Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích phải nộp theo lương ở Công ty Tư vấn Xây dựng Công trình Thủy 1

thuỷ 1 ra đời năm 1985, Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 đã trải qua 17 mùa xuân xây dựng và phát triển. Những năm qua công ty đã không ngừng nỗ lực phấn đấu và luôn giữ vị thế quan trọng trong ngành xây dựng đường thuỷ Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 là một doanh nghiệp nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có điều lệ tổ chức và hoạt động riêng bộ máy quản lý, điều hành, có con dấu riêng và có tài khoản tại ngân hàng. Hiện nay Công ty có trụ sở chính nằm trên đường Phạm Văn Đồng – Từ Liêm – Hà Nôi và chi nhánh chính đặt tại C8 An Lộc, đường nguyễn Oanh - Gò Vấp - TP.HCM. Dưới sự lãnh đạo tài tình của ban lãnh đạo công ty, cộng với năng lực và nhiệt tình của đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ sư cũng như công nhân kỹ thuật lành nghề, kết hợp sự trợ giúp đắc lực của máy móc, trang thiết bị hiện đại, công ty đã lớn mạnh không ngừng. Quy mô hoạt động của công ty luôn được mở rộng, cụ thể là các chỉ tiêu về vốn, giá trị sản lượng kinh doanh, số lượng lao động, tài sản và lợi nhuận năm sau thường cao hơn năm trước. Công ty có được những thành tích trên vì đã có những chính sách hợp lý dành cho người lao động nên đã khuyến khích được họ.Công ty luôn chú trọng tạo công ăn việc làm, tăng thu nhập cho người lao động, cải thiện chất lượng đời sống cho CBCNV. Sau đây là bảng số liệu thể hiện khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của công ty qua một số năm gần đây Bảng số 1 Bảng hoạt động kinh doanh của Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 (phương pháp so sánh liên hoàn) Chỉ tiêu Đơn vị Số tuyệt đối Số so sánh (%) Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 (Năm 2000/Năm 1999)*100 (Năm 2001/năm 2000)*100 I Chỉ tiêu qui mô 2. Gía trị sản lượng *. GTSL tư vấn thiết kế * .GTSL thi công XD trđ 32540 51185 57259 157,299 111,867 trđ 6850 7780 10518 113,577 135,192 trđ 25690 43405 46714 168,957 107,685 3. Doanh thu trđ 30287 50179 50396 165,678 100,432 4. Lãi thực hiện trđ 500 700 1300 140 185,714 5. Nộp ngân sách trđ 150 210 390 140 185,714 6. Tài sản trđ 29137 29672 44230 101,836 149,063 7. Số lượng LĐ 207 284 396 137,198 139,436 8. Thu nhập BQ 1ng/ th 1000đ 1200 1250 1400 104,167 112 II. Chỉ tiêu hiệu quả 1. lợi nhuận/ vốn lần 0,0105 0,0135 0,0178 128,571 131,852 2. lợi nhuận/ doanh thu lần 0,0165 0,014 0,0258 84,848 184,286 Nhìn vào bảng số liệu ta thấy tình hình SXKD của công ty là tương đối tốt. Giá trị của hầu hết các chỉ tiêu hạch toán năm sau đều cao hơn năm trước cả về số tuyệt đối và số tương đối. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 trực thuộc Tổng công ty xây dựng đường Thuỷ. Nên nó cũng chịu sự quản lý, chỉ đạo và phân công, phân nhiệm lĩnh vực sản xuất từ Tổng công ty. Hiện nay công ty đang thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính của mình trên các lĩnh vực: Lập các dự án đầu tư, khảo sát thiết kế công trình đường thuỷ và công trình đường bộ. Thẩm định dự án đầu tư, thiết kế, tổng dự đoán công trình cảng đường thuỷ và công trình cầu đường bộ. Lập hồ sơ mời thầu, tư vấn, đấu thầu thiết kế, quản lý dự án, xây lắp các công trình cảng đường thuỷ, cầu đường bộ. Kiểm định chất lượng công trình xây dựng, giám sát kỹ thuật xây dựng công trình đường thuỷ, đường bộ. Xây dựng công trình giao thông không do công ty thiết kế (trừ các gói thầu thực hiện theo loại hợp đồng chìa khoá trao tay) Kinh doanh vật liệu xây dựng và các dịch vụ khác. Để có thể hoàn thành tất cả các chức năng nhiệm vụ SXKD được giao, Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 phải biết phát huy tối đa các nguồn lực của mình. Trong đó nguồn lực lao động là một yếu tố có vị trí then chốt. Với chức năng nhiệm vụ SXKD thì việc tổ chức SXKD ở Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 diễn ra như trên liệu có phù hợp? Công nghệ SXKD và tổ chức SXKD *) Đặc điểm công nghệ SXKD Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, nhiệm vụ chủ yếu là tư vấn thiết kế và xây dựng mới, nâng cấp, cải tạo. các công trình thuỷ. Do đó sản phẩm của công ty có đặc điểm của sản phẩm xây lắp: là sản phẩm có quy mô vừa và lớn, sản xuất mang tính chất đơn chiếc và trải qua nhiều giai đoạn thi công khác nhau. Mỗi sản phẩm, công trình, hạng mục công trình đều có dự án thiết kế xây dựng riêng và thi công ở các địa điểm khác nhau nhưng cùng có chung một quy trình sản xuất: Khảo sát thiết kế Giải phóng mặt bằng Thi công nền móng Thi công phần thô Thi công bề mặt và hoàn thiện Đó là quy trình sản xuất hỗn hợp và thi công bằng lao đông vừa thi công bằng máy móc. Do đó điều phối lao động phải được thực hiện một cách khoa học mới đảm bảo được sự tiêu hao chi phí lao động hợp lý. *) Đặc điểm tổ chức SXKD Vì đặc điểm của qui trình công nghệ phức tạp và chức năng hoạt động đa dạng, phạm vi hoạt động lại tương đối rộng nên công ty phải tổ chức phân bố các nguồn lực một cách hợp lý mới đảm bảo được chất lượng hoạt động kinh doanh. Trên thực tế Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 đã xây dựng hai cơ sở sản xuất lớn: một là trụ sở chính ở Hà nội và một chi nhánh ở TP. HCM. Ngoài ra công ty còn có các tổ đội khảo sát, thi công công trường đặt ở nhiều nơi trên toàn quốc. Từ cách tổ chức SXKD như vậy, để đạt hiệu quả lao động tốt thì Công ty phải có sự sắp xếp số lượng và chất lượng lao động ở từng bộ phận thật sát hợp. Đặc điểm quy trình công nghệ và đặc điểm tổ chức SXKD quyết định cơ cấu của bộ máy quản lý công ty . Cơ cấu bộ máy của công ty Do tính chất, quy mô, đặc điểm của các hoạt động kinh doanh cũng như việc tổ chức SXKD là cơ sở thiết lập qui mô quan hệ tài chính. Quy mô quan hệ tài chính lại là căn cứ quyết định cách thức tổ chức quản lý.Trên cơ sở đó Bộ máy quản lý của Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 chia thành hai cấp: Cấp toàn công ty và cấp chi nhánh. Bộ máy quản lý cấp công ty đứng đầu là Giám đốc và 3 Phó Giám đốc giúp việc chịu trách nhiệm về toàn bộ các mảng hoạt động của công ty trước Tổng công ty xây dựng đường thuỷ. Bộ máy quản lý cấp chi nhánh (ở TPHCM) có trách nhiện điều hành hoạt động của chi nhánh và chịu trách nhiệm chỉ đạo của cập quản lý toàn công ty. Và đứng đầu