Đề tài Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Phát triển Hạ tầng Khu Công nghệ cao Hoà Lạc

ường thi công Đường 40m Trung Hoà - Nhân Chính : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Biểu số 11 : Bảng chấm công (Bộ phận trực tiếp) Tháng 07 năm 2003 Công trường : Đường 40m Trung Hoà - Nhân Chính TT Họ và tên Chức vụ Ngày trong tháng Tổng Trong đó Xếp loại 1 2 ... 30 31 Sản xuất Làm việc khác Trực sản xuất Nghỉ hưởng lương 1 Trịnh Việt Dũng CN X X ... X T 25 14 5 5 1 B 2 Dương Đức Hà CN L L ... X X 26 20 0 5 0 A 3 Hoàng Văn Tú CN X X ... T X 26 21 4 1 0 A ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng số 525 321 104 90 10 Ghi chú : CN : Công nhân X : Công sản phẩm L : Công làm việc khác (Bảo vệ, sửa chữa, các công việc khác do đội phân công đối với công nhân vận hành máy) T : Trực sản xuất N : Nghỉ được hưởng lương (nghỉ phép, lễ) Ngày .31. tháng 08. năm 2005 Đội trưởng (Chủ nhiệm CT) Người chấm công Hàng tháng, trên cơ sở Bảng chấm công và đơn giá tiền lương, kế toán Đội hoặc người cán bộ phụ trách tiền lương của Đội tiến hành xác định tiền lương tạm tính phải trả cho người lao động, lập Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp. Sau đó, cán bộ phụ trách có thể tiến hành làm thủ tục tạm ứng lương tại phòng Tài chính kế toán của Công ty. Thủ tục tạm ứng thường gồm Bảng chấm công, Hợp đồng lao động, Hợp đồng giao nhận khoán, giấy đề nghị tạm tứng (tương tự trong trường hợp đề nghị tạm ứng để mua nguyên vật liệu). Tại phòng Tài chính kế toán, kế toán tiền lương sau khi kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, tiến hành tạm ứng lương cho cán bộ, công nhân viên trong Đội. Các Bảng chấm công, Bảng theo dõi tình hình tạm ứng có thể được lập chi tiết theo từng công trình hoặc chi tiết theo bộ phận các Đội. Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp, Bảng theo dõi tình hình tạm ứng của Công ty có mẫu như sau : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Biểu số 12 : Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp Công trình : Đường 40m Trung Hoà Nhân Chính Tháng 07/2003 STT Họ và tên Chức vụ Tiền lương 1 Hoàng Văn Tú Công nhân 938.090 2 Đinh Thanh Tùng Công nhân 999.786 ... ... ... ... Tổng cộng 314.578.582 Người lập Đội trưởng Dựa trên hệ số lương, khối lượng công việc hoàn thành, đơn giá tiền lương, kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán lương hàng tháng và Bảng theo dõi tình hình tạm ứng: Biểu số 13: Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Bảng theo dõi tình hình tạm ứng Tháng 08/2003 TT Họ tên Chức vụ Đơn vị Công trình Tạm ứng Hoàn tạm ứng Còn lại 1 Trịnh Việt Dũng CN Đội XD 4 Đường 40m 500.000 0 500.000 2 Dương Đức Hà CN Đội XD 4 Đường 40m 500.000 0 500.000 ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 111.256.140 41.125.564 152.130.576 người lập Kế toán trưởng Biểu số 14 : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Bảng thanh toán lương tháng 07/2003 Công trường : Đường 40 m Trung Hoà - Nhân Chính TT Họ tên Nghề nghiệp Hệ số lương cơ bản Phụ cấp Tiền lương tháng Tổng thu nhập Khấu trừ Lương còn lĩnh Số ngày công Chế độ Lương năng suất Trực sản xuất Lễ, phép Chế độ Việc khác Trực SX Hệ số Xếp loại Thành tiền Chế độ Việc khác Chế độ Việc khác 1 Trịnh Việt Dũng CN 1,52 0.05 6 14 5 5 458.120 1,7 0,6 0,95 256.124 150.000 268.390 982.634 44.544 938.090 2 Dương Đức Hà CN 1,52 0 6 20 0 5 521.397 1,7 0,6 0,95 256.124 0 268.390 1.045.911 46.125 999.786 3 Hoàng Văn Tú CN 1,52 0.05 6 21 4 1 521.397 1,7 0,6 0,95 256.124 