Đề tài Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại Công ty quan hệ quốc tế và đầu tư sản xuất - CIRI

ó đã tạo nên sức sống, sức phát triển của toàn công ty. Kết quả hoạt động kinh doanh chung của toàn công ty CIRI: Hiệu quả của công ty CIRI phản ánh rõ nét nhất ở chỉ tiêu lợi nhuận và điều này được thể hiện rõ qua bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty: Bảng 2: Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của CIRI trong năm 2000-2002 Đơn vị: Triệu đồng. STT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 So sánh 2001/2000 So sánh 2002/2001 Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ 1 Tổng doan thu 958213 458666 213969 -499547 -52% -244697 -53.35% 2 Các khoản giảm trừ 5261 8363 513 3102 58.96% -7850 -93.87% 3 Doanh thu thuần 952952 450303 213456 -502649 -52.75% -236847 -52.6% 4 Tổng chi phí 945656 444721 209260 -500935 -52.89% -235461 -52.95% 5 LNTTT 7296 5582 4196 -1714 -23.5% -1386 -24.83% 6 Tỷ suất LNTTT/DTT 0.77% 1.24% 1.97% 0.47% 0.73% 7 Thuế TNDN 2334.72 1786.24 1342.72 -548.48 -23.5% -443.52 -24.83% 8 LNTST 4961.28 3795.76 2853.28 -1165.52 -23.5% -942.48 -24.83% 9 Tỷ suất LNTST/DDT 0.52% 0.84% 1.34% 0.32% 0.5% 10 TNBQ/Người/Tháng 1.9 1.85 1.9 -0.05 -2.63% 0.05 2.7% ( Nguồn báo cáo kết quả kinh doanh năm 2000-2002). Trong đó: LNTTT: Lợi nhuận thuần trước thuế. LNTST: Lợi nhuận thuần sau thuế . TNDN: Thu nhập doanh nghiệp. TNBQ: Thu nhập bình quân. Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy tổng doanh thu, doanh thu thuần giảm đi trong 2 năm 2001, 2002. Cụ thể tổng doanh thu năm 2001 giảm 52% so với 2000 và giảm 53.35% năm 2002 so với năm 2001; Doanh thu thuần giảm 52.75% năm 2001 so với năm 2000 và giảm 52.6% năm 2002 so với năm 2001. Cùng với sự giảm đó đã kéo theo 2 khoản lợi nhuận thuần trước thuế (LNTTT) và lợi nhuận thuần sau thuế (LNTST) giảm cùng với một tỷ lệ là năm 2001 giảm 23.5% so với năm 2000 (Cả 2 khoản) và năm 2002 giảm 24.83% so với năm 2001 (Cả 2 khoản). Điều này là do doanh thu nhập khẩu bộ linh kiện xe gắn máy giảm mạnh ở 2 năm liên tiếp 2001 và 2002. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng đó sẽ được chỉ ra ở phần sau (Được phân tích ở bảng 3). Tuy nhiên, chúng ta không phải chỉ nhìn những chỉ tiêu đó mà chúng ta đánh giá là công ty làm ăn không có hiệu quả. Để xem xét thực chất hiệu quả kinh doanh của công ty ta cần phải xét đến 2 chỉ tiêu đó là Tỷ suất LNTTT/Doanh thu thuần và Tỷ suất LNTST/Doanh thu thuần. Qua bảng trên ta thấy hai chỉ tiêu này ở 2 năm liên tiếp đều tăng. Cụ thể: Tỷ suất LNTTT/DTT năm 2001 tăng 0.47% so với năm 2000 và năm 2002 là 0.73% so với năm 2001; Còn Tỷ suất LNTST/DTT năm 2001 tăng 0.32% so với năm 2000 và năm 2002 tăng 0.5% so với năm 2001. Chứng tỏ hiệu quả kinh doanh của công ty đã tăng dần lên qua các năm. Để có được hiệu quả kinh doanh tăng như vậy là do có sự nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty cùng với sự tích luỹ kinh nghiệm qua nhiều năm dẫn đến hiệu qủa công việc tăng dần lên ở các năm. Cùng với đó là sự đảm bảo ổn định mức thu nhập cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty để khuyến khích họ làm việc hăng say hơn với công việc và hoàn thành tốt các kế hoạch đặt ra. Cụ thể năm 2000 thu nhập bình quân là 1.9 triệu, 2001: 1.85 triệu, 2002: 1.9 triệu. Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty: Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty được thể hiện qua biểu sau: Bảng 3: Tình hình hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty quan hệ quốc tế và đầu tư sản xuất (CIRI) trong năm 2000-2002. STT Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 So sánh 01/00 So sánh 02/01 Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ 1 Nhập khẩu bộ linh kiện xe máy IKD Nghìn tấn 125 70 31.5 Triệu VNĐ 362500 20300 91350 -159500 -44% -111650 -55% 2 Nhập khẩu vật tư thiết bị Triệu VNĐ 5000 10000 24000 5000 100% 14000 140% 3 Xuất khẩu lao động Triệu VNĐ 0 750 1100 350 46.7% (Nguồn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2000-2002). Qua bảng số liệu trên, ta thấy doanh thu của công ty được tạo ra chủ yếu là việc sản xuất lắp ráp xe gắn máy thông qua việc nhập khẩu bộ linh kiện xe máy IKD. Tuy nhiên, ta thấy việc nhập khẩu bộ linh kiện xe máy năm 2001 là giảm so với năm 2002 là 44% và doanh thu nhập khẩu giảm 159500 triệu đồng và năm 2002 giảm so với năm 2001 là 55% và doanh thu nhập khẩu giảm 111650 triệu đồng. Sở dĩ doanh thu nhập khẩu bộ linh kiện xe máy giảm mạnh ở 2 năm liên tiếp là do: Thứ nhất: Năm 2001 và năm 2002 thì thị trường xe máy không còn nhộn nhịp như năm 2000. Đồng thời thị trường trong nước đã dần trở nên bão hoà. Cùng với đó là hàng trăm các công ty đủ mọi thành phần mở ra để kinh doanh xe máy. Điều này đã ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh xe máy của CIRI. Thứ hai: Đây là lý do quan trọng ảnh hưởng lớn đến việc giảm doanh thu nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty. Đó chính là chính sách quản lý của Nhà nước về sản xuất lắp ráp xe máy luôn thay đổi, sự chậm trễ trong việc phân bổ hạn ngạch nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của các Bộ ngành chủ quản đã gây ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh xe máy của các doanh nghiệp sản xuất lắp ráp nói chung và đơn vị nói riêng. Đặc biệt 06 tháng đầu năm 2002 công ty không được nhập linh kiện để lắp ráp xe máy mà mãi đến tháng 9/2002 mới có quyết định giao hạn ngạch sản xuất năm 2002. Đồng thời trong 2 năm này Nhà nước đã ra nhiều chính sách quản lý chặt chẽ đối với những người điều khiển xe gắn máy 2 bánh (Nguyên nhân là do tệ ùn tắc giao thông thường xuyên xảy ra cùng với nạn ô nhiễm môi trường đang trở nên báo động). Cho nên đã giảm một cách đáng kể số người sử dụng phương tiện này. Tuy là doanh thu nhập khẩu bộ linh kiện xe máy giảm vì những lý do nêu trên nhưng tổng doanh thu của 2 năm 2001-2002 vẫn đạt trên kế hoạch mặc dù vẫn thấp hơn so với năm trước. Điều này cũng có phần đáng kể của 2 hoạt động là: Nhập khẩu vật tư thiết bị và xuất khẩu lao động. Hoạt động nhập khẩu thiết bị vật tư năm 2001 so với năm 2000 tăng 100% (Với số tiền là 5000 triệu đồng), năm 2002 so với năm 2001 là 140% (Số tiền là 14000 triệu đồng). Còn hoạt động xuất khẩu lao động từ chỗ chưa có doanh thu năm 2000 thì đến năm 2001 đã có doanh thu là 750 triệu và năm 2002 tăng so với năm 2001 là 46.7% với số tiền chênh lệch là 350 triệu đồng. Phân tích thực trạng công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện xe máy tại CIRI. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau. Thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng. Như vậy tổ chức thực hiện hợp đồng là trên cơ sở tổ chức tốt từng mắt xích công việc của một hợp đồng, theo một trình tự kế tiếp nhau. Và việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty CIRI được thực hiện thông qua quy trình ở biểu sau: Xin giấy phép nhập khẩu Mở L/C Nhận hàng Làm thủ tục hải quan Đôn đốc bên bán giao hàng Mua bảo hiểm cho hàng hoá Làm thủ tục thanh toán Kiểm tra giám định hàng nhập khẩu Khiếu nại và tiến hành giải quyết khiếu nại Biểu 4: Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty CIRI. Xin giấy phép nhập khẩu. Theo quyết định số 242/1999/QĐ-TTg ngày 30/12/1999, quyết định số 46/2001/QĐ-TTg ngày 04/4/2001 của Thủ tướng chính phủ và các văn bản số 162/TT-VPCP ngày 28/11/2000 và số 2294/CP-KTTH ngày 17/4/2001 thì việc quản lý nhập khẩu hiện nay như sau: Bộ Công nghiệp cấp giấy phép thành lập doanh nghiệp, lắp ráp xe máy, đồng thời xác nhận công suất lắp ráp và tỷ lệ nội địa hoá cho từng doanh nghiệp. Việc nhập khẩu linh kiện được thực hiện tại hải quan trên cơ sở văn bản xác nhận của Bộ Công nghiệp về công suất và tỷ lệ nội địa hoá. Cục đăng kiểm Việt Nam (Bộ GTVT) kiểm tra chất lượng xe xuất xưởng. Như vậy theo quy định hiện hành thì các doanh nghiệp trong nước có cơ sở lắp ráp xe máy đã xác nhận đủ tiêu chuẩn được nhập khẩu bộ linh kiện xe máy theo tỷ lệ nội địa hoá mà không cần xin phép của Bộ thương mại. Do vậy đối với việc nhập khẩu bộ linh kiện xe máy thì công ty là một cơ sở lắp ráp đủ tiêu chuẩn nên không cần xin phép của Bộ thương mại. Tuy nhiên để quản lý tốt việc sản xuất và lắp ráp xe máy trong nước thì hàng năm Nhà nước luôn cấp hạn ngạch cho các đơn vị lắp ráp đủ tiêu chuẩn (Dựa vào tỷ lệ nội địa hoá mà doanh nghiệp đăng ký được Bộ Công nghiệp xác nhận và quy mô,năng lực sản xuất của doanh nghiệp) thì Nhà nước sẽ căn cứ vào đó mà sẽ cấp tương ứng số hạn ngạch cần nhập để đảm bảo một cách hợp lý nhất. Do đó hàng năm công ty luôn phải chờ việc cấp hạn ngạch của Nhà nước mới có thể nhập khẩu được bộ linh kiện xe máy. Mở thư tín dụng (L/C): Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu nói chung và hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy nói riêng của công ty trong thời gian qua đều quy định thanh toán tiền hàng bằng L/C. Để có được thư tín dụng, công ty căn cứ vào các điều của hợp đồng nhập khẩu để đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C (Theo mẫu in sẵn của từng ngân hàng). Các ngân hàng mà công ty thường mở L/C đó là: VIETINBANK, Thanhxuan Branch; Ngân hàng công thương Đống Đa... Nội dung của L/C mở luôn thống nhất với điều khoản của hợp đồng như: Số lượng, giá cả, quy cách, chất lượng, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán... Do đó, công ty thường lấy hợp đồng làm căn cứ đưa ra quyết định đối với từng điều kiện trong L/C. Quá trình tiến hành nghiệp vụ của công ty. Sau khi nhận được hợp đồng đã ký, cán bộ phòng xe máy căn cứ vào các điều kiện quy định trong hợp đồng tiến hành soạn thảo đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng. Trưởng phòng xe máy tiến hành kiểm tra, xem xét. Nếu đơn xin mở L/C đạt, phòng xe máy chuyển bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng đã được phê duyệt, phương án kinh doanh, đơn xin mở L/C cho phòng kế toán (TC-KT). Đồng thời phòng xe máy chuyển 01 bản copy hợp đồng cho phòng vật tư kỹ thuật để phòng này lên kế hoạch mua đồ nội hoá. Khi nhận được bộ hồ sơ từ phòng xe máy chuyển tới, trưởng phòng TC-KT tiến hành xem xét. Nếu đạt thì phòng TC-KT trình Giám Đốc duyệt đơn xin mở L/C. Sau khi nhận được bộ hồ sơ xin mở L/C đã phê duyệt, cán bộ phòng TC-KT tiến hành làm thủ tục L/C tại ngân hàng và nhận từ ngân hàng bản L/C gốc sau đó sao và chuyển cho phòng xe máy 01 bản L/C. Trường hợp trong quá trình thực hiện hợp đồng, nhà cung ứng có yêu cầu sửa đổi các điều khoản của L/C. Trưởng phòng xe máy tiến hành xem xét, nếu chấp nhận việc sửa đổi thì cán bộ phòng xe máy soạn đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng, rồi trình trưởng phòng xe máy xem xét nếu đạt thì chuyển cho phòng TC-KT xét duyệt. Sau đó cán bộ phòng TC-KT tiến hành làm thủ tục xin mở L/C tại ngân hàng. Trường hợp sau khi xem xét yêu cầu sửa L/C của nhà cung ứng, nếu không chấp nhận. Phòng xe máy thông báo cho nhà cung ứng biết và yêu cầu nhà cung ứng thực hiện đúng theo hợp đồng và L/C quy định. Ngoài đơn xin mở L/C cùng với các chứng từ khác như bản sao hợp đồng nhập khẩu, giấy cam kết thanh toán của công ty chuyển đến ngân hàng mở L/C cùng với hai uỷ nhiệm chi: Một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C cà một uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Thông thường phí để trả cho ngân hàng về việc mở L/C là 0.35% giá trị của hợp đồng, còn phần ký quỹ khoảng 20%-30% giá trị của hợp đồng trong trường hợp công ty là bạn hàng tin cậy của ngân hàng. Ngoài ra, trong trường hợp công ty và ngân hàng lần đầu tiên giao dịch với nhau hoặc hai bên chưa có đủ độ tin cậy nhất định thì công ty phải ký quỹ 100% giá trị của hợp đồng. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty CIRI đều mở L/C at sight (trả ngay) và không huỷ ngang. Tuy nhiên việc mở L/C như thế nào là hoàn toàn phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa công ty và bên đối tác nước ngoài khi đàm phán ký kết hợp đồng. Sau khi L/C được bên đối tác nước ngoài chấp nhận và tiến hành giao hàng, đồng thời công ty sẽ nhận được bộ chứng từ hàng hoá từ người bán (Người xuất khẩu) hoặc ngân hàng mở L/C. Có thể có các trường hợp sau xảy ra: Hoặc bộ chứng từ về trước hàng về sau; Hoặc bộ chứng từ và hàng cùng về, Hoặc bộ chứng từ về sau hàng về trước. Và bộ chứng từ hàng hoá này chính là cơ sở để công ty tiến hành các bước tiếp theo như làm thủ tục hải quan, nhận hàng... Đôi khi trong qúa trình mở L/C đối tác nước ngoài muốn công ty mở ở ngân hàng mà công ty không có tài khoản hoặc tài khoản ở ngân hàng đó không đủ cho hợp đồng. Điều này đã gây cản trở phần nào trong quá trình thực hiện hợp đồng . Đôn đốc bên bán giao hàng: Trong qúa trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế việc đôn đốc bên bán giao hàng luôn là một bước trong quá trình hợp đồng đối với bất kỳ bên mua nào, nó không thể thiếu được