Đề tài Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hàn Việt

dễ hút ẩm làm cũ mầu vải do đó yêu cầu bảo quản rất khắt khe ví dụ như điều kiện độ ẩm trong kho, nền kho luôn luôn khô ráo và được lát gạch chống nồm,. Hoá chất, thuốc tẩy, dễ bị suy giảm chất lượng nếu không bảo quản tốt hoặc sử dụng quá lâu. Xăng, dầu, ga là những chất dễ cháy, nổ nếu điều kiện bảo quản không tuân theo các nguyên tắc về phòng chống cháy nổ thì rất dễ xảy ra hoả hoạn. Ngoài mang những đặc điểm riêng phù hợp với việc sản xuất chăn, ga, gối, đệm NVL của công ty còn mang những đặc điểm của NVL nói chung trong doanh nghiệp sản xuất, đó là: NVL là các đối tượng lao động chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất, trong quá trình sản xuất giá trị NVL chuyển một lần vào giá trị sản phẩm, hình thái của NVL thay đổi hoàn toàn trong quá trình sản xuất. Do những đặc điểm trên. một yêu cầu đặt ra với công tác kế toán NVL là phải theo dõi cụ thể, chính xác số lượng, chủng loại và giá cả của từng NVL tại mọi thời điểm để luôn sẵn sàng cung cấp thông tin cho ban giám đốc để có kế hoạch cung ứng NVL theo những đơn đặt hàng mới; phải cung cấp thông tin về tình trạng quản lý vật liệu, công cụ trong quá trình sử dụng và dự trữ trên cơ sở định mức tiêu hao, định mức tồn kho nhằm phát hiện tình trạng thừa thiếu NVL, công cụ dụng cụ để từ đó đề ra giải pháp khắc phục kịp thời. 3.1.3. Đặc điểm quản lý NVL tại công ty Xuất phát từ đặc điểm và yêu cầu quản lý chặt chẽ, sát sao nguồn đầu vào quan trọng này, công ty đã xây dựng những qui định về quản lý vật tư như sau: Quá trình cung ứng: Phòng kế hoạch vật tư - xuất nhập khẩu là đơn vị quản lý kho vật tư, do đó khi nhận thấy vật tư tồn kho không đáp ứng yêu cầu về dự trữ, phòng viết đơn đề nghị thu mua NVL và gửi cho Giám đốc sản xuất ký duyệt. Khi đề nghị được thông qua nhân viên phòng tiến hành tổ chức quá trình thu mua như tìm nguồn cung cấp, gửi đơn hàng, làm thủ tục nhận hàng và nộp thuế, theo dõi quá trình vận chuyển NVL về kho. Quá trình dự trữ: Trong khâu dự trữ, công ty đã xây dựng nên hệ thống định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật tư nhằm đảm bảo cung ứng kịp thời cho quá trình sản xuất sản phẩm. Hệ thống định mức này cũng là cơ sở để đưa ra kế hoạch thu mua. 3.1.3. Phân loại NVL tại công ty Để hạch toán được chính xác khối lượng NVL lớn và đa dạng, kế toán của công ty đã tiến hành việc phân loại NVL rất chi tiết, dựa theo những tiêu thức nhất định mà các loại NVL được xếp vào các nhóm khác nhau. Thực tế, công ty đã thực hiện phân loại NVL trên cơ sở vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này, NVL ở doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây: NVL chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Hiện nay, công ty có khoảng 120 danh điểm NVL chính. Chúng bao gồm các loại NVL như: vải các loại, bông các loại, xơ, mút, thép, chỉ các loại NVL phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói, phục vụ cho quá trình lao động. NVL phụ bao gồm: mác, chun, phecmotuya, nhám bông, nhám gai, cataloge, đề can, phiếu bảo hành, thùng cactong, dây paping, tờ ép gối, mếch, đạn, ghim, dây viền, túi nilon, một số hoá chất như nước Javen, axeton có khoảng 150 loại phụ liệu khác nhau. Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường như: ga, dầu,.. Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuấtnhư; giấy dầu, dây curoa, đệm dầu, vòng bi, đế chân vịt, cần chân vịt, ốc vít. Hiện nay công ty có khoảng 50 danh điểm phụ tùng thay thế. Phế liệu: Là những vật tư còn thừa sau quá trình sản xuất, chủ yếu là vải phế phẩm. Các loại NVL hiện nay tại công ty chủ yếu đều phải nhập khẩu do nhiều loại NVL trong nước chưa đáp ứng được nhu cầu về chất lượng, mẫu mã, quy cách cho việc sản xuất sản phẩm của công ty. Việc quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết, đầy đủ chính xác từng thứ NVL là điều kiện cần thiết cho công ty có thể thực hiện kế hoạch tiết kiệm chi phí, hạ giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo ưu thế cạnh tranh của sản phẩm. 3.2. Tính giá NVL tại công ty Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của NVL. NVL tại doanh nghiệp được tính theo giá gốc phù hợp với qui định của chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho. Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu mua ngoài, bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn, thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu phải nộp (nếu có), thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm,nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên liệu, vật liệu và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có). Như vậy phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch toán NVL của Doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL. Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. 3.2.1. Đối với NVL nhập kho Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của NVL. Đối với NVL nhập khẩu NVL nhập khẩu Giá CIF Chi phí vận chuyển, bốc dỡ từ cảng Việt Nam đến kho công ty Thuế nhập khẩu Các khoản giảm giá hàng mua và chiết khấu TM = + + - Trong đó: CIF là giá thực tế phải trả tính đến cửa khẩu nhập đầu tiên và là giá ghi trên hợp đồng và cũng là giá ghi trên hóa đơn thương mại (Commercial invoice) Thuế nhập khẩu = giá tính thuế * thuế suất thuế nhập khẩu * tỷ giá hối đoái Thuế suất thuế nhập khẩu do Bộ Tài chính qui định, cụ thể đối với hàng hóa của công ty như sau: vải các loại thuế nhập khẩu trước ngày 10 tháng 01 năm 2007 là 40%, thép các loại là 5 %, bông là 0% còn xơ là 5%. Hiện nay, thuế suất thuế nhập khẩu của vải là 12%, thép, bông và xơ như cũ Tỷ giá hối đoái: Tính theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ do liên ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố trên trang điện tử của ngân hàng Nhà nước hoặc in trên báo Nhân Dân hàng ngày tại ngày phát sinh giao dịch. VD: Ngày 22 tháng 12 năm 2006 nhập mua vải 100% cotton trắng khổ 102 của công ty CHEM BASE (NAN TONG) LABORATOIES CO.,LTD (Trung Quốc) với trị giá nguyên tệ là 14.213,34 USD, thuế nhập khẩu 40%, tỷ giá 16,088USD/đ, thuế GTGT 10%,chi phí vận chuyển, bốc dỡ là 2.100.000 + Giá tính thuế (CIF): 14.213,34*16.088 = 228.664.214 + Thuế nhập khẩu: 228.664.214*40% = 91.465.685 + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ: 2.100.000 + Giá NVL nhập khẩu: 322.229.899 Đối với NVL mua trong nước NVL mua trong nước Giá mua trên hóa đơn GTGT (không bao gồm thuế GTGT) Các khoản giảm giá hàng mua và chiết khấu thương mại được hưởng = - Ví dụ: Ngày 12 tháng 12 năm 2006, công ty nhập kho 2.270 kg vải DK single 40 PC của công ty TNHH Dệt may Hà Nội theo hóa đơn số 0087967với đơn giá chưa VAT là 50.000 VNĐ/kg, thuế GTGT 10% Giá gốc của vải DK 2.270*50.000 = 113.500.000 Mọi chi phí phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho liên quan đến nghiệp vụ thu mua NVL không hạch toán vào giá trị thực tế NVL mà hạch toán vào chi phí dich vụ mua ngoài trên TK 627.7 nhằm giảm bớt khâu theo dõi vì NVL công ty mua về có rất nhiều chủng loại khác nhau nên khó có thể theo dõi cho từng loại NVL Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất của doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo giá bán trên thị trường. 