Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Phương Nam

Thông thường khi có nhu cầu vật liệu cho sản xuất phát sinh, thì các quản đốc có nhiệm vụ báo cáo tình hình với giám đốc công ty và phòng kế hoạch. Trên cơ sở đó để có kế hoạnh cung ứng kịp thời cho sản xuất tránh tình trạng thiệt hại do ngừng sản xuất tạo ra. Máy móc thiết bị: Kể từ khi thành lập, công ty đã có đầy đủ trang thiết bị hiện đại nhập khẩu của nước ngoài. Ngoài ra, hàng năm công ty đầu tư mua sắm các trang thiết bị mới nhằm nâng cao năng suất lao động, cải tiến công nghệ sản xuất , hạ giá thành sản phẩm. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ sách kế toán tại công ty Phương Nam 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ bộ máy kế toán ở công ty Phương Nam Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Kiêm kế toán tổng hợp Phó phòng tài vụ Kế toán giá thành Kế toán công nợ Kế toán TL & BHXH Kế toán vật liệu Kế toán TSCĐ Kế toán tiêu thụ Kế toán TGNH Thủ quỹ Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty phương nam Phòng tài vụ của công ty gồm 10 người. Trong đó có: - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp. - Phó phòng kiêm kế toán giá thành. - Cán bộ kế toán phụ trách các phần kế toán khác. - Thủ quỹ. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Mọi công việc liên quan đến tài chính đều được thực hiện ở phòng kế toán. mô hình kế toán tập trung rất phù hợp với công việc kế toán ở công ty Phương Nam vì công ty Phương Nam là doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Nhiệm vụ của phòng kế toán : + Giám sát tình hình hoạt động tài chính của công ty. + Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập cho riêng doanh nghiệp. + Tổng hợp lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi chu kỳ kinh doanh theo chế độ quy định của ngành chủ quản . + Lập kế hoạch tài chính cho kỳ kinh doanh tiếp theo. Nhiệm vụ và chức năng của cán bộ nhân viên phòng tài vụ: -Kế toán trưởng ( trưởng phòng tài vụ ): là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động tài chính và là người điều hành bộ máy kế toán của công ty. Đồng thời kế toán trưởng phải kiểm tra đối chiếu việc thực hiện luân chuyển chứng từ có đúng không. Ngoài ra kế toán trưởng còn hướng dẫn chỉ đạo việc lưu giữ tài liệu, sổ sách kế toán, lựa chọn các hình thức kế toán thích hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Chức năng quan trọng nhất của kế toán trưởng là tham mưu cho giám đốc nhằm giúp cho giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh của đơn vị đặc biệt về vấn đề tài chính của công ty. -Phó phòng tài vụ ( kế toán giá thành sản phẩm ): là người thay kế toán trưởng giải quyết công việc có tính tạm thời trong lúc kế toán trưởng vắng trong thời gian ngắn. Đồng thời là người theo dõi và tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong doanh nghiệp để từ đó tính giá thành sản phẩm và quyết định giá bán cho sản phẩm. -Kế toán ngân hàng: Quản lý các loại vốn ngân hàng, phụ trách việc vay, trả, giao dịch với ngân hàng. -Kế toán công nợ: theo dõi hạch toán các khoản công nợ của công ty khi mua hàng hoá của các cơ quan khác, hoặc công ty bán chịu cho khác hàng những sản phẩm mà công ty sản xuất ra để tiêu thụ (Hay gọi là hình thức thanh toán sau ). -Kế toán vật liệu: Phụ trách theo dõi quá trình nhập xuất tồn vật tư trên sổ sách. -Kế toán tiêu thụ: tổng hợp thống kê việc tiêu thụ sản phẩm. -Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng tài sản cố định trong toàn Xí nghiệp đồng thời kế toán phần hành này cũng có nhiệm vụ tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ qui định. -Kế toán tiền lương: phụ trách việc hạch toán tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ, tiền công, thưởng và các khoản phải trả cho người lao động. -Kế toán tổng hợp: Cuối kì kế toán (tháng, quý hoặc năm) sau khi bộ phận kế toán chi tiết vào sổ kế toán chi tiết, lên bảng kê, bảng phân bổ và nhật kí chứng từ, kế toán tổng hợp kiểm tra sau đó vào Sổ Cái, lên bảng cân đối kế toán và lập các báo cáo tài chính, xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp mọi số liệu và chứng từ mà các kế toán viên giao cho. Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ. -Thủ quỹ: thu chi tiền mặt hàng ngày. 2.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Công ty Phương Nam là một doanh nghiệp sản xuất nên để hoàn thành tốt nhiệm vụ và xử lý thông tin kịp thời chặt chẽ, kế hoạch sản xuất có hệ thống, phòng kế toán áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Niên độ kế toán của công ty được bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 trong năm. Từ năm 1999 khi nhà nước áp dụng 2 luật thuế mới là thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp trong hạch toán. Công ty đã áp dụng việc tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Bộ sổ kế toán công ty sử dụng bao gồm: Sổ nhật ký-chứng từ: Nhật ký chứng từ số 1 - Tiền mặt Nhật ký chứng từ số 2 - TGNH Nhật ký chứng từ số 4 - Nhật ký tiền vay Nhật ký chứng từ số 5 - Nhà cung cấp Nhật ký chứng từ số 8 - Bán hàng, xác định kết quả Nhật ký chứng từ số 9 - TSCĐ Bảng kê: Để phục vụ cho việc ghi sổ Nhật ký được gọn nhẹ, nhanh chóng, các bảng kê thường sử dụng có: BK 1 - Tiền mặt (ghi Nợ) BK 2 - TGNH (ghi Nợ) BK 4 - Chi phí sản xuất theo phân xưởng BK 5 - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí xây dựng cơ bản Bảng phân bổ: Sử dụng để chia chi phí cho các đối tượng chi phí theo công dụng và mục đích chi phí. Bảng phân bổ thường dùng để hạch toán trước khi ghi bảng kê chi phí. Có 4 sổ phân bổ: BPB 1 - Tiền lương và khoản trích theo lương BPB 2 -Vật liệu, CCDC BPB 3 - Khấu hao TSCĐ Sổ chi tiết: Gồm các sổ chi tiết được quy định sẵn kết cấu để phục vụ ghi BK hoặc Nhật ký-chứng từ. Sổ cái: sổ cái ghi ngày cuối cùng kỳ báo cáo trên cơ sở các nhật ký chứng từ; sổ cái mở cho từng tài khoản. 2.3. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Do đặc điểm của công ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất đa dạng phong phú nên để hạch toán hàng tồn kho công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, theo dõi và phản ánh một cách liên tục về giá trị và số lượng nhập xuất tồn của từng loại vật liệu. Với phương pháp này, kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi một cách chính xác cả về số lượng lẫn giá trị vật liệu xuất kho, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật, tuy nhiên không tránh khỏi nhược điểm là phải mất nhiều công sức iii. Tình hình tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty phương nam 3.1. Tình hình vật liệu của công ty Phương nam 3.1.1. Đặc điểm vật liệu của công ty Công ty Phương Nam thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyên sản xuất các sản phẩm túi xách, ví da, ba lô. Công ty sản xuất ra nhiều loại sản phẩm khác nhau theo yêu cầu đơn đặt hàng hoặc gia công thuê cho nước ngoài do đó nguyên vật liệu sử dụng với khối lượng lớn, đa dạng nhiều chủng loại. Chính vì vậy nguyên vật liệu là thành phần chính cấu tạo nên các sản phẩm đa dạng đó. Vật liệu của công ty được đưa vào với hai hình thức chính là nhập khẩu và mua trong nước. Do đặc điểm sản xuất sản phẩm trên của công ty