Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại Công Ty Tư Vấn Xây Dựng Dầu Khí Petrolimex

nam), s¶n phÈm ë ®©y lµ c¸c b¸o c¸o, thuyÕt minh, b¶n vÏ kü thuËt dïng cho viÖc x©y dùng c¸c c«ng tr×nh x¨ng dÇu, kho chøa, tr¹m, bÓ x¨ng dÇu, gas ... cöa hµng b¸n vµ ph©n phèi x¨ng dÇu ... - ThÞ tr­êng ngoµi Nghµnh x¨ng dÇu: ®ã lµ nh÷ng dÞch vô kü thuËt cung cÊp cho c¸c c«ng tr×nh c«ng nghiÖp kh¸c. S¶n phÈm lµm ra còng gièng nh­ thÞ tr­êng trong nghµnh nh­ng chØ kh¸c vÒ ®èi t­îng phôc vô. NÕu nh­ tr­íc ®©y, trong thêi kú bao cÊp, mäi viÖc lµm vµ c¶ ngay thÞ tr­êng tiªu thô s¶n phÈm cña c«ng ty ®Òu do cÊp trªn lùa chän vµ chØ tiªu theo nhu cÇu ®Çu t­ cña Nhµ n­íc, th× hiÖn nay, trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng c¹nh tranh khèc liÖt, ngoµi kÕ ho¹ch do Tæng C«ng ty giao hµng n¨m, C«ng ty ph¶i tù vËn ®éng, x©y dùng quan hÖ, t¹o uy tÝn ®Ó thu hót kh¸ch hµng. Ngoµi ra, C«ng ty ph¶i lu«n cñng cè kh¶ n¨ng vµ tr×nh ®é ®Ó cã thÓ tham gia c¸c cuéc ®Êu thÇu më réng thÞ tr­êng kinh doanh. d. KÕt qu¶ t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh Mét sè chØ tiªu ph¶n ¸nh kÕt qu¶ kinh doanh cña C«ng ty T­ VÊn X©y Dùng DÇu KhÝ Petrolimex c¸c n¨m 1999, 2000, 2001. STT ChØ tiªu §¬n vÞ tÝnh N¨m 1999 N¨m 2000 N¨m 2001 1 Sè hîp dång ký kÕt C¸i 139 120 132 2 Doanh thu §ång 4.779.024719 4.533.324.544 4.716.684.728 3 L¬i nhuËn gép §ång 455.228.717 298.426.120 299.468.807 4 CF nghiÖp vô KD §ång 266.000.392 88.190.788 89.656.175 5 Lîi nhuËn §ång 158.614.626 149.296.811 150.866.805 6 Nép ng©n s¸ch §ång 526.155.000 620.710.561 534.060.527 7 Tæng sè c¸n bé CNV Ng­êi 99 112 112 8 TN b×nh qu©n §ång/th¸ng 1.446.726 1.358.025 1.679.989 9 L­¬ng b×nh qu©n §ång/th¸ng 1.411.560 1.301.339 1.637.883 10 Tû suÊt LN/ vèn ( %) 10,76 9,04 11,12 11 Tû suÊt LN/ DT (%) 5,31 4,64 4,45 ( ( TrÝch - B¸o c¸o quyÕt to¸n n¨m 2001 ) 2. §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty: Nh÷ng n¨m qua, C«ng ty T­ VÊn X©y Dùng DÇu KhÝ Petrolimex ®· æn ®Þnh tæ chøc, nç lùc phÊn ®Êu liªn tôc hoµn thµnh toµn diÖn chØ tiªu kÕ ho¹ch Nhµ n­íc, ®êi sèng c¸n bé c«ng nh©n viªn ®­îc c¶i thiÖn. Tuy nhiªn, hiÖn nay do cã sù ®æi míi trong c¬ chÕ, nªn m« h×nh tæ chøc cò cña C«ng ty gÆp ph¶i mét sè h¹n chÕ vÒ qu¶n lý chÊt l­îng, tiÕn ®é nªn ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. §Ó kh¾c phôc nh÷ng tån t¹i trªn, c«ng ty ®· chñ tr­¬ng s¾p xÕp l¹i hîp lý h¬n kh©u tæ chøc s¶n xuÊt (theo c«ng v¨n sè 297 TCHC/CV ngµy 7/10/1998 ). Víi m« h×nh míi nµy, C«ng ty ®· tËp trung ®­îc lùc l­îng thiÕt kÕ vµo mét ®¬n vÞ, c¸c bé m«n cã ®Çy ®ñ chuyªn gia ®Ó triÓn khai c¸c c«ng tr×nh cã quy m« lín vµ phøc t¹p. Kh«ng nh÷ng thÕ, bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty còng ®ù¬c tæ chøc rÊt khoa häc, chÆt chÏ theo h×nh thøc trùc tuyÕn tham m­u trong ®ã Ban gi¸m ®èc gåm ba ng­êi: ®øng ®Çu lµ Gi¸m ®èc, sau lµ hai phã gi¸m ®èc vµ c¸c phßng ban gióp cho l·nh ®¹o C«ng ty cã thÓ n¾m b¾t kÞp thêi t×nh h×nh thùc tÕ s¶n xuÊt kinh doanh ®Ó ra quyÕt ®Þnh mét c¸ch chÝnh x¸c vµ ®óng ®¾n. S¬ ®å 19: S¬ ®å tæ chøc bé m¸y qu¶n lý t¹i c«ng ty. Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc ( Phô tr¸ch t­ vÊn tæng hîp) Phã gi¸m ®èc ( Phô tr¸ch thiÕt kÕ ) Phßng t­ vÊn tæng hîp Phßng KH P. tµi chÝnh kÕ to¸n P. Tæ chøc hµnh chÝnh Phßng thiÕt kÕ Ban ®¹i diÖn phÝa Nam · Ban gi¸m ®èc: + Gi¸m ®èc: Phô tr¸ch chung, qu¶n lý, gi¸m s¸t, mäi ho¹t ®éng c«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Nhµ n­íc, Bé th­¬ng m¹i vµ Tæng c«ng ty vÒ t×nh h×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, vÒ tÝnh hiÖu qu¶ còng nh­ viÖc chÊp hµnh ®óng ph¸p luËt hiÖn hµnh. + Phã gi¸m ®èc 1: ChØ ®¹o vµ phô tr¸ch riªng c«ng t¸c cña phßng t­ vÊn tæng hîp, ®ång thêi ®Òu cã tr¸ch nhiÖm gióp ®ì Gi¸m ®èc viÖc qu¶n lý doanh nghiÖp. + Phã gi¸m ®èc 2: ChØ ®¹o vµ phô tr¸ch thiÕt kÕ, bé phËn s¶n xuÊt chÝnh cña C«ng ty t¹i chÝnh C«ng ty vµ bé phËn ®¹i diÖn cña C«ng ty t¹i phÝa Nam, ®ång thêi ®Òu cã tr¸ch nhiÖm gióp ®ì gi¸m ®èc trong qu¶n lý doanh nghiÖp. · C¸c phßng ban chøc n¨ng; + Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh: S¾p xÕp, qu¶n lý lao ®éng nh»m sö dông hîp lý vµ cã hiÖu qu¶ lùc l­îng lao ®éng cña c«ng ty, nghiªn cøu biÖn ph¸p tæ chøc thùc hiÖn viÖc gi¶m lao ®éng gi¸n tiÕp vµ x©y dùng ph­¬ng ¸n nh»m hoµn thiÖn ph­¬ng ph¸p tr¶ l­¬ng, th­ëng hîp lý ®Ó tr×nh Gi¸m ®èc. + Phßng Tµi chÝnh - kÕ to¸n: Gióp gi¸m ®èc trong viÖc tæ chøc hÖ thèng qu¶n lý kinh tÕ, h­íng dÉn kiÓm tra chÕ ®é h¹ch to¸n, qu¶n lý theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng vèn, tµi s¶n cña c«ng ty, thùc hiÖn viÖc ghi sè kÕ to¸n theo ®óng ph¸p lÖnh kÕ to¸n thèng kª mµ Nhµ n­íc ®· ban hµnh chÕ ®é kÕ to¸n riªng cña Tæng C«ng Ty X¨ng DÇu ViÖt nam. + Phßng KÕ ho¹ch: Gióp l·nh ®¹o C«ng ty tiÕp thÞ, giao dÞch víi kh¸ch hµng ®Ó t¹o c«ng ¨n viÖc lµm, më réng s¶n xuÊt kinh doanh. X©y dùng, ®iÒu hµnh c©n ®èi kÕ ho¹ch s¶n xuÊt hµng n¨m cña c«ng ty. Chñ tr× x©y dùng vµ tr×nh duyÖt gi¸ kh¶o s¸t thiÕt kÕ, gi¸ vËt t­ vµ n¬i ®ãng gãi xuÊt tµi liÖu cho kh¸ch hµng. + Ban ®¹i diÖn phÝa Nam: Cã chøc n¨ng tiÕp thÞ thÞ tr­êng phÝa Nam, t×m hiÓu vµ n¾m b¾t nhu cÇu thÞ tr­êng phÝa Nam. NhiÖm vô chñ yÕu lµ: - Giao dÞch víi kh¸ch hµng, n¾m b¾t nhu cÇu c«ng viÖc. - LËp hå s¬ thiÕt kÕ. - T­ vÊn gi¸m s¸t. - Gi¶i quyÕt nh÷ng kiÕn nghÞ cña kh¸ch hµng. + Bé phËn s¶n xuÊt cña c«ng ty gåm 2 phßng [ - Phßng T­ vÊn tæng hîp: NhiÖm vô chÝnh lµ lËp dù ¸n ®Êu thÇu x©y dùng, thÈm ®Þnh dù ¸n, thiÕt kÕ, dù to¸n. Chñ tr× t­ vÊn ®Êu thÇu x©y dùng vµ t­ vÊn mua s¾m trang thiÕt bÞ. Nghiªn cøu ph¸t triÓn khoa häc c«ng nghÖ vµ øng dông kü thuËt míi. Ngoµi ra phßng t­ vÊn cßn phô tr¸ch kh©u kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm cho c«ng ty (KCS) vµ qu¶n lý hÖ thèng chÊt l­îng cña C«ng ty. - Phßng ThiÕt kÕ: §©y lµ lùc l­îng s¶n xuÊt cña C«ng ty, cã tr¸ch nhiÖm ®èi víi c¸c phÇn viÖc sau: lËp hå s¬ thiÕt kÕ vµ dù to¸n c«ng tr×nh theo quy ®Þnh hiÖn hµnh cña Nhµ n­íc. Gi¸m s¸t vµ xö lý thiÕt kÕ, t­ vÊn ®Êu thÇu, lËp yªu cÇu vµ tiÕn hµnh kh¶o s¸t ®Þa h×nh, ®Þa chÊt, ®iÒu tra sè liÖu khÝ t­îng thuû v¨n. 3. §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty. a. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n: Do quy m« cña C«ng ty kh«ng lín nh­ng ®Þa bµn phôc vô kh¸ch hµng l¹i tr¶i dµi tõ B¾c vµo Nam, nªn ngoµi c¬ së chÝnh t¹i Hµ néi C«ng ty cã thµnh lËp mét ban ®¹i diÖn ë Thµnh phè Hå ChÝ Minh ®Ó khai th¸c thÞ tr­êng phÝa Nam. Song c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty vÉn tæ chøc theo h×nh thøc tËp trung tøc lµ chøng tõ gèc hay ho¸ ®¬n mua b¸n ph¸t sinh t¹i ban ®¹i diÖn phÝa Nam ®Þnh kú ®­îc tËp hîp vÒ phßng kÕ to¸n C«ng ty ®Ó kiÓm tra vµ h¹ch to¸n. Nh­ vËy, phßng kÕ to¸n C«ng ty cã nhiÖm vô thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n ph¸t sinh t¹i C«ng ty còng nh­ v¨n phßng ®¹i diÖn, tæng hîp b¸o c¸o kÕ to¸n toµn C«ng ty göi vÒ Tæng c«ng ty vµ c¸c c¬ quan nhµ n­íc. Phßng kÕ to¸n cña c«ng ty cã 5 ng­êi. Mçi ng­êi cã chøc n¨ng nhiÖm vô cô thÓ theo tõng m¶ng c«ng viÖc mµ m×nh ®¶m nhiÖm. S¬ ®å 20: S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty. Bé phËn KÕ to¸n TSC§ vµ TP Bé phËn KÕ to¸n CF, x¸c ®Þnh kÕt qu¶ KD Bé phËn KÕ to¸n tæng hîp Bé phËn KÕ to¸n c«ng nî vµ thanh to¸n víi NSNN Tr­ëng phßng kÕ to¸n ( Phô tr¸ch chung) - Tr­ëng phßng kÕ to¸n - tµi chÝnh: ChÞu tr¸ch nhiÖm chung tr­íc Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n cña toµn C«ng ty, trùc tiÕp phô tr¸ch, chØ ®¹o viÖc ®iÒu hµnh c«ng t¸c tµi chÝnh, tæ chøc vµ h­íng dÉn thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch chÕ ®é, c¸c quy ®Þnh cña nhµ n­íc vµ cña Nghµnh vÒ c«ng t¸c tµi chÝnh, b¶o vÖ kÕ ho¹ch tµi chÝnh víi Tæng c«ng ty, tham gia ký kÕt vµ kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c hîp ®ång kinh tÕ vµ ph©n tÝch ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña toµn C«ng ty. KÕ to¸n c«ng nî vµ thanh to¸n víi Ng©n s¸ch Nhµ n­íc: Qu¶n lý, ghi chÐp h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh cã liªn quan ®Õn tiÒn mÆt, tiÒn göi theo luËt cña Nhµ n­íc vµ cña Tæng c«ng ty. §ång thêi theo dâi t×nh h×nh c«ng nî bao gåm nî ph¶i tr¶ (ph¶i thu) cña kh¸ch hµng, nhµ cung cÊp, néi bé Nghµnh, néi bé C«ng ty... Ngoµi ra, cßn theo dâi t×nh h×nh thùc hiÖn nghÜa vô ®ãng thuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép ng©n s¸ch. - KÕ to¸n TSC§ vµ thµnh phÈm: Cã tr¸ch nhiÖm theo dâi vµ ph¶n ¸nh kÞp thêi, ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng c¸c lo¹i TSC§ h÷u h×nh vµ v« h×nh vµ gi¸ trÞ hao mßn cña nã. Bªn c¹nh ®ã, theo dâi t×nh h×nh tiªu thô vµ hµng tån kho ( theo quy ®Þnh cña Tæng c«ng ty, mäi doanh nghiÖp thµnh viªn ®Òu ¸p dông h×nh thøc h¹ch to¸n kª khai th­êng xuyªn) ®Ó x¸c ®Þnh doanh thu b¸n hµng cña C«ng ty. - KÕ to¸n chi phÝ, x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh: Theo dâi c¸c kho¶n chi phÝ ®Ó x¸c ®Þnh tæng chi phÝ vµ gi¸ vèn hµng b¸n theo quy ®Þnh cña Tæng c«ng ty. §ång thêi theo dâi vµ tÝnh møc l­¬ng vµ thu nhËp cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty vµ cuèi cïng lµ tÝnh kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh hµng quý vµ c¶ n¨m. KÕ to¸n tæng hîp: Cã nhiÖm vô theo dâi vµ tæng hîp kÕt qu¶ cña c¸c kÕ to¸n phÇn hµnh. Gióp ®ì tr­ëng phßng kÕ to¸n trong viÖc qu¶n lý sè liÖu vµ tæng hîp c¸c b¸o c¸o. b. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n: §Ó ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý tµi chÝnh, qu¶n trÞ kinh doanh vµ c¨n cø vµo ®iÒu hai QuyÕt ®Þnh sè 1141/ TC- Q§- C§KT ngµy 1/1/1995 cña Bé tµi chÝnh, c¨n cø vµo t×nh h×nh thùc tÕ vµ kÕt qu¶ qua mét n¨m ¸p dông thö nghiÖm, Tæng c«ng ty X¨ng dÇu ViÖt nam phèi hîp cïng víi vô chÕ ®é kÕ to¸n -Bé tµi chÝnh, Côc qu¶n lý vèn vµ tµi s¶n Nhµ n­íc t¹i doanh nghiÖp ban hµnh hÖ thèng kÕ to¸n nghµnh x¨ng dÇu ¸p dông cho c¸c doanh nghiÖp trùc thuéc Tæng C«ng Ty X¨ng