Đề tài Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và kết quả tiêu thụ tại công ty xuất nhập khẩu dệt may - Vinatex

kỳ theo quy định của nhà nước. - Kế toán chi phí: Tổng hợp phí, phân loại hạch toán và phân bổ phí theo khoản mục mặt hàng, trích lập tiền lương và các khoản theo lương; hạch toán chia tách chi phí theo dõi từng phòng; lên báo cáo chi phí chi tiết tháng, quý, năm. - Kế toán thuế: Theo dõi, hạch toán các khoản thuế và làm thủ tục nộp thuế hàng nhập khẩu; lập báo cáo thuế hàng tháng và làm thủ tục hoàn thuế. - Kế toán vốn bằng tiền: Thực hiện kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay ngân hàng (đồng Việt Nam); thực hiện thanh toán tạm ứng, tiền lương, bảo hiểm xã hội, tiền hàng và các thanh toán khác; lưu trữ chứng từ thu chi và sổ phụ ngân hàng. - Thủ quỹ: Quản lý và thu chi tiền mặt hàng ngày; hàng tháng lập báo cáo kiểm kê quỹ; theo dõi kho mẫu, kho hành chính. Hình thức kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại công ty Chính sách kế toán áp dụng tại công ty: Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quy định số 1141/TC/QĐ- CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính và các thông tư sửa đổi kèm theo. Báo cáo Tài chính được lập theo thông tư số 89/TT-BTC ngày 9/10/2002 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thực hiện bốn chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Đơn vị tiền tệ hạch toán: Công ty sử dụng đồng Việt Nam trong ghi chép kế toán và báo cáo tài chính. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung. Niên độ kế toán của công ty: áp dụng từ 01/01 đến 31/12 hàng năm Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Gía mua + chi phí. Khấu hao TSCĐ được áp dụng theo phương pháp đường thẳng với thời gian sử dụng TSCĐ theo quyết định số 98/QĐ-TCKT ngày 31/10/2001 của tổng công ty Dệt- may Việt Nam. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá mua cộng với chi phí mua hàng và thuế nhập khẩu (nếu có) Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. Tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng: Công ty tiến hành hoàn nhập dự phòng và lập dự phòng theo quyết định của Bộ tài chính. Thuế: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Thuế suất thuế GTGT đầu ra của hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong nước là 5% và 10%; xuất khẩu là 0%. Do công ty kinh doanh cả hàng xuất nhập khẩu nên toàn bộ thuế GTGT đầu ra trong kỳ được khấu trừ với thuế GTGT đầu vào phát sinh (bao gồm cả thuế GTGT hàng nhập khẩu đã nộp khi nhập khẩu) nên công ty không phải nộp thuế GTGT mà còn được ngân sách hoàn trả. Thuế suất thuế nhập khẩu phải nộp tuỳ theo quyết định của nhà nước đối với từng mặt hàng, thuế nhập khẩu được hạch toán vào giá vốn hàng nhập khẩu Thuế môn bài được hạch toán vào chi phí. Thuế thu nhập cá nhân được tính theo pháp lệnh của Uỷ ban thường vụ Quốc hội số 35/2001/PL-UBTVQH10 ngày 19/05/2001. Doanh thu, thu nhập và chi phí năm 2002 được hạch toán sửa ổi từ 01/10/1002 theo thông tư số 89/TT- BTC ngày 09/10/2002 của bộ tài chính hướng dẫn thực hiện 4 chuẩn mực kế toán ban hành theo quy định số149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài Chính. Do thông tư trên ra chậm nên khi lập báo cáo Tài chính năm 2002, Công ty đã thực hiện chuyển ngang số liệu 9 tháng đầu năm 2002 theo biểu mẫu báo cáo sửa đổi. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phù hợp với thực tế, kể từ năm 1998 đến nay Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Từ 01/01/1999, Công ty đăng ký mã số thuế và áp dụng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, niên độ kế toán được áp dụng từ 01/01 đến 31/12. Các sổ sách sử dụng bao gồm: Sổ cái: là bảng liệt kê số dư, chi tiết số phát sinh, tài khoản đối ứng của từng tài khoản theo thứ tự hệ thống tài khoản áp dụng, sổ cái được chương trình kế toán tự động lập và in ra theo định kì. Nhật ký đặc biệt: Bao gồm Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký kho. Trong đó, Nhật kí bán hàng ghi chép các nghiệp vụ bán hàng khi đã giao hàng hoặc xuất hoá đơn cho khách hàng, việc ghi chép trong nhật ký bán hàng theo thứ tự số hoá đơn, ngày chứng từ. Nhật kí chung: dùng để ghi chép các nghiệp vụ không liên quan đến mua bán hàng hoá, thanh toán mà dùng để ghi chép các nghiệp vụ như: hạch toán khấu hao tài sản cố định, các bút toán phân bổ, trích trước... Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt. Trình tự ghi sổ kế toán được tổng quát theo sơ đồ sau: Sổ Nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký kho) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Sổ cái Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sơ đồ 2.3: Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức “nhật ký chung của Công ty xuất nhập khẩu Dệt- may Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Hiện nay trong thời đại bùng nổ thông tin thì việc sử dụng máy vi tính ngày càng trở nên rộng rãi. Nó có tác động rất lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Vì vậy việc sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán là một tất yếu. Công ty sử dụng phần mềm kế toán FAST accouting. 2.2.4. Đặc điểm kế toán trên máy vi tính của công ty Công ty tổ chức công tác kế toán tập trung. Phòng kế toán thưc hiện toàn bộ công tác kế toán từ việc thu nhận, lập chứng từ kế toán, đến xử lý kiểm tra, phân loại chứng từ vào máy, thực hiên hệ thống hoá thông tin kế toán trên máy với chương trình đã cài đặt. Hiện nay công ty đã trang bị được một hệ thống máy vi tính gồm tám máy nối mạng nội bộ, máy in, máy fax…phục vụ riêng cho công tác kế toán. Đội ngũ nhân viên kế toán vừa có chuyên môn nghiệp vụ lại sử dụng thành thạo máy vi tính, chính vì vậy việc thực hiện kế toán máy ở công ty đã thực sự nâng cao hiệu suất công tác kế toán thông qua tính năng ưu việt của máy vi tính và kỹ thuật tin học. Phần mềm FAST được xây dựng theo chế độ kế toán của Nhà Nước và được chia thành tám phân hệ nghiệp vụ bao gồm: - Phân hệ thống - Kế toán tổng hợp - Kế toán vốn bằng tiền - Kế toán bán hàng và công nợ phải thu - Kế toán mua hàng và công nợ phải trả - Kế toán hàng tồn kho - Kế toán TSCĐ - Kế toán chi phí giá thành Tổ chức mã hoá các đối tượng: Ngày từ đầu khi phần mềm được đưa vào sử dụng, kế toán viên phải khai báo tham số hệ thống các danh mục. Tuy nhiên trong quá trình làm việc kế toán hoàn toàn có thể khai báo lại cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, phù hợp với chính sách, chế độ của Nhà Nước. - Thực hiện khai báo tham số hệ thống: Công ty quy định mã ngoại tệ ngầm định là USD Kiểu hạch toán ngoại tệ: Theo giá hạch toán Khai báo mã số thuế Cách tính giá, cách tính khấu hao, khai báo danh sách tài khoản được sử dụng Danh mục tài khoản kế toán công ty không sử dụng các tài khoản đã cài đặt sẵn trong phần mềm mà doanh nghiệp tự khai báo. Hệ thống tài khoản doanh nghiệp sử dụng bao gồm các tài khoản từ cấp I đến cấp IV, mở chi tiết cho từng vụ việc, từng người sử dụng (phân cấp liên tiến) Đồng thời thực hiện xây dựng danh mục khách hàng, danh mục vật tư, danh mục kho và hàng tồn đầu kỳ… Tổ chức chứng từ kế toán Chứng từ là khâu đầu tiên cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Với mỗi một phân hệ nghiệp vụ kế toán, FAST đã có sẳn các chứng từ cho người sử dụng. Tuỳ theo tính chất nghiệp vụ mà người sử dụng chọn loại chứng từ cho phù hợp. Khi có một nghiệp vụ phát sinh, kế toán của phần hành đó có trách nhiệm cập nhật chứng từ đó vào máy. Mỗi loại chứng từ có màn hình nhập dự liệu khác nhau với các yếu tố phù hợp với loại nghiệp vụ đó. Hệ thống sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung, đây là hình thức có nhiều đặc điểm thuận lợi cho quá trình thực hiện kế toán trên máy. Quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán máy tự động được thưc hiện theo quy trình sau: Các chứng từ được kế toán nhập vào máy trên giao diện nhập dữ liệu, máy sẽ tự động xử lý theo chương trình cho phép lập các sổ cái, sổ chi tiết và các báo cáo kế toán (biểu sổ). Sau đây là sơ đồ tổ chức các phân hệ nghiệp vụ kế toán của FAST accounting mà công ty hiện