là chủ yếu nên vật liệu của công ty thuộc những ngành công nghiệp dệt may(chủ yếu là da và giả da) dễ bị hư hỏng kém phẩm chất do tác động của độ ẩm và khí hậu gây ẩm mốc và mủn, mà chất lượng sản phẩm lại chịu ảnh hưởng lớn từ chất lượng vật liệu. Vì vậy khâu đảm bảo nguyên vật liệu là hết sức quan trọng, nó quyết định đến chất lượng sản phẩm của công ty. Do tính chất vật liệu như vậy nên công ty rất chú trọng đến khâu, phân loại, bảo quản, kho tàng. Công ty gồm có 3 kho lưu trữ chính: Kho nguyên vật liệu chính: là kho bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu chính như: vải da, vải giả da, vải PVC, vải xoa, sợi Kho nguyên vật liệu phụ:gồm các vật liệu như chỉ may, mút, móc,khóa, tùng thay thế các linh kiện và dụng cụ bảo hộ lao động Kho thành phẩm: Bảo quản các sản phẩm hoàn thành theo hợp đồng 3.1.2. Phân loại nguyên vật liệu cuả công ty Để đáp ứng nhu cầu hạch toán chi phí nguyên vật liệu qua đó tính giá thành sản phẩm. Công ty đã sử dụng phương pháp phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị trong công ty nguyên vật liệu chính bao gồm: + Nguyên vật liệu chính: Vải da, vải giả da, sợi . + Nguyên vật liệu phụ gồm: Mút, khuy bấm, dây khoá, đầu khoá, chỉ vắt sổ, chỉ may Xuất phát từ yêu cầu đảm bảo tính an toàn trong bảo quản vật liệu. Công ty đã xây dựng hệ thống nội quy kho tàng. Trong nội quy của công ty về kho bãi xác định rõ trách nhiệm vật chất trong trường hợp hao hụt hư hỏng, thiếu, mất nguyên vật liệu thì người quản lý kho phải chịu trách nhiệm vật chất trước ban lãnh đạo công ty. Các kho dự trữ của công ty được xây dựng khô ráo, không dột nát bố trí gần phân xưởng, thuận tiện cho việc chuyên chở, cung ứng kịp thời cho sản xuất. Chính vì vậy vật liệu trong kho được quản lý tốt không xảy ra mất mát hư hỏng. 3.1.3-Các nguồn nguyên vật liệu chủ yếu của công ty Vật liệu mua ngoài: Đây là nguồn nhập chủ yếu của của công ty. + Vật liệu nhập ngoại nhiều nhất của công ty là các sản phẩm vải mà chủ yếu nhập từ Hàn Quốc, Trung Quốc + Vật liệu mua trong nước : như sợi, vải, khoá chủ yếu ở các hộ gia đình. 3.1.4- Đánh giá nguyên vật liệu 3.1.4.1. Giá nguyên vật liệu nhập kho Công ty áp dụng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế. Trong quá trình sản xuất của công ty, nguyên vật liệu được mua từ nhiều nguồn khác nhau và theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từng trường hợp cũng khác nhau. Vì vậy giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định: - Nguyên vật liệu do mua ngoài: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho == Giá mua nguyên vật liệu trên HĐ =+ Chi phí mua phát sinh +- Các khoản giảm giá Tuy nhiên công ty có những sản phẩm tự chế biến lại là nguyên vật liệu đầu vào cho các sản phẩm khác. Các sản phẩm này được nhập kho sau khi hoàn thành với giá nhập kho là giá thành công xưởng thực tế. - Vật liệu do doanh nghiệp gia công chế biến (nếu có): Giá thực tế vật liệu nhập kho == Giá thực tế NVL xuất kho để gia công =+ Chi phí gia công chế biến =+ Chi phí vận chuyển bốc dỡ -Phế liệu: đánh giá theo ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc có thể bán được). 3.1.4.2. Giá vật liệu xuất kho. Nguyên vật liệu sau khi được nhập kho, tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty mà nguyên vật liệu có thể được xuất ra phục vụ cho quá trình này. Tuy nhiên không phải mọi nguyên vật liệu đều cùng nhập tại một thời điểm, theo cùng một giá, mà chúng nhập theo thời điểm khác nhau và giá của chúng luôn biến động. Vì vậy,để theo dõi và đánh giá chính xác việc tính giá xuất kho nguyên vật liệu phải theo phương pháp phù hợp với đơn vị. Tại công ty Phương Nam, giá thực tế vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. 