chi nhánh là Giám đốc chi nhánh và 2 PGĐ giúp việc. Ngoài ra ở 2 cấp quản lý của công ty còn có các phòng ban chức năng giúp việc như: Phòng hành chính, Phòng tài chính kế toán, Phòng kế hoạch, Phòng quản lý thi công và Phòng kỹ thuật cùng các Tổ khảo sát thi công XL. Cơ cấu quản lý của công ty được chia làm hai cấp nên việc bố trí cán bộ công nhân viên cũng phải hợp lý phù hợp với đặc điểm hoạt động của từng cấp mới đạt kết quả kinh doanh khả dĩ. Cơ cấu bộ máy quản lý công ty được mô hình hoá qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 6 Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 Phòng kỹ thuật Phòng nhân chính Ban Giám đốc Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 Phòng TC- kế toán Phòng kế hoạch Phòng quản lý thi công Phòng nhân chính Ban giám đốc chi nhánh TP. HCM Các tổ, đội khảo sát thi công kỹ thuật Phòng quản lý thi công Phòng kỹ thuật Phòng TC-KT Phòng kế hoạch Các tổ, đội khảo sát thi công kỹ thuật Bộ phận tài chính kế toán là một công cụ quản lý đắc lực của Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1, do đó công tác tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán được công ty hết sức quan tâm. Tổ chức bộ máy kế toán và tố chức công tác kế toán. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý và phù hơp với đặc điểm tổ chức SXKD bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Bộ máy kế toán của Công ty được sắp xếp theo mô hình sau: Sơ đồ số7 Mô hình bộ máy kế toán của công ty Thủ quỹ Kế toán trưởng Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 Phó phòng KT kiêm tài chính ngân hàng Kế toán công nợ, TSCĐ KT thanh toán tạm ứng, lãi vay KT tiền lương, BHXH và thuế Kế toán trưởng chi nhánh tại TPHCM Các nhân viên hạch toán kế toán ở các công trường Thủ quỹ KT tiền lương, BHXH và Kế toán công nợ, TSCĐ Kế toán công nợ Mỗi cán bộ kế toán được giao đảm nhiệm các phần công việc kế toán phù hợp với chuyên môn, khả năng và trình độ của mình. Tổ chức sắp xếp đúng người đúng việc nên hiệu quả làm việc của Phòng tài chính- kế toán rất đáng khích lệ. Cùng với việc nâng cao tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học thì chất lượng của việc tổ chức công tác kế toán cũng rất được quan tâm. Hiện nay tổ chức công tác kế toán tại công ty được tiến hành phù hợp với đặc điểm của Doanh nghiệp Xây lắp. Công ty Tư vấn XDCT Thủy1đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số: 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính. áp dụng hệ thống chứng từ và báo cáo theo qui định và hướng dẫn chung của Bộ Tài chính. Ngoài ra để phù hợp với đặc điểm hoạt động và thuận tiện cho việc ứng dụng chương trình kế toán máy (AC soft 2000), Công ty đã sử dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được ghi sổ theo trình tự sau: Sơ đồ số 8 Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ ngắn Ghi cuối kỳ Kiểm tra, đối chiếu số liệu cuối kỳ Qua tìm hiểu tình hình chung của công ty, có thể thấy vấn đề về lao động, quản lý lao động là vấn đề thu được sự quan tâm lớn của Ban lãnh đạo Công ty . 