đang sử dụng: Kế toán nhập số liệu Máy tự động xử lý chuyể sổ, tổng hợp dữ liệu Phải thu: Hoá đơn bán hàng,ctừ phải thu khác Sổ quỹ tiền mặt, TGNH Phải trả: PN mua,ctừ phải trả khác Báo cáo bán hàng; sổ chi tiết công nợ Thẻ kho, NXT Sổ CTếT; Sổ CáI CáC TK; NHậT Ký CáC BáO CáO TàI CHíNH BáO CáO THUế Vốn bằng tiền: Phiếu thu, phiếu chi báo có, báo nợ. Bcáo mua hàng, sổ ctiết công nợ Hàng tồn kho: PN, PX, chuyển kho T Ô N G H Ơ P Nghiệp vụ khác: B.kê, B.phân bổ, phiếu kế toán Thẻ TSCĐ B.tính KH BáO CáO QUảN TRị Tài sản cố định Báo cáo chi phí và gía thành Sơ đồ 2.4: sơ đồ tổ chức các phân hệ nghiệp vụ kế toán của fast 2.3. hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty VINATEX Phương thức tiêu thụ hàng hoá và tài khoản sử dụng 2.3.1.1. Phương thức tiêu thụ hàng hoá và phương thức thanh toán Trong điều kiện kinh tế thị trường, sự cạnh tranh luôn diễn ra quyết liệt, việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng đòi hỏi các phương thức tiêu thụ của Công ty phải phù hợp với ngành nghề và mặt hàng kinh doanh sao cho vừa thuận tiện vừa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Hiện nay, Công ty đang thực hiện hai phương thức tiêu thụ là phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ hàng hoá. Công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn chung có hai nhóm khách hàng chính: các chi nhánh của Công ty và các khách hàng khác. Các chi nhánh và các công ty khác mua hàng qua các hợp đồng kinh tế và thường là các lô hàng lớn, giá trị. Còn khách lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng. Về hình thức thanh toán, Công ty chấp nhận các hình thức như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc. Về phương thức giao hàng, Công ty thường giao hàng trực tiếp tại kho cho khách và khách hàng tự vận chuyển về. Tuy nhiên, nếu khách hàng có yêu cầu thì Công ty sẽ lo phương tiện vận tải, các khoản chi phí phát sinh sẽ được hạch toán vào tài khoản 641 (chi phí bán hàng). 2.3.1.2. Tài khoản sử dụng Để phục vụ hạch toán tiêu thụ, kế toán Công ty sử dụng một số tài khoản sau: + TK 156: hàng hoá Chi tiết: TK 1561 Giá mua hàng hoá TK 1562 Chi phí thu mua hàng hoá + TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 531: Hàng bán bị trả lại + TK 532: Giảm giá hàng bán + TK 632: Giá vốn hàng bán + TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Chi tiết: TK 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu Chính sách giá cả, phương thức thanh toán hàng tiêu thụ tại Công ty VINATEX Giá bán của hàng hoá được xác định dựa trên ba căn cứ: Giá trị hàng mua vào, giá cả thị trường và mối quan hệ của Công ty với khách hàng. Đối với khách hàng thường xuyên, khách mua với khối lượng lớn, Công ty sẽ giảm giá cho họ. Nhờ thực hiện chính sách giá cả linh hoạt như vậy mà Công ty thu hút được khách hàng, uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh Phương thức thanh toán của Công ty cũng rất đa dạng, điều này phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký. Viêc thanh toán có thể được thực hiện ngay hoặc sau một thời gian nhất định. Công ty luôn muốn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, do đó hình thức thanh toán chủ yếu hiện nay là thanh toán chậm. Tuy nhiên, Công ty cũng không muốn làm ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của mình nên luôn phải giám sát chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng, phân tích các mối nợ để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Về phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng: Trên bảng thuyết minh báo cáo tài chính của công ty, công ty đăng kí phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp Kê khai thường xuyên và trên thực tế đã tính hàng hoá xuất kho trong tháng căn cứ vào các phiếu nhập kho, lượng tồn đầu tháng và kiểm kê kho cuối tháng kế toán tính “giá trị hàng xuất kho = tồn đầu tháng + nhập trong tháng - tồn cuối tháng”. Phương pháp xác định giá vốn hàng tiêu thụ Sản phẩm của công ty rất phong phú đa dạng về chủng loại. Số lượng sản phẩm nhập, xuất diễn