Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đại Thịnh

bột ngô kg 85.500 85.500 3.450 294.975.000 Cộng 396.975.000 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (ký ghi rõ họ tên ) (ký ghi rõ họ tên ) (ký ghi rõ họ tên ) (ký ghi rõ họ tên) * Thủ tục chứng từ xuất của nguyên vật liệu Tại công ty TNHH Đại Thịnh, nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, ngoài ra nguyên vật liệu còn có thể xuất bán, cho vay.... Chứng từ xuất kho nguyên vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Đối với phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức thì phiếu này được lập thành hai liên. Người phụ trách ký vào hai liên rồi chuyển cho thủ kho xuất một liên, một liên giao cho đơn vị sử dụng nguyên vật liệu. Khi lĩnh nguyên vật liệu, đơn vị phải mang phiếu này xuống kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi số liệu thực xuất và ký vào hai liên. Sau mỗi lần xuất kho ghi sổ thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng hay khi hết hạn mức, thủ kho thu lại phiếu của đơn vị được lĩnh nguyên vật liệu đã xuất và số hạn mức còn lại của tháng, đối chiếu với thẻ kho và ký vào hai liên đã xuất. + Một liên thủ kho chuyển cho phòng kế hoạch vật tư. + Một liên thủ kho chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Căn cứ vào yêu cầu xuất, từng bộ phận sử dụng nguyên vật liệu từng phân xưởng lập kế hoạch ghi rõ họ tên, lượng vật tư đưa lên phòng kế hoạch vật tư. Phòng kế hoạch vật tư sau khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu thấy hợp lý theo yêu cầu sản xuất sẽ lập phiếu xuất kho. Phiếu này được lập riêng cho từng thứ hay nhiều thứ nguyên vật liệu cùng loại, cùng một kho xuất và sử dụng cho một sản phẩm, một đơn vị đặt hàng và phải được giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền ký duyệt trước. Khái quát trình xuất kho nguyên vật liệu qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 6: Khái quát quá trình xuất vật tư Bộ phận sử dụng Tại kho NVL Phiếu xuất hàng Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành ba liên: + Một liên lưu ở phòng kế hoạch vật tư + Một liên thủ kho xuất giữ lại. + Một liên giao cho người lĩnh vật tư. Định kỳ, phiếu xuất kho được chuyển lên phòng kế toán để luân chuyển ghi sổ và lưu. Trong các phiếu này ghi cả số lượng xuất kho, đơn giá, thành tiền. Biểu số 5: Công ty TNHH Đại Thịnh Mẫu số 02 - VT Trích PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK 621 Số 15 Ngày 06 tháng 09 năm 2007 Có TK 152 Phân xưởng: Phân xưởng tinh bột Lý do xuất kho: Sản xuất tinh bột biến tính Xuất kho: Chi Hiền Stt Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 Tinh bột sắn kg 28.500 28.500 4.076,84 116.189.940 2 Tinh bột ngô kg 41.350 41.350 3.470 143.484.500 3 Axít kg 675 675 117.115 79.052.625 Cộng 338.727.065 Thủ trưởng Kế toán trưởng Phục trách cung tiêu Người nhận Thủ Kho ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) 2.3.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Tại kho hàng : hàng ngày thủ kho căn cứ vào số liệu tổng cộng của các chứng từ như hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày ghi tồn kho. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu, mỗi thứ vật liệu có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi trên các nghiệp vụ phát sinh, cuối tháng thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập - xuất để lập báo cáo tồn kho. Biểu số 6: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích THẺ KHO Tháng 09 năm 2007 Tờ số: 14 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Tinh bột sắn Đơn vị tính: Kg Mã số: .. Stt Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 Tồn đầu kỳ 45.000 2 . . .. 