XÇu ViÖt Nam tõ ngµy 01/ 01/1996 trong ®ã cã C«ng ty T­ VÊn X©y Dùng DÇu KhÝ Petrolimex. §Ó thùc hiÖn môc tiªu tin häc ho¸ vµ tù ®éng ho¸, c«ng t¸c øng dông tin häc ®· ®­îc phæ cËp trong toµn Nghµnh do ®ã hÖ thèng kÕ to¸n cña Tæng c«ng ty còng ®­îc x©y dùng trªn c¬ së øng dông m¸y vi tÝnh bao gåm hÖ thèng tõ ®iÓn vµ c¸c quy ®Þnh b¾t buéc, thèng nhÊt vÒ m· sè còng nh­ c¸c sè s¸ch b¸o c¸o. Tæng c«ng ty còng thiÕt lËp m¹ng m¸y tÝnh côc bé nèi liÒn gi÷a v¨n phßng kÕ to¸n Tæng c«ng ty vµ c¸c v¨n phßng kÕ to¸n cña c¸c doanh nghiÖp trùc thuéc. S¬ ®å 21: Quy tr×nh vËn ®éng th«ng tin trªn m¸y vi tÝnh. Chøng tõ ngo¹i lai: cËp nhËt vµo m¸y chøng tõ kÕ to¸n Chøng tõ tù ph¸t: cËp nhËt th«ng tin, ph¸t hµnh c/ tõ = m¸y m¹ng m¸y vi tÝnh hÖ thèng sæ s¸ch, b¸o c¸o CËp nhËt, bæ sung, söa ch÷a, k/c sè liÖu - Chøng tõ vÒ tiÒn - Chøng tõ vÒ NVL tån kho - Chøng tõ vÒ hµng ho¸ - Chøng tõ vÒ TSC§ - ... - HÖ thèng b¸o c¸o TC - HÖ thèng b¸o c¸o QTDN - HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n - HÖ thèng ph©n tÝch lËp dô b¸o - H×nh thøc sè kÕ to¸n: C«ng ty ¸p dông h×nh thøc sæ Chøng tõ- Ghi sæ. §©y lµ h×nh thøc sæ phï hîp nhÊt víi C«ng ty- mét doanh nghiÖp cã quy m« võa vµ nhá, tµi kho¶n sö dông kh«ng nhiÒu, tr×nh ®é nh©n viªn kÕ to¸n cao. H¬n n÷a, ®©y lµ h×nh thøc ®­îc ¸p dông trong hÖ thèng phÇn mÒm kÕ to¸n PBM do Tæng C«ng Ty X¨ng DÇu cung cÊp, do vËy nÕu ¸p dông h×nh thøc ghi sæ nµy c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty kh«ng nh÷ng ®¬n gi¶n mµ cßn mang l¹i hiÖu qu¶ cao. S¬ ®å 22: S¬ ®å tr×nh tù ghi sæ t¹i C«ng ty. B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh PhiÕu kÕ to¸n ( Chøng tõ ghi sæ) Ho¸ ®¬n GTGT ( Chøng tõ gèc) B¶ng kª chi tiÕt hµng b¸n Sæ chi tiÕt: Doanh thu ( 511) Gi¸ vèn ( 632) Chi phÝ NVKD ( 641) C«ng nî ( 336112, 1311) Sæ c¸i TK 642, 511, 632, 911 Sæ chi tiÕt TK 911 B¸o c¸o tµi chÝnh (1) (3) (2) (1) (1) (1) (1) (1) ( **) ( 1) ( 1 ) M¸y tÝnh tù ®éng vµo sæ. ( 2 ) KÕ to¸n trùc tiÕp nhËp vµo m¸y. ( 3 ) KÕ to¸n trùc tiÕp lËp b»ng tay. c. HÖ thèng chøng tõ, sæ s¸ch, b¸o c¸o kÕ to¸n. * Chøng tõ: §Ó phôc vô cho c«ng t¸c øng dông tin häc, chøng tõ kÕ to¸n cho m¸y vi tÝnh lµ chøng tõ kÕ to¸n cã ®Çy ®ñ c¸c d÷ kiÖn th«ng tin ®Çu vµo cho mét nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. NÕu ch­a cã ®ñ th«ng tin, d÷ liÖu ®Ó cËp nhËt vµo m¸y tÝnh, kÕ to¸n ph¶i lËp PhiÕu kÕ to¸n, ®©y lµ mét chøng tõ kÕ to¸n ®­îc lËp ®Ó vµo m¸y vi tÝnh cho mét chøng tõ kÕ to¸n gèc. ChÝnh v× thÕ, ®Ýnh kÌm víi PhiÕu kÕ to¸n lµ c¸c chøng tõ kÕ to¸n gèc cã liªn quan tíi néi dung h¹ch to¸n cña PhiÕu kÕ to¸n. §èi víi phÇn hµnh tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô Chøng tõ gèc dïng ®Ó h¹ch to¸n lµ Ho¸ ®¬n GTGT, PhiÕu thu tiÒn, GiÊy b¸o Nî, b¸o Cã cña Ng©n hµng... * Tµi kho¶n: Tµi kho¶n dïng ®Ó h¹ch to¸n trong qu¸ tr×nh tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh t¹i C«ng ty bao gåm: TK 155, TK 632, TK 511, TK 3331, TK 131, TK 911. Ngoµi ra do tÝnh chÊt ®Æc thï cña Nghµnh vµ nh÷ng quy ®Þnh cña Tæng c«ng ty th× CFBH, CFQLDN ph¸t sinh ®­îc ph¶n ¸nh qua TK 641- Chi phÝ nghiÖp vô kinh doanh; c¸c kho¶n ph¶i thanh to¸n néi bé ®­îc h¹ch to¸n ë TK 336. * Sæ s¸ch, b¸o c¸o kÕ to¸n: Do sö dông hÖ thèng kÕ to¸n m¸y chung cho toµn Nghµnh nªn hÖ thèng sæ kÕ to¸n còng b¾t