Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh ở công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật (Technimex)

theo dõi và lập kế hoạch, công tác thống kê và thông tin kinh tế. Trên cơ sở nắm được đặc điểm hoạt động kinh doanh nhập khẩu, ý nghĩa cũng như nhiệm vụ công tác kế toán nhập khẩu, kế toán phải biết được sự thể hiện đặc điểm này trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của kế toán nhập khẩu . II. tổ chức công tác kế toán nhập khẩu 1. Một số chứng từ kế toán thường dùng trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu Bộ chứng từ thanh toán mà tổ chức xuất khẩu chuyển cho đơn vị nhập khẩu để làm cơ sở cho việc nhận hàng, thanh toán, ghi sổ bao gồm: Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) - Vận chuyển đường biển (Bill of Lading) Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate), phẩm chất (Certificate of Quality), số, lượng trọng (Certificate of Quantity, Weight), xuất xứ (Certificate of Origin), kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate). Phiếu đóng gói (Packing List). 2. Các tài khoản sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu: Số lượng tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và nhu cầu thông tin cho quản trị nội bộ doanh nghiệp. Trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu, kế toán thường sử dụng một số tài khoản: TK 144, 151, 1561, 1562, 157, 131, 1388, 3388, 333, 413, 511, 641, 642, 911 ... 3. Kế toán nghiệp vụ nhập hàng Để hạch toán hợp lý, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình nhập khẩu đòi hỏi kế toán phải nắm được giá của hàng nhập khẩu. ở Việt Nam hiện nay thường áp dụng 2 điều kiện FOB và CIF. Giá nhập khẩu phổ biến là giá CIF. Giá nhập kho của hàng nhập khẩu là giá mua thực tế , được tính theo công thức : Thuế nhập khẩu Giá CIF (FOB) Giá mua thực tế của hàng nhập khẩu + = Chi phí mua + a. Nhập khẩu trực tiếp Kế toán nghiệp vụ nhập hàng theo hình thức nhập khẩu trực tiếp được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Kế toán nghiệp vụ nhập hàng theo phương pháp KKTX TK111,112,331 TK 413 TK151 TK157,632 CLTG CLTG Tiền hàng NK Trị giá hàng gửi bán theo TGHT Bán trực tiếp ở cảng Trị giá lô hàng nhập TK 1532 kho theo TGTT Trị giá bao bì tính giá riêng TK 3333 TK1561 TK138, 331 Thuế nhập khẩu phải nộp Trị giá mua hàng Trị giá hàng thiếu nhập kho khoản được giảm giá Nhập khẩu trực tiếp gồm hai giai đoạn: nhập hàng và tiêu thụ hàng nhập. Giai đoạn tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu là giai đoạn quan trọng trong quá trình kinh doanh nhập khẩu của mọi doanh nghiệp, thông qua tiêu thụ mà giá trị hàng nhập được thực hiện, doanh nghiệp thu hồi được tiền vốn bỏ ra, cho phép trang trải các chi phí phát sinh và có lãi. Trình tự hạch toán nghiệp vụ bán hàng nhập ( theo phương pháp KKTX ) được thực hiện theo sơ đồ sau: b. Nhập khẩu uỷ thác : Theo phương thức này đơn vị đặt hàng (bên uỷ thác) giao cho đơn vị ngoại thương (bên nhận uỷ thác) tiến hành nhập khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định được thoả thuận trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Bên nhận uỷ thác phải ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uỷ thác. Việc hạch toán tại đơn vị nhận uỷ thác được tiến hành như sau: SƠ Đồ 2: Kế toán bán hàng nhập khẩu. TK 156 TK 157 TK632 TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131 (1) (2a) (8) TK 3331 TK 641 (5) (4a) (2b) (9) (4) TK 521,531,532 TK 151 TK 642 TK 413 (2c) (10) (6) (4b) TK 156 TK 1532 TK 111,112,131 (11) (7) TK 421 (12) ( 3) (13) Chú thích : (1) Trị giá hàng chuyển đi, gửi bán (2a,2b,2c) Giá vốn hàng bán (3) Bao bì tính giá riêng (4) Doanh thu bán hàng theo TGTT (4a) Tiền