Đề tài hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Thăng Long (talimex)

LIMEX). 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty Thăng Long là một doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất hàng may mặc xuất khẩu. Tiền thân là “Xí nghiệp sản xuất máy khâu Hà Nội”, đến năm 1994, xí nghiệp được đổi tên thành Công ty Thăng Long với tên giao dịch là TALIMEX. Công ty có hai cơ sở sản xuất sau: Cơ sở 1 tại 43 đường Giảng Võ - Ba Đình-Hà Nội. Điện thoại: 04.8.432.902 – 04.8.430.492. Fax: 04.7.365.262. E-mail: Talimex@hn.vn.vn. Cơ sở 2 đặt tại Khương Trung -Thanh Xuân - Hà Nội. Điện thoại: 04.5.652.859. Fax: 04.5.652.860. Công ty Thăng Long được thành lập vào ngày 03/10/1973 theo quyết định số 199/UBQP của UBND thành phố Hà Nội có nhiệm vụ nghiên cứu và chế thử máy khâu gia đình. Lúc này, xí nghiệp gồm 30 người trong đó có nhiều kỹ sư và thợ bậc cao về cơ khí. Trong những ngày đầu thành lâp xí nghiệp còn gặp nhiều khó khăn như: Cơ sở lao động, vật chất nghèo nàn, thiết bị cần thiết đã cũ và không đồng bộ, nhà xưởng hư hỏng nhiều; trình độ cán bộ, công nhân phần lớn chưa hiểu nhiều về công nghệ sản xuất máy khâu. Song với sự giúp đỡ của UBND thành phố Hà Nội cùng với sự cố gắng, nỗ nực của toàn bộ công nhân viên trong xí nghiệp nên đã khắc phục khó khăn và đã chế thử thành công sản phẩm máy khâu gia đình, ngay sau đó xí nghiệp đã cho sản xuất hàng loạt. Xí nghiệp đã cố gắng nâng dần sản lượng cũng như chất lượng sản phẩm máy khâu. Năm 1978, xí nghiệp đã đạt sản lượng 300 máy khâu /năm. Đến năm 1987, xí nghiệp đã đạt được 2520 c/năm và chế thử thành công máy khâu công nghiệp. Đến những năm 1988, 1989 do sự chuyển đổi của cơ chế thị trường làm nền sản xuất trong nước có nhiều biến động. Sản phẩm làm ra không bán được khiến cho xí nghiệp lâm vào tình trạng bế tắc. Công nhân không có việc làm, đời sống cán bộ công nhân viên gặp nhiều khó khăn. Đứng trước tình cảnh đó, xí nghiệp phải chuyển hướng kinh doanh để duy trì hoạt động của xí nghiệp và đảm bảo công ăn việc làm cho lao động trong xí nghiệp. Đến năm 1992 xí nghiệp đã ngừng hẳn việc sản xuất máy khâu và chuyển sang ngành may mặc. Năm 1994, xí nghiệp đổi tên thành công ty Thăng Long, và thực hiện theo quyết định số 338 về việc thành lập lại doanh nghiệp và doanh nghiệp nhà nước thuộc Sở Công nghiệp Hà Nội, với nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất và kinh doanh hàng may mặc trong và ngoài nước. Mặc dù bước đầu chuyển sang ngành may mặc, đối diện với nhiều khó khăn nhưng việc chuyển hướng kinh doanh lại là một trong những hướng đi đúng đắn của Công ty. Tại thời điểm mà nền kinh tế nước ta đang dần chuyển biến từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường; Công ty đã có những triển vọng lớn, cụ thể là: Cũng như nhu cầu khác, nhu cầu về may mặc của người tiêu dùng cũng ngày một tăng lên sản phẩm của Công ty sản xuất đã có thị trường tiêu thụ. Nhưng với số vốn ít ỏi ban đầu, đã gây nhiều khó khăn cho Công ty trong việc cải tạo, nâng cấp mẫu mã sản phẩm trong những năm đầu của thập kỷ 90. Năm 1995, Công ty đã đầu tư cho sản xuất hai dây chuyền may mặc của Nhật Bản và Đài Loan bằng nguồn vốn vay và nguồn vốn huy động. Đồng thời, cũng xây dựng và cải tạo lại nhà xưởng. Trong 3 năm 1995, 1996, 1997 tình hình tài chính của Công ty rất khó khăn nên trong tháng 2/1998 nhà nước và UBND thành phố Hà Nội đã cấp cho Công ty toàn bộ tài sản cố định mà Công ty đã đầu tư trong 3 năm qua. Năm 2002 là năm Công ty đã hoàn thành tốt các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật mà Sở Công Nghiệp đã giao cho. Sản phẩm chính của Công ty lúc bấy giờ là áo T-shirt (áo sơ mi) được thiết kế sản phẩm trên vi tính, máy cắt dập liên hoàn. Đồng thời Công ty cũng đầu tư dây chuyền sản xuất một số phụ liệu phục vụ cho nghành may như sản xuất khoá đính, các loại cúc và ôzê, in dệt nhãn mác. Với thế mạnh năm 2002 đến 2003 Công ty đã mở rộng thị trường quốc tế, thị trường trong nước, phấn đấu nâng cao tỷ lệ hàng bán FOB bằng nguồn vật tư trong nước lên 70% tổng doanh thu hàng may mặc, phấn đấu thu nhập bình quân năm của cán bộ công nhân viên lên 850.000đ/người/tháng, phấn đấu hoàn thành vượt mức chỉ tiêu kỹ thuật mà Sở Công Nghiệp giao cho. Năm 2004, Công ty đã có một bước ngoặt quan trọng đó là Công ty đã tiến hành cổ phần hoá. Năm 2005, Công ty có số lao động 550 người và đạt được những kết quả cao. Bảng số liệu 2.1 sẽ cho ta thấy trong 2 năm 2004-2005 hoạt động sản xuất của Công ty Thăng Long đã thu được những thắng lợi lớn, mang lại cho Công ty nhiều nguồn lợi đáng kể và đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên. Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu về tình hình thực hiện doanh thu của Công ty Thăng Long trong 2 năm 2004 - 2005: Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Tổng doanh thu 20.700.000.000 22.200.500.000 Doanh thu thuần 19.136.750.340 21.012.415.000 Lợi nhuận gộp 2.642.138.000 2.875.693.500 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 1.007.250.450 1.572.640.845 Lợi nhuận khác 79.357.000 55.000.000 Tổng lợi nhuận trước thuế 1.086.607.450 1.627.640.845 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 185.455.000 202.604.545 Lợi nhuận sau thuế 901.152.450 1.425.036.300 Qua những chỉ tiêu trên (xem bảng 2.1), như vậy trong 2 năm 2004-2005 tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty là có hướng phát triển tốt, các chỉ tiêu đạt được năm sau đều cao hơn năm trước. Năm 2004 chỉ tiêu tổng doanh thu là 20.700.000.000 đ thì sang tới năm 2005 đã tăng lên 22.200.500.000 đ (1.07 %). Các chỉ tiêu lợi nhuận cũng tăng hơn năm trước với tỷ lệ tương đối cao. Sở dĩ các chỉ tiêu tăng là do Công ty đã sử dụng các biện pháp tăng cường quản lý nâng cao năng suất lao động mang lại hiệu quả kinh tế cao. Nhờ đó mà trong những năm qua Công ty luôn hoàn thành kế hoạch đặt ra. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty. Từ xí nghiệp sản xuất máy khâu chuyển sang Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm may mặc, Công ty Thăng Long đã thay đổi cơ cấu tổ chức để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Công ty thực hiện chế độ tự chủ sản xuất kinh doanh trong phạm vi pháp luật quy định, thực hiện theo chế độ quyền làm chủ tập thể của cán bộ công nhân viên. Với đặc điểm trên Công ty cần có một bộ máy quản lý thống nhất, gọn nhẹ có trình độ và năng lực để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của công ty trong nền kinh tế thị trường đầy năng động. Theo đó Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý của mình theo hình thức tập trung với sơ đồ như sau: Hội đồng quản trị Giám Đốc P.Tổ Chức Hành Chính Phó Giám Đốc 11 P. Sản Xuất P.Kĩ Thuật KCS P.Vật Tư P.Kế toán P.Bảo Vệ Phó Giám Đốc P.Thị Trường Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức và sản xuất kinh doanh Tại Công ty thăng Long Trong Công ty Thăng Long mỗi một phòng ban hay một phân xưởng tổ sản xuất trong Công ty đều có chức năng, nhiệm vụ riêng song tất cả đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ nhau làm cho bộ máy quản lý của Công ty tạo thành một khối thống