Đề tài Hoàn thiện công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng

ng từ gốc Nhật ký chuyên dùng Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối kế toán Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi định kỳ 5 đến 7 ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. Chương HAI THựC trạng hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty tnhh quang dũng 2.1. đặc điểm tình hình chung của chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát. Trong nền kinh tế thị trường, việc mỗi nhà kinh doanh nhận thấy được nhu cầu của thị trường và khả năng đáp ứng được nhu cầu là điều vô cùng quan trọng. Đây được coi là yếu tố quyết định việc bỏ vốn và huy động vốn để đầu tư vào một lĩnh vực nào đó. Đặc biệt với nền kinh tế nước ta khi tham gia hội nhập kinh tế phát triển theo định hướng CNH-HĐH, thì đây được coi là hướng phát triển ưu tiên của nền kinh tế nước nhà. Mặc dù vậy vai trò của nền nông nghiệp vẫn được khẳng định và nhà nước đã và sẽ vẫn có hướng phát triển ưu tiên nó nhằm phát triển nghành nông nghiệp nói chung và nghành chăn nuôi nói riêng để đáp ứng tốt nhu cầu thực phẩm của người dân cũng như khả năng chế biến xuất khẩu trong tương lai. Nhận thấy được điều đó công ty TNHH Quang Dũng đã thành lập và mở chi nhánh tại miền bắc lấy tên : chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng, có trụ sở tại Hà Nội. Chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng tại Hà Nội là đơn vị hạch toán độc lập được thành lập theo Quyết định số 01/00 HN-CVQĐ ngày 05/06/2000 do sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp, tiến hành hoạt động kinh doanh các nghành nghề sau : - Mua bán lương thực, thức ăn gia súc, nông sản thực phẩm, máy nông nghiệp. - Đại lý ký gửi hàng hoá, dịch vụ thương mại. - Mua bán thiết bị chăn nuôi. Qua quá trình hoạt động kinh doanh, mặc dù mới đi vào hoạt động từ năm 2001 và mặt hàng của họ chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài, nhưng chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng miền bắc đã dần khẳng định được vai trò của mình trong việc phân phối hàng hoá trên thị trường miền bắc, sự mạnh dạn trong đầu tư cũng như khả năng marketing tốt đã đưa mặt hàng của chi nhánh công ty ngày càng tiến gần đến được với những người nông dân Việt Nam với mặt hàng chủ đạo là thức ăn gia súc và họ cũng là đại diện duy nhất tại miền bắc tham gia nhập khẩu thức ăn gia súc từ AGHENTYNA . Sau đây là một vài nét chính về chi nhánh : Thông tin đầy đủ : Tên chi nhánh : Chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng (gọi tắt là công ty) Địa chỉ chi nhánh : Phòng A11, tầng 3, khách sạn Horizon, 40 Cát Linh, Quận Đống Đa - Hà Nội. Điện thoại : (04) 7332471, Fax : (04) 7332470. Bảng 2.1. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty năm 2001-2002-2003 . Đơn vị tính : Đồng Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 (1) (2) (3) (4) 1. Doanh thu trong đó: doanh thu bán hàng xuất khẩu 167550396875 176676242248 210335679110 2. Các khoản giảm trừ doanh thu. + Giảm giá hàng bán. + Hàng bán bị trả lại. +Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp. 78169101 69815644 8353457 304693383 304693383 72318044 66784844 5533200 3. Doanh thu thuần. 167472227774 176371548865 210263361066 4. Giá vốn hàng bán. 164814230407 170926362319 200456462826 5. Lợi nhuận gộp. 2657997367 5445186546 9806898240 6. Chi phí bán hàng. 4160075662 4560350523 7675260861 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp. 791967031 1122080563 1606195551 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh. (2294045326) (237244540) 326751975 9. Thu nhập hoạt động tài chính. 20487487 13974100 23222447 10. Chi phí hoạt động tài chính. 27202 221912300 11. Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài chính. 20460285 13974100 (198689853) 12. Các khoản thu nhập bất thường. 16082389 2938416 13. Các khoản chi phí bất thường. 1544711 468205 14. Lợi nhuận bất thường. 14537678 2470211 15. Tổng lợi nhuận trước thuế. (2273585041) (208732762) (2033182395) 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng . Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến – chức năng, đứng đầu là trưởng chi nhánh và được khái quát qua sơ đồ sau : Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. Phòng chỉ đạo (Trưởng chi nhánh ) Phòng Kinh doanh Phòng kế toán Văn phòng Phòng X-NK Thông qua sơ đồ trên ta có thể thấy được vai trò nhiệm vụ của mỗi phòng ban trong chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng như sau : - Phòng chỉ đạo ( Trưởng chi nhánh ) : Là người lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước tổng công ty về kết quả hoạt động kinh doanh tại chi nhánh cũng như chịu trách nhiệm quản lý điều hành và chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động khác của chi nhánh như sử dụng và bảo toàn vốn - Phòng kế toán : Có nhiệm vụ là thu thập và xử lý thông tin tài chính phát sinh tại doanh nghiệp theo đúng chế độ kế toán nhà nước quy định, từ đó cung cấp đầy đủ thông tin cho các phòng ban, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn cũng như đảm bảo hoàn thành các nghĩa vụ với nhà nước. - Phòng kinh doanh : Thiết lập các chiến lược kinh doanh cho công ty, tìm kiếm nguồn hàng cũng như nơi tiêu thụ hàng hoá. - Phòng xuất nhập khẩu : Công ty được phép xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng thức ăn gia súc nên phòng có nhiệm vụ lập và triển khai kế hoạch xuất, nhập khẩu nhằm cung ứng hàng hoá đủ để đảm bảo yêu cầu tiêu thụ. - Văn phòng : Chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự, các văn bản hợp đồng kinh tế và các giấy tờ tổ chức các cuộc họp, hội nghị và các phong trào hoạt động tại chi nhánh cũng như tham gia các hoạt động tại tổng công ty lớn. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. 2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán . Do đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và công ty sử dụng kế toán máy trong hạch toán kế toán, điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm bớt được số lượng nhân viên kế toán mà nó còn rất phù hợp với bộ máy tổ chức quản lý của chi nhánh. Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phù hợp với thực tế, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để ghi chép các nghiệp vụ, duy trì số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo tài chính. Các nhân viên đều được trang bị máy tính và các máy đều được kết nối với nhau, nhờ vậy mà hiệu quả công việc của các kế toán đã được nâng cao rõ rệt. Mô hình kế toán doanh nghiệp sử dụng là kiểu phân tán . Sơ đồ 2.2. Bộ máy kế toán tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. Kế toán trưởng ( kế toán tổng hợp ) Kế toán vật tư ,hàng hoá Kế toán thuế Kế toán doanh thu và chi phí Thủ quỹ Kế toán tiền và thanh toán Kế toán TS CĐ Căn cứ vào mô hình kế toán của công ty ta thấy có sự phân công khá rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận trong công việc, mà cụ thể là : - Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp) : Chịu trách nhiệm trước trưởng chi nhánh về công tác kế toán của công ty, là người phụ trách việc vào sổ và lập báo cáo quyết toán, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán trưởng chấp hành nghiêm túc các quy định của nhà nước . - Thủ quỹ : làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý việc thu chi lập báo cáo quỹ, thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việc của mình. - Kế toán tiền và thanh toán có nhiệm vụ theo dõi hạch toán chi tiết các khoản thanh toán với khách hàng, các khoản vay giao dịch với ngân hàng các khoản khác phát sinh thường xuyên, cung cấp thông tin cho kế toán trưởng (kế toán tổng hợp ). - Kế toán doanh thu và chi phí có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ có liên quan đến việc thu mua, tiêu thụ hàng hoá và các khoản chi phí khác. Để từ đó xác định doanh thu thuần và thu nhập thuần từ các hoạt động khác của công ty - Kế toán thuế làm nhiệm vụ theo dõi và tính đúng, đủ, hợp lý số thuế mà doanh nghiệp phải nộp nhằm hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước cung cấp kịp thời số liệu cho kế toán trưởng. - Kế toán TSCĐ theo dõi tình hình biến động của TSCĐ trong doanh nghiệp từ đó có nhiệm vụ phân bổ hợp lý số khấu hao trong