Đề tài Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Thương mại Lâm sản Hà Nội

quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp, do đó chủ doanh nghiệp thường đòi hỏi kế toán phải cung cấp thông tin về doanh thu, chi phí của từng loại cũng như toàn bộ hàng hoá. Để xác định kết quả kinh doanh kế toán còn sử dụng TK 911 và TK421 “lãi chưa phân phối” Trình tự hạch toán như sau: Cuối kỳ kinh doanh kế toán dựa vào số liệu đã hạch toán trên các tài khoản liên quan như TK632, TK641, TK642...để tính toán và kết chuyển vào TK911theo các bước sau. - Phân bổ CPBH và CPQLDN cho hàng tồn cuối kỳ và kết chuyển cho hàng bán ra trong kỳ. Nợ TK142: Chi phí phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ. Nợ TK911: chi phí kết chuyển tính cho hàng bán trong kỳ. Có TK641:Kết chuyển chi phí bán hàng. Có TK642: Kết chuyển chi phí QLDN -Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả tiêu thụ Nợ TK511: Số doanh thu sau khi trừ đi các khoản giảm trừ Có TK911 Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK911 Có TK632: Trị giá vốn của hàng bán ra sau khi trừ đi số hàng bán bị trả lại. - Cuối cùng xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ Nếu lãi: Nợ TK911 Có TK421 Nếu lỗ: Nợ TK421 Có TK911 Có thể khái quát quá trình xác định kết quả kinh doanh qua sơ đồ sau: Sơ đồ 09: Sơ đồ hạch toán kết quả tiêu thụ TK 632 TK 911 TK 511 KC GV hàng tiêu thụ trong kỳ KC DTT về tiêu thụ TK 641, 642 KC CPBH và CPQLDN Trừ vào thu nhập TK 421 ````````` trong kỳ TK 1422 KC lỗ về tiêu thụ Chờ KC Kết chuyển Kết chuyển lãi về tiêu thụ VI- kinh nghiệm hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại một số nước trên thế giới 1- Kế toán Mỹ Khi hàng hoá được coi là tiêu thụ kế toán hạch toán doanh thu và toàn bộ số tiền doanh nghiệp thu được do bán sản phẩm, hàng hoá là chỉ tiêu tổng doanh số bán. Để tăng cường lượng bán, các doanh nghiệp cũng thực hiện chính sách giảm giá, bớt giá, chiết khấu giành cho khách hàng (trên hoá đơn hoặc trên các hợp đồng bán hàng). Khoản chênh lệch giữa tổng doanh số bán và các khoản giảm giá, bớt giá là doanh thu thuần. Đối với khoản thuế, mỗi bang đều có luật thuế doanh thu hàng bán lẻ riêng, luật thuế này chỉ thu một lần vào hàng bán lẻ chứ không thu ở các khâu trước nên cũng không bị tính trùng (Mỹ không sử dụng VAT nhưng có tính chất tương tự VAT). Khi một nghiệp vụ phát sinh và hoàn tất, kế toán tiến hành ghi sổ: + Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK Chi phí vốn hàng bán. Có TK Chi phí tồn kho thành phẩm, hàng hoá. + Phản ánh doanh thu: Nợ TK Tiền (Số tiền thực thu của khách). Có TK Doanh số bán. + Nếu bán hàng cho khách hàng hưởng phần trăm chiết khấu: Nợ TK Tiền (Số tiền thực thu của khách). Nợ TK Chiết khấu bán hàng (Số tiền chiết khấu giành cho khách hàng). Có TK Các khoản phải thu (Tổng giá bán). + Nếu hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất bị trả lại hoặc bị giảm giá: Nợ TK Hàng bán bị trả lại và giảm giá. Có TK Khoản phải thu hoặc tiền. Để xác định thu nhập thuần từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phải xác định các chi phí hoạt động kinh doanh bao gồm: + Chi phí bán hàng: Là các khoản mục chi phí phát sinh nhằm mục đích kích thích bán hàng, khấu hao thiết bị cửa hàng... + Chi phí quản lý chung: Là chi phí phát sinh cho việc vận hành doanh nghiệp như: Lương nhân viên văn phòng, bảo hiểm, chi phí vật tư văn phòng. Khoản thu nhập từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được