Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH thương mại VIC

việc xác định và quản lý được trị giá xuất của vật liệu hàng ngày, cung cấp thông tin kịp thời nhanh nhạy. Đơn giá bình quân gia quyền = Trị giá thực tế vật tư tồn đầu + Trị giá thực tế vật tư nhập Số lượng vật tư tồn đầu + số lượng vật tư nhập Trị giá vốn thực tế vật tư XK = SL vật tư xuất kho x Đơn giá BQGQ Với phương pháp này thì kế toán chỉ việc nhập số lượng phát sinh trong quá trình nhập cũng như quá trình xuất, giá mua trong hoá đơn, chi phí thu mua, thuế suất thuế nhập khẩu (nếu có), các khoản giảm trừ (nếu có) của lượng nhập phát sinh; còn số lượng cũng như trị giá của hàng tồn đã có sẵn trong máy. Phần mềm kế toán trong máy tính sẽ tự động tính ra đơn giá cũng như trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ áp dụng và với việc công ty đã áp dụng kế toán máy thì việc tính giá này hoàn toàn do máy tính toán nên khắc phục được nhược điểm cố hữu của nó như khi làm kế toán thủ công là dồn công việc tính giá vào cuối kỳ báo cáo gây ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác. 2.4 Công tác tổ chức các chứng từ và hệ thống luân chuyển chứng từ. 2.4.1 Phiếu nhập kho. * Trình tự nhập kho. Khi nguyên vật liệu về đến Công ty, phòng kỹ thuật vật tư sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và đối chiếu với hợp đồng đã ký với các nhà cung cấp, sau đó tiến hành các thủ tục nhập kho. Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra trực tiếp số lượng, chất lượng của các lô hàng khi tổ chức vận chuyển bốc xếp vật liệu vào kho. Trong trường hợp nếu phát hiện vật tư kém phẩm chất, không đủ số lượng thì phải báo ngay với phòng kỹ thuật vật tư và cùng với bộ phận KCS tiến hành kiểm tra lại lô hàng để có biện pháp xử lý kịp thời. Đối với trường hợp nguyên vật liệu nhập từ nước ngoài khi nhận hàng thủ kho phải căn cứ vào “phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho” đối chiếu với “phiếu cân cảng” về số bao, trọng lượng (cân cảng và cân công ty), để xem xét có hợp lệ và đúng theo hợp đồng đã ký. Nếu thấy hợp lý thủ kho sẽ ký xác nhận vào “phiếu cân cảng”. Phiếu nhập kho sẽ được lập sau khi có đủ chữ ký của các bộ phận có liên quan. Đối với trường hợp nguyên vật liệu nhập ngoại, phiếu nhập kho thủ kho vẫn viết bình thường. Tuy nhiên quy trình dữ liệu vào máy sẽ có thêm cột thuế nhập khẩu. Phiếu nhập kho sẽ được lập thành hai liên và do bộ phận mua hàng lập. Liên 1: Lưu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó gửi lên phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán. BIỂU SỐ 01: Mẫu phiếu nhập kho nguyên liệu cá Đơn vị: ĐVCS1 Địa chỉ: Khu công nghiệp Vĩnh Niệm-Lê Chân-Hải Phòng Mẫu số: 01 – VT Ban hành theo QĐ Số 114 TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05/03/2007 Số: KTHO 0020 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH TM N&M Nợ: 1521 Nhập tại kho: Kho nguyên liệu thô (Phán) Có: 331 TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VLSPHH Mã số Đvị tính Số lượng Đơn giá (1000đ) Thành tiền (1000đ) Theo C.từ Thực nhập 1 Cá bổ sung NLNNTHO003 Tấn 500 10.000 5.000.000 2 Cá Malai NLNNTHO002 Tấn 500 