buéc ph¶i thèng nhÊt, bao gåm c¸c sæ sau: - Sæ chi tiÕt ph¸t sinh c«ng nî TK 131, TK 336112. - Sæ chi tiÕt doanh thu ( TK 511), Sæ chi tiÕt gi¸ vèn ( TK 632). - Sæ chi tiÕt x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh ( TK 911). - Sæ c¸i TK 511, TK 632, TK 911. Ngoµi ra cßn mét sè c¸c b¶ng kª nh­: B¶ng tæng hîp chi tiÕt TK 641, B¶ng kª chøng tõ hµng ho¸ dÞch vô b¸n ra,... HÖ thèng b¸o c¸o trong phÇn hµnh tiªu thô theo quy ®Þnh cña Tæng c«ng ty gåm hÖ thèng b¸o c¸o tµi chÝnh ( B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh ), ngoµi ra cßn cã hÖ thèng b¸o c¸o qu¶n trÞ: - Phô biÓu b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh. - B¶ng kª chi tiÕt ph¸t sinh c«ng nî. . . II. Tæ chøc h¹ch to¸n doanh thu vµ c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu t¹i c«ng ty. 1. H¹ch to¸n doanh thu: a. Ph­¬ng thøc tiªu thô ¸p dông t¹i c«ng ty: V× lµ mét thµnh viªn cña Tæng C«ng Ty X¨ng DÇu ViÖt Nam nªn viÖc tæ chøc vµ h¹ch to¸n kÕ to¸n cña C«ng ty ®Òu ph¶i thùc hiÖn theo quy ®Þnh cña Tæng c«ng ty. Theo quy ®Þnh trong chÕ ®é kÕ to¸n Nghµnh x¨ng dÇu mäi c«ng ty thµnh viªn ®Òu h¹ch to¸n theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. Do ®ã, viÖc tiªu thô s¶n phÈm ph¶i ®­îc ph¶n ¸nh hµng ngµy ngay khi nghiÖp vô ph¸t sinh. C¬ së ®Ó bµn giao s¶n phÈm cña C«ng ty trong qu¸ tr×nh tiªu thô lµ c¸c hîp ®ång ®· ký kÕt. Hîp ®ång lµ c¬ së ®Ó hai bªn cïng kiÓm tra, ®¸nh gi¸ chÊt l­îng s¶n phÈm, tÝn ®é thi c«ng vµ c¸c tiªu chÝ ®Æc thï kh¸c. Do vËy, trong hîp ®ång ngoµi c¸c th«ng tin cÇn thiÕt vÒ bªn giao thÇu (Bªn A) nh­: tªn c«ng ty, ®Þa chØ giao dÞch, ng­êi ®¹i diÖn, tªn ng©n hµng, ®iÖn tho¹i, fax... hai bªn ph¶i tho¶ thuËn thªm mét sè ®iÒu kho¶n chñ yÕu sau: khèi l­îng, tÝn ®é, yªu cÇu c«ng viÖc, tr¸ch nhiÖm mçi bªn khi thùc hiÖn hîp ®ång, gi¸ trÞ, h×nh thøc, thêi h¹n thanh to¸n ... Do tÝnh chÊt ®Æc thï cña s¶n phÈm nªn c«ng ty ¸p dông ph­¬ng thøc tiªu thô trùc tiÕp. Tøc lµ s¶n phÈm sau khi ®· hoµn thµnh sÏ ®­îc xuÊt th¼ng tíi cho kh¸ch hµng, ®Þa chØ bµn giao s¶n phÈm cã thÓ ngay t¹i C«ng ty hay t¹i ®Þa chØ theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng. Sau khi lµm thñ thanh to¸n hay kh¸ch hµng chÊp nhËn thanh to¸n cho C«ng ty, s¶n phÈm chÝnh thøc ®­îc coi lµ tiªu thô. Tuy nhiªn mét ®iÓm kh¸c biÖt trong kh©u tiªu thô cña c«ng ty ®ã lµ C«ng ty vÉn ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm hoµn toµn vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm ®· s¶n xuÊt ngay c¶ khi s¶n phÈm ®· ®­îc ®­a vµo sö dông. b. Tµi kho¶n, sæ s¸ch sö dông: §Ó h¹ch to¸n doanh thu tiªu thô kÕ to¸n sö dông mét sè c¸c tµi kho¶n nh­ : TK 5111, 5113, 5118, TK 1311, TK 336112, TK 3331. Doanh thu cña C«ng ty ®­îc theo dâi chi tiÕt vµ riªng cho tõng ho¹t ®éng kinh doanh. Do ®ã, Sæ chi tÕt doanh thu gåm c¸c sæ sau: - Sæ chi tiÕt TK 5111: Ph¶n ¸nh doanh thu ho¹t ®éng k/s thiÕt kÕ. - Sæ chi tiÕt TK 5113: Ph¶n ¸nh doanh thu ho¹t ®éng thi c«ng. - Sæ chi tiÕt TK 5118: Ph¶n ¸nh doanh thu kh¸c. Vµ Sæ C¸i cña tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n trªn. c. Tr×nh tù h¹ch to¸n doanh thu tiªu thô. Trë l¹i víi qu¸ tr×nh tiªu thô cña c«ng ty. S¶n phÈm sau khi ®­îc kiÓm tra sao chôp vµ ®ãng gãi Phßng kÕ ho¹ch cã nhiÖm vô bµn giao s¶n phÈm cho kh¸ch hµng, lËp “Biªn b¶n nghiÖm