Đề tài Hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội

ơng mại kế toán Anh đã dùng 4 loại TK là TK – Hàng mua, TK – Hàng bán, TK – Hàng bán bị trả lại và TK – Hàng mua trả lại. Khi mua hàng kế toán ghi: Nợ TK Hàng mua Có TK có liên quan Khi trả lại hàng ghi: Nợ TK liên quan Có TK Hàng mua trả lại Đối với quá trình bán hàng, khi xuất hàng bán cho khách hàng kế toán chỉ ghi bút toán xác định trị giá hàng bán mà không ghi bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển số dư có TK – Hàng bán sang TK – Tiêu thụ và kết chuyển số dư nợ TK – Hàng mua sang TK – Tiêu thụ. Quá trình lưu chuyển hàng hoá theo hệ thống kế toán Anh cũng tương tự như việc hạch toán quá trình lưu chuyển hàng hoá theo phương pháp KKĐK ở Việt Nam. Chương 2: Thực trạng hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá tại công ty kinh doanh thép và vật tư hà nội 2.1. Đặc điểm kinh tế -kỹ thuật và tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội là một DN nhà nước, hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản và con dấu riêng, là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Thép Việt Nam. Ban đầu công ty chỉ là một đơn vị thu mua thép phế liệu phục vụ cho ngành thép, cùng với sự tăng trưởng của nền công nghiệp trong nước thì công ty cũng ngày càng phát triển mở rộng quy mô và thị trường kinh doanh của mình. Công ty được thành lập năm 1972 với tên là “Công ty thu hồi phế liệu kim khí” là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Kim khí Việt Nam – Bộ vật tư. Công ty có chức năng thu mua thép phế liệu trong nước tạo nguồn cung cấp nguyên liệu cho việc nấu luyện thép ở nhà máy Gang thép Thái Nguyên. Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty và đáp ứng mọi yêu cầu về nguồn cung cấp thép phế liệu cho hoạt động sản xuất, Bộ vật tư đã ra quyết định số 628/ QĐ_ VT tháng 10 năm 1985 hợp nhất hai đơn vị: “Công ty thu hồi phế liệu kim khí” và “Trung tâm giao dịch dịch vụ vật tư ứ đọng luân chuyển” thành “Công ty vật tư thứ liệu Hà Nội”. Ngày 28/05/1993, Bộ Thương mại ra quyết định số 600/TM_TCCB thành lập Công ty vật tư thứ liệu Hà Nội trực thuộc Tổng công ty Thép Việt Nam (trước kia là Tổng công ty Kim khí Việt Nam). Ngày 15/04/1997, Bộ Công nghiệp ra quyết định số 511/QĐ_TCCB sáp nhập Xí nghiệp dịch vụ vật tư (là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Thép Việt Nam) vào Công ty vật tư thứ liệu Hà Nội. Ngày 05/06/1997, theo quyết định số 1022/QĐ_HĐQT của Hội đồng quản trị Tổng công ty Thép Việt Nam đổi tên Công ty vật tư thứ liệu Hà Nội thành công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. Hiện nay công ty có trụ sở chính tại 658 – Trương Định – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội. Trong những năm vừa qua, trải qua chặng đường 30 năm hoạt động, Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội đã phát triển không ngừng và ngày càng đáp ứng đầy đủ hơn nhu cầu của khách hàng. Từ những ngày mới thành lập, mọi hoạt động của công ty đã gặp rất nhiều khó khăn về vốn, cơ sở vật chất, kỹ thuật. Nhưng do có sự cải tiến không ngừng về phương thức kinh doanh và tổ chức cán bộ nên hiệu quả kinh doanh của công ty ngày càng rõ rệt. Công ty đã và đang tự khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường, quy mô của công ty ngày càng mở rộng. Những năm gần đây công ty hoạt động kinh doanh luôn có lãi và luôn đạt được kế hoạch đề ra. Hiện nay, công ty có 6 cửa hàng, 5 xí nghiệp và 2 kho tập trung ở Hà Nội chuyên kinh doanh thép và vật tư. Ngoài ra, công ty còn có 1 chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh cũng chuyên kinh doanh thép và vật tư để phục vụ khách hàng ở khu vực phía Nam. Cơ sở vật chất của công ty ngày càng được nâng cao phù hợp với điều kiện kinh doanh trong nền kinh tế thị trường. Mặt hàng kinh doanh của công ty ngày càng phong phú và đa dạng hơn. Mặc dù trong quá trình phát triển nền kinh tế đất nước hiện nay, công ty cũng như nhiều doanh nghiệp khác luôn gặp phải những khó khăn nhất định nhưng công ty vẫn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình và đóng góp đáng kể vào các lĩnh vực trong nền kinh tế. Tình hình hoạt động của công ty trong những năm gần đây Nguồn vốn kinh doanh của công ty: Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội là DN Nhà nước, hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, được Bộ Công nghiệp cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1719 ngày 22/06/1996 với tổng số vốn kinh doanh là 26.746 triệu đồng trong đó vốn ngân sách cấp là 23.616 triệu đồng và vốn tự bổ sung là 3.130 triệu đồng, vốn tự bổ sung của công ty chủ yếu là vốn vay ngân hàng và các tổ chức tài chính khác. Đến ngày 01/05/2001 nguồn vốn của công ty là 50.766 triệu đồng. Đến cuối năm 2002, tổng số vốn của công ty là 60.766.470.130 đồng, trong đó: vốn lưu động là: 53.948.702.236 đồng, chiếm 88,8% tổng nguồn vốn còn vốn cố định là: 6.717.767.894 đồng, chiếm 11,2% tổng số vốn. Như vậy, cơ cấu nguồn vốn của công ty ngày càng tăng lên, điều này chứng tỏ hiểu quả hoạt động của công ty ngày càng có hiệu quả. Cơ cấu vốn hiện nay của DN là hoàn toàn hợp lý đối với loại hình DN thương mại. Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2000 đến nay: (Đơn vị: Triệu đồng) Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 1. Doanh thu bán hàng 661.424 674.631 708.328 Các khoản giảm trừ doanh thu 713 570 9 - Thuế xuất khẩu 0 0 0 - Giảm giá 92 84 1.5 - Hàng bán bị trả lại 621 486 7.5 2. Doanh thu thuần 606.711 674.061 708.318 3. Giá vốn hàng bán 628.432 642.524 677.433 4. Lãi gộp 32.279 31.537 30.885 5. Chi phí bán hàng 13.265 14.157 11.063 6. Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.465 2.531 6.206 7. Thu nhập từ hoạt động kinh doanh 15.549 14.849 13.616 Biểu số 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội trong những năm gần đây. Nhìn vào kết quả trên ta thấy, trong những năm vừa qua công ty hoạt động luôn có lãi. Tuy nhiên, tốc độ tăng trưởng của công ty có xu hướng giảm nhưng tỷ lệ các khoản giảm trừ doanh thu so với tổng doanh thu của công ty có xu hướng giảm. Điều này chứng tỏ khả năng bán hàng của nhân viên tăng lên và chất lượng hàng hoá của công ty cũng tăng. Xét các khoản chi phí ta thấy chi phí bán hàng của công ty tương đối ổn định, năm 2002 tuy doanh thu tăng nhưng chi phí bán hàng giảm so với năm 2001 và năm 2000. Tuy nhiên, chi phí quản lý doanh nghiệp đã tăng mạnh làm giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Hệ số doanh lợi của công ty năm 2000 là 0,0235; năm 2001 là 0,022; năm 2002 là 0,0192. Hệ số doanh lợi của công ty tương đối cao so với mặt bằng chung của các doanh nghiệp thương mại trong cả nước. Tuy nhiên, hệ số doanh lợi của các năm sau có xu hướng giảm chủ yếu là do: đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều, lượng hàng tồn kho ứ đọng nhiều, luân chuyển chậm làm ảnh hưởng tới lợi nhuận gộp của công ty, cơ cấu mặt hàng tiêu thụ có thay đổi cũng làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của công ty. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh của công ty 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng công ty Thép Việt Nam, chức năng chủ yếu của công ty là: Kinh doanh các loại sản phẩm thép, vật liệu xây dựng, nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của ngành thép trong nước, các mặt hàng thiết bị phụ tùng, nhập khẩu các mặt hàng thép, vòng bi, phôi thép…để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Theo sự phân cấp của Tổng công ty Thép Việt Nam, công ty có những nhiệm vụ sau: Hàng năm công ty phải tổ chức triển khai các biện pháp sản xuất kinh doanh, phấn đấu hoàn thành hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh do công ty xây dựng và được Tổng công ty Thép phê duyệt. Công ty được Tổng công ty Thép Việt Nam cấp vốn để hoạt động. Ngoài ra công ty có chủ quyền huy động thêm vốn đầu tư từ bên ngoài như vay các ngân hàng, các tổ chức tài chính, các quỹ hỗ trợ... để đảm bảo nhu cầu cho hoạt động kinh doanh của công ty. Việc sử dụng vốn của công ty phải được đảm bảo trên nguyên tắc đúng với chính sách chế độ của Nhà nước. Công ty phải chấp hành và thực hiện đầy đủ nghiêm túc chính sách chế độ của ngành, luật pháp của Nhà nước về hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ đối với Nhà nước. Công ty phải luôn xem xét khả năng kinh doanh của mình, nắm bắt nhu cầu tiêu dùng của thị trường để từ đó đưa ra kế hoạch nhằm cải tiến tổ chức sản xuất kinh doanh, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng và đạt được lợi nhuận tối đa. Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng được yêu cầu kinh doanh và quản lý của công ty. Thực hiện các chính sách chế độ thưởng phạt bảo đảm quyền lợi cho người lao động. 2.1.2.2. Đặc điểm kinh doanh của công ty Nguồn hàng khai thác của công ty tương đối đa dạng và chủ yếu là các nguồn hàng sản xuất trong nước như mặt hàng kim khí, ống VINAPIPE, xi măng, phụ tùng, gang, vòng bi ... Tuy nhiên, ngoài những mặt hàng trong nước ra thì công ty còn nhập hàng từ các nước như Nga, Hàn Quốc. Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là thép, vòng ống FKF, phôi thép, vòng bi, phụ tùng, hàng gang... Thị trường kinh doanh của công ty tương đối rộng và đa dạng. Các mặt hàng của công ty được tiêu thụ rộng rãi trên cả nước. Bên cạnh đó, công ty còn hợp tác kinh doanh với nhiều doanh nghiệp trong nước. Tuy nhiên, hiện nay các chi nhánh của công ty vẫn tập trung chủ yếu là ở Hà Nội do đó vẫn chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng đặc biệt là khách hàng ở các vùng sâu, vùng xa. Chính vì vậy mà hiện nay công ty đang có dự định mở các chi nhánh ở các tỉnh và thành phố khác để mở rộng thị trường tiêu thụ của công ty. 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty được sắp xếp theo chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, bảo đảm sự thống nhất, tự chủ và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng, ban. Ban giám đốc công ty Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Ban thu hồi công nợ Các đơn vị phụ thuộc Hệ thống các cửa hàng (6 cửa hàng) Các xí nghiệp kinh doanh (5 xí nghiệp) Các kho bãi ( 2 kho) Chi nhánh công ty Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. Để hoạt động quản lý của công ty đạt được hiệu quả cao phù hợp với tổ chức bộ máy quản lý, công ty đã phân công nhiệm vụ của các phòng, ban như sau: ² Ban giám đốc công ty bao gồm: Giám đốc: Do Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng công ty thép Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Giám đốc công ty là người đại diện pháp nhân của công ty, trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng chính sách và pháp luật của Nhà nước, đồng thời phải chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Tổng công ty Thép về mọi hoạt động và kết quả cuối cùng của công ty. Phó Giám đốc: Do Tổng giám đốc Tổng công ty Thép Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Phó