3.2.2 Đối với NVL xuất kho Công ty TNHH Hàn Việt áp dụng phương pháp tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Kỳ kế toán của doanh nghiệp là năm song riêng với kỳ kế toán NVL là theo tháng. Theo phương pháp này, trong tháng khi xuất dùng NVL, kế toán chỉ theo dõi được về mặt số lượng trên phiếu xuất kho, cuối tháng căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định đựợc giá bình quân của một đơn vị NVL Giá thực tế vật liệu xuất kho Số lượng từng loại xuất kho Đơn giá xuất kho bình quân = * Đơn giá xuất kho bình quân Trị giá thực tế tồn đkỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Phương pháp này tuy đơn giản nhưng mức độ chính xác không cao. Công việc tính giá lại chỉ thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin kế toán Ví dụ: Vải DK single tồn đầu tháng12/2006 là 1000 kg thành tiền là 50.200.000 Tổng giá trị nhập mua trong tháng 12/2006 là 4.300 kg thành tiền là 212.850.000 đồng Ngày 02/12/2006 xuất kho theo phiếu xuất kho số 021264 số lượng là 592 kg Cuối tháng 12/2006 kế toán tính đơn giá bình quân cả kì dự trữ của vải DK là 49.632,08 VNĐ/KG 212.850.000 + 50.200.000 1000 + 4.300 Giá thực tế xuất kho vải DK single theo phiếu xuất kho số 021264 là 592 * 49.632,08 = 29.382.189 (Đồng) 3.3. Hạch toán chi tiết NVL tại công ty Vì đặc điểm của NVL ở công ty rất phong phú và đa dạng, công việc nhập xuất lại diễn ra hằng ngày nên kế toán NVL cần phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của từng thứ, từng loại vật tư cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị của chúng. Đây là công việc rất quan trọng đòi hỏi cần phải hết sức tỉ mỉ và chi tiết. Để thực hiện được tốt công tác kế toán NVL cần phải tổ chức hạch toán ban đầu trên các hóa đơn, chứng từ và hạch toán trên các sổ chi tiết một cách chính xác và khoa học. 3.3.1. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán nhập kho Đối với NVL nhập kho do mua ngoài Tại công ty việc nhập kho được thực hiện bởi bộ phận cung ứng vật tư, thông qua việc ký kết hợp đồng mua hàng hoặc trực tiếp mua hàng. Dựa vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao vật tư và sự biến động giá cả trên thị trường phòng kế hoạch vật tư - xuất nhập khẩu sẽ tiến hành xác định số lượng, chủng loại NVL và nguồn cung ứng để đảm bảo kế hoạch sản xuất. + Yêu cầu chào giá vật tư: Khi có nhu cầu mua một loại vật tư nào đó (loại vật tư chưa được ký hợp đồng hoặc hợp đồng mua vật tư ký với nhà cung cấp đã được thanh lý) thì phòng kế hoạch vật tư sẽ gửi yêu cầu báo giá cho các nhà cung cấp vật tư đó. Với các loại vật tư hoặc nhà cung cấp mới thì cùng với yêu cầu báo giá, bộ phận vật tư sẽ yêu cầu gửi hàng mẫu để thử. Sau đó căn cứ trên kết quả phòng thí nghiệm đưa lên (hàng đạt chất lượng hay không), bản báo giá do nhà cung cấp gửi đến và kinh nghiệm cá nhân, bộ phận vật tư sẽ chọn nhà cung cấp và xúc tiến việc ký hợp đồng cung ứng vật tư với nhà cung cấp. + Ký hợp đồng cung ứng vật tư: Hợp đồng quy