ra thường xuyên liên tục nên việc lựa chọn phương pháp tính gía thành sản phẩm nhập, xuất, tồn kho sẽ có tác dụng rất lớn đến việc xác định giá vốn cũng như giá bán hợp lý đảm bảo bù đắp chi phí, đem lại lợi nhuận cho xí nghiệp. Công ty dùng phương pháp giá thực tế đích danh để xác định giá vốn hàng xuất bán, cụ thể như sau: Đối với giá trị mua thực tế của hàng xuất: xuất bán lô hàng nào thì lấy theo giá trị mua của lô hàng đó. Đối với chi phí mua: khi mua hàng về nhập kho, có phát sinh chi phí mua hàng thì kế toán tiến hành xác định đơn giá chi phí bán hàng nhập theo công thức sau: Đơn giá chi phí mua hàng = Chi phí mua của lô hàng Số lượng của lô hàng Chi phí mua hàng được phân bổ cho hàng bán ra một lần vào thời điểm cuối kỳ tỷ lệ với trị giá mua. Khi xuất kho lô hàng đó đem tiêu thụ thì chi phí mua được phân cho khối lượng hàng bán ra như sau: Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ = Chi phí mua hàng đầu kỳ + Chi phí mua hàng trong kỳ x Trị giá mua hàng bán ra trong kỳ Trị giá mua hàng bán ra trong kỳ + Trị giá mua hàng còn lại cuối kỳ Trong đó: Chi phí mua hàng bán ra trong kỳ được tính theo tổng phát sinh Nợ TK 1562 Trị giá mua hàng bán ra trong kỳ được tính theo tổng phát sinh Nợ TK 1562 Trị giá mua hàng còn lại cuối kỳ được tính theo số dư cuối kỳ của TK 1561 cộng dư cuối kỳ TK 157 Chi phí mua hàng đầu kỳ được tính theo số dư đầu kỳ của TK 1562 Thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty VINATEX 2.3.4.1. Các chứng từ sử dụng và các qui định chung được tuân thủ trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Các chứng từ được sử dụng trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty VINATEX gồm: Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho: được lập thành 03 liên, là chứng từ để Thủ kho xuất hàng ra khỏi kho và hàng hoá ra khỏi cổng bảo vệ do bộ phận theo dõi việc xuất hàng lập khi có yêu cầu xuất hàng hoá ra khỏi Công ty và được kí duyệt, đồng thời là phiếu xuất kho. Hoá đơn bán hàng: là hoá đơn tài chính của Công ty dùng làm chừng từ thanh toán và đi đường cho hàng hoá xuất bán. Bên cạnh đó thì việc xuất hàng ra khỏi Công ty phải tuân theo một số qui định sau: Hàng hoá xuất bán ra khỏi Công ty phải có Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt. Thời gian trả chậm đối với khách hàng được áp dụng theo chính sách bán hàng của Công ty. Công ty đã xây dựng chính sách bán hàng cho từng loại khách hàng, từng mặt hàng bao gồm: chính sách giá cả, chính sách thanh toán... để dễ dàng cho việc thực hiện và kiểm tra. Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có nợ quá hạn và lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày và gửi cho Kế toán trưởng để kiểm tra việc thu nợ và xuất hàng. 2.3.4.2. Trình tự kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa Việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty được tiến hành theo trình tự sau: Hàng ngày, nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho) để kế toán phản ánh vào Nhật ký bán hàng, Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 156, 632, 511, nếu khách hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 131. Từ Nhật ký chung, kế toán phản ánh vào sổ cái TK 632, 641, 642, 156. Định kỳ 7 hoặc 10 ngày, kế toán lấy số liệu từ Nhật ký bán hàng phản ánh vào Sổ cái TK 511. Cuối tháng, từ sổ chi tiết TK 156, 632, 511, 131, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết. Từ sổ cái TK 632, 511, 641, 642, 156, kế toán lập bảng cân đối tài khoản. Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán. Đồng thời, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra giữa Nhật ký chung và bảng tổng hợp chi tiết, giữa sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết. Qui trình này có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Sổ Nhật ký bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản Sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 156, 632, 511, 131 Sơ đồ 2.5: Qui trình hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá theo hình thức Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kì Quan hệ đối chiếu 2.3.4.3. Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán buôn tại Công ty VINATEX Hiện nay thì Công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Qui trình bán hàng diễn ra như sau: Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và ký kết hợp đồng bán (nếu có). Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho (03 liên) theo đơn đặt hàng của khách hàng. Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt của Trưởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đường. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): -Liên 1: Lưu tại quyển gốc -Liên 2: Giao cho khách hàng -Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán Trên mỗi hoá đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và số tiền phải thanh toán. Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho được kí duyệt của Kế toán trưởng và Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì Kế toán trưởng kiểm tra việc thu tiền trước khi kí duyệt Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty. Thủ kho căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt, ghi nhận số lượng thực xuất, có chữ ký cuả Thủ kho, người nhận và xuất hàng ra khỏi kho. 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc người giao hàng để ra cổng. 01 liên hoá đơn GTGT được khách hàng ký nhận khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có). Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trường hợp bán buôn qua kho), còn với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi mua hàng hoá của nhà cung cấp. Công ty thường bán buôn vận chuyển thẳng đối với những khách hàng truyền thống. Điều này giúp Công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọng hàng hoá. Ví dụ sau đây sẽ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại Công ty VINATEX. Ví dụ: Ngày 02/11/2004 phòng kinh doanh XNK dệt mua khăn bông xuất khẩu của công ty xuất khẩu thảm Đông Phong – Thái Bình. Hóa đơn GTGT số 26930. Chuyến hàng này được vận chuyển về kho Hải Phòng và nhập kho ngày 02/11/2004. Sau đó, phòng kinh doanh XNK dệt lập phiếu nhập kho theo số thực nhập và giao cho thủ kho ký nhận. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho ghi vào thẻ kho. Đến ngày 08/11/2004, Công ty viết hóa đơn số 1686 xuất lô hàng khăn bông cho công ty KANTEX ISOMURA, Nhật Bản theo hợp đồng số 04/VNT – KI/03 ngày 08/10/2004. Đồng thời phòng XNK dệt cũng lập phiếu xuất kho để thủ kho căn cứ vào đó để giao hàng. Ngày giao hàng lên tầu là ngày 13/11/2004. Tờ khai hải quan số 1566 ngày 10/11/2004. Sau khi phiếu này được trưởng bộ phận bán hàng ký duyệt, phiếu sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT. Do Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên sử dụng hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT-3LL. Hoá đơn được lập thành 03 liên, đặt giấy than viết một lần và được luân chuyển như sau: 01 liên lưu tại quyển hoá đơn, 01 liên đỏ giao cho khách hàng, 01 liên xanh dùng để thanh toán. Sau đó, hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho phải được Kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký duyệt. Sau các thủ tục trên, nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai thứ chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, khi Thủ kho nhận được hoá đơn và Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho đã được ký duyệt thì sẽ cùng người nhận hàng ký vào chứng từ sau đó xuất hàng đồng thời ghi vào thẻ kho (Bảng 2.4). 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho được giao cho khách hàng để ra cổng. Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hoá. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán. Căn cứ vào đó, kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký chung đồng thời vào sổ chi tiết hàng hoá. Bảng 2.1 HóA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT- 3LL GIá TRị GIA TĂNG CM/2004b Liên 2: Giao khách hàng Ngày 2 tháng 11 năm 2004 Đơn vị bán hàng : Công ty thảm xuất khẩu Đông Phong , Thái Bình Địa chỉ : 343 Đường Lý Thường Kiệt – TX Thái Bình Số tài khoản: 100213754 Họ tên người mua: Tên đơn vị: Công ty XNK dệt may Địa chỉ: 57B Phan Chu Trinh Hà Nội Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS: 0 1 0 0 1 0 0 0 0 8 0 0 8 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Khăn tay bông K7 loại 265A Tá 1.900 12.446 23.647.400 Khăn tay bông K7 loại 265B Tá 100 8.726 872.600 Khăn tay bông K1 loại 375 A Tá 22.000 15.750 346.500.000 Khăn tay bông K1 loại 375 B Tá 1.000 11.025 11.025.000 Cộng tiền hàng :382.045.000 Thuế GTGT:10%. Tiền thuế GTGT: 38.204.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 420.249.500 Số ttiền bằng chữ: Bốn trăm hai mươi triệu hai trăm bốn chín ngàn năm trăm đồng. Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (đóng dấu ghi rõ họ tên) Bảng 2.2 Công ty xuất nhập khẩu dệt may Phòng kinh doanh XNK dệt Phiếu nhập kho Ngày 02/11/2004 Nhận của ông (bà): Công ty thảm xuất khẩu Đông Phong Địa chỉ : Thái Bình Số hóa đơn : 26930 Ngày 02/11/2004 Kho nhập : Hải Phòng Mã kho: KHHP STT Tên hàng và quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 Khăn bông K7 265 A Khăn bông K7 265 B Khăn bông K7 375 A Khăn bông K4 375 B Tá Tá Tá Tá 1.900 100 22.000 1.000 12.446 8.726 15.750 11.025 23.647.400 872.600 346.500.000 11.025.000 Tổng cộng 25.000 382.045.000 Trị giá chưa thuế :382.045.00 Thuế GTGT :82.204.500 Tổng trị giá có thuế: 464.249.500 Số tiền bằng chữ : Bốn trăm sáu mươi bốn triêu hai trăm bốn mươi chín ngàn năm trăm đồng chẵn. Người nhận Thủ kho TL thủ trưởng đơn vị Bảng 2.3 Công ty xuất nhập khẩu dệt may Phòng kinh doanh XNK dệt PHiếu xuất kho Số: 75 Ngày 08/11/2004 Xuất cho đơn vị: KAMATEX-ISOMURA CO.LTD Địa chỉ : OSAKA-CITY OSKA JAPAN Số hóa đơn :1696 Ngày 08/11/2004 Kho xuất : Hải Phòng STT Tên hàng và quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 Khăn bông K7 265 A Khăn bông K7 265B Khăn bông K7 375A Khăn bông K7 375B DZ DZ DZ DZ 1.900 100 22.000 1.000 0.930USD 0.65USD 1.13USD 0.74USD 1.767 65 24.860 790 Tổng cộng 25.000 27.482 Trị giá chưa thuế :27.482 Thuế GTGT : Tổng giá có thuế :27.482 Số tiền bằng chữ : Hai mươi bẩy ngàn bốn trăm tám mươi hai đôla Người giao Thủ kho TL. Thủ trưởng đơn vị Bảng 2.4 Công ty xuất nhập khẩu dệt may Địa chỉ: 59B Phan Chu Trinh, Hà Nội Thẻ kho Kho: KHHP Vật tư: KBB096 ART.K-7 A-GRADE Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 Tồn đầu: Chứng từ Diễn giải Sl nhập Sl xuất Tồn kho 18/10 19270 Mua K bông XK-05VX-IN1648 9.000 9.000 23/10 1660 Xuất Kbông cho F.HATTORI AND CO LTD 9.000 01/11 57714 Mua Kbông XK-11HT-BH/2004B 3.600 3.600 02/11 26930 Mua Kbông XK-07DF-in.1686 22.000 25.600 05/11 1678 Xuất Kbông cho F.HATTORI AND CO LTD 3.600 22.000 08/11 1686 Xuất Kbông cho KAMTEX ISOMURA 22.000 Số lượng nhập: 34.600 Số lượng xuất: 34.600 Tồn cuối: Kế toán trưởng Ngày tháng năm Người lập biểu Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tê thì khi nhập liệu kế toán vẫn nhập theo tỷ giá thực tế Cùng với việc ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết hàng hoá, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 26930 ngày 08/11/2004 bán cho Cty KAMTEX ISOMURA, kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký bán hàng. Đồng thời, kế toán cũng nhập nội dung của chứng từ vào máy với đầy đủ các yếu tố cần thiết (số liệu, ngày tháng, tên đơn vị giao dịch, mã tài khoản, hình thức thanh toán, tên hàng hoá, qui cách, số lượng, đơn giá...). Với phần mềm kế toán được cài đặt sẵn, kế toán xác định được tổng giá vốn của lô hàng vừa tiêu thụ là 382.045.000 VNĐ Kế toán định khoản: Nợ TK 632: 382.045.000 Có TK 156 (1561): 382.045.000 Đồng thời ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 (131- Cty KAMTEX ISOMURA): 429.516.178 Có TK 511: 429.516.178 Đến ngày 30 tháng 11 năm 2004 Cty KAMTEX ISOMURA thanh toán tiền hàng của hoá đơn số 26930. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh số tiền được nhận: Nợ TK 112: 429.516.178 Có TK 131 (131- Cty KAMTEX ISOMURA): 429.516.178 Sau khi kế toán kết thúc nhập liệu