thuê ngoài chế biến thì Trị giá NVL nhập Trị giá thực tế NVL Chi phí Chi phí kho do thuê ngoài = xuất kho thuê ngoài + thuê ngoài + vận chuyển gia công gia công gia công Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 30 ngày 28/1/2007. Xuất kho cho HTX Độc Lập 400kg nhôm để gia công tay nắm 14E. Đơn giá hạch toán là 20.000đ/kg. Chi phí thuê ngoài gia công là 1.000.000đ. Chi phí vận chuyển là 150.000đ. Hệ số giá là 0,992đ. Trị giá hạch toán NVL xuất kho thuê ngoài gia công là : 400 x 20.000 = 8.000.000 Trị giá thực tế NVL xuất kho thuê ngoài gia công là : 8.000.000 x 0,992 = 7.936.000 Trị giá thực tế NVL nhập kho thuê ngoài gia công là : 7.936.000 + 1.000.000 + 150.000 = 9.086.000 Nhập kho NVL từ nguồn gia công chế biến Trị giá NVL nhập kho = Trị giá thực tế vật liệu + Chi phí tự gia công chế biến xuất kho gia công gia công Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 35 ngày 20/1/2007, xuất cho tổ điện 150kg đồng cây Ф12 để tiện lõi khoá MK10S, đơn giá hạch toán là 27.500đ/kg, chi phí gia công là 350.000đ, hệ số giá là 0,992. Trị giá hạch toán NVL xuất kho cho giá công là : 150 x 27.500 = 4.125.000 Trị giá thực tế NVL xuất kho cho gia công là 4.125.000 x 0,992 = 4.092.000 Vậy trị giá thực tế số lõi khoá đã tiện nhập kho là 4.092.000 + 350.000 = 4.442.000 Đánh giá NVL xuất kho Công ty khoá Minh Khai đánh giá NVL xuất kho theo giá hạch toán. Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 3 ngày 2/1/2007, xuất kho sơn SealakH100 cho tổ sơn. Số lượng 50kg, đơn giá hạch toán là 36.364đ/kg. Trị giá hạch toán của sơn SealakH100 xuất kho là 50 x 36.364 = 1.818.200 Hệ số giá của NVL phụ được tính vào cuối tháng căn cứ vào bảng kê số 3(phụ lục…): H = 184.776.398 = 1,007 183.515.457 Trị giá thực tế của sơn SealakH100 xuất kho là : 1.818.200 x 1,007 = 1.830.927 Như vậy, đối với công tác kế toán NVL, hiện tại công ty đang sử dụng 2 loại giá là giá thực tế và giá hạch toán. Trong đó giá hạch toán được sử dụng để phản ánh phát sinh hàng ngày, còn giá thực tế dùng để phản ánh trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp. Quy trình luân chuyển chứng từ Nhập kho nguyên vật liệu Trường hợp nhập kho do mua ngoài : Khi vật đựơc giao đến, căn cứ vào hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng thông thường, hoặc giấy đề nghị duyệt mua (trong trường hợp chưa có hoá đơn), cán bộ ở phòng KCS sẽ tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách của từng thứ vật tư rồi viết phiếu kiểm tra KCS. Nếu giá trị vật tư mua về lớn hơn 5.000.000đ (theo giá mua không có trong hợp đồng) thì cán bộ KCS sẽ phải lập biên bản kiểm nghiệm vật tư (biểu số 8) đưa cho cán bộ cung tiêu. Sau đó cán bộ cung tiêu làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập vật tư căn cứ vào số lượng vật liệu thực nhập (trên phiếu KCS). Trên phiếu nhập tư phải thể hiện số lượng vật liệu thực nhập, số lượng vật liệu theo chứng từ (hoá đơn GTGT, giấy đề nghị duyệt mua…), đơn giá hạch toán của từng thứ NVL. Ngoài ra,trên phiếu nhập vật tư phải có chữ ký của thử kho, đại diện phòng kế hoạch vật tư và bên giao hàng. Phiếu nhập vật tư được lập thành 3 liên, có đầy đủ các chữ ký trên, trong đó: Liên 1 : Lưu tại phòng kế hoạch vật tư Liên 2 : Thủ kho lưu giữ để lưu vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán vật tư. Liên 3 : Giao cho kế toán kèm theo hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá (nếu có) và các chứng từ có liên quan trong trường hợp mua vật tư thanh toán ngay. Trường hợp nhập kho nhưng thanh toán chậm chi phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan chuyển cho kế toán vật tư, sau khi thanh toán thì kế toán vật tư chuyển cho kế toán thanh toán Phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan này. Trường hợp nhập kho vật liệu từ nguồn tự gia công chế biến : Khi vật liệu được giao đến, cán bộ KCS căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lượng và quy cách vật liệu rồi viết phiếu KCS. Sau đó cán bộ cung tiêu làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng thực nhập (trên KCS). Trường hợp nhập kho vật liệu từ nguồn thuê ngoài gia công chế biến : Khi vật liệu được giao đến, căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn GTGT do bên gia công viết, cán bộ KCS căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lượng và quy cách vật liệu rồi viết phiếu KCS. Sau đó cán bộ cung tiêu làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng thực nhập (trên phiếu KCS). Xuất kho nguyên vật liệu Các tổ trưởng sản xuất tại các phân xưởng sau khi xác định số NVL cần thiết sử dụng, gửi sổ yêu cầu cung cấp vật tư lên phòng kế hoạch vật tư. Cán bộ cung ứng vật tư xem xét yêu cầu và viết phiếu xuất kho theo số lượng yêu cầu đó. Phiếu xuất kho phải được lập thành 3 liên : Liên 1: Phòng kế hoạch vật tư Liên 2: Thủ kho sử dụng để hạch toán chi tiết, cuối tháng chuyển cho kế toán nguyên vật liệu. Liên 3: Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần khoá Minh Khai Chứng từ kế toán sử dụng Các chứng từ bắt buộc : Phiếu nhập kho vật tư, phiếu xuất kho vật tư, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm kê vật tư, hoá đơn, hoá đơn cước vận chuyển. Các chứng từ hướng dẫn : biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, giấy đề nghị duyệt mua. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Đối với kế toán nguyên vật liệu, kế toán áp dụng phương pháp ghi sổ số dư (Phụ lục 9). Điều này hoàn toàn phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty : có nhiều chủng loại vật tư, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên. ở kho Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập (xuất) kho thủ kho ghi số lượng thực nhập (xuất) vào thẻ kho (Phụ lục 10). Thẻ kho được cho từng danh điểm vật tư, mỗi chứng từ được ghi vào thẻ 1 dòng. Đến cuối ngày thủ kho tính số tồn của từng thứ vật tư. Cuối tháng căn cứ vào số tồn trên thẻ kho của từng thứ vật tư ghi vào sổ số dư. ở phòng kế toán Cứ mỗi tháng 1 lần, kế toán vật tư xuống kho nhận phiếu nhập (xuất) kho và tiến hành định khoản. Từ các phiếu nhập kho kế toán vật tư ghi vào bảng kê nhập vật tư (Phụ lục 11) cho đối tượng sử dụng, bảng này mở riêng cho từng nguyên vật liệu nhập kho (ghi có TK 111, 112, 331…) bảng kê nhập có kết cấu nhiều cột tương ứng với mỗi loại vật liệu nhập, mỗi dòng ứng với 1 phiếu nhập. Trị giá nguyên vật liệu được ghi trên bảng kê nhập được tính dựa trên số lượng và đơn giá hạch toán trên phiếu nhập. Từ các phiếu xuất kho, kế toán ghi vào bảng kê xuất vật tư theo dõi đối tượng sử dụng (Phụ lục 12) bảng kê được mở riêng cho từng loại vật liệu và được chia thành nhiều cột, mỗi cột tương ứng với 1 đối tượng sử dụng, mỗi dòng tương ứng với 1 phiếu xuất. Trị giá nguyên vật liệu trên bảng kê xuất được tính dựa trên số lượng vật liệu xuất kho theo đơn giá hạch toán. Để theo dõi việc xuất dùng nguyên vật liệu, công ty sử dụng bảng phân bổ nguyên vật liệu (Phụ lục 13) Cuối tháng kế toán kiểm tra thủ kho có ghi chép, tính toán đúng khối lượng vật liệu tồn kho cuối tháng trên thẻ kho hay không, nếu khớp kế toán ký xác nhận và ghi vào cột giá trị trên sổ số dư. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Nhập nguyên vật liệu mua ngoài thanh toán chậm Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 002694 ngày 25/01/2007 và phiếu nhập kho số 89 (Phụ lục 14), mua thép lá cán nguội 1.4 ly của công ty TNHH TM & VT công nghiệp, kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm theo định khoản Nợ TK 1521 : 11.680.146 Nợ TK 1331 : 584.007 Có TK 331 : 12.264.153 Ngoài ra kế toán còn phải ghi thủ công vào nhật ký chứng từ số 5 (Phụ lục 15) Nguyên vật liệu mua ngoài thanh toán ngay bằng tiền mặt : Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0025434 ngày 12/01/2007 mua vật tư công nghiệp của công ty An Hoà, biên bản kiểm kê vật tư, phiếu nhập kho, kế toán ghi : Nợ TK 1521 : 40.500.000 Nợ TK 1331 : 2.025.000 Có TK 111 : 42.525.000 Ngoài ra kế toán còn ghi thủ công vào Nhật ký chứng từ số 1 (Phụ lục16 ) Mua nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng. Theo phiếu nhập kho số 0025484 ngày 17/01/2007, mua thép lá cán nguội 1.7 ly của công ty TNHH TM & VT công nghiệp, trị giá nhập kho là 12.300.000, thuế GTGT 5%. Công ty đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập và hoá đơn định khoản như sau : Nợ TK 1521 : 12.300.000 Nợ TK 1331 : 615.000 Có TK 112 : 12.915.000 Nhập NVL từ nguồn tự gia công hoặc thuê ngoài gia công Theo phiếu nhập kho số 64 ngày 23/01/2007 nhập kho 2875 lõi khoá MK10S do tổ tiện gia công . Trị giá lõi khoá MK10S là 4.566.400, kế toán định khoản Nợ TK 152 : 4.566.400 Có TK 154 : 4.566.400 Trường hợp kế toán đã nhận được hoá đơn nhưng nguyên vật liệu chưa về nhập kho. Ví dụ : Ngày 28/12/2006 kế toán nhận được hoá đơn GTGT số 001627 của công ty Totalgaz về việc mua bình ga 45kg. Cộng tiền hàng là 860.000. Thuế GTGT(10%) là 86.000. Tổng số tiền thanh toán là 946.000. Nhưng ga chưa về nhập kho, kế toán chưa nhận được phiếu nhập kho. Căn cứ vào hoá đơn, phiếu chi, kế toán nhập liệu theo định khoản : Nợ TK 1513 : 860.000 Nợ TK 1331 : 86.000 Có TK 111 : 946.000 Sang tháng 1, khi ga về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn, kế toán nhập liệu theo định khoản : Nợ TK 1523 : 946.000 Có TK 1513 : 946.000 Kế toán tổng hợp xuất NVL Xuất NVL cho sản xuất sản phẩm : Theo phiếu xuất kho số 55 ngày 25/01/2007 (Phụ lục 17) xuất 540 kg thép lá cán nóng cho tổ dập. Lượng thép xuất thuộc nhóm vật liệu chính có hệ số giá là 0,992 Lượng thép xuất có trị giá hạch toán là : 540 x 12.045 = 6.504.300 Giá thực tế vật liệu xuất dùng : 6.504.300 x 0,992 = 6.452.265,6 Nợ TK 621 : 6.452.265,6 Có TK 1521 : 6.452.265,6 Sau khi kế toán nhập liệu vào chương trình kế toán trên máy tính, chương trình sẽ cho phép xem và in dữ liệu ra nhật ký chung (Phụ lục 18 ) Xuất kho NVL cho sản xuất chung : tương tự như trên chỉ khác thay TK 621 thành 6272. Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 69 ngày 31/01/2007 xuất cremon để làm tay nắm cremon. Trị giá hạch toán là 1.556.696, hệ số giá của phụ tùng thay thế là 1.Kế toán định khoản Nợ TK 6272 : 1.556.696 Có TK 1521 : 1.556.696 Xuất kho NVL cho bộ phận bán hàng : Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 32 ngày 18/01/2007, xuất kho 20 hộp cacton để đóng gói sản phẩm. Trị giá hạch toán là 65.472 đồng. Hệ số giá là 1. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 6417 : 65.472 Có TK 1521 : 65.472 Xuất kho nguyên vật liệu để tự gia công Theo phiếu xuất kho số 36 ngày 20/01/2007, xuất kho cho tổ điện 140kg đồng cây Ф12 để tiện lõi khoá MK10S, đơn giá hạch toán là 28.000đ/kg, hệ số giá là 0,992. Trị gi