Đề tài Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Gas - Petrolimex

Petrolimex và hệ thống các tổng đại lý. Sản phẩm của công ty Gas - Petrolimex đã có mặt ở khắp mọi nơi và trong mọi lĩnh vực sản xuất và công nghiệp. 4. Một số chỉ tiêu tài chính. Tốc độ phát triển của công ty được thể hiện qua một số các chỉ tiêu tài chính sau: Đơn vị: Triệu đồng, tấn Tên chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Sosánh 9 tháng Cả năm 9 tháng Cả năm I. Tổng sản lượng bán ra (tấn) 30,050 41,006 42,698 58,379 142,36 II.Tổng doanh thu bán ra 172505,886 235758,046 246621,855 337049,868 142,96 III. Lợi nhuận thuần 2224,535 3923,089 3783,042 4289,794 109,35 IV. Vốn kinh doanh 100131,236 135148,078 134,97 V. Thu nhập bình quân 1,029 1,055 1,545 1,622 153,74 VI. Tỷ suất lợi nhuận 16,65 12,73 76,46 5. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty. 5.1. Mô hình bộ máy quản lý. sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh ở công ty GAS – PeTROLIMEX Ban giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán tài chính Phòng bán hàng dịch vụ Kho Gas Đức Giang Hà Nội Hệ thống cửa hàng bán lẻ Hà Nội Phòng quản lý kỹ thuật Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Đà Nẵng Chi nhánh Sài Gòn Chi nhánh Cần Thơ Kho Kho Cửa hàng Kho Cửa hàng Kho Cửa hàng Cửa hàng 5.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. Ban giám đốc. Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, do bộ trưởng Bộ Thương mại bổ nhiệm miễn nhiệm khen thưởng kỷ luậtGiám đốc công ty tổ chức chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ một thủ trưởng, là người chịu trách nhiệm cao nhất cho mọi nghĩa vụ và quyền lợi của công ty trước pháp luật và cấp trên về hoạt động của công ty. Công ty có 3 phó giám đốc: Phó giám đốc công ty là những người giúp việc cho giám đốc công ty, được giám đốc công ty phân công phụ trách một hoặc một số bộ phận hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các lĩnh hoạt động được giao. Có ba phó giám đốc: Một phó giám đốc kiêm giám đốc chi nhánh Sài Gòn. Một phó giám đốc phụ trách nội chính và bán lẻ khu vực Hà Nội. Một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật. Các phòng ban ở công ty Gas - Petrolimex. Hiện nay công ty có 5 phòng nghiệp vụ. Trưỏng các phòng ban là những người tham mưu và phải chị trách nhiệm trước giám đốc công ty về các mặt công tác được giao. Phòng kinh doanh: Có chức năng chủ yếu là kinh doanh đảm bảo nguồn hàng và cân đối nguồn hàng trong toàn công ty Gas - Petrolimex tìm kiếm nguồn hàng, ký kết hợp đồng kinh tế và xây dựng các chiến lược kinh doanh cho phù hợp với yêu cầu đặt ra. Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý và có hiệu quả lực lượng lao dộng của công ty. Nghiên cứu, xây dựng các phương án nhằm thực hiện việc trả lương phân phối tiền lương, tiền thưởng hợp lý trình giám đốc. Tổng hợp các hoạt động phục vụ cho việc điều hành trực tiếp của giám đốc công ty. Phòng tài chính – kế toán: Có chức năng chỉ đạo hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác tài chính trong toàn bộ công ty theo đúng pháp luật quy định của nhà nước, quy định của Tổng công ty XDVN và quy định của công ty. Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ tổ chức hạch toán thống kê các phần hành để cung cấp thông tin kinh tế chính xác, kịp thời và đầy đủ cho ban quản lý và tham mưu cho ban giám đốc đề ra những quyết định có hiệu quả. Phòng quản lý kỹ thuật: Do dặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty là LPG. Phòng quản lý kỹ thuật có nhiệm vụ kiểm tra hướng dẫn thực hiện công tác kỹ thuật cho phù hợp với yêu cầu đặt ra và phải đảm bảo độ an toàn cho phép; Thiết kế, tư vấn thi công và triển khai các công trình về LPG. Phòng bán hàng dịch vụ: Chịu trách nhiệm quản lý công việc bán hàng tại văn phòng công ty, kho Đức Giang, và hệ thống cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội. Mỗi phòng ban trong công ty đều có một chức năng nhiệm vụ riêng nhưng mục đích cuối cùng là nhằm phục vụ lợi ích cán bộ công nhân viên và công ty. c Các đơn vị trực thuộc công ty. Ngoài hệ thống phòng ban tại văn phòng công ty. Công ty Gas - Petrolimex còn có 4 chi nhánh trực thuộc tại 4 thành phố lớn. Các chi nhánh này thực hiện hạch toán kinh tế phụ thuộc theo phân cấp của công ty Gas. Các chi nhánh này có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh theo nhiệm vụ công ty Gas đã giao trên địa bàn được phân công. Theo quy định của Công ty: Văn phòng công ty là đầu mối duy nhất tạo nguồn Gas kể cả nhập trong nước hay nước ngoài sau đó bán cho các chi nhánh. Các Chi nhánh không có quyền nhập LPG mà chỉ được phép nhập các phụ kiện nếu giá cả hợp lý. Chi nhánh Gas Hải Phòng: Có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh trên địa bàn được công ty giao gồm: TP Hải Phòng và các tỉnh Thái Nguyên, Bắc Ninh, Bắc Kạn, Hà Nam, Ninh Bình, Thái Bình, Thanh Hoá,Nghệ Tĩnh, với kho Thượng Lý. Chi nhánh Gas Đà Nẵng: Tổ chức kinh doanh trên địa bàn gồm: TP Đà Nẵng, Huế, Quảng Bình,Quảng Trị, Nghĩa Bình, Phú Khánh,Tây Ngyên, Đắc Lắc với kho Nại Hiên. Chi nhánh Sài Gòn: Tổ chức kinh doanh trên địa bàn TP Hồ Chí Minh, Vũng Tàu và các tỉnh Lâm Đồng, Sông Bé, Tây Ninh, Long An, Đồng Nai, Tiền Giang với kho Nhà Bè. Chi nhánh cần Thơ: Tổ chức kinh doanh trên địa bàn các tỉnh: An Giang, Hậu Giang, Đồng Tháp, Vĩnh Long, Trà Vinh, Minh Hải, Bến Tre với kho Trà Nóc. II. Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán tại công ty Gas - Petrolimex. 1. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty Gas - Petrolimex. Để đáp ứng yêu cầu tổ chức quản lý kinh tế tài chính của công ty, do đặc điểm tính chất hoạt động kinh doanh của công ty, quy mô hoạt động của công ty Gas - Petrolimex rộng khắp các chi nhánh , đại lý trực thuộc tại các thành phố lớn trong cả nước. Vì vậy phòng kế toán tài chính của công ty được xây dựng trên nguyên tắc chung, kết hợp với yêu cầu thực tế của công ty. Công ty đã chọn tổ chức công tác kế toán theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán. Các kho, các cửa hàng trực thuộc văn phòng công ty hoặc các chi nhánh thực hiện hạch toán báo sổ, là nơi tập trung các chứng từ gốc lập bảng kê định kỳ gửi về phòng kế toán của văn phòng công ty hoặc các chi nhánh, xí nghiệp để kiểm tra, hạch toán. Các chi nhánh, xí nghiệp hạch toán kinh tế phụ thuộc theo phân cấp của công ty Gas, có bảng tổng kết tài sản riêng phản ánh đầy đủ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh tại chi nhánh, xí nghiệp nhưng chưa được quyền phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ xí nghiệp. Tại các Chi nhánh, Xí nghiệp có phòng kế toán thực hiện các công tác kế toán phát sinh tại đơn vị mình và định kỳ lập báo cáo gửi về phòng kế toán công ty để tập hợp số liệu. 1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở công ty Gas - Petrolimex. Trưởng phòng kế toán (KTT) Phó phòng kế toán KT tổng hợp VP công ty Kế toán VL, TSCĐ, CCDC Kế toán lương và bảo hiểm Kế toán thuế và chi phí Kế toán ngân hàng và thanh toán KT công nợ nội bộ, bán hàng Kế toán mua hàng KT tiêu thụ,kho hàng Phòng kế toán chi nhánh Hải Phòng Phòng kế toán chi nhánh Sài Gòn Phòng kế toán chi nhánh Đà Nẵng Phòng kế toán chi nhánh Cần Thơ Hệ thống cửa hàng bán lẻ Kho Đức Giang 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận. Phòng kế toán công ty thực hiên công tác kế toán phát sinh tại văn phòng công ty bao gồm cả việc theo dõi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh ở kho Đức Giang và hệ thống cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội. Đồng thời phòng kế toán công ty có nhiệm vụ kiểm tra báo cáo kế toán của các chi nhánh, xí nghiệp. Tổng hợp báo cáo toàn kế toán công ty , báo cáo tổng hợp toàn công ty và tính ra lợi nhuận ròng, tiến hành phân chia lợi nhuận cho các Chi nhánh, Xí nghiệp để trích lập các quỹ. Hiện nay phòng kế toán của công ty có 12 người, mỗi người đảm nhiệm một số phần hành kế toán cụ thể sau: - Trưởng phòng kế toán tài chính (kế toán trưởng). Chịu trách nhiệm chung trước ban giám đốc về công tác tài chính kế toán toàn Công ty, chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty theo chế độ hiện hành. Chỉ đạo xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, thực hiện giao kế hoạch tài chính cho các đơn vị trực thuộc. Phối hợp tham gia ký kết hợp đồng kinh tế của công ty. Tham gia xây dựng đơn giá hàng hoá, vật tư, các định mức vật tư, các định mức phí thuộc thẩm quyền của công ty. Phụ trách công tác thi đua khen thưởng. Tổ chức kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán thống kê, báo cáo quyết toán của đơn vị trực thuộc. Phó phòng kế toán: chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và ban giám đốc về các phần việc được giao. Phối hợp thực hiện việc xây dựng kế hoạch tài chính của toàn công ty, giao kế hoạch tài chính cho các đơn vị. Trực tiếp chỉ đạo và tổng hợp quyết toán toàn công ty. Phụ trách công tác kiểm tra các đơn vị. Trực tiếp kiểm tra và quyết toán các công trình xây dựng cơ bản, hướng dẫn chế độ hạch toán trong toàn công ty. Giải quyết các công việc khi kế toán trưởng đi vắng. Kế toán tổng hợp văn phòng công ty: Tổng hợp quyết toán kế hoạch khối văn phòng công ty, tổng hợp kiểm kê toàn công ty; Tổng hợp các nhật ký chứng từ, sổ cái. Tiến hành xác định kết quả kinh doanh, lập bảng tổng kết tài sản của Văn phòng Công ty và toàn Công ty; Trực tiếp giải quyết thủ tục thanh lý, nhượng bán TSCĐ, hàng hoá kém phẩm chất, ứ đọng, chậm luân chuyển trong toàn công ty; Quản lý vỏ bao bì bình Gas; Kế toán nguồn vốn kinh doanh. Kế toán mua hàng : Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng về kế hoạch khối lượng và chất lượng hàng hoá mua vào (gồm hàng kinh doanh và thiết bị phục vụ chung); lập bảng kê hàng hoá mua vào , giá mua hàng, theo dõi và phối kết hợp với kế toán bán hàng để đề xuất phương án mua hàng đáp ứng nhu cầu về hàng hoá, đảm bảo dự trữ hàng tồn kho hợp lý. Kế toán tiêu thụ hàng hoá và kho hàng: trực tiếp theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá và kho hàng thuộc văv phòng công ty và toàn công ty. Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng về hàng tồn kho ,giá bán, lập bảng kê xuất bán đối với các tổng đại lý thành viên trước ngày 5 hàng tháng. Kế toán công nợ nội bộ và bán hàng: Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng về công nợ bán hàng đối với khách hàng ngoài ngành, nợ khối trực tiếp trong văn phòng công ty,công nợ bán hàng của các loại hàng; Tập hợp quyết toán giá thành sản xuất phụ, trực tiếp quyết toán chi phí đối với cửa hàng, xây dựng các quy chế quản lý cửa hàng phù hợp với thực tế; Đôn đốc đối chiếu công nợ nội bộ trong đó gồm nội bộ công ty (Văn phòng công ty và các chi nhánh, công ty với Tổng công ty ), công nợ cửa hàng; theo dõi tiến độ nộp và kiểm tra thuế GTGT, thuế nhập khẩu; Hoàn thành NKCT trước ngày 5 hàng tháng. Kế toán ngân hàng và thanh toán: Có nhiệm vụ cân đối tiền gửi ngân hàng, cân đối kế hoạch mua ngoại tệ, theo dõi tiền vay- tiền gửi, làm thủ tục vay trả ngân hàng đúng hạn; Đối chiếu với kế toán kho hàng, kế toán bán hàng; Lập kế hoạch thanh toán đảm bảo đủ vốn để thanh toán tiền hàng; Phối hợp với thủ quỹ cân đối tiền mặt để thu chi có kế hoạch. Kế toán thuế và chi phí: Có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý của các chứng từ đầu vào đầu ra của các khoản thuế khấu trừ; Kiểm tra số lượng các loại hoá đơn phát hành và chịu trách nhiệm kê khai các khoản thuế theo chức năng quy định trước ngày 7 hàng tháng; Tập hợp chi phí và kiểm soát chi phí kinh doanh, các định mức khoán của công ty ; Hoàn thành các NKCT trước ngày 5 hàng tháng. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Phòng tổ chức theo dõi và quyết toán chi phí tiền lương theo quy định. Phòng kế toán nhận quyết toán từ phòng tổ chưc tiến hành tính lương , BHXH, BHYT, CĐ. Hoàn thành NKCT trước ngày5 hàng tháng. Kế toánvật liệu, tài sản cố định, công cụ dụng cụ: Theo dõi tình hình biến động tài sản của toàn công ty và văn phòng công ty. Hàng tháng lập bảng trích khấu hao tài sản cố định, trực tiếp tham gia thanh lý nhượng bán tài sản cố định của Văn phòng Công ty. Phân tích hiệu quả sử dụng tài sản cố định để tham mưu cho công ty trong việc sử dụng tài sản cố định. Lập bảng phân bổ công cụ dụng cụ. Thủ quỹ: quản lý và bảo quản tiền mặt tại quỹ. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, chi và các chứng từ gốc hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt. 2. Hình thức sổ kế toán. 2.1. Hình thức sổ kế toán. Công ty Gas - Petrolimex có chi nhánh, các kho và đại lý ở nhiều tỉnh thành khác nhau, phân tán xa nhau.Thêm vào đó đặc điểm kinh doanh rất đa dạng, quy mô kinh doanh lớn, nghiệp vụ kinh doanh phát sinh nhiều. Chính vì vậy Công ty chọn hình thức sổ NK - CT ban hành theo quyết định 1141/TC/CĐKT ngày1/11/95 của Bộ Tài Chính. Hệ thống sổ sách kế toán của hình thức NK - CT được xây dựng có cải biên