thu vµ thanh lý hîp ®ång” gi÷a bªn giao thÇu ( Bªn A) vµ bªn nhËn thÇu ( C«ng ty). Sau khi ®· hoµn tÊt c¸c thñ tôc trªn, Phßng kÕ ho¹ch sÏ tiÕn hµnh lËp Ho¸ ®¬n GTGT vµ s¶n phÈm chÝnh thøc ®­îc tiªu thô. Ho¸ ®¬n GTGT kiªm phiÕu xuÊt kho ®­îc lËp thµnh 3 liªn: - Liªn 1 l­u sæ gèc ( t¹i phßng KÕ ho¹ch). - Liªn 2 giao cho kh¸ch hµng. - Liªn 3 dïng ®Ó thanh to¸n (®­îc chuyÓn sang khi thanh to¸n vµ l­u t¹i Phßng kÕ to¸n). §Ó thuËn tiÖn cho viÖc nghiªn cøu c¸c phÇn sau chóng ta cïng xem xÐt vÝ dô cô thÓ vÒ viÖc h¹ch to¸n tiªu thô thµnh phÈm cña C«ng ty ®èi víi hai lo¹i kh¸ch hµng kh¸c nhau: kh¸ch hµng trong Nghµnh vµ kh¸ch hµng ngoµi Nghµnh x¨ng dÇu. · Kh¸ch hµng trong nghµnh: VÝ dô ngµy 30/ 5/ 2000 ®¹i diÖn C«ng ty T­ VÊn X©y Dùng DÇu KhÝ Petrolimex (Bªn B) «ng TrÇn §¨ng Khoa - Gi¸m ®èc C«ng ty ký hîp sè 13/ H§ PN 2000 víi c«ng ty X¨ng dÇu khu vùc II (Bªn A) vÒ viÖc thiÕt kÕ c«ng nghÖ cÇu tÇu 32000 tÊn - kho B Tæng kho x¨ng dÇu Nhµ BÌ. Ngµy 31/7/2001 sau khi s¶n phÈm hoµn hµnh bµn giao, lËp Biªn b¶n nghiÖm thu vµ thanh lý hîp ®ång vµ x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tæng c«ng tr×nh phßng KÕ ho¹ch sÏ tiÕn hµnh lËp Ho¸ ®¬n GTGT giao cho kh¸ch hµng víi mÉu nh­ sau: MÉu sè: 01 GTKT- 3LL MP/00 - B Ho¸ ®¬n ( GTGT) Liªn 3: ( Dïng ®Ó thanh to¸n) Ngµy 31 th¸ng 7 n¨m 2001. Ng­êi b¸n hµng: C«ng ty T­ VÊn X©y Dùng DÇu KhÝ Petrolimex. §Þa chØ: 149 Tr­êng Chinh (HN). Sè tµi kho¶n: 73010001A. §iÖn tho¹i: 8694752 MS: 01 0010794-1. Hä tªn ng­êi mua hµng: §¬n vÞ: C«ng ty X¨ng dÇu khu vùc II. §Þa chØ: 15 - Lª DuÈn TP HCM Sè tµi kho¶n: 710 A - 0024. H×nh thøc thanh to¸n: MS: 03 00555450 -1 STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1x2 ThiÕt kÕ c«ng nghÖ cÇu tÇu 32000 tÊn kho B Tæng kho x¨ng dÇu Nhµ BÌ. 108.416.974 ® Céng tiÒn hµng: 108.416.974 ® ThuÕ suÊt GTGT: 10% TiÒn thuÕ GTGT: 10.841.697 ® Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 119.258.671 ® Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Mét tr¨m m­êi chÝn triÖu hai tr¨m n¨m t¸m ngµn s¸u tr¨m b¶y mèt ®ång ch½n. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ ( ký, ghi râ hä, tªn) ( ký, ghi râ hä, tªn) ( ký, ghi râ hä, tªn) · Kh¸ch hµng ngoµi nghµnh: Ngµy 16/10/2000 C«ng ty T­ VÊn X©y Dùng DÇu KhÝ Petrolimex (Bªn B) ký víi C«ng ty ChÕ biÕn kinh doanh s¶n phÈm dÇu má Hîp ®ång sè 158/ PDC- PEC/ 2000 (Bªn A) vÒ viÖc kh¶o s¸t thiÕt kÕ, ®Þa h×nh, ®Þa chÊt Tæng kho x¨ng dÇu §×nh vò H¶i phßng. Ngµy 12/12/2001 c«ng tr×nh hoµn thµnh bµn giao x¸c ®Þnh tæng gi¸ thanh to¸n: 491.200.000 ®ång, trong ®ã gi¸ trÞ c«ng tr×nh: 446.545.455 ®ång, thuÕ GTGT 10% lµ: 44.654.545 ®ång. Phßng kÕ ho¹ch tiÕn hµnh lËp Ho¸ ®¬n GTGT theo mÉu sau: MÉu sè: 01 GTKT- 3LL MP/ 00 - B Ho¸ ®¬n ( GTGT) Liªn 3: ( Dïng ®Ó thanh to¸n) Ngµy 12 th¸ng 12 n¨m 2001. Ng­êi b¸n hµng: C«ng ty T­ VÊn X©y Dùng DÇu KhÝ Petrolimex. §Þa chØ: 149 Tr­êng Chinh (HN). Sè tµi kho¶n: 73010001A. §iÖn tho¹i: 8694752 MS: 01 0010794-1. Hä tªn ng­êi mua hµng: §¬n vÞ: C«ng ty ChÕ biÕn kinh doanh s¶n phÈm dÇu má. §Þa chØ: 133 Th¸i ThÞnh - §èng §a (HN) Sè tµi kho¶n: 001 100.4676 H×nh thøc thanh to¸n: MS: 01- 00151595-1 STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1x2 ThiÕt kÕ kü thuËt thi c«ng Tæng kho x¨ng dÇu §×nhVò-H¶i Phßng ( H§ 158/PDC- PEC). 