trong việc thực hiện hợp đồng. Thông thường công ty thường sử dụng Fax, Telex để xem bên đối tác đã chuẩn bị nguồn hàng tới đâu, thời gian giao hàng có đúng với hợp đồng không... Đồng thời hỏi người bán những thông tin và các chứng từ sau: Lịch trình của phương tiện chở hàng của bên đối tác. Vận đơn chở hàng. Chứng chỉ chất lượng của cơ quan giám định. Mua bảo hiểm hàng hoá: Hiện nay, chuyên chở bằng đường biển đang chiếm tỷ trọng khá lớn trong thương mại quốc tế. Mà đây là một lĩnh vực luôn có quá nhiều rủi ro tiềm ẩn vượt quá khả năng kiểm soát của con người và tổn thất rủi ro từ biển cả thường lại rất lớn.Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. Đối với CIRI phần lớn các hợp đồng nhập khẩu nói chung và hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện nói riêng đều mua theo điều kiện CIF. Vì vậy trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá là thuộc về bên đối tác nước ngoài (Bên bán). Tuy nhiên, trong trường hợp mà rủi ro hay tổn thất xảy ra đối với hàng hoá là lớn (Ví dụ: Vận chuyển hàng hoá trong những tháng có bão, có thiên tai xảy ra thường xuyên...) thì công ty phải mua thêm bảo hiểm cho hàng hoá (Vì trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá của người bán trong điều kiện CIF là mua bảo hiểm ở mức tối thiểu do đó nó không đảm bảo được lợi ích cho công ty). Nếu mua bảo hiểm công ty thường xuyên mua của công ty bảo hiểm Bảo Việt-Việt Nam và thời gian là kể từ khi bên bán xếp hàng lên tàu hoặc ngay sau khi mở L/C. Khi muốn mua bảo hiểm, công ty sẽ cử người đến gặp các khai thác viên của công ty Bảo Việt. Các khai thác viên này sẽ hướng dẫn cán bộ của công ty làm giấy yêu cầu bảo hiểm (Giấy in sẵn của Bảo Việt) và chuẩn bị hợp đồng để công ty ký với Bảo Việt. Thủ tục bảo hiểm gồm có: Giấy yêu cầu bảo hiểm và các chứng từ kèm theo như: Vận đơn, hoá đơn, phiếu đóng gói, L/C... Sau đó công ty bảo hiểm sẽ cấp cho công ty một đơn bảo hiểm dựa vào giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty đã đệ trình. Đơn xin bảo hiểm gồm các nội dung sau: Tên, địa chỉ của người bảo hiểm và người được bảo hiểm. Tên hàng, số lượng, trọng lượng, số vận đơn, quy cách đóng gói, bao bì ký mã hiệu. Tên hãng tàu, tên tàu vận chuyển, ngày khởi hành, cách sắp xếp hàng lên tàu (Trên boong, dưới hầm, hàng dời...). Cảng đi, cảng đến, cảng chuyển tải. Giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm. Điều kiện bảo hành (Ghi rõ quy tắc nào, của nước nào). Tỷ lệ phí bảo hiểm, phí bảo hiểm. Địa chỉ và người giám định tổn thất để người nhập khẩu có thể mời giám định khi cần. Nơi trả tiền bồi thường, số bản chính đơn bảo hiểm được phát hành. Chữ ký của bên bảo hiểm hoặc đại lý. Tất cả những nội dung trên đều nằm ở mặt trước của đơn bảo hiểm, còn mặt sau in sẵn những quy tắc, thể lệ bảo hiểm của công ty bảo hiểm. Nó thường quy định trách nhiệm và nghĩa vụ của người bảo hiểm và người được bảo hiểm, các cách xử lý và những chứng từ cần thiết khi xảy ra mất mát, hư hỏng hàng hoá được bảo hiểm. Làm thủ tục thanh toán: Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong thương mại quốc tế, chất lượng của công việc này có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh. Đối với nhà nhập khẩu