hàng tính theo TGHT (4b) Chênh lệch tỷ giá Thuế doanh thu phải nộp Kết chuyển các khoản giảm giá, chiết khấu, doanh thu hàng bán bị trả lại K/C doanh thu thuần K/C giá vốn hàng bán tiêu thụ trong kỳ K/C CFBH phát sinh trong kỳ K/C CFQLDN Nhập kho số hàng bán bị trả lại K/C lãi K/C lỗ Sơ đồ 3 : Kế toán nhập khẩu uỷ thác (tại đơn vị nhận uỷ thác) TK3388 TK111,112 TK151 TK1561 (1) (2) (4a) (3) (4b) TK511 (5a) TK 111,112,3388 (5) TK413 (5b) Chú thích : Nhận tiền hàng và thuế nhập khẩu của bên uỷ thác trị giá hàng nhập theo TGHT Giao hàng cho bên uỷ thác (giao thẳng) (4a) Tạm nhập kho theo TGHT (4b) Giao hàng cho bên uỷ thác (ở kho) Hoa hồng uỷ thác theo TGTT (5a) Hoa hồng uỷ thác theo TGHT (5b) Chênh lệch tỷ giá Đối với đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu là đơn vị chủ hàng, được ghi sổ doanh số mua, bán hàng nhập khẩu. Bên giao uỷ thác phải chuyển tiền hàng nhập khẩu, thuế nhập khẩu và các chi phí dịch vụ uỷ thác. Trình tự hạch toán được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Hạch toán nhập khẩu uỷ thác tại đơn vị uỷ thác TK111, 112 TK 1388 TK 3333 TK 151 TK 156 ( 1) (2) (3b) (4a) (3a) (3) TK 413 TK157, 632 (3c) (4b) Chú thích : Chuyển tiền cho bên nhận uỷ thác để nhập khẩu và nộp thuế NK Thuế nhập khẩu đã nộp Trị giá thực tế hàng NK (giá mua + thuế NK) (3a) Giá mua tính theo TGHT (3b) Thuế nhập khẩu phải nộp (3c) Chênh lệch tỷ giá (4a) Nhập kho lô hàng nhập khẩu (4b) Trị giá thực tế hàng nhập chuyển gửi bán, bán thẳng Trên đây là những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán nhập khẩu, nó đã phản ánh, nêu lên những nét khái quát về hoạt động nhập khẩu và hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu. Thực tế, hệ thống kế toán Việt Nam vừa quy định những nguyên tắc và chuẩn mực chung, vừa quy định những nguyên tắc, phương pháp kế toán cụ thể ở mức độ nhất định áp dụng cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, các doanh nghiệp tùy thuộc vào đặc điểm, quy mô hoạt động kinh doanh của mình mà quy định thêm các điều khoản chi tiết để tiện cho việc hạch toán các nghịêp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh tại doanh nghiệp. Để thấy rõ bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh doanh nhập khẩu, phần II sẽ đề cập đến công tác kế toán nhập khẩu tại một doanh nghiệp cụ thể. Phần ii Thực trạng công tác kế toán nhập khẩu ở công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật I.Đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức bộ máy kế toán ở công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TECHNIMEX. Công ty Xuất nhập khẩu Kỹ thuật có tên giao dịch quốc tế là VIETNAM TECHNIQUE import - EXPORT CORPORATION, viết tắt là TECHNIMEX, được thành lập theo Quyết định số 212 ngày 6/10/1992 của GS Đặng Hữu, Chủ nhiệm Uỷ ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước, là một trong hai doanh nghiệp đầu tiên thuộc UBKH và KTNN. Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty do Bộ trưởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ký thì phạm vi hoạt động của Công ty là hợp tác, kinh doanh, và sản xuất trong lĩnh vực KH, CN và Kỹ thuật. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức thành các phòng, các trung tâm, chi nhánh phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty và điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty do Bộ trưởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường phê duyệt. Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty, có nhiệm vụ tiếp nhận, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước cấp, điều hành toàn bộ hoạt động Công ty, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ KH, CN và Môi trường và pháp luật về toàn bộ hoạt động của Công ty. Giúp việc cho Giám đốc có các trưởng phòng chức năng và một kế toán trưởng được Bộ trưởng Bộ KH, CN, và Môi trường bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc. Các Trưởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được giao và hoạt động của phòng trong việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng, phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của Giám đốc. Các trung tâm là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát và điều hành trực tiếp của Giám đốc Công ty, cuối mỗi kỳ, niên độ phải tổng hợp thông tin, lên các báo cáo tài chính gửi Công ty theo quy định. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Mô hình tổ chức kế toán của Công ty TECHNiMEX là mô hình nửa tập trung, nửa phân tán, chịu trách nhiệm về theo dõi, phản ánh, cung cấp thông tin mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở Công ty cũng như hướng dẫn, kiểm tra công tác tài chính, kế toán, kiểm tra xét duyệt, quyết toán của các đơn vị phụ thuộc gửi lên, tổng hợp vào báo cáo chung toàn Công ty. Sơ đồ 5: Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty TECHNIMEX. Kế toán ở các đơn vị trực thuộc Thủ quỹ Kế toán TGNH, tiền lương và chi phí. Kế toán tiền mặt, công nợ và TSCĐ Kế toán trưởng Đứng đầu bộ máy kế toán của Công ty là kế toán trưởng, chịu trách nhiệm chung về tình hình tài chính của Công ty, chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán, tham mưu cho giám đốc quản lý kinh tế Công ty, xây dựng kế hoạch chi tiêu về tài chính, quan hệ với ngân sách, chỉ đạo việc mở L/C nhập khẩu, Séc thanh toán, có trách nhiệm xét duyệt các báo cáo của đơn vị phụ thuộc, tổng hợp lên các báo cáo tài chính toàn Công ty. Tại phòng kế toán trung tâm, giúp việc cho kế toán trưởng có 2 kế toán viên và 1 thủ quỹ. Kế toán ở các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán ở đơn vị mình, cuối mỗi kỳ phải gửi báo cáo tài chính lên Công ty theo quy định. 4. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách phản ánh nghiệp vụ nhập khẩu ở Công ty TECHNIMEX Để hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu, TECHNIMEX sử dụng một số tài khoản liên quan đến hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, trong đó TK 112 được chi tiết thành các tiểu khoản phản ánh số tiền gửi cả bằng tiền mặt và ngoại tệ ở các Ngân hàng mà Công ty có giao dịch và thanh toán. Để phản ánh toàn bộ nghiệp vụ nhập khẩu Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình, qui mô kinh doanh, thuận cho việc vi tính hoá công tác kế toán. Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán của Vụ Tài chính - Kế toán, Bộ Xây dựng. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ tiến hành tổng hợp phân loại. Chứng từ thuộc bộ phận nào thì bộ phận ấy phản ánh vào sổ sách liên quan và nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy tính sẽ tự xử lý số liệu và đưa ra thông tin theo yêu cầu được khai báo. Qui trình này được thể hiện qua sơ đồ sau: ii. Thực trạng công tác kế toán nhập khẩu ở công ty TECHNiMEX 1. Nhập khẩu hàng hoá trực tiếp Sơ đồ 6: Quy trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu ở TECHNIMEX Các báo cáo tài chính Báo cáo chi tiết, tổng hợp hợp đồng, công nợ Sổ cái các TK 111, 112, 156, 131,511, 632, 911... Nhật ký chung Chứng từ gốc Phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn thương mại, vận đơn, thông báo thúê, giấy báo có, giấy báo nợ... Kế toán phân loại và nhập chứng từ vào máy tính Khai báo yêu câu thông tin đầu ra cho máy tính Máy tính xử lý thông tin và đưa ra sản phẩm Thực chất của hoạt động nhập khẩu trực tiếp là thực hiện hợp đồng mua (hợp đồng ngoại) và hợp đồng bán hàng (hợp đồng nội). Trên cơ sở hợp đồng nội đã ký kết với khách hàng trong nước, dựa vào các thông tin về hàng hoá, thị trường nước ngoài Công ty tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng ngoại. Đối tượng nhập khẩu trực tiếp chủ yếu là máy móc kỹ thuật hiện đại phục vụ sản xuất, nghiên cứu và đào tạo như: máy vi tính, máy in, thiết bị nghiên cứu khoa học, bảo vệ môi trường .... Hoạt động nhập khẩu của Công ty diễn ra thường xuyên và là hoạt động mạnh nhất của Công ty hiện nay. Công ty áp dụng phương pháp KKTX trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu, tỷ giá dùng để quy đổi ngoại tệ là tỷ gía thực tế bán ra do Ngân hàng Ngoại thương công bố, phương pháp xác định giá vốn hàng bán là phương pháp giá thực tế đích danh. Quy trình hạch toán nghiệp vụ nhập hàng được thực hiện theo quy định của chế độ, tuy nhiên có một số điểm vận dụng cụ thể sau: Thứ nhất, Công ty không sử dụng TK 1562 để phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình nhập hàng và như vậy giá vốn hàng bán không bao gồm các chi phí này. Những chi phí phát sinh trong quá trình nhập hàng được phản ánh vào TK 641 và 642. Thứ hai, trong quá trình nhập hàng, Công ty không sử dụngTK 331 để phản ánh tình hình thanh toán với đối tác nước ngoài. Điều này sẽ khó khăn cho việc theo dõi khâu thanh toán, đặc biệt khi có tranh chấp xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng. Khi thanh toán cho tổ chức nước ngoài, mặc dù chưa có cơ sở đảm bảo hàng đã được chuyển nhưng kế toán vẫn ghi Nợ TK 151/ Có TK 144 Việc bán hàng nhập trong hình thức nhập khẩu trực tiếp được thực hiện trên cơ sở hợp đồng nội đã ký kết với khách hàng trong nuớc, vì vậy hàng nhập về rất ít khi nhập kho mà được chuyển ngay cho khách hàng hoặc giao cho khách hàng tại sân bay, cảng theo điều khoản được ghi trong hợp đồng. Quy trình hạch toánnghiệp vụ bán hàng nhập được thực hiện theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. 2.Nhập khẩu uỷ thác Để thực hiện hoạt động nhập khẩu uỷ thác, Công ty phải ký kết hai hợp đồng, một hợp đồng nội với đơn vị uỷ thác và một hợp đồng ngoại với đơn vị xuất khẩu. Sau khi thực hiện xong hợp đồng ngoại thì một bộ chứng từ được chuyển cho bên uỷ thác. Một điểm khác nhập khẩu trực tiếp là sau khi giao hàng cho bên uỷ thác, bên nhận và bên uỷ thác phải tiến hành quyết toán hợp đồng uỷ thác, bản quyết toán này là cơ sở để hai bên thống nhất việc thanh toán công nợ và đi đến kết thúc hợp đồng. Quy trình hạch toán nghiệp vụ nhận nhập khẩu uỷ thác có một số điểm vận dụng cụ thể như sau: Thứ nhất, Công ty không sử dụng các TK hàng hoá để phản ánh số hàng đang đi đường chỉ thuộc trách nhiệm chứ không thuộc quyền sở hữu của Công ty mà chỉ sử dụng bút toán ghi đơn để theo dõi nhận và trả hàng cho bên giao uỷ thác. Thứ hai, Công ty sử dụng cặp TK 1388 và 3388 để theo dõi thanh toán trong quá trình thực hiện hợp đồng. TK 1388 dùng để theo dõi các khoản chi phí phát sinh do bên giao chịu, TK 3388 phản ánh số tiền nhận của bên giao uỷ thác. Các chi phí mà Công ty phải chịu được phản ánh vào TK 641. Khi thực hiện xong hợp đồng và giao hàng cho bên giao uỷ thác, Công ty sẽ tiến hành bù trừ giữa TK 1388 và 3388 trên máy tính để xác định trách nhiệm thanh toán công nợ còn lại. Cứ hết mỗi quý, TECHNIMEX lại tiến hành khoá sổ và xác định kết quả kinh doanh, chi phí phát sinh trong quý nào được kết chuyển toàn bộ cho số hàng tiêu thụ trong quý đó, quy trình hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh được thực hiện theo đúng quy định của chế độ. Từ các số liệu tổng hợp trong quá trình kinh doanh nhập khẩu cho phép chúng ta tính ra các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh doanh nhập khẩu của một doanh nghiệp, trên cơ sở đó phát huy các nhân tố tích cực đồng thời đề xuất các biện pháp khắc phục những mặt chưa làm được nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp iii. Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở TECHNIMEX. Qua xem xét số liệu giữa 2 năm 1996 và 1997 ta thấy hiệu quả kinh doanh của Công ty đã giảm xuống, cụ thể tỷ suất lợi nhuận chỉ còn 0,59% so với 1,05% ( giảm 0,46% ), số vòng LCHH từ 22 vòng năm 1996 giảm xuống còn 6,3 vòng năm 1997, thời gian LCHH 1 vòng năm 1996 là 16,4 ngày thì năm 1997 đã là 57 ngày. Kết quả này do các nguyên nhân sau: Thứ nhất, mặc dù KNNK tăng lên 21% nhưng lượng hàng tồn kho cuối năm 1997 lớn nên doanh thu tiêu thụ dã giảm xuống. Thứ hai, khi số lượng hợp đồng triển khai dở dang còn nhiều thì kết quả kinh doanh lại phải gánh chịu chi phí của số hàng chưa được tiêu thụ. Thứ ba, nếu như năm 96 tỷ trọng kinh doanh mặt hàng xe máy lớn thì năm 97 Công ty không còn kinh doanh mặt hàng này nữa mà tập trung vào kinh doanh mặt hàng máy vi tính, thiết bị ngoại vi và NCKH. Trên cơ sở xem xét bức tranh toàn cảnh về công tác kế toán nhập khẩu và thực trạng hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở TECHNIMEX, chúng ta thấy được những điểm mạnh và những tồn tại trong hoạt động kinh doanh, từ đó tích cực phát huy điểm mạnh và đề xuất các kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao hiệu quả kinh doanh ở TECHNIMEX. Phần iii Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu ở công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật i. Cơ sở lý luận cho việc hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu. Để hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu với mục tiêu tồn tại và phát triển trên thương trường đòi hỏi kế toán phải tuân theo những nguyên tắc nhất định, những nguyên tắc đó là: Thứ nhất, nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán nói chung và của kế toán nhập khẩu nói riêng. Thứ hai, phải xuất phát từ đặc trưng của hoạt động nhập khẩu. Thứ ba, phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những quy định về ghi chép, luân chuyển chứng từ của đơn vị để hoàn thiện. Thứ tư, bảo đảm nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của kinh doanh. Thứ năm, việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nhập khẩu nói riêng phải được thực hiện từ cấp Nhà nước cho đến từng đơn vị kinh doanh nhập khẩu. Bên cạnh những nguyên tắc trên, để hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu thì bản thân bộ phận kế toán nhập khẩu ở Công ty đòi hỏi phải đạt được những điều kiện sau: Một là, có đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán hiểu biết nghiệp vụ kế toán ngoại thương, các chế định tài chính, am hiểu về nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu hàng hoá, có khả năng giao dịch, thanh quyết toán tốt các hợp đồng. Hai là, các kế toán viên phải tương đối thông thạo ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh. Ba là, đòi hỏi đội ngũ cán bộ kế toán không những giỏi về thao tác, xử lý trên máy tính mà còn phải hiểu và sử dụng thành thạo phần mềm kế toán trong phân tích, phản ánh, xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị và lập các báo cáo tài chính theo định kỳ. ii. một số nhận xét về công tác kế toán nhập khẩu và phương hướng hoàn thiện những tồn tại ở công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật: Thực hiện Quyết định số 1141 TC-QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán mới áp dụng cho các doanh nghiệp ngày 01/11/1995, chính thức có hiệu lực ngày 01/01/1996, cho đến nay việc áp dụng chế độ kế toán mới ở TECHNIMEX đã đi vào quy củ, được áp dụng và triển khai tương đối tốt. Đánh giá tình hình tổ chức công tác kế