Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM

số dư, cuối thỏng thủ kho phải sử dụng thẻ kho để ghi số tồn kho vào sổ số dư, cuối thỏng thủ kho phải sử dụng thẻ kho để ghi số tồn kho vào sổ số dư, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tớnh toỏn ở phũng kế toỏn. Sự khỏc nhau căn bản giữa ba phương phỏp kế toỏn chi tiết vật liệu được phõn biệt ở hoạt động ở phũng kế toỏn. Nếu ở phương phỏp thẻ song song, việc ghi chộp giữa kho và phũng kế toỏn cũn trựng lặp về chỉ tiờu số lượng, khối lượng ghi chộp nhiều, thỡ đến phương phỏp sổ đối chiếu luõn chuyển đó khắc phục được một phần nhược điểm của phương phỏp thẻ song ở chỗ kế toỏn chỉ ghi một lần cuối thỏng tỡnh hỡnh nhập- xuất- tồn kho vật liệu vào sổ số dư cú ưu điểm hơn hẳn hai phương phỏp trờn, nú đó khắc phục được ghi chộp trựng lặp giữa kho và phũng kế toỏn do thủ kho ghi theo chỉ tiờu số lượng cũn kế toỏn ghi theo chỉ tiờu giỏ trị 1.4. Kế toỏn tổng hợp vật liệu. Kế toỏn tổng hợp vật liệu là việc ghi chộp, kiểm tra tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho vật liệu trờn cỏc tài khoản kế toỏn ghi theo chỉ tiờu giỏ trị nhằm hệ thống húa thụng tin theo chỉ tiờu kinh tế tổng hợp. Trong cỏc doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là tài sản lưu động, thuộc nhúm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở cỏc tài khoản tổng hợp, ghi chộp sổ kế toỏn và xỏc định giỏ trị hàng tồn kho, giỏ trị hàng bỏn ra hoặc xuất dựng tựy thuộc vào việc doanh nghiệp kế toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp nào. Cú hai phương phỏp là phương phỏp kờ khai thường xuyờn và phương phỏp kiểm kờ định kỳ. Phương phỏp kờ khai thường xuyờn là phương phỏp ghi chộp, phản ỏnh thường xuyờn tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho cỏc vật liệu trờn cỏc tài khoản và sổ kế toỏn tổng hợp khi cú cỏc chứng từ xuất, nhập vật liệu. Như vậy, việc xỏc định giỏ trị vật liệu xuất kho theo phương phỏp này được căn cứ trực tiếp vào cỏc chứng từ xuất kho sau khi đó tập hợp, phõn loại theo cỏc đối tượng sử dụng để ghi vào cỏc tài khoản và sổ kế toỏn. Phương phỏp kờ khai thường xuyờn được ỏp dụng trong phần lớn cỏc doanh nghiệp sản xuất, cỏc doanh nghiệp thương mại kinh doanh cỏc mặt hàng cú giỏ trị lớn như mỏy múc, thiết bị, ụ tụ.... Phương phỏp kiểm kờ định kỳ là phương phỏp khụng theo dừi, phản ỏnh thường xuyờn, liờn tục tỡnh hỡnh nhập, xuất vật liệu trờn cỏc tài khoản kế toỏn hàng tồn kho tương ứng mà chỉ theo dừi, phản ỏnh giỏ trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kờ cuối kỳ. Việc xỏc định giỏ trị vật liệu xuất dựng trờn tài khoản kế toỏn tổng hợp khụng căn cứ vào tài khoản chứng từ xuất kho mà căn cứ vào giỏ trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kờ cuối kỳ để tớnh theo cụng thức: Trị giỏ vật liệu xuất dựng = Trị giỏ vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giỏ vật liệu nhập trong kỳ - Trị giỏ vật liệu tồn cuối kỳ Như vậy, trờn tài khoản tổng hợp khụng thể hiện rừ giỏ trị vật liệu xuất dựng (hoặc xuất bỏn) cho từng đối tượng, cỏc nhu cầu khỏc nhau (nhu cầu phục vụ quản lý sản xuất, phục vụ bỏn hàng) Hơn nữa trờn tài khoản tổng hợp cũng khụng thể biết được số mất mỏt, hư hỏng, tham ụ,...(nếu cú). Phương phỏp kiểm kờ định kỳ được quy định ỏp dụng trong cỏc doanh nghiệp sản xuất cú quy mụ nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở cỏc doanh nghiệp thương mại kinh doanh cỏc mặt hàng cú giỏ trị thấp, mặt hàng nhiều, thường xuyờn xuất dựng xuất bỏn. 1.4.1. Kế toỏn tổng hợp vật liệu theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. 1.4.1.1. Tài khoản sử dụng Để hạch toỏn vật liệu theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn kế toỏn sử dụng cỏc tài khoản sau: *Tài khoản 152 “ Nguyờn liệu, vật liệu TK 152 “ Nguyờn liệu, vật liệu” - Giỏ thực tế vật liệu nhập kho và cỏc nghiệp vụ làm tăng giỏ trị vật liệu ( Đỏnh giỏ tăng, phỏt hiện thừa khi kiểm kờ -Giỏ thực tế vật liệu xuất kho - Cỏc nghiệp vụ làm giảm giỏ vật liệu ( Đỏnh giỏ giảm, phỏt hiện thiếu khi kiểm kờ...) - Chiết khấu thương mại khi mua hàng, giảm giỏ hàng mua, và hàng mua trả lại. Dư Nợ: Giỏ thực tế vật liệu tồn kho ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ) Tài khoản 152 cú thể mở chi tiết theo từng loại, nhúm, thứ vật liệu chớnh, vật liệu phụ, nhiờn liệu,....tựy theo yờu cầu quản lý và phương tiện tớnh toỏn. * Tk 151 “Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dựng để phản ỏnh giỏ trị cỏc loại vật tư, hàng húa mà doanh nghiệp đó mua, đó chấp nhận thanh toỏn với người bỏn nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp (kể cả số đang gửi kho người bỏn) TK 151 cú kết cấu như sau: TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” - Giỏ trị hàng đang đi đường tăng - Giỏ trị hàng đang đi đường đó về nhập kho hoặc chuyển giao cho cỏc đối tượng sử dụng hoặc giao cho khỏch hàng. Dư Nợ: Giỏ trị hàng đang đi đường chưa về nhập kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) * Tài khoản 331 “ Phải trả người bỏn”: TK này dựng để phản ỏnh mối quan hệ thanh toỏn giữa doanh nghiệp và người bỏn, người nhận thầu về cỏc khoản vật tư, hàng húa, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đó ký kết. Tài khoản 331 cú kết cấu như sau: TK 331 “ Phải trả người bỏn” - Số tiền đó thanh toỏn cho người bỏn, người nhận thầu (kể cả tiền đặt trước) - Cỏc khoản chiết khấu thanh toỏn, chiết khấu thương mại khi mua hàng giảm giỏ hàng mua và hàng mua trả lại được người bỏn chấp nhận trừ vào số nợ phải trả. - Cỏc nghiệp vụ khỏc phỏt sinh làm giảm nợ phải trả người bỏn (thanh toỏn bự trừ, nợ vụ chủ.. Số tiền phải trả người bỏn, người nhận thầu. Số tiền ứng thừa được người bỏn trả lại. Cỏc nghiệp vụ khỏc làm tăng nợ phải trả người bỏn (điều chỉnh tăng giỏ tạm tớnh, chờnh lệch tăng tỷ giỏ) Dư nợ: Số tiền đó ứng, trả trước hoặc trả thừa người bỏn Dư cú: Phản ỏnh số tiền cũn phải trả cho người bỏn, nhà cung cấp. Để đỏp ứng yờu cầu quản lý doanh nghiệp, TK 331 cũn được mở chi tiết theo từng đối tượng cụ thể, từng người bỏn, từng người nhận thầu. Ngoài ra kế toỏn cũn sử dụng một số cỏc tài khoản liờn quan khỏc như: + Tk 111 “Tiền mặt” + Tk 112 “Tiền gửi ngõn hàng”+ Tk 621 “Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp” + Tk 627 “Chi phớ sản xuất chung”+ Tk 641 “ Chi phớ bỏn hàng” + Tk 642 “ Chi phớ quản lý doanh nghiệp” + Tk 133 “ Thuế GTGT được khấu trừ” + Tk 141 “ Tạm ứng” + Tk 128 “ Đầu