tính Doanh số bán thuần = DS bán gộp - (hàng bán bị trả lại + CK + giảm giá ) Thu nhập thuần = Doanh thu thuần - GVHB - Chi phí hoạt động kinh doanh 2- Kế toán Pháp a- Nguyên tắc ghi chép các nghiệp vụ bán hàng: -Giá bán dùng để hạch toán là giá ghi trên hoá đơn trừ giảm giá bớt giá mà doanh nghiệp chấp nhận cho khách hàng. -Thuế thu được ghi bán hàng sẽ được hạch toán vào giá bán mà doanh nghiệp thu hộ nhà nước sau này phải thanh toán. -Phần chiết khấu dành cho khách hàng mặc dù đã trừ vào tổng số tiền trên hợp đồng nhưng vẫn được tính vào giá bán hàng và được hạch toán như một khoản chi phí tài chính. -Chứng từ dùng để hạch toán nghiệp vụ bán hàng là các hoá đơn báo đòi, báo có. b- Các tài khoản sử dụng Để hạch toán kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, kế toán Pháp phân biệt thành ba loại hoạt động chính,với nguyên tắc thu nhập tương ứng với chi phí Các tài khoản về chi phí Các tài khoản về thu nhập TK60-65; 681: Chi phí kinh doanh thường TK66; 686: Chi phí tài chính TK67; 687: Chi phí bất thường TK70-75; 781: Thu nhập kinh doanh thường TK76; 786: Thu nhập tài chính TK77; 787: Thu nhập bất thường c- Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ bán hàng: -Khi bán hàng thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền: Nợ TK 530,512,514,411 Tổng giá có thuế Có TK 701 Giá chưa thuế Có TK 4457 TVA thu hộ nhà nước -Khi hàng đã bán bị trả lại: Nợ TK 701 : Trị giá của hàng bị trả lại theo giá không thuế. Nợ TK 4457 : Thuế TVA của hàng bán bị trả lại. Có TK 530,512... Giá có thuế của hàng bị trả lại. -Bán hàng có chiết khấu dành khách hàng: + CK trên hoá đơn báo đòi (CK ngay trên HĐ lần đầu): Nợ TK 665: Phần CK. Nợ TK 530,512... Số còn phải thu. Có TK 701 Giá không thuế. Có TK 4457 Thuế TVA thu hộ nhà nước. + CK trên hoá đơn báo đòi (sau khi lập hoá đơn): Nợ TK 665 Phần CK theo giá không thuế. Nợ TK 4457 TVA của phần CK. Có TK 411 Giá có thuế của phần CK. -Bán hàng có giảm giá, bớt giá cho khách hàng: Nợ TK 709 Phần giảm giá cho khách hàng. Nợ TK 4457 Thuế TVA của giảm giá, bớt giá. Có TK 530,512,514,441 -Bán hàng đã giao nhưng chưa có hoá đơn: Nợ TK 418 Tổng giá có thuế. Có TK 701 Giá chưa thuế. Có TK 4457 Thuế TVA thu hộ nhà nước. d- Điều chỉnh chi phí và thu nhập cuối năm Để xác định chính xác kết quả kinh doanh cần hạch toán đúng chi phí và thu nhập, do đó cuối năm cần tiến hành điều chỉnh chi phí và thu nhập. Do kế toán Pháp có đặc điểm là những khoản chi phí và thu nhập thuộc hoạt động của năm báo cáo nhưng chưa có chứng từ sẽ tính vào chi phí và thu nhập của năm báo cáo. Ngược lại, những khoản chi phí và thu nhập trả trướcvà nhận trước của năm sau sẽ trừ vào chi phí và thu nhập của năm báo cáo. Cuối niên độ kế toán, phải thực hiện các bút toán chênh lệch hàng hoá để xác định giá vốn hàng tiêu thụ vì toàn bộ số tiền mua hàng hoá được tính hết vào chi phí mua hàng. Do đó, cuối kỳ cần phải xác định chênh kệch tồn kho để điều chỉnh số tiền mua hàng hoá về trị giá xuất bán. Trị giá hàng hoá = Trị giá hàng hoá + ( Trị giá hàng hoá - Trị giá hàng ) xuất bán trong kỳ mua trong kỳ tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ Sơ đồ 10: Kế toán chênh lệch tồn kho hàng hoá TK37 (Tồn kho hàng hoá ) TK6037 (CL tồn kho hàng hoá ) KC hàng hoá tồn đầu kỳ (Kiểm kê cuối kỳ trước) Kết chuyển hàng tồn cuối kỳ (Kiểm kê cuối kỳ này) Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành kết chuyển các tài khoản chi phí