Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26

công tác, ống tạo lỗ dầm bê tông như ống ghen tạo lỗ dầm F55, ống ghen nối F55.. ở công ty còn có loại vật tư luân chuyển như ván khuôn, đà giáo, cọc ván thép... những loại vật tư này được sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều công trình. Đối với vật tư luân chuyển, các đội phải có trách nhiệm bảo quản sử dụng và nhập lại Công ty 100%. Nếu làm mất mát, hư hỏng, Công ty sẽ trừ vào kinh phí đã đầu tư. 2.3 Đánh giá NVL ở Công ty Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất, hạch toán NVL chính xác và đầy đủ. 2.3.1. Tính giá thực tế nhập kho NVL Nguồn cung cấp NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài. Ngoài ra còn có một số NVL công ty tự gia công. Tất cả các loại NVL dù khối lượng nhiều hay ít đều phải làm thủ tục nhập kho. Đối với vật liệu mua ngoài: Trị giá vốn thực tế VL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn (chua có thuế) + Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ...) + Thuế nhập khẩu (nếu có) - Các khoản giảm trừ (nếu có) Công ty thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vì vậy giá mua ở đây là giá mua chưa có thuế GTGT. VD: Theo HĐ GTGT số 0033343 ngày 15/12/2007 mua thép F25 của Công ty TNHH Thương mại và xây dựng Phương Trinh - Việt Trì - Phú Thọ: - Số lượng: 7.027 kg - Đơn giá: 8.820 đ/kg - Thuế suất thuế GTGT: 5% - Chi phí vận chuyển thuê ngoài: 450.000 đ Trị giá vốn thực tế thép F25 được tính như sau: - Giá mua chưa có thuế: 7.027 x 8.820 = 61.978.140 đ - Thuế GTGT: 61.978.140 x 5% = 3.089.907 đ Giá công ty phải thanh toán với người bán khi mua thép F25: = 61.978.140 + 3.089.907 = 65.077.047 đ Vậy của giá thực tế thép F25 nhập kho: = 65.077.047 + 450.000 = 65.527.047 đ * Đối với vật liệu tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế của VL nhập kho tự gia công = Giá VL xuất kho để gia công + Các chi phí tiền lương BHXH, khấu hao TS cho bộ phận gia công + Chi phí khác có liên quan (chính là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công) VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 11 ngày 9/12/2007, xuất thép F32 cho đội xây dựng số 12 (ông Anh) để gia công lan can thép với số lượng là 6.035 kg, đơn giá 8.650 đ/kg. Tổng số tiền 52.202.750 đ Chi phí điện hàn để gia công: 170.000 đ Chi phí tiền lương cho công nhân là: 3.250.000 đ Như vậy, trị giá lan can thép nhập kho được xác định như sau: 52.202.750 + 170.000 + 3.250.000 = 55.622.750 đ * Đối với vật liệu thu hồi nhập kho: Giá thực tế VL thu hồi nhập kho = Trị giá vốn thực tế của VL tại thời điểm xuất kho VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 09 ngày 08/12/2007 nhập thu hồi Công trình: BHXH huyện Phù Ninh - Tỉnh Phú Thọ, thép các loại, trong đó thép F25: - Số lượng: 540,5 kg - Đơn giá: (theo phiếu xuất cho đội XD 12): 8.900 đ/kg Trị giá vốn thực tế VL thu hồi nhập kho: 540,5 x 8.900 = 4.810.450 đ * Thủ tục nhập kho vật liệu được tiến hành như sau: Khi nhận được dự án, hợp đồng thi công xây lắp giữa Công ty và Tổng công ty căn cứ vào hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng kỹ thuật dự trữ khối lượng vật tư tiêu hao. Sau đó chuyển cho phòng Kế toán. Căn cứ vào đó, phòng kế toán lên kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ công trình. Có hai hình thức thu mua là thu mua trực tiếp và thu mua gián tiếp. Theo hình thức thu mua trực tiếp: Cán bộ phòng vật tư trực tiếp xuống các đơn vị, tổ chức kinh tế nơi có nguồn vật liệu phù hợp với đặc điểm thi công xây dựng công trình để ký kết các hợp đồng mua vật liệu. Cán bộ phòng vật tư