3.2. Tổ chức chứng từ kế toán ở công ty Phương Nam. 3.2.1. Chứng từ sử dụng : - Hoá đơn giá trị gia tăng (do bên bán lập) - Các loại phiếu nhập kho, xuất kho, - Biên bản kiểm nhận hàng hoá. - Các chứng từ về chi phí mua hàng. - Các chứng từ thanh toán tiền: Phiếu chi, phiếu tạm ứng, giấy báo nợ ngân hàng. 3.2.2.Tổ chức chứng từ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu. * Đối với vật liệu mua ngoài Nguyên vật liệu của Công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau trong đó nhập từ mua ngoài là chủ yếu. Việc cung ứng vật tư cho sản xuất, cho các đối tượng khác trong Công ty do phòng Kế hoạch vật tư thực hiện. Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu của toàn Công ty, phòng Kế hoạch vật tư lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Khi nhận được hoá đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán gửi đến nay do nhân viên cung tiêu của Công ty mang về, phòng Kế hoạch vật tư phải đối chiếu với hợp đồng kinh tế được ký kết giữa hai bên để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán đối với từng chuyến hàng. Khi nguyên vật liệu về đến Công ty phải thành lập Ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm nghiệm vật tư về số lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu. Hoá đơn giá trị gia tăng Mẫu số 02-B/GTKL 3LL (Liên 2 Giao cho khách hàng ) Số: 005538 Ngày 7 tháng 1 năm 2003 Đơn vị bán hàng: Công ty Mai Phương Địa chỉ: Kim Đồng- Thanh Xuân-Hà nội Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Cường Đơn vị: Công ty Phương Nam Địa chỉ: 358 Đường Giải Phóng Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0100232455-1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Sợi PP 900 đen kg 52.425 13.045 683.884.125 Cộng tiền hàng: 683.884.125 Thuế suất GTGT: 10%. Tiền thuế GTGT: 68.388.412,5 Tổng cộng tiền thanh toán: 752.272.537,5 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm năm mươi hai triệu hai trăm bảy mươi hai ngàn năm trăm ba mươi bảy đồng chẵn. Người bán hàng Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Biểu số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng Căn cứ vào hoá đơn bán hàng trên Ban kiểm nghiệm của công ty Phương Nam tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm như sau : Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Biên bản kiểm nghiệm vật tư Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 005321, 005538,ngày07 tháng 01 năm 2003 Ban kiểm nghiệm gồm: Bà : Nguyễn Thị Đào: Đại diện phòng Kế hoạch vật tư - trưởng ban Ông: Lê Minh : Đại diện phòng Kỹ thuật - uỷ viên Bà: Nguyễn Thị Lan - Thủ kho - uỷ viên Đã kiểm nghiệm loại vật tư dưới đây: Mã vật tư Tên, nhãn hiệu vật tư Đơn vị tính Số lượng Đúng quy cách Không đúng quy cách Theo chứng từ Thực nhập Vp Vải PVC m 12.000 12.000 12.000 0 Sp9 Sợi PP 900 kg 52.425 52.425 52.425 0 Sp6 Sợi PP600 kg 40.500 40.500 40.500 0 Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho Hà nội, ngày 07 tháng 01 năm 2003 Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban Biểu số 2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, bộ phận thu mua xem xét tình hình vật liệu. Nếu nguyên vật liệu không đúng quy cách phẩm chất thì trả lại người bán. Nếu vật liệu vật hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường. Khi nguyên vật liệu được chấp nhận nhập kho thì phòng Kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho. Phiếu được lập thành 2 liên, 1 liên phòng Kế hoạch vật tư giữ, 1 liên