3  05/09/07 80 Nhập Cty Giang Nam 25.500 4  06/09/07 15 Xuất cho PX Tinh bột 28.500 .. .. .. . .. Cộng phát sinh 73.000 94.725 Tồn cuối kỳ 23.275 Biểu số 7: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích BÁO CÁO TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU CHÍNH Tháng 09 năm 2007 Stt Tên vật tư ĐVT Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng 1 Tinh bột sắn kg 45.000 73.000 94.725 23.275 2 Tinh bột ngô kg 20.750 105.000 120.350 5.400 3 Axít kg 525 450 900 75 4 NaoH kg 1.500 6.550 6.745 1.305 5 NaCL kg 85 150 205 30 .. . . Việc thủ kho lập báo cáo tồn kho vào cuối tháng làm căn cứ để kế toán đối chiếu với số liệu của mình đảm bảo cho công tác hạch toán chi tiết của công ty được chặt chẽ. Định kỳ, thủ kho mang chứng từ xuất nhập lên phòng kế toán, kế toán đối chiếu số lượng trên các phiếu với số lượng trên thẻ kho, nếu số liệu khớp đúng thì ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời kế toán phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, kiểm tra việc chấp hành các quy định trong việc lập và xét duyệt đối với mỗi loại chứng từ kế toán. + Phiếu nhập kho của nguyên vật liệu mua ngoài. + Sau khi nhận được chứng từ thủ kho được hoàn chỉnh các nội dung trên phiếu như ghi trên đơn giá, thành tiền, lập định khoản kế toán và chuyển cho kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký. Đối với vật liệu nhập kho: Trên phiếu nhập kho có ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị vật liệu nhập nên kế toán ghi sổ chi tiết để theo dõi cả hai chỉ tiêu đó. Đối với vật liệu xuất kho: Đến cuối ngày cập nhập tất cả các phiếu xuất kho kế toán tiến hành tính đơn giá theo phương pháp mà công ty áp dụng cho từng loại nguyên vật liệu xuất kho. Sau đó ghi vào sổ chi tiết để theo dõi. Kế toán nguyên vật liệu lập sổ chi tiết cho từng loại, theo từng kho và được mở cho từng tài khoản căn cứ vào các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Biểu số 8: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 09 năm 2007 Tài khoản 152 Tên kho: Kho vật liệu Tên quy cách vật liệu: Tinh bột sắn Đơn vị: đồng Chứng từ Diến giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 45.000 185.400.000 PNK80 5/9 Nhập của Công ty Giang Nam 331 4.000 25.500 102.000.000 70.500 287.400.000 PNK82 6/9 Nhập của Công ty Toàn Năng 331 4.080 5.500 22.440.000 76.000 309.840.000 PXK15 6/9 Xuất cho phân xưởng tinh bột 621 4.076,84 28.500 116.189.940 47.500 193.650.060 PXK16 6/9 Xuất cho phân xưởng hoá chất 621 4.076,84 4.350 17.734.254 37.650 175.915.806 .. Cộng 73.000 289.760.000 94.725 389.849.700 23.275 85.310.300 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 9: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 09 năm 2007 Tài khoản 152 Tên kho: Kho vật liệu Tên quy cách vật liệu: Tinh bột ngô Đơn vị: đồng Chứng từ Diến giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 20.750 73.712.500 PNK80 5/9 Nhập của Công ty Giang Nam 331 3.450 85.500 294.975.000 106.250 368.687.500 PXK15 6/9 Xuất cho phân xưởng tinh bột 621 3.470 41.350 143.484.500 64.900 225.203.000 PXK16 6/9 Xuất cho phân xưởng hoá chất 621 3.470 1.255 4.354.850 63.645 220.848.150 .. Cộng 105.000 360.150.000 120.350 412.800.500 5.400 21.062.000 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết của từng loại vật liệu tiến hành ghi vào báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn kho vật liệu. Mỗi sổ chi tiết được phản ánh trên một dòng của báo cáo đã tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. Sau khi tính ra sản luợng vật tư tồn kho của từng loại nguyên vật liệu kế toán tiến hành đối chiếu. Số liệu giữa báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn kho vật liệu với báo cáo tồn kho vật liệu của thủ kho gửi lên, số liệu ở hai ba người này phải khớp nhau về chỉ tiêu số lượng. Biểu số 10: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích BẢNG TỔNG HỢP XUẤT NHẬP TỒN KHO VẬT LIỆU Tháng 09 năm 2007 Đơn vị: đồng Stt Tên quy cách Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Tinh bột sắn 45.000 185.400.000 73.000 289.760.000 94.725 389.849.700 23.275 85.310.300 2 Tinh bột ngô 20.750  73.712.500  105.000 360.150.000 120.350 412.800.500 5.400 21.062.000 3 NaOH 1.500  15.226.800  6.550 66.942.000 6.745 68.933.900 1.305 13.234.900 4 Axít 525  61.485.750  450 52.704.000 900 105.403.500 75 8.786.250 5 NaCL 85  31.450.000  150 55.500.000 205 75.850.000 30 11.100.000 Cộng 459.165.825 3.320.614.000 3.344.621.700 235.158.125 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Việc đối