có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật liệu về kho an toàn với chi phí vận chuyển do công ty chịu. Theo hình thức thu mua gián tiếp: Công ty và đơn vị cung cấp ký hợp đồng kinh tế. Trong hợp đồng phải thoả thuận về loại vật liệu, kích thước, mẫu mã, số lượng, phương thức thanh toán, giá cả, địa điểm giao nhận. Căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng đơn vị bán sẽ chuyển giao vật liệu đến nơi quy định. Công ty phải chịu chi phí vận chuyển từ kho của người bán tới nơi giao NVL . Đây là hình thức mua chủ yếu đối với vật tư do đội tự mua bán với khối lượng lớn như cát, đá, sỏi, thép... Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, khi vật tư đã đủ các tiêu chuẩn như: đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, kích cỡ thì phòng vật tư mới tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu ở phòng kế toán đẻ ghi sổ kế toán. + Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. + Liên 3: Dùng để thanh toán với người bán. Trong trường hợp vật tư nhập tại chân các công trình thì liên của hoá đơn bán hàng (liên 2 - Giao khách hàng) được chuyển cho cho kế toán vật tư vì Công ty không ghi thẻ kho đối với nhập - xuất tại các công trình. Căn cứ để viết phiếu nhập kho của vật tư nhập tại kho Công ty là các hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. kế toán theo dõi đội công trình căn cứ vào giấy nhận hàng đã có đầy đủ chữ ký của hai bên để làm thủ tục nhập kho sau đó chuyển hoá đơn chứng từ về phòng kế toán Công ty để làm thủ tục thanh toán. Phòng kế toán Công ty có trách nhiệm kiểm tra hoá đơn chứng từ do kế toán các đội công trình chuyển về để làm thủ tục thanh toán và lưu trữ chứng từ. Mẫu số: 01 GTKT- 3LL KM/ 2007B 0033343 Hoá đơn giá trị gia tăng Liên 2: Giao khách hàng Ngày 15 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại và xây dựng Phương Trinh Địa chỉ: Việt Trì - Phú Thọ Số tài khoản: 42610 000 000 127 ( Ngân hàng đầu tư và phát triển Phú Thọ) MST : 2600374547 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hiện Tên đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26 Địa chỉ : Tiên Cát - Việt Trì - Phú Thọ Hình thức thanh toán: TM/CK MS : 2500 162 066 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép f 10 Kg 10.000 9.300 93.000.000 2 Thép f 20 Kg 15.000 8.900 133.500.000 3 Thép f 25 Kg 7.027 8.820 61.978.140 4 Thép f 32 Kg 6.035 8.650 52.202.750 Cộng tiền hàng 340.680.890 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 17.034.045 Tổng cộng tiền thanh toán: 357.714.935 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm năm bẩy triệu, bẩy trăm mười bốn nghìn, chín trăm ba mươi năm đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên ) Người bán hàng ( Ký, ghi rõ họ tên ) Người mua hàng ( Ký, ghi rõ họ tên ) Phiếu nhập kho Mẫu số 02-VT Ngày 21 tháng 12 năm 2007 Theo QĐ15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 3 năm2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Nợ TK 152 Số:15 Có TK 331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hiện - Cán bộ Công ty Theo HĐ số 0033343 ngày 15/12/2007 của Công ty TNHH Thương mại và xây dựng Phương Trinh Nhập tại kho: Công ty Số thứ tự Tên, nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép f 10 Kg 10.000 10.000 9.300 93.000.000 2 Thép f 20 Kg 15.000 15.000 8.900 133.500.000 3 Thép f 25 Kg 7.027 7.027 8.820 61.978.140 4 Thép f 32 6.035 6.035 8.650 52.202.750 Cộng 340.680.890 Cộng tiền hàng: 340.680.890 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 17.034.045 Tổng cộng tiền thanh toán: 357.714.935 hành tiền ( bằng chữ): Ba trăm năm bẩy triệu, bẩy trăm mười bốn nghìn, chín trăm ba mươi năm đồng chẵn. Nhập ngày 15/05/2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) 2.3.2. Tính giá thực tế xuất kho NVL Khi có nhu cầu về NVL cho thi công, các đội phải làm phiếu đề nghị xuất kho, đội trưởng ký xác nhận. Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho vật tư và căn cứ vào biên bản giao khoán công trình hay hạng mục công trình, phòng Kế toán lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. - Liên 1: Lưu ở phòng kế toán. - Liên 2: Lưu thủ kho - Liên 3: Do đội nhận vật tư giữ Đội trưởng nhận phiếu xuất kho từ phòng kế toán đem xuống kho để lĩnh NVL cho thi công công trình. Xuất phát từ đặc điểm của công ty là công ty xây dựng, vật liệu sau khi hoàn tất thủ tục nhập kho thường là xuất thẳng tới nơi thi công công trình. Do vậy kế toán đã sử dụng phương pháp đích danh để tính trị giá vốn thực tế của VL xuất kho. Tức là khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế của VL xuất kho. VD: Ngày 29/12/2007 có phiếu xuất kho số 22 xuất thép F25 cho đội 12 chi phí thi công Công trình: BHXH huyện Phù Ninh - Tỉnh Phú Thọ - Số lượng: 7027 kg - Đơn giá: 8.820 đ/kg Theo phiếu nhập kho số 15 ngày 21/12/2007 đơn giá của lô hàng này là 8.820 đ/kg Như vậy trị giá vốn thực tế thép F25 xuất kho được kế toán xác định như sau: 7.027 x 8.820 = 61.978.140 đ Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 5: Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Nhu cầu sản xuất Phòng kế toán lập phiếu xuất kho Liên 1: Phòng kế toán giữ để hạch toán Liên 2: Thủ kho giữ để theo dõi Liên 3: Đội nhận vật tư giữ Đề nghị của đội trưởng Phiếu đề nghị xuất kho Họ tên người đề nghị: Nguyễn Ngọc Anh Địa chỉ (bộ phận): Đội trưởng đội XD 12 đề nghị xuất vật tư là thép các loại để thi công công trình: BHXH huyện Phù Ninh - Tỉnh Phú Thọ TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Thép f 10 kg 10.000 9.300 93.000.000 2 Thép f 20 kg 15.000 8.900 133.500.000 3 Thép f 25 kg 7.027 8.820 61.978.140 4 Thép f 32 kg 6.035 8.650 52.202.750 Ngày 30/12/2007 Giám đốc công ty Phòng kế toán Người đề nghị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ NVL, hoặc chung cho nhiều loại NVL cùng loại, nhưng phải cùng kho và sử dụng cho cùng một công trình. Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Ngày 30 tháng 12 năm 2007 Theo QĐ15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 3 năm2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Nợ : 621 Số:22 Có :152 Họ,tên người nhận hàng: Nguyễn Ngọc Anh - Đội XD số 12 Lý do xuất kho: Thi công công trình: BHXH huyện Phù Ninh - Tỉnh Phú Thọ Xuất tại kho: Công ty Số thứ tự Tên, nhãn hiệu,phẩm chất, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép f 10 kg 10.000 10.000 9.300 93.000.000 2 Thép f 20 kg 15.000 15.000 8.900 133.500.000 3 Thép f 25 kg 7.027 7.027 8.820 61.978.140 4 Thép f 32 kg 6.035 6.035 8.650 52.202.750 Cộng 340.680.890 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Ba trăm bốn mươi triệu sáu trăm tám mươi ngàn Tám trăm chín mươi đồng chẵn. Xuất ngày 30/12/2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho 2.4 Kế toán chi tiết vật liệu tại công ty. 2.4.1 Phương pháp ghi chép tại Công ty Để đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý NVL là đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại, từng thứ NVL về số lượng, chất lượng, quy cách và giá trị; Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Hồng 26 đã hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi sổ số dư. Trình tự hạch toán chi tiết NVL được tóm tắt qua sơ đồ sau: Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ theo phương phát sổ số dư tại Công ty Thẻ kho 1 1 Chứng từ xuất Chứng từ nhập Thẻ chi tiết NVL 2 2 Bảng kê xuất NVL Bảng kê nhập NVL 3 3 3 4 4 Bảng tổng hợp xuất NVL Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn Bảng tổng hợp nhập NVL 6 5 5 Sổ số dư Việc hạch toán chi tiết NVL tại công ty được tiến hành tuân theo quy trình sau: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập rồi giao cho thủ kho ghi chép, được mở cho từng loại, từng thứ NVL ở kho công ty, còn ở các kho đội không sử dụng thẻ kho. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ nhập - xuất NVL phát sinh, thủ kho ghi số lượng thực tế vào các phiếu nhập - xuất rồi căn cứ vào đó ghi thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột “tồn” của thẻ kho. - ở phòng kế toán: Định kỳ, kế toán NVL xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận phiếu nhập - xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán NVl kiểm tra và hoàn chỉnh việc phân loại phiếu nhập - xuất kho theo cách phân loại NVL. Rồi căn cứ vào đó ghi vào sổ chi tiết NL-VL theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, kế toán thống kê các chứng từ nhập - xuất trong tháng để ghi vào bảng kê nhập - xuất NVL,bảng tổng hợp nhập - xuất NVL theo chỉ tiêu giá trị. Đồng thời, căn cứ vào dòng tổng cộng cuối tháng trên thẻ chi tiết từng loại NVL, kế toán ghi vào Bảng tổng hợp nhập - xuất – tồn kho NVL. Như vậy, phòng kế toán chỉ sử dụng Thẻ chi tiết, Bảng kê nhập -xuất vật tư, Sổ số dư, Bảng tổng hợp nhập xuất NVL, sổ chi tiết NVL và Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn chứ không sử dụng Bảng luỹ kế nhập, Bảng luỹ kế xuất NVL. Hơn nữa, Sổ số dư không được mở cho từng loại NVL và chỉ có kế toán ghi chép, do đó gây khó khăn cho công việc kiểm tra số liệu ghi chép ở kho. Thẻ kho Ngày lập thẻ kho : 10/2007 Tờ số : 12 Tên vật tư: Thép gai F 25 Đơn vị tính: Kg T T NT nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Số N - T Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 5.000 1 21/12 15 Nguyễn Văn Hiện nhập 7.027 2 30/12 22 Nguyễn Ngọc Anh 7.027 3 30/12 23 Hà Đình Trọng 8.024 4 31/12 24 Nguyễn Bá Sơn 9.598 .................................. Cộng tháng 05/2007 24.649 7.027 22.622 2.4.2 Phương pháp ghi chép ở các đội công trình. Tại các đội công trình thực hiện hạch toán đơn, không có TK đối ứng mà chỉ ghi chép để theo dõi sự biến động cuả NVL. Khi nhận vật liệu giao từ kho công ty, người nhận kiểm tra số lượng, chất lượng, ký tên vào phiếu và giữ phiếu làm chứng từ thanh toán. Kế toán đội xây dựng tập hợp các phiếu xuất này ghi vào Bảng nhập vật tư trong tháng. Trong trường hợp các đội tự mua vật tư thì đội trưởng hay đội phó ký nhận thay thủ kho. Các chứng từ liên quan như hoá đơn bán hàng, các hoá đơn cước phí vận chuyển được nộp lên cho phòng kế toán. Khi xuất vật liệu cho công trình, kế toán đội ghi vào Bảng kê xuất vật tư cho công trình mình đảm nhiệm. Cuối tháng, kế toán đội tập hợp các chứng từ, Bảng kê nhập, Bảng kê xuất và căn cứ vào các bảng kê đó để lập bảng kê nhập - xuất - tồn. Sau đó chuyển lên phòng kế toán để hạch toán bù trừ nợ các đội. 2.5 Kế toán tổng hợp NVL ở Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26: Như đã trình bày ở phần kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp sau khi đã thu thập được đầy đủ chứng từ về nhập, xuất vật liệu sẽ phải nhập liệu vào phần mềm máy tính. Vấn đề đặt ra là trong các chứng từ kế toán: Như theo ví dụ minh hoạ dưới đây. Ngày 31/12/2007 ông Nguyễn Bá Sơn đi mua vật liệu về nhập kho