Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội

p Với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh như các doanh nghiệp áp dụng phương pháp thuế GTGT khấu trừ nhưng trong giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT đầu vào . ă Cuối kỳ - Kết chuyển giá tính thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ: Nợ TK 152, 151 Có TK 611 (6111- chi tiết từng loại) - Nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 611 (6111- chi tiết từng loại) - Nguyên vật liệu xuất kho đi gia công, kế toán ghi: Nợ TK 154 Có TK 611 (6111- chi tiết từng loại) - Xuất nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh, đánh giá giảm: Nợ TK 128, 222 Góp vốn liên doanh Nợ TK 412 Đánh giá giảm Có TK 611 (6111- chi tiết từng loại) Sơ đồ 5 Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Trường hợp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 151, 152 TK 611 (6111) TK 151,152 TK 632 Kết chuyến giá trị NVL tồn kho đầu kỳ Kết chuyển giá trị NVL tồn kho cuối kỳ TK 111, 112,331 TK 111, 112, 331 Mua NVL trong kỳ Hàng mua giảm giá, trả lại TK 133 TK 333 TK 621, 627 Thuế nhập khẩu phải nộp Xuất dùng cho sản xuất TK 133 Thuế GTGT hàng nhập khẩu TK 154 Xuất gia công chế biến TK 154 Nhập do thuê ngoài hay tự gia công hoàn thành Xuất bán TK 128, 222 Nhận góp vốn liên doanh, cấp phát Góp vốn liên doanh TK 412 TK 412 Đánh giá tăng Đánh giá giảm Thuế GTGT TK 411 128, 222 1.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp có thể áp dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán tổng hợp sau: 1.4.1. Hình thức Nhật ký - Sổ cái Sơ đồ 6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái Sổ quỹ Chứng từ gốc Nhật ký- Sổ cái TK 152 (611), 621, 627… Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Báo cáo tài chính kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.4.2. Hình thức Nhật ký chung Sơ đồ 7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 152 (611), 621, 627… Sổ Nhật ký mua hàng Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.4.3. Hình thức chứng từ ghi sổ Sơ đồ 8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152, (611), 621, 627… Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.4.4. Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ Sơ đồ 9 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký- Chứng từ Chứng từ gốc Sổ chi tiết số 2 (331) Nhật ký-Chứng từ (1, 2, 4,10) Nhật ký - Chứng từ số 5 (331) Bảng kê tính giá số 3 Bảng phân bổ vật liệu số 2 Bảng kê chi phí số 4,5,6 Sổ cái TK 152 (611) Nhật ký-chứng từ số 7 Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Thông qua việc tìm hiểu những lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất, mỗi doanh nghiệp phải căn cứ vào điều kiện và đặc điểm riêng để lựa chọn cho mình một cách phân loại, đánh giá và một phương pháp hạch toán nguyên vật liệu thích hợp như phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp kiểm kê định kỳ có tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải lựa chọn một trong ba phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu để phản ánh thực chất tình hình thay đổi vật liệu ở kho như phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ số dư, phương pháp đối chiếu luân chuyển. Thêm nữa, doanh nghiệp cần phải xem xét, lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế toán sao cho phù hợp dựa trên quy mô và đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp. Và từ khái niệm, đặc điểm, vai