Đề tài Hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn lao động tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Đầu tư Hà Nội

xây dựng cơ bản, sản phẩm chủ yếu của công ty là: Các công trình dân dụng, công nghiệp, cầu, cống, đường nền.Vì vậy, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phân tán, chịu ảnh hưởng lớn của thời tiết, địa hình thời vụĐể khắc phục tốt việc thi công xây dựng các công trình đòi hỏi việc tổ chức thi công linh hoạt, đảm bảo bao quát và hoàn thành tốt công trình nhận thầu. Mặt khác, Công ty kinh doanh đa dạng ngành nghề nên sản phẩm của công ty đa dnạg phong phú, thuộc nhiều chủng loại. Trong mỗi ngành đều có những sản phẩm mang đặc trưng riêng, do đó quy trình sản xuất sản phẩm của mỗi ngành cũng khác. Ví dụ quy mô xây dựng công trình của công ty được khái quát như sau: Khi tiếp nhận thông báo mời thầu Công ty chuẩn bị hồ sơ dự thầu Lưu đồ đấu thầu Tiếp nhận Thông báo mời thầu Mời thầu Chuẩn bị dự thầu Nộp hồ sơ dự thầu Trúng thầu Không Trúng thầu Đàm phán Lưu hồ sơ Dự thầu Nghiệm thu bàn giao Tổ chức thực hiện Ký kết Hợp đồng kinh tế - Nếu trúng thầu Công ty sẽ tổ chức thực hiện theo quy trình công nghệ sau: Sơ đồ công nghệ sản xuất Lập BCH Công trình Chuẩn bị nhân công NVL, Máy móc Thiết bị Nhận mặt bằng Thi công Thi công phần thô Hoàn thiện công trình Kiểm tra & Nghiệm thu Bàn giao & Quyết toán Công trình 4. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu trúng thầu, sau khi ký kết hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư và nhà thầu công ty sẽ tổ chức và điều hành sản xuất theo sơ đồ “ Tổ chức hiện trường”. + Ban giám đốc công ty: Là người đại diện đơn vị thầu, ký kết hợp đồng kinh tế với chủ đầu tư, có trách nhiệm trước chủ đầu tư, thủ trưởng cấp trên và pháp luật nhà nước. + Ban chỉ huy công trình: Là chỉ huy Công trường, được giám đốc giao nhiệm vụ và dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc công ty. Chủ nhiệm công trình có trách nhiệm tổ chức và quản lý công trường thực hiện nhiệm vụ kế hoạch sản xuất, các biện pháp cần thiết nhằm đảm bảo yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật và tiến độ thi công. Giúp việc cho chủ nhiệm công trình có các cán bộ, nhân viên nghiệp vụ. * Bộ phận kế hoạch, kỹ thuật, quản lý chất lượng, an toàn lao động: Gồm các kỹ sư xây dựng, kỹ sư điện, kỹ sư cấp thoát nước có trách nhiệm hướng dẫn kiểm tra công việc thi công. - Chuẩn bị các tài liệu hoàn thành để nghiệm thu kỹ thuật các hạng mục công trình và các giai đoạn công việcCùng với cán bộ kinh tế làm tài liệu thanh quyết toán các giai đoạn và toàn công trình. Các nhân viên trắc địa cũng ở trong tổ kỹ thuật để thực hịên các công việc phục vụ thi công. - Cán bộ KCS thường xuyên ở công trường, theo dõi chất lượng tham gia trong Ban nghệm thu kỹ thuật, giúp lãnh đạo công ty giám sát chất lượng thi công. - Cán bộ an toán: Là thường trực của Ban an toàn công trường, thường xuyên cùng cán bộ kỹ thuật và các an toàn viên, vệ sinh thực hiện nội quy, hướng dẫn, kiểm tra mọi người thực hiện nội quy an toàn của công trường, đồng thời xử lý các vi phạm nội quy an toàn lao động và phòng cháy nổ. * Bộ phận hành chính kế toán. - Kế toán giúp cho Ban chỉ huy