Đề tài Hoàn thiện hạch toán tào sản cố định và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định hữu hình tại Công ty xăng dầu Quảng Bình

iám đốc Bùi Hữu Lãnh Căn cứ vào thẻ TSCĐ, kế toán ghi vào sổ theo dõi TSCĐ như sau: Bỉểu số 2.3: Sổ TSCĐ SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Năm 2006 SốTT Tên TSCĐ SL Tg sử dụng Đơn vị quản lý T g KH Nguyên giá (VND) HMLK 2005 (VND) GTCL đến 1/1/2006 KH tháng 1 KH tháng 2 KH tháng 3 KH T 12 … KH năm 2006 A I II III IV 32 B TSCĐ đang sử dụng Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc thiết bị Phương tiện vần tải, truyền dẫn Thiết bị văn phòng Máy tính COMPAQ NX 6120 Tài sản đã thanh lý trong năm Xe LUAZ 3 1 2006 1999 Kiến Giang Đ.Hới 3 8 40.689.000 45.000.000 0 38.905.250 40.689.000 6.094.750 1.130.250 468.750 1.130.250 468.750 1.130.250 468.750 1.130.250 468.750 … … 13.653.000 1.875.000 Cuối quý, bảng kê tăng TSCĐ và bảng kê giảm TSCĐ được lập theo quý theo dõi các trường hợp tăng giảm TSCĐ trong quý. Căn cứ để lập bảng này là dựa trên số liệu trên Sổ TSCĐ. Ví dụ: Các trường hợp mua máy tính COMPAQ NX 6120 và thanh lý xe LUAZ được ghi vào bảng kê tăng TSCĐ và bảng kê giảm TSCĐ như sau: Biểu số 2.4: Bảng kê tăng TSCĐ TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU Công ty xăng dầu Quảng Bình BẢNG KÊ TĂNG TSCĐ Quý II năm 2006 STT Tên TSCĐ ĐV tính SL Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Đvị sử dụng Tháng 4 1. Máy tính HP-COMPAQ NX 6120 Chiếc 3 13.563.000 40.689.000 CH K.Giang … Tháng 5 Tháng 6 Tổng cộng 40.689.000 Biểu số 2.5: Bảng kê giảm TSCĐ TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU Công ty xăng dầu Quảng Bình BẢNG KÊ GIẢM TSCĐ Quý II năm 2006 STT Tên TSCĐ ĐV tính SL Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Đvị sử dụng Tháng 4 Xe LUAZ Chiếc 1 45.000.000 45.000.000 CH Đ.Hới … Tháng 5 Tháng 6 Tổng cộng 45.000.000 2.3. Hạch toán tăng giảm TSCĐ 2.3.1.Trường hợp tăng TSCĐ TSCĐ của công ty tăng chủ yếu là do mua sắm mới, ngoài ra còn do đánh giá lại, do sửa chữa nâng cấp TSCĐ, do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, do Tổng công ty điều động… Các chứng từ tăng TSCĐ công ty sử dụng bao gồm: Hoá đơn mua TSCĐ, quyết toán xây dựng cơ bản bàn giao, biên bản giao nhận tài sản, biên bản đánh giá lại tài sản cố định… Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán lập phiếu hạch toán và ghi vào hệ thống sổ sách. Để hạch toán tăng giảm TSCĐ, công ty sử dụng các tài khoản sau: - TK 211 – Tài sản cố định: phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ phát sinh trong công ty. - TK214 – Hao mòn TSCĐ: phản ánh tình hình tăng giảm khấu hao TSCĐ Tại Công ty xăng dầu Quảng Bình, các TK nói trên không được mở chi tiết như quy định của Bộ Tài chính. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như TK 111, 133, … Công ty sử dụng Nhật ký chứng từ số 10, Sổ cái các TK 211 và các bảng kê, nhật ký chứng từ khác có liên quan để theo dõi các nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ. Ví dụ: Đối với nghiệp vụ mua 3 máy tính HP-COMPAQ NX 6120 nêu ở trên. Đầu năm 2006, Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang – Lệ Thủy (đơn vị có nhu cầu) phải lập “Phiếu đề nghị” về nhu cầu mua máy tính trình lên Ban Giám đốc công ty. Nếu được Ban giám đốc phê chuẩn, việc mua sắm nói trên sẽ được đưa vào kế hoạch mua sắm TSCĐ trong năm. Phòng Tài chính kế toán sẽ tiến hành khảo giá và đưa đề nghị lên Ban giám đốc để có quyết định mua (biểu số 2.6) và ký kết hợp đồng. Biểu số 2.6: Quyết định phê duyệt mua máy tính HP-COMPAQ NX 6120 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU Công ty xăng dầu Quảng Bình Số 25/ XD-QĐ-Kế TOÁN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Đồng Hới, ngày 10 tháng 04 năm 2006 QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH v/v Phê duyệt mua 3 máy tính trang bị cho Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang - Căn cứ Phiếu đề nghị mua TSCĐ của Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang - Căn cứ vào quyết định số 14/XD-QĐ-KT của Ban giám đốc phê chuẩn việc đầu tư TSCĐ mới trong năm - Căn cứ Kết quả chào giá do Phòng tài chính kế toán thực hiện QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nay phê duyệt mua 3 máy tính trang bị cho Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang Máy tính HP-COMPAQ NX 6120 với số lượng 3 chiếc Đơn giá mua: 14.809.300 đồng/ chiếc (giá đã bao gồm VAT) Thành tiền: 44.427.900 đồng Chi phí vận chuyển: 300.000 đồng (Bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu bốn trăm hai mươi bảy nghìn chín trăm đồng) Điều 2: Phòng Tài chính kế toán có trách nhiệm thi hành quyết định này kể từ ngày ký. Nơi nhận - Như điều 2 - Lưu VP Giám đốc công ty (Ký tên, đóng dấu) Khi giao hàng, bên bán (Công ty thiết bị vi tính Hiếu Hằng) phải lập “Biên bản bàn giao” (biểu 2.7) và xuất “Hóa đơn bán hàng” (biểu 2.8) giao cho Công ty. Biểu số 2.7: Biên bản giao nhận máy tính HP-COMPAQ NX 6120 Đơn vị: Công ty xăng dầu QB Bộ phận: Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang Mấu số 01-TSCĐ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 cuat Bộ trưởng Bộ Tài chính) BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ Ngày 15 tháng 4 năm 2006 Căn cứ Hợp đồng kinh tế số 736/2006/HĐMB ngày 15 tháng 4 năm 2006 giữa Công ty xăng dầu Quảng Bình và Công ty thiết bị vi tính Hiếu Hằng Chúng tôi gồm: - Bên giao: Bà Nguyễn Thị Huệ – Nhân viên Công ty thiết bị vi tính Hiếu Hằng Bên nhận: Ông Trương Đức Cảnh – Phòng Tài chính kế toán Công ty xăng dầu Quảng Bình Ông Trần Đình Văn – Cửa hàng trưởng Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang Địa điểm giao nhận TSCĐ: Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang – Thị trấn Kiến Giang –Lệ Thủy – Quảng Bình Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: SốTT Tên, ký hiệu, quy cách TSCĐ Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất (xây dựng) Năm sản xuất Năm đưa vào sử dụng Công suất, diện tích thiết kế Tính nguyên giá Giá mua CP vận chuyển CP chạy thử … Nguyên giá TSCĐ Tài liệu KT kèm theo A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 E 1 HP-COMPAQ NX 6120-A 2006 13.463.000 100.000 13.563.000 2 HP-COMPAQ NX 6120-B 2006 13.463.000 100.000 13.563.000 3 HP-COMPAQ NX 6120-C 2006 13.463.000 100.000 13.563.000 Cộng 40.389.000 300.000 40.689.000 DỤNG CỤ, PHỤ TÙNG KÈM THEO