15.000 7.500.000 Cộng tiền hàng 12.500.000 (Bằng chữ: Mười hai tỷ, năm trăm triệu đồng) Thủ trưởng ĐV Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho 2.4.2 Phiếu xuất kho. * Trình tự xuất kho. Nguyên vật liệu tại Công ty được dùng chủ yếu cho sản xuất, ngoài ra khi có yêu cầu có thể xuất bán hoặc xuất khác. Tuy nhiên cũng đòi hỏi các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ xuất cũng phải được phê chuẩn đầy đủ và hợp lệ. Các chứng từ sử dụng: Phiếu xuất nguyên vật liệu, lệnh sản xuất, phiếu xin lĩnh vật tư, Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong ngày, phân xưởng sản xuất lập “phiếu xin lĩnh vật tư” hoặc “phiếu xin lĩnh vật tư theo hạn mức”. Phiếu này sẽ ghi rõ họ tên người lĩnh, lý do lĩnh, chi tiết loại vật tư, số lượng. Ngoài ra có thể kèm theo “phiếu lệnh sản xuất” xác định tên sản phẩm, tổng số mẻ và loại đóng bao gồm hai cột kế hoạch và thực hiện, trên đó phải có chữ ký của người viết lệnh, người nhận, người giám sát sản xuất. Sau khi đã thông qua phòng cung ứng vật tư xét thấy nhu cầu hợp lý, thủ kho viết phiếu xuất kho theo số lượng yêu cầu của phân xưởng. Phiếu xuất kho có thể được lập riêng cho từng thứ vật liệu hoặc lập cho nhiều loại cùng kho. Phiếu xuất kho được lập thành hai liên. Một liên: Thủ kho giữ (liên gốc) làm căn cứ ghi sổ theo dõi dưới kho. Một liên: Được gửi cho kế toán làm căn cứ ghi sổ. Sau đó thủ kho sẽ tổ chức giám sát công nhân lấy nguyên vật liệu trong kho theo yêu cầu. BIỂU SỐ 02: Mẫu phiếu xuất kho bột cá cho sản xuất Đơn vị: Công ty TNHH TM VIC Mẫu số 02 – VT Ban hành theo QĐ Số 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20/03/2007 Họ tên người nhận hàng: Máy số 1-Tổ 1(Thái) - nghiền Lý do xuất: Sản xuất bán thành phẩm 151 tổ Thái Xuất tại kho: Kho nguyên liệu số 2 (Phán) Nhập tại kho TP: BTP-ĐĐ 151 Số lượng nhập kho: 36378 Kg Số 2224 Nợ: 621 Có: 1521 TT Tên nhãn hiệu, quy cách SPVTHH Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (đ/kg) Thành tiền (triệu) Yêu cầu Thực xuất 1 Bột cá bổ sung NLNNTHO003 Kg 360.000 11.000 3.960 2 Bột cá Malai NLNNTHO002 Kg 420.000 17.000 7.140 Cộng 11.100 Bằng chữ: Mười một tỷ, một trăm triệu đồng Ngày 20 tháng 3 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho BIỂU SỐ 03: Phiếu nhập kho thuốc CuSO4 Đơn vị: ĐVCS1 Địa chỉ: Khu công nghiệp Vĩnh Niệm-Lê Chân-Hải Phòng Mẫu số: 01-VT Ban hành theo QĐ Số 114/TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 01/03/2007 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH TM Vạn Phúc Nhập tại kho: Kho thuốc (Thanh) Số: KHHUO 0001 Nợ: 1521 Có: 331 TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VLSPHH Mã số Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập 1 CuSO4 NLTNTHUO003 Kg 18.000 14385,7 257.142.600 Cộng tiền hàng 257.142.600 (Bằng chữ: Hai trăm năm bảy triệu một trăm bốn hai nghìn sáu trăm đồng) Thủ trưởng ĐV Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho BIỂU SỐ 04: Hoá đơn GTGT của phiếu nhập kho thuốc CuSO4 HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2 (Giao khách hàng) Ngày 01/03/2007 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vạn Phúc Địa chỉ: Quận