trò và vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng. Ngoài ra, nhiệm vụ của kế toán cũng không kém phần quan trọng trong phần hành kế toán. Vì vậy, có thể nói công tác kế toán trong các doanh nghiệp nói chung và kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất nói riêng là tương đối phức tạp, nhưng rất cần thiết. chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu của Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội Trong chương 1, bài viết đã trình bày cơ sở lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung. Tiếp theo, chương 2 sẽ đi sâu phân tích công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội. Phần đầu chương là khái quát chung về Xí nghiệp thông qua nghiên cứu hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác tổ chức hạch toán kế toán. Phần tiếp theo cũng là nội dung chính của luận văn sẽ đi sâu phân tích thực trạng của công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp. 2.1. Khái quát chung về Xí nghiệp 2.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Xí nghiệp Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội, tên giao dịch quốc tế là Halimex. Tiền thân là một xí nghiệp hợp doanh do các nhà tư bản góp vốn và thành lập năm 1962 mang tên: “ Công ty đường bánh kẹo” dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Sở Thương nghiệp Hà Nội, gồm có 5 phân xưởng sản xuất nằm rải rác khắp nội ngoại thành. Nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất các mặt hàng bánh, mứt, kẹo mang tính chất thủ công nghiệp và một phần nhỏ cơ khí. Lúc đầu, công ty chỉ có 200 cán bộ công nhân viên của một số hộ công thương. Trong quá trình sản xuất, xây dựng và trưởng thành đến tháng 12/1974 tổng số cán bộ công nhân viên đã lên đến gần 800 người. Đến tháng 01/1975, thi hành chỉ thị của Uỷ ban hành chính Thành phố và Sở Thương nghiệp, công ty đã tách rời thành hai phân xưởng Kẹo Dịch Vọng và Đội Cấn sang Cục Công nghiệp Hà Nội. Tháng 08/1988, công ty được chuyển giao về liên hiệp thực phẩm, vi sinh dưới sự lãnh đạo của Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà Nội và được mang tên là “ Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội”. Xí nghiệp có 03 phân xưởng chính và 19 điểm nhỏ bán hàng làm nhiệm vụ ở 03 Quận. Qua 4 năm hoạt động sản xuất kinh doanh bỏ qua bao cấp hoàn toàn, Xí nghiệp đã có nhiều cố gắng được Nhà nước cho thành lập lại doanh nghiệp năm 1992. Nhiệm vụ vẫn là sản xuất bánh, mứt, kẹo và các dịch vụ thương nghiệp, nhà hàng ăn uống. Đến cuối năm 1994, trụ sở của Xí nghiệp từ 19 Chả Cá đã chuyển về số 5 Láng Trung - Quận Đống Đa - Hà Nội. Các điểm kinh doanh vẫn tập trung ở Quận Hoàn Kiếm. Tổng số cán bộ công nhân viên 190 người hoạt động mang tính chất kinh doanh tập trung. Sau một thời gian dài vừa sản xuất, vừa phải vận chuyển máy móc, thiết bị, vừa phải xây dựng nhà cửa, kho tàng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng nên Xí nghiệp còn gặp nhiều khó khăn trong công tác tổ chức cũng như về kế hoạch sản xuất. Đến nay, Xí nghiệp đã ổn định về mọi mặt và đang chuẩn bị cho việc sản xuất bánh vào Tết Trung thu tới. Để đáp ứng cho nhu cầu của người tiêu dùng, Xí nghiệp đã và đang cố gắng thay đổi mẫu mã sản phẩm, nâng cao chất lượng và ổn định giá cả để có thể đứng vững được trên thị trường. Có thể đánh giá sự phát triển của Xí nghiệp đã đạt được trong năm 2002- 2003: Bảng 2.1 Một số chỉ tiêu phản ánh sự phát triển của Xí