Giám đốc là người được giám đốc uỷ quyền điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm về kết quả công việc của mình trước pháp luật và trước Giám đốc công ty. Kế toán trưởng: do Tổng Giám đốc Tổng công ty Thép Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Kế toán trưởng tham mưu cho giám đốc công ty quản lý tình hình tài chính của công ty. Là người điều hành, chỉ đạo, tổ chức công tác hạch toán thống kê của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Giám đốc công ty về các báo cáo tài chính của công ty. ² Các phòng, ban của công ty: Phòng tổ chức hành chính: gồm trưởng phòng lãnh đạo chung và các phó phòng giúp việc. Phòng tổ chức hành chính có 14 cán bộ công nhân viên có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc trong công tác tổ chức nhân sự, đáp ứng nhu cầu công việc quản lý chặt chẽ về nhân sự cũng như công tác tiền lương của nhân viên đồng thời bảo vệ công tác thanh tra, thi đua, quân sự và công tác quản trị hành chính của văn phòng công ty. Phòng tài chính - kế toán: gồm có 11 cán bộ công nhân viên có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc công ty trong công tác quản lý tài chính - kế toán của công ty, hướng dẫn kiểm soát việc thực hiện hạch toán kế toán tại các đơn vị phụ thuộc, quản lý theo dõi tình hình tài sản cũng như việc sử dụng vốn của công ty và thực hiện đầy đủ công tác ghi chép sổ sách các nghiệp vụ phát sinh trong toàn công ty, kiểm tra xét duyệt báo cáo của các đơn vị phụ thuộc, tổng hợp số liệu để lập báo cáo cho toàn công ty. Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc lập kế hoạch kinh doanh quý, năm cho toàn công ty, chỉ đạo các nghiệp vụ kinh doanh của toàn công ty, tìm hiểu kiểm soát thị trường để nắm bắt nhu cầu thị trường, đề xuất các biện pháp điều hành chỉ đạo kinh doanh từ văn phòng công ty đến các cơ quan phụ thuộc, xác định quy mô kinh doanh, định mức hàng hoá đồng thời tổ chức điều chuyển hàng hoá xuống các cửa hàng và chi nhánh và tổ chức tiếp nhận, vận chuyển hàng nhập khẩu từ các cảng đầu mối Hải Phòng, T.P Hồ Chí Minh về kho công ty và đem đi tiêu thụ. Ban thu hồi công nợ: gồm có 2 cán bộ công nhân viên, có nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng và đề ra các biện pháp để thu hồi nợ một cách nhanh nhất và có hiệu quả. Các đơn vị phụ thuộc: Hiện nay công ty có 6 cửa hàng, bên cạnh đó còn có các xí nghiệp kinh doanh các mặt hàng thép, hai kho tại địa bàn Hà Nội và vật tư chi nhánh của công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh. Các đơn vị phụ thuộc là những đơn vị kinh doanh có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước và hạch toán theo hình thức báo sổ. Các đơn vị được quyền tự do mua bán, tự quyết định giá mua bán trên cơ sở kinh doanh của công ty đước giám đốc phê duyệt. Các cửa hàng phải có trách nhiệm bán hàng do công ty điều theo giá chỉ đạo chung. Công ty giao vốn bằng hàng cho các đơn vị phụ thuộc và các đơn vị chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty trong việc quản lý bán hàng, thu tiền nộp về công ty theo thời hạn quy định. Các đơn vị phải tổ chức hạch toán đầy đủ từ khâu ban đầu đến khâu xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức báo sổ và hàng tháng phải nộp bảng kê bán lẻ và báo cáo lên công ty để quyết toán. 