Đề tài Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội

Quản lý quỹ tiền lương theo chính sách chế độ và những quy định nội bộ của Công ty, theo dõi mua bán cấp phát bảo hộ lao động. - Thực hiện hướng dẫn công tác quân sự tự vệ, bảo vệ, tham mưu trong công tác thi đua khen thưởng. Phòng Hành chính y tế: - Theo dõi công văn giấy tờ đi đến, quản lý dấu của Công ty, chịu trách nhiệm cung cấp, quản lý dụng cụ, phương tiện phục vụ của các khối văn phòng Công ty. - Quản lý nhà xưởng, đất đai thuộc quyền quản lý của Công ty. - Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện tốt công tác an toàn vệ sinh lao động, công tác phòng chống nóng, rét, bệnh dịch, bệnh nghề nghiệp cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Phòng Dự án: - Tìm hiểu thị trường, nghiên cứu, khai thác, quản lý dự án nội bộ của Công ty và các dự án bên ngoài - Quản lý khai thác các hạng mục thuộc dự án khu đô thị mới Yên Hoà. - Giới thiệu, quảng cáo, tuyên truyền rộng rãi các dự án của Công ty nhằm thu hút vốn đầu tư cho dự án; xây dựng kế hoạch khai thác và phát huy hiệu quả của dự án. Phòng Kế toán tài vụ: Phòng kế toán tài vụ có chức năng tham mưu cho ban giám đốc Công ty về công tác tài chính tín dụng và kế toán, cụ thể: - Hàng tháng lập kế hoạch tài chính: kế hoạch vốn, kế hoạch thu chi, kế hoạch tiền mặt và các chi phí khác,…trình giám đốc phê duyệt và triển khai thực hiện theo kế hoạch. - Xây dựng quy chế thanh toán nội bộ, áp dụng và phổ biến thực hiện trong toàn Công ty. - Giúp giám đốc Công ty thực hiện tốt các chuẩn mực kế toán, pháp lệnh kế toán thống kê và làm kiểm soát viên kinh tế tài chính của nhà nước tại Công ty theo quy định hiện hành. - Đáp ứng kế hoạch sử dụng vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh (huy động vốn, thu hồi vốn, luân chuyển vốn), thanh toán nhanh, đầy đủ, kịp thời mọi chế độ về tiền lương, tiền thưởng và các chế độ khác cho cán bộ công nhân viên của Công ty. - Chấp hành đầy đủ chế độ hạch toán, kế toán; thực hiện nghiêm chỉnh chế độ ghi chép ban đầu, đảm bảo sự chính xác về số liệu. - Theo dõi, cập nhật số liệu cấp phát và sử dụng vốn của các đơn vị cơ sở trên cơ sở nguồn và tỷ lệ được phép sử dụng; kịp thời báo cáo với ban giám đốc Công ty, các phòng ban, các đơn vị sử dụng vốn để có biện pháp xử lý. - Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị hoàn tất thủ tục thanh toán khối lượng công trình đã hoàn thành; cùng các đơn vị thi công, chủ đầu tư tổ chức tốt công tác thanh toán khối lượng thu hồi vốn nhanh phục vụ cho sản xuất chung của Công ty. - Lập các báo cáo định kỳ theo quy định. Các đơn vị trực tiếp sản xuất có nhiệm vụ cụ thể như sau: Các đơn vị trực tiếp sản xuất gồm các đơn vị sản xuất chính và các đơn vị sản xuất phụ trợ. Nhiệm vụ của các đơn vị này là tổ chức sản xuất hợp lý, đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng, kỹ mỹ thuật và hiệu quả đối với từng công trình mà giám đốc Công ty đã giao nhằm thực hiện đúng kế hoạch và hợp đồng đã ký với chủ đầu tư. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh. Ngành nghề kinh doanh: Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội được thành lập từ năm 1972 với nhiệm vụ chuyên xây dựng các công trình dân dụng dịch vụ, phúc lợi công cộng của thành phố. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty luôn phát huy sáng tạo những tiềm năng sẵn có của đơn vị, đồng thời tích cực đầu tư máy móc, thiết bị hiện đại, và áp dụng công nghệ tiên tiến trong lĩnh vực xây dựng. Bên cạnh đó, Công ty còn chú trọng đến công tác đào tạo nâng cao tay nghề cho cán bộ công nhân viên, đáp ứng được các yêu cầu về kỹ thuật cũng như mỹ thuật của các công trình cao cấp. Xét năng lực, khả năng hoạt động kinh doanh của Công ty trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, UBND Thành phố Hà Nội ra quyết định bổ sung nhiệm vụ cho Công ty Xây dựng Dân dụng bao gồm các lĩnh vực sau: Lập và quản lý các dự án đầu tư xây dựng theo sự chỉ đạo và phân công của UBND Thành phố Hà Nội Nhận thầu thi công, cải tạo, sửa chữa các công trình công nghiệp, dân dụng, các công trình văn hoá, tôn tạo di tích, nhà ở, bao gồm cả lắp điện nước, trang thiết bị nội ngoại thất Thi công các công trình kỹ thuật hạ tầng, công trình giao thông đường bộ, đường thuỷ vừa và nhỏ, san nền, xử lý nền móng công trình cấp thoát nước Kinh doanh nhà, dùng quỹ nhà thuộc sở hữu của Công ty để cho thuê, làm văn phòng đại diện hoặc cư trú đối với các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng kể cả trang thiết bị nội ngoại thất Được liên doanh liên kết với tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để mở rộng và phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty Xây dựng, lắp đặt đường dây và trạm biến áp đến 35KV Tư vấn đầu tư và xây dựng cho các chủ đầu tư trong và ngoài nước về lĩnh vực: Thiết kế, giám sát, quản lý quá trình thi công xây lắp, chi phí xây dựng, nghiệm thu công trình và soạn thảo hồ sơ mời thầu các công trình xây dựng Kinh doanh khách sạn và du lịch lữ hành Như vậy, Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội được phép kinh doanh rất nhiều ngành nghề. Đây là một thuận lợi cho Công ty trong việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh. Công ty có thời gian hoạt động 34 năm trên địa bàn Thủ đô Hà Nội, xây dựng trên 600 công trình và được tặng thưởng nhiều Huy chương vàng công trình đạt chất lượng cao của Bộ Xây dựng Việt Nam. Phương tiện máy móc thi công của Công ty đầy đủ và hiện đại, có khả năng đáp ứng việc thi công hoàn chỉnh các kết cấu phức tạp nhất theo yêu cầu công nghệ xây dựng mới. Quy trình sản xuất Các công trình, hạng mục có thể khác nhau về quy mô, tính chất, tính phức tạp kỹ thuật… nhưng nhìn chung đều theo một quy trình sản xuất chung như sau: Quy trình sản xuất của Công ty bắt đầu từ khi Công ty tham gia đấu thầu hoặc được giao thầu xây dựng. Đấu thầu trong xây dựng có nhiều hình thức khác nhau như đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế hoặc chỉ định thầu. Khi tham gia đấu thầu, tuỳ vào đặc điểm của từng gói thầu mà công ty phải xây dựng các chiến lược đấu thầu thích hợp để có thể thắng thầu. Sau khi trúng thầu hoặc được giao thầu, theo quy chế chung, công ty và bên giao thầu sẽ thoả thuận hợp đồng xây dựng trong đó ghi rõ các thoả thuận về giá trị công trình, thời gian thi công, phương thức tạm ứng, thanh toán, tỷ lệ bảo hành... Khi hợp đồng xây dựng có hiệu lực công ty tiến hành tổ chức thi công, giải phóng mặt bằng thi công, tổ chức lao động, bố trí máy móc, thiết bị, tổ chức cung ứng vật tư. Công ty thường giao khoán trực tiếp cho các đội xây dựng. Các đội xây dựng tiến hành thi công từ khâu đào móng, xây thô, đổ bê tông...và hoàn thiện công trình. Công trình được hoàn thành dưới sự giám sát của nhà đầu tư về mặt tiến độ và kỹ thuật thi công. Sau khi hoàn thiện, Công ty sẽ bàn giao công trình, từng hạng mục công trình hoặc từng giai đoạn theo khối lượng công việc, và thanh quyết toán với chủ đầu tư thông qua “Biên bản bàn giao và quyết toán công trình” Đấu thầu Ký hợp đồng HĐ giao khoán Thi công Ứng vốn thi công theo HĐ(30%) Nghiệm thu, thanh toán theo tiến độ thi công Quyết toán