150.000 53.678 981.199 44.544 936.655 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng số 435.578.582 Giám đốc P.TCKT P.TCHC Phụ trách bộ phận người lập Số liệu trên các chứng từ, bảng biểu do các Đội và kế toán tiền lương lập sẽ được nhập vào máy tính tại phòng Tài chính kế toán cùng với bút toán hạch toán chi phí tiền lương. Dựa trên các số liệu này, kế toán Công ty phản ánh nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký chung. Tại Công ty, chi phí nhân công trực tiếp được hạch toán thông qua tài khoản 622, riêng các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp tham gia xây lắp không được hạch toán vào tài khoản này mà sẽ được hạch toán vào tài khoản 6271. Sổ Nhật ký chung có mẫu biểu như sau: Biểu số 15 :Từ ngày 01/8/2003 đến ngày 31/08/2003 Đơn vị tính : Đồng Trang: 1 Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Nhật ký chung Mã Khoản = 002B : Đường 40m Trung hoà - Nhân chính Chứng từ TK nợ TK có Diễn giải Đối tượng Số tiền Ghi chú Số Ngày ... ... ... ... ... ... ... ... 02e 02/08/2003 622 3342 Tiền lương phải trả Trịnh Việt Dũng 938.090 03e 02/08/2003 622 3342 Tiền lương phải trả Dương Đức Hà 999.786 ... ... ... ... ... ... Tổng số 2.658.374.364 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Dựa trên số liệu được đưa vào sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toán mày sẽ tự động lên sổ chi tiết tài khoản 622 chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình như sau : Từ ngày 01/09/2003 đến ngày 01/10/2003 Đơn vị tính : Đồng Trang: 1 Biểu số 16 : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Sổ chi tiết Tài khoản & Công trình tài khoản = 622 – Chi phí Nhân công trực itếp công trình = 002b - Đường 40m Trung hoà- nhân chính Chứng từ Diễn giải Đơn vị TKĐƯ Phát sinh Số dư cuối kỳ Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 02e 02/08/2003 Tiền lương phải trả Đội XD 4 3342 938.090 938.090 03e 02/08/2003 Tiền lương phải trả Đội XD 4 3342 999.786 999.786 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng số 314.578.582 314.578.582 Ngày lập 31/08/2003 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Từ sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản, phần mềm kế toán máy sẽ tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp thông qua sổ Cái tài khoản 622 theo định kỳ hàng tháng hoặc theo yêu cầu quản lý như sau : Biểu số 17 :Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Từ ngày 01/08/2003 đến ngày 31/08/2003 Đơn vị tính : Đồng Trang: 1 Sổ cái tài khoản tài khoản = 622 – Chi phí Nhân công trực tiếp Dư nợ đầu kỳ : dư Nợ cuối kỳ: 314.578.582 Dư có đầu kỳ : Dư có cuối kỳ: Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 02e 02/08/2003 Tiền lương phải trả 3342 938.090 03e 02/08/2003 Tiền lương phải trả 3342 999.786 ... ... ... ... ... ... Tổng số 314.578.582 314.578.582 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trong quá trình lập sổ, các dữ liệu kế toán sẽ được đối chiếu, so sánh giữa Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng theo dõi tình hình tạm ứng và các sổ sách có liên quan. Qui trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp của Công ty có thể được khái quát qua sơ đồ sau : Sơ đồ 5 : Sơ đồ qui trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp thi công 1541 TK 622 TK 3342 K/c CP NCTT Tiền lương phải trả TK 1411 TK 111,112 Tạm ứng tiền Thanh toán tiền lương cho công nhân viên 4. Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công Chi phí sử dụng máy thi công là một đặc trưng của ngành xây dựng. Với đặc điểm thi công hạ tầng xây dựng đường giao thông, cầu cống, Công ty sử dụng rất nhiều máy thi công trong quá trình sản xuất kinh doanh. Máy thi công tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, tạo ra sản phẩm xây lắp, do đó, chi phí sử dụng máy thi công là một khoản mục chi phí tính và giá thành sản phẩm xây lắp. Hiện nay, với số lượng lớn công trình mà Công ty thi công, máy thi công là phương tiện hỗ trợ không thể thiếu. Mặt khác, để thuận lợi cho quá trình quản lý và sử dụng máy thi công, Công ty có thiết lập một Đội máy thi công riêng. Đội này còn được gọi là Đội thi công cơ giới. Tại Đội, máy thi công được phân chia thành nhiều loại và được quản lý một cách chặt chẽ. Tuy nhiên, đặc thù của ngành xây lắp là địa điểm thi công không cố định một nơi, công trình có thể ở rất xa, nên Đội thi công cơ giới không thể phục vụ máy thi công cho tất cả các công trình của Công ty. Vì vậy, để đảm bảo được tiến độ thi công, các Đội thi công xây lắp cũng tự mua sắm xe máy, thiết bị, hoặc thuê ngoài máy thi công tuỳ theo nhu cầu. Ngay từ khi bắt đầu thi công công trình, các Đội thi công xây lắp phải có kế hoạch sử dụng xe máy, thiết bị cho từng giai đoạn thi công và cho cả công trình. Khi Đội tự mua sắm máy móc thiết bị hoặc sử dụng xe máy thiết bị của Công ty cũng như thuê xe máy, thiết bị của cơ quan khác đều phải báo cáo Công ty làm hợp đồng và tính toán giá cả, hiệu suất theo quy định hiện hành. Đồng thời, Đội nhận thầu phải thường xuyên tổ chức kiểm kê hiện vật và giá trị các Danh mục xe máy thiết bị, làm tốt công tác tính toán chi phí. Biểu 18 : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc danh mục xe máy, thiết bị TT Tên XMTB Ký hiệu CS Thợ vận hành Ghi chú Pc Thợ chính Thợ phụ I. Máy ủi : (08máy) 1 Máy ủi Komatsu D60P-6 170 Hà Long Nhật Nguyễn Tiến Sơn CT đường 40m ... ... ... ... ... ... ... II. Máy đào : (07 máy) 1 Máy đào xích Kobelco SK 200-2 140 Nguyễn Đinh Gia Phạm Thành Hải CT đường 40m ... ... ... ... ... ... ... Ngày lập, 02 tháng 9 năm 2003 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Khoản mục chi phí sử dụng máy thi công được Công ty hạch toán thông qua tài khoản 623 “Chi phí sử dụng máy thi công”. Tài khoản này được mở chi tiết thành các tiểu khoản sau để phản ánh chi tiết các chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng máy thi công như sau : 6231 “Chi phí nhân công” 6232 “Chi phí nguyên vật liệu” 6233 “Chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định” 6234 “Chi phí khấu hao máy thi công” 6237 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” 6238 “Chi phí bằng tiền khác” Tài khoản 623 có kết cấu : Bên nợ : Tập hợp chi phí sử dụng máy thi công Bên có : Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công Trong quá trình thi công, khi có nhu cầu, Đội có thể sử dụng xe máy thiết bị của Đội mình. Trong quá trình sử dụng máy, các khoản chi phí phát sinh được kế toán Đội hoặc cán bộ quản lý Đội tập hợp và chuyển về phòng Tài chính kế toán của Công ty. Tại đây, kế toán chi phí giá thành kiểm tra các chứng từ và tiến hành hạch toán. Mỗi yếu tố chi phí sử dụng máy thi công khác nhau sẽ có phưong pháp hạch toán cụ thể khác nhau, bao gồm: chi phí nhân công điều khiển máy, chi phí nguyên, nhiên vật liệu, chi phí sửa chữa thường xuyên xe máy thiết bị, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác, tương ứng với các tiểu khoản của tài khoản 623. Từng khoản mục chi phí trên được tổ chức hạch toán như sau : Chi phí nhân công điều khiển máy: Quá trình