định chi tiết về yêu cầu kỹ thuật với mặt hàng được cung ứng, đơn giá mua, thời gian cung ứng và các điều kiện khác. Việc chuyển hàng sau đó đều căn cứ trên hợp đồng đã được ký này. (Xem mẫu phần Phụ lục) Biểu 2: Mẫu hóa đơn GTGT HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AE/2006 Liên 2: Giao khách hàng 0087967 Ngày 12 tháng 12 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dệt may Hà Nội Địa chỉ: số 14 ngõ 144 Quan Nhân – Nhân Chính – Thanh Xuân – Hà Nội Điện thoại: 04.6880789 MS: 0100925898 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH Hàn Việt Địa chỉ: km 14, Quốc lộ 1A – Thanh Trì – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM, CK MS: 0100955275 – 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Vải DK single 40 PC trắng (Theo mẫu) Kg 2.270 50.000 113.500.000 Cộng tiền hàng: 113.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 11.350.000 Tổng cộng tiền thanh toán 124.850.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai mươi tư triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký , ghi rõ họ tên ) (Ký , ghi rõ họ tên ) (Ký , ghi rõ họ tên ) Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng được chuyển đến: Thủ tục kiểm tra chất lượng vật tư hàng hoá là một thủ tục không nhất thiết phải tiến hành với mọi vật tư được đưa về nhập kho công ty. Thủ kho chỉ yêu cầu giám định về chất lượng hàng hoá khi có nghi ngờ đặc biệt về chất lượng của số hàng giao. Riêng với những loại vật tư mới được mua lần đầu nhất thiết phải kiểm tra chất lượng hàng được chuyển đến xem có đạt yêu cầu như mẫu đã gửi hay không. Biên bản kiểm nghiệm vật tư Đơn vị: Hàn Việt Bộ phận BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày 12 tháng 12 năm 2006 - Căn cứ vào Quyết Định số 12031 ngày 03 tháng 12 năm 2006 của Giám Đốc Công ty TNHH Hàn Việt về việc kiểm nghiệm nhập kho lô hàng vải CVC theo hợp đồng số 151563 Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông: Phạm Văn Hải- Chức vụ: Giám đốc sản xuất- Đại diện cty Hàn Việt. Trưởng ban + Ông : Trần Quốc Toản - Chức vụ: Thủ kho - Đại diện cty Hàn Việt . Uỷ viên + Ông: Lê Thái Minh - Chức vụ: Trưởng phòng KHVT-XNK Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo ctừ Kết quả Ghi chú Số lượng đúng quy cách, p/c Số lg không đúng p/c A B C D E 1 2 3 F Vải CVC Kiểm tra toàn bộ số lượng và chất lượng mét 5105 5105 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Vải không đạt yêu cầu như mẫu đã giao, mật độ vải là110*86 thấp hơn so với mẫu 110*91, độ co 14 cm cao hơn so qui định 5 cm Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Lê Thái Minh Trần Quốc Toản Phạm Văn Hải Nhập kho: Sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng, căn cứ Biên bản kiểm nhận vật tư thủ kho tiến hành nhập kho. Quá trình nhập kho nhất thiết phải có sự hiện diện của cán bộ cung ứng vật tư và nhân viên kế toán vật liệu. Công việc này sẽ kết thúc khi kế toán vật liệu lập phiếu nhập kho với đầy đủ chữ ký của thủ kho, cán bộ cung ứng, kế toán vật liệu. Phiếu nhập kho được kế toán NVL viết bằng tay thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) trong đó liên 1lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhập hàng (phòng VT – XNK), liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ. Trên phiếu nhập trách nhiệm ghi các chỉ tiêu được qui định như sau: + Chỉ tiêu số lượng, chủng loại, hàng nhập theo yêu cầu do nhân viên