Đề tài Hoàn thiện hạch toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty Xuất – Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối

g pháp khấu hao theo tỷ số năm : Theo phương pháp tính khấu hao này, mức tính khấu hao năm được tính dựa trên cơ sở tỷ lệ khấu hao mỗi năm. Tỷ lệ khấu hao mỗi năm được xác định theo công thức : Trong đó : - Tkt là tỷ lệ khấu hao năm - T là thời gian sử dụng TSCĐ - t là thời điểm còn tính khấu hao Trong thời đại ngày nay, việc sử dụng khấu hao nhanh sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh khỏi sự hao mòn vô hình. Nhưng doanh nghiệp phải xem xét, đánh giá một cách cụ thể là những tài sản hoặc nhóm TSCĐ nào mới được thực hiện theo phương pháp này. Qua những phương pháp tính khấu hao đã trình bày ở trên, ta thấy mỗi phương pháp tính khấu hao sẽ mang lại cho ta chi phí khấu hao khác nhau, đồng thời mỗi phương pháp này đều có những ưu, nhược điểm riêng. Vì vậy, tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán cũng như quy mô của doanh nghiệp mà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp nào hữu hiệu nhất. Việc lựa chọn một phương pháp khấu hao có liên quan đến việc kết hợp chi phí và thu nhập sao cho phản ánh được thu nhập và báo cáo tình trạng tài chính của doanh nghiệp. Theo qui định chung, để đơn giản cách tính thì TSCĐ tăng trong tháng, tháng sau mới trích khấu hao, TSCĐ giảm trong tháng thì tháng sau mới thôi tính khấu hao. Do vậy, để xác định khấu hao của tháng sau thì phải căn cứ vào tình hình tăng giảm của tháng này. Căn cứ vào số khấu hao đã trích tháng trước để xác định số khấu hao phải trích tháng này theo công thức: Số khấu hao phải trích trong tháng == Số khấu hao đã trích trong tháng ++ Số khấu hao tăng trong tháng -- Số khấu hao giảm trong tháng 2. Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm khấu hao TSCĐ hữu hình, kế toán sử dụng tài khoản 214 (2141 – Hao mòn tài sản cố định hữu hình). Bên cạnh đó kế toán còn sử dụng tài khoản 009- “Nguồn vốn khấu hao cơ bản” để theo dõi tình hình hình thành và sử dụng số vốn khấu hao cơ bản tài sản cố định. Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ tăng nguồn vốn khấu hao cơ bản. Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguồn vốn khấu hao (nộp cấp trên, cho vay, đầu tư, mua sắm tài sản cố định…). Dư Nợ: số vốn khấu hao cơ bản hiện còn. 3. Phương pháp hạch toán. Các nghiệp vụ hạch toán khấu hao tài sản cố định hữu hình được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Trình tự hạch toán tổng hợp khấu hao TSCĐ hữu hình TK: 211,213 TK: 214 TK: 627,671,642,821 TK: 212 TK: 821 TK: 142,627,641,642 (3) (2) (1) Chú thích sơ đồ 4: (1) Tính và phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đồng thời với bút toán này, kế toán phải ghi đơn Nợ TK 009-Nguồn vốn khấu hao. (2) Thanh lý, nhượng bán TSCĐ. (3) Trả lại TSCĐ thuê tài chính. V. hạch toán sửa chữa TSCĐ hữu hình Trong quá trình sử dụng, TSCĐ hữu hình bị hao mòn và hư hỏng cần phải sửa chữa, thay thế để khôi phục năng lực hoạt động. Công việc sửa chữa có thể do doanh nghiệp tự làm hoặc thuê ngoài và được tiến hành theo kế hay ngoài kế hoạch. Tuỳ theo quy mô, tính chất của công việc sửa chữa, kế toán sẽ phản ánh voà các tài khoản thích hợp. Sửa chữa TCSĐ theo kế hoạch là công việc dự kiến trước về quy mô, chi phí thời gian sửa chữa và tính chất sửa chữa. Phương pháp sử dụng là phương pháp trích trước chi phí sửa chữa. Sửa chữa TSCĐ ngoài kế haọch là công việc sửa chữa không dự kiến trước về quy mô, thời gian và tính chất sửa chữa. Căn cứ vào cấp độ sửa chữa được chia làm hai loại: sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn phục hồi. sửa chữa thường xuyên là công việc sửa chữa làm ngoài kế hoạch, quy mô sửa chữa không lớn, chủ yếu do tự làm. Vì vậy, chi phí sửa chữa thực tế kết chuyển trực tiếp vào toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh. sửa chữa lớn là công việc sửa chữa thực tế nhằm khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ. Công việc sửa chữa thường kéo dài, chi phí sửa chữa thường lớn. Việc sửa chữa có thể thực hiện theo kế hoạch hoặc đột xuất có thể do doanh nghiệp tự làm hoặc thuê ngoài. TK sử dụng TK214-Xây dựng cơ bản dở dang. Bên Nợ: Chi phí đầu tư xây dựng, mua sắm,sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh, chi phí đầu tư cải tạo nâng cấp TSCĐ. Bên Có: Gía trị TSCĐ hình thành qua đầu tư, xây dựng, mua sắm. Gía trị công trình bị loại bỏ và các khoản duyệt bỏ khác kết chuỷen khi quyết toán được duyệt y. Gía trị công trình sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành kết chuyển khi quyết toán. Dư Nợ: Chi phí xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn TSCĐ đã hoàn thành nhưng chưa bàn giao đưa vào sử dụng hoặc quyết toán chưa được duyệt y. TK335- Chi phí phải trả. Bên Nợ: Các khoản chi phí phát sinh thuộc nội dung chi phí phải trả. Bên Có: chi phí dự tính trước đã ghi nhận và hạch toán voà chi phí sản xuất kinh doanh. Dư Có: Chi phí dự tính trước đã ghi nhận và hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh. Hạch toán sửa chữa TSCĐ Các nghiệp vụ hạch toán TSCĐ được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 5: Trình tự hạch toán sửa chữa TSCĐ (1) TK:111,112,152,214,334,338 TK:627,671,642,1421 TK:2413 TK:331 TK:1331 (2) TK:335 TK:211 (6) (4) (3) (5) (1) (2) Chú thích sơ đồ 5 (1) Sửa chữa thường xuyên TSCĐ tự làm hay thuê ngoài. (2) Tập hợp chi phí sửa chữa lớn, chi phí nâng cấp TSCĐ phát sinh (tự làm, thuê ngoài). (3) Trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế hoạch. (4) Quyết toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế hoạch Phần II Thực trạng về hạch toán TSCĐ hữu hình tại Công ty Xuất – Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. I. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và bộ máy quản lý hoạt động SX-KD của Công ty Xuất – Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối có ảnh hưởng đến hạch toán TSCĐ hữu hình. 1. Lịch sử hình thành và phát triển. Công ty muối là doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế phụ thuộc, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng để giao dịch kinh tế. Doanh nghiệp được Nhà nước giao vốn, tài nguyên, đất đai và các nguồn lực khác; có trách nhiệm sử dụng hiệu quả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn được giao, có quyền và nghĩa vụ dân sự, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi số vốn Nhà nước giao cho công ty quản lý. Doanh nghiệp thành lập tiền thân từ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu trực thuộc tổng công ty muối Việt Nam trực thuộc bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Tên đầy đủ: Công ty Xuất – Nhập khẩu Tổng hợp ngành muốí Tên giao dịch: SAGIMEX Địa chỉ : Số 7 - Hàng Gà - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. Thành lập ngày 25/12/1999 theo quyết định số: 141/1999-QĐ/BNN-TCCB của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam. Trải qua quá trình hình thành và phát triển Công ty Xuất – Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Khi mới thành lập cơ sở vật chất của công ty hầu như không có gì với mấy chục công nhân, máy móc thiết bị lạc hậu... tuy vậy công ty vẫn luôn hoàn thành nhiệm vụ Nhà nước giao, được Đảng và Nhà nước tặng nhiều Bằng khen, Huân huy chương. Cho đến nay, nền kinh tế thị trường ra đời đã đặt công ty trước những thách thức to lớn. Ngoài những khó khăn về công nghệ, vốn, trình độ tay nghề công nhân viên còn là tình hình cạnh tranh găy gắt trên thị trường với không chỉ các đối thủ trong nước mà còn là các đối thủ nước ngoài có bề dày kinh nghiệm và uy tín sản phẩm trên thị trường. Trước tình hình đó được sự chỉ đạo giúp đỡ của các cơ quan cấp trên, sự nỗ lực của ban giám đốc và toàn thể CBCNV công ty đã kịp thời ổn định lại tổ chức, nâng cao hiệu quả các mặt quản lý, mạnh dạn đầu tư công nghệ, đổi mới đa dạng hoá sản phẩm với chủ trương coi thị trường là trung tâm, chất lượng sản phẩm là sống còn, công ty đã đứng vững và đạt được sự tăng trưởng vững mạnh ổn định. Biểu 01: Kết quả kinh doanh trong hai năm 2000 và 2001 của công ty. Đơn vị: 1000 đồng. STT Chỉ tiêu 2000 2001 1 Doanh thu thuần Trong đó D. thu hàng xuất khẩu 25.520.760 180.920 27.072.463 289.050 2 Lợi nhuận 175.893 222.023 3 Nộp ngân sách 2.053.269 2.836.957 4 Thu nhập bình quân người/ tháng. 762.492 804.794 SAGUMEX là doanh nghiệp Nhà Nước nên mục đích hoạt động của công ty là thông qua hoạt động kinh doanh, xuất nhập khẩu một số mặt hàng nhằm góp phần thúc đẩy nền kinh tế của đất nước. Với mục đích như trên thì những đối tượng kinh doanh của công ty như sau: Đối với mặt hàng nhập khẩu bao gồm những mặt hàng: Muối nguyên liệu từ ấn độ; Xe máy Trung Quốc; Dây cáp điện..... Đối với hàng Xuất khẩu bao gồm những mặt hàng: Muối nguyên liệu( xuất khẩu chủ yếu sang Thái Lan). Đối với thị trường trong nước công ty tiêu thụ tất cả những mặt hàng nhập khẩu đã nói ở trên. Thị trường tiêu thụ nội địa của công ty trải dài cả ba miền Bắc- Trung - Nam. Với chất lượng sản phẩm tốt, chính sách giá linh hoạt, phương thức bán hàng hiệu quả sản phẩm của công ty được tiêu thụ rất mạnh. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động SX-KD tại công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp nghành Muối. Hiện nay bộ máy quản lý của công ty bao gồm Ban giám đốc và 4 phòng ban chức năng được tổ chức như sau: (sơ đồ 1) Ban giám đốc: Ban giám đốc của công ty chỉ có một người là giám đốc. Giám đốc là người chịu trách nhiệm điều hành chung, quản lý, giám sát mọi hoạt động của công ty theo luật doanh nghiệp Nhà nước và điều lệ của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên về toàn bộ hoạt động của công ty và là người có quyền quyết định cao nhất tại công ty. Các phòng ban chức năng gồm: Phòng Tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ xây dựng phương án tổ chức mạng lưới và cán bộ cho phù hợp từng thời kỳ, xây dựng các phương án quy hoạch và chuẩn bị các thủ tục đề bạt cán bộ và nâng cao bậc lương, chuẩn bị các thủ tục giải quyết chế độ cho người lao động. Chủ trì các cuộc thanh tra theo chức trách và quyền hạn của mình. Giải quyết đơn thư theo pháp lệnh khiếu tố. Tiếp các đoàn thanh tra( nếu có) và phối hợp với các phòng chuẩn bị các tài liệu cần thiết để đáp ứng yêu cầu cần thiết của các đoàn thanh tra. Xây dựng kế hoạch và mua sắm trang bị làm việc cho công ty hàng tháng và hàng năm. Tổ chức tiếp khách và hướng dẫn khách đến làm việc, quản lý các loại tài sản thuộc văn phòng công ty. Đảm bảo xe đưa đón lãnh đạo, cán bộ đi làm đúng giờ an toàn. Xây dựng kế hoạch, nội dung công tác thi đua , tập hợp đề nghị khen thưởng, đề xuất hình thức khen thưởng. Đồng thời thức hiện chế độ về lao động, bảo hiểm xã hội, sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên theo luật định. Phòng Tài chính Kế toán: Có nhiệm vụ quản lý công tác tài chính kế toán, tổ chức thực hiện các công tác thống kê, thu thập các thông tin kinh tế, thực hiện chế độ hạch toán theo qui định. Có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc trong lĩnh vực điều hành kinh doanh, kiểm tra việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và pháp luật nhà nước qui định. Đề xuất lên giám đốc phương án tổ chức hoạt động của bộ máy kế toán của công ty phù hợp với chế độ kế toán Nhà nước. Định kỳ phân tích các hoạt động kinh tế, hiệu quả kinh doanh, cung cấp các thông tin về hoạt động tài chính cho lãnh đạo công ty để quản lý và điều chỉnh kịp thời hoạt động kinh doanh. Phòng kinh doanh: Tập hợp dự kiến chi phí, giá thành, tìm các biện pháp hạ giá thành. Tổ chức tiếp thi quảng cáo sản phẩm, tham khảo thị trường trong nước, lập các phương án kinh doanh cho năm sau. - Phòng Xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện phương án kinh doanh xuất- nhập khẩu, dịch vụ uỷ thác và các kết quả khác có liên quan cho phù hợp với điều kiẹn hoạt động của công ty trong từng thời kỳ. Tham mưu cho Tổng giám đốc trong quan hệ đối ngoại, chính sách xuất- nhập khẩu pháp luật của Việt Nam và quốc tế về hoạt động kinh doanh này. Giúp Tổng giám đốc chuẩn bị các thủ tục hợp đồng, thanh toán quốc tế và các hoạt động ngoại thương khác. Nghiên cứu đánh giá khảo sát khả năng tiềm lực của các đối tác nước ngoài khi liên kết kinh doanh cùng công ty. Giúp Giám đốc các cuộc tiếp khách, đàm phán, giao dịch ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài. Biểu số 1: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Xuất – Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng xuất nhập khẩu II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Xuất – Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Để đáp ứng yêu cầu hạch toán kế toán của công ty, phù hợp với phạm vi hoạt động rộng lớn, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập chung. Phòng tài chính kế toán gồm 6 người được tổ chức như sau: ( sơ đồ số 3) Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung, trực tiếp tổ chức công tác kế toán, kí duyệt các chứng từ, báo cáo kế toán và các tài liệu khác có liên quan đồng thời kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định. Kế toán mua hàng, công cụ dụng cụ: Có nhiệm vụ hạch toán tình hình tăng, giảm, tồn kho hàng hoá, công cụ dụng cụ, tham gia kiểm kê, đối chiếu số liệu trên sổ sách với số liệu thực tế. Cung cấp số liêu chính xác, kịp thời đầy đủ cho kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội kiêm kế toán thống kê: có nhiệm vu tính toán, phân bổ tiền lương, tính và nộp BHXH cho người lao động. Thanh toán tiền lương và trợ cấp BHXH cho người lao động. Theo dõi tình hình trích lập và sử dụng quỹ lương. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm : Chịu trách nhiệm tập hợp, tính toán phân bổ hạch toán chi phí và tính giá hành sản phẩm. Cuối tháng xác định kết quả kinh doanh, hạch toán lãi lỗ, hạch toán các khoản phải nộp Nhà nước. Sau đó cùng với kế toán trưởng lập các phương án giá thành, giá bán. Cuối năm tiến hành tính toán số trích lập các quĩ công ty. Kế toán thanh toán: Có trách nhiệm theo dõi hạch toán tình hình thu, chi, tồn quĩ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tình hình thanh toán nội bộ, tình hình vau vốn lưu động và thanh toán tiền vay. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt trên cơ sở các chứng từ hợp lệ và lập báo cáo quỹ để đối chiếu hàng ngày với kế toán thanh toán trên sổ quỹ. Biểu số 2: Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty Xuất – Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ Kế toán vật liệu, CCDC Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán chi phí SX và tính giá thành SP Kế toán thanh toán Thủ quỹ 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Hiện nay cũng như nhiều doanh nghiệp khác công ty đang áp dụng chế độ kế toán mới theo QĐ 1141/ CĐKT ngày 1/11/1995 và các văn bản, thông tư hứng dẫn bổ sung của Bộ tài chính. Hình thức kế toán được áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ ( Biểu số 4) và toàn bộ công tác kế toán được thực hiện trên máy vi tính nên công việc được giảm nhẹ đi rất nhiều và có hiệu quả thiết thực. Chương trình phần mềm kế toán cho phép xử lý số liệu ngay từ các chứng từ ban đầu, qua quá trình xử lý số liệu máy tính sẽ cung cấp các thông tin như: Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký, sổ cái, bảng kê các tài khoản, bảng cân đối số phát sinh, sổ chi tiết...Cuối kỳ, kế toán xử lý các bút toán kêt chuyển để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ của đơn vị. Hệ thống sổ sách sử dụng là các sổ cái tài khoản, chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết theo dõi nhập- xuất kho, chi tiết công nợ. Chứng từ ghi sổ là sổ kế toán kiểu tờ rơi dùng để định khoản các nghiệp vụ phát sinh. Để phục vụ cho yêu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính dùng để phản ánh số phát sinh bên Có, một số Chứng từ ghi sổ có bố trí thêm các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ, số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của tài khoản. Số liệu của các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ các tài khoản trong trường hợp này chỉ dùng cho mục đích kiểm tra, phân tích không dùng để ghi Sổ cái. Căn cứ để vào chứng từ ghi sổ là các chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, của bảng kê và bảng phân bổ. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quí. Số phát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên Sổ cái theo tổng số lấy từ Chứng từ ghi sổ ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các Nhật ký chứng tù có liên quan. Cuối quí sau khi đã khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các chứng từ ghi sổ. Công ty áp dụng tất cả các tài khoản theo QĐ 1141/CĐKT. Do đặc thù của mặt hàng muối và để quản lý chặt chẽ lượng hàng tồn kho, công ty hạch toán lượng hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Khi Xuất kho kế toán áp dụng theo phương pháp giá thực tế (bình quân gia quyền). Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp thuế khấu trừ riêng đối với sản phẩm muối theo luật thuế được áp dụng từ ngày 1/1/1999 sản phẩm muối bao gồm: muối sản xuất từ nước biển, muối mỏ tự nhiên, muối tinh, muối i-ôt thuộc diện không chịu thuế GTGT vì thế công ty không phải nộp thuế GTGT đầu ra và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với sản phẩm muối. Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Kế toán TSCĐ sử dụng các chứng từ kế toán sau: + Biên bản giao nhận TSCĐ + Thể TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ + Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn Cuối niên độ kế toán kế toán lập các báo cáo sau: Bảng cân đối kế toán( B01- DN) Bảng kết quả kinh doanh( B02-DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ( B03- DN) Thuyết minh báo cáo tài chính( B09- DN) Biểu số 3: Trình tự ghi sổ kế toán hình thức chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra. III. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động TSCĐ hữu hình tại Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Hạch toán tăng TSCĐ Xác định TSCĐ là bộ phận cơ bản nhất của nguồn vốn kinh doanh, kế toán Công ty còn chú ý đến nguyên tắc thận trọng hạch toán, đảm bảo chính xác đối tượng ghi TSCĐ. Việc quản lý và hạch toán luôn dựa trên hệ thống chứng từ gốc chứng minh cho tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. TSCĐ của Công ty tăng chủ yếu do mua sắm, ngoài ra còn có trường hợp tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê. Mọi trường hợp tăng TSCĐ, Công ty đều lập hồ sơ lưu trữ gồm những giấy tờ liên quan đến TSCĐ đó phục vụ cho yêu cầu quản lý và sử dụng như: đơn đề nghị của bộ phận có nhu cầu về tài sản, Quyết định của Giám đốc Công ty, hợp đồng mua TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn bán hàng... Các tài liệu này sẽ là căn cứ để lập thẻ TSCĐ và ghi chép vào sổ Cái. Xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận, kế hoạch đầu tư đổi mới, Công ty tiến hành mua sắm TSCĐ. Mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi và tập hợp đầy đủ theo hoá đơn. Khi hoàn thành, căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan, kế toán xác định NG TSCĐ và tuỳ theo nguồn hình thành để tập hợp. Tất cả thủ tục giấy tờ trước khi hoàn thành TSCĐ được kế toán tập hợp thành bộ cùng với phòng Tổng hợp làm báo cáo gửi lên Giám đốc Công ty. Sau đó chờ quyết định phê duyệt tăng TSCĐ của Giám đốc Công ty và tiến hành vào các sổ sách có liên quan. Cụ thể, năm 2001, Công ty mua một máy vi tính nhãn hiệu COMPAQ tại Công ty FPT. Thủ tục kế toán như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc Kính trình lãnh đạo (v/v mua máy vi tính cho phòng Tổng hợp) Để phục vụ cho công việc, phòng Tổng hợp đề nghị mua một máy vi tính mới loại COMPAQ DESKPRO với giá 11.000.000 triệu đồng (đã tính thuế VAT 10%) Vậy kính trình lãnh đạo duyệt để phòng Tổng hợp được mua máy. Ngày 20/7/2001 Trưởng phòng Tổng hợp Nguyễn Quỳnh Nga Sau khi có đơn trình lên Giám đốc, Giám đốc Công ty căn cứ vào tình hình thực tế để quyết định tăng TSCĐ. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa VN Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Bộ nông nghiệp. Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Hà Nội, ngày 25 tháng 7 năm 2001. Giám đốc Công ty xuất - nhập khẩu tổng hợp ngành muối - Căn cứ vào Quyết định 141/1999 - QĐ, ngày 25/12/1999 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam và điều lệ hoạt động của doanh nghiệp quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. -Căn cứ vào đề nghị nua máy vi tính của phòng Tổng hợp. Quyết định Điều 1: Phê duyệt mua máy vi tính COMPAQ của phòng Tổng hợp Điều 2: Giá mua là 11.000.000 đồng, tài sản thuộc nguồn vốn tự bổ sung. Điều 3: Các đồng chí trưởng phòng Kế toán tài vụ, Hành chính và đại diện Đại lý Công ty FPT làm các thủ tục chuyển mua máy vi tính, thanh toán và giao máy đầy đủ, tiến hành hạch toán kế toán tài sản theo đúng chế độ quản lý tài sản hiện hành. Nơi gửi : - Như điều 3 - Lưu KTTV - Bên bán Giám đốc Nhâm Hoà Công ty đã ký hợp đồng với Công ty FPT để mua máy vi tính COMPAQ, hợp đồng được ký kết có nội dung như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc Hợp đồng kinh tế (Số:......../HĐKT) - Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam công bố ngày 25/9/1989. - Căn cứ Nghị định số 17/HĐBT ngày 16/1/1990 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành về chế độ hợp đồng kinh tế. - Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ các bên. Hôm nay, ngày 24/7/2001 Bên A: công ty xuất- nhập khẩu tổng hợp nhành muối Địa chỉ: Số 5, Hàng Gà, Hà Nội. Đại diện: Ông : Đình Sáng Chức vụ: Trưởng phòng kế toán Bên B: Công ty FPT Địa chỉ: 40A Lý Thường Kiệt, Hà Nội. Đại diện: Trương Gia Bình Hai bên thoả thuận ký hợp đồng các điều khoản như sau: Điều 1 : Bên B chịu trách nhiệm cung cấp, lắp đặt cho bên A 01 máy vi tính mới hiệu COMPAQ DESKPRO theo tiêu chuẩn kỹ thuật như sau : - Celeron 600 Mhz ; RAM : 64MB. - ổ đĩa cứng Seagate : 10.2GB; ổ đĩa mềm Compaq: 1,44 MB. - Monitor COMPAQ 15" +Key board + Mouse Điều 2 : Thời hạn giao hàng: Bên B giao cho bên A theo đúng thời hạn như hai bên đã quy định, đảm bảo thiết bị mới 100%. Điều 3: Trách nhiệm các bên - Bên A có trách nhiệm thanh toán đúng giá cả đã thoả thuận và đúng thời hạn đã ký. - Bên B có trách nhiệm : cung cấp đúng chủng loại, đảm bảo chất lượng; lắp đặt, vận hành và chạy thử miễn phí tại cơ quan bên A trước khi bàn giao. Điều 4: Điều kiện bảo hành. - Bên B có trách nhiệm bảo hành tất cả các thiết bị, linh kiện miễn phí 36 tháng theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất kể từ ngày bàn giao thiết bị. - Bên B có quyền từ chối bảo hành nếu hư hỏng do rơi vỡ, cháy. hoặc những hư hỏng do chủ quan gây ra. Điều 5: Thể thức thanh toán - Tổng giá trị hợp đồng: 11.000.000 đồng. - Thanh toán bắng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngay sau khi hoàn tất các thủ tục giao hàng. Điều 6: Cam kết chung. Hai bên cam kết thực hiện theo đúng các điều khoản trên, nến còn gì vướng mắc thì phải thông báo cho nhau cùng giải quyết. Đại diện bên A Đại diện bên B Trên đây là những nội dung cơ bản của hợp đồng. Sau khi hợp đồng ký kết, trong thời gian hiệu lực của hợp đồng, Công ty FPT chịu trách nhiệm lắp đặt máy và kiểm tra về kỹ thuật còn Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối phải thanh toán đầy đủ giá mua theo hoá đơn. Khi công việc hoàn tất, kế toán tập hợp các chứng từ có liên quan và lưu tại phòng Kế toán tài vụ bao gồm: Đơn xin trình mua TSCĐ của bộ phận có nhu cầu sử dụng. Quyết định mua TSCĐ của Giám đốc Công ty. Báo giá của bên bán. Hoá đơn giá trị gia tăng. Giấy đề nghị chi tiền. Phiếu chi. Khi nhận TSCĐ, phòng Tổng hợp lập biên bản giao nhận TSCĐ có mẫu sau: Biểu số 4 Biên bản giao nhận tài sản cố định Hôm nay, ngày .... tháng .... năm 2001. Địa điểm tại : Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Địa chỉ : Số 5, Hàng Gà, Hà Nội. Ban giao nhận TSCĐ gồm có: 1. Bên giao : Công ty FPT. Do Ông: Lê Thế Sơn Chức vụ: Cán bộ kỹ thuật. Làm đại diện. 2. Bên nhận : Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Do Bà: Nguyễn Quỳnh Nga Chức vụ: Trưởng phòng Tổng hợp Làm đại diện 3. Hai bên đã tiến hành giao nhận 01 bộ máy vi tính hiệu COMPAQ có các thông số kỹ thuật như sau : - Chip : Intel Celeron 600 Mhz ; RAM : 64MB. - ổ đĩa cứng Seagate : 10.2GB; ổ đĩa mềm Compaq: 1,44 MB. - Monitor COMPAQ 15" +Key board + Mouse - Nước sản xuất : Taiwan Toàn bộ các thiết bị đảm bảo mới 100%, được lắp đặt chạy thử đảm bảo hoạt động tốt. Biên bản này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản để làm căn cứ thực hiện hợp đồng số .../HĐKT giữa Công ty FPT và Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối đã ký ngày .... tháng .... năm 2001. Đại diện bên giao Lê Thế Sơn Hà Nội, ngày... tháng...năm 2001 Đại diện bên nhận Nguyễn Quỳnh Nga Sau khi xác định NG, kế toán tiến hành ghi thẻ TSCĐ. Thẻ TSCĐ được ghi theo mẫu quy định của Bộ Tài chính (mẫu số 02-TSCĐ) như sau: Mẫu số 02-TSCĐ B/h theo Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ Tài chính Số 0178 Đơn vị : Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Địa chỉ: Số 5-Hàng Gà. Biểu số 5: Thẻ tài sản cố định Ngày 3/8/2001 Kế toán trưởng (ký, họ tên) Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số... ngày... tháng.... năm 2001 Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ: máy tính COMPAQ. Số hiệu TSCĐ:...... Nước sản xuất: TAIWAN. Năm sản xuất : 1999. Bộ phận quản lý sử dụng: phòng Tổng hợp. Năm đưa vào sử dụng: 2001 Cô