hạch toán chi phí nhân công điều khiển xe máy, thiết bị về cơ bản giống với quá trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp. Công nhân điều khiển xe máy, thiết bị trong trường hợp này là những công nhân thuộc danh sách của công ty, được hưởng lương theo sản phẩm (khoán công việc). Tương tự như công nhân trực tiếp sản xuất, đội ngũ công nhân lái máy cũng được trích các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định chung. Công nhân điều khiển máy thi công của Đội nào thì trực thuộc sự quản lý của các Đội tương ứng. Kết quả theo dõi công việc của công nhân đó được ghi nhận trong Bảng chấm công (Biểu số 11), định kỳ hàng tháng sẽ được chuyển về phòng Tài chính Kế toán, phòng Tổ chức hành chính để lên Bảng thanh toán lương theo từng đội (Biểu số 14) và theo từng công trình. Dựa trên các chứng từ hợp lệ, kế toán lương sẽ tiến hành các thủ tục tạm ứng hoặc thanh toán lương cho công nhân lái xe máy, thiết bị. Chi phí nhân công điều khiển xe máy, thiết bị được hạch toán vào tài khoản 6231, trừ các khoản trích theo lương. Chi phí nguyên, nhiên vật liệu cho máy thi công: Quá trình vận hành xe máy, thiết bị đòi hỏi phải có nguyên, nhiên liệu phục vụ máy. Tại Đội thi công, việc theo dõi các nhu cầu về sử dụng nguyên, nhiên liệu cho máy sẽ do máy trưởng hoặc lái máy đảm nhận. Khi phát sinh nhu cầu này, máy trưởng hoặc lái máy sẽ đề nghị Đội cung ứng hoặc đề nghị Đội xin tạm ứng tiền để đi mua. Quá trình cung ứng này về cơ bản tương tự với quá trình cung ứng nguyên vật liệu trực tiếp cho thi công công trình. Khi máy trưởng hoặc lái máy mua nguyên, nhiên vật liệu thì có nghĩa vụ phải tập hợp các hoá đơn, chứng từ để làm cơ sở cho việc thanh toán và hạch toán khoản chi phí phát sinh. Đồng thời, máy trưởng phải theo dõi máy thi công trên mọi phương diện : từng hạng mục công trình có sự tham gia của máy thi công, lượng nguyên, nhiên vật liệu cho máy thi công, thời gian vận hành máy thi công, và các yếu tố có liên quan đến việc bảo dưỡng, sữa chữa, thời gian không hoạt động ... Các phương diện này sẽ được máy trưởng theo dõi và lập thành bảng Nhật trình sử dụng máy thi công. Nhật trình sử dụng máy thi công còn là chứng từ để đối chiếu, kiểm tra hoạt động của công nhân lái máy tình trạng sử dụng chi tiết cụ thể của từng xe máy, thiết bị. Định kỳ hàng tháng, kế toán Công ty tiến hành định khoản chi phí nguyên, nhiên vật liệu phục vụ vào tài khoản 6232 trên cơ sở hoá đơn, chứng từ hợp lệ và Nhật trình sử dụng máy thi công. Tuy nhiên Nhật trình sử dụng máy thi công chỉ là chứng từ theo dõi cho từng máy thi công chứ không bao quát được chi phí về nguyên, nhiên vật liệu cho máy thi công cho cả một công trình hoặc tất cả các công trình. Vì vậy, để theo dõi được tổng quát và đáp ứng yêu cầu hạch toán cũng như yêu cầu về quản lý, kế toán cần lập Bảng tổng hợp xe máy, thiết bị, và Bảng tổng hợp về chi phí nguyên, nhiên liệu sử dụng cho máy thi công. Các bảng tổng hợp này cũng là cơ sở để hạch toán, ghi nhận chi phí để lập Bảng tổng hợp chi phí máy thi công sau này. Nhật trình sử dụng máy thi công có mẫu như sau: Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Biểu số 19 :Tên thiết bị : Máy đào Kato Ký hiệu : HD – 900 Máy trưởng : Hoàng Lê Quý Lái phụ : Nguyễn Văn Giang Định mức : ..... Nhật trình sử dụng máy thi công Tháng .08 năm .2003.. Bộ phận quản lý : Đường 40m Trung Hoà - Nhân Chính Ngày Ca Nội dung công việc Hạng mục công trình Đội sử dụng Thời gian ngừng Giờ máy hoạt động Ca máy hoạt động Nhiên liệu Thợ vận hành (ghi rõ họ tên) Cán bộ kỹ thuật xác nhận (ký và ghi rõ họ tên) Chờ việc BD SC Di chuyển Phục vụ khác Sản xuất Thực lĩnh Tiêu hao ĐM 1 1+2 Xúc đá Đường 40m ĐXD4 7h00’ Hoàng Lê Quý 12 2 Cào đá Đường 40m ĐXD4 5h00’ Hoàng Lê Quý ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Phần tổng hợp cuối tháng Phần tổng hợp nhiên liệu, dầu mỡ phụ cuối tháng Công trình Đội Ca Kỳ SX SC BD TSX Đường 40m ĐXD4 Nhiên liệu, dầu mỡ phụ Đvị Lĩnh Tiêu thụ Tồn cuối kỳ Dầu Diezen lít 1500 1425 75 Máy trưởng Phòng kế hoạch Phòng TC-KT phòng CG-VT Hàng tháng, trên cơ sở Nhật trình sử dụng máy thi công, kế toán Công ty lập Bảng tổng hợp xe máy, thiết bị để theo dõi thời gian sử dụng máy thi công đối với từng công trình và toàn bộ các công trình mà Công ty thi công như sau : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Biểu số 20: Bảng tổng hợp xe máy, thiết bị Tháng 08/2003 TT Tên thiết bị KH SĐK CT nhà A5 CT đường 40m THNC Tổng cộng Ghi chú Lái máy Giờ Ca Giờ Ca Giờ Ca 1 Máy ủi Komatsu D60P-6 26 4 2 Máy đào Kobelco SK200-2 13 2 Tổng cộng Phụ trách bộ phận Chỉ huy công trường Người lập Đồng thời, kế toán Công ty sẽ dựa vào Nhật trình sử dụng máy thi công để lập Bảng tổng hợp chi phí nguyên, nhiên liệu sử dụng cho máy thi công theo định kỳ hàng tháng, chi tiết cho từng công trình. Bảng tổng hợp có mẫu như sau : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Biểu số 21 : Bảng tổng hợp chi phí nguyên, nhiên liệu sử dụng cho xe máy, thiết bị Tháng 08/2003 TT Tên vật tư Giá không thuế VAT đầu vào Tổng cộng Công trình Đơn vị thi công 1 Dầu Diezen 49.044.864 4.578.836 53.623.700 Đường 40m THNC ĐXD4 2 Dầu Nhớt 854.544 85.456 940.000 Đường 40m THNC ĐXD4 ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 34.864.698 3.256.702 38.121.400 Người lập Kế toán công ty Đội trưởng Chi phí sửa chữa thường xuyên xe máy, thiết bị: Để xe máy, thiết bị của Đội xây dựng cũng như của Công ty luôn hoạt động hiệu quả, các máy móc thiết bị phải được bảo dưỡng thường xuyên, phát hiện hỏng hóc kịp thời để có phương án sửa chữa thích hợp. Với số lượng máy khá lớn của mỗi Đội xây dựng, Công ty lập tài khoản chi tiết 6233 để theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên xe máy, thiết bị. Tuỳ theo tình trạng của mỗi xe máy, thiết bị, máy trưởng hoặc lái máy phải có phương án dự trù vật tư bảo dưỡng, sửa chữa xe máy thiết bị định kỳ. Phòng Cơ giới vật tư có nhiệm vụ gửi cho phòng Tài chính kế toán các chứng từ có liên quan đến chi phí sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên như : Bản Kế hoạch bảo dưỡng xe máy, thiết bị hàng tháng, Dự trù vật tư bảo dưỡng định kỳ xe máy, thiết bị, giấy Đề nghị bảo dưỡng, sửa chữa xe máy, thiết bị, Biên bản xác nhận tình trạng hư hỏng xe máy, thiết bị, Biên bản xác nhận khối lượng công việc hoàn thành ... Trên cơ sở đó, kế toán Công ty sẽ tiến hành lập Bảng tổng hợp chi phí bảo dưỡng, sửa chữa hàng tháng và định khoản vào tài khoản 6233. Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Biểu số 22 : Bảng tổng hợp chi phí bảo dưỡng – sửa chữa nhỏ Công trường : Đường 40m Trung hoà-Nhân Chính Tháng 08/2003 TT Tên thiết bị Tên vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng chi phí từng thiết bị Ghi chú 1 Máy đào SK 200-5 Răng gầu 5 30.400 152.000 722.000 Sửa chữa đề 1 250.000 250.000 Hàn cần đào 1 320.000 320.000 Tổng cộng 10.623.200 10.623.200 Phụ trách bộ phận Chỉ huy công trường Người lập Chi phí khấu hao máy thi công : Phần lớn các xe máy, thiết bị của công ty có giá trị lớn và đủ tiêu chuẩn ghi nhận là tài sản cố định. Các