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán: Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội là một doanh nghiệp có nghành nghề kinh doanh và quy mô hoạt động kinh doanh của công ty đa dạng, bên cạnh đó công ty còn có các đơn vị phụ thuộc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của công ty. Các đơn vị phụ thuộc có các cách thức tổ chức kinh doanh khác nhau. Do đó phương thức hạch toán cũng phải theo đúng cách thức quản lý của công ty. Vì vậy, công ty đã chọn hình thức công tác kế toán là tập trung, nữa phân tán. Theo hình thức này, công ty có thể theo dõi, giám sát, kiểm tra hoạt động của các đơn vị phụ thuộc một cách dễ dang, thuận lợi. Đồng thời, do có sự phân công lao động kế toán nên công việc kế toán tại công ty thuận lợi hơn, không bị dồn ép và có điều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty như sau: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tài sản cố định Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán vốn bằng tiền Kế toán công nợ Kế toán tiêu thụ hàng hoá Kế toán chi phí Kế toán vật liệu, CC-DC Bộ phận kế toán của các đơn vị phụ thuộc Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ tác nghiệp Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. Phòng tài chính - kế toán của công ty gồm 11 người có nhiệm vụ thu thập xử lý thông tin kế toán thống kê trong phạm vi toàn công ty, trên cơ sở đó phân tích lập báo cáo tài chính giúp giám đốc công ty ra quyết định. Ngoài ra, phòng còn thực hiện chức năng kiểm tra giám sát quá trình kinh doanh của các đơn vị phụ thuộc. Hạch toán từ khâu ban đầu đến kết quả cuối cùng và lên báo cáo tài chính. Với mô hình bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh như trên mỗi nhân viên đều được phân công trách nhiệm và kiêm nhiệm một vài phần hành cụ thể như sau: Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ tham mưu chính về công tác kế toán tài vụ của toàn công ty. Kế toán trưởng là người có năng lực, trình độ chuyên môn cao về kế toán - tài chính, nắm chắc các chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước để chỉ đạo hướng dẫn các bộ phận mình phụ trách, luôn tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác, đồng thời cùng ban giám đốc phát hiện những điểm mạnh, yếu về công tác tài chính kế toán của công ty để ra quyết định kịp thời. Đồng thời, phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về tất cả số liệu báo cáo kế toán tài chính của công ty. Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành kế toán của từng kế toán viên. Kế toán tổng hợp có các nhiệm vụ thực hiện phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán, theo dõi công tác của các đơn vị phụ thuộc và nhận báo cáo của các đơn vị này và vào sổ tổng hợp và lập báo cáo quyết toán của toàn công ty. Kế toán tiêu thụ hàng hoá: Là kế toán theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá, tình hình nhập – xuất – tồn hàng hoá. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán định khoản và ghi sổ sách có liên quan. Kế toán TSCĐ: tổ chức theo dõi cơ cấu vốn về TSCĐ, hiệu quả kinh tế của tài sản cố định, nâng cao hiệu quả của vốn cố định và theo dõi tình hình tăng giảm tài và năng lực hoạt động TSCĐ, thể hiện lên sổ sách tình hình tài sản, số lượng, nguyên giá, khấu hao và giá trị còn lại. Kế toán tiền lương và BHXH: Là kế toán theo dõi, tính toán lương theo tháng, bậc lương của công ty theo từng tháng để chi trả kịp thời cho người lao động. Cũng từ đó tính trích BHXH và các khoản BHXH mà cán bộ công nhân viên được hưởng. Kế toán vốn bằng tiền: căn cứ vào các chứng từ thanh toán phát sinh để lập phiếu thu, phiếu chi và làm thủ tục thanh toán. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, kế toán vốn bằng tiền phân loại và ghi sổ sách có liên quan. Hàng ngày đối chiếu giữa sổ sách kế toán với sổ quỹ và kết quả kiểm tra quỹ. Ngoài ra, kế toán vốn bằng tiền làm thủ tục vay vốn kinh doanh theo các chỉ tiêu đã được giám đốc phê duyệt. Kế toán công nợ: Là kế toán theo dõi và ghi sổ các khoản phải thu, phải trả đối với khách hàng, nhà cung cấp, với các đơn vị phụ thuộc. Căn cứ vào chứng từ có liên quan kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng. Đối với những khách hàng, nhà cung cấp thường xuyên kế toán phản ánh trên một trang sổ. Kế toán chi phí: Là kế toán theo dõi và tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và quản lý. Kế toán vật liệu, công cụ – dụng cụ: Là kế toán theo dõi và tập hợp tình hình biến động tăng, giảm vật liệu, công cụ – dụng cụ cũng như tình hình nhập – xuất – tồn vật liệu, công cụ – dụng cụ trong toàn công ty. 2.2.2. Tổ chức hạch toán kế toán của Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Chính sách kế toán tại công ty được thực hiện theo đúng chế độ kế toán ban hành. Niên độ kế toán được bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12, công ty sử dụng đồng tiền Việt Nam để hạch toán và tỷ giá thực tế để chuyển đổi các đồng tiền ngoại tệ. Công ty tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, sử dụng phương pháp khấu hao đều để tính khấu hao tài sản cố định. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho của công ty là phương pháp kê khai thường xuyên và dùng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá vốn hàng xuất kho. Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức sổ nhật ký- chứng từ để ghi sổ kế toán. Công tác kế toán của Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội được thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. Các chứng từ áp dụng tại công ty đều tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước, được lập theo mẫu đã in sẵn của Bộ Tài chính ban hành. Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và phân cấp quản lý của công ty, hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141_QĐ_CĐKT ngày 01/11/1995 và có bổ sung các tài khoản mới theo quy định của Bộ Tài chính. Bên cạnh đó, để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, trong hệ thống tài khoản của công ty có chi tiết thêm các tài khoản đặc thù với hoạt động kinh doanh của công ty. Các TK1561 “Giá mua hàng hoá”, TK 632 “Giá vốn hàng bán”, TK 511 “Doanh thu bán hàng” được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo từng nguồn hàng tương ứng phù hợp. Các TK 1368 “Phải thu nội bộ khác” và TK336 “Phải trả nội bộ” cũng được chi tiết theo từng đơn vị phụ thuộc. Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội đã áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Với hình thức sổ nhật ký- chứng từ trình tự hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá tại công ty như sau: Chứng từ gốc (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT) Thẻ kho Bảng kê số 8 Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua Sổ cái TK 131, 156, 331, 511, 531, 532, 632, 641, 642, 911… Bảng tổng hợp chi tiết TK131, TK331 Báo cáo tài chính Bảng kê nhập, xuất Báo cáo tồn kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.3: Trình tự hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Căn cứ vào sự phân cấp quản lý đáp ứng yêu cầu thống nhất và tổng hợp tình hình kết quả kinh doanh của công ty, hệ thống báo cáo tài chính của công ty: Báo cáo kết quả kinh doanh – Mẫu số B02 – DN Bảng cân đối kế toán – Mẫu số B01 – DN Thuyết minh báo cáo tài chính – Mẫu số B09 – DN Ngoài ra, kể từ năm 2002 công ty còn phải lập thêm Báo cáo thực hiện phương án mua bán hàng – Công văn hướng dẫn số 04/THN ngày 23/01/2002. 