người lập giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển về phòng Kế toán để ghi sổ. Thông thường mỗi một loại vật tư sẽ lập một phiếu nhập kho, nhưng có thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều loại vật tư . Sở công nghiệp hà nội Công ty Phương Nam Phiếu nhập kho Ngày 07 tháng 01 năm 2003 Số : 135 Họ tên người giao hàng : Nguyễn Văn Cường Nhập tại kho: Nguyên vật liệu chính STT Tên vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Vải PVC Vp m 12.000 12.000 8230 98.760.000 2 Sợi PP 900 Sp9 kg 52.425 52.425 13.045 683.884.125 3 Sợi PP 600 Sp6 kg 40.500 40.500 16.806 680.643.000 Cộng 1.463.287.125 Hà nội, ngày 07 tháng 01 năm 2003 Người lập Kế toán trưởng (Ký , họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 3 : phiếu nhập kho *Đối với vật liệu là thành phẩm do công ty tự sản xuất nhập kho. Thực chất đây là quá trình nhập kho thành phẩm mà thành phẩm của công ty ở đây là dây quai. Sau khi thành phẩm được sản xuất xong, quản đốc phân xưởng dệt và công nhân phải tự kiểm tra sản phẩm trước khi cán bộ kiểm tra. Cán bộ kiểm tra sau khi kiểm tra thử nghiệm sản phẩm về số lượng, chất lượng lập biên bản kiểm nghiệm (giống như ở biểu số 2) để kiểm tra thử nghiệm, phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho giống như phiếu nhập kho của trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài Phiếu nhập kho này lập thành 2 liên: -1 liên lưu ở phòng kế hoạch -1 liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó giao cho phòng kế toán Sở công nghiệp hà nội Công ty Phương Nam phiếu nhập kho Phân xưởng Dệt Ngày 20 tháng 01 năm 2003 Số 136 Họ và tên người giao hàng: Vũ Thị Hồng Nhập tại kho: Nguyên vật liệu phụ STT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Dây quai D01 m 15.000 15.000 2.000 30.000.000 Cộng 30.000.000 Ngày 20 tháng 01 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên Biểu số 4 : Phiếu nhập kho *Đối với phế liệu thu hồi: Phế liệu thu hồi của công ty Phương Nam ở đây chỉ là những sản phẩm thừa của quá trình sản xuất như vải vụn, chỉ vụn, bìa giấy cắthầu như có giá trị không cao. Chính vì vậy mà công ty Phương Nam không làm thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà sau mỗi kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho vật liệu phụ, không qua một hình thức kiểm tra đong đếm nào. Nghĩa là công ty không phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi. Thủ tục nhập kho NVL được khái quát qua sơ đồ sau: NVL mua về: căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán Kiểm nghiệm đánh giá chất lượng vật liệu mua về Làm thủ tục nhập kho: Phiếu nhập kho Sơ đồ15: Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu tại công ty Phương nam 3.2.3. Tổ chức chứng từ xuất kho nguyên vật liệu: Tại Công ty, nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Ngoài ra nguyên vật liệu có thể xuất bán, cho vay... Chứng từ sử dụng để xuất kho nguyên vật liệu là "Phiếu xuất kho". Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh nguyên vật liệu lập. Phiếu được lập cho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu tại cùng một kho, cùng sử dụng để sản xuất một loại sản phẩm. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - 1 liên người lĩnh giữ - 1 liên gửi lên phòng Kế hoạch vật tư -1 liên thủ kho chuyển cho phòng Kế toán Sở công nghiệp hà nội Công ty Phương Nam Phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 1 năm 2003 Số 90 Họ tên người nhận: Nguyễn Thị Loan Bộ phận: Phân xưởng dệt Xuất tại kho: Nguyên vật liệu chính STT Vật tư, nguyên liệu Đvt Mã số Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Sợi PP 900 đen kg Sp9đ 52.000 52.000 Cộng 52.000 Ngày 15 tháng 01 năm 2003 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 5 : phiếu xuất kho Trường hợp bộ phận sử dụng nguyên vật liệu muốn dùng bổ sung thêm loại nguyên vật liệu nào đó thì yêu cầu với phòng Kế hoạch vật tư. Phòng Kế hoạch vật tư sau khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu của phân xưởng đó, nếu thấy hợp lý sẽ lập "Phiếu xuất kho". 3.2.4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty: Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm về sản phẩm của Công ty, theo yêu cầu quản lý kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Về mặt lý tưởng phương pháp này phù hợp với tình hình của Công ty hiện nay. Phương pháp này được sử dụng đòi hỏi Công ty xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu hoàn thiện. Thực tế công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòng Kế toán được tiến hành như sau: Tại kho: Khi nhận được chứng từ về nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ. Sau khi nhập kho hoặc xuất kho nguyên vật liệu xong thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho và ký vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Các chứng từ nhập, xuất hàng ngày được thủ kho giao cho kế toán nguyên vật liệu phụ trách theo dõi kho. Thẻ kho dùng để tiến hành ghi chép, phản ánh hàng ngày về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ nguyên vật liệu sử dụng một thẻ kho. Thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu để tiện cho việc sử dụng, ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý. Mỗi thẻ kho có thể được mở trong một năm, chi tiết theo từng tháng, mở trên một tờ hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho đó. Thẻ kho được dùng cho một thứ vật tư, sản phẩm, hàng hoá, nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Thẻ kho do phòng Kế toán lập và giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho (mỗi chứng từ ghi một dòng), sau đó tính ra số tồn kho. Tuỳ theo tính chất của kho và tính chất của từng bộ phận định kỳ 3 đến 5 ngày kế toán nguyên vật liệu xuống kho nhận chứng từ do thủ kho chuyển giao và kiểm tra tại chỗ tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và đồng thời kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho. Sau khi kiểm tra kế toán ký xác nhận trên thẻ kho. Việc giao nhận chứng từ được ký nhận trên sổ tay giao nhận chứng từ, không có phiếu giao nhận chứng từ. Thẻ kho là chứng từ để thủ kho đối chiếu số liệu với kế toán trên sổ chi tiết Công ty Phương Nam Mẫu số 06 - VT Tên kho: Kho nguyên vật liệu chính thẻ kho Ngày lập thẻ: 07/01/2003 Tờ số: 123 Tên, quy cách, nhãn hiệu vật tư: Vải PVC Đơn vị tính: m Mã số: Vp STT Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ký x.n của k.t SH NT Tồn đầu tháng 1 200 1 PNK 135 7/1 Nhập của công ty dệt kim Thăng Long 12.000 12.200 2 PXK 91 8/1 Xuất cho PX may 12.000 200 3 PNK 136 17/1 Nhập của công ty TL 8800 9.000 PXK 92 30/1 Xuất cho PX May 8500 Tồn cuối tháng 1 500 Biểu số 6: Thẻ kho Cuối tháng thủ kho tập hợp và cộng thẻ kho. Đồng thời lập bảng tổng hợp nhập xuất vật tư trong tháng .Sau đó thủ kho gửi lên phòng kế toán. Bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu chính ( biểu số 7) Bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu phụ ( biểu số 8) Bảng tổng hợp xuất vật tư ( Biểu số 9) Bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu phụ Tháng 1 năm 2003 STT Đơn vị bán Tên vật tư Đvt TK 1522 KL Đơn giá Thành tiền 01 Nhập của PX dệt Dây quai m 15.000 2.000 30.000.000 02 Chị cúc Khoá