cho phù hợp với việc áp dụng kế toán máy. Tại phòng kế toán các Chi nhánh, Xí nghiệp thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh, hàng tháng lập và gửi báo cáo tiêu thụ về phòng kinh doanh Công ty trước ngày 5 tháng sau. Hàng quý tiến hành lập và gửi báo cáo quyết toán của đơn vị về phòng kế toán Công ty để tổng hợp. 2.2. Trình tự ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ, số liệu được nhập vào máy tính, sau đó máy sẽ tự động định khoản và vào các sổ chứng từ kế toán, vào các sổ chi tiết phù hợp với nghiệp vụ phát sinh, vào sổ tổng hợp, bảng kê có liên quan kế toán chỉ có nhiệm vụ kiểm tra các bút toán do máy hạch toán xem có chính xác không trên cơ sở điều chỉnh sự khớp đúng giũa các chứng từ gốc. Cuối kỳ kế toán tiến hành kiểm tra sự khớp đúng số liệu tổng hợp giữa các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, bảng kêdo máy đưa ra và tiến hành bút toán điều chỉnh, các bút toán kết chuyển vào sổ NK- CT để tiến hành xác định kết quả kinh doanh. Số liệu trên NK- CT sẽ được kế toán tổng hợp dùng bút toán kết chuyển vào sổ cái. Số liệu của sổ cái các tài khoản do máy đưa ra sẽ được dùng để lập báo cáo kế toán. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán hình thức NK - CT tại công ty Gas - Petrolimex. Báo cáo nhanh Báo cáo quyết toán Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Máy tính Sổ chứng từ KT Nhật ký Chứng từ Sổ cái Bảng kê Sổ, thẻ chi tiết tuỳ chọn Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Kiểm tra, đối chiếu chiếu. 2.3. Chế độ kế toán. Công ty tiến hành quyết toán theo quý ( 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, 12 tháng) hàng tháng chỉ lập báo cáo nhanh phục vụ công tác quản lý: Báo cáo nhanh hàng hoá tồn kho, báo cáo nhanh sản lượng bán ra, báo cáo nhanh các chỉ tiêu tài chính Do giá vốn hàng nhập luôn thay đổi phụ thuộc vào giá mua bằng ngaọi tệ, bảo hiểm, thuế nhập khẩu, tỷ giá giữa đồng ngoại tệ và đồng Viết Nam của từng lô hàng và giá cả hàng hoá thay đổi trên thị trường nên Công ty áp dụng giá hạch toán thống nhất trong toàn công ty để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. B. Tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh. I. Tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá. 1. Phương thức tiêu thụ hàng hoá. Văn phòng công ty ngoài việc điều hành hoạt động kinh doanh của toàn Công ty, còn trực tiếp tham gia kinh doanh và tiến hành xác định kết quả kinh doanh của khối Văn phòng Công ty. Trong môi trường cạnh tranh quyết liệt với các công ty khác kinh doanh cùng ngành hàng. Công ty đã chọn cho mình nhhững phương thức bán hàng phù hợp với một mạng lưới tiêu thụ rộng khắp cả nước hoạt động rất hiệu quả. Nhờ đó, thị trường tiêu thụ của công ty ngày càng được mở rộng với tổng sản lượng bán ra ngày càng tăng. Công ty có các phương thức bán hàng sau: + Phương thức bán buôn trực tiếp ( Mã 50). + Phương thức bán điều động nội bộ ngành (mã 53). + Phương thức bán điều động nội bộ công ty (mã 6A). + Phương thức bán qua Tổng đại lý, đại lý (mã 5B). + Phương thức bán lẻ (mã 54). + Phương thức bán chuyển khẩu. 1.1. Phương thức bán buôn trực tiếp (Mã 50). 