tư ngắn hạn khỏc” + Tk 222 “ Gúp vốn liờn doanh dài hạn” + Tk 441 “ Nguồn vốn đầu tư xõy dựng cơ bản” 1.4.1.2. Phương phỏp kế toỏn cỏc nghiệp vụ chủ yếu. Trỡnh tự kế toỏn cỏc nghiệp vụ chủ yếu về vật liệu đựoc biểu diễn bằng sơ đồ hạch toỏn sau Sơ đồ 1.4: Hạch toỏn tổng hợp vật liệu theo phương phỏp kờ khai thường xuyờnTk 331,111,112,333 TK 152 Tk 331, 1 Với nghiệp vụ tăng vật liệu do mua ngoài cú thể xảy ra cỏc trường hợp hàng đó về mà đến cuối về. Cụ thể như sau: * Trường hợp hàng về chưa cú húa đơn: nếu trong thỏng, vật liệu mua đó nhập kho nhưng cuối thỏng vẫn chưa nhận được húa đơn, kế toỏn sẽ ghi giỏ trị vật liệu nhập kho theo giỏ tạm tớnh. Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Cú TK 331 Sang thỏng sau, khi nhận được húa đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giỏ tạm tớnh theo giỏ thực tế (giỏ ghi trờn húa đơn) theo số chờnh lệch giữa giỏ húa đơn và giỏ tạm tớnh bằng một trong 3 cỏch sau: Cỏch 1: Xúa giỏ tạm tớnh bằng bỳt toỏn đỏ, rồi ghi giỏ thực tế bằng bỳt toỏn thường. Cỏch 2: - Nếu húa đơn lớn hơn giỏ tạm tớnh, ghi bỳt toỏn thường: Nợ TK 133(1331) : Thuế giỏ trị gia tăng được khấu trừ Nợ TK 152 Cú TK 331 - Nếu húa đơn nhỏ hơn giỏ tạm tớnh, ghi bỳt toỏn đỏ: Nợ TK 133(1331) : Thuế giỏ trị gia tăng được khấu trừ Nợ TK 152 Cú TK 331 Cỏch 3: Dựng bỳt toỏn đảo ngược để xúa bỳt toỏn theo giỏ tạm tớnh đó ghi, ghi lại giỏ thực tế bằng bỳt toỏn đỳng như bỡnh thường. * Trường hợp húa đơn về nhưng hàng chưa về: Kế toỏn lưu húa đơn vào tập hồ sơ “ Hàng mua đang đi đường”. Nếu ngay trong thỏng hàng về thỡ ghi sổ bỡnh thường. Nếu đến cuối thỏng hàng vẫn chưa về thỡ kế toỏn ghi: Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Nợ TK 151 : Theo giỏ khụng thuế Cú TK 111, 112, 331, 141.... Sang thỏng sau, khi hàng về thỡ kế toỏn ghi: Nợ TK 152: Nếu nhập kho ( chi tiết vật liệu) Nợ TK 621, 627, 641, 642 : Nếu xuất thẳng về cho đơn vị sử dụng Cú TK 151 : Hàng đi đường kỳ trước đó về 1.4.2. Kế toỏn tổng hợp vật liệu theo phương phỏp kiểm kờ định kỳ 1.4.2.1. Tài khoản sử dụng. Theo phương phỏp này, kế toỏn sử dụng cỏc tài khoản sau: + Tk 151 “ Hàng mua đang đi đường” + TK 152 “ Nguyờn liệu, vật liệu” Phương phỏp này thỡ cỏc Tk 152,151 khụng được sử dụng để theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất vật liệu trong kỳ mà chỉ dựng để kết chuyển giỏ trị thực tế vật liệu và hàng mua đang đi đường vào lỳc đầu kỳ, cuối kỳ vào Tk 611 “ Mua hàng” Kết cấu TK 151, 152 Bờn nợ : Kết chuyển giỏ trị thực tế của vật liệu tồn kho (hoặc đang đi đường) cuối kỳ. Bờn cú: Kết chuyển giỏ trị thực tế vật liệu tồn kho ( hoặc đang đi đường) đầu kỳ. * TK 611 “ Mua hàng”: TK này dựng để theo dừi tỡnh hỡnh thu mua, tăng, giảm nguyờn vật liệu, dụng cụ,....theo giỏ thực tế ( giỏ mua và chi phớ mua) Kết cấu của TK 611 như sau: Bờn nợ: Phản ỏnh giỏ thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thờm trong kỳ Bờn cú: Phản ỏnh giỏ thực tế của vật liệu xuất dựng, mất mỏt, thiếu hụt trong kỳ và tồn kh cuối kỳ. Tài khoản 611 cuối kỳ khụng cú số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại vật tư, hàng húa. Tk 6111: “ Mua nguyờn, vật liệu” Tk 6112: “ Mua hàng húa” 1.4.2.2. Phương phỏp kế toỏn tổng hợp vật