làm các tài liệu kinh tế của công trình( tính toán khối lượng thanh quyết toán các phần việc, công đoạn và toàn bộ, thống kê báo cáo khối lượng giá trị thực hiện, dự thảo các hợp đồng khoán cho các đội , tổ). - Tổ hành chính, y tế chăm lo đời sống ăn ở, sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên của toàn công trường. Cán bộ hành chính: lo mua sắm các trang thiết bị phục vụ ăn, ở công trường như: Lán trại, nhà ăn, nhà bếp, nước sinh hoạt, các hoạt động văn hoá - Cán bộ y tế: Công trường bố trí 01 cán bộ y tế chăm sóc sức khoẻ, phát thuốc thông thường sơ cứu khi có tai nạn lao động xảy ra, hướng dẫn, kiểm tra vệ sinh môi trường. Tổ chức hợp đồng với các cơ quan y tế, bệnh viện để khám sức khoẻ định kỳ cho cán bộ công nhân công trường. * Bộ phận vật tư, kho tàng, bảo vệ: - Mua và chuyên chở về công trường vật tư, thiết bị theo kế hoạch sản xuất bảo quản và cấp phát vật tư theo kế hoạch và phiếu xuất được Ban chỉ huy công trường duyệt. - Các nhân viên bảo vệ: Có tinh thần bảo vệ tài sản, vật tư, thiết bị, tuần tra chống phá và gây mất trật tự xã hội trong công trường. * Các đơn vị sản xuất: - Tổ thi công cơ giới 1: Thực hiện nhiệm vụ cẩu cốp pha, cốt thép bằng cẩu kato, trộn bê tông, vữa bằng máy trôn bê tông 250 L - Tổ thi công cơ giới 2: Vận hành máy vận thăng, máy bơm, máy trộn bê tông, hệ thống điện thi công và sinh hoạt. Thực hiện công việc sửa chữa nhỏ tại công trường. - Tổ cốt thép: Thực hiện công việc gia công lắp dựng các cấu kiện kim loại, các cấu kiện cốt thép. - Tổ cốp pha: Gia công lắp đặt cốp pha tại hiện trường. Bảo quản sửa chữa và lắp dựng cốp pha tại hiện trường. - Các tổ nề – bê tông: Các tổ hỗn hợp gồm thợ nề, thợ bê tôngthực hiện các nhiệm vụ bê tông, xây, trát, ốp lát granito, công tác đất - Tổ hoàn thiện – sơn bả: Thực hiện các công tác về sơn bả hoàn thiện. - Tổ mộc: Gia công lắp dựng cửa gỗ và các phần việc về mộc hoàn thiện. - Tổ thi công điện, nước: Thi công lắp đặt điện trong và ngoài nhà, cấp thoát nước trong và ngoài nhà, điện nước phục vụ thi công. - Ngoài lực lượng biên chế thường xuyên của công trường, công ty còn điều động các loại thợ khác đến phục vụ tại công trường như: + Lái xe ôtô của công ty và một số xe điều động của công ty. + Thợ lái máy ủi, máy xúc trực thuộc đội thi công cơ giới của công ty. 5. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Sơ đồ Bộ máy tổ chức quản lý Hội đồng quản trị Giám đỗc công ty Phó giám đốc phụ trách tài chính Phó giám đốc phụ trách kế hoạch Phòng Tổ chức- Hành chính- Nhân sự Phòng Kế toán Phòng vật tư kế hoạch dự thầu Dự thầu Các đội trực thuộc Đội xây lắp I Đội xây lắp II Đội xây lắp III Đội chuyên chở vật tư Đội lắp đặt thiết bị Đội trang trí nội ngoại thất Đội thi công điện Đội thi công nước Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản và sản xuất sản phẩm xây dựng nên việc tổ chức bộ máy quản lý cũng có những đặc điểm riêng. Công ty đã khảo sát, thăm dò, tìm kiếm và bố trí tương đối hợp lý mô hình tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến đứng đầu là Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, các phó Giám đốc phụ trách tài chính và phụ trách kế hoạch. Dưới có các phòng ban chuyên trách: Phòng kế