1.1.1. Bán buôn qua kho Công ty. Đặc điểm của phương thức này là khách hàng thường mua với khối lượng lớn để tiêu dùng trực tiếp trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết. Công ty chịu trách nhiệm vận chuyển hàng giao đến cho người mua, nếu khách hàng tự vận chuyển sẽ được Công ty thanh toán cước vận chuyển theo công thức: Cước vận chuyển = Cự ly vận chuyển ( Km) x Đơn giá vận chuyển (đ/Km) Khi xuất hàng bán phòng bán hàng dịch vụ viết hoá đơn GTGT làm 3 liên giao cho kho kàm thủ tục xuất hàng. Sau khi giao hàng, nhân viên lái phương tiện vận chuyển ( được coi là một thủ kho) cùng người mua ký xác nhận vào cả 3 liên, giao liên 2 cho khách hàng, giữ 2 liên còn lại để lập bảng kê xuất hàng. Định kỳ 05 ngày gửi bảng kê xuất hàng cùng giấy tờ có liên quan về phòng bán hàng dịch vụ để xác định số thực xuất, phòng này lưu 1 liên, giao liên 3 và bảng kê cho kế toán tiêu thụ để kiểm tra việc hạch toán. 1.1.2. Bán buôn qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp. Đối với những hợp đồng có nhu cầu lớn, Công ty xuất bán qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp. Khi khách hàng có nhu cầu, phòng kinh doanh thuộc Văn phòng Công ty lập lệnh giao hàng đến các Chi nhánh, Xí nghiệp trực thuộc. Căn cứ lệnh này, Chi nhánh, Xí nghiệp viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gửi lên cho Văn phòng Công ty theo giá hạch toán (nếu bán cho Văn phòng Công ty theo giá cao hơn giá hạch toán lập hoá đơn GTGT), phòng bán hàng lập hoá đơn GTGT làm cơ sở cho Chi nhánh, Xí nghiệp giao hàng cho khách. Về hình thức Công ty có kho “thủ tục” tại các chi nhánh hàng nhập vào bao nhiêu thì xuất ra bấy nhiêu nên lượng tồn kho luôn bằng không. Chi nhánh, Xí nghiệp viết hoá đơn giao hàng cho Công ty nhưng thực tế hàng vẫn nằm tại kho của Chi nhánh, Xí nghiệp chỉ xuất qua kho “thủ tục”. Công việc này được cài đặt chương trình và được vi tính hoá toàn bộ. Công ty chủ yếu bán hàng theo phương thức này. 1.1.3. Bán buôn cho khách ngay tại cảng nhập. Phương thức này dùng cho khách mua với khối lượng lớn. Nó có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí liên quan đến việc bán hàng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, thuê kho bãivà tránh ứ đọng vốn hàng hoá, rút ngắn được chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Khi có khách mua hàng, Công ty lập hoá đơn GTGT gồm 03 liên. Hàng hoá sau khi khẩu sẽ được vận chuyển thẳng tới địa điểm khách hàng yêu cầu mà không qua kho Chi nhánh tại cảng đầu mối. Tuy nhiên hàng nhập khẩu giao cho khách đã coi như nhập kho Chi nhánh tại cảng đầu mối (kho thủ tục). Chi nhánh viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để giao hàng cho Văn phòng Công ty theo giá mua nhưng thực tế hàng không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng. 1.2. Phương thức bán điều động nội bộ ngành. Theo phương thức này các công ty thành viên trong Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam ký hợp đồng làm Tổng đại lý bao tiêu, bán hàng cho công ty Gas - Petrolimex và không được bán ngoài nguồn Công ty Gas - Petrolimex. Các đại lý này được coi như là một khách hàng của Công ty, không thanh toán bù trừ qua Tổng công ty mà thanh toán trực tiếp cho Công ty. Công ty trịu trách nhiệm vận chuyển và giao hàng tại kho trung tâm của Tổng đại