và thu nhập vào tài khoản 12 “Xác định kết quả niên độ” Sơ đồ 11: Kế toán xác định kết quả niên độ. TK loại 6 TK12 (kết quả niên độ) TK loại 7 KC chi phí cuối kỳ KC thu nhập cuối kỳ TK120 (lãi) TK129 (lỗ) KC lãi cuối kỳ KC lỗ cuối kỳ Qua nghiên cứu kinh nghiệm một số nước trên thế giới trong việc hạch toán tiêu thụ, ta thấy chế độ kế toán Việt Nam đã phù hợp hơn với nền kinh tế thị trường và hoà nhập dần vào thông lệ kế toán quốc tế. Việc tìm hiểu về chế độ kế toán của các nước trên thế giới là hết sức cần thiết khi mà nền kinh tế Việt Nam đang hướng về hội nhập thế giới, đang ngày càng mở rộng cơ chế để thu hút đầu tư nước ngoài thì việc ban hành hay hoàn thiện hệ thống kế toán Doanh nghiệp phù hợp với điều kiện kinh tế Việt Nam, với thông lệ và chuẩn mực kế toán là điều tối quan trọng góp phần rút ngắn khoảng cách về sự phát triển của Việt Nam so với thế giới. phần II: thực trạng hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty thương mại lâm sản hà nội i - đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty có ảnh hưởng đến hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ 1- Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty Thương mại Lâm sản Hà Nội có trụ sở chính đặt tại 67 Ngô Thì Nhậm - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội thuộc Tổng công ty Lâm Sản Việt Nam. Công ty được thành lập và bắt đầu hoạt động từ năm 1993 theo quyết định ngày 28 tháng12 năm 1993 của Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn, với tên gọi là Trung tâm Thương mại Lâm sản Hà Nội. Với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là nông lâm sản, công nghiệp chế biến gỗ đồng thời kinh doanh các ngành nghề khác như dịch vụ vật tư, kỹ thuật... Tổng số vốn kinh doanh của công ty lúc đó là 1.139.540.000 đồng trong đó vốn cố định là 427.917.000 đồng. Đến tháng 8 năm 1998 công ty được đổi tên thành Công ty Thương mại Lâm sản Hà Nội theo quyết định 118/1998 QĐ/BNN/TCCB ngày 21-8-1998 của Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn. Như vậy, Công ty Thương mại Lâm sản Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nướccó đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản giao dịch ở các ngân hàng và thực hiện chế độ hạch toán độc lập. Qua nhiều lần bổ sung ngành nghề kinh doanh đến nay những mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là: + Sản xuất các loại thuốc bảo quản lâm sản. + Nhập khẩu các mặt hàng lâm sản, vật tư phục vụ sản xuất nông lâm nghiệp, vật liệu xây dựng, đồ dùng trang trí nội thất. + Hàng tiêu dùng xuất khẩu, hàng nông lâm sản. + Sản phẩm thủ công mỹ nghệ, khử trùng và bảo quản... Hiện nay, tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty có 109 người lao động trong biên chế. Trong đó trình độ đại học có 40 người; cao đẳng, trung cấp có 19 người, lao động phổ thông 50 người; ngoài ra còn có một số lao động hợp đồng. Đồ gỗ là mặt hàng đặc biệt do đó, số lượng hàng hoá tiêu thụ không thể nhiều như các mặt hàng công nghiệp và nông nghiệp khác nên việc tìm kiếm thị trường là rất quan trọng. Vì thế, không chỉ đóng tại Hà Nội, công ty còn phân bổ các chi nhánh ở Quảng Ninh, Bắc Ninh, Thành Phố Hồ Chí Minh, mỗi chi nhánh cũng có bộ máy tương tự như trụ sở công ty nhưng tất cả đều hạch toán phụ thuộc. Hiện nay công ty có 6 chi nhánh đó là: - Cửa hàng Lâm Sản 13 Hoà Mã, - Xí nghiệp kinh doanh chế biến và bảo quản Lâm Sản 64 Bạch Đằng ,- Hoàn Kiếm - Hà Nội, - Xí nghiệp bảo quản Lâm Sản Hà