toán- Phòng tổ chức hành chính -nhân sự và Phòng vật tư kế hoạch dự thầu. Dưới các phòng có các đội trực thuộc như: Đội xây lắp, đội lắp đặt thiết bị Chức năng và nhiệm vụ của các chức danh - Hội đồng quản trị: Quyết định phương hướng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính, bổ nhiệm Ban giám đốc Công ty. - Giám đốc công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật chịu trách nhiệm chính trước công ty. Giám đốc trực tiếp chỉ đạo công tác kế hoạch tổ chức và tài chính, đại diện toàn quyền của công ty trong giao dịch với các đối tác và ký kết các hợp đồng kinh tế. Giám đốc chịu trách nhiệm về tổn thất do điều hành sản xuất kinh doanh, dịch vụ kém hiệu quả. Giám đốc là đại diện Pháp nhân của công ty trước pháp luật, đại diện cho toàn bộ công nhân toàn doanh nghiệp. - Phó Giám đốc phụ trách tài chính: Giúp giám đốc điều hành trong lĩnh vực hoạt động tài chính của công ty. Phó giám đốc phụ trách tài chính có nhiệm vụ theo dõi về lĩnh vực tài chính, thanh toán khối lượng với chủ đầu tư, các hoạt động huy động vốn cũng như phân phối vốn một cách có hiệu qủa, đưa ra các phương án kinh doanh làm tăng lợi nhuận tài chính cũng như giảm thiểu các chi phí không hợp lý tạo ra lợi nhuận tối ưu cho doanh nghiệp. - Phó giám đốc phụ trách kế hoạch: Giúp giám đốc điều hành trong lĩnh vực dự thầu tham gia đấu thầu các công trình, theo dõi và điều hành việc mua bán vật tư, tổ chức hiện trường bố trí nhân lực máy móc thiết bị đến các công trình và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ của mình. - Phòng Kế toán: Tham mưu giúp cho giám đốc quản lý tài chính của doanh nghiệp theo đúng chế độ Nhà nước quy định. Tổng hợp toàn bộ chứng từ, số liệu thực hiện; phân tích các chỉ tiêu kinh tế Tài chính để phản ánh có hệ thống tình hình tài sản, vốn và sử dụng vốn, tình hình sản xuất kinh doanh, hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng đội sản xuất nói riêng và của toàn công ty nói chung trong thời kỳ nhất định( tháng, quý, năm). Kiểm tra tính hợp lệ, theo dõi, hạch toán giá trị, khối lượng thực hiên thi công xây dựng các công trình đã thoả thuận trong hợp đồng với khách hàng. Đối chiếu công nợ với các đơn vị, công trình và các bộ phân công tác. Báo cáo nhanh kịp thời cho Giám đốc về tình hình tài chính của công ty, lập bản, biểu kế toán theo quy định của Nhà nước. Phòng Kế toán chia ra các bộ phận sau: *Kế toán trưởng: Phụ trách chung theo chức năng, nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán, chịu trách nhiệm trước pháp luật về công tác kế toán, giúp Giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo , thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế. Tham gia soạn thảo, ký kết các hợp đồng kinh tế và hạch toán kinh tế đảm bảo thực hiện đúng chính sách kinh tế, tài chính theo quy định. Tổ chức đào tạo, hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán nội bộ Công ty, chịu trách nhiệm về quản lý tài sản, tiền vốn trước Giám đốc công ty và Pháp luật của Nhà nước. * Kế toán tổng hợp và tính giá thành sản phẩm: Tất cả mọi phần hành kế toán của Phòng đều được đưa qua kế toán tổng hợp, để tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm * Kế toán tiền lương, thuế GTGT, vật tư: Kế toán tiền lương theo dõi và làm thủ tục chi trả tiền lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Kế toán thuế sẽ hạch toán vào thuế GTGT đầu vào hay đầu ra, cuối tháng kế toán tiến hành lập tờ khai thuế và tính thuế phải nộp hay số thuế được hoàn lại. Kế toán kho vật tư, quản lý mua bán, nhập , xuất, tồn vật tư, thoe dõi và lập bảng kê khai giao nhận vật tư với các đối tượng, các công trình. * Kế toán thanh toán, kế toán TSCĐ: Kế toán TSCĐ theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, CCDC, trích lập phân bổ khấu hao TSCĐ. Kế toán thanh toán theo dõi công tác thanh toán của công ty với các đội, với khách hàng theo tiến độ thi công, rà soát, kiểm tra theo dõi các chứng từ báo cáo công nợ của khách hàng, lập báo cáo tình hình công nợ theo yêu cầu của kế toán trưởng. * Thủ quỹ: Xuất, nhập tiền mặt chính xác, kịp thời, giữ gìn bảo quản các chứng từ ban đầu, thực hiện thu chi và cập nhật vào sổ quỹ hàng ngày, hết ngày báo cáo kế toán trưởng số thu chi trong ngày * Kế toán đội: Có trách nhiệm theo dõi các khoản thu, chi ở các đội mình phụ trách, thu thập các chứng từ một các thường xuyên, đầy đủ đồng thời tổng hợp và phân loại các loại chi phí và gửi lên phòng kế toán của công ty kịp thời, thực hiện công tác thanh toán của đội Phòng kế hoạch dự thầu: Tham mưu cho Giám đốc về quản lý kinh tế, kế hoạch đầu tư các dự án đấu thầu, xây dựng tiến độ thi công, quản lý các dự án, đảm bảo tiến độ và chất lượng, thống kê tổng hợp quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Phòng Tổ chức- Hành chính- Nhân sự: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty trong công tác xây dựng bộ máy tổ chức, hành chính, điều chỉnh quản lý, sản xuất kinh doanh của Công ty. Giúp Giám đốc tổ chức bộ máy, sắp xếp, quản lý nhân sự nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của Công ty. Giúp việc lập quy hoạch nhân sự, bồi dưỡng đào tạo đội ngũ kế cận, giúp Giám đốc nhận xét cán bộ hàng năm. Theo dõi, giải quyết và quản lý hồ sơ các vụ việc khen thưởng và kỷ luật ở Công ty.Quản lý toàn bộ hồ sơ, lý lịch của cán bộ Công ty theo phân cấp của công ty.Quản lý công việc hành chính của Công ty: Quản lý các hồ sơ công văn, giấy tờ và con dấu của Công ty.Lên lịch làm việc cho Ban Giám đốc, ghi chép biên bản trong các cuộc họp giao ban. - Các đội thi công: Có trách nhiệm triển khai và hoàn thành khối lượng nhiệm vụ công việc (do Ban chỉ huy công trường chỉ đạo), thi công đảm bảo chế độ an toàn quy trình quy phạm, chịu sự kiểm tra giám sát của ban ngành quản lý nội bộ công ty. II. Thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty 1. Đặc điểm kinh doanh Có thể điểm qua về năng lực và điều kiện kinh doanh của Công ty cổ phần xây dựng và đầu tư Hà Nội như sau: 1.1. Năng lực tài chính Với số vốn pháp định là 3 tỷ VNĐ, cùng với số tiền tớch luỹ của cụng ty trờn thị trường, Cụng ty cổ phần xõy dựng và đầu tư Hà Nội cú thể vay vốn từ ngõn hàng, phớa đối tỏc kinh doanh cũng như cỏc mối quan hệ khỏc để thực hiện mục tiờu kinh doanh, phỏt triển thị trường mới, nõng cao uy tớn của cụng ty mở rộng thị trường ra cỏc vựng khỏc trờn cả nước. Nguồn vốn chủ sở hữu của cụng ty năm 2005 là 4.277.260.086 tăng 