chiếu số liệu không chỉ có ở kho và phòng kế toán mà để kiểm tra lượng vật liệu nhập - xuất trong tháng ghi trên sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn kho, kế toán phải đối chiếu với số liệu ở trên các đơn vị sử dụng, ở các đơn vị sử dụng sau khi nhận được nguyên vật liệu để sản xuất nếu sử dụng không hết thì làm phiếu nhập kho gửi cho thủ kho. Thủ kho nhận được phiếu này thì tiến hành ghi thẻ kho như các phiếu khác. Thủ kho chuyển cho phòng kế toán một phiếu nhập. Vậy, đối chiếu vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho, số liệu nhập - xuất trên sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn kho và báo cáo tồn kho là khớp nhau. Do vậy, kế toán phải tiến hành đối chiếu với số liệu từng đơn vị sử dụng. Tóm lại, việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty theo phương pháp thẻ song song được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ số 7: Khái quát quá trình nhập xuất vật tư Sổ chi tiết vật tư Báo cáo tồn kho NVL Báo cáo tổng hợp N-X-T Phiếu xuất Thẻ kho Phiếu Nhập Ghi chú Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu Qua công tác hạch toán chi tiết vật liệu bằng phương pháp thẻ song song đã giúp cho việc ghi chép được dễ dàng, kiểm tra đối chiếu số liệu và quản lý chặt chẽ về mặt hiện vật và giá trị của từng loại vật liệu. Tuy nhiên, phương pháp này thường dồn vào cuối tháng nên việc kiểm tra bị hạn chế, nhất là công ty có nhiều chủng loại vật liệu, tình hình nhập xuất nguyên vật liệu thường phát sinh nên áp dụng phương pháp này càng lộ rõ mặt hạn chế trên. 2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đại Thịnh Do đặc điểm sản xuất của công ty là nguyên vật liệu đầu vào nhiều, khối lượng lớn, mỗi loại lại khác nhau. Cùng với yêu cầu quản lý công ty phải phản ánh được tình hình biến động nguyên vật liệu cho từng đối tượng. Vì vậy, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu gặp rất nhiều khó khăn. Cho nên công ty đã sử dụng kế toán tổng hợp để ghi chép, phản ánh các đối tượng kế toán theo chỉ tiêu giá trị trên các tài khoản, trên sổ kế toán. Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản để phản ánh, kiểm tra giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng hợp (hay kế toán tổng hợp vật liệu là quá trình phản ánh các nghiệp vụ kế toán phát sinh bao gồm cả hoạt động nhập - xuất - tồn) Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nghiệp vụ xuất nhập tồn vật liệu, và để phản ánh tổng hợp tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu công ty đã sử dụng các tài khoản. TK 152: Nguyên liệu - vật liệu TK 331: Phải trả cho người bán TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung Ngoài ra công ty còn sử dụng một số tài khoản như sau: TK 111: tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hang TK 141: Tạm ứng TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh Về sổ kế toán : Vì công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ, nên trong quá trình nhập xuất nguyên vật liệu kế toán sử dụng các sổ sau: - Sổ chi tiết số 2 : Phải trả người bán - Nhật ký chứng từ số 5 - Nhật ký chứng từ số 1 - Nhật ký chứng từ số 2 - Nhật ký chứng từ số 10 - Bảng kê số 4, 5 - Sổ cái tài khoản 152 - Sổ cái tài khoản 331 - 2.4.1 Kế toán tổng hợp thu mua nhập kho nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau như từ các nguồn mua ngoài, nội bộ. nhưng chủ yếu là mua ngoài công ty yêu cầu phải được phản ánh đầy đủ, đúng đắn, chính xác tình hình thực tế của vật liệu bao gồm: giá hoá đơn chi phí thu mua và tình hình thanh toán với người bán. Trong điều kiện hiện nay, cơ chế thị trường mở ra cho doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn về nhu cầu của mình, sự đáp ứng của thị trường đối với các nhu cầu ngày một nhanh chóng. Vì vậy, khi công ty cần có nhu cầu về nguyên vật liệu là được đáp ứng ngay nên không có trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về và ngược lại. Với trường hợp nguyên vật liệu thu mua đã nhập kho nhưng chưa thanh toán ngay cho người bán thì kế toán hạch toán nguyên vật liệu công ty tiến hành theo dõi trên sổ chi tiết số 2 tài khoản 331 phải trả người bán theo định khoản. Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 – Phải trả người bán. (theo giá hoá đơn) Biểu số 11: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP NVL Tháng 09 năm 2007 Đơn vị: đồng Chứng từ Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Tài khoản Số lượng Đơn giá Thành tiền NT SH Nợ Có 5/9 PNK80 Tinh bột sắn Kg 152 331 25.500 4.000 102.000.000 5/9 PNK80 Tinh bột ngô kg 152 331 85.500 3.450 294.975.000 5/9 PNK81 Axít kg 152 331 250 117.120 29.280.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 3.320.614.000 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Người lập bảng (Ký, họ tên) Đến cuối tháng, kế toán tập hợp và kiểm tra tất cả các phiếu nhập kho cùng hoá đơn để căn cứ vào đó lập ra bảng tổng hợp nhập vật tư. Biểu số 12: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích BẢNG KÊ TỔNG HỢP NHẬP NVL Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Stt Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Tài khoản Số lượng Thành tiền Nợ Có 1 Tinh bột sắn Kg 152 331 73.000 298.760.000 2 Tinh bột ngô kg 152 331 105.000 360.150.000 3 Axít kg 152 331 450 52.704.000 4 NaCLO Kg 152 111 150 55.500.000 5 NaOH Kg 152 331 6.550 66.942.000 ... ... ... ... ... ... Cộng 3.320.614.000 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Người lập bảng (Ký, họ tên) Trong quá trình nhập nguyên vật liệu để theo dõi chi tiết cho từng phần nhập kho và theo dõi thanh toán cho từng người bán công ty sử dụng sổ chi tiết số 2 "Phải trả người bán". Hàng ngày, khi có nghiệp vụ mua nguyên vật liệu kế toán căn cứ vào chứng từ, phiếu nhập mà chưa thanh toán cho người bán để ghi chép vào sổ chi tiết thanh toán cho người bán theo từng người bán. Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết TK 331 " phải trả cho người bán" Biểu số 13: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích SỔ CHI TIẾT SỐ 2 - THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK 331 Tên khách hàng: Công ty Giang Nam Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 70.000.000 2. Số phát sinh TK 5/9 Mua tinh bột sắn 152 298.760.000 1331 14.938.000 5/9 Mua tinh bột ngô 152 360.150.000 1331 18.007.500 5/9 Mua NaOH 152 66.941.000 1331 6.694.100 5/9 Mua axít 152 52.704.000 1331 5.270.400 Trả tiền kỳ trước 111 365.000.000 Trả tiền kỳ trước 112 315.500.000 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 680.500.000 823.465.000 Số dư cuối kỳ 212.965.000 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 14 Công ty TNHH Đại Thịnh Trích SỔ CHI TIẾT SỐ 2 - THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK 331 Tên khách hàng: Cửa Hàng Vật Tư Số 20 Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TKĐU Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 85.000.000 2. Số phát sinh TK 8/9 Mua muối NaS04 152 85.600.000 1331 8.560.000 8/9 Mua Javel (NaCLO) 152 75.850.000 1331 7.580.000 6/9 Trả tiền kỳ trước 111 106.000.000 6/9 Trả tiền kỳ trước 112 57.000.000 ... .... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 163.000.000 177.590.000 Số dư cuối kỳ 99.590.000 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) Cuối mỗi tháng, sau khi hoàn thành việc ghi sổ chi tiết số 2, kế toán lấy số liệu tổng hợp của từng nhà cung cấp để ghi vào sổ nhật ký chứng từ số 5. Nhật ký chứng từ số 5: được dùng để theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán với người bán của công ty. Nhật ký chứng từ số 5 được mở theo kỳ hạch toán, mỗi kỳ ghi trên một tờ sổ, mỗi đơn vị có quan hệ thanh toán với công ty, được theo dõi trên một dòng của nhật ký chứng từ số 5, xác định tổng số phát sinh bên có của TK 331 đối ứng với bên Nợ TK có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của nhật ký chứng từ số 5 để ghi vào sổ cái TK 152 (Trích nhật ký chứng từ số 5). Biểu số 15: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi Có TK 331: PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: nghìn đồng Stt Tên đơn vị hoặc người bán Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi Nợ các tài khoản Cộng có TK 331 Gi nợ TK 331. ghi có các tài khoản Cộng Nợ TK 331 Số dư cuối tháng Nợ Có 152 133 111 112 Nợ Có 1 Công ty Gian Nam 70.000 778.555 44.910 823.465 365.000 315.500 680.500 212.965 2 Cửa hàng vật tư số 20 85.000 161.450 16.140 177.590 106.000 57.000 163.000 99.590 . Cộng  527.648 1.829.564  182.956,45   2.012.520,95 785.000  970.000  1.755.000  785.168,95  Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Trường hợp đã thanh toán tực tiếp với người bán + Trường hợp thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt (TK 111) Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn, phiếu chi để ghi vào nhật ký chứng từ số 1 theo định khoản: Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111 - Tiền mặt (theo hoá đơn) Nhật ký chứng từ số 1: là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh theo vế Có của TK 111. Việc theo dõi trên nhật ký chứng từ số 1 được thực hiện theo nguyên tắc mỗi phiếu chi ghi vào một dòng và được ghi theo thứ tự thời gian phát sinh phiếu chi đó. Công ty mở nhật ký chứng từ số 1 thành quyển trong một tháng theo nội dung mẫu quy định. Cách mở tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra các số liệu kế toán. Cuối tháng, kế toán khoá sổ nhật ký chứng từ số 1 xác định tổng sổ phát sinh bên có TK 111 đối ứng Nợ TK liên quan. Biểu số 16 Công ty TNHH Đại Thịnh Trích NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: nghìn đồng Stt Ngày tháng Ghi có TK 111, ghi Nợ TK Cộng có TK 111 152 331 141 627 1 6/9 217.850 106.000 5.800 5.000 2 8/9 85.120 12.500 3 15/9 66.080 365.000 8.000 2.200 4 20/9 3.500 5 21/9 223.200 Cộng 890.000 785.000 126.300 100.700 1.902.000 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) + Trường hợp thanh toán trực tiếp bằng tiền gửi ngân hàng Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán vào sổ nhật ký chứng từ số 2 theo định khoản: Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng ( theo hoá đơn) Cuối tháng ghi vào nhật ký chứng từ số 2. Nhật ký chứng từ số 2 là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bên có TK 112 đối ứng bên nợ TK liên quan. Mỗi tháng, công ty mở nhật ký chứng từ số 2 thành một quyển theo đúng mẫu quy định. Biểu số 17 Công ty TNHH Đại Thịnh Trích NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: nghìn đồng Stt Ngày tháng Diễn giải Ghi có TK 112 ghi nợ TK Cộng có TK 112 331 152 133 1 6/9 Trả của hàng vật tư số 20 57.000 57.000 2 12/9 Trả Công ty bột sắn YB 58.637,5 5.863,75 64.501,25 3 15/9 Trả nhà máy hoá chất VT 315.500 315.500 Cộng 970.000 498.750 49.875 1.518.625 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) + Trường hợp thanh toán bằng tạm ứng Số tiền tạm ứng cho cán bộ công nhân viên được kế toán theo dõi trên nhật ký chứng từ số 10 Biểu số 18 Công ty TNHH Đại Thịnh Trích NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: nghìn đồng Stt Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi nợ TK 141, ghi có TK liên quan Ghi có TK 141, ghi nợ TK các TK liên quan Số dư cuối tháng Nợ Có 111 Cộng Nợ 141 152 133 Cộng có 141 Nợ Có 1 Tạm ứng 5.800 5.800 2 Tạm ứng 12.500 12.500 3 Tạm ứng 8.000 8.000 4 Tạm ứng 16.900 1.690 17.590 5 .. Cộng 126.300 126.300 102.300 10.230 112.530 13.770 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký , họ tên) Trong tháng khi có nghiệp vụ về tạm ứng tiền trước để mua nguyên vật liệu thì kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 141 theo định khoản: Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 141 - Tạm ứng (theo hoá đơn) Sổ được trích từ nhật ký - chứng từ số 10 xác định số phát sinh bên nợ TK 141 và lấy tổng cộng nhật ký chứng từ số 10 để ghi Biếu số 19 Công ty TNHH Đại Thịnh Trích SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 141 Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: nghìn đồng Stt Ngày tháng Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Nợ Có Số dư đầu tháng 0 1 6/9 Tạm ứng 111 5.800  2 8/9 Tạm ứng 111 12.500  3 15/9 Tạm ứng 111 8.000  4 20/9 Hoàn tạm ứng 152 17.590 Cộng phát sinh 126.300 112.530 Dư cuối tháng 13.770 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Tóm lại quá trình nhập nguyên vật liệu được phản ánh qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 8: Sơ đồ hạch toán mua và nhập kho nguyên vật liệu từ bên ngoài TK 111, 112 TK 152 Mua nguyên vật liệu trả tiền ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng TK 141 TK 133 Tạm ứng trả bằng tạm ứng TK 331 Chưa trả tiền 2.4.2. Kế toán tổng hợp xuất dùng nguyên vật liệu Tại công ty TNHH Đại Thịnh, nguyên vật liệu chủ yếu xuất kho cho sản xuất sản phẩm ngoài ra còn xuất kho cho quản lý, nhượng bán... Để phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình biến động của nguyên vật liệu để phục vụ cho công tác quản lý của công ty được thuận tiện. Kế toán trưởng quyết định tại các phân xưởng nhân viên phân xưởng lập báo cáo nhập vật liệu trong tháng, xác định số lượng từng loại nguyên vật liệu trong tháng. + Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm (chi tiết cho từng phân xưởng) Nợ TK 621 - chi tiết cho từng phân xưởng Có TK 152 - chi tiết nguyên vật liệu Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 15 ngày 06 tháng 09 năm 2007 về xuất kho tinh bột sắn, tinh bột ngô, axít cho phân xưởng ẠKD, phân xưởng tinh bột, kế toán ghi sổ chi tiết vật tư và định khoản như sau: Nợ TK 621 : 338.762.405 - Phân xưởng AKD: 222.537.125 - Phân xưởng Tinh bột: 116.225.280 Có TK 152: 338.762.405 + Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho đối tượng sử dụng khác - Xuất kho nguyên vật liệu cho quản lý phân xưởng Nợ TK 627 - chi tiết cho từng phân xưởng Có TK 152 - chi tiết nguyên vật liệu Ví dụ: Ngày 10 tháng 09 năm 2007, theo phiếu xuất kho số 20 xuất cho phân xưởng tinh bột 1 động cơ, 5 vòng bi 6623 để sửa chữa máy sàng tinh bột, kế toán ghi sổ chi tiết vật tư và định khoản như sau: Nợ TK 627 - PXTB: 5.780.000 Có TK 152: 5.780.000 - Xuất nguyên vật liệu phục vụ cho bán hàng: Nợ TK 641 Có TK 152 Ví dụ: Ngày 07 tháng 09 năm 2007 theo phiếu xuất kho số 18, xuất 20 lít dầu DO cho xe ôtô tải chở hàng cho công ty Giấy Bãi Bằng, kế toán ghi sổ chi tiết vật tư và định khoản như sau: Nợ TK 641: 240.000 Có TK 152: 240.000 - Xuất nguyên vật liệu cho quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642: Có TK: 152: Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 25 ngày 12 tháng 09 năm 2007 xuất một bộ máy tính cho phòng kế toán, kế toán ghi sổ chi tiết vật tư và định khoản như sau: Nợ TK 6422: 8.715.000 Có TK 152: 8.715.000 Cuối tháng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành lên bảng kê chi tiết xuất vật tư. Biểu số 20 Công ty TNHH Đại Thịnh Trích BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT VẬT TƯ Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Stt Chứng từ TKĐƯ Nội dung Số tiền SH NT 1 30/9 621 Xuất dùng cho sản xuất 3.112.357.100 2 30/9 627 Xuất dùng cho QLPX 169.004.500 3 30/9 641 Xuất dùng cho bán hàng 37.540.100 4 30/9 642 Xuất dùng cho QLDN 25.720.000 Cộng 3.344.621.700 Ngày 30 tháng 0 9 năm 2007 Người lập sổ (ký, họ tên) Từ bảng kê chi tiết xuất vật tư và sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành tổng hợp nguyên vật liệu đã xuất dùng cho các mục đích, trên cơ sở đó lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, cho từng khoản mục chi phí, từng bộ phận, từng phân xưởng. Biểu số 21: Công ty TNHH Đại Thịnh Trích BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Số TT ghi Có các TK ghi Nợ các TK Tài khoản 152 HT TT 1 TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp 3.112.357.100 - Phân xưởng AKD 845.454.150 - Phân xưởng tinh bột 1.081.010.360 - Phân xưởng nhựa thông 689.014.650 - Phân xưởng tăng trắng 496.877.940 2 TK 627 - Chi phí sản xuất chung 169.004.500 - Phân xưởng AKD 41.870.600 - Phân xưởng tinh bột 32.720.000 - Phân xưởng nhựa thông 65.820.000 - Phân xưởng tăng trắng 28.593.900 3 TK 641 - Chi phí bán hàng 37.540.100 4 TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp 25.720.000 Cộng 3.344.621.700 Người lập bảng (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 0 9 năm 2007 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Căn cứ vào các bảng kê cho từng phân xưởng và các nhật ký chứng từ có liên quan kế toán vật li