toán và tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở TECHNIMEX ta thấy nổi lên một số điểm như sau: Thứ nhất, xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh của mình, Công ty TECHNIMEX đã chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức tổ chức này tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với hoạt động ở chi nhánh và các đơn vị trực thuộc cũng như trong toàn Công ty, hạn chế bớt những khó khăn trong việc phân công lao động, chuyên môn hoá công việc, tạo điều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ kế toán và thông tin trong công tác kế toán. Thứ hai, TECHNIMEX áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung trong phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hình thức sổ này khá đơn giản về quy trình hạch toán và số lượng sổ, phù hợp với quy mô, loại hình kinh doanh của Công ty, hơn nữa thuận lợi cho việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Thứ ba, hệ thống tài khoản sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu được chi tiết tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, đặc biệt là TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng. Thứ tư, phương pháp hạch toán mà doanh nghiệp áp dụng trong các nghiệp vụ nhập khẩu là phương pháp KKTX. Phương pháp này tạo điều kiện cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi thường xuyên sự biến động hàng ngày, hàng giờ của tài sản, hàng hoá, không phụ thuộc vào kết quả kiểm kê. Bên cạnh đó, hoạt động kinh doanh nhập khẩu được thực hiện trên cơ sở hợp đồng đã ký kết, việc mua bán được thực hiện theo từng lô hàng và hàng nhập về thường được giao thẳng cho khách hàng nên phương pháp giá thực tế đích danh dùng để xác định trị giá vốn hàng bán là đơn giản và chính xác. Tỷ giá dùng trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu là tỷ giá bán của Ngân hàng Ngoại thương Việt nam. Cuối mỗi kỳ khi phải lập các báo cáo tài chính, kế toán tiến hành điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng công bố ngày cuối kỳ. Thứ năm, việc hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu, đặc biệt là nhập khẩu uỷ thác là tương đối đơn giản và hợp lý. Thứ sáu, các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ phát sinh, đúng với mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Thứ bảy, việc bố trí cán bộ kế toán và phân định công việc trong bộ máy kế toán của Công ty là tương đối tốt, phù hợp với khối lượng công việc và đáp ứng được các yêu cầu của quản lý đặt ra. Bên cạnh những kết quả mà TECHNIMEX đã đạt được trong tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán nhập khẩu thì vẫn còn một số tồn tại đòi hỏi cần phải được quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. Cụ thể là: 1.Theo quy định của Bộ Tài chính trong chế độ kế toán mới thì những khoản chi phí liên quan đến việc thu mua hàng hoá trừ tiền hàng ghi trên hoá đơn và thuế nhập khẩu, phát sinh trước lúc nhập kho hoặc tiêu thụ ( trong trường hợp bán thẳng không nhập kho ) thì phải hạch toán vào TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá. Những khoản chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá thì phải hạch toán vào TK 641 - Chi phí bán hàng. Những chi phí chung liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp thì phải hạch toán vào TK 642 - Chi phí QLDN. Trên thực tế, ở Công ty XNK Kỹ thuật thì những khoản chi phí liên quan đến việc thu mua hàng nhập khẩu vừa được phản ánh vào TK 641 vừa được phản ánh vào TK 642 mà không được phản ánh vào TK 1562. Cụ thể các chi phí giao dịch qua Ngân hàng trong quá trình nhập hàng như: phí mở L/C, tu chỉnh L/C, phí chuyển tiền, phí TELEX được phản ánh vào TK 642. Các chi phí phát sinh