38.4%, do công ty hoạt động cú hiệu quả vào năm 2004 nên đó bổ sung vào nguồn vốn chủ sở hữu. Bảng 01: Cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của Công ty CPXD&ĐT Hà Nội Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiờu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) 1. Tổng nguồn vốn KINH DOANH 3.426.557.787 100 6.983.989.909 100 11.129.667.928 100 Vốn chủ sở hữu 3.013.217.000 87,9 3.553.587.040 50,9 4.277.260.086 38,4 Nợ phải trả 413.340.060 12,1 3.430.402.896 49,1 6.852.407.842 61,6 Nguồn: Cty CPXD&ĐT Hà Nội Qua bảng số liệu ta có thể nhận thấy rằng nguồn vốn kinh doanh của công ty biến động qua các năm và đều có xu hướng tăng lên đặc biệt là nguồn vốn được tăng cường do các khoản vay ngắn hạn mang lại. Năm 2003 các khoản vay ngắn hạn là 413 triệu đồng chiếm 12,1% trong tổng nguồn vốn kinh doanh, năm 2004 là 3.430 triệu đồng chiếm 49,1% và năm 2005 là 6.852 triệu đồng chiếm 61,6%, theo thời gian tổng nguồn vốn kinh doanh đều tăng cả về tuyệt đối và tương đối do việc kinh doanh phát triển kinh doanh nên nhu cần huy động nhiều vốn cho kinh doanh. Trong kinh doanh tỷ lệ vốn chủ sở hữu : nợ phải trả thỡ tỷ lệ 1:1 được coi là tỷ lệ vàng, như vậy có thể nói trong ba năm trờn thỡ năm 2003, 2004 cụng ty đó tự chủ về vốn kinh doanh nhưng đến năm 2005 do việc xây dựng nhiều công trình nờn nguồn vốn chủ kinh doanh cũng cần được tăng lờn. Năm 2005 tỉ lệ vốn chủ sở hữu : Vốn đi vay là 1:1,61. Đõy là tỷ lệ mà cụng ty khụng được tự chủ nhiều về vốn nhưng lại cú cơ hội mở rộng kinh doanh nhờ huy động vốn từ cỏc nguồn lực bờn ngoài. Cơ sở vật chất kỹ thuật Trụ sở chính và văn phòng công ty đặt tại số 42/91 Trần Duy Hưng - Cầu Giấy – Hà Nội. Như vậy cơ sở vật chất của công ty là toàn bộ địa điểm, trang thiết bị, cũng như trang thiết bị máy móc tại các công trình thi công. Ngoài các trang thiết bị máy móc văn phòng còn phải kể đến những tài sản có giá trị khác như: Xe ôtô FORD lazer 4 chỗ ngồi Xe HuynDai 15 tấn Xe HuynDai 5 tấn Máy xúc Máy ủi 1.3. Tỡnh hỡnh lao động Hiện nay đội ngũ nhõn viờn của cụng ty cú 40 người, đa số tuổi đời cũn rất trẻ, những nhõn viờn quản lý đều cú trỡnh độ đại học trở lờn. Cũn lại cỏc nhõn viờn đều cú trỡnh đụ đại học, cao đẳng, hoặc trung cấp, tuổi đời trung bỡnh của nhõn viờn trong cụng ty là từ 25 đến 45 tuổi. Bảng 02. Cơ cấu nhõn viờn của Công ty CPXD&ĐT Hà Nội Chỉ tiờu 2003 2004 2005 Số lượng tỷ trọng Số luợng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng 1. Theo trỡnh độ nhõn viờn 15 100 30 100 40 100 Trờn Đại học 1 6,7 03 10 03 7,5 Đại học 7 46,6 17 57 23 57,5 Cao đẳng 4 26,7 04 13 6 15 Trung cấp 3 20,0 06 20 8 20 2. Theo độ tuổi 15 100 30 100 40 100 Từ 22 – 25 tuổi 4 26,7 4 13,3 8 20 Từ 26 – 30 tuổi 8 53,4 11 36,6 16 40 Trờn 30 tuổi 3 20 15 50 16 40 Nguồn: Cty CPXD&ĐT Hà Nội Qua bảng cơ cấu nhõn viờn của cụng ty ta thấy rằng ngay từ khi mới thành lập, đội ngũ nhõn viờn của cụng ty đều là những người cú trỡnh độ và tất cả từ cấp lónh đạo đến nhõn viờn đều cũn trẻ nờn cú ưu điểm là năng động và nhiệt tỡnh trong công việc song khụng trỏnh khỏi nhược điểm đú là kinh nghiệm trong cụng việc cũn ớt. 2. Kết quả hoạt động kinh doanh Ba năm hoạt động kinh doanh Công ty cổ phần