thì thanh toán tiền hàng sẽ đảm bảo chắc chắn nhận được hàng theo đúng yêu cầu trong hợp đồng đã thoả thuận. Trong thanh toán quốc tế có nhiều phương thức thanh toán khác nhau: Phương thức thanh toán nhờ thu, phương thức thanh toán chuyển tiền, phương thức thanh toán tín dụng chứng từ... Trong số các phương thức thanh toán trên, công ty CIRI thường sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C trả ngay và không huỷ ngang (Irrevocable-at sight letter of Credit). Khi người bán thông báo giao hàng, đồng thời thông báo đã gửi bộ chứng từ cho ngân hàng mở L/C. Công ty xem xét lại các bộ chứng từ này đã hợp với hình thức và nội dung của hợp đồng như L/C chưa. Bộ chứng từ thông thường gồm có: Hoá đơn thương mại, vận đơn gốc, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất, sơ đồ xếp hàng... Sau khi bộ chứng từ này đã được công ty và ngân hàng mở L/C xem xét, kiểm tra thấy phù hợp với L/C thì công ty sẽ chấp nhận thanh toán và làm thủ tục trả tiền cho ngân hàng. Làm thủ tục hải quan: Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý các hoạt động buôn bán theo pháp luật của Nhà nước để ngăn chặn buôn lậu. Bởi vậy, sau khi thực hiện các bước nêu trên, để chuẩn bị cho việc nhận hàng, công ty tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi hàng hoá về đến cảng. Công ty sử dụng mẫu tờ khai hải quan hàng nhập khẩu năm 2002 màu xanh nhạt có Giám Đốc ký và đóng dấu để làm thủ tục thông quan hàng hoá. Trong tờ khai hải quan công ty tự khai đầy đủ, chính xác các chi tiết về bộ linh kiện xe máy mà công ty nhập khẩu để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Nội dung của tờ khai hải quan bao gồm những mục như: Loại hàng, tên hàng, số lượng, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất xứ... (Tất cả gồm có 28 mục phải khai). Cùng với tờ khai hải quan đại diện của CIRI phải xuất trình cho cơ quan hải quan một số chứng từ khác như: 02 bản chính tờ khai hàng nhập khẩu. 01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. 01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty. 01 bản sao hợp đồng nhập khẩu (hoặc hợp đồng mua bán). 01 bản chính và 02 bản sao hoá đơn thương mại. 01 bản sao vận tải đơn. 01 bản chính và 02 bản sao phiếu đóng gói. Danh mục các chi tiết tính theo tỷ lệ nội địa hoá của công ty trong đó có ghi tỷ lệ nội địa hoá mà công ty có được. Ví dụ: Trong năm 2001 tỷ lệ nội địa hoá của công ty là khoảng 30%. Trong năm 2002 tỷ lệ nội địa hoá của công ty là khoảng 53%. Việc khai báo tỷ lệ nội địa hoá này là cơ sở để công ty tính thuế ưu đãi. Tỷ lệ nội địa hoá do doanh nghiệp tự khai rồi đưa lên cho Bộ Công nghiệp để Bộ Công nghiệp xác nhận trên cơ sở những giấy tờ mà doanh nghiệp đệ trình như: Giấy đăng ký kinh doanh, giấy tiêu chuẩn đo lường chất lượng của sản phẩm, mẫu sản phẩm được in trên Catalogue và các giấy tờ khác có liên quan. 01 bản chính giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O). Giấy giới thiệu của công ty. Giấy phép nhập khẩu, cấp hạn ngạch. 