Hồng Bàng-Hải Phòng Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH TM VIC Địa chỉ: Cụm công nghiệp Vĩnh Niệm-Hải Phòng Số Tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MST: 0200358184 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 CuSO4 Kg 18.000 14385,7 257.142.600 Cộng tiền hàng 257.142.600 Thuế suất GTGT: 10% 25.714.260 Tổng tiền thanh toán 282.856.860 Bằng chữ: (Hai trăm tám hai triệu, tám trăm năm mươi sáu nghìn tám trăm sáu mươi đồng) + 1 liên: Giao cho người giao hàng (trường hợp nhập nguyên liệu trong nước) + 1 liên: Thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào các sổ nhập, xuất và tổng hợp nguyên vật liệu. + 1 liên: Thủ kho chuyển vào phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ BIỂU SỐ 05: Biên bản kiểm kê nguyên liệu tháng 3 của kho 2. UBND THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG CTY TNHH TM VIC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM KÊ NGUYÊN LIỆU Hôm nay, ngày 25 tháng 03 năm 2007 vào lúc 17h tại kho 2 Chúng tôi gồm: 1, Bà Vũ Thị Len : Kiểm soát viên 2, Bà Phạm Thị Hường : Kế toán kho 3, Bà Trần Thị Hà : Thủ kho Tiến hành kiểm kê lô hàng: Cá Malai Tổng nhập từ ngày (Kg) Tổng xuất từ ngày (Kg) Tổng sổ sách hết ngày (Kg) kế hoạch thực tế hết ngày (Kg) Chênh lệch số dư (Kg) Chênh lệch hao hụt (Kg) 03/03/07 20/03/07 25/03/07 Chúng tôi cùng thống nhất với số lượng hàng của nguyên liệu trên. LÃNH ĐẠO PHÂN XƯỞNG LÃNH ĐẠO CÔNG TY Ý kiến lãnh đạo công ty KẾ TOÁN KIỂM SOÁT THỦ KHO KẾ TOÁN TRƯỞNG Sau khi biên bản được lập xong thì chuyển tới ban giám đốc có ý kiến chỉ đạo BẢNG SỐ 03: Bảng chứng từ tổng hợp tháng 3 của kho 2 BẢNG CHỨNG TỪ TỔNG HỢP (Kho 2) Tháng 3 năm 2007 TT Chứng từ Diễn giải Số lượng nhập (Tấn) Số lượng xuất (tấn) Số hiệu Ngày tháng 1 PN001/3 03/03 Nhập sắn lát 500 2 PN002/3 05/03 Nhập cá bổ sung 500 3 PN002/3 05/03 Nhập kho cá Malai 500 4 PN003/3 08/03 Nhập kho cá bổ sung 200 5 PX2219 10/03 Xuất sắn lát bán 20 6 PX2220 12/03 Xuất cá bổ sung sx BTP-HHV17 30 7 PX2220 12/03 Xuất sắn lát sx BTP-HHV17 50 8 PX2221 14/03 Xuất cá bổ sung sxBTP-HH117 70 9 PX2221 14/03 Xuất sắn lát sx BTP-HH117 100 10 PX2222 15/03 Xuất cá bổ sung bán 50 11 PX2223 15/03 Xuất sắn lát sx BTP ÔT-SH9 20 12 PX2223 15/03 Xuất cá bổ sung sx BTP ÔT-SH9 50 13 PX2224 20/03 Xuất sắn lát sx BTP 151 300 14 PX2224 20/03 Xuất cá Malai sx BTP 151 420 15 PX2224 20/03 Xuất cá bổ sung sx BTP 151 360 Cộng 1.700 1.650 2.5 Hệ thống sổ sách Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho và việc ghi chép kế toán tại phòng kế toán Công ty trong việc quản lý vật tư mà ở đó thủ kho có trách nhiệm quản lý về mặt số lượng còn kế toán kiểm soát cả về mặt số lượng và giá trị. Công việc hạch toán chi tiết là công việc khá phức tạp đòi hỏi phải phản ánh kịp thời, đầy đủ về mặt hiện vật và giá trị trong quá trình kiểm soát các loại nguyên vật liệu. Quá trình nhập xuất tại Công ty diễn ra rất thường xuyên liên tục nên hiện tại Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. 