Xây dựng và Đầu tư Hà Nội đó thu được những thành tựu đỏng kể, sau đõy là một số kết quả kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp. Bảng 03: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh qua các năm Nguồn: Cty CPXD&ĐT Hà Nội Qua bảng số liệu trên ta nhận thấy doanh thu của Công ty cổ phần xây dựng và đầu tư Hà Nội tăng nhanh và mạnh qua các năm. Chỉ trong vòng hai năm mà doanh thu tăng gần gấp năm lần so với năm mới thành lập công ty. Như vây cho thấy khả năng phát triển, quy mô sản xuất của công ty đã được mở rộng đáng kể, điều đó cho thấy rằng khả năng sử dụng vốn của công ty là có hiệu quả, công ty đã khai thác tối đa các nguồn lực các yếu tố đầu vào của sản xuất tạo ra lợi nhuận tối đa cho công ty. III. phân tích thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự công ty Cổ phần Xây dựng và Đầu tư hà nội Nhân sự - Luôn là yếu tố quan trọng, yếu tố sống còn đối với một doanh nghiệp do vậy, công tác tuyển dụng nhân sự, đầu vào của đội ngũ nhân sự trong một doanh nghiệp luôn luôn được chú trọng. Mỗi doanh nghiệp, mỗi công ty đều tiến hành công tác tuyển dụng đều theo sự sắp xếp trong mỗi qui trình khác nhau tuỳ từng điều kiện thực tế của doanh nghiệp đó, công ty đó. Đối với Công ty Cổ phần Xây dựng và đầu tư Hà Nội cũng vậy, để có thể tuyển chọn được những cán nhân viên tốt nhất, phù hợp với yêu cầu công việc nhất, công ty cũng tiến hành công tác tuyển dụng căn bản dựa vào các bước tuyển dụng chính. a. Chuẩn bị tuyển dụng: Công ty đã rất chú trọng ngay cả ở bước đầu tiên này. Công tác tuyển dụng của công ty được giao cho bộ phận Hành chính – Nhân sự phụ trách và kiêm nhiệm luôn là Hội đồng tuyển dụng. Bộ phận này sẽ tiến hành tổ chức , bố trí, sắp xếp, thực hiện công việc tuyển chọn sao cho có hiệu quả nhất. Trước hết, bộ phận này tiến hành theo dõi các hoạt động của công ty, theo dõi bản phân tích công việc để có thể đánh giá công việc, phát hiện kịp thời những công việc, những bộ phận cần phải bổ sung nhân viên để đáp ứng được mục tiêu của từng giai đoạn của công ty. Ngoài ra, bộ phận Hành chính – Nhân sự cũng luôn thông qua các bộ phận, các phiếu yêu cầu của các bộ phận về việc cần thuyên giảm hay điều động hoặc nhu cầu tăng nhân sự của các bộ phận đó. Như vậy, công việc này rất xác thực với yêu cầu của công việc vì các bộ phận đó trực tiếp điều hành nên họ sẽ là những người hiểu rõ hơn ai hết cần tăng hay cần giảm nhân viên. Từ việc phân tích công việc và theo đề xuất của trưởng các bộ phận, bộ phận Hành chính – Nhân sự xem xét để đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể về kinh nghiệm, về đạo đức, trình độ,vóc dáng, độ tuổi của ứng viên cần tuyển dụng; chuẩn bị các nội dung thông báo tuyển dụng. Tuỳ từng yêu cầu của công việc, sự cấp bách của công việc, vị trí của công việc mà bộ phận Hành chính – Nhân sự tiến hành lựa chọn thời gian tiến hành tuyển dụng, địa điểm tuyển dụng thích hợp nhất. Một công việc cũng hết sức quan trọng khác được bộ phận Hành chính - Nhân sự tiến hành trong bước này đó là xác định nguồn tuyển dụng cho công ty. Tuỳ từng trường hợp cụ thể , giai đoạn cụ thể hay yêu cầu công việc cụ thể mà tiến hành tuyển dụng trên hai nguồn đó là nguồn điều động nội bộ và nguồn từ bên ngoài. 