Đề tài Hoàn thiện hạch toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả hoạt động dịch vụ tại Công ty Du lịch Việt Nam - Hà Nội

kết quả kinh doanh. Bảng tổng hợp tính kết quả hoạt động dịch vụ Tháng........ Hoạt đọng kinh doanh Doanh thu hoá đơn Các khoản giảm trừ Doanh thu thuần Giá thành (giá vốn) Lãi gộp Chi phí bán hàng Chi phí QLDN Lãi trước thuế Cộng xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx V. hình thức tổ chức sổ kế toán đối với chi phí, doanh thu và xác định kết quả hoạt động dịch vụ. Hình thức tổ chức sổ kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả cũng giống như kế toán các nghiệp vụ khác và nó cũng tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Sổ kế toán chi tiết do doanh nghiệp quy định, tuỳ theo yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp và giám đốc mà kế toán trưởng thiết kế sổ kế toán chi tiết về chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh. Thông thường, các chủ doanh nghiệp quan tâm đến kết quả kinh doanh của từng loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ, từng hoạt động kinh doanh (hoặc từng bộ phận phụ thuộc) để đánh giá chi phí, doanh thu và hiệu quả kinh doanh của từng bộ phận, đối tượng. Sơ đồ 11: Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK155,157, 154,632,511,641,642... Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái TK 154,155, 632, 641, 642, 511,512,911... Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra. phần ii thực trạng hạch toán chi phí, doanh thu và xác định kết qủa hoạt động dịch vụ tại công ty du lịch việt nam - hà nội. i. đặc điểm chung của công ty du lịch việt nam - hà nội. 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Du lịch Việt Nam - Hà Nội. Công ty Du lịch Việt Nam - Hà Nội là một tổ chức kinh tế độc lập trong lĩnh vực kinh doanh du lịch Quốc tế thành lập theo quyết định số: 118/DL- TC ngày 16/01/1993 của tổng cục du lịch. Mặc dù được ra đời cách đây không lâu nhưng các hoạt động của Công ty lại là sự kế tục, tiếp nối của Tổng công ty Du lịch Việt Nam. Ngày 09/07/1960, Công ty Du lịch Việt Nam chính thức được thành lập. Ban đầu, Công ty mới chỉ có một số chi nhánh ở miền Bắc như: Công ty Du lịch Hà Nội, khách sạn Tam Đảo, Công ty Du lịch và cung ứng tầu biển Quảng Ninh, Khách sạn Cửa Lò. Sau giải phóng miền Nam (1975), đất nước được thống nhất, ngành Du lịch Việt Nam được tiếp quản các nhà hàng, khách sạn của chính quyền miềm Nam và hình thành các chi nhánh như: Công ty Du lịch - dịch vụ Dầu khí Việt Nam, Công ty Du lịch Quảng Nam - Đà Nẵng, Công ty Du lịch Nghĩa Bình. Đến cuối năm 1978 đầu năm 1979, do yêu cầu của ngành Du lịch Việt Nam, Tổng cục du lịch được thành lập nhằm thống nhất quản lý các Công ty Du lịch trong cả nước. Nhưng đến tháng 03/1990, do có một số cải cách trong tổ chức bộ máy quản lý Nhà nước, Tổng cục du lịch được nhập với Bộ Văn hoá - Thông tin - Thể thao và đổi tên thành Bộ Văn hoá - Thông tin - Thể thao và Du lịch đến tháng 04/1990, Tổng cục Du lịch được đổi thành Tổng Công ty Du lịch Việt Nam. Năm 1991, chức năng quản lý du lịch lại được chuyển từ Bộ Văn hoá - Thông tin - Thể thao và Du lịch sang Bộ Thương mại và có tên là Bộ Thương mại và Du lịch. Đến cuối năm 1992, Tổng cục Du lịch được tái lập, Tổng công ty Du lịch Việt Nam lại giải thể. Công ty Du lịch Việt Nam - Hà Nội được thành lập trên cơ sở của tổ chức này. Công ty Du lịch Việt Nam - Hà Nội (Tên đối ngoại: Vietnam tourism in Hanoi), là một Công ty Lữ hành Quốc tế, là tổ chức kinh doanh trong lĩnh vực du lịch, trực thuộc Tổng cục du lịch, có tư cách pháp nhân thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, được sử dụng con dấu riêng theo thể chế của Nhà nước Việt Nam, được mở tài khoản tại ngân hàng kể cả tài khoản ngoại tệ. Công ty Du lịch Việt Nam - Hà Nội có trụ sở tại số 30A Lý Thường Kiệt - Hà Nội, chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Huế và các đại diện ở các nước ngoài. Qua nhiều năm kinh doanh Lữ hành quốc tế, đến nay Công ty đã khẳng định phương châm hành động đúng đắn để Công ty tồn tại và phát triển là giữ vững uy tín bằng chất lượng dịch vụ và giá cả hợp lý, vì vậy trong năm vừa qua Công ty đã cố gắng tập trung mọi nỗ lực để thực hiện tốt phương châm này. Thực tế cho thấy, ở hầu hết các địa phương chúng ta luôn luôn dành được những khách sạn tốt, xe tốt và hướng dẫn tốt. Trong kinh doanh Du lịch, thị trường luôn được xác định là khâu đầu tiên và khâu quan trọng chi phối các hoạt động tiếp theo của kinh doanh Du lịch, vì lẽ đó việc chiếm lĩnh thị phần đã trở thành sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp dưới nhiều hình thức. Công ty đã có sự đầu tư hợp lý cho công tác tuyên truyền quảng bá để thu hút khách. Các hội chợ quốc tế lớn đều gửi các bộ tham gia để tăng cường sự hợp tác chặt chẽ với các bạn hàng quen thuộc đồng thời nghiên cứu, thiết lập các quan hệ với các bạn hàng mới. Hàng năm, để mở rộng thị trường quốc tế, ngoài việc duy trì mối quan hệ ở khách ở các hãng truyền thống như: ASIA, MAISON, AKIOU, ARIANE, Công ty còn tranh thủ quan hệ với một số bạn hàng mới. Thông qua việc tham gia các hội chợ du lịch như: ITB tại Berlin, EXPO tại Hongkong, EXPO tại Canada, ASIAN Travel Mart tại Singapore, PATA tại Thailand, các hội chợ tại Paris và Deauville (Pháp), khảo sát thị trường Nhật Bản... đã góp phần giải toả một số vướng mắc trong mối quan hệ làm ăn do tình trạng cạnh tranh trong nước thời gian qua. Với sự phát triển không ngừng của công ty trong những năm vừa qua công ty đã nắm bắt được tình hình khó khăn, thuận lợi điều đó tạo điều kiện cho công ty phát triển và cải cách sản phẩm của mình để phục vụ khách với nhiều hình thức và nội dung phong phú, đa dạng và hớp dẫn. Các hoạt động kinh doanh này đã không ngừng đem lại lợi nhuận cho Công ty, làm cho Công ty ngày một lớn mạnh và đứng vững trong thị trường. Ta có thể thấy được sự phát triển của Công ty qua bảng số liệu dưới đây về tình hình thực hiện một số chỉ tiêu của năm 1998, 1999, 2000. Chỉ tiêu Dơn vị năm 1998 năm 1999 năm 2000 Tổng số khách quốc tế đi Tour Tổng số ngày khách quốc tế Tổng số khách VISA Khách VN đi du lịch nước ngoài Doanh thu ngoại tệ Tổng doanh thu quy đổi VND Tổng lãi kinh doanh Tổng số nợ các khoản nộp NS Khách Ngày/Kh Khách Khách USD Triệu Triệu Triệu 5.579 53.018 2.443 748 4.462.675 59.190 5.100 4.070 6.300 62.870 2.500 752 4.840.300 67.800 5.500 5.330 7.150 70.533 3.020 928 5.1980.880 63.000 6.500 5.400 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Mục đích của Công ty du lịch Việt Nam - Hà Nội là thông qua các hoạt động sản xuất kinh doanh các đối tượng khách du lịch quốc tế và khách du lịch trong nước, tăng thu ngoại tệ, góp phần thúc đẩy phát triển của ngành du lịch. Trên cơ sở góp phần xây dựng Đất nước. Cùng tiến trình phát huy nguồn lực quản lý kinh tế Công ty Du lịch Việt Nam - Hà Nội đã không ngừng đổi mới và cải tiến bộ máy quản lý, phong cách làm việc. Nhờ đó mà bộ máy quản lý của Công ty đã được tinh lọc, phù hợp, làm việc có hiệu quả cao, đảm bảo được yêu cầu khách hàng. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng, nghĩa là các phòng ban của Công ty có liên hệ chặt chẽ với nhau và cùng chịu sự quản lý của ban giám đốc gồm Giám đốc và 2 Phó giám đốc. Giám đốc: là người đứng đầu Công ty, là người lãnh đạo Công ty về mọi mặt công tác, bảo đảm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của Công ty. Đồng thời chịu trách nhiệm trước Tổng cục trưởng Tổng cục Du lịch và trước pháp luật hiện hành về mọi hoạt động của Công ty . Các Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc được Giám đốc phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác của đơn vị. Đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật Nhà nước về hiệu quả do Giám đốc uỷ nhiệm. ọ Phòng điều hành: Có trách nhiệm chuẩn bị tất cả điều kiện để cho khách sang như: xác định trước các dịch vụ cho các Tour du lịch của khách hàng trước khi khách sang, viết chương trình Tour cho khách và cuối cùng giao chương trình cho phòng hướng dẫn. Phòng điều hành: Gồm 14 người (Trưởng phòng, phó trưởng phòng và 12 nhân viên trong đó có 8 nam 11 Đại học), mối người chịu trách nhiệm một mạng như: Dịch vụ khách sản, Dịch vụ ăn, Dịch vụ vận chuyển... ọ Phòng tài chính kế toán : Giúp lãnh đạo Công ty trong công tác hạch toán chí phí sản xuất kinh doanh của công ty. Báo cáo tình hình tài chính với các cơ quan chức năng của Nhà nước, xây dựng kế hoạch tài chính của Công ty, xác định nhu cầu về vốn của Công ty, tình hình hiện có và sự biến động của tài sản hiện có của Công ty. ọ Phòng thị trường quốc tế II: Có 12 người (3 nam, 11 Đại học ). Phụ trách các khách du lịch nội địa và các khách du lịch quốc tế từ các nước, có nhiệm vụ ký kết giao dịch trên các chương trình du lịch theo yêu cầu của khách, qua các Hãng. Phải thường xuyên theo dõi thị trường du lịch để nắm bắt được tình hình biến đổi của thị trường Du lịch nhằm phục vụ tốt những dịch vụ của Công ty . ọ Phòng thị trường quốc tế I: ( trong đó có 11 người, 3 nam, 10 Đại học ). Nhiệm vụ giống như phòng thị trường quốc tế II, nhưng chỉ phụ trách làm việc với Hãng ở nước Pháp và khách hàng nói tiếng Pháp . ọ Phòng thị trường trong nước: (Trong phòng có 10 nhân viên 3 nam, 10 Đại học ) Có nhiệm vụ lập chương trình, bán các chương trình cho khách hàng Việt nam đi du lịch trong nước và nước ngoài, tổ chức cho khách nước ngoài đang sinh sống tại Việt Nam đi du lịch trong nước. Phòng thị trường trong nước có nhiệm vụ như sau: + Tổ chức sản xuất + Làm trung gian + Khai thác khách du lịch + Nghiệp vụ bán hàng + Tổ chức đại lý bán vé máy bay + Tham gia tổ chức du lịch hội chợ thương mại du lịch trong nước khu vực quốc tế. ọ Phòng hướng dẫn: Có 19 nhân viên, 5 nữ,19 Đại học Có nhiệm vụ như sau: + Thực hiện các hoạt động Tour do phòng Thị trường để ra với khách. + Quản lý các danh sách các công tác viên của công ty. + Liên hệ với các công tác viên, bổ sung đội ngũ công tác viên theo yêu cầu của công việc. + Đưa đón khách, hướng dẫn khách trong các Tour du lịch. + Phối hợp với các phòng thị trường quốc tế, phòng Điều hành để thu thập ý kiến khách hàng, từ đó có biện pháp thích hợp nhằm hoàn thiện chất lượng các dịch vụ của công ty. + Lập danh sách các hoạt động cụ thể hàng ngày của phòng. ọ Tổ xe: Có 13 người (1 nữ ,1 Đại học). Làm công tác vận chuyển khách du lịch đi đúng nơi đúng chỗ theo chương trình Tour của phòng Điều hành đưa ra. ọ Phòng hành chính tổ chức: Có trách nhiệm xậy dựng nội quy, quy chế về sắp xếp tổ chức bộ máy làm việc của công ty. ọ Phòng thông tin quảng cáo: gồm có 2 chức năng : - Thông tin : . Thu thập thông tin cả trong và ngoài nước, theo dõi thị trường du lịch trong và ngoài nước về tình hình, tiềm năng, và nhu cầu của các Hãng muốn du lịch ở Việt Nam và người Việt Nam muốn đi du lịch nước ngoài. . Xử lý thông tin: Ra quyết đinh quản lý giá cả cho phù hợp với thực tế. - Quảng cáo: Có nhiều hình thức, có thể qua các hội chợ du lịch hàng năm ở các nước để nhằm thu hút khách ngày càng nhiều hơn. ọ Còn 2 chi nhánh ở Thành phố HCM và Thành phố Huế là bộ phận của phòng điều hành có trách nhiệm kiểm tra giám sát cung cấp các dịch vụ tại chỗ còn các hoạt động khác do Công ty quản lý. 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty. 3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Công ty du lịch Việt nam - Hà nội là một Công ty Lữ hành Quốc tế có trụ sở tại Hà Nội và có chi nhánh tại Thành phố HCM và Thành phố Huế. Kế toán là công cụ quan trọng để quản lý kế toán tài chính của Công ty. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê được tập trung ở phòng kế toán tài vụ của Công ty. Còn 2 chi nhánh được phòng kế toán giao cho các nhân viên hạch toán thực hiện một số phần hành công việc hạch toán như: ghi chép các chi tiêu cần thống kê, ghi chép một số nghiệp vụ cụ thể được giao hoặc ghi chép phân hành kế toán chi tiết phát sinh ở đơn vị mình. Trong công ty, Phòng kế toán tài chính là một phòng rất quan trọng với chức năng quản lý về tài chính, phòng tài chính kế toán đã góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch hàng năm của Công ty, có thể nói phòng tài chính kế toán là nơi ghi chép thu thập tổng hợp các thông tin về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của Công ty một cách chính xác, đẩy đủ, kịp thời để hỗ trợ động lực cho ban lãnh đạo của Công ty trong việc đưa ra các quyết định quản lý . Phòng kế toán của Công ty du lịch Viết Nam - Hà Nội gồm 11 thành viên, trong đó có 5 nam, 10 đại học, mối người đều có chức năng riêng. ọ Kế toán trưởng là người giúp giám đốc công ty tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính ở công ty đồng thời thực hiện việc kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp. Kế toán trường chịu sự chỉ đạo trực tiệp của giám đốc. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty, đảm bảo bộ máy gọn nhẹ, phù hợp với tổ chức kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty. Kế toán trưởng thường kiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép, tính toán ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê, báo cáo quyết toán theo quy định, tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán theo chế độ lưu trữ. Kế toán trưởng là người lập các báo cáo tài chính hàng năm. ọ Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng trong việc thực hiện công tác kế toán như: việc thực hiện tổng hợp các kết quả của từng bộ phận để vào sổ tổng hợp và lên các báo cáo cuối kỳ hoặc cuối niên độ kế toán. ọ Kế toán phụ trách phần công nợ quốc tế: có trách nhiệm theo dõi toàn bộ công nợ mà các hãng nước ngoài đang nợ công ty, hàng quỹ lập nhật biên doanh thu và kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra. ọ Kế toán phụ trách phần công nợ địa phương: có nhiệm vụ tập hợp các công nợ của khách hàng, khách sạn, nhà hàng... ọ Kế toán thanh toán đoàn: Theo dõi các khoản thuê (xe, hướng dẫn viên), khoản chi trong một chương trình Tour mang về thanh toán, xem xét chương trình, chứng từ, hoá đơn có hợp lý hay không sau đó tập hợp lại cho phòng kế toán thanh toán hoàn tạm ứng. ọ Kế toán quỹ: có nhiệm vụ viết phiếu Thu, Chi để hàng tháng lên Nhật biên tiền mặt (Nhật biên thu, chi tiền mặt trong quý). ọ Thủ quỹ: Theo dõi quỹ, tránh xảy ra việc mất mát, đồng thời phản ánh kịp thời dòng tiền ra vào trong từng ngày và từng tháng theo quy định thông qua việc ghi chép sổ quỹ. Cuối kỳ hoặc cuối niên độ, thủ quỹ phải báo cáo với kế toán trưởng và kế toán tổng hợp về tình hình tồn quỹ để kế toán tổng hợp đối chiếu số liệu với các phần hành liên quan, qua đó kế toán trưỏng cũng biết được lượng tiền mặt hiện còn để có quyết định phù hợp. ọ Kế toán ngân hàng: Theo dõi khoản tiền qua ngân hàng, nếu có khoản chi nào thông qua ngân hàng thì kế toán ngân hàng có trách nhiệm phải làm đủ các thủ tục, chứng từ theo yêu cầu. ọ Kế toán TSCĐ+Khâu bán vé máy bay: Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, trích khấu hao và lập bảng tổng hợp khấu hao. Ngoài ra còn phụ trách tập hợp toàn bộ phiếu bán vé máy bay. ọ Kế toán thống kê+Khâu đổi tiền: có nhiệm vụ lập các bảng biểu phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp và còn chịu trách nhiệm về vấn đề đổi tiền (trước khi thu tiền phải đổi thành Việt nam đồng). Các nhân viên trong phòng kế toán phần lớn là nhân viên có trình độ đại học phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ của Công ty. Xuất phát từ nhu cầu thực tế của Công ty, từ yêu cầu và trình độ quản lý của Công ty, bộ máy kế toán được tổ chức theo sơ đồ sau: Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán của Công ty. Do đặc thù của ngành du lịch, Công ty du lịch Việt nam - Hà nội, ngoài các bộ phận của Công ty, Công ty còn mở thêm 2 chi nhánh ở TP HCM và TP Huế vì thế để có thể hạch toán và phản ánh được toàn bộ các hoạt động của công ty. Tại các trung tâm công ty đã sử dụng hình thức sổ nhật biên. cuối tháng các trung tâm sẽ hình thành các bảng kê chi tiết từ các nhật biên theo dõi hàng ngày. Bảng kê sẽ được chuyển về Công ty để tiếp tục công việc tiếp theo. Tại Công ty đã sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ để hạch toán. Để đảm bảo công tác đối chiếu và so sánh kế toán cần sử dụng đến các sổ kế toán như: Sổ chi tiết các tài khoản, sổ TSCĐ, Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng... Ta có thể thấy trình tự hạch toán chi phí, doanh thu, xác định kết quả kinh doanh theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty theo sơ đồ sau: Sơ đồ 14: sơ đồ ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc phiếu thu phiếu chi các chứng từ khác Sổ chi tiết nhật biên TK 1541,1542,1543,642, 51131,51132,51133, 911... Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 1541, 1542, 1543, 642, 51131, 51132, 51133, 51134, 911... Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối quý L Tài khoản kế toán sử dụng. Ù Tài khoản 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, tài khoản này được mở chi tiết như sau: - 1541 Kinh doanh lữ hành quốc tế. - 1542 Kinh doanh vận chuyển. - 1543 Kinh doanh nội địa và nước ngoài. Ù Tài khoản 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ, tài khoản này được mở chi tiết như sau: - 51131 Kinh doanh lữ hành quốc tế. - 51132 Kinh doanh vận chuyển. - 51133 Kinh doanh nội địa và nước ngoài. - 51134 Kinh doanh đại lý bán vé máy bay. Ù Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này được dùng để tập hợp chi phí kinh doanh dịch vụ trong Công ty gồm: Lương và các khoản trích theo lương của công nhân viên. Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí tiếp khách, hội nghị Chi phí và dịch vụ chuyển tiền của ngân hàng Chi phí thông tin - quảng cáo Chi phí điện, nước, điện thoại Và những chi phí khác. Ù Tài khoản 1368 - phải thu nội bộ khác. - 13681 - Chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh. - 13682 - Chi nhánh ở TP Huế. II. thực trạng hạch toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả hoạt động dịch vụ tại Công ty du lịch việt nam - hà nội. 1. Hạch toán chi phí tại Công ty Du lịch Việt Nam - Hà nội. Quá trình tổ chức các hoạt động kinh doanh của Công ty được thực hiện trực tiếp cho khách hàng nhằm đáp ứng các nhu cầu tiêu dùng của họ về du lịch để thực hiện được quá trình này, Công ty phải bỏ ra các chi phí bao gồm một phần lao động sống và lao động quá khứ được vật hoá trong công nghệ phục vụ khách. Chính do đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của mình nên Công ty đã chọn đối tượng hạch toán chi phí và tính giá thành là khối lượng công tác phục vụ cho khách hàng đã hoàn thành điều đó có nghĩa là, các chi phí phát sinh trong kỳ có liên quan trực tiếp đến loại dịch vụ nào sẽ được tập hợp riêng cho loại dịch vụ đó, các chi phí chung còn lại khác được đưa vào chi phí bán hàng, quản lý của Công ty. Để thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán chi phí, kế toán của Công ty đã tiến hành phân loại chi phí kinh doanh theo yếu tố chi phí. Theo cách phân loại này, các chi phí dịch vụ của Công ty bao gồm: Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương (tính vào chi phí). Chi phí vân chuyển. Chi phí về các dịch vụ mua ngoài cho khách Chi phí khấu hao TSCĐ. Chi phí mua nhiên liệu, điện, nước, điện thoại... Chi phí tiếp khách. Chi phí đào tạo. Chi phí bằng tiền khác. 1.1. Hạch toán chi phí trực tiếp. Chi phí trực tiếp tại Công ty bao gồm toàn bộ các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc thực hiện và hoàn thành các dịch vụ của Công ty. Các khoản chi phí này thường được định mức cho từng loại dịch vụ cụ thể. Để tập hợp các chi phí trực tiếp phát sinh, kế toán Công ty sử dụng tài khoản: TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Tài khoản 154 được mở chi tiết cho từng lĩnh vực hoạt động và được chia thành các tiểu khoản có nội dung sau: TK 1541 - Chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh lữ hành quốc tế. TK 1542 - Chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh vận chuyển. TK 1543 - Chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh du lịch nội địa và nước ngoài. + TK 1541: Tài khoản này được sử dụng để tập hợp toàn bộ các chi phí trực tiếp liên quan khâu đón khách ở sân bay, bến công..., tổ chức phục vụ theo yêu cầu của khách. Do việc bán các Tour cho khách được thực hiện theo phương thức chọn gói nên các chi phí này bao gồm: chi phí thuê đặt phòng khách sạn, mua vé thắng cảnh, thuê công tác viên, chi phí cho các hoạt động vui chơi, giải trí... + TK 1542: Tài khoản này sẽ theo dõi và tập hợp toàn bộ các chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động vận chuyển, bao gồm: Chi phí mua nhiên liệu xăng, dầu, sửa chữa, chi phí thuê xe ngoài... + TK 1543: Việc tập hợp chi phí cho tài khoản này cũng tương tự như TK 1541. Tuy nhiên tài khoản này chỉ theo dõi các chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh du lịch nội địa và du lịch nước ngoài (phục vụ khách du lịch người Việt Nam). 1.1.1. Hạch toán chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh lữ hành. Đối với hoạt động kinh doanh lữ hành, do công ty thực hiện bán theo phương thức trọn gói nên chi phí trực tiếp bao gồm rất nhiều khoản mục, thậm chí còn gồm cả sản phẩm của các bộ phận khác trong Công ty như: Bộ phận vận chuyển, đại ý vé máy bay... Do vậy, việc hạch toán chi phí trực tiếp bộ phận này được phân thành các trường hợp sau: + Trước khi tổ chức đoàn đi, Công ty tạm ứng tiền trước cho hướng dẫn viên nhằm phục vụ cho các chi tiêu cần thiết phải thanh toán ngay, khi đó kế toán ghi: Nợ TK 141 Tổng số tiền tạm ứng cho hướng dẫn viên trong công ty. Nợ TK 1388 Tổng số tiền tạm ứng cho các công tác viên của công ty. Có TK 111,112 Tạm ứng bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. + Sau khi hoàn thành chuyến đi kế toán tập hợp các chi phí trực tiểp trong chuyến đi để ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 154 (1541,1543) Chi phí trực tiếp của hoạt động lữ hành. Nợ TK 3331 Thuế VAT đầu vào. Có TK 141,1388 Trừ vào số tiền đã tạm ứng trước. Có TK 111,112 Đã trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Có TK 331 Chưa trả tiền cho người bán. Có TK 51132 Doanh thu dịch vụ vận chuyển của công ty. Có TK 138 Vé máy bay nhận từ đại lý. + Đối với các chuyến đi do các chi nhánh của công ty thực hiện thì cuối quý chi nhánh tập hợp số liệu gửi cho công ty, khi đó kế toán ghi: Nợ TK 154 (1541,1543) Tổng chi phí trực tiếp của chi nhánh trong quý. Nợ TK 3331 Thuế VAT đầu vào. Có TK 1368 Phải thu nội bộ (chi tiết từng chi nhánh). Sau khi hợp đồng mua bán được thoả thuận, hướng dẫn viên (người được giao nhiệm vụ tiếp đón khách) làm giấy xin tạm ứng để sử dụng cho một số các dịch vụ mua ngoài phục vụ du khách trong chuyến đi (cần thiết phải thanh toán ngay) và gửi giấy này đến phòng kế toán xin ký duyệt. Đơn vị: Công ty DLVN - NH. Mẫu số: 03 -TT Địa chỉ: 30A LTK - HN. Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính giấy đề nghị tạm ứng Ngày 03 tháng 01 năm 2001 Số: 01425. Kính gửi: Phòng tài chính- kế toán. Tên tôi là: Dương Xuân Tráng. Địa chỉ: Phòng hướng dẫn. Đề nghị Cho tạm ứng số tiền: 6.500.000 đ (viết bằng chữ): Sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Đưa khách đi tham quan Hạ Long. Thời hạn thanh toán: Ngày 12 tháng 01 năm 2001 Thủ trường đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) Kế toán lập phiếu chi, ký nhận sau khi tiến hành duyệt chi. Trên cơ sở phiếu chi thủ quỹ xuất tiền tạm ứng và ghi số quỹ. Đơn vị: Công ty DLVN - HN. Địa chỉ: 30A LTK - HN. Mẫu số: 02- TT Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính Quyển số: .................. Số: .................. Phiếu chi Nợ: 141 Ngày 05 tháng 01 năm 2001 Có: 111 Họ, tên người nhận tiền: Dương Xuân Tráng. Địa chỉ: Phòng hướng dẫn. Lý do chi: Tạm ứng. Số tiền: 6.500.000 đ (viết bằng chữ): Sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo 01 Chứng từ gốc. Thủ trường đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngày 06 tháng 01 năm 2001 Người nhận tiền (Ký, họ tên) Sau khi hoàn thành một Tour du lịch cho khách, hướng dẫn viên tập hợp các chứng từ, hoá đơn, bản kê chi phí trong chuyến đi để nộp lại cho phòng kế toán. Hoá đơn (gtgt) Liên 2 (giao khách hàng). Ngày 10 tháng 01 năm 1999. Đơn vị bán: Khách sạn Ha Long Hotel. Địa chỉ: TP. Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh. Số TK:... Điện thoại: ....... MS: .... Họ và tên người mua hàng: Đoàn ASIA 665 - DLVN. Đơn vị: Công ty DLVN- HN. Địa chỉ: 30A Lý Thường Kiệt - Hà Nội. Số TK: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: ....... STT Tên hàng hoá, DV Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thanh tiền (A) (B) (C) (1) (2) (3) 1 Buồng nghỉ 5 380.000 1.900.000 2 Ăn trưa 08/01/01 5 60.000 300.000 3 Ăn tối 08/01/01 5 60.000 300.000 4 Ăn trưa 09/01/01 5 60.000 300.000 5 Ăn tối 09/01/01 5 60.000 300.000 Thuế suất GTGT 10% Cộng tiền hàng: Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: 3.100.000 310.000 3.410.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu bốn trăm mười nghìn đồng chẵn. Người mua (Ký, ho tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trường