Nội - Xí nghiệp xuất nhập khẩu và bảo quản nông lâm sản Miền Nam 330 Hoàng Văn Thụ - Quận Tân Bình TPHCM, - Chi nhánh đại diện ở Đình Bảng Tiên Sơn Bắc Ninh, - Chi nhánh tại Móng Cái Quảng Ninh. Ngoài ra, thị trường ngoài nước cũng là một nơi giải quyết đầu ra, tăng doanh thu cho công ty. Tuy nhiên, đẩy mạnh việc tiêu thụ gỗ lại gặp phải một khó khăn lớn đó là vấn đề tài nguyên môi trường. Một vấn đề mà hiện nay đang là mối quan tâm của toàn nhân loại, cùng với chính sách hạn chế khai thác rừng và xuất khẩu gỗ tròn năm 1997 khiến cho công việc kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên, với sự nỗ lực của bộ phận quản lý cũng như của toàn cán bộ công nhân viên trong công ty đã nỗ lực phấn đấu tìm hiểu thị trường, đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh, tìm kiếm nguồn hàng đáp ứng được nhu cầu của thị trường, đến nay công ty đã đi vào hoạt động ổn định, sản phẩm của công ty được bán rộng rãi trong nước và nước ngoài, đời sống người lao động được nâng lên một bước. Mặc dù là doanh nghiệp mới được thành lập, song mọi cố gắng của doanh nghiệp đã chứng minh là doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, có tích luỹ mở rộng và đóng góp một phần cho ngân sách nhà nước. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty được thể hiện qua bảng dưới đây, cho thấy sự tiến bộ không ngừng của công ty. Biểu 01: Quy mô và kết quả hoạt động kinh doanh Chỉ tiêu ĐVT 1998 1999 1. Tổng doanh thu Tỷ 54,6 43,2 2. Nộp ngân sách Triệu 834 1.931 3.Lãi Triệu 198 402 4. Vốn kinh doanh Tỷ 1,8 1,83 5.Thu nhập bình quân Nghìn/tháng 950 970 Qua bảng trên, ta thấy trong 3 năm doanh nghiệp liên tục làm ăn có lãi, tiền lương bình quân của các bộ công nhân viên có chiều hướng tăng. Đó là nỗ lực không nhỏ của toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty, đặc biệt trong thời “kinh tế mở” như hiện nay. 2- Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại Công ty Thương mại Lâm sản Hà Nội Để việc hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả, ngoài việc mở rộng mặt hàng kinh doanh, tìm hiểu và khai thác thị trường để công ty có thể tồn tại và đứng vững như hiện nay, công ty còn tiến hành đổi mới bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh theo hướng tinh giảm, gọn nhẹ mà đạt hiệu quả cao. Bộ máy của công ty được sắp xếp theo chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, đảm bảo tính thống nhất, tự chủ và phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Có thể khái quát mô hình tổ chức quản lý của công ty theo sơ đồ sau: Sơ đồ12: :Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của công ty Giám Đốc Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng TC-HC Phòng KT-TC Phòng KH- KD Phòng XNK Các chi nhánh đại diện Cửa hàng Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban như sau: * Giám Đốc là người đại diện cho nhà nước, đại diện cho công ty chịu trách nhiệm trước cấp trên về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Giám Đốc là người toàn quyền quyết định điều hành hoạt động của công ty theo pháp luật. * Phó giám đốc: Cùng tham gia lãnh đạo cùng công ty và được Giám đốc phân công những lĩnh vực cụ thể: +Một Phó giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc điều hành hoạt động về sản xuất về kinh doanh xuất nhập khẩu theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được giao. + Một Phó giám đốc: Giúp Giám đốc điều hành hoạt động của công ty về việc tổ chức hành