446.545.455 Céng tiÒn hµng: 446.545.455 ® ThuÕ suÊt GTGT: 10% TiÒn thuÕ GTGT: 44.654.545 ® Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 491.200.000 ® Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Bèn tr¨m chÝn mèt triÖu hai tr¨m ngµn ®ång ch½n. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ ( ký, ghi râ hä, tªn) ( ký, ghi râ hä, tªn) ( ký, ghi râ hä, tªn) Trªn c¬ së Ho¸ ®¬n GTGT do phßng KÕ ho¹ch chuyÓn sang (liªn 3) kÕ to¸n tiªu thô sÏ h¹ch to¸n doanh thu, c«ng nî cña C«ng ty x¨ng dÇu khu vùc II b»ng bót to¸n: ¬ Nî TK 336112 ( Cty x¨ng dÇu KV II): 119.258.671 Cã TK 5111( K/s¸t, thiÕt kÕ) : 108.416.974 ¬ Cã TK 3331 : 10.841.697 §ång thêi tiÕn hµnh lËp PhiÕu kÕ to¸n (lµm c¬ së ®Ó kÕ to¸n nhËp vµo m¸y tÝnh), mÉu PhiÕu kÕ to¸n cô thÓ nh­ sau: · §èi víi kh¸ch hµng trong nghµnh: C«ng ty X¨ng dÇu khu vùc II Ngµy sè PhiÕu kÕ to¸n TK Nî TK Cã Sè tiÒn 336112 511 108.416.974 336112 3331 10.841.697 C¨n cø: Ho¸ ®¬n b¸n hµng TTTT Hä tªn: Cty x¨ng dÇu KV II. M· c¸n bé CNV: M· ®¬n vÞ: §¬n vÞ: Cty X¨ng dÇu KV II. GiÊy giíi thiÖu: Néi dung: H§ sè 13/ H§ PN 2000 ThiÕt kÕ cÇu tÇu 32000 T. Sè tiÒn: 119.258.671 VN§ B»ng ch÷: Mét tr¨m m­êi chÝn triÖu hai tr¨m n¨m t¸m ngµn s¸u tr¨m b¶y mèt ®ång ch½n. KÌm theo . . . . chøng tõ gèc. KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n thanh to¸n ( ký, hä tªn) ( ký, hä tªn)  · §èi víi kh¸ch hµng ngoµi nghµnh: C«ng ty chÕ biÕn kinh doanh s¶n phÈm dÇu má. Ngµy sè 385 PhiÕu kÕ to¸n TK Nî TK Cã Sè tiÒn 1311 511 446.545.455 1311 3331 44.654.545 C¨n cø: Ho¸ ®¬n b¸n hµng TTTT Hä tªn: Cty CB KD SP dÇu má. M· c¸n bé CNV: M· ®¬n vÞ: §¬n vÞ: Cty CB KD SP dÇu má. GiÊy giíi thiÖu: Néi dung: H§ 158/00 -ThiÕt kÕ kho x¨ng dÇu §×nh Vò Sè tiÒn: 491.200.000 VN§ B»ng ch÷: Bèn tr¨m chÝn mèt triÖu hai tr¨m ngµn ®ång ch½n. KÌm theo . . . . .chøng tõ gèc. KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n thanh to¸n ( ký, hä tªn) ( ký, hä tªn) C¨n cø vµo tõng lo¹i kh¸ch hµng vµ lo¹i h×nh kinh doanh cô thÓ kÕ to¸n ®Þnh kho¶n trªn PhiÕu kÕ to¸n: - TK Ph¶i thu kh¸ch hµng. - TK Doanh thu. V× ë ®©y c¶ hai hîp ®ång ®Òu thuéc lÜnh vùc kh¶o s¸t, thiÕt kÕ nªn doanh thu tiªu thô ®­îc ph¶n ¸nh qua TK 511. Cßn ®èi víi C«ng ty x¨ng dÇu khu vùc II lµ kh¸ch hµng trong nghµnh nªn viÖc thanh to¸n ®­îc theo dâi ë TK 336112. C«ng ty ChÕ biÕn kinh doanh s¶n phÈm dÇu má lµ kh¸ch hµng ngoµi Nghµnh nªn viÖc theo dâi thanh to¸n h¹ch to¸n b×nh th­êng trªn TK 1311. Víi nh÷ng sè liÖu vµ th«ng tin trªn PhiÕu kÕ to¸n, Ho¸ ®¬n GTGT kÕ to¸n lËp “ B¶ng kª l­îng hµng b¸n Quý ”. B¶ng kª nµy ghi chi tiÕt sè l­îng vµ tªn c«ng tr×nh hoµn thµnh trong n¨m (Quý) vµ theo tõng hîp ®ång ë tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc kinh doanh ( T­ vÊn, kh¶o s¸t, thiÕt kÕ...). Do kh«ng cã mÉu in s½n nªn sau mçi hîp ®ång kÕ to¸n ph¶i tù nhËp b»ng tay vµo m¸y. B¶ng kª l­îng hµng xuÊt b¸n n¨m 2001 STT Tªn c«ng tr×nh Gi¸ trÞ tiÒn hµng xuÊt b¸n ThuÕ GTGT PhiÕu xuÊt Ngµy xuÊt Ng­êi nhËn Ghi chó . . . . - ThiÕt kÕ c«ng nghÖ cÇu tÇu 32000 T. - ThiÕt kÕ kü thuËt thi c«ng Tæng kho x¨ng dÇu §×nh Vò. - ThiÕt kÕ CHXD sè 2 TiÒn An- Long An. . . . . 