nghiệp Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2002 Năm 2003 Nguồn vốn cố định Triệu đ 3.659 4.439 Doanh thu Triệu đ 9.618 12.823 Lợi nhuận Triệu đ 619 701 Sản lượng Tấn 252 315 Nộp ngân sách Triệu đ 1.362 1.655 Số CNV lao động Người 316 411 Thu nhập bq 1 tháng 1000đ/ng 1.032 1.141 Nguồn : Phòng Kế toán-Tài vụ 2.1.2. Chức năng, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và nhiệm vụ của Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội 2.1.2.1. Chức năng, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội là một xí nghiệp chuyên sản xuất ác loại bánh, mứt, kẹo theo thời vụ phục vụ tiêu dùng trong nước và xuất khẩu vào các dịp Tết Nguyên Đán và Tết Nguyên Tiêu. Ngoài các dịp thời vụ kể trên, Xí nghiệp còn sản xuất, dịch vụ : bia hơi, kem, nước ngọt, nước đá, hàng công nghệ, hoá mỹ phẩm, dịch vụ ăn uống, dịch vụ nhà hàng, khách sạn, làm đại lý, đại diện cho các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước, được đặt chi nhánh, văn phòng, đại lý ở các tỉnh trong nước, mở các cửa hàng, quầy hàng giới thiệu sản phẩm của Xí nghiệp và sản phẩm liên doanh liên kết. Một số mặt hàng Xí nghiệp đang sản xuất chủ yếu: - Bánh Trung Thu - Mứt Tết - Bánh ngọt - Bánh SAMPA - Bánh xốp vừng, xốp dừa 2.1.2.2. Nhiệm vụ của Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội Thực hiện hạch toán kinh doanh nhằm sử dụng hợp lý lao động tài sản, vốn vật tư thiết bị đảm bảo hiệu quả kinh doanh cao, chấp nhận pháp lệnh kế toán thống kê, thực hiện đầy đủ nhiệm vụ đối với ngân sách Nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn được giao. Tổ chức nghiên cứu và nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiến bộ khoa học vào quản lý và thực hiện kinh doanh, cải tiến phương thức kinh doanh, nâng cao chất lượng hàng hoá và mẫu mã hàng hoá. Tổ chức kinh doanh các mặt hàng theo chức năng của Xí nghiệp. Chấp hành các chính sách và pháp luật Nhà nước, phát triển cơ sở kỹ thuật nhằm mở rộng mạng lưới kinh doanh và đáp ứng nhu cầu thị trường. Đào tạo cán bộ công nhân viên đáp ứng yêu cầu của Xí nghiệp, thực hiện đầy đủ hợp lý chính sách chế độ tiền lương, an toàn lao động cho nhân viên. Kiện toàn tổ chức nhà máy, quản lý chỉ đạo Xí nghiệp theo cơ chế Nhà nước hiện hành. 2.1.3. Tổ chức bộ máy hoạt động của Xí nghiệp Bộ máy quản lý của Xí nghiệp được tổ chức theo kiểu trực tuyến, đứng đầu là Giám đốc Xí nghiệp phụ trách chung và trực tiếp chỉ huy các phòng ban, giúp việc cho Giám đốc là một hệ thống các phòng ban chức năng. Sau đây là sơ đồ bộ máy quản lý Xí nghiệp: Sơ đồ 10 Sơ đồ bộ máy quản lý của Xí nghiệp Giám Đốc Phòng hành chính y tế Phòng tổ chức lao động Phòng cung tiêu Phòng kỹ thuật Phòng kế toán- tài vụ Bộ phận giao tiếp của cửa hàng Phân xưởng I Phân xưởng II Phân xưởng bia Cửa hàng lẻ và dịch vụ ăNhiệm vụ của từng phòng ban: Giám đốc: Chỉ đạo chung toàn Xí nghiệp, chiụ trách nhiệm toàn bộ mọi mặt về hoạt động kinh doanh, đại diện cho cán bộ công nhân, đại diện pháp nhân của Xí nghiệp, điều hành các bộ phận của Xí nghiệp, quan hệ đối ngoại với bên ngoài . Phòng hành chính y tế: Làm nhiệm vụ giao nhận các công văn đi, đến, đánh máy các văn bản của Xí nghiệp, lưu trữ các hồ sơ về mặt hành chính, lo việc tiếp khách, công tác phòng chữa bệnh cho các cán bộ công nhân viên, có quyền đề nghị Xí nghiệp ngừng không sản xuất khi các điều kiện không đảm bảo an toàn lao động . Phòng tổ chức lao động tiền lương: Sắp xếp tổ chức dây chuyền sản xuất, quản lý sắp xếp lao động, quản lý chế độ tiền lương, tuyển dụng đào tạo lao động, phụ trách công tác thi đua, khen thưởng cho căn bộ công nhân viên. Phòng cung tiêu: Khơi nguồn hàng để mua nguyên vật liệu, tổ chức giới thiệu mặt hàng, bán hàng hoá.Với nhiệm vụ trên, phòng này có quyền quyết định nguồn cung ứng vật tư, giá mua, quyết định phương thức thanh toán hợp lý. Phòng kỹ thuật: Kiểm tra, kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm, mẫu mà, bao bì sản phẩm. Phòng kế toán – tài vụ: Giám sát các nghiệp vụ kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán, lo về vốn dùng cho sản xuất kinh doanh, quản lý chi tiêu, tham mưu cho giám đốc mọi lĩnh vực tài chính kế toán. Bộ phận gián tiếp của cửa hàng: Có trách nhiệm quản lý các cửa hàng và dịch vụ. ă Nhiệm vụ của từng phân xưởng: Phân xưởng I: Có nhiệm vụ nhận nguyên liệu từ kho của Xí nghiệp khi có lệnh xuất tạo ra sản phẩm bánh, mứt, kẹo. Phân xưởng II: Có nhiệm vụ như phân xưởng I, nhưng khi đến thời vụ sản xuất cường độ lao động, công việc dồn dập nên chia thành phân xưởng II để tiện cho việc sản xuất sản phẩm nhanh chóng, kịp thời. Phân xưởng bia: Chuyên sản xuất bia hơi, đá cây phục vụ nhân dân thủ đô. Cửa hàng lẻ và dịch vụ: Chuyên làm công việc bán và giới thiệu sản phẩm của Xí nghiệp, ngoài ra còn bán tạp phẩm, ăn uống, hàng tiêu dùng theo cơ chế thị trường. 2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ những đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và đặc điểm tổ chức sản xuất của Xí nghiệp, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung. Phòng kế toán gồm 5 nhân viên với các chức năng và nhiệm vụ như sau: * Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ phụ trách chung toàn bộ các khâu công việc của phòng, tổ chức ghi chép, xác định kết quả, hoá đơn sản xuất kinh doanh, tập trung các tài liệu của các phần hành kế toán để lập báo cáo định kỳ. Ký kết, kiểm tra chứng từ, số liệu kế toán, thực hiện công tác quản lý điều hành trong phòng kế toán. Tham mưu đề bạt với giám đốc và lãnh đạo về tình hình tài chính của Xí nhiệp. * Phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ phụ trách về quỹ, ngân hàng, giao dịch ngân hàng, đồng thời làm kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, theo dõi tình hình, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Ký chứng từ, số liệu khi kế toán trưởng đi công tác. * Kế toán thành phẩm, tiêu thụ: Theo dõi hạch toán giá thành, theo dõi thanh toán tiền lương, bảo hiểm của cán bộ công nhân viên, theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm, theo dõi thuế và những khoản nộp ngân sách. * Kế toán TSCĐ, các khoản công nợ: Quản lý theo dõi TSCĐ, theo dõi quản lý công nợ của khách hàng. Sơ đồ 11 Sơ đồ bộ máy kế toán của Xí nghiệp Kế toán trưởng Phó phòng kế toán, kế toán NVL, CCDC Kế toán thành phẩm, tiêu thụ Kế toán TSCĐ, các khoản công nợ Thủ quỹ 2.1.4.2. Hình thức tổ chức sổ kế toán tại Xí nghiệp Xí nghiệp tổ chức sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký- Chứng từ Sơ đồ 12 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu của Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội 2.2.1. Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là nhân tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu mua về có kịp thời đầy đủ hay không cũng ảnh hưởng rất nhiều đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất của Xí nghiệp. Đặc thù sản xuất của Xí nghiệp là theo thời vụ, nguyên vật liệu sản xuất là những mặt hàng nông sản thực phẩm, không bảo quản lâu trong kho nên Xí nghiệp chỉ tổ chức thu dồn dập vào thời điểm trước mùa vụ sản xuất ít ngày. Xí nghiệp sản xuất các loại bánh, mứt, kẹo và đặc biệt là sản xuất theo thời vụ. Để tiến hành sản xuất được thường xuyên, kịp thời, Xí nghiệp cần sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu lớn bao gồm nhiều thứ loại vật liệu khác nhau. Mỗi loại có chức năng, công dụng, tính lý hoá riêng, nên Xí nghiệp cần tiến hành phân loại vật liệu có hiệu quả. Xí nghiệp tiến hành phân loại vật liệu dựa vào nội dung kinh tế, vị trí và vai trò của từng loại nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Vật liệu sử dụng ở Xí nghiệp được phân loại như sau: Nguyên vật liệu chính: Đây là nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm, nó chiếm 90% kết cấu sản phẩm và khoảng 70% giá trị sản phẩm. Nguyên vật liệu chính của Xí nghiệp bao gồm: bột mỳ, đường, nha, trứng… Nguyên vật liệu phụ: gồm nhiều loại khác nhau như tinh dầu, bơ, phẩm, phèn… Nhiên liệu : là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như xăng, than nhào, dầu nhờn… Phụ tùng thay thế: dùng để thay thế, sửa chữa cho phụ tùng, máy móc thiết bị, phuơng tiện vận tải, công cụ tạo ra sự an toàn, liên tục vận hành máy móc, thiết bị đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh như: bulông, ốc vít, … và các phương tiện thay thế khác. Phế liệu: gồm các loại bị loại ra, bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh như bột, mứt vụn… 2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho, nhập kho a. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho ă Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Trị giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ = Trị giá mua trên hoá đơn - Các khoản giảm giá và CK thương mại (nếu có) + Chi phí thu mua thực tế Chi phí thu mua thực tế gồm : chi phí vận chuyển, chi phí khác như: bảo hiểm, bốc xếp, chi phí hao hụt vật tư… ă Đối với nguyên vật liệu tự gia công chế biến: Tại Xí nghiệp có một số nguyên vật liệu do Xí nghiệp tự gia công chế biến như đậu xanh xào, vỏ bánh nướng và một số vật liệu khác. Với nguyên vật liệu tự gia công chế biến giá thực tế của nguyên vật liệu là: Trị giá thực tế của NVL = Trị giá của NVL xuất chế biến + Chi phí chế biến Với chi phí chế biến bao gồm: lương công nhân chế biến, phí bốc vác… ă Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Tại Xí nghiệp có một số nguyên vật liệu phải thuê ngoài gia công chế biến chứ không có để mua và dùng cho quá trình sản xuất như: trứng muối, nơ trang trí sản phẩm… Trị giá thực tế của NVL gia công chế biến = Trị giá thực tế của NVL xuất gia công chế biến + Tiền thuê ngoài gia công chế biến b. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Giá nguyên vật liệu xuất kho hàng ngày được Xí nghiệp tính theo phương pháp giá thực tế đích danh. Tức là giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô vật liệu xuất kho đó. 2.2.