1.1 Điều động nội bộ (bổ nhiệm chức vụ). Khi tuyển dụng ở nguồn nội bộ thì đối với công ty, công tác tuyển dụng được rút ngắn lại, không phải tiến hành thứ tự như qui trình tuyển dụng cơ bản. Nếu trong quá trình làm việc phát sinh ra một vị trí nào đó phát sinh, cần phải có, hoặc một số vị trí vẫn còn thiếu hay người cũ đã thuyên chuyển đi nơi khác hoặc đã xin nghỉ; căn cứ vào yêu cầu riêng của công việc, trưởng bộ phận đó tiến hành xem xét, sàng lọc các nhân viên trong công ty. Nếu thấy trong bộ phận của mình có được người có đầy đủ các điều kiện phù hợp với yêu cầu công việc thì trưởng bộ phận đó sẽ có yêu cầu cất nhắc trình bộ phận Hành chính - Nhân sự, bộ phận này sẽ lập phiếu tiếp nhận, điều động để trình Giám đốc ký duyệt. Trong trường hợp, ở bộ phận này có nhu cầu giảm nhân sự và được ký duyệt, bộ phận khác đang có nhu cầu tăng nhân sự và thấy nhân viên bị thuyên giảm kia phù hợp với yêu cầu công việc bộ phận mình thì cũng sẽ đề xuất để bộ phận Hành chính - Nhân sự lập phiếu tiếp nhận/điều động để chuyển nhân viên đó về bộ phận của mình. Về chức trách, quyền hạn ký quyết định bổ nhiệm chức vụ cũng được chi nhánh xác định khá rỏ ràng. Nếu bổ nhiệm cấp tổ trưởng, nhóm trưởng sẽ do trưởng các phòng ban ký quyết định bổ nhiệm. Nếu bổ nhiệm cấp trưởng, phó phong ban thì sẽ do Giám đốc ký quyết định bổ nhiệm. Khi ký quyết định bổ nhiệm sẽ ký ngay quyết định lương cho chức vụ được bổ nhiệm đó. Như vậy, việc tuyển dụng nội bộ của công ty được tiến hành rất chặt chẽ nhưng cũng hết sức nhanh gọn; việc bổ nhiệm chức vụ như vậy sẽ bỏ qua các bước phỏng vấn và tiết kiệm rất nhiều chi phí tuyển dụng cho công ty, cho phép công ty sử dụng có hiệu quả hơn nguồn lực hiện có. Tuy vậy, việc tuyển dụng như vậy sẽ không được quảng bá rộng rãi cho toàn bộ công nhân viên và sẽ không tân dụng hết năng lực của nhân viên nếu như một số nhân viên khác cũng có ước vọng và có đầy đủ năng lực để đảm đương công việc mà không được lựa chọn để bổ nhiệm. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng nhân viên có thể sẽ không phục ban lãnh đạo, như vậy những nhân viên đã cống hiến rất nhiều cho công ty mà lại không được chọn lựa sẽ cảm thấy bất công, không phục và sẽ ảnh hưởng lớn đến công việc hiện tại, nhân viên sẽ giảm đi tính nhiệt tình trong công việc do vậy công việc không đạt hiệu quả cao. 1.2 Tuyển dụng mới. Khi phiếu đề xuất tăng nhân sự được duyệt mà qua quá trình xem xét, phân tích không lựa chọn được nhân viên thích hợp để điều động, bổ nhiệm vào chức vụ đang khiếm khuyết trưởng bộ phận Hành chính - Nhân sự quyết định tiến hành công việc tuyển dụng mới. Sau khi căn cứ vào bản mô tả công việc, xác định được yêu cầu của công việc trưởng bộ phận Hành chính - Nhân sự tiến hành lập kế hoạch công bố tuyển dụng và kế hoạch tuyển dụng. Kế hoạch công bố tuyển dụng nêu rõ thời gian công bố, công bố trên phương tiện nào, nội dung, số hồ sơ cần tiếp nhận và cả chi phí dự trù cho việc công bố. Kế hoạch công bố tưyển dụng và kế hoạch tuyển dụng được trình lên Giám đôc xem xét và ký duyệt. Sau khi được ký duyệt, trưởng bộ phận Hành chính - Nhân sự cho tiến hành việc tuyên bố tuyển dụng (thông báo tuyển dụng). Tuy nhiên