trong quá trình làm thủ tục nhập hàng như: phí giám định, phí chứng từ, phí vận chuyển, phí hải quan được phản ánh vào TK 641. Cuối kỳ, các chi phí này được kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả, không phân biệt chi phí cho hàng đã tiêu thụ hay còn tồn kho. Việc hạch toán chi phí này là không đúng với quy định của chế độ, làm chúng ta không xác định được chính xác trị giá vốn của hàng hoá bán ra, dẫn đến không xác định chính xác kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, từng kỳ kinh doanh. Đồng thời, chúng ta sẽ gặp khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của các chi phí phát sinh và cũng khó khăn trong việc xây dựng một chiến lược kinh doanh hợp lý. Để giải quyết được vấn đề này thiết nghĩ phải hạch toán riêng từng khoản chi phí một cách rõ ràng. Các chi phí phát sinh cho quá trình bán hàng mới hạch toán vào TK 641, chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp mới hạch toán vào TK 642 và nên phân loại các khoản chi phí theo các tiểu khoản cụ thể. ở những kỳ kinh doanh khi mà lượng hàng tồn kho, gửi bán, đang đi đường tương đối lớn ( số lượng hợp đồng triển khai còn dở dang nhiều ) thì khi xác định kết quả kinh doanh nên phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng đã tiêu thụ và số hàng còn tồn kho. Riêng các chi phí thu mua phát sinh trong quá trình nhập hàng phải phản ánh vào TK 1562, cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho số hàng tiêu thụ trong kỳ và số hàng còn lại theo công thức: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho = CP thu mua của hàng tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Trị giá hàng tồn cuối kỳ Trị giá hàng xuất trong kỳ + x Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ Chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng tiêu thụ = Chi phí mua của hàng tồn đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ - Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ Từ đó, phản ánh chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng hoá bán ra theo bút toán: Nợ TK 632 Có TK 156 2. Theo phương thức nhập khẩu trực tiếp, trong quá trình nhập hàng TECHNIMEX không sử dụng TK 331 - Phải trả nhà cung cấp, để phản ánh công nợ và theo dõi thanh toán với đơn vị xuất khẩu. Như vậy sẽ rất khó khăn trong việc xác định trách nhiệm thanh toán khi có trục trặc xảy ra trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Trong những trường hợp trả tiền trước khi nhận được bộ chứng từ cho nhà xuất khẩu thì khi nhận được giấy báo của Ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 151 Có TK 144, 112 Khi nhận được bộ chứng từ làm thủ tục nhận hàng, kế toán không phản ánh gì cả mà chỉ ghi chép số chi phí nhận hàng vào TK 641. Điều này là không hợp lý vì khi chuyển tiền trả trước vẫn chưa có căn cứ pháp lý chứng minh là hàng đã được vận chuyển theo hợp đồng, mà phải phản ánh số tiền ứng trước cho nhà xuất khẩu theo bút toán: Nợ TK 331 Theo tỷ giá thực tế ngày mở L/C Có TK 144, 112 Khi nhận được bộ chứng từ để làm thủ tục nhận hàng kế toán ghi: Nợ TK 151 Theo tỷ giá thực tế ngày mở L/C Có TK 331 Các chi phí phát sinh trong quá trình này kế toán ghi: Nợ TK 1562 Theo tỷ giá thực tế ngày nghiệp vụ phát sinh Có TK 111, 112 Việc giải quyết những tồn tại trong quá trình nhập hàng theo phương thức nhập khẩu trực tiếp được phản ánh qua sơ đồ sau: TK 112 TK 144 TK 331 TK 1561 TK 138 TK 151 (1) (2a) (3) (5a) (7) TK 111,112 TK 33332 TK157,632 (4b) (4a) (5b) (6) TK 1562 TK 632 (8) Sơ đồ 7: Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ nhập hàng ở TECHNIMEX. ( 2b) Chú thích: ( 1) Trích tiền ký quỹ mở L/C ( 2a, b) Trả trước hoặc thanh toán cho nhà xuất khẩu ( 3) Trị giá lô hàng ghi tr