liệu theo phương phỏp kiểm kờ định kỳ. Theo phương phỏp này, kế toỏn tổng hợp vật liệu khụng căn cứ vào cỏc phiếu xuất kho để xỏc định giỏ trị thực tế vật liệu xuất dựng mà căn cứ vào cỏc phiếu xuất kho để xỏc định giỏ thực tế vật liệu xuất dựng mà căn cứ vào giỏ thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập kho trong kỳ và kết quả kiểm kờ cuối kỳ. Giỏ thực tế vật liệu xuất trong kỳ = Giỏ thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giỏ thực tế vật liệu nhập trong kỳ - Giỏ thực tế vật liệu tồn cuối kỳ S 1.4.3. Hệ thống sổ kế toỏn sử dụng trong kế toỏn tổng hợp vật liệu. Quỏ trỡnh hạch toỏn bao giờ cũng xuất phỏt từ chứng từ gốc và kết thỳc bằng cỏc bỏo cỏo kế toỏn thụng qua việc ghi chộp, theo dừi, tớnh toỏn xử lý cỏc số liệu trờn cỏc sổ kế toỏn. Sổ kế toỏn là khõu trung tõm toàn bộ cụng tỏc kế toỏn sổ của kế toỏn tổng hợp được gọi là sổ kế toỏn tổng hợp. Tựy thuộc vào quy mụ, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yờu cầu quản lý, trỡnh độ nghiệp vụ của cỏn bộ kế toỏn, cũng như điều kiện trang bị kỹ thuật của từng doanh nghiệp mà cú thể lựa chọn hỡnh thức sổ phự hợp. Cỏc doanh nghiệp cú thể lựa chọn một trong bốn hỡnh thức sổ kế toỏn sau: 1.4.3.1. Hỡnh thức nhật ký- sổ cỏi. Theo hỡnh thức này, cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được phản ỏnh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký – sổ cỏi. Sổ này là sổ hạch toỏn tổng hợp duy nhất, trong đú kết hợp phản ỏnh theo thời gian. Tất cả cỏc tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ỏnh cả hai bờn NƠ – Cể trờn cựng một vài trang sổ. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toỏn lập bảng tổng hợp nhập-xuất vật liệu. Từ cỏc chứng từ gốc và bảng tổng hợp ghi vào Nhật ký- sổ cỏi, mỗi chứng từ ghi một dũng. Cỏc chứng từ cú liờn quan đến tài khoản tiền được theo dừi trờn sổ quỹ, cỏc chứng từ phản ỏnh cỏc nghiệp vụ theo dừi chi tiết được dựng để ghi vào sổ (thẻ) kế toỏn chi tiết. Cuối thỏng, từ sổ kế toỏn chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết được dựng để đối chiếu với số liệu trờn Nhật ký- Sổ cỏi. Nếu số liệu chớnh xỏc sẽ được dựng để lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh. 1.4.3.2. Hỡnh thức sổ kế toỏn Nhật ký chung. Hỡnh thức Nhật ký chung là hỡnh thức phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian vào một quyển gọi Nhật ký chung (tổng nhật ký).Sau đú, căn cứ vào nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cỏi. Mỗi bỳt toỏn phản ỏnh trong sổ Nhật ký được chuyển vào sổ cỏi ớt nhất cho hai khoản cú liờn quan. Đối với cỏc tài khoản chủ yếu, phỏt sinh nhiều nghiệp vụ, cú thể mở cỏc nhật ký phụ. Cuối thỏng hoặc định kỳ, cộng cỏc nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc thẳng vào sổ cỏi. 1.4.3.3. Hỡnh thức sổ kế toỏn chứng từ ghi sổ Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đó được kiểm tra để lập chứng từ sổ. Từ cỏc chứng từ ghi sổ kế toỏn vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo thứ tự vào sổ cỏi cỏc tài khoản liờn quan. 1.4.3.4. Hỡnh thức sổ kế toỏn Nhật ký chứng từ. Theo chế độ hiện hành, trong hỡnh thức kế toỏn nhật ký chứng từ, kế toỏn tổng hợp nhập- xuất vật liệu được thực hiện trờn nhiều sổ: gồm nhật ký chứng từ, bảng kờ, sổ cỏi, sổ (thẻ) kế toỏn chi tiết. - Sổ chi tiết Tk 331 “ Phải trả cho người bỏn”. Sổ này cú hai phần chớnh: + Phần 1: “Ghi cú TK 331- Ghi nợ tài khoản cú liờn quan” + Phần 2: “ Theo dừi thanh toỏn- Ghi nợ Tk 331- Ghi cú TK liờn quan” - Nhật ký chứng từ số 5: Sổ này được dựng để phản ỏnh tổng quỏt quan hệ thanh toỏn giữa doanh nghiệp với cỏc đơn vị bỏn vật tư, hàng húa....hoặc cung cấp lao vụ dịch vụ cho doanh nghiệp. Nhật ký chứng từ số 5 được tiến hành vào cuối thỏng, trờn cơ sở số liệu cộng sổ cuối thỏng của sổ chi tiết số 2. Mỗi người bỏn được ghi trờn một dũng. - Nhật ký chứng từ số 6: Ghi cú TK 151 “Hàng mua đang đi đường”. Sổ này phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế cú liờn quan đến bờn cú TK 151. Nguyờn tắc cơ bản ghi Nhật ký chung từ số 6 là ghi theo húa đơn chứng từ và phải theo dừi liờn tục cho đến khi nhận được hàng. Đối với kế toỏn tổng hợp xuất vật liệu, hạch toỏn cỏc nghiệp vụ xuất được phản ỏnh trờn bảng phõn bổ số 2. Sổ này dựng để phản ỏnh giỏ trị thực tế của vật liệu được phõn bổ cho cỏc đối tượng sử dụng. Căn cứ vào bảng phõn bổ số 2 ghi vào bảng kờ số 4, 5. Cuối thỏng số liệu tổng cộng của cỏc bảng trờn được ghi vào nhật ký chứng từ số 7. - Hiện nay tại cụng ty cổ phần kỹ thuật ELCOM đang ỏp dụng hỡnh thức chứng từ ghi sổ. Trỡnh tự ghi sổ như sau: - Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toỏn lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đú được dựng để ghi vào sổ cỏi. Cỏc chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dựng để ghi vào sổ thẻ kế toỏn chi tiết. - Cuối thỏng, phải khúa sổ tớnh ra tổng số tiền của cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh trong thỏng trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tớnh ra tổng số phỏt sinh nợ, tổng số phỏt sinh cú và số dư của từng tài khoản trờn sổ cỏi. Căn cứ vào sổ cỏi lập Bảng cõn đối số phỏt sinh. - Sau khi đối chiếu khớp đỳng số liệu ghi trờn sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc bảng chi tiết) được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra đảm bảo tổng số phỏt sinh nợ và tổng số phỏt sinh cú của tất cả cỏc tài khoản trờn bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng số tiền phỏt sinh trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư cú của cỏc tài khoản trờn bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trờn bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trờn bảng tổng kết chi tiết. Sơ đồ 1.6. Sơ đồ trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợpchứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cỏi Bảng cõn đối phỏt sinh Bỏo cỏo tài chớnh Sổ thẻ kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối thỏng 1.4.3.5. Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh là cụng việc kế toỏn thực hiện theo một chương trỡnh phần mờm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo nguyờn tắc của một trong năm hỡnh thức kế toỏn hoặc kết hợp cỏc hỡnh thức kế toỏn quy định trờn đõy. Phần mềm kế toỏn khụng hiển thị đầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh theo quy định. Cỏc loại sổ Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh: Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo hỡnh thức kế toỏn nào sẽ cú cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn đú nhưng khụng hoàn toàn giống mẫu sổ kế toỏn ghi bằng tay. TRèNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HèNH THỨC KẾ TOÁN TRấN MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng lọai PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp ( Sổ nhật ký chung) - Sổ chi tiết ( Sổ chi tiết tk 331,141) -Bỏo cỏo tài chớnh -Bỏo cỏo kết quả kinhdoanh Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối thỏng + Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi cú để nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh theo cỏc bảng, biểu được thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn. Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin được tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp (Sổ cỏi và hoặc Nhật ký- Sổ cỏi) và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan. + Cuối thỏng ( hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào) kế toỏn thực hiện cỏc thao tỏc khoỏ sổ (cộng sổ) và lập bỏo cỏo tài chớnh.Vịờc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đó nhập trong kỳ. Người làm kế toỏn cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy. Thực hiện cỏc thao tỏc để in bỏo cỏo tài chớnh theo quy định. Cuối thỏng, cuối năm sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết được in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn ghi bằng tay. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI CễNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT ELCOM. 2.1. Khỏi quỏt chung về cụng ty cổ phần kỹ thuật ELCOM. 2.1.1. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty cổ phần kỹ thuật ELCOM. Công ty kỹ thuật ELCOM được thành lập vào năm 1995, là doanh nghiệp được xem như là doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực điện tử, viễn thông và công nghệ thông tin tại Việt Nam. Công ty kỹ thuật ELCOM đã mang tới cho khách hàng các sản phẩm độc đáo, giải pháp toàn diện và dịch vụ hoàn hảo. Công ty kỹ thuật ELCOM nghiên cứu các công nghệ, sản xuất các sản phẩm phần mềm và tích hợp với các dòng sản phẩm Mobile Value Added Service, CTI –computer and Telephone Integration. Bên cạnh đó ELCOM phát triển mạnh công nghệ và sản phẩm Điện tử điều khiển, giám sát và đo lường. ELCOM luôn mang đến cho khách hàng với phương châm: Xây dựng uy tín bằng chất lượng và sự hài lòng. Với hệ thống chứng chỉ chất lượng ISO 9001-2000 và sự đa dạng và sự chuyên nghiệp về sản phẩm và dịch vụ ELCOM đã có thị phần trong ngành Bưu chính viễn thông, An ninh quốc phòng, Điện tử công nghiệp, và thu hut được nhiều đối tác quốc tế trong lĩnh vực ICT. 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của cụng ty cổ phần kỹ thuật ELCOM. Cụng ty cổ phần kỹ thuật ELCOM là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, công ty đã đề cao tầm quan trọng của công nghệ, tuy đề cao vấn đề công nghệ nhưng không có nghĩa là công ty coi nhẹ vấn đề con người bởi nếu không có con người thì công nghệ đơn giản chỉ là công nghệ. Do vậy, ELCOM luôn coi con người là nhân tố tối quan trọng, là chìa khoá dẫn tới thành công. ELCOM tự hào có một đội ngũ nhân viên được trang bị kiến thức chuyên sâu, gắn với thực tế và quan trọng hơn cả đó là những người thích hợp nhất với vị trí mà họ công tác. Để đạt được điều này, ngoài quy trình tuyển dụng khắt khe, ELCOM thường xuyên cung cấp cho nhân viên của mình các khoá đào tạo về nghiệp vụ, công nghệ và năng lực chuyên môn. Với tính độc đáo của sản phẩm, giữ được chữ Tín trên thị trường, công ty đã hợp tác với nhà sản xuất danh tiếng trên thế giới trong lĩnh vực phần cứng, phần mềm và tích hợp hệ thống. 2.1.2.1. Đặc điểm bộ mỏy quản lý của cụng ty cổ phần kỹ thuật ELCOM. Trong bất cứ một doanh nghiệp nào thì bộ máy tổ chức quản lý đều giữ vai trò quan trọng. Đặc biệt trong cơ chế thị trường hiện nay, bộ máy quản lý doanh nghiệp được tổ chức một cách khoa học thì sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phát triển đạt hiệu quả kinh tế cao và ngược lại. Công ty kỹ thuật ELCOM xây dựng cho mình một bộ máy quản lý khá chặt chẽ, quy củ. Điều đó góp phần rất lớn cho sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công ty, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Sơ đồ bộ máy quản lý công ty: Giám Đốc Trung tâm Sửa chữa và dịch vụ khách hàng Phòng Kế hoạch kinh doanh Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Tài chính Kế Toán Phòng Quản lý Dự án Phòng Kỹ thuật (Viễn Thông) - Giám đốc: Quản trị tất cả các hoạt động của công ty, giải quyết các mối quan hệ trong và ngoài công ty. Thực hiện các biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất công ty và lợi ích người lao động. - Phòng tổ chức hành chính: +Lập các dự án liên quan đến tổ chức sản xuất kinh doanh +Tham mưu cho giám đốc và đảng uỷ công ty về công tác cán bộ cũng như những giải pháp liên quan đến con người . +Lập kế hoạch lao động, tiền lương hàng năm theo chế độ chính sách của nhà nước. +Quản lý theo dõi hồ sơ nhân sự +Quản lý công việc về hành chính, quản trị, văn thư, tạp vụ, và các công tác liên quan đến hành chính của công ty. - Phòng tài chính kế toán: +Xây dựng các quy chế hạch toán kế toán thống kê theo quy định của nhà nước và của công ty. +Phân tích, lập báo cáo quyết toán, kế toán thống kê chung của toàn công ty theo định kỳ. +Tổ chức hạch toán tập trung tại công ty. +Tổ chức hướng dẫn và kiểm tra việc kiểm kê tài sản vật tư định kỳ và đột xuất quy định của nhà nước. +Giúp giám đốc quản lý tài chính của các xí nghiệp liên doanh. - Phòng kế hoạch kinh doanh. +Làm thủ tục hợp đồng với nhà nước trong việc quản lý đất đai thuộc quản lý của công ty. +Theo dõi tình hình xây dựng nội bộ và hoạt động sản xuất kinh doanh + Tổ chức theo dõi việc nộp thuế và hoàn thuế xuất nhập khẩu. +Lập các chứng từ thanh toán xuất nhập khẩu theo thông lệ quốc tế giữa các ngân hàng đối ngoại.+Giúp cho việc kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao, giúp công ty định hướng các chiến lược lâu dài. - Phòng Kỹ thuật (phòng Viễn thông) +Giúp giám đốc công ty thực hiện nhiệm vụ kỹ thuật các định mức kinh tế kỹ thuật, làm thủ tục giám định chất lượng đăng ký tiêu chuẩn các loại Nguyên vật liệu. +Thực hiện lập luận chứng chỉ kỹ thuật, phương án đầu tư, đổi mới công nghệ sản xuất. - Phòng quản lý dự án: +Giúp giám đốc và tổ chức triển khai các dự án đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh. +Khai thác các nguồn dự án để công ty tham gia đấu thầu và triển khai thực hiện dự án. - Trung tâm sửa chữa và dịch vụ khách hàng: + Để tạo được uy tín cho khách hàng thì công ty cần phải có chiến lược duy trì sự chữ tín bằng cách duy trì sự cam kết với khách hàng. + Chịu trách nhiệm về hình ảnh, uy tín của công ty, tạo mối quan hệ với khách hàng, với đối tác, hoạt động của các chi nhánh tại mỗi địa phương có tốt thì công ty có điều kiện phát triển và ngày càng mở rộng thị trường kinh doanh. 2.1.1.2. Đặc điểm bộ mỏy kế toỏn. Bộ máy kế toán của công ty hình thành và phát triển cùng sự ra đời và phát triển của công ty, được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung để phù hợp với yêu cầu kế toán công ty cũng như trình độ nhân viên kế toán. Với đội ngũ kế toán trẻ năng động, phòng kế toán tài vụ của công ty gồm 6 người, đứng đầu là kế toán trưởng đồng thời cũng là trưởng phòng và 5 nhân viên đảm nhiệm các phần việc sau: -Kế toán NVL công cụ dụng cụ. -Kế toán Hàng hoá kiêm thủ quỹ. -Kế toán thanh toán. -Kế toán tổng hợp và tính giá thành sản phẩm. -Kế toán lao động tiền lương. -Hỗ trợ kế toán ngân hàng. Giữa các phần hành kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau so sánh đối chiếu để đảm bảo các thông tin được ghi chép kịp thời chính xác, mỗi phần hành kế toán đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng và có mối quan hệ tương hỗ với các phần hành khác. Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty kỹ thuật ELCOM. Kế toántrưởng Kế toán lao động tiền lương Kế toán tổng hợp và tính giá thành sản phẩm Kế toán thanh toán Kế toán Nguyên vật liệu Hỗ trợ kế toán ngân hàng Kế toán hàng hoá kiêm thủ quỹ - Kế toán trưởng: Do giám đốc bổ nhiệm, có nhiệm vụ phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán trong phòng nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quy định kế toán, ngoài ra kế toán trưởng còn có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra công tác kế toán của các nhân viên kế toán. - Kế toán hàng hoá kiêm thủ quỹ: Kiểm kê các loại hàng hoá mà công ty sử dụng. Thu tiền bán hàng, phát tiền lương tiền thưởng, tiền BHXH, tạm ứng cho người cung cấp khi có đầy đủ chứng từ thu chi, cuối tháng khoá sổ, rút số dư đối chiếu với sổ sách kế toán thu chi. - Kế toán lao động tiền lương: Trên cơ sở bảng chấm công từ các đơn vị trực thuộc gửi lên, kế toán tính chính xác đầy đủ kịp thời tiền lương và khoản trích theo lương BHXH cho các cán bộ công nhân viên theo chế độ nhà nước để lập báo cáo quyết toán với cấp trên. - Kế toán thanh toán: Mở sổ chi tiết, ghi chép, theo dõi tình hình thanh toán của công ty với nhà cung cấp, khách hàng, với ngân sách nhà nước và công nhân viên. Lập chứng từ ghi sổ chuyển cho kế toán tổng hợp. - Kế toán tổng hợp và tính giá thành sản phẩm: Lập sổ đăng ký chứng từ và ghi sổ lại cuối quý. Lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác. Ghi chép các chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán NVL: Tính toán chính xác NVL nhập xuất kho để cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho kế toán thanh toán và kế toán tổng hợp đ