chính và cửa hàng kinh doanh. Các phòng ban là cơ quan chức năng của bộ máy quản lý công ty, được phân công chuyên môn hoá theo chức năng quản trị, có nhiệm vụ giúp Giám đốc và các Phó giám đốc chuẩn bị các quyết định, theo rõi, hưỡng dẫn, thực hiện kịp thời các quyết định quản lý. - Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc quản lý các lĩnh vực công tác tổ chức các bộ, lao động tiền lương, quản lý nhân lực phân công lao động giữa các phòng ban, xí nghiệp. - Phòng kế toán tài chính: Làm nhiệm vụ quản lý tài chính theo dõi hạch toán thu chi, nhập xuất hàng hoá, theo dõi chi phí, tiêu thụ...để lập báo cáo kế toán kịp thời. Đây là đầu mối tham mưu đắc lực cho ban lãnh đạo công ty. -Phòng kế hoạch kinh doanh: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, giao chỉ tiêu, tham mưu cho lãnh đạo công ty về công tác kế hoạch mua bán, theo dõi thực hiện chỉ tiêu kế hoạch, hướng dẫn nghiệp vụ kinh doanh. - Các chi nhánh và các xí nghiệp: Các chi nhánh đại diện và các xí nghiệp sản xuất, chế biến sản phẩm cho công ty đồng thời có nhiệm vụ kinh doanh các mặt hàng mà công ty đẵ đăng ký, thông tin về tình hình sản xuất và tiêu thụ ở địa bàn để công ty có chiến lược kinh doanh lâu dài. - Các cửa hàng có nhiệm vụ tổ chức hệ thống dịch vụ mua bán hàng hoá. Ii- đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Thương mại Lâm sản Hà Nội. 1- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành của công cụ quản lý kinh tế, tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán do một đơn vị đảm nhận. Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị trên cở định hình được khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng, cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán. Nhận thức được tầm quan trọng đó, Công ty Thương mại Lâm sản Hà Nội đã chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán để thực hiện được chức năng nhiệm vụ được giao, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất trực tiếp của Giám đốc. Với đặc điểm tổ chức quản lý, loại hình tổ chức hoạt động kinh doanh...,bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán. Các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc, các đơn vị này hàng ngày cũng có kế toán ghi chép cho những nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình phụ trách và vào sổ (thẻ) cần thiết nhưng lập các báo cáo tổng hợp cuối cùng do phòng kế toán công ty phụ trách dựa vào báo cáo quyết toán hàng tháng, hàng quý của đơn vị thành viên gửi về. Do đặc điểm công ty có nhiều chi nhánh và xí nghiệp ở nhiều nơi nên công việc ghi chép về các phần hành đã được đảm nhận bởi các kế toán ở các đơn vị này. Do đó, tại công ty không phân biệt hẳn mỗi nhân viên kế toán phụ trách một phần hành mà một nhân viên kế toán có thể đảm nhiệm luôn nhiều phần hành . Điều đó có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Sơ đồ 13: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Thương mại Lâm sản Hà Nội Kế toán Lương, Ngân hàng Thuế Kế toán Công nợ, tiêu thụ, TSCĐ Thủ quỹ Kế toán tại các xí nghiệp, chi nhánh KT tại XN chế biến LSHN KT tại chi nhánh Bắc Giang KT tại chi nhánh Quảng Ninh KT tại chi nhánh Sài Gòn KT tại cửa hàng KT XN bảo quản LS HN * Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Phụ trách phòng kế toán tài chính tổ chức công tác kế toán tại công ty, theo dõi tình hình tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác kế toán của công ty. Ngoài công việc phụ trách