Thanh lý hợp đồng Sơ đồ 10: Quy trình công nghệ sản xuất Sản phẩm Với kinh nghiệm 34 năm trong ngành xây dựng, với đội ngũ cán bộ công nhân viên, kỹ thuật viên và công nhân lành nghề, Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội đã và đang tham gia xây dựng trên các lĩnh vực xây dựng dân dụng, nhà ở, các công trình văn hoá, công nghiệp và công trình công cộng đạt hiệu quả và chất lượng cao. Cùng với sự phát triển trong lĩnh vực xây lắp truyền thống, Công ty đã và đang đầu tư xây dựng một số Khu đô thị mới trên địa bàn Hà Nội, Quảng Ninh, Hải Phòng,... đáp ứng nhu cầu về nhà ở ngày càng tăng. Ngoài ra, Công ty còn kinh doanh nhà, vật liệu xây dựng, vật liệu điện nước, nội thất,… Thị trường Khi mới thành lập, với chức năng là xây dựng các công trình dân dụng, phúc lợi cho thành phố trong thời kỳ bao cấp, thị trường của Công ty còn nhỏ, chưa vượt ra khỏi phạm vi của thành phố. Hiện nay, nước ta đang ở trong thời kỳ Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá, cùng với sự phát triển kinh tế nhu cầu xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà xưởng, văn phòng ngày càng tăng. Tuy nhiên yêu cầu về công nghệ thi công cũng như chất lượng công trình ngày càng khắt khe hơn, nếu không đổi mới công nghệ sẽ không phát triển được. Nắm bắt được xu thế tất yếu đó, Ban lãnh đạo công ty đã nhanh chóng kiện toàn bộ máy sản xuất, đầu tư máy móc, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ mới và đặc biệt đã xây dựng và tổ chức sản xuất theo qui trình quản lý chất lượng ISO 9001-2000. Do đó, Công ty đã khẳng định được uy tín và thương hiệu của mình qua chất lượng các công trình xây dựng. Thị trường hiện nay của Công ty không chỉ bó hẹp trong phạm vi Hà Nội mà còn vươn tới nhiều địa phương khác trong cả nước. Mục tiêu của Công ty trong nhiều năm qua là tiếp cận nhanh thị trường hiện nay để đi đến thực hiện những mục tiêu của thành phố trong việc phát triển các khu đô thị mới. Với sự cố gắng của mình, Công ty đang thực hiện tốt các dự án: - Khu đô thị mới Yên Hoà (40 ha) - Khu đô thị mới Bắc Hồng - Đông Anh (250 ha ) - Khu đô thị mới Dư Hàng Kênh - Hải Phòng - Liên doanh xây dựng khu nhà ở Hoàng Liệt quận Hoàng Mai 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán tài vụ là phòng chức năng giúp giám đốc Công ty trong việc tổ chức, chỉ đạo công tác tài chính, tín dụng, công tác kế toán và hạch toán kinh doanh trong toàn Công ty theo đúng Quy chế Tài chính. Đồng thời đáp ứng kế hoạch sử dụng vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thanh toán nhanh, đầy đủ, kịp thời mọi chế độ về tiền lương, tiền thưởng và các hoạt động khác của Công ty. Với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ, năng động và nhiệt tình, phòng kế toán tài vụ luôn hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao. Qua sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ta thấy, kế toán viên trong phòng chịu sự chỉ đạo thống nhất của kế toán trưởng. Các nhân viên thống kê dưới các Xí nghiệp chịu sự quản lý của giám đốc Xí nghiệp nhưng về mặt nghiệp vụ vẫn phải tuân theo sự hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra của kế toán trưởng. Từ cấp Xí nghiệp đến cấp Công ty, các nhân viên kế toán, thống kê có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau đảm bảo cho bộ máy kế toán hoạt động đạt hiệu quả tốt nhất. Kế toán ngân hàng Kế toán quỹ tiền mặt và các quỹ XN Kế toán TSCĐ và tiền lương Kế toán thanh toán TƯ, thanh toán với người bán Kế toán vật tư, CCDC Kế toán đầu tư XDCB và dự án Kế toán tổng hợp, giá thành Kế toán trưởng Kế toán Xí