đã trả tiền cho người bán, người bán đã viết Hoá đơn GTGT giao cho bên mua với số tiền hàng là 240.000.000 đ, thuế GTGT là: 24.000.000 đ, tổng phải thanh toán là: 264.000.000 đ. Ngay trong ngày kế toán tổng hợp nhận được các chứng từ cho nghiệp vụ kinh tế trên như sau: Biên bản thanh lý hợp đồng Với CT TNHH Long Hải cho việc mua số vật liệu trên. Phiếu chi tiền mặt với số tiền 264.000.000 đ Biên bản kiểm tra chất lượng, quy cách hàng nhập kho Phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT của lô hàng vật liệu trên với số tiền phải thanh toán là 264.000.000 đ Trên đây có thể nói là một bộ chứng từ kế toán phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Vấn đề đặt ra kế toán phải căn cứ vào chứng từ nào để nhập liệu vào máy. Theo quy định của công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26, kế toán phải căn cứ vào chứng từ số tiền thực tế trên đó. Trong trường hợp này có 1 trong 2 chứng từ để kế toán nhập liệu vào máy đó là: Phiếu chi tiền mặt hoặc Phiếu nhập kho NVL mà Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Hồng 26 sử dụng rất đa dạng, phong phú. Bởi vậy, để phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác từng lần nhập, từng lần xuất cho từng công trình, từng bộ phận sử dụng cụ thể và để theo dõi, phản ánh tình hình biến động của NLV một cách thường xuyên, Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán đã sử dụng TK và sổ kế toán sau: * Tài khoản sử dụng: TK 152 “ Nguyên vật liệu’’ trong đó: + TK 1521 “ Nguyên vật liệu chính” + TK 1522 “ Vật liệu phụ” + TK 1523 “ Nhiên liệu” + TK 1524 “ Phụ tùng thay thế” + TK 1528 “ Vật liệu khác” và các TK liên quan: - TK 331 “ Phải trả cho người bán” ( Mở chi tiết cho từng người bán) - TK 111 “ Tiền mặt” - TK 112 “ TGNH’’ - TK 1331 “ Thuế GTGT được khấu trừ” - TK 621 ( mở chi tiết cho từng đội công trình ) * Các sổ được sử dụng: - Sổ chi tiết TK 152 - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ Cái TK 152 2.5.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu Việc ghi sổ kế toán tổng hợp nhập vật liệu là một trong những phần hành quan trọng trong công tác kế toán NVL tại Công ty. Nguồn NVL nhập kho của Công ty chủ yếu là mua ngoài, nhập kho do tự gia công chế biến hoặc vật liệu xuất dùng cho các đội nhưng sử dụng không hết nhập lại kho. - Kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ như hoá đơn giá trị gia tăng mua nguyên vật liệu, phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu để cập nhật vào máy tính theo các giao diện của phần phềm kế toán AMSE 3.0 2.5.1.1 Nhập kho NVL từ nguồn mua ngoài. + Trường hợp mua NVL thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho nhà cung cấp: Khi công ty mua NVL, kế toán tiền mặt đã thanh toán trực tiếp cho người bán. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu chi tiền mặt, phiếu nhập kho kế toán nhập liệu vào máy tính theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 111 Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn số 002 4521 và phiếu nhập kho số 01 ngày 02/12/2007 Ông Phạm Công Thiếu nhập dầu đi ê gien của Cửa Hàng diezen Hà Nội, chi tiền mặt số tiền: 2 100 000, thuế GTGT đầu vào 210 000, kế toán định khoản: Nợ TK 152: 2.100.000 Nợ TK 1331: 210.000 Nợ TK 1331 210.000 Có TK 111: 2.310.000 + Trường hợp mua NVL thanh toán bằng chuyển khoản: Kế toán viết uỷ nhiệm chi tiền thực tế thanh toán và ghi nhận tờ uỷ nhiệm chi đó vào bảng tổng hợp chi tiền. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, giấy báo có của Ngân hàng để nhập liệu vào máy theo định khoản (Phần nhập liệu tương tự như ví dụ trên) Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 112 Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn số 0033343 và phiếu nhập kho số 15 ngày 15/12/2007 Ông Nguyễn Văn Hiện nhập thép tròn các loại của Công ty TNHH thương mại và xây dựng Phương Trinh, chi bằng tiền gửi Ngân hàng số tiền: 340.680.890, thuế GTGT đầu vào: 17.034.045, kế toán định khoản: Nợ TK 152: 340.680.890 Nợ TK 1331: 17.034.045 Nợ TK 1331 210.000 Có TK 112: 357.714.935 + Trường hợp mua NVL nhập kho nhưng chưa thanh toán cho người bán Trong tháng, sau khi NVL mua ngoài về được nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn do người bán gửi kèm và phiếu nhập kho để nhập chứng từ vào phần mềm theo theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 331 ( chi tiết cho từng người bán) Ví dụ: Căn cứ vào Hoá đơn số 004 8804 và phiếu nhập kho số 16 ngày 21/12/2007 Ông Nguyễn Tiến Ngọc nhập thép các loại của Công ty TNHH TM và DV Nguyễn Trãi với tổng số tiền hàng là : 319.510.050 đồng thuế suất GTGT là 5 % : 15.975.500 đồng. Kế toán nhập liệu vào máy theo như định khoản: Nợ TK 152 : 319.510.010 Nợ TK 1331 : 15.975.500 Có TK 331 : 335.485.510 Bảng kê nhập vật tư mua ngoài Tháng 12/2007 TT Số PN NT Nội dung mua vật tư TK 152 1 1 02/12/07 Phạm Công Thiếu nhập dầu đi ê gien của Cửa hàng VL diezen HN 2.100.000 2 15 15/12/07 Nguyễn Văn Hiện nhập thép tròn các loại của Công ty TNHH thương mại và xây dựng Phương Trinh 340.680.890 3 16 21/12/07 Nguyễn Tiến Ngọc vật tư nhập thép các loại của Công ty TNHH TM và DV N.Trãi 319..510.010 ............................................................ ............................................................ Cộng 2.123.215.671 2.5.1.2 Nhập kho do tự gia công chế biến ở công ty việc gia công vật liệu do đội xây dựng số 09 đảm nhiệm, NVL xuất để gia công là thép, sản phẩm gia công là kết cấu thép, lan can thép, mũi khoan... - Khi nhập vật liệu gia công kế toán phản ánh ( ghi giảm chi phí đầu tư): Nợ TK 152 Có TK 241 2.5.1.3 Nhập kho NVL thu hồi - Trong quá trình sản xuất, thi công công trình khi xảy ra trường hợp NVL xuất ra nhưng sử dụng không hết, theo quy định của Công ty là nhập lại kho. + Khi các đội nhập NVL theo giao khoán từ kho Công ty về kho đội nhưng thực tế các đội đã sử dụng không hết và vẫn còn thừa NVL nằm trong kho của đội chưa xuất ra công trường. Các đội phải nhập vật tư thu hồi các công trình. Trường hợp này kế toán nhập liệu theo định khoản: Nợ TK 152 Có TK 136 ( chi tiết cho từng đội) Kế toán tập hợp các phiếu nhập thu hồi phát sinh trong tháng 12/2007 để vào bảng kê nhập thu hồi vật tư, rồi vào bảng tổng hợp nhập vật tư thu hồi, cuối cùng ghi vào CTGS Ví dụ: Có phiếu nhập kho số 9 ngày 08/12/2007 Đội xây dựng số 09 nhập thu hồi ống nhựa PVC F 90 + thép các loại từ công trình Nhà máy xi măng Tuyên Quang, số tiền : 247.349.234 đ. Nợ TK 152: 247.349.234 Có TK 136 ( Đội XD số 09): 247.349.234 + Khi các đội hoặc công ty đi mua NVL và xuất thẳng cho công trình, do việc chuyên chở khó khăn nên người mua tận dụng một chuyến xe hoặc số NVL mua theo lô có dôi ra một ít. Và số NVL đó được xuất thẳng tới công trường chứ không nhập kho đội và còn thừa nhập lại kho. Lúc này kế toán nhập số liệu để ghi giảm chi phí: Nợ TK 152 Có TK 621 Ví dụ: Vào ngày 31/12/2007 có nghiệp vụ phát sinh xảy ra ở Đội XD số 11 - Ông Hùng nhập về tấm chống thấm và chất phụ gia chống dính thu hồi Công trình Nhà máy xi măng Tuyên Quang với tổng số tiền là: 1.968.680 đồng. Căn cứ vào phiếu nhập kho số 46, kế toán nhập số liệu theo như định khoản: Nợ TK 152: 1.968.680 Có TK 621: 1.968.680 + Khi nhập lại vật tư gia công, kế toán ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh: Nợ TK 152 Có TK 154 - Trường hợp NVL thừa do kiểm kê, căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 3381 Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào Biên bản họp xử lý kiểm kê: Nợ TK 3381 Có TK 711, 136 Sau khi đã nhập đầy đủ các chứng từ phát sinh mua nguyên vật liệu, trên phần mền ta có thể xem sổ chi tiết cũng như sổ cái, sổ nhật ký chung các tài khoản liên quan như TK 152. 