Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Hà Phương Linh

ởng... + Lao động thực hiện chức năng bán hàng :Là những lao động tham giá hoạt động tiêu thụ sản phẩm , hàng hoá , lao vụ dịch vụ như nhân viên bán hàng nghiên cứu thị trường ... + Lao động thực hiện chức năng quản lý : Là những lao động tham gai hoạt động quản trị kinh doanh và quản lý hành chính của doanh nghiệp như các nhân viên quản lý kinh tế , nhân viên quản lý hành chính... Cách phân loại này giúp cho việc tập hợp chi phí lao động được kịp thời , chính xác, phân định được chi phí sản phẩm, chi phí thời kỳ. 1.2. Phân loại tiền lương một cách phù hợp: Do tiền lưong có nhiều loại với tính chất khác nhau, chi trả cho các đối twongj khác nhau nên cần phân loại tiền lương theo tiêu thức phù hợp, trên thực tế có rất nhiều cách phân loại tiền lưong như phân loại tiền lương theo cách trả lương ( lương sản phẩm, lương thời gian ), phân theo đối tưọng trả lưong ( lưong gián tiếp, lưong trực tiếp), phân theo chức năng tiền lương ( lương sản xuất , lương bán hàng , lưong quản lý)...Mỗi một cách phân loại đều có tác dụng nhất định trong quản lý. Tuy nhiên để thuận lợi cho công tác hạch toán nói riêng và quản lý nói chung, xét về mặt hiêu quả , tiền lương được chia thành hai loại là tiền lương chính và tiền lương phụ. Tiền lương chính là bộ phận tiềnlương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm việc bao gồm cả tiền lương cấp bậc , tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Ngược lại, tiền lương phụ là bộ phận tiền lương trả cho người lao độngtrong thời gian thực tế không làm việc nhưng được chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết, ngừng sản xuất... Cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán, phân bổ các chi phí tiền lưong đựoc chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lương. Thủ tục, chứng từ hạch toán : Để thanh toán tiền lưong, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “bảng thanh toán lương” cho từng tổ, phân xưởng sản xuất và các phong ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lưong ( lưong sản phẩm, lương thời gian ), các khoản phụ cấp trợ cấp các khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp BHXH cũng được lập tương tự. Sau khi kế toán trowngr kiểm tra, xác minh và ký, giám đốc duyệt y “ Bảng thanh toan lương và BHXH” sẽ đựoc làm căn cứ để thanh toán lương và BHXH cho ngưòi lao động. Thông thường tại các doanh nghiệp việc thanh toán lương và BHXH sẽ được chia làm hai kỳ:kỳ 1 tạm ứng và kỳ 2 sẽ được nhận số còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập. Các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với chứng từ báo cáo thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ. 3.Tài khoản hạch toán: Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng các tài khoản sau: *TK 334: “ Phải trả công nhân viên” dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viêncủa doanh nghiệp về tiền lương phụ cấp lương, BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. TK 334 _ Các khoản khấu trừ vào tiền _ Tiền lương , tiền công và các khoản khác lương, tiền công của CNV còn phải trả cho CNV. _ Tiền công và các khoản khác đã trả cho CNV. _ Kết chuyển tiền lương củaCNV chưa lĩnh. Dư nợ (nếu có) : số trả thừa Dư có: Tiền lương, tiền công và các cho CNV khoản khác còn phải trả cho CNV *TK 338: “ phải trả và phải nộp khác”: dùng để phản ánh các khoản phải trả , phải nộp khác cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức , đoàn thể xã hộ, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, doanh thu nhận trước của khách hàng, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án( tiền nuôi con khi ly dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí...), giá trị tài sản thừa chờ sử lý, các khoản vay mượn tạm thời , các khoản nhận ký quỹ ký cược ngắn hạn của phía đối tác , các khoản thu hộ, giữ hộ, các khoản vay mượn tạm thời. TK 338 _Các khoản đã nộp cho cơ _TRích KPCĐ,BHXH,BHYT theo tỷ lệ quy quan quản lý các quỹ định _ Các khoản đã chi