nhất. - Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh, phương án đầu tư và các vấn đề kinh doanh lớn của công ty đồng thời quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông qua hợp đồng mua bán, vay, cho vay; Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty, quyết định mức lương và lợi ích kinh tế khác của các cán bộ quản lý đó; Quyết định cơ cấu tài chính, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác. Chủ tịch hội đồng quản trị do HĐQT bầu ra trong số thành viên của HĐQT. Chủ tịch HĐQT là người lập chương trình và kế hoạch hoạt động của HĐQT, chuẩn bị chương trình, nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ toạ cuộc họp HĐQT. -Giám đốc Công ty: Là người lãnh đạo, quản lý và giám sát mọi hoạt động chung của công ty, trực tiếp điều hành sản xuất kinh doanh của công ty theo kế hoạch, chính sách, pháp luật của Nhà nước, chính sách của Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông đề ra. Là người kiến nghị phương án bố trí cơ cấu Tổ chức, quy chế quản lý nội bô công ty, có quyền bổ nhiệm cách chức các chức danh quản lý trong công ty, quyết định lương phụ cấp đối với người trong công ty. -Phó giám đốc: Là người hỗ trợ công việc cho giám đốc và chịu trách nhiệm trước các nhiệm vụ được giao. Đồng thời, phó giám đốc còn phụ trách về công tác kỹ thuật và các phòng ban và các kế hoạch phòng ban. Phó giám đốc là người có quyền hạn cao chỉ sau giám đốc Công ty. -Các trưởng phòng: Là người giúp việc và tham mưu cho giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo đơn vị mình quản lý. Thực hiện có hiệu quả các công việc sản xuất kinh doanh của đơn vị mình theo đúng pháp luật của nhà nước và của Công ty. -Phòng Tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức cán bộ quản lý trong toàn bộ Công ty, tổ chức sắp xếp lao động cho toàn bộ các phân xưởng sản xuất, tuyển dụng lao động cho các phân xưởng tổ sản xuất, quản lý hết các hình thức về tài chính trong Công ty. -Phòng Sản xuất: Làm chức năng tham mưu về kỹ thuất sản xuất, nghiên cứu kỹ thuật nâng cấp hoặc chuyển đổi sản phẩm cho phù hợp với cơ cấu thị trường và nhu cầu người tiêu dùng. Phòng sản xuất gồm 3 bộ phận: +Kỹ thuật công nghệ: có kỹ năng thiết kế mẫu mã sản phẩm, lập các định mức kỹ thuật và tiêu chuẩn kiểm tra sản phẩm, lập quy trình công nghệ cho sản phẩm +Kế hoạch sản xuất: Xây dựng các kế hoạch sản xuất. Lập, dự trù về vật tư, thiết bị lao động và phân bổ kế hoạch cho các đơn vị sản xuất. +Quản lý tài sản thiết bị: Thống kê tài sản cố định, lập kế hoạch di chuyển, tịch thu tài sản cố định, sửa chữa thiết bị điện, lập các dự án đầu tư tài sản cố định. -Phòng Kỹ thuật KCS: Quản lý công tác kỹ thuật như cắt mẫu trước khi đưa vào dây chuyền sản xuất, nghiên cứu đổi mới máy móc theo yêu cầu của công nghệ đáp ứng sự phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty, kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm tại các khâu của quá trình sản xuất. -Phòng Vật tư: Là nơi bảo quản, cung ứng vật tư và thành phẩm. Mọi nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đều được quản lý chặt chẽ. -Phòng Tài chính – Kế toán: Thực hiện chức năng giám đốc về mặt tài chính, có chức năng quản lý về tài sản, nguồn vốn, quản lý thu chi tổng hợp và hệ thống hoá các số liệu hạch toán. Qua đó giúp giám đốc nắm được tình hình bán hàng, doanh thu bán hàng, tham mưu giúp giám đốc thực hiện các nhiệm vụ kế toán thống kê tài chính. -Phòng Thị trường: Có nhiệm vụ lên kế hoạch và thực hiện công tác tiêu thụ sản phẩm. -Phòng Bảo vệ: Kiểm tra bảo đảm an