01 bản chính chứng chỉ chất lượng do cơ quan có thẩm quyền cấp Nhà nước của nước xuất khẩu chứng nhận sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc gia của nước xuất khẩu. (Đây là chứng từ bắt buộc nếu doanh nghiệp nhập khẩu bộ linh kiện xe máy nào không xuất trình chứng chỉ này thì không được phép nhập khẩu - theo chỉ thị của Thủ tướng chính phủ và thông báo của Bộ thương mại số 0144/TM-ĐT ngày 10/01/2001). Sau khi cơ quan hải quan tiếp nhận và cho đăng ký tờ khai thì họ sẽ tiến hành kiểm tra hàng hoá nhập khẩu của công ty. Hàng hoá được tổ chức sắp xếp một cách trật tự có hệ thống tại nơi xếp hàng. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra trọng lượng, số lượng hàng xem có phù hợp với tờ khai hay không, kiểm tra sự sắp xếp hàng hoá trong Container, kiểm tra trong từng kiện hàng xem có đúng với chủng loại hàng mà công ty đã khai trong tờ khai hay không chứ hải quan không kiểm tra chất lượng hàng hoá nhập khẩu. Những chi phí phát sinh trong quá trình làm thủ tục hải quan như chi phí cho cơ quan hải quan mở, đóng, xếp các kiện hàng , thùng hàng... được công ty thanh toán vào chi mua hàng. Sau khi đã kiểm tra hàng hoá, hải quan sẽ tiến hành tính lại số thuế mà công ty đã tự tính để xem có đúng với lô hàng hay không. Sau tất cả các thủ tục trên, công ty tiến hành nộp đủ thuế gồm thuế nhập khẩu, thuế VAT (Nếu có), cùng các khoản lệ phí thông quan và tiến hành giải phóng hàng khỏi cảng dưới sự giám sát của hải quan. Hoàn thành thủ tục hải quan, cơ quan hải quan sẽ giao lại cho nhân viên của công ty bộ hồ sơ gồm: Tờ khai hải quan; Thông báo nộp thuế và các khoản lệ phí; Biên lai nộp lệ phí. Trong trường hợp phát hiện có sai sót không phù hợp với tờ khai hải quan về số lượng, trọng lượng của hàng hoá nhập khẩu, hải quan sẽ yêu cầu đại diện của công ty phải khai lại tờ khai cho phù hợp với lô hàng nhập khẩu rồi mới được phép thông quan (Nếu thông tin ghi trên bao bì còn thiếu thì phải ghi lại cho đầy đủ...). Những yêu cầu của cơ quan hải quan có tính pháp lý, cưỡng chế doanh nghiệp phải thực hiện mà không có quyền khiếu nại. Nếu có hành vi vi phạm sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Nhận hàng. Công ty thường nhận hàng theo đường biển và thông thường bộ chứng từ giao hàng do người bán nước ngoài lập sẽ về đến ngân hàng mở L/C vào thời điểm tàu chở hàng cập cảng Việt Nam. Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ giao hàng theo quy định trong L/C và thông báo (Telex, Fax) cho người mở L/C (CIRI). Nhận được thông báo của ngân hàng khi có bộ chứng từ nhận hàng của nhà cung ứng chuyển tới thì phòng TC-KT làm thủ tục nhận bộ chứng từ thanh toán từ ngân hàng chuyển về rồi đưa cho phòng xe máy 01 bộ. Sau khi nhận được bộ chứng từ nhận hàng từ phòng TC-KT cán bộ nghiệp vụ phòng xe máy tiến hành chuẩn bị bộ hồ sơ để làm thủ tục nhận hàng tại cơ quan hải quan, bộ hồ sơ gồm có: Tờ khai hải quan; Các giấy phép liên quan đến việc nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của trung tâm (Nếu có); Bộ chứng từ nhận hàng gồm: Hoá đơn (Invoice); Danh sách đóng gói (Packing list); Chứng nhận xuất xứ (C/O); Chứng nhận chất lượng (C/Q); Bill of lading (B/L) bản gốc có ký hậu; Giấy giới thiệu nhận hàng; Bộ hồ sơ pháp nhân của công ty. Đồng thời doanh nghiệp sẽ phải ký một hợp đồng uỷ thác cho cơ quan ga cảng về việc giao nhận hàng hóa. Nhưng trước khi tàu đến, đại lý tàu sẽ gửi cho doanh nghiệp thông báo