2.5.1 Tại kho Tuy đã áp dụng phương pháp ghi thẻ song song nhưng dưới kho thủ kho vẫn chưa mở thẻ kho để theo dõi chi tiết từng nguyên vật liệu mà sử dụng các loại sổ sau: * Sổ nhập nguyên vật liệu: Dùng để ghi các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu diễn ra hàng ngày. Sổ thường theo dõi về các chỉ tiêu như: Số lượng bao, số cân cảng, số cân công ty. Sổ này thường ghi chép ban đầu các nghiệp vụ nhập kho, các nguyên vật liệu mua từ nước ngoài. * Sổ xuất nguyên vật liệu: Dùng để phản ánh các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu. Trên sổ theo dõi về số lượng xuất, lý do xuất, cân công ty, số lượng bao. * Sổ nhật ký theo dõi lượng nhập của các lô hàng: Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho sẽ ghi vào sổ này, sổ sẽ theo dõi chi tiết hàng ngày lượng nhập của các loại nguyên liệu trong và ngoài nước, sổ theo dõi về số chứng từ, ngày nhập, số lượng nhập, * Sổ tay cập nhật xuất hàng ngày Theo dõi lượng xuất gồm số chứng từ ngày xuất, số lượng xuất, lí do xuất, Sổ sẽ được ghi dựa trên phiếu xuất kho. * Sổ tổng hợp nguyên vật liệu Sổ được mở theo dõi từng kho và từng thứ nguyên liệu trong kho.Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho ghi lượng nhập-xuất vào sổ tay cập nhật nhập xuất hàng ngày và sổ nhật ký theo dõi lượng nhập của các lô hàng. Đồng thời cũng ghi số liệu vào sổ tổng hợp nguyên vật liệu. Sổ được mở mỗi trang cho một tháng, cho một kho và các cột gồm các nguyên vật liệu thuộc kho đó. Định kỳ khoảng 10 ngày một lần thủ kho sẽ tiến hành đối chiếu số liệu với kế toán vật tư. Cuối tháng sẽ làm báo cáo “Tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu”. *Biểu mẫu một số trang sổ BIỂU SỐ 07: Trích mẫu một trang sổ tổng hợp NVL tại kho 2 SỔ TỔNG HỢP NVL (Kho 2) Tháng 03 năm 2007 NHẬP XUẤT TT Khô đậu Achentina Cá bổ sung (Tấn) Khô đậu Ấn (Tấn) Sắn lát (tấn) TT Khô đậu Achentina Cá bổ sung (Kg) Khô đậu Ấn (Kg) Sắn lát (Tấn) 1 1 300 2 2 20 3 500 500 3 . Cộng Cộng Biểu số 08: TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 03/2007 Kho số 2: Phán STT Diễn giải Dư đầu kỳ (kg) Nhập trong kỳ (kg) Xuất về VIC (Kg) Xuất bán, vay, khác (kg) Tồn cuối (Kg) 1 Sắn lát 20.000 500.000 470.000 20.000 30.000 2 Cá bổ sung 0 700.000 510.000 50.000 140.000 3 Cá Malai 20.000 500.000 420.000 0 100.000 Cộng 40.000 1.700.000 1.400.000 70.000 270.000 Hải Phòng, ngày 31 tháng 03 năm 2007 PTPX Thủ kho Kế toán 2.5.2 Tại phòng kế toán * Cách thức làm việc của kế toán Định kỳ khoảng 3 ngày kế toán sẽ xuống dưới kho để kiểm tra việc ghi chép đồng thời nhận và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó phân loại vật liệu và tiến hành nhập vào máy theo từng nghiệp vụ. Tại màn hình giao diện chính chọn mục nhập dữ liệu, màn hình nhập nguyên vật liêu hiện ra. Tại ô loại chứng từ ta có thể chọn các phiếu nhập, phiếu xuất. Khi cập nhật dữ liệu trên máy kế toán nhập số hiệu của chứng từ, ngày tháng phát sinh nghiệp vụ và nội dung của chứng từ theo các nội dung cài đặt sẵn trên màn hình. Đối với vật liệu nhập kho, kế toán nhập số lượng, đơn giá, đơn vị khách hàng, sau đó máy sẽ tự động tính thành tiền. Đối với nghiệp vụ xuất kho kế toán nhập số liệu xuất, xác định đối tượng chi phí, đơn giá xuất máy sẽ tư động tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Sau khi cập nhật xong chứng từ vào máy, máy sẽ quản lý vật liệu theo tên hoặc mã quy định. Khi muốn xem sổ chi tiết nào đó chỉ cần đánh tên vật liệu hoặc mã của vật liệu đó. Ta có thể xem chi tiết số liệu của từng loại vật liệu theo ngày, tháng, năm. Các loại sổ có thể xem là: Sổ chi tiết vật tư, bảng cân đối vật tư theo mã, tổng hợp nhập xuất tồn nguyên liệu (tất cả các kho). * Sổ chi tiết Đây là loại sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chi tiết các đối tượng kế toán chi tiết cần theo dõi nhằm phục vụ cho công tác đối chiếu phân tích và kiểm tra. Sổ chi tiết vật tư là sổ theo dõi chi tiết theo từng nguyên vật liệu và các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra trong tháng của nguyên vật liệu đó. * Bảng cân đối vật tư Đây là bảng tổng hợp nhằm theo dõi các nguyên vật liệu theo kho (chỉ phản ánh về mặt số lượng), là cơ sở để cuối tháng tiến hành so sách đối chiếu số liệu với thủ kho thông qua bảng “Tổng hợp nhập xuất tồn nguyên liệu” thủ kho gửi lên vào cuối tháng (Biểu số 08). Thông qua việc so sánh này sẽ giúp kế toán phát hiện ra những chỗ chênh lệch và có biện pháp điều chỉnh. Ngoài ra, cuối tháng để theo dõi đối chiếu và tổng hợp dược với số liệu từ bảng “tổng hợp nhập xuất tồn nguyên liệu” do tất cả các kho gửi lên, kế toán sẽ thông qua bảng “tổng hợp nhập xuất tồn” của tất cả các kho gửi lên. BIỂU SỐ 09: Trích sổ chi tiết vật tư của vật liệu bột cá Malai Đơn vị: Công ty TNHH TM VIC SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU 03/2007 Tài khoản: 152. Tên kho: 2 (Phán) Tên, quy cách vật liệu: Cá Malai Đơn vị tính: Triệu đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá (đ) Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày Tháng Lượng (kg) Tiền (triệu) Lượng (kg) Tiền (triệu) Lượng (kg) Tiền (triệu) 1 2 3 4 5 6 7=5x6 8 9=5x8 10 11=5x10 12 Số dư đầu tháng 17.000 20.000 340 PN002/3 05/3 nhập kho 331 15.000 500.000 7.500 PX2224/3 15/3 Chuyển về VIC 621 17.000 420.000 7.140 Cộng tháng 500.000 7.500 420.000 7.140 100.000 1.700 2.6 Tổ chức kế toán tổng hợp và nội dung chi tiết kế toán tổng hợp Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc phản ánh một cách tổng quát tình hình nhập xuất nguyên vật liệu thông qua các tài khoản kế toán. Để phục vụ cho công tác kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu, hiện nay công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để ghi chép các nghiệp vụ nhập xuất tồn trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. 2.6.1 Hệ thống tài khoản sử dụng - TK 152: Nguyên vật liệu - TK 1521: Nguyên vật liệu chính. - Các tài khoản liên quan: TK331,TK 3333, TK 621, TK 627, TK 632, TK641, * Nôi dung kết cấu - Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tăng nguyên vật liệu như mua vật liệu nhập kho, - Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh giảm nguyên vật liệu như xuất vật liệu cho sản xuất, xuất bán, xuất khác. - Dư Nợ: Lượng nguyên vật liệu tồn kho. 2.6.2 Nguyên tắc hạch toán Công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên: *Kế toán nhập vật liệu Nguồn nguyên liệu chủ yếu của Công ty là do mua ngoài với 2 nguồn nhập là trong nước và ngoài nước. Hiện tại, Công ty có một lượng lớn các nhà cung cấp nguyên liệu tương đối ổn định cả trong và ngoài nước. Tài khoản dùng để phản ánh cho kế toán tổng hợp mua hàng, kế toán chỉ sử dụng một tài khoản 331 để phản ánh tình hình công nợ với người bán, phương thức thanh toán của Công ty thường trả sau bằng TGNH bằng cách mở các UNC Khi nguyên vật liệu về đến kho, kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, bộ hồ sơ kê khai hàng hoá nhập khẩu sẽ tiến hành nhập vào máy. Phần mềm kế toán Công ty áp dụng là phần mềm EFFECT, đặc điểm của phần mềm là chỉ có một màn hình nhập dữ liệu duy nhất, các nghiệp vụ phát sinh trong ngày đều được cập nhật thông qua màn hình này và được nhập vào các loại chứng từ khác nhau. Từ màn hình giao diện EFFECT chọn mục “Nhập dữ liệu” trên cây chức năng → vào loại chứng từ chọn “Phiếu nhập” → chọn “Phiếu nhập vật tư, hàng hoá, công cụ dụng cụ”. Màn hình nhập vật tư sẽ hiện ra như sau: Loại chứng từ: Phiếu in: Ngày: % Thuế: ĐG theo tiền Nợ.. Số HĐ: Có Ngày HĐ: KH Có Đvkh: Nhóm hàng Ông/Bà Đvtt Tỉ giá Ctrl F3 Ctrl M Ctrl F8 F10 Tổng SL : Tổng tiền Chứng từ Diễn giải Mã Vlsphh Vlsphh Kho SL ĐG VNĐ N.tệ Thuế TS/NK Ô Loại chứng từ: Chọn loại chứng từ cần nhập tương ứng với nghiệp vụ phát sinh. Ô Phiếu in: Dùng để chọn mẫu phiếu in cho loại chứng từ hiện thời. Ô Ngày: Nhập ngày tháng phát sinh của nghiệp vụ. Ô % thuế: nhập thuế GTGT trên hoá đơn trong trường hợp hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Ô Số hoá đơn: Nhập kí hiệu hoá đơn và số hoá đơn của hoá đơn GTGT liên quan đến nghiệp vụ phát sinh. Ô Ngày hoá đơn: Nhập ngày trên hoá đơn GTGT. Ô Đơn vị khách hang: Chỉ ra tên đối tượng công nợ có liên quan. Ô Tỉ giá: Nhập tỉ giá nếu đơn vị tính là ngoại tệ. Ô Ông/Bà: nhập tên cá nhân có liên quan đến công nợ phát sinh. Ô Nợ: Dùng để hạch toán tài khoản Nợ của nghiệp vụ phát sinh. Ô Có: Dùng để hạch toán tài khoản Có của nghiệp vụ phát sinh. Ô Kh Có: Chỉ ra tên đối tượng công nợ nằm ở bên Có trong trường hợp bù trừ công nợ giữa hai khách hàng hoặc hai tài khoản công nợ. Phía dưới là màn hình nhập chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Cột Chứng từ: Dùng để đánh số cho chứng từ hiện thời. Cột Diễn giải: Diễn giải cho nghiệp vụ phát sinh. Cột Mã Vlsphh: Mã của vật liệu sản phẩm hàng hoá liên quan. Cột Vlsphh: Tên của vật liệu. Cột Kho: Chỉ ra tên kho đựng nguyên liệu. Cột SL: Xác định số lượng vật liệu nhập. Cột ĐG: Nhập đơn giá của vật liệu. Cột VNĐ Cột NT: Trong trường hợp nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. Cột Thuế NK: Trong trường hợp liên quan đến loại vật liệu nhập ngoại. Cột TS/NK: Đánh dấu nếu là trường hợp nhập khẩu. Cụ thể đối với phiếu nhập kho ngày 01/03/2007 số 0001 của nguyên liệu thuốc CuSO4 nhập ngoại, lô hàng chịu thuế nhập khẩu 5% (Bằng 257.142.600 x 5% = 12857130) sẽ được nhập như sau: Ô Loại chứng từ: Phiếu nhập vật tư. Ô Phiếu in: Phiếu nhập vật tư hàng hoá. Ô Ngày: 01/03/2007 Ô % Thuế: 10% Ô Số hoá đơn: 0001 Ô Ngày hoá đơn: 01/03/2007 Ô Đvkh: Công ty TNHH TM Vạn Phúc. Ô Ông/Bà: Ô Đvtt: VNĐ Ô Nợ: 1521 Ô Có: 331 Ô Nhóm hàng: thuốc CuSO4 Cột Chứng từ: PN0001 Cột Diễn giải: Nhập kho thuốc Cột Mã Vlsphh: NLTNTHUO003 Cột Vlsphh: Thuốc CuSO4 Cột Kho: Số 1 (Thanh) Cột SL: 18.000 Cột ĐG: 14385,7 Cột VNĐ: 257.142.600 Cột thuế NK: 12857130 Cột TS/NK: NK Sau đó ấn Enter máy sẽ hiện ra ô nhập thuế GTGT, ấn “Chấp nhận” Với phần mềm EFFECT sau khi cập nhật các dữ liệu đầu vào máy sẽ tự động chạy chương trình và chuyển số liệu vào các loại sổ liên quan gồm: sổ chi tiết vật tư, các chứng từ ghi sổ, sổ cái, bảng cân đối tài khoản. Đối với nguyên vật liệu mà mua chưa trả tiền trên cơ sở dữ liệu do kế toán vật tư và kế toán tiền cập nhật phần thanh toán với khách hàng (phiếu chi liên quan đến công nợ người bán) các sổ chi tiết công nợ sẽ được in cho từng đối tượng công nợ (như sổ chi tiết phải trả người bán) sẽ có số phát sinh, số dư cuối ngày, nhằm mục đích đối chiếu công nợ. Cuối tháng, các bảng tổng hợp công nợ (bảng tổng hợp công nợ người bán, bảng tổng hợp công nợ người bán theo hoá đơn) sẽ được in ra. Các bảng tổng hợp chứa mỗi khách hang trên một dòng, số dư của từng khách hàng để xem tổng hợp tình hình công nợ phải trả người bán. Dữ liệu của phần công nợ sẽ tự động cập nhập sang phần kế toán tổng hợp. Trích mẫu sổ chi tiết phải trả người bán (Biểu số) Biểu số 10: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Từ ngày 1/03/2007 đến 31/03/2007 Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Hồng Phong TK 331-Phải trả người bán D Nợ đầu VNĐ: D Có đầu VNĐ: 132.963.862 D Nợ cuối VNĐ: D Có cuối VNĐ: 497.819.687 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Ngày C.từ PS Nợ PS Có D Nợ D Có 6/3/07 BKB 0008 Phiếu nhập vỏ 001-Hồng Phong 1521 2975452338 3108416200 20/3/07 BKB 0012 Phiếu nhập vỏ 001-Hồng Phong 1521 757544349 3856960549 25/3/07 PC002 Trả tiền vỏ 001-Hồng Phong 1121 3368140862 497819689 *Kế toán xuất vật liệu Với đặc điểm kinh doanh là sản xuất thức ăn gia súc, đồng thời có thể bán các loại nguyên liệu thô khi có nhu cầu nên hạch toán kế toán xuất nguyên liệu sẽ được chia thành xuất sản xuất và xuất bán. Định khoản kế toán sử dụng để hạch toán kế toán tổng hợp xuất nguyên liệu sản xuất. Nợ TK 621/Có TK 1521 Trong điều kiện sản xuất kinh doanh ở Công ty giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất được xác định là một trong những yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất tính trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, công tác hạch toán nguyên vật liệu khi xuất sản xuất phải tính toán, phân bổ chính xác giá trị vật tư thực tế xuất dùng cho đối tượng sử dụng. Các đối tượng chi phí là tên các sản phẩm của Công ty. Có thể chỉ ra tên đối tượng chi phí khi nhập dữ liệu hoặc nếu không chỉ ra thì sẽ thực hiện việc phân bổ chi phí sản xuất chung cho đối tượng chi phí (sản phẩm vào cuối kỳ) Bảng 04: Danh mục mã hoá sản phẩm Mã Tên sản phẩm BTP Bán TP TĂGS BTPHH Hỗn hợp CHV BTPHH001 Hỗn hợp SV7B ... BTPĐĐ Đậm đặc 151T BTPĐĐ0001 Đậm đặc SH9B ... Hiện tại ở công ty các sản phẩm sản xuất ra đều có định mức nguyên vật liệu cố định. Giá thành sản phẩm được hình thành từ giá thành chi phí nguyên vật liệu và các chi phí chung. Mỗi đối tượng chi phí có một bảng định mức nguyên vật liệu chỉ ra tên nguyên vật liệu (lấy từ danh mục Vlsphh) và số lượng mỗi nguyên vật liệu hình thành ra sản phẩm. Bảng 05: Trích bảng định mức các nguyên vật liệu dùng để sản xuất BTPĐĐ 151 (Trường hợp nhu cầu sản xuất là 36.378 kg) Tên Vlsphh Đơn vị Số lượng Khô đậu Ấn Độ Kg 26280.000 Bột cá bổ sung Kg 360.000 Bột cá Malai Kg 720.000 Bột lông vũ Kg 1656.000 Phốt phát canxi Kg 1080.000 Dầu cá Kg 432.000 Rỉ mật Kg 360.000 Muối sấy Kg 288.000 Bột đá Kg 1800.000 Vic promix Kg 270.000 Lyzine Kg 288.000 Methionine Kg 86.400 CuSO4 Kg 108.000 Màu công nghiệp Kg 9.360 Khô cọ Kg 2.304.000 Mùi sữa 105 Kg 14.400 *Trình tự nhập “Phiếu xuất kho vào máy” Trên màn hình giao diện chọn mục nhập dữ liệu trên cây chức năng, sau đó vào ô loại chứng từ chọn “Phiếu xuất” Các chứng từ trong nhóm này được chia thành nhiều loại gồm: -Phiếu xuất (Gvtđ) -Phiếu xuất (Gvtc) Đối với các phiếu xuất có chứa xâu “Gvtđ” có nghĩa là giá vốn tự động. Khi dùng loại chứng từ này để nhập dữ liệu chương trình sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho của loại vật liệu trong kho vừa chọn. Đơn giá xuất này được tính theo phương pháp tính mà Công ty đã đặt trong cấu hình của chương trình. Đối với phiếu xuất có chức năng xâu “Gvtc” có nghĩa là giá vốn thủ công. Khi dùng loại phiếu xuất này ta sẽ tự nhập đơn giá xuất mà do Công ty tự áp giá. Màn hình xuất vật tư sẽ hiện ra như sau: Loại chứng từ: Phiếu in: Ngày: kho: Chứng từ: Ca LV: Diễn giải: Nợ: Máy sản xuất: Có: ĐTCP/TP SLTP: Số mẻ: Ctrl F3 Ctrl M Ctrl F8 F10 Tổng SL Tổng tiền Chứng từ Diễn giải Mã Vlsphh Vlsphh Kho SL ĐG VNĐ NT thuế nk TS/NK Ô Loại chứng từ: Chọn phiếu xuất cho các nghiệp vụ. Ô Phiếu in: Chọn loại phiếu in cho chứng từ hiện thời. Ô Ngày: Nhập ngày tháng phát sinh nghiệp vụ. Ô Chứng từ: Đánh số cho chứng từ hiện thời. Ô Diễn giải: Nhập diễn giải cho nghiệp vụ phát sinh. Ô Máy sản xuất: Xác định số thứ tự của máy. Ô ĐTCP/TP: Chỉ ra tên đối tượng sẽ được tạo thành (dùng trong trường hợp tập hợp chi phí đích danh cho sản phẩm. Ô Kho: Xác định kho chứa nguyên vật liệu xuất. Ô Ca làm việc: Số ca làm việc. Ô Nợ: Dùng để hạch toán tài khoản ghi Nợ của nghiệp vụ phát sinh. Ô Có: Dùng để hạch toán tài khoản ghi có của nghiệp vụ phát sinh. Ô SLTP: Xác định số lượng thành phẩm tạo thành. Ô Số mẻ: Xác định số mẻ sản xuất. *Cụ thể: Phiếu xuất kho ngày 20/03/2007 đối với Bột cá Malai sẽ được nhập như sau: Ô Loại chứng từ: Chọn “Phiếu xuất” và chọn “Phiếu xuất khác(Gvtđ)” Ô phiếu in: Chọn phiếu xuất vật tư hàng hoá. Ô Ngày: 20/03/2007 Ô Chứng từ: 2224 Ô Diễn giải: Xuất sản xuất tổ Thái Ô Máy sản xuất: máy 1 Ô ĐTCP/TP: BTP-ĐĐ151 Ô Kho: Kho 2 Ô Ca LV: Ô Nợ: 621 Ô Có: 1521 Ô SLTP: 36378 Ô Số mẻ: Cột chứng từ: PX2224 Cột Diễn giải: Phiếu nhập kho 36378kg bán TP tổ Thái Cột Mã Vlsphh: NLNNTHO Cột Vlsphh: Bột cá Malai Cột SL: 360.000 Cột ĐG: Máy sẽ tự động điền vào Sau đó ấn Enter Cuối kỳ, EFFECT sẽ căn cứ vào giá kho của mỗi loại nguyên vật liệu mà tính ra giá thành nguyên vật liệu một cách tự động. Còn phần giá thành từ các chi phí sản xuất chung EFFECT sẽ tính ra sau khi thực hiện phân bổ chi phí sản xuất cuối kỳ. Đối