STT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị A B C 1 2 Giám đốc bên nhận Kế toán trưởng bên nhận Người nhận Người giao Biểu số 2.8: Hóa đơn GTGT (mua máy tính HP-COMPAQ NX 6120 HÓA ĐƠN GTGT (Liên 2: Giao khách hàng) Ngày 15 tháng 4 năm 2006 N00070048 Đơn vị bán hàng: Công ty thiết bị vi tính Hiếu Hằng Địa chỉ: 197 Trần Hưng Đạo – Thành phố Đồng Hới – Quảng Bình Điện thoại: 052.836086 MST: 01000100289 Bên mua: Công ty xăng dầu Quảng Bình Điện thoại: 052.820369 MST: 0100772900 Tài khoản: 000829004 tại Ngân hàng Đầu tư Quảng Bình Hình thức thanh toán: Chuyển khoản STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1. Máy tính HP-COMPAQ NX 6120 Chiếc 3 13.463.000 40.389.000 Cộng tiền hàng 40.389.000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT 4.038.900 Tổng cộng tiền thanh toán 44.427.900 Bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu bốn trăm hai mươi bảy nghìn chín trăm đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Đối với phần chi phí vận chuyển phải có giấy biên nhận của người vận chuyển. Căn cứ vào giá mua và chi phí phát sinh, kế toán TSCĐ lập phiếu hạch toán như sau: - Bút toán 1: Phản ánh giá mua và chi phí phát sinh trước khi đưa máy tính vào sử dụng: Nợ TK 211 : 40.689.000 Nợ TK 133 : 4.038.900 Có TK 112 : 44.427.900 Có TK 111 : 300.000 - Bút toán 2: Phản ánh nguồn hình thành TSCĐ (trường hợp này TSCĐ được hình thành bằng Quỹ đầu tư phát triển): Nợ TK 414 : 40.689.000 Có TK 441 : 40.689.000 Căn cứ vào Hóa đơn mua (Biểu số 2.8) và Biên bản giao nhận TSCĐ (biểu số 2.7), kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 10 phần ghi nợ TK 211 (biểu số 2.13) và các nhật ký chứng từ có liên quan như Nhật ký chứng từ số 2 (ghi có TK 112 – ghi tiền mua máy tính trả cho công ty Hiếu Hằng bằng tiền gửi), Nhật ký chứng từ số 1 (ghi có TK 111 – ghi tiền vận chuyển), Nhật ký chứng từ số 10 phần ghi nợ TK 414 và phần ghi có TK 441. Cuối tháng, căn cứ vào nhật ký chứng từ, kế toán ghi vào sổ cái TK 211 – tài sản cố định (biểu số 2.14). 2.3.2. Trường hợp giảm TSCĐ TSCĐ của công ty giảm chủ yếu là do thanh lý, nhượng bán, đánh giá giảm TSCĐ, tài sản không đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ phải chuyển thành công cụ dụng cụ… Chứng từ giảm TSCĐ mà công ty sử dụng là: Quyết định bán, thanh lý TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Biên bản đánh giá TSCĐ, Hóa đơn bán TSCĐ, thẻ TSCĐ… Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán lập phiếu hạch toán và ghi vào hệ thống sổ sách. Ví dụ: Đối với trường hợp thanh lý xe LUAZ do cửa hàng xăng dầu Đồng Hới quản lý. Căn cứ vào tình trạng của xe bị tai nạn nên bị hư hỏng nhiều. Trưởng Cửa hàng xăng dầu Đồng Hới sẽ lập “Giấy đề nghị thanh lý TSCĐ” gửi lên Ban giám đốc. Hội đồng xử lý TSCĐ sẽ họp để đánh giá TSCĐ và lập “Biên bản họp xử lý TSCĐ” (biểu số 2.9), từ đó, Giám đốc sẽ ra quyết định thanh lý (biểu 2.10). Biểu số 2.9: Biên bản họp xử lý xe LUAZ TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU Công ty xăng dầu Quảng Bình --------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------------- BIÊN BẢN HỌP XỬ LÝ TSCĐ Hôm nay, ngày 1 tháng 4 năm 2006, tại Cửa hàng xăng dầu Đồng Hới I/ Thành phần hội đồng xử lý