phòng KHVT - XNK ghi + Chỉ tiêu chủng loại, số lượng hàng nhập thực tế do thủ kho ghi + Chỉ tiêu đơn giá và thành tiền do kế toán ghi Biểu 2: Phiếu nhập kho Đơn vị: Hàn Việt Địa chỉ: Mã DDVSDNS: Mẫu số C20 – H Theo QĐ: 19/2006/QĐ – BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày 12 tháng 12 năm 2006 Nợ: TK 1521 Số: 121268 Có: TK 3311_Cty Dệt may Hà Nội Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Dệt may Hà Nội Theo hoá đơn GTGT số 0087967 ngày 12 tháng 12 năm 2006 Nhập tại kho: NVL Hanvico. Địa điểm Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập 1 Vải DK single 40 PC trắng (Theo mẫu) kg 2.270 2.270 50.000 113.500.000 Cộng: 2.270 2.270 50.000 113.500.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): một trăm mười ba triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 12 tháng 12 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Quy trình luân chuyển của phiếu nhập Sơ đồ 13: Qui trình luân chuyển phiếu nhập Trách nhiệm l/c Bước công việc Người có nhu cầu nhập hàng Ban kiểm nghiệm Phụ trách phòng VT-XNK Kế toán NVL Thủ kho 1. Đề nghị nhập hàng  2. Lập bbản kiểm nghiệm ‚ 3. Viết phiếu nhập ƒ 4. Ký phiếu nhập „ 5. Nhập kho 6. Ghi sổ † 7. Bảo quản lưu trữ ‡ Đối với NVL nhập khẩu ngoài đơn đặt hàng (packing lits), hợp đồng thương mại (Sales Contract), hóa đơn (Commercial invoice), giấy báo chứng từ hàng nhập theo L/C còn phải sử dụng các chứng từ khác để có được NVL như:Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Chứng từ ghi số thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu phải thu. 3.3.2. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ xuất NVL Đối với NVL xuất kho dùng cho sản xuất Các chứng từ sử dụng bao gồm: Kế hoạch sản xuất sản phẩm (tương đương với lệnh xuất kho), phiếu xuất kho. Dựa trên các đơn hàng và nhu cầu tiêu thụ, phòng KHVT - XNK lập kế hoạch sản xuất hàng ngày đưa giám đốc ký duyệt sau đó sao thành 5 bản, 1 bản chuyển xuống kho, 3 bản chuyển xuống xưởng và 1 bản chuyển cho kế toán vật tư. Căn cứ trên kế hoạch sản xuất, định mức NVL phòng KHVT - XNK viết phiếu xuất và chuyển cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào kế hoạch sản xuất và phiếu xuất kho tiến hành kiểm giao vật tư xuất, ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho, cùng với người nhận NVL ký vào phiếu xuất kho, ghi thẻ kho và chuyển chứng từ xuất kho cho kế toán. Kế toán vật tư phân loại và định khoản trên chứng từ sau đó cuối tháng trên cơ sở giá xuất tính được theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ ghi vào cột đơn giá và thành tiền trên phiếu xuất. Trên cơ sở phiếu xuất kế toán ghi sổ chi tiết và tổng hợp. Biểu 3: Phiếu xuất kho Mẫu số C20 – vt Theo QĐ: 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Đơn vị: Hàn Việt Địa chỉ: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 02 tháng 12 năm 2006 Nợ :TK 6211 Số: 021264 Có:TK 152 Họ tên người giao hàng: Đinh Thị Hồng Cẩm. Địạ chỉ (bộ phận): Kho Lý do xuất kho: Xuất cho sản xuất STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực xuất Vải dệt kim single (DK) kg 592 592 49.632,08 29.392.189 Cộng: 592 49.632,08 29.392.189 Xuất tại kho: NVL Hanvico. Tổng số tiền (viết bằng chữ): Xuất, Ngày 02 tháng 12 năm 2006 Giám đốc Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người nhận hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Qui trình luân chuyển chứng từ xuất kho Sơ đồ 14: Qui trình luân chuyển phiếu xuất Người có nhu cầu NVL Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng CB phòng VT-XNK Kế toán NVL Thủ kho Đề nghị xuất NVL  Duyệt lệnh xuất ‚ ‚ Viết phiếu xuất ƒ Xuất kho „ Ghi sổ Bảo quản lưu trữ † Đối với NVL xuất bán: Khi một doanh nghiệp nào đó có nhu cầu mua lại NVL của công ty, trên cơ sở hợp đồng ký kết, lệnh xuất kho được phê duyệt bởi giám đốc và kế toán trưởng, kế toán NVL lập phiếu xuất kho; thủ kho tiến hành giao hàng cho đối tác và ghi số thực xuất, cùng với người nhận hàng ký vào phiếu xuất rồi chuyển cho kế toán NVL. Ngoài ra kế toán NVL còn lập hoá đơn GTGT (3 liên. đặt giấy than viết một lần, giao liên đỏ cho khách hàng) HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG LV/2006B Liên 3: Nội bộ 0016434 Ngày 2 tháng 12 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hàn Việt Địa chỉ: Km 14, Quốc lộ 1A – Thanh Trì – Hà Nội Điện thoại: 04.8617879 MS: 0100955275 -1 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty cổ phần May Sông Hồng Địa chỉ: 105 Đ - Nguyễn Đức Thuận – Nam Định Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM, CK MS: 0600333307 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Lõi bông Kg 1490 43.513,13 64.834.560 Cộng tiền hàng: 64.834.560 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 6.483.456 Tổng cộng tiền thanh toán 71.318.016 Số tiền viết bằng chữ: bảy mươi mốt triệu, ba trăm mười tám nghìn, không trăm mười sáu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký , ghi rõ họ tên ) (Ký , ghi rõ họ tên ) (Ký , ghi rõ họ tên ) Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến Dựa trên kế hoạch sản xuất (kế hoạch sản xuất đồng thời là lệnh xuất NVL) phòng KHVT - XNK lập phiếu xuất có sự phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc chuyển cho thủ kho; thủ kho tiến hành xuất kho và ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho sau đó cùng với người nhận hàng ký vào phiếu xuất kho và chuyển cho kế toán NVL định khoản, ghi các chỉ tiêu giá trị và ghi sổ. 3.3.3. Phương pháp hạch toán chi tiết NVL Việc phản ánh chi tiết tình hình biến động NVL tại công ty được tổ chức kết hợp cả ở kho và ở phòng kế toán. Để đạt được hiệu quả tốt trong công tác quản lý NVL và phù hợp với những đặc điểm của công ty, công ty TNHH Hàn Việt đã tiến hành tổ chức hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Sơ đồ 15: Sơ đồ tổ chức hạch toán chi tiết NVL Phiếu nhập Phiếu xuất; Định mức Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn Kế toán tổng hợp Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL về mặt số lượng của từng loại NVL. Hằng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất NVL đã kiểm tra, phân loại để tiến hành ghi chép tình hình biến động của từng loại NVL theo đúng số thực nhập, xuất. Mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên thẻ. Cuối tháng thủ kho tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng để đối chiếu với kế toán chi tiết. Thẻ kho được mở vào ngày 01 tháng 01 năm dương lịch. Đối với NVL chính, số lượng nhập xuất nhiều, mỗi loại được mở 1 thẻ kho. Còn các NVL khác được mở chung 1 thẻ kho trong đó mỗi loại vật tư được theo dõi trên một số lượng trang nhất định liền nhau. Số lượng trang này nhiều hay ít là tùy thuộc vào số lượng nghiệp vụ phát sinh trong kỳ liên quan tới vật tư đó là nhiều hay ít. Biểu 4: Thẻ kho Đơn vị: Hàn Việt Địa chỉ: THẺ KHO (SỔ KHO) Ngày lập thẻ:01/01/2006 - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải DK single - Đơn vị tính: kg - Mã số: Số TT Ngày tháng Số hiệu ctừ Diễn giải Ngày N - X Số lượng Ký xnhận của ktoán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 1 1/12 Tồn đầu 1000 2/12 021264 Xuất cho sx 2/12 592 408 12/12 121268 Nhập kho 12/12 2.270 2.678 . . 