111, 331 Bảng kê nhập vật tư thu hồi Các đội công trình - Tháng 12 năm 2007 S TT Số PN NT Nội dung mua vật tư TK 152 Đội 09 1 8 08/12/07 Ông Thành nhập que hàn , XM PC 40 + thép các loại thu hồi CT: Trường cấp 3 Việt Trì 5.000.386 2 9 08/12/07 Ông Thành nhập thép các loại, ống PVC F 90 thu hồi CT: NM XM Tuyên Quang 247.349.234 3 32 31/12/07 Ông Thành nhập cáp thép F 12,7 thu hồi CT: Trường cấp 3 Việt Trì 32.625.270 4 45 31/12/07 Ông Thành nhập dầu HD 50 thu hồi CT: Trường cấp 3 Việt Trì 4.537.980 ............................................................ Cộng đội số 09 325.034.538 Đội 11 5 46 31/12/07 Ông Hùng nhập tấm chống thấm và chất phụ gia chống dính thu hồi từ CT: NM XM Tuyên Quang 1.968.680 ............................................................ Cộng đội số 11 1.968.680 Tổng cộng 327.003.218 Bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu Tháng 12 năm 2007 STT Nhập vật liệu Đối tượng liên quan Nợ TK 152 1 TK 331 Nhập vật tư, vật liệu tháng 12/2007 phục vụ các công trình 2.123.215.671 2 TK 136 Nhập thu hồi vật tư tháng 12/2007 từ các đội 325.034.538 3 TK 621 Đội XD số 09 nhập vật tư thu hồi hạch toán giảm chi phí NVL trực tiếp 1.968.680 Tổng cộng 2.450.218.889 ( Số liệu trên được lấy từ bảng kê nhập vật tư mua ngoài và bảng kê nhập vật tư thu hồi tháng 12/2007- trang 36, 39) 2.5.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu - Khi xuất vật liệu cho các đội theo cơ chế khoán, kế toán phản ánh: Nợ TK 136 Có TK 152 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 25 ngày 30/12/07 xuất thép các loại cho Ông Nguyễn Ngọc Anh - Đội XD số 12 để thi công công trình: BHXH huyện Phù Ninh - Tỉnh Phú Thọ Nợ TK 136 (chi tiết đội XD số 12) 319.510.010 Có TK 152 319.510.010 Phiếu xuất này là căn cứ để ghi vào các Bảng kê xuất vật tư, rồi ghi vào Bảng phân bổ NLVL. Để theo dõi chi tiết số liệu đó, - Khi xuất nhiên liệu cho máy thi công, nhiên liệu cho cán bộ đi công tác: Nợ TK 141 Có TK 152 Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu xuất kho số 40 ngày 15/12/2007 - xuất cho ông Nguyễn Ngọc Quang lái xe mang biển số 19L - 0296 Kế toán ghi: Nợ TK 141 8.421.822 Có TK 152 8.421.822 - Khi xuất thẳng VT, VL phục vụ công trình không qua kho đội: Nợ TK 621 Có TK 152 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 67 ngày 31/12/2007 - xuất Thép ly, que hàn, đinh các loại cho ông Hùng đội 11 C/T: Nhà máy xi măng Tuyên Quang số tiền: 95.742.549 đ Nợ TK 621 95.742.549 Có TK 152 95.742.549 - Xuất vật liệu chi phí máy thi công Nợ TK 623 Có TK 152 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất số 8 ngày 08/12/2007 xuất cho Ông Thắng đội XD số 02 xăng dầu phục vụ cho máy móc thị công - Số tiền: 540.397 đ Nợ TK 623 540.397 Có TK 152 540.397 - Xuất vật liệu chi phí sản xuất chung: VD: Căn cứ vào phiếu xuất số 10 ngày 13/12/2007: xuất cho ông Ngọc phòng vật tư móc cáp cẩu 5T - số tiền: 50.000 đ Nợ TK 627 50.000 Có TK 152 50.000 - Xuất vật liệu chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 Có TK 152 VD: Căn cứ vào phiếu xuất số 42 ngày 31/12/2007 - xuất cho ông Khanh lái xe dầu điêzen chi