Đề tài Hoàn thiện hạch toán tài sản cố định với việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại Công ty xây dựng số 2 – Vinaconco2

n cố định: Tài sản cố định là những tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và có đặc điểm là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, tài sản cố định bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất – kinh doanh và giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. Đối với công ty xây dựng số 2 – Vinaconex với đặc điểm là sản xuất – kinh doanh vật liệu xây dựng và thi công xây lắp các công trình xây dựng thì tài sản cố định là một trong các yếu tố quan trọng và chiếm giá trị lớn trong tổng tài sản của công ty. TSCĐ tại Công ty chủ yếu là máy móc thiết bị phục vụ sản xuất vật liệu xây dựng, thi công xây lắp công trình và phương tiện vận tải truyền dẫn. Máy móc thiết bị thường xuyên chiếm khoảng 45 đến 60%, phương tiện vận tải truyền dẫn chiếm khoảng 20 đến 30% trong cơ cấu tài sản tại Công ty. Trong đó nhóm TSCĐ quan trọng nhất là máy móc thiết bị thi công. Nhóm này bao gồm: Máy làm đất gồm: máy ủi, máy đầm, máy xúc, máy san, máy lu… Thiết bị xử lý nền móng gồm: gầu khoan, búa đóng cọc… Máy xây dựng gồm: cần cẩu, máy cuốn lồng sắt, trạm trộn bê tông… Máy làm đá gồm: máy nén khí, máy khoan đá… Ngoài ra trong số nhà cửa vật kiến trúc của Công ty cũng có loại tham gia phục vụ gián tiếp vào qúa trình thi công công trình như nhà ở lưu động, nhà vệ sinh cá nhân… Bên cạnh đó là các loại thiết bị, dụng cụ phục vụ cho công tác quản lý của Công ty. Tóm lại với đặc điểm kinh doanh như vậy thì tài sản cố định trong công ty cũng rất phong phú: Công tác quản lý và sử dụng tài sản cố định Trong lĩnh vực quản lý tài sản cố định, Công ty có những quy định sau: Mỗi TSCĐ đều được lập một bộ hồ sơ gốc bao gồm hồ sơ kỹ thuật do phòng kỹ thuật quản lý và hồ sơ kế toán do phòng kế toán quản lý. Hồ sơ kế toán của một TSCĐ bao gồm tất cả các chứng từ liên quan đến TSCĐ đó từ khi nó được đưa vào sử dụng ở doanh nghiệp cho tới khi thanh lý, điều chuyển… Các chứng từ này là căn cứ để ghi sổ TSCĐ. TSCĐ khi nhận về đơn vị phải tổ chức bàn giao, lập biên bản bàn giao và biên bản nghiệp thu TSCĐ. TSCĐ được bảo quản trong kho của Công ty, kho tại các công trình, hoặc khu vực riêng của Công ty. TSCĐ đưa đi hoạt động ở các công trình phải có giấy phép hoặc hợp đồng. Công ty có một bộ phận bảo vệ chuyên quản lý TSCĐ. Định kỳ, phải tiến hành kiểm kê TSCĐ, đối với các loại TSCĐ khác nhau thì kỳ hạn kiểm kê cũng khác nhau.TSCĐ sử dụng ở khối văn phòng Công ty được kiểm kê mỗi năm một lần vào cuối năm. TSCĐ sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh được kiểm kê định kỳ 6 tháng. Theo quy định của đơn vị, khi tiến hành kiểm kê phỉa lập biên bản kiểm kê TSCĐ do Giám đốc quy định. Số nhân viên tuỳ thuộc vào quy mô đối tượng kiểm kê nhưng nhất thiết phải có đại diện phòng kỹ thuật, phòng kế toán, bộ phận sử dụng TSCĐ, đối chiếu số liệu kế toán ghi trên sổ sách nhằm phát hiện ra TSCĐ thừa hoặc thiếu, đánh giá chất lượng TSCĐ. Sau khi kiểm kê, phải lập biên bản kiểm kê. Công ty chỉ được thực hiện đánh giá lại TSCĐ trong các trường hợp sau: Kiểm kê đánh giá lại tài sản theo quyết định của Nhà nuớc. Thực hiện cổ phần hoá, đa dạng hoá hình thức sở hữu. Sử dụng tài sản để góp vốn liên doanh, góp vốn cổ phần. Điều chỉnh giá để đảm bảo giá trị thực tế tài sản của doanh nghiệp. Việc kiểm kê đánh giá lại tài sản phải theo đúng quy định của Nhà nước. Các khoản tăng hoặc giảm gái trị đánh giá lại tài sản phải hạch toán theo đúng quy định hiện hành. Công ty tiến hành trích khấu hao theo Quyết định số 166/1999/QĐ-BTC của Bộ tài chính. Hàng năm, nguồn vốn khấu hao của những TSCĐ do Tổng công ty điều chuyển cho Công ty sử dụng sẽ được nộp lên cơ quan Tổng công ty. Toàn bộ số khấu hao của những tài sản cố định được đầu tư bằng vốn tự có, vốn do Nhà nước cấp được sử dụng để tái đầu tư, thay thế, đổi mới TSCĐ và sử dụng cho nhu cầu kinh doanh của Công ty. Việc phê chuẩn nghiệp vụ kinh tế liên quan đến TSCĐ được quy định như sau: Giám đốc Công ty được phép duyệt mua các TSCĐ có giá trị từ 50 triệu đồng trở xuống. Phó giám đốc có quyền duyệt việc đầu tư những TSCĐ có giá trị từ 25 triệu đồng trở xuống. Giám đốc có quyền quyết định việc nhượng bán cho thuê, cầm cố, thế chấp tài sản có giá trị từ 50 triệu đồng trở xuống nhưng phải phù hợp quy định hiện hành của Nhà nước. Giám đốc Công ty có quyền quyết định việc thanh lý TSCĐ đã khấu hao hết có giá trị nguyên thuỷ từ 50 triệu đồng trở xuống nhưng phải báo cáo với Tổng công ty bằng văn bản trước khi ra quyết định 15 ngày. Việc thanh lý TSCĐ chưa khấu hao hết nhất thiết phải được Tổng công ty đồng ý bằng văn bản. Mọi TSCĐ có giá trị lớn hơn 50 triệu đồng khi mua sắm, nhượng bán, thanh lý nhất thiết phải được trình Tổng công ty phê duyệt. Khi xảy ra tổn thất TSCĐ như hư hỏng, mất mát, làm giảm giá trị TSCĐ, Công ty phải lập hội đồng xác định nguyên nhân, mức độ tổn thất, lập phương án xử lý và báo cáo với Tổng công ty. Công ty được dùng quỹ dự phòng tài chính để bù đắp những thiệt hại về tổn thất TSCĐ sau khi đã xử lý trách nhiệm cá nhân và tập thể. Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ phải lập ban thanh lý, nhượng bán bao gồm: phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, kế toán trưởng, đại diện phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh, đơn vị sử dụng TSCĐ. Tài sản trước khi nhượng bán phải được định giá. Thông báo rộng rãi trên phương tiện thông tin đại chúng, tổ chức bán đấu giá công khai. Ban thanh lý, nhượng bán phải lập biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ. 2.2. Hạch toán tình hình biến động TSCĐ tại Công ty 2.2.1. Thủ tục chứng từ, sổ sách, tài khoán sử dụng và quy trình hạch toán chung Thủ tục chứng từ, sổ sách Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ của doanh nghiệp thường xuyên biến động. Để quản lý tốt TSCĐ, kế toán Công ty thường xuyên phản ánh, theo dõi chặt chẽ đầy đủ mọi trường hợp biến động tăng giảm. Khi có các nghiệp vụ về TSCĐ phát sinh, các chứng từ mà kế toán sử dụng đều theo mẫu quy định chung của bộ tài chính. Các chứng từ, sổ sách mà kế toán Công ty sử dụng để theo dõi, hạch toán TSCĐ bao gồm: + Hoá đơn (GTGT) + Biên bản thanh lý hợp đồng + Hợp đồng giao khoán + Biên bản giao nhận TSCĐ + Thẻ tài sản cố định + Biên bản thanh lý TSCĐ + Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành + Biên bản đánh giá lại TSCĐ + Sổ chi tiết tài sản cố định + Sổ cái TK211 + Sổ cái TK212 + Sổ cái TK213 + Sổ cái TK214 b. Tài khoản sử dụng Để tiến hành hạch toán, kê toán công ty sử dụng các TK 211, 213, 214. Ngoài ra, để hạch toán TSCĐ kế toán viên còn sử dụng các tài khoản sau:111, 112, 331, 411… c. Quy trình hạch toán chung Đối với các nghiệp vụ về tài sản cố định, kế toán viên sẽ thực hiện hạch toán theo quy trình chung như sau: Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ sử dụng khi các nghiệp vụ về TSCĐ phát sinh, kế toán tiến hành định khoản và đưa dữ liệu vào máy, kế toán sử dụng phần mềm kế toán máy tiền hành theo dõi các nghiệp vụ phát sinh trên các sổ sách kế toán như: Nhật ký chung, Sổ chi tiết tài sản cố định, Sổ chi tiết các tài khoản 211, 213, 214. khi tiến hành hạch toán về tài sản cố định kế toán trong Công ty xây dụng số 2 hạch toán cũng như quy trình chung về hạch toán của chế độ kế toán. 2.2.2. Hạch toán tình hình biến động tăng TSCĐ Nhu cầu sử dụng TSCĐ tại Công ty hết sức đa dạng, nhất là nhu cầu sử dụng máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình. Do đó, nghiệp vụ tăng TSCĐ tại Công ty xây dựng số 2 diễn ra khá thường xuyên và với quy mô lớn. Tuy nhiên, việc trang bị thêm TSCĐ phải được lập kế hoạch cụ thể, phải hợp lý và căn cứ vào nhu cầu thực tế, đặc biệt có những nghiệp vụ phải thông qua sự phê duyệt của Tổng giám Đốc Công ty. TSCĐ của Công ty tăng do nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu là hai lý do sau: + TSCĐ tăng do Công ty tự mua sắm, trang bị. + TSCĐ tăng do các Công ty khác thuộc Tổng công ty chuyển sang và văn phòng công ty điều về. Ngoài ra còn có thể do Công ty tự xây dựng, do đánh giá lại TSCĐ … Trong năm 2002 TSCĐ của Công ty tăng là 10.214.325.667 trong đó: Máy móc thiết bị : 10.141.518.508 Thiết bị văn phòng : 72.807.159 Mọi trường hợp tăng TSCĐ đều phải được lập hồ sơ lưu trữ gồm chứng từ, sổ sách để đảm bảo cho việc quản lý TSCĐ đạt hiệu quả cao. Sau khi có đày đủ chứng từ hợp lệ, kế toán TSCĐ cập nhập vào máy để từ đó in ra các sổ kế toán cần thiết. Trường hợp 1: TSCĐ tăng do Công ty tự mua sắm Phòng kế hoạch kỹ thuật của Công ty có nhiệm cụ theo dõi TSCĐ tại Công ty từ đó phát hiện ra nhu cầu và lập kế hoạch mua sắm, trang bị mới TSCĐ trình lên Ban Giám đốc hoặc Tổng công ty. Cũng có trường hợp xuất phát từ nhu cầu sử dụng TSCĐ trong quá trình thi công công trình, các đội xây dựng sẽ đề xuất yêu cầu trang bị TSCĐ. Sau khi có sự phê duyệt của Ban Giám đốc hoặc Tổng công ty, phòng kế hoạch kỹ thuật lựa chọn nguồn cung cấp và tiến hành mua sắm TSCĐ. Thông thường kế toán sẽ tạm ứng cho nhân viên phòng kế hoạch kỹ thuật một khoản tiền để mua sắm TSCĐ. Sau đó, căn cứ vào giá trị thực tế của hàng mua trên hoá đơn chứng từ hợp lệ, kế toán tiến hành ghi nhận giá trị TSCĐ và quyết toán số tiền tạm ứng. Trong quá trình mua bán, mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi, tập hợp đầy đủ kèm theo hoá đơn chứng từ. Đối với các TSCĐ do Công ty tự mua sắm, trang bị thì các chứng từ liên quan đến việc mua sắm thường gồm: công văn xin mua, công văn duyệt mua, hợp đồng mua bán TSCĐ, hoá đơn GTGT, biên bản bàn giao, biên bản thanh lý hợp đồng… Ví dụ minh hoạ: Theo yêu cầu mua sắm, trang bị TSCĐ của đội 216 để phục vụ thi công công trình dự án thoát nước CP7A Hà Nội, phòng kế hoạch kỹ thuật gửi công văn xin mua lên Giám đốc và nhận được quyết định về mua sắm TSCĐ như sau: Tctxnkxd việt nam cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Công ty xây dựng số 2 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 702B/CT2 – KHKT Hà nội ngày 2 tháng 7 năm 2002 Quyết định của giám đốc công ty xây dựng số 2 ( V/v: đầu tư tài sản cố định ) Giám đốc công ty xây dựng số 2 Căn cứ quyết định 027A/BXD – TCLĐ ngày 12 tháng 2 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ xây dựng về việc thành lập lại XNLH xây dựng số 2 ( Nay là Công ty xây dựng số 2 ). Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty. Căn cứ vào nhu cầu phục vụ thi công công trình: Dự án thoát nước CP&A Theo đề nghị của Ông đội trưởng đội 216 và Ông Trưởng phòng KHKT Công ty. Quyết định Điều 1: Đầu tư 01 máy xúc đào HITACHI EX 200 cho đội 216 để phục vụ thi công công trình: Dự án thoát nước CP7A Hà nội Nguyên giá: 598.344.000 đồng Thời gian thực hiện: 7/2002. Điều 2: Ông đội trưởng đội 216 liên hệ với phòng KHKT Công ty để tổ chức giao nhận. Lập biên bản bàn giao gửi về phòng kế toán tài chính để làm cơ sở trừ khấu hao và phòng KHKT theo dõi. Đội 216 có trách nhiệm bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa máy theo đúng quy định và chịu khấu hao theo quy định của Công ty. Điều 3: Các ông: Đội trưởng 216 và trưởng các phòng nghiệp vụ Công ty chịu trách nhiệm thi hành quyết định này kể từ ngày ký. Nơi nhận: - Như điều 3 Giám đốc - Lưu KHKT Lê Văn Tân Ngày 2 tháng 7 năm 2002, sau khi nhận được quyết định của Giám đốc Công ty, phòng kế hoạch kỹ thuật lập hợp đồng nhập khẩu uỷ thác với Tổng công ty xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam – Vinaconex. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------o0o---------- hợp đồng nhập khẩu uỷ thác Số : 02/vinaconex – vinaconco2/ut Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25/09/1989 của Hội đồng Nhà Nước CHXHCN Việt Nam. Căn cứ nghị định số 17/HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội đồng bộ trưởng (Nay là Chính Phủ) quy định chi tiết pháp lệnh hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào nhu cấu đầu tư của Công ty xây dựng số 17. Căn cứ theo hợp đồng ngoại số KKVN-0004-01 Ký ngày 02 tháng 01 năm 2002 giữa VINACONEX và KANEHARU CO.LTD Hôm nay, ngày 10 tháng 07 năm 2002 Tại văn phòng Tổng công ty VINACONEX Chúng tôi gồm: BÊN Uỷ THáC: Tên doanh nghiệp : công ty xây dựng số 2 - Địa chỉ : 52 Lạc Long Quân – Tây Hồ – Hà Nội - Điện thoại : 8361014 Fax: 8361012 - Đại diện : Ông Phạm Duy Khanh - Chức vụ : Giám đốc - Số tài khoản : (Gọi là bên A) bên nhận uỷ thác: Tên doanh nghiệp: tổng Công ty xnk xây dựng việt nam – Vivaconex - Địa chỉ : 34 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội - Điện thoại : 04 8345298 Fax: 04 8345035 - Đại diện là : Ông Trịnh Hoàn Duy - Chức vụ : Phó Giám đốc - Số tài khoản : 7301.0162G tại Sở Giao Dịch Ngân Hàng ĐT&PT Việt Nam (Gọi là bên B) Hai bên đã thoả thuận ký kết hợp đồng uỷ thác với những điều khoản sau: Điều 1: Đối tượng hàng hoá của hợp đồng: TT Tên thiết bị Ký hiệu Số lượng Giá (C.i.f h.phòng) 1 Máy đào xích đã qua sử dụng HITACHI (Cần dài) HITACHI Model: EX200LCH-3 S/N: 82518 01 5.200.000,00.jpyen Điều 2: Giá trị của hợp đồng 2.1 Giá trị tiền hàng : 5.200.000,00JPYên (CIF Hải Phòng) 2.2 Phí uỷ thác 1% : 400USD 2.3 Tổng giá trị Hợp đồng: 5.200.000,00JPYên + 400USD (Năm triệu hai trăm ngàn Yên Nhật và bốn trăm Đô La Mỹ chẵn). 2.4 Chi phí nhập khẩu, phí mở L/C: Thực thanh thực chi. Điều 3: Điều khoản giao hàng 3.1 Địa điểm giao hàng : Tại Hải Phòng. 3.2 Thời gian giao hàng : Trong vòng 30 ngày kể từ ngày Bên A chuyển 100% giá trị Hợp đồng cho Bên B. Điều 4: Phương thức, điều kiện thanh toán hợp đồng 100% tổng giá trị hợp đồng sẽ được Bên A thanh toán cho Bên B ngay sau khi Hợp đồng này được ký kết bằng tiền Việt Nam theo tỷ giá bán ra của Ngân Hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam công bố tại thời điểm Bên B thanh toán ra nước ngoài. Điều 5: Trách nhiệm của mỗi bên: 5.1 Đối với bên B: Đảm bảo giao hàng như đã quy định tại điều 3. Nhận thay mặt bên A giải quyết các tranh chấp về hàng hoá trên Hợp đồng (nếu có) với hãng nước ngoài. Làm thủ tục miễn thuế VAT trong trường hợp bên A cung cấp đầy đủ các chứng từ cần thiết như sau: Dự án đầu tư (bản gốc) Quyết định phê duyệt dự án đầu tư (bản gốc) Cam kết sử dụng thiết bị để tạo tài sản cố định (bản gốc) Các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan chức năng. 5.2 Đối với bên A: Thanh toán như quy định tại điều 4. Bố trí tiếp nhận hàng kịp thời như theo thông báo của bên B. Điều 6: Phí uỷ thác: Bằng 1% giá trị hợp đồng ngoại. Điều 7: Bất khả kháng Cả hai bên không chịu trách nhiệm về việc giao hàng chậm do xảy ra bất khả kháng như: Lũ lụt, Đình công, Cháy, Nổ, Chiến tranh và các chính sách khác của Chính Phủ của các nước liên quan phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng dẫn đến mất mát, hư hỏng hoặc chậm giao hàng. Điều 8: Điều khoản chung: Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các diều khoản đã ghi trong hợp đồng này. Mọi tranh chấp kiếu nại giữa hai bên sẽ được giải quyết bằng đàm phán. Nếu các bên không thống nhất được, mọi bất đồng sẽ được đưa lên toà án kinh tế có thẩm quyền của Việt Nam. Phán quyết của Toà án là quyết định cuối cùng đối với cả hai bên. Chi phí Toà án do bên thua chịu. Hợp đồng này làm thành 4 bản có giá trị ngang nhau. Hợp đồng có hiệu lực kể tư ngày ký. Đại diện bên a đại diện bên b Giám đốc Phó tổng giám đốc (Ký tên) (Ký tên) Ngày 15 tháng 07 năm 2002 Tổng công ty tiến hành giao hàng cho Công ty xây dựng số 2 kèm theo hoá đơn bán hàng, biên bản bàn giao thiết bị. Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2: (Giao khách hàng) KP/01 - B Ngày 15 tháng 07 năm 2002 No 095081 Đơn vị bán hàng: Tổng công ty XNK xây dựng Việt nam VINACONEX Địa chỉ: 34 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: MS: 0100105616 1 Họ tên người mua hàng: Công ty xây dựng số 2 – Vinaconco2 Đơn vị: Địa chỉ: 52 Lạc Long Quân Hình thức thanh toán……………..MS: 01 00105895 1 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy xúc đào HITACHI EX200LCH-3 S/N:82518 (5200000JPY x 114đ/Y 592.800.000 đ Cộng tiền hàng: 592.800.000 đ Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 29.598.400 đ Tổng cộng tiền thanh toán: 622.398.400 đ Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm hai mươi hai triệu ba trăm chín mươi tám ngàn bốn trăm đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2: (Giao khách hàng) KP/01 - B Ngày 15 tháng 07 năm 2002 No 095081 Đơn vị bán hàng: Tổng công ty XNK xây dựng Việt nam VINACONEX Địa chỉ: 34 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: MS: 0100105616 1 Họ tên người mua hàng: Công ty xây dựng số 2 – Vinaconco2 Đơn vị: Địa chỉ: 52 Lạc Long Quân Hình thức thanh toán……………..MS: 01 00105895 1 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Phí uỷ thác máy đào HITACHI (400$ x 15246đ/$) 5.544.000 đ Cộng tiền hàng: 5.544.000 đ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 554.400 đ Tổng cộng tiền thanh toán: 6.098.400 đ Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu không trăm chín mươi tám ngàn bốn trăm đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Sau khi thực hiện hợp đồng mua bán hoàn thành và TSCĐ được bàn giao, đồng thời Công ty xây dựng số 2 tiến hành thanh lý hợp đồng mua máy xúc đào HITACHI với Tổng công ty VINACONEX. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc biên bản thanh lý hợp đồng Số: TL – 211114/UT Hôm nay, ngày 15 tháng 07 năm 2002 tại Tổng công ty XNK xây dựng Việt nam VINACONEX, chúng tôi gồm: Đại diện bên A: Công ty xây dựng số 2 Vinaconco2 Ông Pham Duy Khanh – Giám đốc Ông Dương Văn Trường – Phó phòng tài chính kế toán Đại diện bên B: Tổng công ty XNKXD Vianconex Ông Trịnh Hoàn Duy – Phó tổng giám đốc Ông Dương Văn Trường – Phó phòng tài chính kế toán Cùng nhau thanh lý hợp đồng số 02/VINACONEX – VINACONCO2/UT ký ngày 01 tháng 01 năm 2002 về việc uỷ thác nhập khẩu máy xúc đào HITACHI cần dài giữa Tổng công ty VINACONEX với Công ty xây dựng số 2 Vinaconco2. Bên B đã giao đầy đủ lô hàng cho bên A theo đúng hợp đồng Phần tính theo hợp đồng: Tổng giá trị hợp đồng là 5.200.000,00JPYên + 400USD Phần bên A đã thanh toán cho bên B 5.200.000,00JPYên + 400USD ngày 01/07/2002 theo tỷ giá bán ra của Ngân Hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam công bố tại thời điểm Bên B thanh toán ra nước ngoài. Quyết toán hợp đồng: Bên A đã thanh toán đầy đủ cho bên B theo đúng giá trị hợp đồng. Đại diện bên A Đại diện bên B (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đến đầu tháng 8 năm 2002, Công ty điều máy xúc cần dài cho đội 216 để phục vụ thi công công trình cải tạo sông Kim Ngưu. Kế toán căn cứ vào biên bản bàn giao TSCĐ, các chứng từ có liên quan trong hồ sơ TSCĐ, kế toán ghi sổ chi tiết TSCĐ (cập nhập vào máy). Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Biên bản bàn giao máy xúc đào Thực hiện kế hoạch của Công ty về việc mua máy xúc đào cầu dài theo yêu cầu của đội 216 Hôm nay tại Công trường cải tạo sông Kim Ngưu làm thủ tục giao nhận có: Bên giao: Ông Phạm Ngọc Đường: CB phòng KHKT Bên nhận: Ông Nguyễn Hoàng Anh : CBKT Ông Phạm Doãn Nguyên CB vận hành cùng thống nhất giao nhận như sau: 1. + Máy xúc hiệu HITACHI cần dài 0,4 đầy đủ các bộ phận được nhập khẩu và đưa về ngay công trường. + vỏ xe có vết xước nhẹ 2. Sau khi nổ máy, thử tải và kiểm tra thấy: + gồm: 1 ga lê bị chồn ren, phải xử lý đế và ga lê (thay) + máy được giao cho đội 216 quản lý trực tiếp là chỉ huy công trường hạ nguồn sông Kim Ngưu + trước khi đưa vào hoạt động phải xử lý khuyết tật trên và thay dầu thuỷ lực và dầu bôi trơn. Biên bản lập xong đọc lại mọi người cùng nghe thống nhất ký tên. Ngày 7 tháng 8 năm 2002 Bên nhận Bên giao T/M đội 216 CB phòng KHKT Phan Hoàng Anh Phạm Ngọc Đường Công ty xây dựng số 2 sổ chi tiết tài khoản 211 T T Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ Nước sản xuất Năm đưa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao KH đã tính đến khi giảm TSCĐ Chứng từ Lý do giảm SH NT Tỷ lệ KH(%) Mức KH SH NT 1 KP/01-B 01/07 Máy xúc đào Nhật 2002 628496800 20 % Vinaconco 2 Loại tài sản : Máy móc thiết bị Đơn vị tính: Đồng Kế toán trưởng Kế toán lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau đó kế toán TSCĐ lập bảng kê hạch toán trình Kế toán trưởng phê duyệt. Bảng kê hạch toán được đính kèm với các chứng từ phản ánh nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ và được lưu giữ trong một tập hồ sơ do kế toán TSCĐ quản lý. Bảng kê hạch toán Số: TS01Q1-9 Căn cứ Nội dung Tài khoản Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 041925 12/07 Mua máy xúc đào cần dài 2113 133 1111 598.344.000 30.152.800 628496800 Kế toán trưởng Kế toán lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi có sự phê duyệt của Kế toán trưởng, kế toán cập nhập vào máy vi tính định khoản sau: Nợ TK 2113: 598.344.000 Nợ TK 133: 30.152.800 Có TK 1111: 628496800 Kế toán tiến hành phản ánh và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên sổ Nhật ký chung và sổ cái. Các sổ này được máy tính thực hiện và in ra. Trường hợp 2: TSCĐ tăng do điều chuyển nội bộ Căn cứ vào nhu cầu sử dụng TSCĐ và khả năng hiện có của từng Công ty, Tổng giám đốc công ty sẽ ra quyết định điều chuyển TSCĐ giữa các Công ty thành viên. Có trường hợp đó là TSCĐ do Văn phòng Tổng công ty điều xuống. Nhân viên phòng kế hoạch kỹ thuật có nhiệm vụ thực hiện các thủ tục giao nhận TSCĐ cũng như thanh toán với bên giao TSCĐ. Ví dụ minh hoạ Đầu tháng 3 năm 2002, Tổng giám đốc Tổng công ty ra quyết định số 235/VC – KH về việc điều chuyển từ Công ty xây dựng số 4 tại thành phố Hồ CHí Minh một máy vận thăng còn mới cho Công ty xây dựng số 2 để phục cụ thi công dự án khu nhà chung cư cao cấp Cầu Giấy. Công ty thông báo cho chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và cử ông Nguyễn Trung Thu, cán bộ chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh tới nhận máy vận thăng nói trên. Ngày 7 tháng 3 năm 2002, Công ty xây dựng số 4 bàn giao máy vận thăng cho ông Nguyễn Trung Thu kèm theo biên bản bàn giao thiết bị. Tổng công ty xây dựng Việt nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Vinaconex Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Công ty xây dựng số 4 Số: 75/CT1 – KDTT Biên bản bàn giao thiết bị Căn cứ quyết định số 235/VC – KH của Tổng công ty xây dựng và xuất nhập khẩu Việt Nam về việc bàn giao máy vận thăng 500Kg. Hôm nay, ngày 7/3/2001 chúng tôi gồm: Bên giao: Nguyễn Duy Dũng Chức vụ: Cán bộ Trung tâm QLTB&TCCG Công ty xây dựng số 4 Địa chỉ: 186 đường Cộng Hoà - quận Tân Bình – TP Hồ Chí Minh Bên nhận: Nguyễn Trung Thu Chức vụ: Cán bộ chi nhánh tại TPHCM thuộc Công ty xây dựng số 2 Địa chỉ: số 1 đường Phổ Quang – quận Tân Bình – TPHCM Nội dung bàn giao gồm: Đoạn thân: 54 cái Cabin vận thăng Sắt ray: 11 cây …………………………… Người giao Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cùng thời gian đó tại ga Sóng Thần, ông Nguyễn Trung Thu – trưởng chi nhánh Công ty tại TPHCM đã ký kết hợp đồng vận chuyển máy vận thăng từ TPHCM ra ga Giáp Bát, Hà Nội. Công ty tiến hành giao hàng cho đại diện ga Sóng Thần đồng thời lập biên bản giao nhận hàng hoá, hoá đơn GTGT.  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01/GTGT-3LL Liên 2: Giao khách hàng Ngày 12 tháng 3 năm 2002 No: 072313 Đơn vị bán hàng: Ga Sóng Thần Địa chỉ: Huyện Dĩ An, Tỉnh Bình Dương Số tài khoản: Điện thoại:8966770 Mã số:0301120371 – 003 Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Chi nhánh Công ty xây dựng số 2 – Vinaconex tại TPHCM Địa chỉ: số 1, Phổ Quang – quận Tân Bình – TPHCM Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số: 0100105479 – 015 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thu theo hợp đồng 228/VC – ST ngày 9/3/2001 Vận chuyển thiết bị đến ga Giáp Bát ngày 15/3/2002 Toa số: 762011 12.857.143 Cộng tiền hàng 12.857.143 Thuế suất GTGT: 5%Tiền thuế GTGT 642.857 Tổng cộng tiền thanh toán 13.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu năm trăm nghìn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào chứng từ trên, kế toán TSCĐ ghi sổ chi tiết TSCĐ theo các khoản mục phát sinh. Công ty xây dựng số 2 sổ chi tiết tài khoản 211 T T Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ Nước sản xuất Năm đưa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao KH đã tính đến khi giảm TSCĐ Chứng từ Lý do giảm SH NT Tỷ lệ KH (%) Mức KH SH NT 1 72/CT1-KDTT 7/3 Máy vận thăng 500Kg Hàn Quốc 1999 456.630.075 20 % Vinaconco 2 Loại tài sản : Máy móc thiết bị Đơn vị tính: Đồng Kế toán trưởng Kế toán lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán lập bảng kê hoạch toán trình Kế toán trưởng phê duyệt và đính kèm với các chứng từ liên quan. Bảng kê hạch toán Số: TS01Q1-4 Căn cứ Nội dung Tài khoản Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 072313 12/3 Hạch toán tăng máy vận thăng từ Công ty XD số 4 chuyển sang 2113 336 136 469.487.218 456.630.075 12.857.143 Kế toán trưởng Kế toán lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau đó, kế toán cập nhập vào máy định khoản sau: Nợ TK 2113: 469.487.218 Có TK 336(Cty XD số 4):456.630.075 Có TK 136(KDTT) :12.857.143 Trường hợp 3: TSCĐ do tự xây dựng Nghiệp vụ làm tăng TSCĐ do xây dựng mới không thường xuyên xảy ra tại Công ty. TSCĐ tăng do tự xây dựng thường là kho, bãi, nhà, nghỉ lưu động, nhà vệ sinh cá