kỳ. - Kế toán vật tư, hàng hoá là người theo dõi tổng hợp sự động của hàng hoá trong doanh nghiệp để từ đó lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn, định kỳ cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp. 2.1.3.2. Tổ chức công tác kế toán . * Chế độ kế toán áp dụng : - Công ty áp dụng Hệ thống kế toán Doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995. - Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo tài chính ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ - BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Trưởng Bộ tài chính và bao gồm 4 mẫu biểu sau: + Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01 – DN. + Kết quả hoạt động kinh doanh, mẫu số B02 – DN. + Lưu chuyển tiền tệ, mẫu số B03 – DN. + Thuyết minh báo cáo tài chính, mẫu số B09 – DN. Ngoài ra công ty còn sử dụng báo cáo chi tiết doanh thu và công nợ. Và các thông tư hướng dẫn sửa, đổi bổ sung Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT của bộ tài chính. * Niên độ kế toán . Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12. * Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán, nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác. - Báo cáo tài chính lập trên cơ sở giá gốc. - Đơn vị tiền tệ được sử dụng để lập báo cáo là đồng Việt Nam. - Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ trong năm được chuyển đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá bán do ngân hàng thương mại cổ phần Đông á công bố tại thời điểm phát sinh. * Phương pháp kế toán tài sản cố định - Nguyên tắc đánh giá. +Tài sản cố dịnh được xác định theo nguyên giá “-“ giá trị hao mòn luỹ kế. + Nguyên giá tài sản cố định bao gồm giá mua và những chi phí có liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào hoạt động. Những chi phí mua sắm, cải tiến và tân trang của tài sản cố định, những chi phí bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa được tính vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. + Khi tài sản được bán hay thanh lý, nguyên giá và khấu hao luỹ kế được xoá sổ và bất kỳ các khoản lỗ lãi nào phát sinh do việc thanh lý đều được tính vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Phương pháp khấu hao áp dụng. + Tài sản cố định khấu hao theo phươnp pháp đường thẳng để trừ dần nguyên giá tài sản cố định theo thời gian hữu dụng ước tính, phù hợp với hướng dẫn theo quyết định số 166/1999/QĐ/BTC ngày 30 tháng 12 năm 1999 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. +Tỷ lệ khấu hao hàng năm của các loại tài sản cố định như sau: . Loại tài sản cố định là phương tiện vận tải thì tỷ lệ khấu hao là 10%. . Loại tài sản cố định là thiết bị văn phòng thì tỷ lệ khấu hao là 25%. * Phương pháp kế toán hàng tồn kho. + Nguyên tắc đánh giá: hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. + Giá hàng xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá đơn vị bình Gía thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ quân cả kỳ dự trữ = Lượng thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ * Phương pháp ghi nhận doanh thu và chi phí. - Doanh thu bán hàng đựơc ghi nhận khi hàng hoá đã được xuất kho, phát hành hoá đơn và người mua đã chấp nhận thanh toán không phân biệt đã thu được hay chưa thu được tiền. - Chi phí phát sinh trong kỳ được ghi nhận phù hợp với doanh thu. * Thuế. Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nộp thuế thu nhập theo tỷ lệ 28% trên thu nhập chịu thuế. Các loại thuế phí khác được trích nộp theo qui định hiện hành. * Các phương thức giao hàng. - Giao hàng trực tiếp tại kho. - Khách hàng tự vận chuyển. - Công ty sẽ lo phương tiện vận chuyển đến kho của khách hàng nếu có yêu cầu, đây được coi là phương thức giao hàng chủ yếu tại chi nhánh. * Các phương thức tiêu thụ hàng hoá. - Bán buôn: + Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp và theo hình thức chuyển hàng. + Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (còn gọi là hình thức giao tay ba) và theo hình thức chuyển hàng. - Bán lẻ: + Bán lẻ thu tiền trực tiếp. Hiện nay, công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn chung có hai nhóm khách hàng