TSCĐ của Công ty gồm: Đ/c Bùi Hữu Lãnh - Giám đốc công ty Đ/c Nguyễn Thái Thủy – Kế toán trưởng Đ/c Nguyễn Văn Cường – Cửa hàng trưởng CH Đồng Hới II/ Hội đồng xem xét đánh giá xử lý tài sản Tên TSCĐ: Xe LUAZ Ký hiệu: Số khung: 000357; Số máy: 953765 Màu sơn: xanh nhạt Biển số đăng ký: 73M-3679 Năm đưa vào sử dụng: 1999 Nguyên giá TSCĐ: 45.000.000 đồng Hao mòn TSCĐ: 40.780.250 đồng Giá trị còn lại: 4.219.750 đồng Tình trạng: bị hư hỏng nặng, không thể phục hồi để sử dụng tiếp III/ Biện pháp xử lý: Thanh lý HỘI ĐỒNG XỬ LÝ TSCĐ Giám đốc (Ký tên) Cửa hàng trưởng (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Biểu số 2.10: Quyết định thanh lý xe LUAZ TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU Công ty xăng dầu Quảng Bình Số 23/XD-QĐ-KT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Đồng Hới, ngày 5 tháng 4 năm 2006 QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY XĂNG DẦU QB V/v thanh lý xe LUAZ Căn cứ biên bản họp hội đồng xử lý TSCĐ của công ty ngày 1 tháng 4 năm 2006 Xét đề nghị của Cửa hàng trưởng Cửa hàng xăng dầu Quảng Bình QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ, bao gồm: Chủ tịch: Ông Bùi Hữu Lãnh – Giám đốc Công ty Ủy viên: Ông Nguyễn Thái Thủy – Kế toán trưởng – Trưởng phòng Tài chính kế toán Ủy viên: Ông Nguyễn Văn Cường – Cửa hàng trưởng cửa hàng xăng dầu Đồng Hới Điều 2: Nhiệm vụ của Hội đồng: Xem xét đánh giá để bán thanh lý xe LUAZ theo biên bản xử lý TSCĐ Hội đồng thanh lý sẽ thông báo cho CBCNV và người ngoài công ty được biết để tham gia mua theo phương thức đấu thầu. Điều 3: Các ông có tên trên và các phòng ban, cửa hàng có trách nhiệm thi hành quyết định này Nơi nhận - Như điều 3 - Lưu VP Giám đốc công ty (Ký tên, đóng dấu) Sau khi tìm được người mua xe với giá hợp lý nhất, “Biên bản thanh lý TSCĐ” (biểu số 2.11) và “Hóa đơn GTGT” (biểu số 2.12) phải được lập. Biểu số 2.11: Biên bản thanh lý xe LUAZ TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU Công ty xăng dầu Quảng Bình CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN THANH LÝ TSCĐ Ngày 28 tháng 4 năm 2006 Số 03 Căn cứ quyết định số 23 ngày 5 tháng 4 năm 2006 của Giám đốc Công ty xăng dầu Quảng Bình về việc thanh lý TSCĐ I/ Hội đồng thanh lý TSCĐ gồm: Chủ tịch: Ông Bùi Hữu Lãnh – Giám đốc Công ty Ủy viên: Ông Nguyễn Thái Thủy – Kế toán trưởng – Trưởng phòng Tài chính kế toán Ủy viên: Ông Nguyễn Văn Cường – Cửa hàng trưởng cửa hàng xăng dầu Đồng Hới II/ Tiến hành thanh lý TSCĐ Tên TSCĐ: Xe LUAZ Năm đưa vào sử dụng: 1999 Nguyên giá TSCĐ: 45.000.000 đồng Hao mòn TSCĐ kể đến thời điểm thanh lý: 40.780.250 đồng Giá trị còn lại: 4.219.750 đồng III/ Kết luận của Hội đồng thanh lý Xe đã hư hỏng nhiều, nếu cho sửa chữa sẽ tốn rất nhiều chi phí và thời gian Phương thức: bán thanh lý Giá sàn: 15.000.000 đồng Người được tham gia mua: CBCNV và mọi người ngoài công ty. Các thành viên hội đồng Đồng Hới, ngày 28 tháng 4 năm 2006 Chủ tịch hội đồng (ký tên) 1V/ Kết quả thanh lý Chi phí thanh lý: Chi phí tổ chức đấu thầu: 800.000 đồng Giá trị thu hồi: 22.000.000 đồng Bằng chữ: Hai mươi bảy triệu đồng chẵn triệu đồng chẵn Đã ghi giảm thẻ TSCĐ ngày 28 tháng 4 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị (Ký tên) Ngày 28 tháng 4 năm 2006 Kế toán trưởng (Ký tên) Biểu số 2.12: Hóa đơn GTGT (thanh lý xe LUAZ) HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Nội bộ Ngày 28 tháng 4 năm 2006 N00087978 Đơn vị bán hàng: Công ty xăng dầu Quảng Bình Địa chỉ: 75 Lý Thường Kiệt – Đồng Hới – Quảng Bình Điện thoại: 052.820369 MST: 01000100289 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thị Hoa Số CMND: 194728038 Địa chỉ: Số 72 Nguyễn Đức Cảnh – Đồng Hới – Quảng Bình Điện thoại: 0983.389489 Hình thức thanh toán: Tiền mặt Số TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1. Xe LUAZ Chiếc 01 20.000.000 20.000.000 Cộng tiền hàng 20.000.000 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 2.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 22.000.000 Viết bằng chữ: Hai mươi hai triệu đồng chẵn Người mua hàng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Căn cứ vào các chứng từ nói trên, kế toán lập phiếu hạch toán TSCĐ như sau: - Bút toán 1: Phản ánh nghiệp vụ giảm TSCĐ: Nợ TK 214 : 40.780.250 Nợ TK 811 : 4.219.750 Có TK 211 : 45.000.000 - Bút toán 2: Phản ánh chi phí thanh lý xe Nợ TK 811 : 800.000 Có TK 111 : 800.000 - Bút toán 3: Phản ánh giá trị thu hồi về thanh lý xe Nợ TK 111 : 22.000.000 Có TK 711 : 20.000.000 Có TK 3331 : 2.000.000 Căn cứ vào biên bản thanh lý xe LUAZ (biểu số 2.10), kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 10 phần ghi có TK 211 (biếu số 2.13) và các nhật ký chứng từ khác có liên quan như Nhật ký chứng từ số 8, nhật ký chứng từ số 10 phần ghi Nợ TK 214… Cuối tháng, căn cứ vào nhật ký chứng từ, kế toán ghi Sổ cái TK 211 (biểu số 2.14) Biểu số 2.14: Nhật ký chứng từ số 10 Công ty xăng dầu Quảng Bình NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Số TT Diễn giải Số dư đầu quý Ghi Nợ TK 211, ghi Có các TK Ghi Có TK 211, ghi Nợ các TK Số dư cuối kỳ Nợ Có 112 111 Cộng Nợ TK211 811 214 Cộng Có TK211 Nợ Có Số dư đầu 38.543.632.433 1 Mua máy tính HP-COMPAQ 40.389.000 300.000 40.689.000 2. Thanh lý xe LUAZ 4.219.750 40.780.250 45.000.000 Cộng 38.543.632.433 40.389.000 300.000 40.689.000 4.219.750 40.780.250 45.000.000 38.539.321.433 Đã ghi sổ cái ngày 31 tháng 6 năm 2006 Ngày 31 tháng 6 năm 2006 Kế toán ghi sổ (ký tên) Kế toán tổng hợp (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) Qúy II năm 2006 Biểu số 2.14. Sổ cái TK 211 quý II năm 2005 Công ty xăng dầu Quảng Bình SỔ CÁI Tài khoản 211 – Tài sản cố định Quý II năm 2006 Số dư đầu quý Nợ Có 38.543.632.433 Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này Quý II Cộng 112 40.389.000 40.389.000 111 300.000 300.000 Cộng PS Nợ 40.689.000 40.689.000 Có 45.000.000 45.000.000 Dư cuối Nợ Nợ 38.539.321.433 38.539.321.433 Có Kế toán ghi sổ (ký tên) Ngày 31 tháng 6 năm 2006 Kế toán trưởng (Ký tên) 2.4. Hạch toán khấu hao Tài sản cố định 2.4.1. Chế độ khấu hao tài sản cố định tại công ty Công ty xăng dầu áp dụng chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC ban hành ngày 12 tháng 3 năm 2003 của Bộ Tài chính. - Thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ được xác định dựa trên các thông số kỹ thuật, tuổi thọ kinh tế và giới hạn về khung thời gian sử dụng TSCĐ do Bộ Tài chính