về KPCĐ _ Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong _ Xử lý giá trị tài sản thừa kỳ _ kết chuyển doanh thu nhận _ các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ trước vào doanh thu bán hàng _Giá trị tài sản thừa chờ xử lý tương ứng từng kỳ. _ Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại _ Các khoản đã trả đã nộp khác Dư nợ ( nếu có ) : Số trả thừa, Dư có: số tiền còn phải trả , phải nộp và nộp thừa, vượt chi chưa được giá trị tài sản thừa chờ xử lý. thanh toán Tài khoản 338 chi tiết làm 6 tiểu khoản: _ 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết _ 3384: BHYT _ 3382: KPCĐ _3387: Doanh thu nhận trước _3383: BHXH _3388: Phải nộp khác Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan trong quá trình hạch toán như 111, 112, 138... 4.Phương pháp hạch toán : _Hàng tháng tính ra tổng số tiền lương và cáckhoản phụ cấp mang tính chất lưong phải trả cho công nhân viên ( bao gồm tiền lương, tiền công , phụ cấp khu vực, chức vụ, đắt đỏ, tiền ăn giữa ca, tiền thưởng trong sản xuất...) và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 622 Nợ TK 627 (6271) Nợ TK 641 (6411) Nợ TK 642 ( 6421) Có TK 334 _ Số tiền thưởng phải trả cho CNV từ quỹi khen thưởng ( thưởng thi đua, thưởng cuối quý, cuối năm ) Nợ TK 431 ( 4311) Có TK 334 _ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ : Nợ TK 622, 627(6271), 641(6411), 642(6421) (19%) Nợ TK 334 (6%) Có TK 338 (3382, 3383, 3384) _Số BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên trong kỳ( ốm đau, thai sản, tai nạn...) Nợ TK 338 (3383) Có TK 334 _ Các khoản khấu trừ vào thu nhập của CNV theo quy định sau khi đóng BHXH,BHYT, và thuế thu nhập cá nhân, tổng số các khoản khấu trừ không được vựơt quá 30% số còn lại: Nợ TK 334 Có Tk 333(3338) Có TK 141 Có TK 138 _Thanh toán thù lao tìn công tiền lương , BHXH, tiền thưởng cho công nhân viên + Nếu thanh toán bằng tiền : Nợ TK 334 Có TK 111 Có Tk 112 + Nếu thanh toán bừng vật tư hàng hoá : BT1: Ghi nhận giá vật tư hàng hoá : Nợ TK 632 Có TK liên quan ( 152, 153, 154, 155...) BT2: Ghi nhận giá thanh toán : Nợ TK 334 (cả thuế VAT) Có TK 512 Có TK 3331(33311) _ Nộp BHXH, BHYT,KPCĐ: Nợ TK 338( 3382) Có TK 111, 112 _Cuối kỳ kế toán kết chuyển số tiền công nhân viên đi vắng chưa lĩnh Nợ TK 334 Có TK 338 ( 3388) _Trường hợp số đã trả đã nộp về KPCĐ, BHXH (kể cả số vượt chi) lớn hơn số phải trả phải nộp được cấp bù chi, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 338 : số được cấp bù ( 3382, 3383) Có thể khái quát hạch toán thanh toán với công nhân viên qua sơ đồ sau: * Sơ đồ hạch toán các khoản thanh toán với CNVC 141, 138, 338 TK 334 TK 622 Các khoản khấu trừ vào Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả công nhân viên CNTT sản xuất thu nhập của cnv( tạm ứng, ...) TK 3383, 3384 TK 6271 Nhân viên phân xưởng Phần đóng góp quỹ BHXH,BHYT TK 111, 152 TK 641, 642 Thanh toán lưong thưởng và các Nhân viên BH, QLDN khoản khác cho CNVC TK 6431 Tiền thưởng TK 3383 BHXH phải trả trực tiếp *Sơ đồ hạch toán thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ TK 334 TK 338 TK 622, 627,641, 642 Số BHXH phaỉ trả trực tiếp cho Trích KPCĐ, BHXH, BHYT công nhân viên theo tỷ lệ quy định vào CPKD TK 111,112 TK 334 Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho Trích BHXH, BHYT theo tỷ lệ quan quản quy định trừ vào thu nhập CNV chi tiêu KPCĐ tại cơ sở TK 111, 112 Số BHXH, KPCĐ chi vượt được cấp _ Đối với doanh nghiệp sản xuất thời vụ, khi trích trước tiền lương phép của CNSX trực tiếp: Nợ TK 622 ( Chi tiết đối tượng) Có TK 335 _ Số tiền lương phép thực tế phải trả Nợ TK 335 Có TK 334 Sơ đồ hạch toán trích trước tiền lương phép kế hoạch của CNSX ở những DNSX thời vụ: TK 335 TK 622 Tk 334 Tiền lương thực tế phải trả Trích trước tiền lưong phép theo kế hoạch của CNTTSX cho công nhân viên PHần chênh lệch giữa tiền lương phép thực tế phải trả CNTTSX lớn kế hoạch ghi tăng chi phí TK 338 Trích KPCĐ, BHXH, BHYT trên lương phép phải trả CNTT SX II. Kế toán các khoản trích theo lương: Bảo hiểm xã hội: Được hình thành trích theo 20% tiền lưong trong đó 15% do người sử dụng lao động đóng góp ( doanh nghiệp) được tính vào chi phí còn lại 5% do người lao động đóng góp trừ vào thu nhập, quỹ này dùng để chi trả trợ cấp BHXH cho người lao động trong các trường hợp tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức lao động. Bảo hiểm y tế: Được hình thành bằng cách trích thưo tỷ lệ 3% của tiền lưong trong đó 2% do người sử dụng lao động đóng góp tính vào chi phí, 1% do người lao động đóng góp trừ vào thu nhập, quỹ này dùng để chi trả tiền viện phí, thuốc men , tiền khám chữa bệnh cho người lao động. kinh phí công đoàn: Được hình thành bằng cách trích 2% của tỷ lệ tiền lưong dùng để chi tiêu cho hoạt động của tổ chức công đoàn, quỹ này do doanh nghiệp đóng góp và được tính vào chi phí trong đó 1% nộp vào công đoàn cấp trên và 1% để lại cơ sở. IV. Tổ chức sổ kế toán: Nhật ký sổ cái: (NK_ SC) 1.1.Nội dung: Nhật ký sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng đẻ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán) Số liệu ghi trên NK_ SC dùng để lập các báo cáo tài chính. 1.2. Kết cấu và phương pháp ghi sổ : *Kết cấu : NK_ SC là sổ kế toán tổng hợp duy nhất gồm hai phần: nhất ký và sổ cái + Phần nhật ký: gồm các cột ; cột “ngày tháng ghi sổ”, cột “số hiệu”, cột “ngày tháng của chứng từ” , cột “ diễn giải” nội dung nghiệp vụ và cột “ số phát sinh”. Phần nhật ký dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. + Phần sổ cái: có nhiều cột, mỗi tài khoản ghi hai cột: cột “Nợ”, cột “Có”. Số lưọng cột nhiều hay ít phụ thuộc vào các tài khoản sử dụng ở đơn vị kế toán. Phần sổ cái dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán) * Phương pháp ghi sổ: + Ghi chép hàng ngày : Hàng ngày mỗi khi nhận được chứng từ kế toán, người giữ nhật ký sổ cái phải kiểm tra tính chất pháp lý của chứng . Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ để xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có . Sau đó ghi các nội dung cần thiết của chứng từ vào nhật ký sổ cái . Mỗi chứng từ kế toán được ghi vào nhật ký sổ cái trên một dòng , đồng thời cả hai phần : phần nhật ký và phần sổ cái. Trước hết ghi vào phần nhạt ký ở các cột: cột “ số hiệu”, cột “ ngày tháng của chứng từ” vào cột “diễn giải” nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và căn cứ vào số tiền ghi trên chứng từ để ghi vào cột số tiền phát sinh. Sau đó ghi só tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào cột ghi nợ , cột ghi có của các tài khoản liên quan tỏng phần sổ cái. + Tổng hợp và kiểm tra đối chiếu số liệu cuối tháng : Cuối tháng, cuối quý sau khi phảna ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký sổ cái , nhân viên giữ sổ tiến hành khoá sổ, cộng tổng số tiền ở phần nhật ký. Cộng tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và tính số dư cuối tháng ( hoặc cuối quý) của từng tài khoản ở phần sổ cái. Đồng thời kiểm tra, đối chiếu số liệu trên nhật ký sổ cái, bằng cách lấy tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản ở phần sổ caí đối chiếu với tổng số tiền ở phần nhật ký. Và lấy tổng số dư nợ của tất cả các tài khoản đối chiếu với tổng số dư có của tất cả các tài khoản trên nhật ký sổ cái. Khi kiểm tra đối chiếu các số liệu nói trên, phải đảm bảo nguyên tắc cân đối sau đây: Tổng cộng số Tổng số tiền phát Tổng số tiền phát sinh có của tất tiền ở phần = sinh nợ của tất cả = cả các tài khoản (ở phần sổ cái) nhật ký các tài khoản (ở phần sổ cái) Tổng số dư nợ cuối kỳ của tất cả Tổng số dư có cuối kỳ của tất cả các các tài khoản = tài khoản 2. Nhật ký chung : 2.1. Nội dung: Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên chạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản ( định khoản kế toán ) đẻ phục vụ cho việc ghi sổ cái.Số liệu ghi trên nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái . 2.2. Kết cấu và phương pháp ghi sổ: Kết cấu sổ nhật ký chung được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này : Cột 1: ghi ngày tháng ghi sổ Cột 2+3: Ghi số và ngày tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ. Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Cột 5: Đánh dấu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để được ghi vào sổ cái Cột 6: Ghi số liệu các tài khoản ghi nợ , ghi có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản ghi nợ được ghi trước , tài khoanả ghi có được ghi sau, tài khoản đựoc ghi một dòng riêng . Cột 7: Ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi nợ Cột 8: ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi nợ Cuối trang sổ cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau Đầu trang sổ ghi số cột trang trước chuyển sang. Về nguyên tắc , tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào nhật ký chung. Tuy nhiên , trong trưòng hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ cái, đơn vị có thể mowr các sổ nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toản đó . Các sổ nhật ký đặc biệt là một phần cuả sổ nhật ký chung nên phải nghi chép tưong tự như sổ nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lắp các nghiệp vụ đã ghi trên các sổ nhật ký đặc biệt thì không ghi vào soỏ nhật ký chung. Trong trường hợp này, căn cứ để ghi vào sổ cái là sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt. 3.Chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sau: _ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ _ Sổ cái _ Các sổ thể kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : 3.1.1.Nội dung : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian . Sổ này vừa dùng đẻ đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , quản lý chứng từ ghi sổ , vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. 3.1.2. Kết cấu và phương pháp ghi chép : Cột 1: ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ Cột 2: ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ Cột 3: ghi số tiền của chứng từ ghi sổ Cuối trang sổ phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trứoc chuyển sang. Cuối tháng, cuối năm kế toán cộng tổng số tiền kinh tế phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. Sổ cái : * Nội dung : Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các số liệu hoặc thẻ kế toán chi tiết dùng để lập các báo cáo tài chính. * Kết cấu và phương pháp ghi sổ : Sổ cái của hình thức chứng từ nghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản , mỗi tài khoản đựoc mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản . Sổ cái có hai loại: sổ cái ít cột và sổ cái nhiều cột. _ Sổ cái ít cột : Thường được áp dụng đối vơí những tài khoản có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh , hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản . Kết cấu của sổ cái loại ít cột: + Cột 1: ghi ngày tháng ghi sổ + cột 2: ghi số hiệu , ngày tháng của chứng từ ghi sổ + cột 3: ghi số hiệu ngày tháng của chứng từ ghi sổ + cột 4: ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh + cột 5: ghi số hiệu tài khoản đối ứng + cột 6+7: ghi số tiền ghi nợ , ghi có của tài khoản này _ Sổ cái nhiều cột: Thưòng được áp dụng cho những tài khoản có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp cần phải theo dõi chi tiết, có thể kết hợp mở riêng cho từng trang sổ trên sổ cái và đựoc phân tích chi tiết theo tài khoản đối ứng. Kết cấu sổ cái loại nhiều cột: +cột1: ghi ngày tháng ghi sổ +cột 2,3,12,13: ghi số hiệu ngày tháng của chứng từ ghi sổ + cột 4,14: ghi ghi tổng số tiền phát sinh có , phát sinh nợ của tài khoản + côt 5 đến cột 8: ghi số tièn phát sinh có của tài khoản đối ứng bên nựo của các tài khoản liên quan. + cột 9, 19: ghi số hiẹu tài khoản đối ứng khác + cột 10, 20: ghi số tiền của tài khoản đối ứng khác + từ cột 15 đến cột 18: ghi số tiền phát sinh bên nợ của tài khoản đối ứng có từng taì khoản liên quan . + cột 11: ghi ngày tháng ghi sổ * Phương pháp ghi sổ cái : CĂn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái ở các cột phù hợp Cuối mỗi trang phải cọng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau. Cuối kỳ ( tháng , quý ), cuối niên độ kế toán phải khoá sổ , cộng số phát sinh nợ và số phát sinh có , tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính . Sổ thẻ kế toán chi tiết: *Nội dung : Sổ thẻ kế toán chi tiết là sổ dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tưọng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phán ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết về tình hình tài sản vật tư, tiền vốn tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ để lập báo cáo tài chính. Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ , có thể mở sổ thẻ ké toán chi tiết chủ yếu sau: _Sổ tài sản cố định _ Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm hàng hóa _ Thẻ kho (ở kho vật liệu sản phẩm hàng hoá) _Sổ chi phí sản xuất _ Thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ _ Sổ chi tiết chi phí tra trước, chi phí phải trả _ Sổ chi tiết tiền gửi tiền vay _ Sổ chi tiết thanh toán với người bán ngưòi mua , thanh toán nội bộ thanh toán với ngân sách.... _ Sổ chi tiết các khoản đầu tư chứng khoán _Sổ chi tiết tiêu thụ *Kết cấu và phương pháp ghi chép : Mỗi đối tượng kế toán có yêu cầu quản lý và phân tích khác nhau, do đó nội dung kết cấu các loại sổ và thẻ kế toán chi tiết được quy định mang tính hướng dẫn. Tuỳ theo yêu cầu quản lý và phân tích , từng doanh nghiệp có thể mở và lựa chọn các mẫu sổ kế toán chi tiết và chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ kế toán tổng hợp. Cuối tháng hoặc cuối quý phải lập bảng tổng hợp chi tiết trên cơ sở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để làm căn cứ đối chiếu với sổ cái. Nhật ký chứng từ : Nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ kế tóan sau: _ Nhật ký chứng từ _ Bảng kê _ Sổ cái _ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết + Nhật ký chứng từ: Trong hình thức nhật ký chứng từ có 10 nhật ký chứng từ , được đánh số từ 1 đến 10. NKCT là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tàon bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế có của tài khoản. Một nhật ký chứng từ có thể mở cho một tài khoản hoặc có thể mở cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ mật thiết với nhau. Khi mở nhật ký chứng từ dùng chung cho nhiều tài khỏan được phản ánh riêng biệt ở một số dòng hoặc một số cột dành cho mỗi tài khoản. Trong mọi trưòng hợp số phát sinh bên có của mỗi tài khoản chỉ tập chung phản ánh một nhật ký chứng từ và từ nhật ký chứng từ này ghi vào sổ cái một lần vào cuối tháng. Số phát sinh nợ của một số tài khoản được phản ánh trên các nhật ký chứng từ khác nhau , ghi có các tài khoản có liên quan đối ứng nợ với tài khoản này và cuối tháng đwocj tập hợp vào sổ cái từ các nhật ký chứng từ đó. Để phục vụ yêu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính dùng để phản ánh số phát sinh bên có, một số nhật ký chứng từ có bố trí thêm các cột phản ánh số phát sinh nợ , số dư đầu kỳ , số dư cuối kỳ của tài khoản , số liệu của các cột phản ánh số phát sinh bên nợ các tài khoản trong trường hợp này chỉ dùng cho mục đích kiểm tra, phân tích không dùng để ghi sổ cái. Căn cứ để ghi chép các nhật ký chứng từ là chứng từ gốc, số liêu của sổ kế toán chi tiết, của bảng kê và bảng phân bổ. Nhật ký chứng từ phải mở từng tháng một , hết mỗi tháng phải khoá sổ NKCT cũ và NKCT mới tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng tàikhoản. + Bảng kê: trong hình thức nhật ký chứng từ có 10 bảng kê được đánh số thứ tự từ số1 đến số 11 ( không có bảng kê số 7). Bảng kê được sử dụng trong những trưòng hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên nhật ký chứng từ được. Khi sử dụng bảng kê thì số liệu củachứng từ gốc trước hết được ghi vào bảng kê. Cuối tháng số liệu tổng cộng của các được chuyển vào nhật ký chứng từ có liên quan. Bảng kê có thể mở theo vế có hoặc vế nợ của các tài khoản , có thể kết hợp cả số dư đầu tháng, số phát sinh nợ, số phát sinh có trong tháng và số dư cuối tháng...phục vụ cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu và chuyển số dư cuối tháng. Số liệu của bảng kê không được dùng để ghi sổ cái. * Kết