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 2.2.3.1. Thủ tục, chứng từ hạch toán nhập, xuất kho nguyên vật liệu 2.2.3.1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu ă Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho đòi hỏi một số chứng từ sau: Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập vật tư Hợp đồng mua nguyên vật liệu Biên bản kiểm nghiệm vật tư Sau khi nhận được hoá đơn người bán, cán bộ vật tư phải kiểm tra đối chiếu với hợp đồng về số lượng, đơn giá, kiểm tra con dấu của bảo vệ xem đã mang hàng vào cổng chưa, chữ ký của phòng kỹ thuật về việc quyết định có nhận hay không chấp nhận lô hàng không. Phiếu nhập kho do phòng cung tiêu lập gồm 03 liên: Liên 1: do phòng Cung tiêu giữ Liên 2: do kế toán vật liệu giữ Liên 3: do thủ kho giữ Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kiểm nhập nguyên vật liệu để ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập và cùng người cung cấp ký tên vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải có chữ ký của người giao nguyên vật liệu, thủ kho, kế toán. Thủ kho sau khi vào thẻ kho phải chuyển về phòng kế toán một liên, phòng cung tiêu một liên. Ví dụ: Ngày 2/10/2003, Xí nghiệp tiến hành mua 9.340kg bột mỳ để phục vụ sản xuất, chưa thanh toán tiền cho người bán. Ngày 3/10/2003, khi nguyên vật liệu về, Xí nghiệp cũng đồng thời nhận được một hoá đơn giá trị gia tăng. Xí nghiệp thanh toán toàn bộ tiền hàng bằng tiền mặt. Người bán chịu chi phí vận chuyển. Trình tự nhập kho của Xí nghiệp được thực hiện qua các bước sau: Bảng 2.2 Mẫu số 02 GTGT- 3LL CK/ 2003 B No: 0015439 Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 3 tháng 10 năm 2003 Đơn vị bán hàng: Trương Bá Lịch Địa chỉ: 87 Hàng Bồ Họ tên người mua hàng: A.Hải Đơn vị : Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0100103601-1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =1x2 1 Bột mì Kg 9.340 3.500 32.690.000 Cộng thành tiền: 32.690.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 3.269.000 Tổng tiền thanh toán: 35.959.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi lăm triệu chín trăm năm mươi chín nghìn đồng./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, ghi rõ họ tên ) Nguồn: Phòng Kế toán –Tài vụ Bảng 2.3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư Số : 724 Ngày 3 tháng 10 năm 2003 Xí nghiệp Bánh- Mứt - Kẹo Hà Nội Căn cứ : Hoá đơn số: 0015439 ngày 3 tháng 10 năm 2003 Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà : Nguyễn Thu Thuỷ Đại diện phòng Kỹ thuật Ông, bà : Trần Minh Hợp Đại diện phòng Kế toán Ông, bà : Trần Minh Quảng Đại diện kho STT Tên , nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng theo đúng chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không quy cách phẩm chất A B C D 1 2 3 1 Bột mỳ Kg 9.340 9.340 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm : Đủ tiêu chuẩn nhập kho. Người giao hàng Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Nguồn:Phòng Kế toán – Tài vụ Bảng 2.4 Phiếu nhập kho Ngày 3 tháng 10 năm 2003 Số: 824 Mẫu số : 02- VT QĐ số 1141 _ TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Nợ TK 152 32.690.000 Có TK 111 32.690.000 Họ tên người giao hàng: Anh Hải Theo hoá đơn số 0015439 ngày 3 tháng 10 năm 2003 Nhập tại kho: AXN STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Bột mỳ Kg 9.340 9.340 3.500 32.690.000 Cộng 32.690.000 Cộng thành tiền bằng chữ: Ba mươi hai triệu sáu trăm chín mươi nghìn đồng./. Nhập, ngày 3 tháng 10 năm 2003 Phòng cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ tên ) (Ký, ghi rõ tên ) (Ký, ghi rõ tên ) (Ký, ghi rõ tên ) Nguồn : Phòng Tài chính- Kế toán Kế toán căn cứ vào nghiệp vụ phát sinh để định khoản: Nợ TK 1521 32.690.000đ Nợ TK 1331 3.269.000đ Có TK 111 35.959.000đ ă Đối với nguyên vật liệu tự chế biến nhập kho, phế phẩm thu hồi nguyên vật liệu không dùng trả lại kho, nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê thủ tục gồm