ninh, an toàn cho Công ty. 2.1.3 Đặc điểm của bộ máy kế toán tại Công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán NVL Thủ quỹ và Kế toán tiền lương Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán tại Công ty Thăng Long Phòng Tài chính kế toán Công ty: là một trong những phòng quan trọng với chức năng chủ yếu quản lý về tài chính góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Tại Công ty hình thức tổ chức công tác kế toán là tập trung, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng Tài chính - Kế toán của Công ty, từ khâu tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kiểm tra kế toán. -Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán, phụ trách chung cho mọi hoạt động kế toán chung tại Công ty. -Kế toán viên: Có nhiệm vụ làm công việc về tiền lương, thanh toán, theo dõi việc uỷ thác nhập khẩu, tiền gửi ngân hàng, tăng giảm tài sản cố định. -Kế toán tổng hợp: Theo dõi tổng hợp tình hình nhập-xuất, tồn kho vật tư, lập báo cáo kế toán, cuối quý lập bảng chi tiết vật tư xuất kho từng bộ phận, tính giá thành sản phẩm, tình hình nộp thuế cho nhà nước. -Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu – chi và bảo quản tiền mặt ở Công ty. Công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Đây là hình thức kế toán đơn giản, phù hợp với đặc điểm của Công ty và thuận tiện trong việc áp dụng máy vi tính. Trong điều kiện ứng dụng tin học vào kế toán như hiện nay. Công ty đã căn cứ vào các yêu cầu cụ thể của mình, căn cứ vào các quy định có tính bắt buộc, quy định có tính hướng dẫn của nhà nước. Công ty đã thiết kế những mẫu sổ phù hợp với cơ chế hoạt động của máy vi tính đảm bảo máy có thể thực hiện ghi chép, hệ thống hóa thông tin về các số liệu theo chỉ tiêu kinh tế - tài chính phục vụ việc lập báo cáo tài chính. Nhờ đó mà giảm bớt khối lượng công việc của kế toán tăng hiệu quả công việc và phục vụ thông tin cho lãnh đạo kịp thời. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà công ty áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên và mỗi kỳ kế toán là Quý. 2.1.4 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm trong Công ty là một quá trình khép kín, liên tục và được thực hiện trọn vẹn trong đơn vị. Sản phẩm tạo ra được hình thành từ nguyên liệu chính là vải nên quy trình công nghệ cũng có những đặc điểm riêng của ngành may mặc. Phân xưởng là Nguyên vật liệu Phân xưởng đóng gói Phân xưởng cắt Kho thành phẩm Phân xưởng vắt sổ Xuất xưởng Phân xưởng may Sơ đồ 2.3: quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Theo quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty Thăng Long (xem sơ đồ 2.3), nguyên vật liệu sau khi xuất kho được đưa sang phân xưởng cắt để tạo ra các chi tiết sản phẩm. Các chi tiết sản phẩm này vì không có đặc tính sử dụng nên không trao đổi được trên thị trường nên chúng tiếp tục được đưa xuống các phân xưởng tiếp theo gồm: phân xưởng vắt sổ, phân xưởng may, phân xưởng là, phân xưởng đóng gói để hoàn thiện sản phẩm (quần áo, hàng mẫu). Các sản phẩm này trước khi nhập kho đều được các bộ phận kỹ thuật của công ty kiểm tra chất lượng và đóng gói để hoàn thiện với một quy trình công nghệ khép kín. Công ty hoàn toàn có thể tiết kiệm được chi phí, góp phần giảm giá thành sản phẩm và tăng thu nhập cho công ty. 2.2. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là Công ty chuyên sản xuất đồ may mặc sẵn phục vụ trong và ngoài nước, chủng loại sản phẩm rất phong phú và đa dạng, nhiều mẫu mã và kích cỡ nên Công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau như các loại vải và các phụ kiện khác như các loại chỉ, khuy, khoá, cúc, móc, băng gai, chun, mex, nhiên liệu các loại như điện xăng dầu máy để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách mẫu mã khác nhau. Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ may của Công ty đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi để xí nghiệp đỡ phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho. Công ty Thăng Long có đặc điểm là tìm thị trường tiêu thụ trước (khách hàng) rồi mới tiến hành khai thác nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất. Làm như thế để đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất, vừa tránh tình trạng mua nhiều làm ứ đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất ra và tránh được tình trạng thiếu vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động làm cho sản xuất kinh doanh kém hiệu quả. Đối với vật liệu chính là vải nhiều khi là do khách hàng cung cấp hoặc Công ty phải tự tìm mua tuỳ theo yêu cầu của đối tác đặt hàng. Việc lựa chọn số lượng và chất lượng nguyên vật liệu được căn cứ vào định mức tiêu hao và tiêu chuẩn kỹ thuật cho phép do bộ phận kỹ thuật lập cho mỗi đơn đặt hàng. Việc tăng năng xuất lao động nâng cao chất lượng sản phẩm cần chú trọng đến việc cung ứng vật liệu đầu vào. Việc cung ứng nguyên vật liệu đầu vào đòi hỏi phải đúng tiến độ, chủng loại, đúng khối lượng và chất lượng đảm bảo cho sản phẩm đầu ra tới tay người tiêu dùng vẫn còn nguyên giá trị như thiết kế. Do đặc thù của nguyên vật liệu dễ bị ẩm mốc, ố, bục mủn nên đòi hỏi Công ty phải có kho hàng đủ tiêu chuẩn quy định để việc bảo quản vật tư đúng yêu cầu kỹ thuật để không gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm. 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long Trong Công ty vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng lý hoá, phẩm cấp chất lượng. Mặt khác, nguyên vật liệu lại thường xuyên biến động, do đó để quản lý và hạch toán được nguyên vật liệu cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Trên cơ sở kết quả phân loại, tuỳ thuộc vào công dụng, tính năng, vai trò, tác dụng của từng thứ, từng loại vật liệu mà có biện pháp quản lý hạch toán cho phù hợp. Căn cứ vào yêu cầu quản lý, căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của từng thứ vật liệu trong sản xuất kinh doanh, vật liệu tại Công ty Thăng Long chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: như vải nhung hoa, vải dạ, vải dệt kim, vải sẹc, vải voan ren, vải thô gai, số lượng các loại vải nhiều, mỗi loại có màu sắc kích cỡ khác nhau. -Vật liệu phụ: Gồm chỉ, khóa, ken, mex, vải lót, cúc các loại. -Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như: Dây cudoa máy khâu, kim máy khâu, dầu tra máy, săm lốp ôtô. - Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất ra sản phẩm như các loại vải vụn. Như vậy việc phân loại nguyên vật liệu ở Công ty Thăng Long nói chung là phù hợp là phù hợp với đặc điểm và vai trò và tác dụng của mỗi thứ trong sản xuất kinh doanh, giúp cho nhà quản lý được dễ dàng hơn. Dựa trên cơ sở phân loại này giúp Công ty theo dõi được số lượng từng loại vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, từ đó đề ra phương thức quản lý phù hợp. 2.2.3 Đánh giá Nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long: Tại Công ty Thăng Long kế toán sử dụng giá thực tế của vật liệu để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho vật liệu. 2.2.3.1 Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho: Giá thực tế mua ngoài nhập kho là phải đánh giá giá mua trên hoá đơn và chi phí vận chuyển bốc dỡ (không bao gồm cả thuế GTGT). Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu thì giá thực tế nhập kho bằng giá tiền phải trả cho bên bán cộng thuế nhập khẩu cộng lệ phí thanh toán cộng chi phí vận chuyển mà chi phí đó được theo dõi riêng và được tính hết vào sổ nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (không VAT ) + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) _ Các khoản giảm trừ (nếu có ) 2.2.3.2 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Tại Công ty Thăng Long, đối với nguyên vật liệu xuất dùng Công ty sử dụng phương pháp tính giá bình quân theo công thức: Giá thực tế từng loại xuất kho = Số lượng từng loại xuất kho * Giá đơn vị bình quân Trong đó: Giá đơn vị bình quân tính theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Chúng ta có thể hiểu rõ hơn qua ví dụ dưới đây: Ví dụ: Tài liệu về vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Công ty. ( Xem sổ chi tiết vật liệu vải dệt kim bảng 2.3). = = 26440 Giá trị vải dệt kim xuất dùng: Ngày 21/10: 1.350*26.440 = 35.694.000 đ. Ngày 27/10: 2.740 *26.440 = 75.445.600 đ. Tổng giá trị xuất dùng trong kỳ: 111.139.600 đ. 2.3. Tình hình thực tế về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu. 2.3.1. Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và phương pháp kế toán ban đầu: Trong thực tế chứng từ sử dụng trong công ty là: Phiếu nhập kho vật tư (MS 01 - VT). Phiếu xuất kho vật tư (MS 02 - VT). Việc nhập nguyên vật liệu ở công ty Thăng Long (TALIMEX) chủ yếu được thực hiện trực tiếp bởi phòng kế hoạch vật tư thông qua việc ký kết hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp. Khối lượng, chất lượng và chủng loại vật tư mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật liệu và giá cả thị trường. 2.3.1.1 Chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu: Căn cứ vào hoá đơn hoặc giấy báo nhận hàng, thủ tục nhập và ký thành ba liên phiếu nhập kho vật tư. Một liên do thủ kho giữ, một liên do phòng kế toán lưu, và một liên giao lại cho khách hàng. Trong trường hợp kiểm nhận, nếu phát hiện vật tư thừa thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phòng kinh doanh biết cùng với bộ phận kế toán vật tư, lập biên bản xử lý (có xác nhận của người mua hàng). Thông thường người bán giao hàng tại kho, thì chỉ kho vật tư, hàng hoá đủ phẩm chất, chủng loại, số còn lại trả cho người bán. Như vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm có các chứng từ sau: -Hoá đơn. -Biên bản kiểm nhận vật tư. -Phiếu nhập kho. -Thẻ kho. . Biên bản kiểm nhận vật tư Phiếu nhập kho Thẻ kho Nhập NVL Sơ đồ 2.4: thủ tục nhập kho Tại Công ty thăng long Đối với vật tư nhập lại kho từ phân xưởng sản xuất do cần đổi chủng loại vật tư hoặc do khi xuất thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liên như trường hợp trên. Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm thủ tục nhập kho phế liệu mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho mà không cần qua một hình thức cân, đo, đong, đếm nào. Nghĩa là không phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi của công ty trên sổ sách. Để hiểu rõ hơn về thủ tục nhập kho vật liệu tại Công ty ta có thể xem các chứng từ thủ tục nhập kho vật liệu vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Công ty theo ví dụ sau: Công ty mua 2.350 m vải dệt kim với đơn giá 26.600đ/m của Công ty TNHH Dệt may An bình như sau: Hoá đơn (GTGT) Ngày 5/10/2004 Liên 2: Giao cho khách hàng Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dệt may An Bình Địa chỉ : Hà Nội Họ tên người mua: Công ty Thăng Long (TALIMEX) Địa chỉ: Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt Đơn vị tính : đồng STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vải dệt kim m 2.350 26.600 62.510.000 Cộng tiền hàng : 62.510.000 Thuế GTGT 10%: 6.251.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 68.761.000 Số tiền bằng chữ: Sáu mươi tám triệu bảy trăm sáu mốt ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ghi rõ họ tên) (Ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Phiếu nhập kho Ngày 5/10/2004 Số: 25 Nợ: 152 Có: 111 -Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thành Vinh -Nhập tại kho: Vật tư -Hoá đơn số 028 Ngày 5/10/2004 STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư Đơn vị tính Mã số Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Vải dệt kim m 2.350 2.350 26.600 62.510.000 Cộng 62.510.000 Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.3.1.2. Chứng từ phản ánh nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của công ty được xuất dùng cho sản xuất quần áo là chủ yếu, nhưng cũng có một số ít được xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung. Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư, tại các phân xưởng lập phiếu báo lĩnh vật tư với phòng cung ứng vật tư, sau khi đã được duyệt phòng vật tư lập phiếu xuất kho thành 3 liên: -Liên: Lưu tại phòng vật tư. -Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ kế toán -Liên 3: Giao cho phân xưởng sử dụng vật tư để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng. Nếu là xuất bán phải lập hoá đơn GTGT do bộ tài chính phát hành, phân xưởng lĩnh vật tư mang hóa đơn đến các bộ phận liên quan (Giám đốc, Kế toán trưởng) ký nhận, sau đó đưa xuống kho để kiểm nhận vật tư. Tại kho: thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số thực xuất của vật tư vào thẻ kho. Ví dụ: Ngày 21/10 xuất 1.350 m vải dệt kim cho Nguyễn Việt Tiến- ở phân xưởng cắt để phục vụ sản xuất, phòng vật tư lập phiếu xuất kho như sau: Phiếu Xuất kho Ngày 21/10/2004 Số: 174 Nợ:621 Có:152 -Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Việt Tiến – Phân xưởng cắt. -Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất -Xuất tại kho: Kho Vật tư Đv tính : đồng STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất, vật tư Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Vải dệt kim m 1.350 26.600 35.910.000 Cộng 35.910.000 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2. 3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty. Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình N – X – T kho của từng loại vật liệu. Phương pháp hạch toán chi tiết được sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song. Tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng còn ở bộ phận kế toán theo dõi cả về số lượng và cả về mặt giá trị của vật tư. Nhiệm vụ cụ thể của thủ kho và kế toán vật tư như sau: - Tại kho: Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn vẹn số lượng, chất lượng vật tư, nắm vững ở bất kỳ thời điểm nào trong kho về số lượng, chất lượng, chủng loại, của từng thứ, từng loại vật liệu để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho phân xưởng. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, phát sinh, thủ kho tiến hành phân loại, sắp xếp từng thứ, loại vật liệu để ghi vào thẻ kho theo chi tiết số lượng.Vào cuối ngày thủ kho tính số tồn kho của từng vật liệu để ghi vào thẻ kho. Bảng 2.2 Thẻ kho Tháng 10/2004 Tên vật liệu (sản phẩm,hàng hoá): Vải dệt kim Chứng từ Diễn giải Số l