nghiệp Sơ đồ 11: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 2.1.4.2. Chức năng,nhiệm vụ của các bộ phận. Phòng kế toán tài vụ của Công ty Xây dựng Dân dụng gồm có 9 người. Nhiệm vụ được phân công cho từng cá nhân như sau: Kế toán trưởng: kiêm trưởng phòng kế toán tài vụ Công ty có nhiệm vụ cụ thể như sau: - Phụ trách chung trong phòng kế toán tài vụ, là kiểm soát viên của nhà nước đặt tại Công ty trực tiếp theo dõi khâu tài chính bao gồm việc lập kế hoạch tài chính hàng năm để cân đối tình hình thu chi, xác định việc cấp vốn lưu động, kế hoạch vay ngân hàng và các nguồn huy động khác nhằm phục vụ cho sản xuất chung của đơn vị - Thực hiện việc chấp hành chế độ, chính sách về tài chính, pháp lệnh thống kê kế toán trong Công ty, việc cung cấp các số liệu báo cáo cho các cơ quan của Thành phố, cơ quan chủ quản, chủ đầu tư, liên doanh, ngân hàng, các cơ quan cung cấp đúng yêu cầu và đúng thời gian quy định - Trực tiếp làm kế toán thanh toán với người mua hàng( chủ đầu tư ), làm các báo cáo nhanh theo tháng, quý, năm để phục vụ cho việc cấp phát và quản lý tiền đối với các đơn vị bên dưới, chịu trách nhiệm việc kê khai, quản lý tiền lương và quyết toán thuế đối với doanh nghiệp, xác định kết quả kinh doanh của Công ty và kết quả hạch toán nội bộ đối với các đơn vị trong Công ty Phó phòng kế toán tài vụ Công ty: - Phụ trách công tác kế toán: theo dõi, đôn đốc việc thực hiện công tác kế toán tại các đơn vị cơ sở bên dưới, chịu trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ các xí nghiệp và đội hoàn thành công tác kế toán một cách nhanh chóng, kịp thời, giúp cho việc hoàn thành báo cáo chung của Công ty đối với cấp trên. - Kiểm tra, thanh toán lương, BHXH, BHYT; trực tiếp làm kế toán TSCĐ, tiền lương, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, xác định số khấu hao TSCĐ phân bổ vào các đối tượng; lập bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn, tham gia việc xây dựng và quyết toán quỹ tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn với các cơ quan hữu quan. Kế toán tổng hợp giá thành. - Vào sổ kế toán trên máy vi tính, tổ chức việc đối chiếu với các bộ phận kế toán khác hàng tháng, quý, năm; theo dõi sổ cái, thực hiện việc lập báo cáo trên máy vi tính, in ấn để có báo cáo chính thức nộp cho cấp trên và các cơ quan hữu quan. - Theo dõi kế toán giá thành: nhiệm vụ là ghi lại sổ cái giá thành chung của Công ty theo từng công trình, tổ chức đối chiếu giá thành nội bộ đối với các đơn vị trong Công ty để xác định đầu vào của công trình. Kế toán ngân hàng. - Thực hiện việc viết séc, uỷ nhiệm chi phục vụ cho việc mua bán và sản xuất của Công ty; mở sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng, xác định các khoản thu chi, số dư tiền gửi ngân hàng, vào sổ sách tiền gửi ngân hàng đối chiếu hàng ngày với Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hà Nội - Theo dõi làm bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh hợp đồng thi công và các loại bảo lãnh khác. Kế toán quỹ tiền mặt và các quỹ xí nghiệp. - Theo dõi tình hình thu chi quỹ tiền mặt, xác định và đối chiếu với thủ quỹ số tiền tồn quỹ hàng ngày, viết phiếu thu chi tiền mặt phục vụ cho việc lĩnh và nộp tiền của các đơn vị sản xuất và văn phòng Công ty - Mở sổ theo dõi các khoản phải thu nội bộ - Mở sổ theo dõi các khoản quỹ xí nghiệp bao gồm: quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phòng tài chính, quỹ trợ cấp mất việc làm, quỹ khen thưởng phúc lợi - Giúp công đoàn Công ty làm kế toán công đoàn, hàng tháng phải kê khai thuế đầu vào của phần vật tư lấy