hàng đến cảng. Sau khi nhận được thông báo này thì công ty đến đại lý trình vận đơn để được đại lý cấp cho lệnh giao hàng (D/O). Sau đó công ty cử người đem lệnh giao hàng làm thủ tục hải quan rồi đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có lệnh giao hàng đến cảng để nhận hàng. Khi nhận hàng công ty sẽ cử cán bộ đến cảng hoặc hãng tàu để đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ, lấy biên lai, xác nhận D/O sau đó dem D/O đến bộ phận kho để làm phiếu xuất kho. Công ty tiến hành nhận hàng gồm: Nhận về số lượng, chất lượng, bao bì, ký mã hiệu của hàng hoá so với yêu cầu đã thoả thuận trong hợp đồng. Công ty phải kiểm tra giám sát việc giao nhận, phát hiện các sai phạm và giải quyết các tình huống phát sinh. Kiểm tra hàng hoá: Sở dĩ có bước kiểm tra và giám định này là do hàng hoá sau một chặng đường dài vận chuyển có thể sẽ có những hư hỏng nhất định hoặc có thể bên đối tác nước ngoài giao sai hoặc nhầm hàng, thiếu số lượng, sai quy cách, phẩm chất... Vì vậy trong quá trình nhận hàng, công ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng cùng với cơ quan giám định (Thường là VINACONTROL) đến để giám định hàng hoá nhằm hạn chế rủi ro và thiệt hại về sau. Vì bộ linh kiện mà công ty nhập khẩu là bộ linh kiện mới 100% và có giấy chứng nhận chất lượng do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền của quốc gia nước xuất khẩu cấp. Bởi vậy lô hàng đó có độ đồng đều về chất lượng cao do đó công ty chỉ yêu cầu cơ quan giám định kiểm tra đại diện tức là kiểm tra một lượng sản phẩm, một số đơn vị sản phẩm trong lô hàng và kết quả kiểm tra nhận được từ bộ phận sản phẩm đại diện được áp dụng cho toàn bộ lô hàng. Và CIRI thường yêu cầu kiểm tra đại diện 5% lô hàng. Sau quá trình kiểm tra và giám định hàng hoá thì cơ quan giám định sẽ cấp cho công ty giấy chứng nhận kiểm nghiệm (Về chất lượng, số lượng, trọng lượng, nơi sản xuất, đánh giá mức độ giảm giá trị do hư hỏng). Nếu có thiệt hại thì công ty bảo hiểm sẽ xác định mức độ thiệt hại. Sau khi nhận hàng xong, các bên ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Khiếu nại là một bên yêu cầu bên kia giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra hoặc về những vi phạm đã được cam kết giữa hai bên. Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu có phát sinh khiếu nại thì công ty thường căn cứ vào sự khác nhau của nguyên nhân gây ra tổn thất để giải quyết đòi đối tượng bồi thường Đối tượng khiếu nại là người bán: Khi số lượng bốc xếp không đủ, hàng có số lượng hoặc chất lượng không phù hợp với hợp đồng, có bao bì không đúng tiêu chuẩn dẫn đến hàng hoá bị tổn thất, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng không đồng bộ... Ví dụ: Trong hợp đồng số 07-2002/CIRI-ZXZY nhập khẩu bộ linh kiện xe máy. Theo như hợp đồng thì hàng còn thiếu 2 bộ linh kiện, trong trường hợp này thì công ty giải quyết bằng cách lấy chứng thư giám định về số lượng và khối lượng của VINACONTROL và chữ ký của người có trách nhiệm của cơ quan giám định. Sau đó, công ty lập thư dự kháng và gửi cho bên bán yêu cầu họ gửi tiếp số hàng còn thiếu là 2 bộ linh kiện xe máy cho công ty hay hoàn lại số tiền tương đương là 2 bộ linh kiện tính theo giá của hợp