cấu và phưong pháp ghi chép : Sổ cái : Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng hoặc cuối quý. Số phát sinh có của các tài khỏan được phản ánh trên sổ cái theo tổng số lấy từ nhật ký chứng từ có liên quan. Sổ cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã khoá sổ kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ . -Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết : Trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ, các doanh nghiệp có thể mở các sổ, thẻ chi tiết sau để làm căn cứ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan là : Sổ chi tiết dùng chung cho các tài khoản 521, 531, 532, 632,711, 721, 821, 811, 911, 128, 129,139, 161, 159, 228,229,411, 412, 413,414, 415,421,431, 441,451,461, 641, 642. Sổ theo dõi dùng chung cho các tài khoản 131, 136, 138, 141, 144, 222, 331, 333, 336, 344. Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán ( dùng cho các tài khoản 121,221) V. Quản lý lao động tiền lương và các khoản trích theo lương : Để quản lý lao động về mặt số lượng, các doanh nghiệp sử dụng sổ danh sách lao động. Sổ này do phòng lao động tiền lưong lập( lập chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận ) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ sử dụng lao động hiên có trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp căn cứ vào sổ lao động ( mở riêng cho từng người lao động) để quản lý nhân sự cả về số lượng và chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với lao động. Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, cần phải tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Chứng từ sử dụng để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận , tổ đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc nghỉ việc của mỗi người lao động. Bảng chấm công do tổ trưởng hoặc trưởng các phòng ban ), trực tiếp ghi và để nơi công khai để công nhân viên chức giám sát thời gian lao động của từng người. Cuối tháng, bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ phận, tổ đội sản xuất.Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau, tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất ở từng doanh nghiệp. Mặc dù sử dụng các loại chứng từ khác nhau nhưng các chứng từ này đều bao gồm các nội dung cần thiết như tên công nhân , tên công việc của sản phẩm, thời gian lao động, số lưọng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu, kỳ hạn và chất lượng, công việc hoàn thành ...Đó chính là các báo cáo về kết quả như “ phiếu giao nhận sản phẩm” , phiếu khoán, hợp đồng giao khoán , phiếu báo làm thêm giờ, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, bảng kê năng suất tổ ... Chứng từ hạch toán lao động phải do người lập, tổ trưởng ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận, được lãnh đạo duyệt y, ( quản đốc phân xưởng, trưỏng bộ phận). Sau đó các chứng từ này được chuyển cho nhân viên hạch toán phân xưởng để hạch toán kết quả lao động toàn đơn vị, rồi chuyển về phòng lao động tiền lương xác nhận. Cuối cùng chuyển về phòng kế toán doanh nghiệp để làm căn cứ tính lương, tính lương, tính thưởng. Để tổng hợp kết quả lao động tại mỗi phân , bộ phân sản xuất, nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động. Trên cơ sở các chứng từ hạch toán kết quả lao động do các tổ gửi đến, hàng ngày hoặc định kỳ, nhân viên hạch toán phân xưỏng ghi kết quả của từng người từng bộ phận vào sổ và cộng sổ, lập báo cáo kết quả lao động gửi cho các bộ phận quản lý liên quan. Phòng kế toán doanh nghiệp cũng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp kết quả chung cho toàn doanh nghiệp. ` Phần II Thực Trạng Công Tác Kế Toán Tiền Lương Và Các Khoản Trích Theo Lương Tại Công ty TNHH Hà Phương Linh I.Những điểm chung của công ty TNHH hà Phương Linh: Quá trình hình thành và phát triển công ty: 1.1. Quá trình hình thành của công ty: - Công ty được thành lập vào tháng 6-1996 Đến ngày 27-7-1999, công ty đã chính thức đi vào hoạt động trong lĩnh vực điện tử . Giấy phép kinh doanh số 100822 của uỷ ban kế hoạch thàn