chính: các chi nhánh của công ty khác và các công ty khác mua hàng hàng qua hợp đồng kinh tế thường là những lô hàng có lớn, có giá trị. Còn khách hàng mua lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng. * Các phương thức thanh toán của công ty rất đa dạng, điều này phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế. Việc thanh toán có thể được thực hiện ngay hoặc sau một thời gian nhất định vì thế hình thức thanh toán có thể là trả ngay hay trả chậm. Việc thanh toán tiền hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc hoặc L/C. Tuy nhiên để tránh tình trạng chiếm dụng vốn công ty luôn giám sát chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng, phân tích mối quan hệ nợ để đưa ra những biện pháp phù hợp cho các khoản nợ của khách hàng. * Hình thức sổ kế toán áp dụng: Công ty lựa chọn hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung” được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3. Trình tự hạch toán theo “Nhật ký chung”. Sổ quỹ Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Nhật ký chung Cập nhật vào máy Chứng từ gốc-bảng tổng hợp chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi định kỳ. Quan hệ đối chiếu. - Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian. Sau đó căn cứ vào Nhật ký chung kế toán lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh vào sổ nhật ký chung được chuyển vào ít nhất hai sổ cái của hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các sổ nhật ký phụ. Cuối tháng hoặc định kỳ, kế toán cộng số liệu và ghi vào sổ nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái. - Sổ cái trong Nhật ký chung được mở riêng cho từng tài khoản. * Hệ thống sổ kế toán. - Bảng tổng hợp, sổ chi tiết các tài khoản. - Sổ cái các tài khoản. - Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua. - Sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. - Sổ TSCĐ. - Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tiền vay. 2.3. Thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng . 2.3.1. Các chứng từ sử dụng và các quy định chung được tuân thủ trong tiêu thụ hàng hoá . * Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho : được lập thành 03 liên, là chứng từ để thủ tho xuất hàng ra khỏi kho và hàng hoá ra khỏi cổng bảo vệ do bộ phận theo dõi việc xuất hàng lập khi có yêu cầu xuất hàng hoá ra khỏi công ty và được ký duyệt, đồng thời là phiếu xuất kho. * Hoá đơn bán hàng : là hoá đơn GTGT 3 liên do cục thuế phát hành. Hoá đơn này do phòng kinh doanh lập theo đơn đặt hàng của khách hàng gồm 3 liên: liên 1 lưu tại phòng kinh doanh, liên 2 do người mua giữ dùng làm chứng từ thanh toán ở đơn vị mình, liên 3 giao cho thủ kho xuất hàng và vào sổ cuối ngày rồi chuyển lên cho phòng kế toán vào sổ và lưu giữ, chứng từ hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký của người mua hàng, thủ kho, người viết hoá đơn và trưởng chi nhánh (trưởng phòng kinh doanh).Ngoài ra, hoá đơn GTGT này còn được dùng để theo dõi hàng đang đi đường cho lô hàng hoá xuất bán. Bên cạnh đó thì hàng hoá xuất ra khỏi công ty phải tuân thủ một số qui định sau : + Hàng hoá xuất ra khỏi công ty phải có phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt. + Thời gian trả chậm đối với khách hàng được áp dụng theo chính sách bán hàng của công ty. Công ty đã xây dựng chính sách bán hàng cho từng loại khách hàng, từng mặt hàng bao gồm: chính sách giá cả, chính sách thanh toán để dễ dàng cho việc thực hiện và kiểm tra. + Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có nợ quá hạn và lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày, gửi cho kế toán trưởng để kiểm tra việc thu nợ và xuất hàng. Các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt và chuyển khoản phát sinh hàng ngày được kế toán tiền và thanh toán tập hợp vào sổ sau đó chuyển chứng từ tiền mặt cho thủ quỹ vào sổ kưu giữ, còn chứng từ ngân hàng do kế toán thanh toán giữ. Các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá do kế toán vật tư hàng hoá theo dõi căn cứ trên các phiếu nhập – xuất do thủ kho gửi lên sẽ được ghi vào sổ và lưu giữ, định kỳ kế toán đối chiếu với thủ kho về số lượng hàng hoá nhập – xuất – tồn kho. Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ về tiền lương của các nhân viên do kế toán tổng hợp tập hợp và lưu giữ. 2.3.2. Qui trình hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá theo hình thức nhật ký chung tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. Việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty được tiến hành theo trình tự sau: - Hàng ngày, nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho) để kế toán phản ánh vào nhật ký bán hàng nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 632, 511, nếu khách hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 131. Từ nhật ký chung, kế toán phản ánh vào sổ cái tài khoản 632, 641, 642, 156. - Định kỳ, kế toán lấy số liệu từ nhật ký bán hàng phản ánh vào sổ cái tài khoản 511. Cuối tháng, từ sổ chi tiết tài khoản 632, 511, 131 kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết. - Từ sổ cái tài khoản 632, 511, 641, 642, 156 kế toán lập bảng cân đối tài khoản. Từ bảng cấn đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán. Đồng thời, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra giữa nhật ký chung và bảng tổng hợp chi tiết, giữa sổ cái tài khoản 632, 511, 641, 642, 156 với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết. Sơ đồ 2.4. Quy trình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả. Chứng từ gốc Sổ nhật ký chứng từ Sổ chi tiết TK 632, 511, 131 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối kế toán Sổ Nhật Ký Bán Hàng Sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ. Quan hệ đối chiếu. Sổ Nhật ký chung 2.3.3. Qui trình hạch toán các nghiệp vụ bán buôn. Hiện công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Qui trình bán hàng diễn ra như sau: - Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và kí kết hợp đồng bán (nếu có). - Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho sau khi được kí duyệt của trưởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đường. Hoá đơn GTGT được lập thành ba liên (đặt giấy than viết một lần): + Liên một lưu tại quyển gốc. + Liên hai giao cho khách hàng. + Liên ba giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. - Hoá đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho được ký duyệt của kế toán trưởng và trưởng chi nhánh. Nếu khách hàng trả tiền hàng ngay thì kế toán trưởng kiểm tra việc thu tiền trước khi kí duyệt phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty. - Thủ kho căn cứ vào phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt, ghi nhận số lượng thực xuất, có chữ kí của thủ kho, giao cho người nhận và xuất hàng ra khỏi kho. Một liên phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc người giao hàng để ra cổng. - Một liên GTGT được khách hàng kí nhận khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có). Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trường hợp bán buôn qua kho), còn với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách hàng sau khi mua hàng hoá của nhà cung cấp. Công ty thường bán buôn vận chuyển thẳng với khách hàng truyền thống. Điều này giúp công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọng hàng hoá. Sau đây sẽ là ví dụ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. Ngày 20 tháng 11 năm 2004, chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng bán cho công ty thức ăn Kiên Hà với số lượng lớn mặt hàng khô đậu tương. Sau khi thoả thuận giá cả, nhận đơn đặt hàng của khách, bộ phận bán hàng của công ty lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho với các khoản mục chủ yếu sau: - Loại hàng: khô đậu tương số lượng, đơn giá, tổng giá trị ghi trong hoá đơn GTGT. - Phương thức thanh toán trả chậm sau 10 ngày kể từ ngày giao hàng. Sau khi phiếu này được trưởng bộ phận bán hàng kí duyệt phiếu sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT-3LL. Hoá đơn được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần và được luân chuyển như sau: 01 liên lưu tại quyển hoá đơn, 01 liên đỏ giao cho khách hàng, 01 liên xanh dùng để thanh toán. Sau đó, hoá đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho phải được kế toán trưởng và trưởng chi nhánh kí duyệt. Sau các thủ tục trên nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, khi thủ kho nhận hoá đơn và phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt thì sẽ cùng người nhận hàng kí vào chứng từ sau đó xuất hàng đồng thời ghi vào thẻ kho. 01 liên phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho được giao cho khách hàng để ra cổng. Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hoá. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán. Căn cứ vào đó kế toán sẽ phản ánh vào sổ nhật kí chung đồng thời vào sổ chi tiết hàng hoá. Cùng với việc ghi sổ nhật kí chung sổ chi tiết hàng hoá, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 028837 ngày 20 tháng 11 năm 2004 bán cho công ty thức ăn Kiên Hà, kế toán sẽ phản ánh vào sổ nhật kí bán hàng. đồng thời kế toán cũng nhập nội dung của chứng từ vào máy với đầy đủ các yếu tố cần thiết (số liệu, ngày tháng, tên đơn vị giao dịch, mã tài khoản, hình thức thanh toán, tên hàng hoá, qui cách, số lượng, đơn giá ) với phần mềm kế toán đã được cài đặt sẵn kế toán xác định được tổng giá vốn của lô hàng vừa tiêu thụ là 5322308308 VNĐ. Kế toán định khoản: Nợ TK 632 598000000 Có TK 156 (1561) 598000000 Đồng thời ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 (ct thức ăn Kiên Hà) 657800000 Có TK 511 598000000 Có TK 333 (3331) 59800000 Đến ngày 29 tháng 11 năm 2004 công ty thức ăn Kiên Hà thanh toán tiền bằng TGNH của hoá đơn số 028837 . Căn cứ vào hoá đơn GTGT , kế toán phản ánh số tiền nhận được : Nợ TK 112 657800000 Có TK 131 ( ct thức ăn Kiên Hà ) 657800000 Bảng minh hoạ Bảng 2.2 Công ty Quang Dũng Số phiếu : Địa chỉ : 40 Cát Linh phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho Ngày 20 tháng 11 năm 2004 Xuất kho : chi nhánh Hải Phòng Địa chỉ : Phương thức thanh toán : Thanh toán chậm 10 ngày kể từ ngày giao hàng . STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Khô đậu tương Tấn 800 800 Người Trưởng Người đề KT trưởng Tổng Thủ kho nhận phòng nghị giám đốc (đã ký ) (đã ký ) (đã ký ) (đã ký ) (đã ký ) (đã ký) Bảng 2.3 Công ty Quang Dũng Địa chỉ : 40 Cát Linh thẻ kho tháng 11 năm 2004 Hàng hoá : Khô đậu tương Đơn vị tính : tấn Chứng từ SH NT Diễn giải Số lượng Nhập Xuất Tồn Ghi chú Tồn đầu kỳ 12 23/11 Nhập khô đậu tương 230 50 25/11 Xuất cám gạo 500 47 20/11 Xuất khô đậu tương 800 .. Tồn cuối kỳ 2.3.4. Hạch toán các nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. Hiện nay công ty vẫn áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền hàng và tiếp giao hàng cho khách hàng. Tuy nhiên đối với khách hàng truyền thống thì công ty vẫn có thể áp dụng hình thức thanh toán chậm. Với giá trị hàng bán ra dưới mức qui định thì công ty không cần phải lập hoá đơn, nhưng nếu khách hàng yêu cầu thì công ty vẫn có thể lập. Bảng kê bán lẻ hàng hoá cũng như hoá đơn GTGT đều là cơ sở để ghi vào Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng, sổ chi tiết hàng hoá, là cơ sở để xác định doanh thu, giá vốn và thuế GTGT đầu ra phải nộp. Ví dụ: ngày 12 tháng 11 năm 2004, công ty TNHH Quang Dũng bán cho khách hàng một khối lượng bã đậu trị giá 850000000 đồng, kế toán xuất hoá đơn GTGT số 028843 như sau: Từ hoá đơn GTGT số 028843, kế toán vào sổ Nhật ký chung, nhật ký bán hàng, đồng thời nhập số liệu vào máy tính để máy tính đưa ra số liệu về số thuế GTGT đầu ra phải nộp, doanh thu và giá vốn. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán phản ánh váo sổ chi tiết hàng hoá (qui trình giống như đối với nghiệp vụ bán buôn hàng hoá ). Mẫu hoá đơn GTGT của hàng bán ra như sau : Hoá đơn GTGT Mẫu số 01/GTKT – 3L Liên 3: Nội bộ 02 - B Ngày 20 tháng 11 năm 2004 EU 0018894 Họ tên người mua hàng: Vũ Đình Tiệp. Đơn vị: Công ty thức ăn Kiên Hà. Địa chỉ: Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Trả chậm. STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn gía Thành tiền 1 Khô đậu tương Tấn 800 821875 657500000 Cộng tiền hàng: 657500000 Thuế suất thuế GTGT 5 %. Số tiền bằng chữ: Sáu trăm năm mươi bảy triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Người mua