2.2 Hạch toán lao động về mặt số lượng, thời gian và kết quả lao động Hạch toán lao động và các chỉ tiêu số lượng, thời gian và kết quả có ý nghĩa rất lớn đối với việc theo dõi đánh giá và quản lý tình hình biến đong cũng như hiệu quả làm việc của mỗi CBCNV. Lao động trong Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 với lĩnh vực hoạt động đa dạng, phong phú, địa bàn hoạt động rộng rãi, do đó lượng CBCNV cũng không phải là nhỏ, việc quản lý lao động không hề đơn giản. Mỗi lĩnh vực SXKD cần có những cán bộ chuyên môn, chuyên trách đảm nhiệm. Để có thể thực hiện tốt chức năng lập dự án đầu tư, dự toán công trình hay xây dựng công trình giao thông yêu cầu mỗi khâu phải có lao động có trình độ thích ứng với công việc. Mỗi người chỉ thực hiện một công việc. Vì vậy việc bố trí lao động trong công ty phải hợp lý và khoa học thì kết quả lao động sẽ khả quan. Nhưng ngược lại thì hậu quả khó lường, chất lượng công việc sẽ rất thấp. Hơn nữa Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 lại có cả chi nhánh ở TP.HCM, ở miền Trung, và nhiều công trường thi công ở rải rác khắp nơi trên toàn quốc. Việc sắp xếp điều phối công nhân trong biên chế của công ty đã phức tạp. ngoài ra. Việc thi công các công trình thường cần số lượng công nhân phổ thông thuê ngoài làm theo thời vụ, điều này cũng gây không ít khó khăn cho công tác quản lý lao động của công ty. Hiện nay trong biên chế của Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 có xấp xỉ 400 CBCNV với trình độ cấp bậc, chức vụ chuyên môn khác nhau. Họ là những người đã tốt nghiệp đại học, trên đại học hay cao đẳng, trung cấp hoặc công nhân kỹ thuật và hiện đang là Giám đốc, trưởng phòng hay lái xe, tạp vụDù đang công tác, làm việc tại bất kỳ bộ phận nào, vị trí nào nhưng tất cả đều đang cùng chung sức, cùng phấn đấu để nâng cao tay nghề và xây dựng, phát triển công ty ngày càng vững mạnh. Trình độ học vấn và tay nghề CNV cũng như số lượng lao động trong công ty được thể hiện qua bảng số liệu sau: Bảng số 2 Bảng số liệu về trình độ học vấn và tay nghề của cán bộ công nhân viên Trình độ học vấn, tay nghề Số lượng(người) Tỷ lệ (%) Trên đại học 3 0,76 Đại học 153 38,65 Trung cấp 35 8,83 Công nhân KT bậc 3 trở lên 161 40,66 Công nhân KT dưới bậc 3 24 6,06 Tạp vụ, lái xe, bảo vệ 7 1,77 Lao động phổ thông 13 3,38 Tổng số 369 100 Từ số liệu trên cho thấy, số công nhân kỹ thuật có tay nghề từ bậc 3 trở lên chiếm tỷ lệ phần trăm cao nhất trong tổng số CBCNV 40,66%, nếu chỉ tính trong tổng số công nhân thì tỷ lệ này chiếm tới 81,31%. Đây là tỷ lệ rất cao, điều này đảm chất lượng của công trình do công ty thi công cũng như chất lượng của đội ngũ công nhân của công ty. Trong khi đó, số lao động phổ thông của công ty chỉ là 13 người chiếm 3,28% trong tổng số CBCNV của công ty hay chiếm 6,57% trong tổng số công nhân. số công nhân kỹ thuật dưới bậc 3 chiếm 6,06% trong tổng số CBCNV trong công ty và chiếm 12,12% trong tổng số công nhân của công ty. Theo số liệu trên cho thấy mặc dù số cán bộ có trình độ đại học chiếm tỷ lệ khá cao 38,645 tương đương với 153 người. Nhưng số cán bộ có trình độ trên đại học chỉ chiếm 0,76% hay 3 người. Con số này là quá nhỏ so với một công ty có số lượng CBCNV lớn như Công ty tư vấn XDCT thuỷ 1. Tuy