quy định. - Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng cho tất cả các TSCĐ của Công ty: Mức khấu hao (MKH) được xác định theo công thức M KH năm = Nguyên giá TSCĐ Thời gian sử dụng M KH tháng = M KH năm 12 Mức khấu hao TSCĐ của năm cuối cùng trong quá trình sử dụng TSCĐ đựoc xác định bằng hiệu số giữa nguyên giá TSCĐ và số khấu hao lũy kế tính đến năm trước đó. - Những TSCĐ đã khấu hao hết mà vẫn được sử dụng và những TSCĐ chờ thanh lý, TSCĐ không sử dụng cho mục đích kinh doanh thì không trích khấu hao. - Việc trích hoặc thôi không trích khấu hao TSCĐ tại công ty được thực hiện theo nguyên tắc tròn tháng. TSCĐ tăng/giảm trong tháng này được trích hoặc thôi không trích từ ngày đầu của tháng tiếp theo. Ví dụ: trường hợp Công ty mua 3 máy tính HP-COMPAQ NX 6120 vào ngày 15 tháng 4 năm 2006 và được đưa vào sử dụng từ tháng 4 thì đến tháng 5 công ty mới trích khấu hao cho tài sản này. Trường hợp thanh lý xe LUAZ từ 28 tháng 4 năm 2006 thì đến tháng 5 công ty mơi thôi không trích khấu hao cho tài sản này, còn trong tháng 4 vẫn trích khấu hao bình thường. 2.3.2. Trình tự hạch toán khấu hao tài sản cố định Đối với TSCĐ mới tăng trong kỳ, kế toán lập bảng tính Khấu hao TSCĐ riêng cho từng TSCĐ thêm mới. Bảng này có các thông tin về mức trích khấu hao dự tính trong khoảng thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ. Dựa vào thẻ TSCĐ và các bảng tính Khấu hao TSCĐ, hàng quý kế toán lập Bảng phân bổ Khấu hao TSCĐ. Dựa vào các chứng từ này, kế toán ghi vào sổ theo dõi TSCĐ, bảng tổng hợp khấu hao TSCĐ đồng thời lập phiếu hạch toán và ghi vào Nhật ký chứng từ số 10 và sổ cái TK 214. Ví dụ: Khi mua 3 máy tính HP-COMPAQ NX 6120, kế toán sẽ lập bảng tính Khấu hao TSCĐ cho bộ 3 máy tính này như sau: Biểu số 2.15: Bảng tính Khấu hao TSCĐ tăng tháng 4 – Bộ 3 máy tính HP-COMPAQ NX 6120 BẢNG TÍNH KHẤU HAO TSCĐ TĂNG THÁNG 4 Bộ 3 máy tính HP-COMPAQ NX 6120 Năm Nguyên giá Tg KH Cách tính mức KH năm Mức trích KH năm Mức trích KH tháng KH lũy kế Ghi chú 2006 40.689.000 3 40.689.000 : 3 13.563.000 1.130.250 9.042.000 Đưa vào sử dụng từ 5/2006 2007 40.689.000 3 40.689.000 : 3 13.563.000 1.130.250 22.605.000 2008 40.689.000 3 40.689.000 : 3 13.563.000 1.130.250 36.168.000 2009 40.689.000 3 40.689.000 : 3 13.563.000 1.130.250 40.689.000 Sử dụng đến 4/2009 Căn cứ vào bảng tính khấu hao và nơi sử dụng máy tính, kế toán lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (biểu số 2.16), thẻ tài sản cố định (biểu số 2.1, biểu số 2.2) và lập bảng tổng hợp khấu hao cơ bản TSCĐ (biểu số 2.17). Biểu số 2.17: Bảng Phân bổ Khấu hao TSCĐ quý II năm 2006 BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Quý II năm 2006 Đv.QLý Nguyên giá TK Nợ Có TK 214 ĐK Tăng Giảm CK CH K.Giang 40.689.000 40.689.000 TK 6414 CH Kiến Giang 2.260.500 CH Đ.Hới 45.000.000 45.000.000 0 CH Đồng Hới 468.750 Tổng TK 6414 2.729.250 Tổng TK 6417 Tổng 45.000.000 40.689.000 45.000.000 40.689.000 Tổng 2.729.250 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 2.17. Bảng tổng hợp khấu hao cơ bản TSCĐ TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU Công ty xăng dầu Quảng Bình BẢNG TỔNG HỢP KHẤU HAO CƠ BẢN TSCĐ STT Tên TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Tỷ lệ KH (%) Số KH CB trích năm 2006 I Nhà cửa, vật kiến trúc 23.690.229.139 … II Máy móc thiết bị 8.885.379.711 … III Phương tiện vận tải 4.398.634.774 Xe LUAZ 45.000.000 12.5 1.875.000 … IV Thiết bị văn phòng 843.412.494 Máy tính HP-COMPAQ NX 6120 40.689.000 33.3 13.653.000 Cộng 37.817.656.118 1.294.556.390 Người lập biểu (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Giám đốc công ty (ký tên) Khi TSCĐ được đưa vào sử dụng, kế toán trích Khấu hao TSCĐ và hạch toán vào chi phí. Với ví dụ mua 3 máy tính HP-COMPAQ NX 6120, khi trích khấu hao cho tháng 5, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 641 : 1.130.250 Có TK 214 : 1.130.250 Khi TSCĐ bị thanh lý, nhượng bán…, kế toán ghi giảm Khấu hao TSCĐ. Với ví dụ thanh lý xe LUAZ, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 214 : 40.780.250 Nợ TK 811 : 4.219.750 Có TK 211 : 45.000.000 Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, kế toán ghi Nhật ký chứng từ số 10 (biểu số 18), Sổ cái TK 214 (biểu số 19) và Nhật ký chứng từ khác có liên quan như NKCT số 8 (phần ghi Có TK 811), NKCT số 10 cho TK 211… Biểu số 2.18: Nhật ký chứng từ số 10 (quý II, năm 2005) Công ty xăng dầu Quảng Bình NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Số TT Diễn giải Số dư đầu quý Ghi Nợ TK 214, ghi Có các TK Ghi Có TK 211, ghi Nợ các TK Số dư cuối quý Nợ Có 211 … Cộng Nợ TK 214 641 … Cộng Có TK 211 Nợ Có Số dư đầu 25.746.736.993 1 Mua máy tính HP-COMPAQ 2.260.500 2.260.500 2. Thanh lý xe LUAZ 40.780.250 40.780.250 Cộng 40.780.250 40.780.250 2.260.500 2.260.500 25.708.217.243 Đã ghi sổ cái ngày 31 tháng 6 năm 2006 Ngày 31 tháng 6 năm 2006 Kế toán ghi sổ (ký tên) Kế toán tổng hợp (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) Quý II năm 2006 Biểu số 2.19: Sổ cái TK 211 quý II năm 2005 Công ty xăng dầu Quảng Bình SỔ CÁI Tài khoản 214– Hao mòn Tài sản cố định Năm 2005 Số dư đầu năm Nợ Có 25.746.736.993 Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này Quý II Cộng 211 40.780.250 40.780.250 Cộng PS Nợ 40.780.250 40.780.250 Có 2.260.500 2.260.500 Dư cuối Nợ Nợ Có 25.708.217.243 25.708.217.243 Kế toán ghi sổ (ký tên) Ngày 31 tháng 6 năm 2006 Kế toán trưởng (Ký tên) 2.5. Hạch toán sửa chữa tài sản cố định Tại Công ty xăng dầu Quảng Bình, các nghiệp vụ sửa chữa và nâng cấp TSCĐ chủ yếu là sửa chữa và nâng cấp nhà cửa, vật kiến trúc như nhà làm việc, trạm bơm, nhà kho, hàng rào… Công ty không phân biệt hạch toán các nghiệp vụ bảo dưỡng TSCĐ, sửa chữa nhỏ và sửa chữa lớn TSCĐ Để hạch toán các nghiệp vụ sửa chữa và nâng cấp TSCĐ kế toán sử dụng các chứng từ: Phiếu đề nghị sửa chữa TSCĐ; Quyết định sửa chữa TSCĐ; Dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ; Quyết toán chi phí sửa chữa TSCĐ… Ví dụ đối với nghiệp vụ sửa chữa kho chứa dầu Cảng Gianh: Căn cứ vào thực trạng kho chứa dầu, Giám đốc kho cảng Gianh lập Phiếu đề nghị sửa chữa TSCĐ, sau đó bộ phận kỹ thuật sẽ lập Biên bản giám định kỹ thuật nhất trí đề nghị đưa công trình đưa vào sửa chữa. Sau khi được Ban giám đốc phê duyệt, phòng Kỹ thuật lập dự toán chi phí (biểu số 2.20) rồi trình Giám đốc phê duyệt. Sau khi công trình hoàn thành, bên thi công (Công ty xây dựng Trường Thịnh) sẽ lập Bảng Tổng hợp quyết toán (biểu 2.21) và Biên bản nghiệp thu bàn giao công trình sửa chữa TSCĐ. Biểu 2.21: Tờ trình xin phê duyệt dự toán sửa chữa TSCĐ CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH Phòng Kỹ thuật Số 132/TTr-KT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Đồng Hới, ngày 07 tháng 01 năm 2006 TỜ TRÌNH V/v xin duyệt dự toán sửa chữa TSCĐ Công trình: Sửa chữa kho chứa dầu Cảng Gianh Kính gửi: Ban giám đốc Công ty Căn cứ kế hoạch sửa chữa TSCĐ năm 2006; Căn cứ biên bản giám định kỹ thuật, phòng Tài chính trình Ban giám đốc xem xét và phê duyệt dự toán sửa chữa TSCĐ công trình: - Tên công trình: Sửa chữa kho chứa dầu Cảng Gianh - Địa điểm: Cảng Gianh – Quảng Trạch – Quảng Bình -Thời gian sửa chữa 15 tháng 01 năm 2006 -Thời gian hoàn thành 15 tháng 02 năm 2006 - Đơn vị sửa chữa: Công ty xây dựng Trường Thịnh Địa chỉ: 14 Nguyễn Hữu Cảnh – Đồng Hới – Quảng Bình - Giá trị dự toán xin duyệt: 62.331.534 đồng Nội dung Giá trị trước thuế Thuế GTGT (5%) Giá trị sau thuế 1. Dự toán sửa chữa 57.018.282 2.850.914 59.869.196 2. Chi phí dự phòng 2.462.338 Cộng 62.331.534 Trưởng phòng Kỹ thuật (ký tên) Biểu 2.21. Bảng tổng hợp Quyết toán chi phí công trình sửa chữa TSCĐ Chỉ tiêu KH Thành tiền I-Chi phí trực tiếp 1. Chi phí vật liệu VL 38.443.224 2. Chi phí nhân công NC 9.220.000 3. Chi phí máy thi công M 836.122 Cộng Chi phí trực tiếp T = VL + NC +M 48.499.346 II-Chi phí chung CPC 4.910.000 III-Thu nhập chịu thuế tính trước TN = (T+CPC) x 5.5% 2.937.514 Giá trị quyết toán trước thuế Z1 = T + CPC + TN 56.346.860 III-Thuế GTGT đầu ra VAT = 5% x Z1 2.817.343 Giá trị quyết toán sau thuế Z = Z1 + VAT 59.164.203 Công ty xây dựng Trường Thịnh Người lập Sau đó, Giám đốc ra Quyết định phê duyệt quyết toán chi phí sửa chữa kho chứa dầu Cảng Gianh. Hai bên sẽ làm Biên bản thanh lý hợp đồng, Công ty xây dựng Trường Thịnh sẽ lập Hóa đơn GTGT cho Công ty. Căn cứ vào dự toán chi phí sửa chữa, nâng cấp TSCĐ (biểu số 2.20), kế toán trích trước chi phí theo dự toán: Nợ TK 641 : 62.331.534 Có TK 335 : 62.331.534 - Khi nhận được bảng tổng hợp quyết toán (biểu số 2.21) và hóa đơn của Công ty xây dựng Trường Thịnh, kế toán ghi: Nợ TK 241 : 56.346.860 Nợ TK 133 : 2.817.343 Có TK 331 : 59.164.203 Đồng thời ghi: Nợ TK 335 : 62.331.534 Có TK 241 : 56.346.860 Có TK 641 : 5.984.674 Dựa vào các chứng từ nói trên, kế toán ghi vào Bảng kê số 5 và Nhật ký chứng từ số 8 để ghi các nghiệp vụ sửa chữa, nâng cấp TSCĐ như sau: Biểu 2.24: Bảng kê số 5 BẢNG KÊ SỐ 5 Quý I Năm 2006 STT TK ghi Có TK ghi Nợ … 335 … Cộng … … … … … TK 641-Chi phí bán hàng 62.331.534 62.331.534 … Cộng … 62.331.534 62.331.534 Kế toán ghi sổ (Ký tên) Kế toán tổng hợp (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Biểu 2.24: Nhật ký chứng từ số 8 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 Quý I Năm 2006 STT TK ghi Có TK ghi Nợ … 641 … Cộng … … … … … TK 335 – Chi phí phải trả 5.984.674 TK911 – Xác định KQKD 56.346.860 Cộng … 62.331.534 62.331.534 Kế toán ghi sổ (Ký tên) Kế toán tổng hợp (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH 3.1. Một số nhận xét về công tác hạch toán TSCĐ tại Công ty xăng dầu Q