108.416.974 446.545.455 6.818.182 10.841.697 44.654.545 681.818 23483 54036 23476 31/7 12/12 19/7 CtyXD KVII Cty CBKD SP dÇu má Cty XD Long An H§13/00 H§158/00 H§ 12/01 Tæng 4.716.684.724 471.665.281 Tõ sè liÖu vµ th«ng tin trªn PhiÕu kÕ to¸n mµ kÕ to¸n ®· nhËp, m¸y tÝnh sÏ tù ®éng vµo sè liÖu vµ in ra Sæ chi tiÕt doanh thu vµ Sæ c¸i TK doanh thu. (BiÓu sè 2- Sæ C¸i TK tæng hîp 5111- Doanh thu k/s thiÕt kÕ). V× c¶ hai ho¹t ®éng trªn ®Òu thuéc ho¹t ®éng kh¶o s¸t, thiÕt kÕ nªn m¸y tÝnh sÏ in ra Sæ chi tiÕt TK 5111. ( Xem BiÓu sè 1- Sæ chi tiÕt TK 511)  MÆc dï C«ng ty ¸p dông h×nh thøc sæ Chøng tõ - Ghi sæ song viÖc tæ chøc ghi sæ vµ h¹ch to¸n cña C«ng ty ®· cã sù c¶i biªn cho phï hîp víi tr×nh tù vµ phÇn mÒm kÕ to¸n ®ang sö dông. KÕ to¸n chØ viÖc tËp hîp sè liÖu tõ chøng tõ gèc (Ho¸ ®¬n GTGT) ®Ó lËp PhiÕu kÕ to¸n hay trùc tiÕp nhËp vµo m¸y. PhÇn viÖc cßn l¹i m¸y tÝnh sÏ tù tÝnh to¸n vµ vµo c¸c sæ cÇn thiÕt theo quy ®Þnh. Do ®ã, PhiÕu kÕ to¸n ë ®©y võa ®ãng vai trß lµ mét chøng tõ gèc ®Ó h¹ch to¸n võa cã t¸c dông nh­ mét Chøng tõ - Ghi sæ ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh hµng ngµy. NÕu mäi thao t¸c ban ®Çu ®Òu kh«ng cã g× sai sãt tõ viÖc nhËp sè liÖu vµ lËp PhiÕu kÕ to¸n th× qu¸ tr×nh tÝnh to¸n vµ ghi sæ ®­îc thùc hiÖn b»ng m¸y tÝnh lµ hoµn toµn chÝnh x¸c cho ®Õn c«ng ®o¹n cuèi cïng lµ ra c¸c B¸o c¸o. ChÝnh v× vËy, mµ trong hÖ thèng sæ cña C«ng ty kh«ng cã “Sæ ®¨ng ký chøng tõ” nh­ ë c¸c doanh nghiÖp kh¸c ®Ó ®èi chiÕu kiÓm tra víi B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh nh­ng viÖc h¹ch to¸n ghi sæ cña C«ng ty vÉn ®¶m b¶o tÝnh nhÊt qu¸n vµ ®é chÝnh x¸c. 2. H¹ch to¸n c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu. Tµi kho¶n, sæ s¸ch sö dông: T¹i C«ng ty c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu ph¸t sinh kh«ng th­êng xuyªn do tÝnh chÊt ®Æc thï cña Nghµnh. H¬n n÷a, theo quy ®Þnh cña Tæng c«ng ty th× tr­êng hîp cã ph¸t sinh c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu th× kÕ to¸n còng kh«ng ph¶n ¸nh vµo TK 531 (nÕu lµ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i ) mµ ghi ©m (-) l­îng hµng xuÊt b¸n lµm gi¶m doanh thu b¸n hµng. Riªng c¸c kho¶n gi¶m gi¸ hµng b¸n ®­îc h¹ch to¸n gi¶m trõ doanh thu. Tuy nhiªn, khi ph¸t sinh c¸c kho¶n gi¶m gi¸ ph¶i ®­îc thùc hiÖn b»ng c¸c v¨n b¶n cô thÓ, ®ång thêi ph¶i ®­îc sù phª duyÖt cña nh÷ng ng­êi cã thÈm quyÒn cña hai bªn. ChÝnh v× vËy, c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu ë C«ng ty kh«ng ®­îc h¹ch to¸n trªn TK 531, TK 532 nh­ c¸c doanh nghiÖp kh¸c mµ chØ theo dâi trªn mét sæ s¸ch duy nhÊt “ B¶ng kª c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu”. b. Tr×nh tù h¹ch to¸n: Nh­ ®· nãi ë trªn do tÝnh chÊt ®Æc thï trong lÜnh vùc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh vµ do viÖc tæ chøc chÆt chÏ ngay tõ kh©u ký kÕt hîp ®ång nªn hÇu nh­ C«ng ty kh«ng cã nh÷ng kho¶n gi¶m trõ doanh thu theo h×nh thøc trªn. H¬n n÷a, sau khi c«ng tr×nh hoµn thµnh, khi thanh to¸n bªn giao thÇu lu«n gi÷ l¹i mét kho¶n tiÒn nhÊt ®Þnh ( th­êng lµ 5% gi¸ trÞ hîp ®ång ) ®Ó b¶o hµnh cho c«ng tr×nh. C¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu chØ x¶y ra ®èi víi c¸c s¶n phÈm mµ kh¸ch hµng còng lµ mét thµnh viªn cña Tæng C«ng Ty X¨ng DÇu ViÖt Nam. §Æc ®iÓm cña nh÷ng s¶n phÈm nµy nh­ sau: bÊt kú mét c«ng tr×nh hoÆc dù ¸n ®Çu t­ nµo cña c¸c c«ng ty thµnh viªn Tæng C«ng Ty X¨ng DÇu ViÖt nam cã gi¸ trÞ nhá h¬n 500 triÖu ®Òu do Tæng c«ng ty qu¶n lý vµ c