trong việc tuyển dụng mới này, công ty chỉ chú trọng đến các nguồn bên ngoài thông qua đăng báo còn các nguồn khác thì công ty chưa chú trọng. Công ty chú trọng đến các nguồn: nhân viên cũ, sinh viên ... mà đây lại là những nguồn lao động rất dồi dào và đầy tiềm năng, sẽ cung cấp cho chi nhánh những nhân viên tốt nhất. * Thông báo tuyển dụng. Thông thường, công ty thường thông báo tuyển dụng trên một số các phương tiện thông tin đại chúng như: Báo chí (Báo Lao động, báo Hà nội mới), qua phát thanh, qua truyền hình hoặc qua các trung tâm dịch vụ lao động nhưng chủ yếu là thông báo qua báo chí. Trong nội dung của thông báo có ghi tóm tắt các điều kiện đối với ứng viên, nêu rõ số lượng ứng viên, thời hạn tiếp nhận hồ sơ cũng như nội dung một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, thời gian, địa điểm, lịch phỏng vấn Việc thông báo sẽ được tiến hành với một số ngày nhất định tuỳ từng yêu cầu cụ thể của công việc cũng như thực tế.Công ty tiến hành công việc thông báo tuyển dụng với chi phí thấp nhất có thể nhưng vẫn đảm bảo được nhu cầu tuyển người của công ty. Với việc thông qua báo chí, phát thanh, công ty hoàn toàn có thể thu nhận được rất nhiều hồ sơ đạt yêu cầu với nhiều ứng viên có năng lực với thị trường rộng lớn và có điều kiện sàng lọc để chọn được những người ưu tú nhất, phù hợp nhất. * Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ. Sau khi tiến hành thông báo tuyển dụng,bộ phận Hành chính – Nhân sự bắt đầu tiếp nhận hồ sơ. Tuỳ từng công việc cụ thể và tuỳ từng bộ phận cụ thể mà bộ hồ sơ của ứng viên có khác nhau, nhưng về cơ bản thì thường có một số giấy tờ sau: Sơ yếu lý lịch. Bản sao các văn bằng, giấy tạm trú, tạm vắng. Đơn xin việc. Giấy chứng nhận đủ sức khoẻ. Bản sao về các chứng nhận quá trình làm việc trước đó. 04 tấm hình 3x4. Với bộ hồ sơ này, bộ phận Hành chính - Nhân sự có thể hiểu một cách khái quát nhất về từng ứng viên để lựa chọn được những bộ hồ sơ có các tiêu chuẩn tương đối phù hợp với yêu cầu của công việc. Bộ phận Hành chính - Nhân sự tiến hành tiếp nhận hồ sơ các ứng viên cho tới khi đủ số hồ sơ như dự kiến hoặc khi chưa thu nhận đủ nhưng thời gian dự tính thông báo tuyển dụng đã hết (tuỳ từng điều kiện cụ thể có thể co dãn số ngày thông báo để tiếp nhận đủ hồ sơ). Sau khi đã có đủ số hồ sơ cần thiết, bộ phận Hành chính - Nhân sự tiến hành nghiên cứu, phân loại và lựa chọn sơ bộ hồ sơ. Căn cứ vào các tiêu chuẩn đã được lập sẵn trong kế hoạch tuyển dụng cho ứng viên, bộ phận Hành chính - Nhân sự tiến hành đánh giá, cho điểm cho mỗi bộ hồ sơ. Mỗi bộ hồ sơ đều có những tiêu chí nhất định và mỗi tiêu chí đều có mức điểm tối đa, bộ phận Hành chính - Nhân sự sẽ tiến hành cho điểm cho từng tiêu chí rồi lấy tổng số điểm của các tiêu chí là điểm của bộ hồ sơ. Bộ hồ sơ nào có số điểm quá thấp, không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu sẽ bị loại ngay. Các tiêu chí đó có thể bao gồm:: quá trình thành đạt, bằng cấp, kinh nghiệm, thể lực và trong đó tiêu chí về kinh nghiệm là rất quan trọng, nếu hồ sơ nào mà chưa có kinh nghiệm thì sẽ bị loại ngay. Nhờ việc lựa chọn hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ chặt chẽ và có khoa học như vậy nên công ty luôn c