31/12 Tồn kho 800 Cộng x 4.300 4.500 800 x Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Cuối tháng, căn cứ vào số lượng nhập, xuất, tồn kho NVL thủ kho lập báo cáo kho để gửi lên phòng kế toán, giúp thuận tiện trong việc đối chiếu và ghi sổ giữa thủ kho và kế toán vật tư. Riêng bộ phận lò xo, thì phải lập báo cáo kho (về số lượng) hằng ngày Biểu 5: Báo cáo kho Công ty Hàn Việt (Hanvico) Km 14, Quốc lộ 1A, Thanh trì, Hà Nội BÁO CÁO NHẬP XUẤT KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Bộ phận: Lò xo Stt Diễn giải Số dư đkỳ Nhập kho Xuất kho Số dư cuối kỳ Ghi chú 1 Thép f1.5 3211 30 3181 Thép f2.4 16711 182 16529 Thép f5.0 1505 28 1477 Đạn 108 50 6 152 Ghim T1222 119 1 56 Lõi mút 190 0 190 Người lập biểu Thủ kho Tổ trưởng Tại phòng kế toán:Hằng ngày, sau khi nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán phân loại chứng từ nhập - xuất, sau đó định khoản và nhập dữ liệu vào máy tính cả số lượng và giá trị của từng loại vật tư. Trên cơ sở số liệu đầu vào này, cuối tháng máy sẽ lên sổ chi tiết cho từng loại vật tư Biểu 6 :Màn hình giao diện nhập phiếu nhập - phiếu xuất NVL Biểu 7 : Mẫu sổ chi tiết NVL Đơn vị: Hàn Việt Địa chỉ: SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Năm 2006 Tài khoản: 1521 Tên kho: Kho vải – Hanvico Tên, quy cách NVL: Vải DK single 40 PC trắng Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH Ngày Slg T.Tiền Slg T.Tiền Slg (kg) T.Tiền A B C D 1 2 3=1x2 4 5=1x4 6 7=1x6 8 1/12 Dư đkỳ 50200 1000 50.200.000 121268 12/12 Nhập kho 331 50000 2270 113500000 . 021264 02/12 Xuất kho 621 49.632,08 592 29.382.189 . Cộng 4.300 212.850.000 4.500 223.344.339,62 800 39.705.660,38 31/12 Tồn ckỳ - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Trịnh Thị Hồng Gấm Trần Thị Tuyết Phạm Văn Tuần Cuối tháng, kế toán NVL và thủ kho tiến hành đối chiếu về mặt số lượng giữa sổ chi tiết và thẻ kho cho từng danh điểm vật tư. Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Ngoài ra kế toán NVL cũng phải theo dõi chi tiết việc thanh toán với nhà cung cấp trong trường hợp mua hàng trả chậm hoặc đặt trước tiền hàng. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán nhập dữ liệu vào máy và máy sẽ tự động lập Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Mặt khác, kế toán cũng mở sổ chi tiết thanh toán với người bán bằng phương pháp thủ công (ghi chép bằng tay) để tiện đối chiếu. Kế toán phân loại theo nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài. Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở theo năm, mỗi nhà cung cấp thường xuyên được mở trên một số lượng trang nhất định của quyển sổ; các nhà cung cấp vãng lai thường được thanh toán ngay nên không theo dõi. Cuối năm, kế toán lập bảng tổng hợp thanh toán với người bán và Sổ Cái TK 331.  Biểu 9: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Đơn vị: Hàn Việt Địa chỉ: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 1311_ TNHH Dệt may Hà Nội Đối tượng: nhà cung cấp trong nước Loại tiền: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giả