có: Phiếu báo nhập nguyên vật liệu (do từng bộ phận có nguyên vật liệu nhập) Phiếu nhập kho Các bộ phận có nguyên vật liệu nhập này phải lập phiếu nhập kho làm 3 liên. Sau khi người phụ trách bộ phận nộp nguyên liệu ký vào phiếu và mang vật tư, phiếu nhập đến nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho ký nhận kho, ghi sổ thực nhập vào phiếu và cùng với người nhận ký vào cả 3 liên. Liên 1: Giao cho người nộp Liên 2: Thủ kho chuyển về phòng cung tiêu Liên 3: Thủ kho giữ lại, làm căn cứ ghi thẻ kho rồi chuyển về phòng kế toán Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào thẻ kho của thủ kho chuyển lên để ghi sổ kế toán. Ví dụ: Vào ngày 27/10/2003, nhập lại kho 30kg bột mỳ thừa không dùng hết của tổ 3 phân xưởng I (số bột mỳ đã được xuất vào ngày 5/10/2003 để sản xuất bánh quy phục vụ cho Tết Nguyên Đán). Bảng 2.5 Phiếu nhập kho Ngày 27 tháng 10 năm 2003 Số: 840 Mẫu số : 02- VT QĐ số 1141 _ TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Nợ TK 152 105.000 Có TK 621 105.000 Họ tên người giao hàng: Chị Hà,tổ 3, phân xưởngI Theo hoá đơn số Nhập tại kho: AXN STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Bột mỳ Kg 30 30 3.500 105.000 Cộng 105.000 Cộng thành tiền bằng chữ: Một trăm linh năm nghìn đồng ./. Nhập, ngày 27 tháng 10 năm 2003 Phòng cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ tên ) (Ký, ghi rõ tên ) (Ký, ghi rõ tên ) (Ký, ghi rõ tên ) Nguồn : Phòng Kế toán - Tài vụ Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 1521 105.000đ Có TK 154 105.000đ ă Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến nhập kho, gồm các thủ tục sau: Phiếu giao hàng (của đơn vị chế biến) Phiếu nhập kho Ví dụ: Vào ngày 5/11/2003, Xí nghiệp nhập kho trứng muối được xuất đi gia công vào ngày 8/10/2003, giá trị nguyên vật liệu nhập lại sau khi gia công: 760.000đ (bao gồm cả giá nguyên vật liệu xuất đi gia công và chi phí gia công). Sau khi gia công xong, đơn vị gia công giao hàng, căn cứ vào phiếu giao hàng kế toán lập phiếu nhập kho và đồng thời ghi sổ kế toán như sau: Nợ TK 152 760.000đ Có TK 154 760.000đ 2.2.3.1.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu ă Nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh: Hàng tháng khi có kế hoạch sản xuất, các phân xưởng căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng của Xí nghiệp do phòng kế hoạch lập, các phân xưởng viết giấy xin lĩnh vật tư. Kế toán căn cứ vào giấy này viết phiếu xuất kho thành 3 liên, yêu cầu thủ kho xuất nguyên vật liệu. Căn cứ vào phiếu xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho xuất kho và ghi số thực xuất vào phiếu, rồi cùng người nhận ký vào cả ba liên. Liên 1 giao cho bộ phận vật tư, liên 2 giao cho người lĩnh vật tư, và liên 3 thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán làm căn cứ ghi số. Ví dụ: Ngày 5/10/2003, phân xưởng I có nhu cầu sử dụng 4.430kg bột mỳ để sản xuất bánh quy phục vụ cho Tết Nguyên Đán. Căn cứ vào lệnh xuất kho nguyên vật liệu, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu: Bảng 2.6 Lệnh xuất kho nguyên vật liệu Họ tên người yêu cầu : Trần Văn Luyện Đơn vị yêu cầu xuất kho: Phân xưởng sản xuất I Căn cứ nhu cầu sản xuất theo kế hoạch của phân xưởng I trong tháng 10 năm 2003. Kính gửi giám đốc duyệt xuất các loại nguyên vật liệu sau: STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú 1 Bột mỳ Kg 4.430 Cộng 4.430 Hà Nội, ngày 05 tháng 10 năm 2003 Giám đốc Phòng cung tiêu Người đề ngh