lý, Đại lý. Nếu Tổng đại lý tự vận chuyên chở, sẽ được công ty thanh toán cước vận tải theo quy định của Công ty (Theo công thức tính cước vận chuyển ở phương thức bán trực tiếp). Căn cứ vào nhu cầu và khả năng tiêu thụ trên thị trường, các Tổng đại lý phải lập các đơn hàng gửi về Công ty Gas, thời gian chậm nhất trước 05 ngày đối với đơn hàng tháng và 15 ngày đối với đơn hàng quý. Khi xuất hàng phòng bán hàng, dịch vụ viết hoá đơn GTGT làm 03 liên giao cho kho làm thủ tục xuất hàng. Sau khi giao hàng tại kho của Tổng đại lý, đại lý nhân viên lái phương tiện vận chuyển (được coi là một thủ kho) cùng người nhận hàng ký xác nhận vào cả 03 liên, giao cho khách hàng liên 2, giữ lại 02 liên để lập bảng kê. Định kỳ 05 ngày gửi bảng kê và các chứng từ liên quan về phòng bán hàng, dịch vụ, phòng này lưu liên 1, và chuyển cho kế toán tiêu thụ liên 3 cùng bảng kê để kiểm tra việc hạch toán trên máy. 1.3. Phương thức bán điều động nội bộ Công ty (mã 6A). Để đảm bảo đủ và cân đối nguồn hàng trong toàn công ty, nhằm đáp ứng nhu cầu mua của khách hàng. Phương thức bán nội bộ Công ty được thực hiện giữa văn phòng Công ty với các chi nhánh, Xí nghiệp hoặc giữa các Chi nhánh, Xí nghiệp với nhau theo giá bán nội bộ được Công ty quy định. Định kỳ một quý 1 lần tiến hành đối chiếu bù trừ công nợ giữa Công ty với các Chi nhánh, Xí nghiệp và giữa các Chi nhánh với nhau qua tài khoản 33621- Phải trả nội bộ Công ty. Công ty chịu trách nhiệm vận chuyển hàng giao cho các chi nhánh, Xí nghiệp. Trường hợp Chi nhánh, Xí nghiệp tự vận chuyển sẽ được Công ty thanh toán cước vận chuyển theo quy định (cách tính như phương thức bán trực tiếp). Khi xuất hàng căn cứ vào đơn hàng của Chi nhánh, Xí nghiệp phòng bán hàng dịch vụ viết hoá đơn GTGT thành 03 liên giao cho thủ kho làm thủ tục xuất hàng. Sau khi giao hàng, nhân viên lái phương tiện vận chuyển cùng người nhận hàng ký xác nhận cả 03 liên, giao cho người nhận hàng liên 2, giữ 02 liên để lập bảng kê xuất hàng. Định kỳ 05 ngày gửi bảng kê xuất hàng và các chứng từ có liên quan về phòng bán hàng, phòng này lưu lại liên 1, giao liên 3 và bảng kê cho kế toán tiêu thụ để kiển tra việc hạch toán. 1.4. Phương thức bán qua đại lý, Tổng đại lý (Mã 5B) Theo quy định của Công ty Gas - Petrolimex, các đơn vị ngoài Tổng công ty có thể ký hợp đồng làm Tổng đại lý, Đại lý bao tiêu hàng hoá với Công ty và các đơn vị trực thuộc (Chi nhánh, Xí nghiệp) theo phân cấp quản lý của Công ty. Do đó, khi giao hàng xong, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Các tổng đại lý, đại lý này phải thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán ngay cho lô hàng vừa nhận được. Căn cứ vào nhu cầu và khả năng tiêu thụ, các Tổng đại lý, đại lý lập đơn hàng gửi Văn phòng Công ty. Về phần vận chuyển, trong hợp đồng đại lý có quy định: Công ty Gas chỉ vận chuyển khi đơn hàng nhiều hơn 15 bình/ chuyến. Đối với các đại lý ngoài địa bán Hà Nội, Công ty chỉ vận chuyển cho bên đại lý khi bên này mua hàng đủ chuyến (1,5 tấn). Khi xuất hàng, phòng bán hàng dịch vụ căn cứ vào đơn hàng, viết hoá đơn GTGT làm 03 liên giao cho kho làm thủ tục xuất hàng. Sau khi giao hàng, nhân viên lái phương tiện vận chuyển cùng người nhận hàng ký xác nhận vào cả 3 liên, giao cho khách hàng liên 2, giữ lại 2 liên để lập bảng kê xuất hàng. Định kỳ 05 ngày gửi hoá đơn cùng các chứng từ khác có liên quan về phòng bán hang, phòng này giữ lại 1 liên, giao liên 3 và bảng kê cho kế toán tiêu thụ để kiểm tra, đối chiếu. 