tài sản này được Công ty tiến hành trích khấu hao theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Việc trích khấu hao được thực hiện mỗi tháng một lần và được hạch toán vào tài khoản 6234. Tài sản cố định của Công ty được theo dõi khấu hao trên Bảng khấu hao tài sản cố định như sau : Biểu số 23 : Từ ngày 01/08/2003 đến ngày 31/08/2003 Đơn vị tính : Đồng Trang: 1 Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Khấu hao tài sản cố định Số Mã số Tên Đơn vị sử dụng SL Nước SX Nguyên giá Đã khấu hao Kỳ này Luỹ kế khấu hao Còn lại % Khấu hao 1 MĐ01 Máy đào Kobelco SK 200 Đội XD4 1 Nhật 650.000.000 130.000.000 20 108.333.333 140.833.333 509.166.667 2 MĐ02 Máy trộn bêtông JG150TQ Đội XD4 1 TQ 27.000.000 5.400.000 20 450.000 5.850.000 21.150.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 2.654.241.000 364.421.364 60.654.521 425.075.885 2.229.165.115 Ngày lập 05/11/2003 người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác : Trong trường hợp máy thi công của Đội không đủ đáp ứng nhu cầu thi công, Đội có thể xin Công ty điều động máy của Đội thi công khác hoặc thuê máy ngoài. Về cơ bản, cả hai cách thức này đều là thuê máy từ đơn vị khác và đều phải lập hợp đồng thuê máy (tương tự hợp đồng giao nhận khoán). Ngoài ra chứng từ thuê máy còn có phiếu theo dõi ca máy thi công, hoá đơn ... Trên các chứng từ này, hai bên thuê và cho phải thống nhất về thời gian, số tiền thuê máy và thuế phải nộp. Các máy thi công thường được Đội thuê dưới dạng khoán công việc và thuê trọn gói (thuê cả người điều khiển máy lẫn các chi phí để vận hành máy). Cuối tháng hoặc hết hạn hợp đồng, kế toán căn cứ vào Biên bản xác nhận khối lượng công việc hoàn thành, Hợp đồng thuê máy và các chứng từ hợp lệ khác để lập Bảng tổng hợp chi phí thuê máy thi công. Số liệu trên các chứng từ này sẽ là cơ sở để kế toán phản ánh vào tài khoản 6237. Biểu số 24 : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Bảng tổng hợp chi phí thuê máy thi công Công trình : ĐƯờng 40m Trung hoà Nhân chính Tháng 08/2003 TT Tên xe máy, thiết bị Đơn vị cho thuê Số tiền 1 Máy trộn bê tông Đội TC cơ giới 2.589.145 2 Máy xúc Cty An Lộc 4.594.187 ... ... ... ... Tổng cộng 84.597.123 Người lập kế toán công ty Đội trưởng Ngoài ra các chi phí khác phát sinh phục vụ máy thi công mà không thể hạch toán vào các khoản mục trên, được kế toán tập hợp định kỳ hàng tháng và phản ánh vào tài khoản 6238. Dựa trên số liệu đầy đủ của tất cả các khoản mục chi phí máy thi công, kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công. Biểu số 25 : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công Công trình : Đường 40m Trung Hoà Nhân Chính Tháng 08/03 STT Loại chi phí Số tiền Ghi chú 1 Chi phí nhân công điều khiển máy 112.245.221 2 Chi phí nguyên, nhiên liệu chạy máy 34.864.698 3 Chi phí sửa chữa thường xuyên XMTB 10.623.200 4 Chi phí khấu hao máy thi công 40.259.488 5 Chi phí dịch vụ thuê ngoài 84.597.123 6 Chi phí bằng tiền khác 26.369.877 Tổng số 308.959.567 Người lập kế toán công ty đội trưởng Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công cùng với các chứng từ về máy thi công được kế toán cập nhật là căn cứ ghi Nhật ký chung. Đồng thời số liệu trên Nhật ký chung phải được kiểm tra đối chiếu lại với các hoá đơn, chứng từ và các bảng tổng hợp có liên quan. Biểu số 26 : Từ ngày 01/08/2003 đến ngày 30/09/2003 Đơn vị tính : Đồng Trang: 1 Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Nhật ký chung Mã Khoản = 002B : Đường 40m Trung hoà - Nhân chính Chứng từ TK nợ TK có Diễn giải Đối tượng Số tiền Ghi chú Số Ngày ... ... ... ... ... ... ... ... 