tiền qua quỹ. Kế toán thanh toán công nợ với người nhận tạm ứng, với người bán. - Mở sổ theo dõi chi tiết các đơn vị và cá nhân nhận tạm ứng, thúc thanh toán, lập bảng thanh toán tạm ứng - Mở sổ theo dõi việc thanh toán công nợ với các đơn vị và cá nhân qua việc cấp tiền chuyển khoản, tiền mặt, kê khai thuế đầu vào thuộc người bán hàng và người thanh toán tạm ứng, tổng hợp thuế đối với toàn Công ty Kế toán đầu tư XDCB và dự án. - Theo dõi toàn bộ các khoản cấp phát và đầu tư XDCB mà nhà nước cấp cho Công ty; khi kết thúc năm, kết thúc công việc, công trình hay dự án phải làm quyết toán thanh toán với nhà nước - Mở sổ theo dõi đầu tư XDCB gồm: chi phí mua sắm thiết bị, chi phí xây lắp, chi phí kiến thiết cơ bản khác - Cùng thủ quỹ cấp phát các khoản đền bù đối với dự án tự XDCB Kế toán tổng hợp vật tư. - Hàng tháng tổ chức việc đối chiếu chi tiết các loại vật tư giữa Công ty và các đơn vị bên dưới, cuối tháng và quý lập bảng phân bổ vật tư công cụ xuất dùng vào giá thành và các đối tượng sử dụng - Thông báo giá vật liệu nhập kho theo giá thực tế để có căn cứ đối chiếu với các đơn vị trong Công ty - Trực tiếp làm kế toán theo dõi công cụ dụng cụ khu văn phòng Công ty, kho hành chính, kho thuốc y tế - Tổ chức công tác kiểm kê mỗi năm một lần đối với toàn Công ty theo quy định của nhà nước, theo dõi các khoản chi phí chờ phân bổ, lập bảng phân bổ vào các đối tượng - Thay đồng chí kế toán tổng hợp khi đồng chí này đi vắng Thủ quỹ. - Là thủ quỹ của công ty, đảm bảo việc thu chi quỹ tiền mặt, cấp phát các khoản tiền đền bù của dự án, làm thủ quỹ cho công đoàn công ty. - Làm kế toán theo dõi chi tiết BHXH đối với cán bộ công nhân viên trong Công ty 2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty. 2.1.5.1. Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán. Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính, đã đáp ứng được những yêu cầu quản lý, điều hành, kiểm soát hoạt động kinh tế doanh nghiệp. Tuy nhiên, chế độ kế toán doanh nghiệp chưa bao quát hết được những đặc điểm của sản xuất và sản phẩm của từng ngành, từng lĩnh vực. Nhất là đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đầu tư và xây dựng, do sản phẩm xây lắp mang tính đơn chiếc, kết cấu sản phẩm đa dạng, phức tạp; Sản xuất sản phẩm xây lắp có chu kỳ kinh doanh dài, hoạt động của doanh nghiệp xây lắp mang tính lưu động, rộng lớn và phức tạp. Do vây, chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý doanh nghiệp xây lắp và chưa phù hợp với đặc điểm của sản phẩm và sản xuất xây lắp như hạch toán chi phí máy thi công, hạch toán chi phí chung,…Trước thực tế đó, Bộ Tài chính đã ký ban hành chính thức chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp xây lắp tại Quyết định 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998. Chế độ mới một mặt tôn trọng các quy định hiện hành của Nhà nước về tài chính, kế toán; Đảm bảo thống nhất về kết cấu và nguyên tắc hạch toán của chế độ kế toán doanh nghiệp; Mặt khác được bổ sung, hoàn thiện phù hợp với các quy định hiện hành của cơ chế tài chính, thuế và phù hợp với đặc điểm của sản xuất và sản phẩm xây lắp. Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 1864/1998/QĐ-BTC, một số thông tin chung về tổ chức công tác kế toán của Công ty như sau: Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán rất phù hợp với phần mềm kế toán CAP của Công ty. Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty tính giá HTK theo phương pháp giá thực tế đích danh. Vật liệu xuất kho sẽ được sử dụng giá nhập để xác định ( nhập giá nào xuất theo giá đó ). Để hạch toán HTK, kế toán sử dụng phương pháp KKTX. Kế toán theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, công cụ dụng cụ trên sổ kế toán. Việc sử dụng phương pháp tính khấu hao có ảnh hưởng lớn đến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty đã đăng ký phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng với cơ quan thuế. 2.1.5.2.Hệ thống chứng từ kế toán. Theo quyết định 1864/1998/QĐ-BTC, chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Mọi số liệu ghi trong sổ kế toán bắt buộc phải được chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp pháp và hợp lệ. Chứng từ ghi chép ban đầu là cơ sở của công tác hạch toán, là công cụ để kiểm tra, phân tích tình hình quản lý và sử dụng lao động, vật tư, tiền vốn; ngăn ngừa và phát hiện những hành động tham ô, lãng phí, vi phạm tài sản XHCN. Chứng từ ghi chép ban đầu là cơ sở pháp lý để xem xét những vụ tranh chấp và khiếu nại trước pháp luật. Trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước, Công ty quy định trình tự lập và luân chuyển chứng từ ghi chép ban đầu phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý của Công ty, các bộ phận lập đầy đủ và đúng mẫu chứng từ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Trình tự lập và luân chuyển chứng từ của Công ty được áp dụng cho hình thức kế toán Nhật ký chung. Cụ thể những chứng từ sử dụng bao gồm: Chứng từ ngân hàng: Giấy xin séc, Uỷ nhiệm chi, Séc, Giấy rút vốn đầu tư kiêm chuyển khoản, chuyển tiền, thư-điện cấp séc bảo chi,… Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Bảng kiểm kê quỹ, Sổ quỹ tiền mặt Chứn từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Biên bản kiểm kê vật tư,… Chứng từ Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ Chứng từ lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nghỉ BHXH, Bảng thanh toán BHXH, Bảng thanh toán tiền thưởng, Hợp đồng giao khoán, Biên bản điều tra tai nạn lao động Chứng từ bán hàng: Hoá đơn GTGT, Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra Như vậy, Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ do Bộ Tài chính phát hành và thực hiện đúng chế độ kế toán về chứng từ. Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đảm bảo việc cung cấp các thông tin cho Ban lãnh đạo Công ty. 2.1.5.3. Hệ thống tài khoản kế toán. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh , dựa trên chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 1864/1998/QĐ-BTC, Công ty đã lựa chọn hệ thống tài khoản bao gồm hầu hết các tài khoản theo quy định. Tuy nhiên có một số tài khoản Công ty không sử dụng như:TK 113,TK 121,TK 129,TK 139,TK 151,TK 159,TK 221,TK 228,TK 229,… Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện tốt công tác hạch toán, Công ty còn mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 để theo dõi. Ví dụ TK 152, TK 154, TK 623 được chi tiết như sau: 1 152 1521 15211 15212 15213 15214 15215 15216 15217 15218 15219 1522 1523 1524 1525 Nguyên liệu, vật liệu Vật liệu chính Sắt thép Tiểu ngũ kim Xi măng các loại Vật liệu mộc Vật liệu ngoài trời Vật liệu trang trí Vật liệu điện Vật liệu nước Vật liệu và thiết bị vệ sinh Vật kết cấu Nhiên liệu Phụ tùng thay thế Vật liệu khác 2 154 1541 1542 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Các đơn vị sản xuất (XN1, XN2,…) Chi phí đội máy thi công 3 623 6231 6232 6233 6234 6237 6238 Chi phí sử dụng máy thi công Chi phí nhân công Chi phí vật liệu Chi phí dụng cụ sản xuất Chi phí khấu hao máy thi công Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác 2.1.5.4. Hệ thống sổ kế toán. Sổ kế toán là biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản trên thực tế vận dụng, là phương tiện vật chất cơ bản để hệ thống hoá các số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và tài liệu kế toán khác. Hệ thống sổ kế toán là cách thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau theo một trình tự ghi chép nhất định trên cơ sở chứng từ gốc. Dựa trên đặc điểm kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ kế toán, trang thiết bị vật chất, Công ty đã áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Do sự phát triển của công nghệ thông tin và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải cung cấp các thông tin kinh tế tài chính một cách nhanh chóng, kịp thời, công ty đã ứng dụng tin học vào trong kế toán. Hiện nay, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán CAP (Construction Accounting Program). Phần mềm kế toán CAP được công ty đầu tư phát triển kỹ thuật công nghệ Bình Minh (Binh Minh Co.Ltd) xây dựng. Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký chung Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Sơ đồ 12: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Đối chiếu Hịên nay Công ty đang sử dụng các loại sổ sau: Sổ Nhật ký chung: sổ này được ghi hàng ngày, dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và phục vụ cho việc ghi sổ cái. Sổ Cái: được mở cho từng tháng dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản. Mỗi tài khoản được mở trên một hoặc một số trang liên tiếp. Bảng cân đối số phát sinh: được mở cho từng tháng, dùng để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán thông qua việc kiểm tra tính cân đối của các số liệu trên bảng. Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên Sổ Nhật ký và Sổ Cái. 2.1.5.5. Hệ thống báo cáo kế toán. Báo cáo kế toán là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Những báo cáo này do kế toán soạn thảo nhằm mục đích cung cấp thông tin về kết quả và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty cho các cơ quan hữu quan và các đối tượng quan tâm. Công ty lập các báo cáo tài chính theo mẫu quy định của Bộ Tài chính bao gồm: - Bảng cân đối kế toán. (Mẫu số B 01 - DNXL) - Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B 02 - DNXL) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B 03 - DNXL) - Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B 09 - DNXL) 2.2. Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội. 2.2.1. Đặc điểm, phân loại, và quản lý nguyên vật liệu tại Công ty. 2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu. Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội là một doanh nghiệp Xây lắp lớn nên ngoài những đặc điểm chung, nguyên vật liệu của Công ty còn có những đặc điểm riêng biệt đặc trưng của nguyên vật liệu ngành Xây lắp. Thứ nhất, nguyên vật liệu của Công ty phong phú về chủng loại, đa dạng về quy cách: sắt thép, tôn, đá, cát, sỏi, bê tông, xi măng, gỗ, gạch, vật liệu điện, vật liệu nước…Mỗi loại có đơn vị tính riêng ví dụ: sắt thép được tính bằng kg, cây; gỗ tính bằng m3; gạch tính bằng viên; ống dẫn nước (vật liệu nước) tính bằng m; tôn tính bằng m2 …Trong mỗi loại lại có nhiều chủng loại khác nhau như sắt thép có Thép tròn trơn Thái Nguyên Æ4, Æ6, Æ8,…, Thép L đều cạnh SNG, Thép L đều cạnh 20x4x4, 40x4x4,…, Thép vuông 18, Thép vuông 50, Thép 1 ly, Thép 2 ly,…, Thép gai, thép ống,… Thứ hai, nguyên vật liệu của Công ty có khối lượng lớn, chảng hạn cát, xi măng, sắt thép,… có thể lên đến hàng nghìn tấn. Thứ ba, chi phí nguyên vật liệu thường lớn đồng thời chiếm tỷ trọng lớn trong toà