1.5 Phương thức bán lẻ. Theo phương thức này hàng hoá của Công ty ( Gas bình, bếp, phụ kiện) được bán trực tiếp cho người tiêu dùng thông qua các cửa hàng bán lẻ của Công ty. Khi bán hàng, trường hợp khách hàng muốn lấy hoá đơn GTGT, nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT sau khi xuất hàng thành 03 liên, giao cho khách hàng liên 2. Trường hợp khách hàng không lấy hoá đơn bán hàng, cuối ngày hoặc định kỳ nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT làm 02 liên cho số hàng đã xuất bán và ghi vào bảng kê bán hàng. Cửa hàng sẽ lưu liên 1, định kỳ 05 ngày gửi bảng kê bán hàng, báo cáo bán hàng, hoá đơn GTGT về phòng bán hàng dịch vụ để cập nhật số liệu vào máy tính, sau đó gửi cho kế toán tiêu thụ để kiểm tra việc hạch toán. 1.6. Phương thức bán hàng chuyển khẩu. Theo phương thức này, Công ty sẽ là trung tâm thanh toán giữa bên bán và bên mua do không có đủ điều kiện đảm bảo để nhập khẩu Gas. Công ty Gas - Petrolimex đứng ra ký hợp đồng cung cấp Gas cho bên có nhu cầu mua (là khách nước ngoài), hiện nay khách hàng của Công ty là Campuchia, đồng thời Công ty ký hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp. Theo hợp đồng mua hàng được ký với nhà cung cấp có quy định: lô hàng mà Công ty mua sẽ được vận chuyển thẳng tới một cảng của Campuchia do Công ty chỉ định, chi phí vận chuyển sẽ do nhà cung cấp chịu. Do lô hàng được vận chuyển thẳng từ nhà cung cấp đến người mua, nên lô hàng được theo dõi ở TK 151- Hàng đang đi đường. Thời hạn thanh toán được quy định rõ trong hợp đồng: khách hàng mua chuyển khẩu phải thanh toán sau 15 ngày kể từ ngày nhận hàng; Công ty Gas - Petrolimex phải thanh toán cho nhà cung cấp sau 30 ngày kể từ khi bên mua nhận được hàng.Theo quy định, chỉ có Công ty Gas mới có quyền ký hợp đồng bán hàng với khách hàng nước ngoài theo phương thức bán chuyển khẩu, được theo dõi và hạch toán tại Văn phòng Công ty. Kế toán tại Văn phòng Công ty sau khi nhận đủ các chứng từ liên quan tới phương thức bán chuyển khẩu gồm: Hợp đồng mua hàng với người bán, hợp đồng bán hàng với người mua, các hoá đơn giao hàng giữa người mua và nhà cung cấp, giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng mới tiến hành hạch toán. 2. Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho. Hiện nay, trong chương trình phần mềm trên máy vi tính, giá vốn hàng xuất kho trong kỳ chính là giá hạch toán do Tổng Công ty quy định đối với mặt hàng xăng dầu chính và Gas, còn các loại hàng hoá khác giá hạch toán do Công ty quy định căn cứ vào giá mua của hàng hoá đó. Giá hạch toán được thay đổi từng kỳ quyết toán cho phù hợp với giá mua của hàng hoá đó trên thị trường. Trong kỳ, hạch toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ theo công thức sau: Giá vốn hàng hoá tiêu thụ Lượng hàng hoá tiêu thụ thực tế Giá hạch toán = x Khi nhập kho hàng hoá kế toán phản ánh giá mua hàng hoá thông qua tài khoản giá hạch toán của hàng hoá đó và tài khoản chênh lệch giữa giá thực tế -giá hạch t