2.3. Hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội 2.3.1. Hạch toán quá trình mua hàng: 2.3.1.1. Phương thức mua hàng và thanh toán áp dụng tại công ty Kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội là một đơn vị chuyên kinh doanh các mặt hàn thép, vòng bi, phôi thép... Mua hàng là nhiệm vụ khởi đầu và quan trọng của quá trình kinh doanh của công ty. Chính vì vậy, công ty luôn tìm kiếm những nguồn hàng có uy tín và chất lượng cao. Hiện nay, các nguồn hàng của công ty chủ yếu là nhập mua các sản phẩm sản xuất trong nước có chất lượng cao. Phương thức mua hàng chủ yếu mà công ty đang áp dụng đó là mua trực tiếp từ các bạn hàng quen thuộc. Khi tìm kiếm được nguồn hàng, nhân viên công ty sẽ trao đổi với bạn hàng về một số yếu tố như giá cả, loại hàng, chất lượng hàng hoá...Nhân viên phòng kinh doanh sẽ lên phương án kinh doanh trong đó nêu rõ tên hàng, số lượng, đơn giá, giá bán, lợi nhuận sau đó trình lên giám đốc duyệt. Khi giám đốc phê duyệt thì nhân viên phòng kinh doanh thực hiện ký hợp đồng mua hàng với bên bán. Căn cứ vào thời điểm nhận hàng đã nêu trên hợp đồng mua hàng với bên bán, công ty cử nhân viên phòng kinh doanh đến nơi giao hàng để nhận hàng, nhân viên phải có trách nhiệm bảo quản, vận chuyển hàng về kho an toàn. Sau đó, ban kiểm nhận hàng hoá và thủ kho sẽ tiến hành kiểm nhận hàng hoá và làm thủ tục nhập kho. Ngoài ra, công ty còn mua hàng theo phương thức chuyển hàng. Qua đó, đơn vị bán căn cứ vào hợp đồng mua bán hàng hoá đã ký kết, đến thời hạn giao hàng sẽ chuyển đến địa điểm giao hàng theo quy định trên hợp đồng và giao cho bên mua. Công ty sẽ nhận hàng tại địa điểm giao hàng. Cước phí vận chuyển tuỳ thuộc vào hợp đồng có thể bên bán, hoặc công ty phải chịu. Hình thức thanh toán cũng tuỳ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên ký kết. Các hình thức thanh toán với người bán hiện nay của công ty chủ yếu là thanh toán bắng tiền mặt, chuyển khoản, trả chậm... 2.3.1.2. Phương pháp tính giá hàng nhập kho: Hàng hoá nhập kho công ty được tính theo giá thực tế. Vì công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nên giá mua hàng hoá không bao gồm thuế GTGT: Giá thực tế hàng hoá thu mua = Giá mua ghi trên hoá đơn - Giảm giá hàng mua được hưởng + Chi phí thu mua hàng hoá 2.3.1.3. Hạch toán chi tiết hàng hoá Công ty sử dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán chi tiết hàng hoá. Kế toán chi tiết hàng hoá được thực hiện với từng loại hàng hoá lưu chuyển qua kho cả về mặt giá trị lẫn hiện vật. Việc hạch toán chi tiết hàng hoá tại công ty được tiến hành như sau: Thẻ kho Báo cáo tồn kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Sơ đồ 2.4: Trình tự hạch toán chi tiết hàng hoá tại công ty Hàng hoá mua về phải tiến hành thủ tục nhập kho. Chứng từ nhập kho là Hoá đơn (GTGT) của người bán. Bộ phận kiểm nhận sẽ kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ giao hàng và hợp đồng kinh tế đã ký kết, nếu như thấy phù hợp sẽ làm thủ tục nhập kho và lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên. Một liên lưu tại cuống và một liên được chuyển lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ và thanh toán với người bán. Ví dụ 1: Ngày 27/12/2002, công ty đã mua hàng của công ty TNHH thép tuyến năng với khối lượng như sau: Thép góc đều tuyến năng Khối lượng(kg) Đơn giá(đ/kg) Loại 50x4x12 65.250 4523,81 Loại 75x6x12 86.350 4666,87 Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Mẫu số 01-VT Phiếu nhập kho Số 15/12/K2 Ngày 27 tháng 12 năm 2002 Nợ:....... Có:........ Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH thép tuyến năng Theo hợp đồng số 0348241 ngày 25 tháng 12 năm 2002 của 2 bên ký kết Nhập tại kho: Mai Động STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập