Đề tài Hoàn thiện hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại Công ty Lắp máy điện nước – Tổng Công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng (LICOGI)

d­ìng th­êng xuyªn. Do khèi l­îng c«ng viÖc söa ch÷a kh«ng nhiÒu, quy m« söa ch÷a nhá, chi phÝ ph¸t sinh ®Õn ®©u ®­îc tËp hîp trùc tiÕp vµo chi phÝ kinh doanh ®Õn ®ã. Tr­êng hîp söa ch÷a lín, mang tÝnh phôc håi: lµ söa ch÷a thay thÕ nh÷ng bé phËn, chi tiÕt h­ háng trong qu¸ tr×nh sö dông mµ nÕu kh«ng thay thÕ, söa ch÷a th× TSC§ h÷u h×nh sÏ kh«ng ho¹t ®éng hoÆc ho¹t ®éng kh«ng b×nh th­êng. Chi phÝ söa ch÷a lín kh¸ cao. Thêi gian söa ch÷a th­êng kÐo dµi, c«ng viÖc söa ch÷a cã thÓ tiÕn hµnh theo kÕ ho¹ch hoÆc ngoµi kÕ ho¹ch. Toµn bé chi phÝ söa ch÷a ®­îc tËp hîp riªng theo tõng c«ng tr×nh, sau khi c«ng tr×nh hµn thµnh ®­îc coi nh­ mét kho¶n chi phÝ theo dù to¸n vµ sÏ ®­a vµo chi phÝ ph¶i tr¶ (nÕu söa ch÷a theo kÕ ho¹ch) hay chi phÝ tr¶ tr­íc (nÕu söa ch÷a ngoµi kÕ ho¹ch) Tr­êng hîp söa ch÷a n©ng cÊp: söa ch÷a n©ng cÊp lµ c«ng viÖc söa ch÷a nh»m kÐo dµi tuæi thä cña TSC§ h÷u h×nh hay n©ng cao n¨ng suÊt, tÝnh n¨ng, t¸c dông cña TSC§ h÷u h×nh nh­ c¶i t¹o, thay thÕ, x©y l¾p, trang bÞ, bæ sung thªm mét sè bé phËn cña TSC§ h÷u h×nh. ViÖc h¹ch to¸n söa ch÷a n©ng cÊp ®­îc tiÕn hµnh nh­ söa ch÷a lín. Lhi c«ng tr×nh söa ch÷a n©ng cÊp hoµn thµnh, bµn giao, gi¸ trÞ n©ng cÊp sÏ ®­îc ghi t¨ng nguyªn gi¸ TSC§ h÷u h×nh. §ång thêi ®­îc kÕt chuyÓn nguån vèn t­¬ng tù nh­ c¸c tr­êng hîp t¨ng TSC§ h÷u h×nh kh¸c. 2. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n söa ch÷a lín TSC§ h÷u h×nh Víi ba lo¹i söa ch÷a TSC§ h÷u h×nh nh­ trªn, tuú theo quy m«, tÝnh chÊt cña c«ng viÖc söa ch÷a , kÕ to¸n sÏ ph¶n ¸nh vµo c¸c tµi kho¶n thÝch hîp. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n c¸c lo¹i söa ch÷a trªn cã thÓ kh¸i qu¸t trong s¬ ®å sau: Tk 111,112,152,334... TK 627,641,642 Chi phÝ söa ch÷a lÆt vÆt (tù lµm) TK1421, 242 TK331,111,112 TK2413 KÕt chuyÓn gi¸ thµnh söa ch÷a TËp hîp chi phÝ söa ch÷a lín, söa ch÷a n©ng cÊp Tù lµm S/ch÷a ngoµi Ph©n bæ dÇn KH Thuª ngoµi TK 211 S/ch÷a TK 1331 n©ng cÊp ThuÕ GTGT CP söa ch÷a kh«ng ®­îc ghi t¨ng, NG tÝnh vµo CP ThuÕ GTGT SXKD trong kú TK 335 (nÕu cã) Söa ch÷a trong TrÝch tr­íc KH Chi phÝ söa ch÷a lÆt vÆt (thuª ngoµi) S¬ ®å 1: S¬ ®å h¹ch to¸n c¸c h×nh thøc söa ch÷a TSC§ h÷u h×nh PhÇn II Thùc tr¹ng h¹ch to¸n söa ch÷a n©ng cÊp TSC§ h÷u h×nh t¹i c«ng ty l¾p m¸y ®iÖn n­íc – tæng c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn h¹ tÇng (licogi) Tæng quan vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vµ c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n t¹i C«ng ty l¾p m¸y ®iÖn n­íc LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn C«ng ty l¾p m¸y ®iÖn n­íc – Tæng C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn h¹ tÇng Tæng C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn h¹ tÇng (LICOGI) ®­îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh 90 cña thñ t­íng chÝnh phñ. Cïng víi c¸c tæng C«ng ty kh¸c ®­îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh nµy, Tæng C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn h¹ tÇng trë thµnh lùc l­îng nßng cèt trong t¨ng tr­ëng kinh tÕ, ®ãng gãp nhiÒu cho ng©n s¸ch nhµ n­íc, duy tr× møc t¨ng tr­ëng cao so víi khu vùc doanh nghiÖp nhµ n­íc. Tæng C«ng ty cã 20 thµnh viªn, ®­îc bè trÝ ë nhiÒu tØnh thµnh trong c¶ n­íc. Trong ®ã, C«ng ty L¾p m¸y diÖn n­íc còng lµ mét thµnh viªn trùc thuéc Tæng C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn h¹ tÇng víi tªn giao dÞch lµ Eletric - water Equipment Installation Company. TiÒn th©n cña C«ng ty lµ XÝ nghiÖp c¬ giíi vµ L¾p m¸y ®iÖn n­íc thuéc C«ng ty x©y dùng 18 vµ tr¹m m¸y 382. Tuy nhiªn, do thÊy tr­íc thi tr­êng réng lín vµ yªu cÇu ngµy cµng cao vÒ tÝnh chuyªn nghiÖp cña lÜnh vùc mµ XÝ nghiÖp ®ang ho¹t ®éng, ngµy 23 / 7 / 1997 XÝ nghiÖp ®· ®­îc ®æi tªn thµnh C«ng ty l¾p m¸y ®iÖn n­íc theo quyÕt ®Þnh sè 474 / BXD / TCLD Bé X©y dùng víi ®iÒu lÖ t¹m thêi do Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty ban hµnh. Nh­ vËy, tõ th¸ng 7 / 1997 C«ng ty l¾p m¸y ®iÖn n­íc thuéc Tæng C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn h¹ tÇng chÝnh thøc ®­îc thµnh lËp, trë thµnh mét tæ chøc kinh tÕ cã t­ c¸ch ph¸p nh©n ho¹t ®éng theo LuËt doanh nghiÖp nhµ n­íc. C«ng ty chÞu sù qu¶n lý trùc tiÕp cña Tæng C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn h¹ tÇng, víi c¬ quan chñ qu¶n lµ UBND thµnh phè Hµ Néi. C«ng ty cã giÊy phÐp kinh doanh sè 308374 do Së kÕ ho¹ch ®Çu t­ cÊp ngµy 14 / 8 / 1997, giÊy phÐp hµnh nghÒ sè 153 BXD / CSXD cÊp ngµy 16 / 4 / 1999. Trô së cña C«ng ty ©tj t¹i tÇng 4 vµ tÇng 5 nhµ H2A – Thanh Xu©n Nam – quËn Thanh Xu©n – Thµnh phè Hµ Néi. C«ng ty cã tµi kho¶n tiÒn göi vµ tiÒn vay më t¹i Ng©n hµng ®Çu t­ vµ ph¸t triÓn Hµ Néi vµ Ng©n hµng C«ng th­¬ng Thanh Xu©n. C«ng ty l¾p m¸y ®iÖn n­íc lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc, ®­îc thµnh lËp víi nhiÖm vô kinh doanh chÝnh lµ: Thi c«ng nÒn mãng, x©y l¾p c¸c c«ng tr×nh d©n dông, c«ng nghiÖp, giao th«ng, thuû lîi, thuû ®iÖn, b­u ®iÖn; c¸c c«ng tr×nh kü thuËt h¹ tÇng ®« thÞ vµ khu c«ng nghiÖp, ®­êng d©y t¶i ®iÖn, tr¹m biÕn thÕ ®iÖn C«ng ty l¾p m¸y ®iÖn n­íc ®­îc thµnh lËp ch­a l©u, sè vèn ban ®Çu kh«ng lín nh­ng tr¶i qua 7 n¨m ho¹t ®éng, c«ng ty ®· dÇn dÇn ph¸t triÓn, t¹o ®­îc vÞ trÝ v÷ng ch¾c trong ngµnh x©y l¾p ®iÖn n­íc. Trong mét vµi n¨m gÇn ®©y mÆc dï cßn nhiÒu khã kh¨n, nh­ng C«ng ty ®· tõng b­íc kh¾c phôckhã kh¨n ban ®Çu vµ hoµn thµnh tèt nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh, ®êi sèng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty ®­îc ®¶m b¶o, tµi s¶n, nguån vèn, doanh thu, kho¶n ®ãng gãp vµo ng©n s¸ch nhµ n­íc nh×n chung t¨ng lªn. §iÒu ®¸ng nãi nhÊt ë c«ng ty lµ kh¶ n¨ng tiÕp cËn thÞ tr­êng, më r«ng quy m« kinh doanh, thu hót kh¸ch hµng vµ tù t×m kiÕm , ký kÕt c¸c hîp ®ång x©y l¾p. Sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty ®· vµ ®ang ®­îc kiÓm ®Þnh b»ng mét lo¹t c¸c c«ng tr×nh x©y l¾p cã quy m« lín, chÊt l­îng cao. §Ó thÊy râ h¬n nh÷ng kÕt qu¶ ®¹t ®­îc cña c«ng ty trong mét vµi n¨m gÇn ®©y ta xem xÐt mét sè chØ tiªu trong biÒu sè 1: KÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty trong n¨m 2001 vµ 2002 ChØ tiªu ®v N¨m 2001 N¨m 2002 N¨m 2002/2001 Sè tuyÖt ®èi TL % 1. Tæng gi¸ trÞ s¶n l­îng §ång 63.863.000.000 63.863.000.000 +833.000.000 +1,32 2. Tæng doanh thu §ång 28.391.560.112 36.836.503.482 +8.444.943.370 +29,74 3. Tæng gi¸ vèn §ång 26.592.706.063 34.235.059.149 +7.642.353.086 +28,74 4. Tæng lîi nhuËn tr­íc thuÕ §ång 400.379.969 651.790.683 +211.410.714 +48,01 5.ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp §ång 140.921.590 162.947.671 +52.852.679 +48,01 6. Sè lao ®éng b×nh qu©n §ång 452 526 +74 +16,37 7. Thu nhËp b×nh qu©n ®Çu ng­êi ®/ng 800.000 850.000 +50.000 +6,25 §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh Víi ph­¬ng ch©m tæ chøc bé m¸y gän nhÑ, tõng b­íc x©y dùng ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý, c¸n bé kü thuËt giái vµ c«ng nh©n lµnh nghÒ, chñ ®éng trong thùc hiÖn nhiÖm vô ®­îc giao, lµm viÖc cã hiÖu qu¶; phï hîp víi c¬ chÕ thÞ tr­êng, ®óng ph¸p luËt, ph¸p quy cña nhµ n­íc vµ phï hîp víi ®Æc ®iÓm cña ngµnh x©y l¾p. Bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty ®­îc tæ chøc theo ph­¬ng thøc trùc tuyÕn chøc n¨ng. §øng ®Çu lµ gi¸m ®èc: lµ ng­êi ®iÒu hµnh chung vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc nhµ n­íc vµ cÊp trªn vÒ ho¹t ®éng cña c«ng ty. Gióp viÖc cho gi¸m ®èc cßn cã 3 phã gi¸m ®èc: Phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kü thuËt Phã gi¸m ®èc phô tr¸ch thi c«ng Phã gi¸m ®èc phô tr¸ch x­ëng 382 Ta cã thÓ kh¸i qu¸t bé m¸y tæ chøc qu¶n lý cña c«ng ty nh­ trong s¬ ®å 2 S¬ ®å 2: s¬ ®å tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty l¾p m¸y ®iÖn n­íc Héi ®ång qu¶n trÞ c«ng ty Gi¸m ®èc PG§ tr¹m 382 PG§ thi c«ng PG§ kü thuËt Phßng kü thuËt Phßng kÕ to¸n Phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch Phßng tæ chøc hµnh chÝnh Tr¹m c¬ khÝ 382 X­ëng 382 vµ c¸c ®éi thi c«ng §iÒu hµnh, chØ ®¹o trùc tiÕp §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n vµ viÖc vËn dông chÕ ®é kÕ to¸n t¹i c«ng ty l¾p m¸y ®iÖn n­íc XuÊt ph¸t tõ nh÷ng ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh x©y l¾p vµ ®Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y ho¹t ®éng tËp trung trªn mét ®Þa bµn, ®ång thêi cã mét bé phËn phô thuéc ®¬n vÞ ho¹t ®éng ph©n t¸n trªn mét ®Þa bµn kh¸c nªn bé m¸y kÕ to¸n ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc kÕ to¸n tËp trung – ph©n t¸n. Theo lo¹i h×nh tæ chøc nµy, bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty ®­îc tæ chøc theo m« h×nh mét phßng kÕ to¸n trung t©m, tæ kÕ to¸n ë ®¬n vÞ phô thuéc ho¹t ®éng ph©n t¸n vµ c¸c nh©n viªn kinh tÕ ®éi (s¬ ®å 3). Phßng kÕ to¸n trung t©m ë ®¬n vÞ thùc hiÖn h¹ch to¸n c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh cã tÝnh chÊt chung toµn ®¬n vÞ, lËp b¸o c¸o kÕ to¸n, h­íng dÉn, kiÓm tra toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®¬n vÞ. C¸c bé phËn thuéc c¸c ®éi kh«ng cã bé phËn kÕ to¸n riªng mµ chØ cã nh©n viªn kinh tÕ lµm nhiÖm vô thèng kª ghi chÐp ban ®Çu nh÷ng th«ng tin kinh tÕ, tËp hîp chøng tõ gèc cña c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ ph¸t sinh ë ®éi, ®Þnh kú göi vÒ phßng kÕ to¸n c«ng ty ®Ó kiÓm tra, xö lý tæng hîp (vai trß nµy th­êng do ®éi tr­ëng kiªm nghiÖm). Riªng ®èi víi x­ëng 382 lµ ®¬n vÞ trùc thuéc c«ng ty, ®­îc phÐp më sæ kÕ to¸n riªng theo dâi c¸c ho¹t ®éng tµi chÝnh kÕ to¸n trong kú nh­ng cuèi kú ph¶i tËp trung sæ s¸ch, tµi liÖu vÒ phßng kÕ to¸n ®Ó ®èi chiÕu vµ lËp b¸o c¸o toµn c«ng ty. S¬ ®å 3: s¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n tæng hîp kiªm kÕ to¸n chi phÝ gi¸ thµnh KÕ to¸n tiÒn l­¬ng, BHXH BHYT KPC§ Thñ quü kiªm giao dÞch ng©n hµng KÕ to¸n vËt t­, TSC§ KÕ to¸n thanh to¸n Nh©n viªn kinh tÕ c¸c ®éi thi c«ng Tæ kÕ to¸n x­ëng 382 Quan hÖ chØ ®¹o nghiÖp vô Chøc n¨ng nhiÖm vô cña tõng l·nh ®¹o kÕ to¸n: KÕ to¸n tr­ëng (kiªm tr­ëng phßng kÕ to¸n) Lµ ng­êi phô tr¸ch ®iÒu hµnh chung mäi c«ng t¸c, mäi ho¹t ®éng kÕ to¸n cña c«ng ty, thùc hiÖn sù ph©n c«ng lao ®éng trong phßng kÕ to¸n. lµ ng­êi gióp gi¸m ®èc chØ ®¹o, tæ chøc thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng cã liªn quan ®Õn tµi chÝnh, c«ng t¸c kÕ to¸n thèng kª cña Tæng c«ng ty ; thùc hiÖn nhiÖm vô kiÓm tra, ph©n tÝch sè liÖu, h­íng dÉn, ®«n ®èc c¸c bé phËn kÕ to¸n trong c«ng ty. KÕ to¸n thanh to¸n Lµ ng­êi cã tr¸ch nhiÖm xö lý c¸c chøng tõ cã liªn quan ®Õn c¸c nghiÖp vô giao dÞch thanh to¸n. KÕ to¸n vËt t­, tµi s¶n Lµ ng­êi cã nhiÖm vô theo dâi, kiÓm tra t×nh h×nh sö dông tµi s¶n, vËt liÖu, c«ng cô, dông cô. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp xuÊt vËt t­ kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi sæ chi tiÕt th­êng xuyªn hoÆc ®Þnh kú lµm c¨n cø ®Ó kÕ to¸n tæng hîp ghi sæ. KÕ to¸n tiÒn l­¬ng Cã nhiÖm vô ghi chÐp ban ®Çu, xö lý vµ ghi sæ kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n liªn quan ®Õn tiÒn l­¬ng, BHXH. Thñ quü Thñ quü trong c«ng ty cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý vèn b»ng tiÒn, thùc hiÖn ho¹t ®éng giao dÞch ng©n hµng ®Ó huy ®éng vèn, më c¸c tµi kho¶n tiÒn vay, tiÒn göi, b¶o l·nh c¸c hîp ®ång tiÕn hµnh c¸c nghiÖp vô thanh to¸n qua ng©n hµng, qu¶n lý vµ theo dâi t×nh h×nh t¨ng gi¶m tiÒn mÆt cña c«ng ty. C¨n cø vµo c¸c phiÕu thu, phiÕu chi tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng nhËp, xuÊt quü. KÕ to¸n tæng hîp Lµ ng­êi cã nhiÖm vô tæng hîp c¸c sè liÖu ®· ®­îc ph¶n ¸nh trªn sæ chi tiÕt cña c¸c kÕ to¸n phÇn hµnh kh¸c chuyÓn sang. KÕ to¸n tæng hîp tËp hîp vµ ph©n bæ c¸c kho¶n chi phÝ vµ c¸c sè liÖu liªn quan ®Ó ghi sæ tæng hîp vµ lËp b¸o c¸o kÕ to¸n. KÕ to¸n tæng hîp kiªm kÕ to¸n chi phÝ vµ gi¸ thµnh nªn cã tr¸ch nhiÖm xö lý c¸c chøng tõ cã liªn quan ®Õn chi phÝ vµ gi¸ thµnh. Ngoµi ra, cßn cã c¸c nh©n viªn kinh tÕ cña c¸c ®éi thi c«ng, vai trß nµy th­êng do ®éi tr­ëng kiªm, cã chøc n¨ng cung cÊp th«ng tin cho c¸c kÕ to¸n phÇn hµnh cña c«ng ty. Mçi nh©n viªn kÕ to¸n trong phßng tµi vô ngoµi viÖc phô tr¸ch mét phÇn hµnh riªng cßn phô tr¸ch viÖc theo dâi chi tiÕt quan hÖ gi÷a c«ng ty víi mét sè ®éi theo tõng c«ng tr×nh theo c¬ chÕ kho¸n néi bé. KÕ to¸n sÏ trùc tiÕp qu¶n lý vµ trao ®æi víi nh©n viªn kinh tÕ cña ®éi hoÆc ®éi tr­ëng ®éi mµ m×nh phô tr¸ch vÒ chøng tõ, ho¸ ®¬n, t×nh h×nh thanh to¸n víi c«ng ty nh­ : b¶ng thanh to¸n khèi l­îng x©y l¾p hoµn thµnh do ®éi thi c«ng, b¶n ®èi chiÕu c«ng nî ®éi vµ c«ng ty, chi tiÕt cña ®éi vµ c«ng ty, b¶ng thanh to¸n hîp ®ång kho¸n tõng c«ng tr×nh, b¶ng kª chi tiÕt c¸c kho¶n vay, quyÕt to¸n vËt t­, b¸o c¸o thÈm ®Þnh kÕt qu¶ ViÖc vËn dông chÕ ®é kÕ to¸n t¹i c«ng ty l¾p m¸y ®iÖn n­íc HiÖn nay, t¹i c«ng ty hÖ thèng tµi kho¶n cña c«ng ty ®­îc x©y dùng dùa trªn hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n doanh nghiÖp do Bé tµi chÝnh ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 1864/1998/Q§/BTC ngµy 16/12/1998. H×nh thøc sæ mµ c«ng ty ¸p dông lµ h×nh thøc nhËt ký chung. Theo h×nh thøc nµy, t¹i c«ng ty sö dông c¸c sæ s¸ch sau: Sæ nhËt ký chung Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n C¸c sæ chi tiÕt Gåm c¸c lo¹i sæ chi tiÕt cho c¸c tµi kho¶n ph¶n ¸nh c¸c tµi s¶n, vËt t­, thµnh phÈm, c¸c tµi kho¶n c«ng nî, c¸c tµi kho¶n chi phÝ s¶n xuÊt nh­: + Sæ tµi kho¶n cè ®Þnh + Sæ chi tiÕt tiÒn vay + Sæ chi tiÕt thanh to¸n ng­êi b¸n, thanh to¸n néi bé + C¸c sæ chi tiÕt chi phÝ gi¸ thµnh + The tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm, c«ng tr×nh x©y l¾p hoµn thµnh Ngoµi c¸c sæ tæng hîp vµ chi tiÕt trªn, c«ng ty kh«ng sö dông mét lo¹i sæ nhËt ký ®Æc biÖt nµo kh¸c. Quy tr×nh h¹ch to¸n TSC§ trªn hÖ thèng sæ theo h×nh thøc nhËt ký chung nh­ sau: S¬ ®å 4: Tr×nh tù h¹ch to¸n TSC§ theo h×nh thøc nhËt ký chung t¹i c«ng ty l¾p m¸y ®iÖn n­íc Chøng tõ gèc Sæ chi tiÕt TSC§ NhËt ký chung Sæ c¸i TK 211, 214 B¶ng tæng hîp chi tiÕt TSC§ B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o kÕ to¸n vÒ TSC§ NhËp d÷ liÖu vµo m¸y hµng ngµy ChuyÓn sè liÖu ®Þnh kú Quan hÖ ®èi chiÕu H¹ch to¸n söa ch÷a TSC§ h÷u h×nh t¹i c«ng ty Trong qu¸ tr×nh tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, nh÷ng hao mßn háng hãc x¶y ra ®èi víi TSC§ trong c«ng ty lµ kh«ng thÓ tr¸nh khái. V× vËy ®Ó phôc håi n¨ng lùc ho¹t ®éng cña TSC§, ®¶m b¶o an toµn trong lao ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cÇn thiÕt ph¶i tiÕn hµnh söa ch÷a , thay thÕ nh÷ng bé phËn, chi tiÕt cña TSC§ bÞ hao mßn, h­ háng cã ¶nh h­ëng ®Õn ho¹t ®éng cña TSC§. Khi ph¸t hiÖn TSC§ cã nh÷ng h­ háng cÇn söa ch÷a, bé phËn sö dông sÏ lËp giÊy ®Ò nghÞ söa ch÷a ®Ó göi lªn bé phËn phô tr¸ch thiÕt bÞ, phã gi¸m ®èc PT – KV, gi¸m ®èc ®Ó xin phª duyÖt. Khi giÊy ®Ò nghÞ ®­îc duyÖt, c«ng ty sÏ tiÕn hµnh söa ch÷a. Th«ng th­êng, c«ng ty tiÕn hµnh söa ch÷a nh÷ng h­ háng nµy theo ph­¬ng thøc thuª ngoµi (giao thÇu). Söa ch÷a th­êng xuyªn Trong qu¸ tr×nh thi c«ng, vËn chuyÓn m¸y mãc trong c«ng ty cã thÓ bÞ h­ háng, nh÷ng h­ háng nµy th­êng kh«ng nghiªm träng nªn c¸c ®éi th­êng chñ ®éng tiÕn hµnh söa ch÷a sau ®ã tËp hîp nh÷ng ho¸ ®¬n chøng tõ cã liªn quan göi cho phßng kÕ to¸n. §©y lµ c«ng viÖc söa ch÷a nhá mang tÝnh b¶o d­ìng, chi phÝ söa ch÷a th­êng nhá. Do ®ã, kÕ to¸n tËp hîp vµ h¹ch to¸n ngay vµo c¸c tµi kho¶n chi phÝ. NÕu c«ng viÖc söa ch÷a x¶y ra ®èi víi TSC§ t¹i c¸c phßng ban th× kÕ to¸n h¹ch to¸n nh­ sau: Nî TK 642 (6427): Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Nî TK 133: ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ Cã TK liªn quan 111, 112, 331 Tæng sè tiÒn chi cho söa ch÷a NÕu c«ng viÖc söa ch÷a x¶y ra ®èi víi TSC§ t¹i c¸c ®éi x©y l¾p th× kÕ to¸n h¹ch to¸n : Nî TK 627 (6277): Chi phÝ s¶n xuÊt chung Nî TK 133: ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ Cã TK liªn quan 111, 112, 331 Tæng sè tiÒn chi cho söa ch÷a VÝ dô: t¹i x­ëng 382 söa ch÷a m¸y mµi BOSCH. Néi dung söa ch÷a bao gåm: Thuª quÊn söa ®éng c¬ 15 KW Thuª quÊn l¹i r«to, thay cæ gãp m¸y mµi BOSCH, thay ch× than. C¸c chøng tõ ban ®Çu ph¸t sinh trong nghiÖp vu nµy gåm: GiÊy ®Ò nghÞ söa ch÷a cña bé phËn sö dông Biªn b¶n kiÓm tra thiÕt bÞ Ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n PhiÕu chi Ho¸ ®¬n (gtgt) MÉu sè: 01 GTKT – 3LL Liªn 2: (Giao cho kh¸ch hµng) Ngµy 13 th¸ng 9 n¨m 2002 §¬nvÞ b¸n hµng: VËt t­ hµng ho¸ tæng hîp – D­¬ng Quang H¶i §Þa chØ: §«ng Anh – Hµ Néi §iÖn tho¹i: Hä vµ tªn ng­êi mua hµng: Anh Hïng §¬n vÞ: C«ng ty L¾p m¸y ®iÖn n­íc §Þa chØ: Nhµ H2A – Thanh Xu©n Nam – Thanh Xu©n – Hµ Néi Tµi kho¶n: 01000106440001 H×nh thøc thøc thanh to¸n: TM. MS: STT Tªn hµng hãa, dÞch vô §¬n vÞ Sè §¬n gi¸ Thµnh tiÒn tÝnh l­îng A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 QuÊn söa ®éng c¬ 15KW C¸i 1 1.275.000 1.275.000 2 QuÊn söa ch÷a m¸y mµi C¸i 1 210.000 210.000 Bosh 670 W, thay chæi than Céng tiÒn hµng: 1.350.000 ThuÕ suÊt GTGT 10% TiÒn thuÕ GTGT 135.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 1.485.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: mét triÖu bèn tr¨m t¸m l¨m ngh×n ®ång Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ ( ký, ghi râ hä tªn) (ký, ghi râ hä tªn) (ký, ghi râ hä tªn ) PhiÕu chi MÉu sè 02 – 141 Q§ 1141 – TC/C§KT Hä vµ tªn ng­êi nhËn tiÒn: NguyÔn M¹nh Hïng §¬n vÞ: X­ëng 832 – C«ng ty l¾p m¸y ®iÖn n­íc lý do chi: Thanh to¸n tiÒn söa ch÷a m¸y mµi BOSH vµ ®éng c¬ 15 KW Sè tiÒn 1.485.000 B»ng ch÷: Mét triÖu bèn tr¨m t¸m l¨m ngh×n ®ång ch½n Gi¸m ®èc KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp phiÕu §· nhËn ®ñ sè tiÒn: 1.485.000 ( Mét triÖu bèn tr¨m t¸m l¨m ngh×n ®ång ) Ngµy 13 th¸ng 9 n¨m 2002 Thñ quü Ng­êi nhËn tiÒn C¨n cø vµo c¸c chøng tõ trªn, kÕ to¸n t¹i ph©n x­ëng ph¶n ¸nh bót to¸n sau vµo m¸y tÝnh, m¸y tÝnh sÏ tù ®éng chuyÓn sè liÖu vµo nhËt ký chung vµ sæ c¸i TK cã liªn quan. Nî TK 6277: 1.350.000 Nî TK 1331: 135.000 Cã TK 111: 1.485.000 Söa ch÷a lín TSC§ Nh­ ®· ®Ò cËp ë trªn, TSC§ cña c«ng ty cßn tån ®äng kh¸ nhiÒu m¸y mãc cò, th­êng xuyªn háng hãc nh­ng do h¹n chÕ vÒ tµi chÝnh nªn c«ng ty vÉn ch­a thÓ ®Çu t­ mua míi. V× vËy, ®Ó kh¾c phôc khã kh¨n trªn, c«ng ty tiÕn hµnh söa ch÷a phôc håi TSC§ ®ã. Th­êng th× chi phÝ ®Ó söa ch÷a kh¸ cao, thêi gian söa ch÷a kÐo dµi. Hµng n¨m, trªn c¬ së kÕt qu¶ kiÓm kª vµ kiÓm tra kü thuËt cña TSC§, xÝ nghiÖp lËp kÕ ho¹ch söa ch÷a lín TSC§. Tuy nhiªn, viÖc kiÓm tra hiÖn tr¹ng còng nh­ lËp kÕ ho¹ch söa ch÷a cßn s¬ sµi, mang tÝnh h×nh thøc. KÕ to¸n kh«ng trÝch tr­íc chi phÝ söa ch÷a lín TSC§ mµ ph©n bæ dÇn chi phÝ söa ch÷a vµo chi phÝ s¶n xuÊt chung c¸c kú sau khi ph¸t sinh nghiÖp vô söa ch÷a. Nh­ vËy xÐt vÒ b¶n chÊt, nh÷ng ho¹t ®éng söa ch÷a lín TSC§ t¹i c«ng ty ®Òu lµ ngoµi kÕ ho¹ch. §Ó thÊy râ h¬n thùc tÕ viÖc söa ch÷a lín TSC§ t¹i c«ng ty, ta xem xÐt vÝ dô vÒ tr×nh tù tiÕn hµnh vµ c¸ch h¹ch to¸n söa ch÷a cÈu Króp t¹i x­ëng 382 trong th¸ng 9 n¨m 2002. NghiÖp vô nµy b¾t ®Çu khi bªn x­ëng 382 göi giÊy ®Ò nghÞ söa ch÷a lªn c«ng ty. C«ng ty l¾p m¸y ®iÖn n­íc Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam X­ëng c¬ khÝ 382 §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc §«ng Anh, ngµy 04 th¸ng 9 n¨m 2002 GiÊy ®Ò nghÞ söa ch÷a KÝnh göi: ¤ng gi¸m ®èc c«ng ty l¾p m¸y ®iÖn n­íc Phßng kü thuËt c«ng ty Tªn thiÕt bÞ söa ch÷a : CÈu Króp M· hiÖu: Sè m¸y: Trong thêi gian qua, do cÈu ®· cò l¹i ph¶i th­êng xuyªn lµm viÖc trong ®Þa h×nh xÊu. Mét sè bé phËn cña cÈu ®· cã biÓu hiÖn h­ háng nÆng: trôc tr­íc bÞ g·y, phanh r·o, ch¶y dÇu nªn cÈu kh«ng thÓ vËn hµnh ®­îc. Thêi gian tíi x­ëng cÇn vËn chuyÓn mét khèi l­îng lín cho chuyÓn x­ëng. V× vËy, ®Ó ®¸p øng ®­îc yªu cÇu nµy, x­ëng ®Ò nghÞ l·nh ®¹o c«ng ty, phßng kü thuËt c«ng ty cho phÐp x­ëng söa ch÷a cÈu Króp. Cô thÓ nh­ sau: Thay trôc tr­íc Mua míi b×nh vµ èng dÉn dÇu Thay tio Thay cupben tæng h¬i Söa ch÷a vµ b¶o d­ìng tæng phanh h¬i . Trªn ®©y lµ c¸c thiÕt bÞ cÇn ph¶i söa ch÷a vµ thay thÕ, kÝnh mong c«ng ty cho phÐp söa ch÷a ®Ó s¶n xuÊt ®­îc ®¶m b¶o. P. gi¸m ®èc PT – KV PT. ThiÕt bÞ c«ng ty KÕ to¸n x­ëng (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu) (Ký, hä tªn) (ký, hä tªn) Sau khi nhËn ®­îc ®¬n ®Ò nghÞ söa ch÷a cÈu cña x­ëng 382, phßng kü thuËt cïng víi c¸n bé phô tr¸ch thiÕt bÞ ë x­ëng vµ thî l¸i cÈu tiÕn hµnh kiÓm tra vµ lËp biªn b¶n kiÓm tra thiÕt bÞ C«ng ty l¾p m¸y ®iÖn n­íc Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam X­ëng c¬ khÝ 382 §éc lËp – Tù do - H¹nh phóc Biªn b¶n kiÓm tra thiÕt bÞ Tªn thiÕt bÞ : CÈu Króp M· hiÖu: Sè m¸y: H«m nay, ngµy 05 th¸ng 09 n¨m 2002 Chóng t«i gåm ¤ng : NguyÔn M¹nh Hïng C¸n bé phô tr¸ch thiÕt bÞ ¤ng : NguyÔn V¨n Vò C¸n bé phô tr¸ch kü thuËt ¤ng : NguyÔn V¨n ChÝnh Thî l¸i cÈu §· tiÕn hµnh lËp biªn b¶n kiÓm tra thiÕt bÞ nh­ sau: HiÖn t­îng: háng trôc gi÷a, phanh kh«ng ¨n, ®­êng dÉn dÇu phanh bªn l¸i b¸nh gi÷a ch¶y dÇu. KÕt qu¶ kiÓm tra : g·y trôc gi÷a, bã tæng phanh, mÊt h¬i ( thñng tio h¬i), háng cupben táng phanh, háng 4 cupben b¸nh gi÷a bªn l¸i. Nguyªn nh©n h­ háng: xe cÈu qu¸ cò, dïng qu¸ t¶i, rØ tæng phanh, ch¶y dÇu b¸nh gi÷a bªn l¸i. §Ò nghÞ biÖn ph¸p xö lý: Th¸o, b¶o d­ìng tæng phanh Thay 2 cupben tæng h¬i Thay tio h¬i Thay 4 cupben dÇu b¸nh gi÷a bªn l¸i Thay trôc gi÷a . Biªn b¶n nµy lµm xong lóc: giê ngµy 05 th¸ng 09 n¨m 2002 N¬i lËp biªn b¶n : X­ëng 382 - §«ng Anh Phã gi¸m ®èc Qu¶n ®èc Kü thuËt x­ëng Thî söa ch÷a CB phô tr¸ch TB Khi ®­îc sù phª duyÖt cña ban l·nh ®¹o, x­ëng chñ ®éng t×m kiÕm vµ ký kÕt hîp ®ång giao kho¸n söa ch÷a thiÕt bÞ nµy víi«ng NguyÔn Long H¶i, chñ cöa hiÖu söa ch÷a, kinh doanh phô tïng « t« Khi cÈu ®· ®­îc söa ch÷a xong, tiÕn hµnh lËp biªn b¶n kiÓm tra kü thuËt cÈu vµ thanh lý hîp ®ång söa ch÷a cÈu. Bªn nhËn söa ch÷a göi ho¸ ®¬n ®Õn cho c«ng ty Ho¸ ®¬n (gtgt) MÉu sè: 01 GTKT – 3LL Liªn 2: (Giao kh¸ch hµng) 02-B Ngµy 13 th¸ng 9 n¨m 2002 AX: 093166 §¬nvÞ b¸n hµng: VËt t­ hµng ho¸ tæng hîp – D­¬ng Quang H¶i §Þa chØ: §«ng Anh – Hµ Néi §iÖn tho¹i: Hä vµ tªn ng­êi mua hµng: Anh Hïng §¬n vÞ: C«ng ty L¾p m¸y ®iÖn n­íc §Þa chØ: Nhµ H2A – Thanh Xu©n Nam – Thanh Xu©n – Hµ Néi TK:01000106440001 H×nh thøc thanh to¸n: TM MS STT Tªn hµng hãa, dÞch vô §¬n vÞ Sè §¬n gi¸ Thµnh tiÒn tÝnh l­îng A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Söa ch÷a tæng phanh h¬i C¸i 1 1.275.000 1.275.000 2 Cupben h¬i phanh Hµn C¸i 2 45.000 90.000 Thay tio C¸i 1 40.000 40.000 Thay trôc gi÷a C¸i 1 24.452.000 24.452.000 Céng tiÒn hµng: 77.485.000 ThuÕ suÊt GTGT 10% TiÒn thuÕ GTGT 7.784.500 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 85.629.500 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: T¸m m­¬i l¨m triÖu s¸u tr¨m hai chÝn ngh×n n¨m tr¨m ®ång Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ ( ký, ghi râ hä tªn) (ký, ghi râ hä tªn) (ký, ghi râ hä tªn ) C¨n cø vµo h×nh thøc thanh to¸n trong tr­êng hîp nµy lµ thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt, kÕ to¸n x­ëng nhËp vµo m¸y c¸c bót to¸n sau - Khi tr¶ tiÒn cho bªn nhËn söa ch÷a, kÕt hîp víi biªn b¶n thanh to¸n t¹m øng (kho¶n t¹m øng nµy ph¸t sinh khi C«ng ty t¹m øng cho ¤ng Hïng ®Ó tr¶ cho bªn s÷a ch÷a), kÕ to¸n ®Þnh kho¶n vµo m¸y: Nî TK 241 (2413): 77.845.000 Nî tµi kho¶n 1332: 7.784.500 Cã tµi kho¶n 141: 42.814.750 Cã tµi kho¶n 111: 42.814.750 V× tr­êng hîp nµy chi phÝ s÷a ch÷a kh¸ lín nªn C«ng ty kh«ng chuyÓn th¼ng vµo TK 627 mµ quyÕt ®Þnh ph©n bæ dÇn vµo chi phÝ qua TK 142 trong ba kú liªn tiÕp Trong kú nµy, kÕ to¸n ph©n bæ chi phÝ vµ nhËp vµo m¸y ®Þnh kho¶n nh­ sau: Nî TK 142: 51.897.120 Nî TK672(6277): 25.948.560 Cã TK 241(2413): 77.845.680 Sau hai kú kÕ to¸n tiÕp theo, kÕ to¸n h¹ch to¸n: Nî TK 627 (6277): 25.948.560 Cã TK 142: 25.948.560 Trong nh÷ng ®Þnh kho¶n trªn ®­îc nhËp vµo chøng tõ kÕ to¸n m¸y (nh­ mÉu ®· tr×nh bµy t¹i biÒu sè 6 trang 36) m¸y sÏ tù ®éng läc sè liÖu ®Ó vµo nhËt ký chung vµ c¸c Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n t­¬ng tù nh­ c¸c tr­êng hîp t¨ng gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh ®· tr×nh bµy ë trªn. PhÇn III Hoµn thiÖn h¹ch to¸n söa ch÷a n©ng cÊp TSC§ h÷u h×nh t¹i c«ng ty l¾p m¸y ®iÖn n­íc – Tæng c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn h¹ tÇng §¸nh gi¸ chung vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty TÝnh ®Õn nay, c«ng ty l¾p m¸y ®iÖn n­íc ®· tr¶i qua 7 n¨m x©y dùng, ph¸t triÓn vµ tr­ëng thµnh. MÆc dï cßn non trÎ vÒ tuæi ®êi, quy m« cßn h¹n chÕ, l¹i trong giai ®o¹n khã kh¨n do ®iÒu kiÖn m«i tr­êng kinh doanh míi mÎ, tÝnh c¹nh tranh cña thÞ tr­êng gi÷a c¸c doanh nghiÖp nh­ng c«ng ty ®· kh¾c phôc ®­îc nh÷ng khã kh¨n ban ®Çu, hoµn thµnh nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh, ®êi sèng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn ®­îc b¶o ®¶m , s¶n phÈm cña c«ng ty cã mÆt ë kh¾p c¸c c«ng tr×nh x©y dùng trong c¶ n­íc vµ t¹o ®­îc uy tÝn víi kh¸ch hµng. Víi nh÷ng thµnh tùu ®¹t ®­îc trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y c«ng ty ®ang tõng b­íc kh¼ng ®Þnh m×nh, chøng tá mét b¶n lÜnh v÷ng vµng. Cã ®­îc kÕt qu¶ nµy lµ nhê sù nç lùc phÊn ®Êu kh«ng ngõng cña ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn vµ sù ®ãng gãp cña c¸c phßng ban trong c«ng ty trong ®ã cã phßng kÕ to¸n. Trong thêi gian qua, c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n TSC§ nãi riªng t¹i c«ng ty ®· cã nhiÒu thay ®æi, cã nh÷ng ®ãng gãp nhÊt ®Þnh trong sù tr­ëng thµnh cña c«ng ty. Tuy nhiªn vÉn cßn tån t¹i nhiÒu thiÕu sãt cÇn ®­îc gi¶i quyÕt, bæ sung kÞp thêi. Sau mét thêi gian t×m hiÓu thùc tÕ t¹i c«ng ty, t«i xin ®­a ra mét sè nhËn xÐt sau: Nh÷ng thµnh tùu ®¹t ®­îc VÒ bé m¸y kÕ to¸n Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty ®­îc tæ chøc gän nhÑ. Phßng kÕ to¸n ®­îc bè trÝ hîp lý, ph©n c«ng c«ng viÖc cô thÓ d­íi sù kiÓm tra, gi¸m s¸t cña kÕ to¸n tr­ëng. §éi ngò nh©n viªn kÕ to¸n cã tr×nh ®é, ®­îc ®µo t¹o c¬ b¶n, trung thùc, cã tr¸ch nhiÖm víi c«ng viÖc. C«ng ty ¸p dông m« h×nh kÕ to¸n tËp trung – ph©n t¸n. §©y lµ h×nh thøc tæ chøc phï hîp víi t×nh h×nh thùc tÕ cña c«ng ty. Nã cã t¸c dông t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi ®Ó kiÓm tra chØ ®¹o nhiÖm vô vµ ®¶m b¶o chØ ®¹o tËp trung thèng nhÊt cña kÕ to¸n tr­ëng còng nh­ sù chØ ®¹o kÞp thêi cña l·nh ®¹o cña c«ng ty ®èi víi toµn bé ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. MÆt kh¸c nã cßn thuËn tiÖn trong ph©n c«ng lao ®éng kÕ to¸n vµ xö lý kÕ to¸n b»ng m¸y vi tÝnh. Võa qua, c«ng ty ®· ®­a mét sè l­îng lín c¸c lo¹i m¸y thiÕt bÞ qu¶n lý nh­ m¸y vi tÝnh, m¸y in, m¸y photocoppy phôc vô ë c¸c bé phËn trong ®ã cã phßng kÕ to¸n. ViÖc sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n thèng nhÊt ®èi víi toµn Tæng c«ng ty ®· gióp cho viÖc h¹ch to¸n trªn mét sè phÇn hµnh c¬ b¶n ®­îc nhanh chãng, thuËn lîi cho viÖc tra cøu, ®èi chiÕu khi cÇn thiÕt. V× vËy, c«ng viÖc cña nh©n viªn kÕ to¸n ®­îc gi¶m nhÑ, tiÕt kiÖm d­îc lao ®éng. - VÒ h×nh thøc sæ kÕ to¸n: viÖc ¸p dông h×nh thøc nhËt ký chung lµ phï hîp víi ®Æc ®iÓm, quy m« cña c«ng ty. §ång thêi nã còng phï hîp víi mÆt b»ng tr×nh dé chuyªn m«n cña nh©n viªn kÕ to¸n trong c«ng ty còng nh­ viÖc ¸p dông tin häc trong c«ng t¸c h¹