nhiên, xét một cách tổng quát, từ số liệu trên cho thấy công ty có đội ngũ cán bộ, kỹ sư và công nhân có trình độ và kinh nghiệm khá cao điều này là nền tảng cơ bản tạo nên sự lớn mạnh của công ty. song vấn đề quản lý lao động và lập ra các chính sách, các chế độ lao động, tiền lương thật sự không đơn giản. 2.2.2 Yêu cầu quản lý lao động và các chế độ chính sách lao động, tiền lương. Lao động là nhân tố không thể thiếu trong mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Quản lý lao động có ý nghĩa rất lớn đối với việc điều tiết các nguồn lực của doanh nghiệp. Với năm chức năng: dự báo, tổ chức, phối hợp, chỉ huy và kiểm tra công tác quản lý lao động, quản lý nhân sự có vai trò quyết định sự tồn tại, và phát triển của mỗi tổ chức nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Trong công ty tư vấn xây dựng công trình thuỷ một vấn đề quản lý lao động được đặt lên hàng đầu. Và nó thuộc trọng trách của Phòng nhân chính. Phòng nhân chính sẽ quản lý nhân sự về tất cả các mặt: từ khâu tuyển chọn nhân sự, tổ chức sắp xếp, tạo động lực lao động, kiểm tra đánh giá kết quả lao động đồng thời quản lý sự biến động về nhân sự trong công ty. Đó là một công việc hoàn toàn không dễ dàng. Tuyển chọn lao động là quá trình thu hút và lựa chọn người lao động. Quá trình tuyển chọn nhân sự được thực hiện qua nhiều bước từ thông báo tuyển chọn, nhận hồ sơ dự tuyển, phỏng vấn, đến lựa chọn ứng cử viên. Công việc này cũng không đơn giản vì trong biết bao người đến thi tuyển, có nhiều người có năng lực, nhiệt tình lại thích ứng với công việc, thật khó để lựa chọn xem ai là người thích hợp nhất. Để làm tốt được công việc này đòi hỏi các nhà tuyển dụng của công ty phải rất nhạy cảm và biết cách nhìn người thật tinh tế. Sau khi tuyển chọn được nhân viên mới, cán bộ Phòng nhân chính sẽ tổ chức sắp xếp việc làm phù lợp cho họ. Tại công ty tư vấn xây dựng công trình Thuỷ 1, mỗi phòng ban chức năng hoạt động lại cần những cán bộ công nhân viên có trình độ, kỹ năng tay nghề lao động và kinh nghiệm làm việc khác nhau theo đó mà công tác bố trí, điều chuyển công nhân viên phải sát hợp với tình hình thực tế. Việc quản lý lao động, quản lý nhân sự tại chỗ đã rất khó khăn, nhưng việc nắm bắt thông tin từ những cán bộ công nhân viên ở xa trụ sở chính và việc truyền tải các quyết định qủan lý tới họ còn khó khăn hơn nữa. Quy mô hoạt động của mỗi chi nhánh, mỗi công trường khác nhau, địa bàn hoạt động khác nhau nên việc sắp xếp lao động cũng có sự khác biệt. Hơn nữa tại các công trường còn thường xuyên phải tuyển thêm công nhân phổ thông làm theo thời vụ cũng gây không ít khó khăn cho cán bộ quản lý nhân sự, nếu các kỹ sư phụ trách công trình không kịp thời báo cáo lại cho phòng nhân chính của công ty. Bởi vì Phòng quản lý không thể luôn luôn trực tiếp ở tại công trường để theo dõi vấn đề này. Công việc vất vả song yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý lao động lại không nhỏ: các cán bộ quản lý phải làm thế nào để người lao động, yêu nghề và đạt năng suất lao đông cao, đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Để có kết quả như ý trong quản lý lao đông mỗi nhà quản lý phải tạo được động lực để thúc đẩy cấp dưới làm việc tốt hơn, khuyến khích họ đạt đến mục tiêu nhất định. Hiện nay công ty đang áp dụng chính sách trả lương dựa theo hiệu quả làm việc, làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít, không làm không hưởng. Công ty sẽ tiến hành kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện công việc của công nhân viên đẻ đánh giá đúng năng lực của họ, từ đó có các quyết định thay đổi,thuyên chuyển công tác hơp lý hơn. Bên cạnh đó đối với các công nhân ở công trường công ty thực hiện chính sách tiền lương khoán. Mức lương khoán sẽ được căn cứ vào khối lượng công việc và tiến độ thi công công trình. Việc giao khoán này được thực hiện thông qua Bản giao khoán công việc hay Hợp đồng giao khoán. Cùng với việc tính toán tiền lương phải trả cho công nhân viên một cách công bằng, chính xác, để khuyến khích người công nhân Công ty còn có các chính sách thưởng, kỷ luật. Khi người lao động có những sáng kiến độc đáo làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động, hay họ có thành tích trong lao động... họ sẽ được nhận các khoản tiền thưởng tương ứng. Ngoài chính sách lương và thưởng toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty còn được cấp tiền ăn ca với mức 4000 đồng/ người /ngày và được hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế. Hàng năm, công nhân viên đươc khám chữa bệnh ở cơ sở y tế nơi làm việc, khi ốm đau có giấy chứng nhận của bác sỹ thì sẽ được nghỉ để chữa bệnh và công ty sẽ vẫn chi trả toàn bộ lương cho người lao động đó. Bên cạnh đó, cán bộ công nhân viên trong công ty còn được nhận các khoản trợ cấp, phụ cấp như trợ cấp đắt đỏ, trợ cấp khu vực, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp làm đêm, thêm giờ, phụ cấp độc hại, phụ cấp học nghề... Trường hợp người lao động bị tai nạn lao động hay mắc bệnh nghề nghiệp công ty cũng có những chính sách thoả đáng: trả 100% lương cho họ trong quá trình chữa trị bệnh. Nếu không may người đó bị tử vong ngoài tiền tổ chức tang lễ, tử tuất công ty còn trả cho gia đình người quá cố 24 tháng lương (lương tối thiểu theo quy định của Chính phủ) được trích từ Quỹ bảo hiểm và Quỹ phúc lợi của công ty. Công nhân viên của công ty, hàng năm đều được đi nghỉ mát, nghỉ phép. Nếu là cán bộ công nhân viên nữ công ty cũng có chính sách phù hợp cho chị em như chế độ sinh đẻ, nuôi con thơ... Cán bộ công nhân viên đã có đóng góp cho công ty thì khi về hưu, mất sức lao động đều được công ty đãi ngộ thoả đáng. Ngày nay khi khoa học công nghệ đang phát triển đòi hỏi cán bộ công nhân viên phải có tay nghề cao. Đối với ngành xây dựng thì các công trình xây dựng yêu cầu chất lượng ngày càng cao đòi hỏi kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của các kỹ sư thiết kế, dự toán công trình càng phải vững vàng. Nắm bắt được yêu cầu đó, cán bộ lãnh đạo và quản lý công ty luôn tạo điều kiện để cấp dưới của mình có điều kiện học tập nâng cao trình độ. Nếu kỹ sư, công nhân nào có nguyện vọng muốn tham gia các khoá đào tạo nâng cao kiến thức đều được công ty ủng hộ, giúp đỡ trong quá trình theo học. Hàng năm, công ty còn tổ chức các lớp học nâng cao tay nghề và thi nâng bậc thợ cho công nhân kỹ thuật. Mặc dù hết sức tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên phát huy năng lực của mình và dù trong ba năm trở lại đây, ở Công ty tư vấn XDCT Thuỷ 1 không xảy ra một vụ vi phạm kỷ luật nào, song để quản lý nhân sự chặt chẽ hơn, công ty vẫn cần có những văn bản quy định về các hình thức kỷ luật đối với lao động. Khung kỷ luật có từ thấp đến cao, tuỳ theo mức độ nghiêm trọng của sự vi phạm có thể là cảnh cáo, phạt tiền, đình chỉ công tác và cao nhất có thể bị thôi việc.Tuy nhiên trong điều lệ của công ty có ghi rõ, trước khi có các quyết định kỷ luật đến với cán bộ công nhân viên, ban lãnh đạo phải có sự điều tra, xem xét hoàn cảnh và động cơ của người vi phạm nếu là không nguy hiểm đối với sự ổn định của công ty thì chỉ cảnh cáo bằng lời nhẹ nhàng, tránh đưa ra tập thể để cảnh cáo, nhằm tôn trọng người lao động. Ban lãnh đạo và quản lý của công ty không mấy khi phải sử dụng đến các hình thức kỷ luật trên để xử phạt nhân viên của mình, nhưng toàn bộ công nhân viên trong công ty đều nghiêm túc thực hiện tốt các quy định của công ty. Điều này cho thấy cách quản lý nhân sự ở công ty đã đạt được những kết quả khá tốt. Để đạt được những kết quả đó thì ngay từ khâu hạch toán ban đầu phải rất chính xác và cẩn thận, vì nó có liên quan chặt chẽ đến kết quả hạch toán lao động cuối cùng. 2.2.3 Hạch toán ban đầu các chỉ tiêu lao động. Hạch toán ban đầu các chỉ tiêu lao động là bước khởi đầu của quá trình hạch toán lao động tiền lương nhưng lại mang tính chất quyết định tính đúng đắn của cả quá trình hạch toán. Vì vậy, khâu công việc này phải được quan tâm đặc biệt. Hạch toán các chỉ tiêu lao động bao gồm chỉ tiêu về số lượng, thời gian và kết quả. 2.2.3.1 Hạch toán ban đầu về chỉ tiêu số lượng lao động ở công ty Chỉ tiêu số lượng lao động của công ty được Phòng nhân chính quản lý, theo dõi, ghi chép trên các sổ sách lao động. Căn cứ vào số lao động hiện có của công ty bao gồm cả số lao động dài hạn và tạm thời, cả lực lượng lao động trực tiếp và gián tiếp, cả lao động ở bộ phận quản lý và bộ phận sản xuất kinh doanh, Phòng nhân chính lập ra các Sổ danh sách lao động cho từng khu vực ( văn phòng công ty, chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh, công trường xây dựng cảng Vũng áng, công trình Tam Điệp, xí nghiệp kinh doanh vật tư...) tương ứng với các bảng thanh toán lương sẽ được lập cho mỗi nhóm nhân viên ở mỗi khu vực. Cơ sở để ghi Sổ danh sách lao động là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc...Mọi biến động về lao động đều được ghi chép vào Sổ danh sách lao động để làm căn cứ cho việc tính lương và các chế độ khác cho người lao động.  Mẫu số 1 Văn phòng công ty Công ty Tư vấn XDCT Thuỷ1 danh sách lao động Lập ngày 30/ 6/ 2001 TT Họ và Tên Hệ số cấp bậc Ghi chú 1 Ngô Quý Thục 6,52 2 Phạm Tiến Dũng 5,72 ... 8 9 10 11 Hồ Đức Sinh 3,48 12 Nguyễn Mạnh ứng 2,50 13 Nguyễn Văn Kiên 2,74 Kèm theo 13 Hợp đồng lao động Người lập biểu Giám đốc (Ký tên) (Ký tên) Trong trường hợp nhân viên hưởng lương khoán không tham gia đóng BHXH, BHYT thì sẽ không được theo dõi theo hệ số cấp bậc mà ở cột đó sẽ ghi "HĐ" nghĩa là lương khoán theo hợp đồng. Mẫu số 2 Công trường XD Công ty Tư Vấn XDCT Thuỷ1 cảng Vũng áng danh sách lao động Lập ngày 30/6/2001 TT Họ và tên Hệ số cấp bậc Ghi chú 1 Nguyễn Phú Xuân 5,72 2 Đỗ Hải Long 2,55 3 Hồ Ngọc Quân HĐ Khoán lương 4 Nguyễn Văn Mỹ HĐ Khoán lương Kèm theo 4 hợp đồng lao động. Người lập biểu Giám đốc (Ký tên) (Ký tên) 2.2.3.2 Hạch toán ban đầu chỉ tiêu thời gian lao động tại công ty. Viêc hạch toán về thời gian lao động của CBCNV trong côngty được tiến hành ở từng bộ phận cụ thể: Tại bộ phận văn phòng, các trưởng phòng xẽ trực tiếp theo dõi thời gian làm việc của từng cán bộ công nhân viên trong phòng qua bảng châm công (Mẫu số 01- LĐTL) ở mỗi tổ đội khảo sát, thi công xây dựng hay ở các công trường có sự phân nhóm công nhân làm việc theo yêu cầu công việc cụ thể được công ty giao ở từng công trình. Mỗi nhóm chỉ ra một người lập Bảng chấm công và theo dõi ngày làm việc thực tế của các thành viên trong nhóm. Bộ phận nhân viên hưởng lương khoán công việc thì mức lương khoán đã được tính cho tháng làm việc nên công ty không theo dõi thời gian sử dụng lao động của số nhân viên này. Nếu cán bộ công nhân viên nghỉ việc do ốm đau, thai sản... phải có giấy chứng nhận của cơ quan y tế hoặc bệnh viện cấp và được ghi vào Bảng chấm công theo những ký hiệu quy định như: ốm là "Ô", thai sản là "TS" hay nghỉ phép là "P" và ngày đi làm thường nhật sẽ được đánh dấu là "X", nghỉ không lý do ghi "O". Như vậy, việc quản lý hạch toán thời gian lao động của cán bộ công nhân viên được tiến hành tương đối chặt chẽ. Ví dụ:Trên Bảng chấm công tháng 6 năm 2001 của Phòng Thiết kế tại chi nhánh TP.HCM từ ngày 1 đến ngày 30 có ghi 26 công nghỉ "TS" của chị Lý Hải Phương có kèm theo chứng từ là Phiếu khám bệnh của bệnh viện và kèm đơn xin nghỉ thai sản trước một tháng. Mẫu số 3 phiếu khám bệnh Họ và Tên: Lý Hải Phương. Địa chỉ: Phòng thiết kế của công ty Tư Vấn XDCT Thuỷ1 tại chi nhánh TPHCM. Khoa khám bệnh: Sản. Chuẩn đoán: Ngày sinh con: 17/6 - 23/6. Ngày nghỉ theo quy định: 4 tháng.. Ngày 15/6/2001. Giám đốc bệnh viện Hành chính khoa Bệnh nhân (Ký tên) (Ký tên) ( Ký tên) 2.2.3.3 Hạch toán ban đầu về chỉ tiêu kết quả lao động tại công ty. Việc hạch toán ban đầu về chỉ tiêu kết quả lao động ở từng bộ phận của công ty Tư vấn XDCT Thuỷ1 là khác nhau vì tính chất công việc và căn cứ để xét kết quả lao động là không giống nhau giữa các bộ phận. (1) Đối với bộ phận văn phòng, để hạch toán kết quả lao động, làm cơ sở tính lương, kế toán sử dụng các danh sách xét thi đua (Bảng xếp loại) làm căn cứ hạch toán. Danh sách xét thi đua do Trưởng phòng của các phòng ban thuộc bộ phận văn phòng lập vào cuối tháng để chấm xếp loại kết quả công việc của từng nhân viên trong phòng ban của mình, trên cơ sở các quy chế trả lương của công ty. Hệ số phụ cấp hay hệ số xếp loại hay hệ số điều chỉnh được quy đổi cho từng nhân viên theo xếp hạng trong bảng danh sách xét thi đua. Đây là căn cứ quan trọng để tính lương cho bộ phận nhân viên văn phòng công ty. Ví dụ: Trưởng phòng kế hoạch căn cứ vào bảng chấm công tháng 9 và kết quả công việc của nhân viên Ngô Đức Dũng chấm xếp loại cho ông Dũn