06k 03/08/2003 6232 331 Phong- Tiền dầu Diezen Cty Mai Hoa 657.430 07k 04/08/2003 133 331 Phong- Tiền dầu Diezen Cty Mai Hoa 65.743 ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng số 2.658.374.364 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Từ dữ liệu trong sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toán máy sẽ tự động chuyển sang sổ chi tiết tài khoản 6231, 6232, ... Sổ chi tiết tài khoản có mẫu như sau : Tháng : 08/2003 Đơn vị tính : Đồng Trang: 1 Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Biểu số 27 : Sổ chi tiết Tài khoản & Công trình tài khoản = 6232 – Chi phí nguyên, nhiên liệu chạy máy thi công công trình = 002b - Đường 40m Trung hoà- nhân chính Chứng từ Diễn giải Đơn vị TK ĐƯ Phát sinh Số dư cuối kỳ Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 06k 03/08/03 Phong- Tiền dầu Diezen Đội XD4 331 657.430 657.430 45k 20/08/03 Hoàng - Phải trả tiền máy Đội XD4 331 8.597.123 43.959.597 Tổng số 308.959.567 308.959.567 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hàng tháng, từ dữ liệu trên Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản, phần mềm kế toán máy sẽ tự động tổng hợp số liệu sang sổ Cái tài khoản 623 như sau: Từ ngày 01/08/2003 đến ngày 31/08/2003 Đơn vị tính : Đồng Trang: 1 Biểu số 28 : Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Sổ cái tài khoản tài khoản = 623 – Chi phí sử dụng máy thi công Dư nợ đầu kỳ : dư Nợ cuối kỳ: 358.959.567 Dư có đầu kỳ : Dư có cuối kỳ: Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 06k 03/08/03 Phong- Tiền dầu Diezen 331 657.430 45k 20/08/03 Hoàng - Phải trả tiền máy 331 8.597.123 Tổng số 308.959.567 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Qui trình hạch toán chi phí sử dụng máy thi công có thể được khái quát qua sơ đồ sau : Sơ đồ 6 : Sơ đồ qui trình hạch toán chi phí sử dụng máy thi công : Tiền công trả cho công nhân điều khiển máy TC K/c CP sử dụng máy thi công TK 154 TK 623 TK 111,3342 TK 152,111,112 Xuất, mua NVL phục vụ MTC TK 214,152,153,111,112 Chi phí khấu hao, sửa chữa ... Thuế GTGT Tiền thuê ngoài máy thi công TK 133 TK 111,112,331 đầu vào 5. Hạch toán chi phí sản xuất chung Để đảm bảo kết quả thi công, mỗi công trình còn cần có các yếu tố chi phí khác như công cụ dụng cụ, bảo hộ lao động, các khoản trích theo lương .... Những khoản chi phí này không trực tiếp tham gia cấu thành thực thể sản phẩm nhưng có một vai trò lớn, góp phần làm cho hoạt động của các đội đảm bảo về mọi mặt. Các khoản chi phí này phát sinh thường xuyên, đa dạng, có liên quan đến việc quản lý công trình và toàn bộ hoạt động sản xuất chung của đội và được gọi là chi phí sản xuất chung. Tại Công ty Phát triển Hạ tầng Khu Công nghệ cao Hoà Lạc, chi phí sản xuất chung được quản lý đội (kế toán đội) tiến hành tập hợp trong quá trình thi công công trình, và định kỳ hàng tháng gửi chứng từ về phòng Tài chính kế toán. Đối với mỗi khoản mục chi phí sản xuất chung sẽ có những chứng từ tương ứng. Trên cơ sở các chứng từ hợp lệ, kế toán Công ty sẽ tiến hành hạch toán vào tài khoản 627. Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản sau : 6271: “Chi phí nhân viên phân xưởng” 6272: “Chi phí vật liệu” 6273: “Chi phí dụng cụ sản xuất” 6274: “Chi phí khấu hao TSCĐ” 6277: “Chi phí dịch vụ mua ngoài” Tài khoản này có kết cấu như sau : Bên nợ : Tập hợp chi phí sản xuất chung phát sinh. Bên có : +Kết chuyển chi phí sản xuất chung. +Giá trị các khoản thu hồi ghi gi