Cái 20.000 500 10.000.000 03 Chị cúc chỉ may Cuộn 3.000 3.000 9.000.000 Tổng 49.000.000 Biểu số 8: Bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu phụ Bảng tổng hợp xuất vật tư Tháng 1 năm 2003 STT Tên vật liệu Đvt Diễn giải Số lượng 1 Vải PVC m Xuất cho phân xưởng may 20.500 2 Vải xoa m Xuất cho phân xưởng may 25.000 3 Sợi PP 900 kg Xuất cho phân xưởng dệt 52.000 4 Sợi PP 600 kg Xuất cho phân xưởng dệt 40.000 5 Dây quai m Xuất cho phân xưởng may 12.000 6 Khoá nhựa Cái Xuất cho phân xưởng may 15.000 7 Chỉ bò Cuộn Xuất cho phân xưởng may 2.000 Biểu số 9: Bảng tổng hợp xuất vật tư Tại phòng kế toán: Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn mua hàng..., kế toán vào sổ chi tiết. Sổ chi tiết vật liệu được mở cho từng tháng, theo từng chứng từ, số, ngày cụ thể cho tất cả vật tư nhập, xuất trong tháng. Dựa vào số lượng, giá trị nguyên vật liệu nhập trong tháng kế toán vào sổ theo đúng thứ tự thời gian, số hiệu chứng từ kể cả số lượng, đơn giá, và tổng cộng thành tiền trên sổ. Còn đối với việc xuất vật tư, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho chỉ vào cột số lượng trên sổ chi tiết. Cuối tháng dựa vào bảng tổng hợp nhập vật tư trong tháng của thủ kho gửi lên và số tồn đầu tháng , áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ sẽ tính ra đơn giá xuất. Đó chính là giá trị nguyên vật liệu xuất trong tháng trên sổ chi tiết. Lúc này kế toán mới tính ra số tồn về lượng trên sổ chi tiết. Số tồn đầu kỳ trên sổ chi tiết lấy từ số tồn của báo cáo Nhập - xuất - tồn vật liệu tháng trước. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết về nguyên vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Mỗi sổ chi tiết được mở để theo dõi riêng một loại nguyên vật liệu ứng với một mã số cụ thể. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu vào sổ chi tiết cả lượng và tiền, kế toán sẽ vào báo cáo Nhập - xuất - tồn ngay tại thời điểm đó. Số tồn trên sổ chi tiết cũng chính là số tồn trên báo cáo Nhập - xuất - tồn vật liệu. Ví dụ : Mở sổ chi tiết cho 2 vật liệu chính đó là vải và sợi theo hoá đơn mua vào số 005321 và HĐ số 005538 như sau: -Sổ chi tiết TK1521( mở cho Vải PVC): Biểu số 10 -Sổ chi tiết TK1521( mở cho Sợi PP900): biểu số 11 -Sổ chi tiết TK 1521(mở cho Sợi PP600): Biểu số 12 - Bảng tổng hợp-nhập-xuất-tồn : Biểu số 13 Có thể khái quát trình tự nội dung phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty như sau: Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phương pháp thẻ song song Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Sổ chi tiết vật liệu Phiếu nhập kho Thẻ kho Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Chú ý: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu : Sơ đồ 16: hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song 3.2.5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Phương Nam Công ty Phương Nam là một doanh nghiệp sản xuất với chủng loại vật liệu sử dụng đa dạng, để phù hợp với đặc điểm riêng của mình và nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong công ty, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho. 1. Tài khoản sử dụng: TK 152 "Nguyên vật liệu" và được chi tiết thành các tiểu khoản sau - TK 1521 “NVL chính" - TK 1522 "Vật liệu phụ" - TK 1523 "Nhiên liệu" - TK 1524 " Phụ tùng thay thế" - TK 1525 “Thiết bị XDCB" - TK 1526 “Bao bì" - TK 1527 “Vật liệu khác" - TK 621 “Chi phí NVL TT" và được chi tiết thành các tiểu khoản: - TK 621D"Chi phí NVLTT cho PX Dệt - TK 621M" Chi phí NVLTT cho PX May - TK 621I “Chi phí NVLTT cho PX In và một số tài khoản khác như: - TK 6272 " Chi phí