ghi chép hàng ngày, quý, hàng năm kế toán tổng hợp còn phải lập thêm các báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng thuyết minh báo cáo, tiến hành quyết toán, thanh toán nghĩa vụ với nhà nước. * Kế toán tiền lương, ngân hàng, thuế. +Kế toán tiền lương có nhiệm vụ hạch toán tình hình thanh toán lương, tiền thưởng, các khoản trích theo lương theo chế độ hiện hành. + Kế toán ngân hàng: Làm các thủ tục chuyển tiền, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phát sinh để lập các chứng từ bằng uỷ nhiệm chi hoặc bằng séc theo từng công việc phát sinh của ngân hàng. + Kế toán về thuế: Theo dõi các khoản về thuế GTGT, thuế XNK phát sinh...và lập các quyết toán thuế hàng tháng. * Kế toán công nợ, tiêu thụ, TSCĐ. + Kế toán công nợ phải thu khách hàng phải trả khách hàng, công nơ nội bộ công ty. Có trách nhiệm hạch toán chi tiết công nợ, phải thu, phải trả với người mua, người bán và công nợ nội bộ giữa xí nghiệp, chi nhánh với công ty, công ty với tổng công ty. + Kế toán tiêu thụ: Có trách nhiệm hạch toán doanh thu và tính kết quả lãi, lỗ + Kế toán TSCĐ: Hạch toán về nguyên giá, tính và trích khấu hao về TSCĐ, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ. * Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thu, chi tiền mặt theo chứng từ cụ thể, vào sổ quỹ... * Kế toán tại các chi nhánh, cửa hàng; có nhiệm vụ hạch toán và ghi chép toàn bộ nghiệp vụ phát sinh nơi mình phụ trách vào các sổ (thẻ) thích hợp, sau đó gửi lên kế toán tổng hợp của công ty. 2- Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại Công ty Thương mại Lâm sản Hà Nội. Tại công ty vận dụng hình thức “Chứng từ - Ghi sổ” để tổ chức vận hành luân chuyển sổ sách, chứng từ kế toán. Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán vào sổ tổng hợp chứng từ gốc, sau đó kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, cuối tháng kế toán vào sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Theo định kỳ kế toán sẽ lập các báo cáo tài chính. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Thương mại Lâm sản Hà Nội được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ13: Hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tai Công ty Thương mại Lâm sản Hà Nội Chứng từ gốc (hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi…) Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ chi tiết TK632; 642 641; 911 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK632;511;641;642;911 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra đối chiếu Hình thức này được áp dụng ở công ty có nhiều thuận lợi như dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, công việc kế toán phân đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ. Tuy nhiên, công ty vẫn chưa được trang bị phần mềm kế toán trên máy vi tính nên vẫn chưa tận dụng được hết những ưu điểm của hình thức này. Phương pháp này còn mang những nhược điểm như ghi chép trùng lắp, làm tăng khối lượng ghi chép chung và dễ nhầm lẫn nhiều sổ nên phải làm đồng đều, phải thường xuyên kiểm tra đối chiếu nhất là cuối tháng, nếu có sai sót phải sửa chữa trên nhiều sổ, do khối lượng nhiều nên ảnh hưởng đến tiến độ lập báo cáo và tính toán các chỉ tiêu quản lý hàng ngày. III-Hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Thương mại Lâm sản Hà Nội 1. Các phương thức bán hàng ở tông ty. Các mặt hàng mà công ty kinh doanh bao gồm nhiều loại như: Gỗ, thuốc khử trùng và bảo quản lâm sản, thủ công công mỹ nghệ... Do đó, các phương thức bán hàng mà công ty áp dụng cũng hết sức phong phú, chẳng hạn: Gỗ là mặt hàng có đặc điểm là cồng kềnh, nặng... nên thường thì doanh nghiệp tổ chức bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho của công ty hoặc công ty bán buôn qua kho, bên mua sẽ nhận hàng trực tiếp tại kho của công ty hoặc tại kho của đơn vị mua tuỳ thuộc vào hợp đồng thoả thuận mà hai bên đã ký kết. Đối với các chi nhánh và cửa hàng thì buôn bán hàng hoá theo hình thức chủ động và cuối kỳ gửi chứng từ lên công ty. Với mục tiêu đẩy nhanh khối lượng hàng bán ra, khách hàng đến với công ty được đảm bảo về chất lượng hàng hoá, giá công ty phù hợp và có thể lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp. Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng hoá nếu như hàng kém phẩm chất, sai về quy cách... Công ty luôn chú trọng công tác phục vụ sao cho đúng và kịp thời, đảm bảo hàng hoá có chất lượng cao, bán được nhanh và nhiều tạo điều kiện cho việc thu hồi vốn, sử dụng đồng vốn có hiệu quả và thu lợi nhuận. Do vậy, tình hình tiêu thụ hàng hoá ở công ty luôn được chú ý các mặt sau: - Về quy cách phẩm chất hàng trước khi tiêu thụ phải được kiểm tra kỹ lưỡng về chất lượng cũng như quy cách. - Về giá bán hàng hoá: Hệ thống giá bán được xác định trên giá mua thực tế cộng với chi phí thu mua bảo quản và gắn liền với sự vận động của giá cả thị trường. Khi có lệnh giảm giá mặt hàng nào thì phòng kế hoạch kinh doanh thông báo cho khách hàng liên quan. Công ty luôn thực hiện đúng trách nhiệm về giá bán với các hợp đồng đã ký kết khi giá bán ở các hợp đồng khác đã tăng lên. Những thông tin về giá bán, phòng kế toán tài chính cũng được thông báo để tiện theo dõi số liệu giúp cho việc hạch toán chính xác kịp thời. Hiện nay, ở công ty đang áp dụng các phương thức bán hàng chủ yếu sau: - Hình thức bán hàng vận chuyển thẳng không qua kho: Theo hình thức này công ty mua hàng của bên cung cấp rồi chuyển hàng để bán cho bên mua hàng bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài đến nơi quy định theo hợp đồng. Chi phí vận chuyển có thể do bên bán hoặc bên mua chịu (thoả thuận trong hợp đồng). Theo hình thức này có hai trường hợp: + Hàng hoá của công ty nhập trong nước bán thẳng. + Hàng hoá của công ty nhập ngoài nước bán thẳng. Khi hàng về đến địa điểm mà khách hàng mua đã thoả thuận trong hợp đồng, hàng đã kiểm tra, bên mua nhận đủ hàng và thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng GTGT để ghi nhận doanh thu. - Hình thức bán hàng qua kho và bán lẻ với số lượng nhỏ trực tiếp cho khách hàng. 2. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá a. Tài khoản hạch toán Để phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hoá, phòng kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau: - TK 511: Doanh thu bán hàng - TK 632: Giá vốn hàng bán - TK 156: Hàng hoá - TK 131: Phải thu khách hàng - TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước - TK 111: Tiền mặt - TK 112: Tiền gửi ngân hàng ... b. Kế toán doanh thu bán hàng hoá Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty được bắt đầu bằng chứng từ gốc là hoá đơn bán hàng có kèm VAT do Bộ Tài Chính ban hành. Hoá đơn bán hàng có kèm VAT là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dùng để theo dõi số lượng, chất lượng, và giá trị của hàng hoá xuất bán. Hoá đơn bán hàng có VAT cũng là căn cứ để kế toán lập báo cáo doanh thu bán hàng và là chứng từ cơ sở để kế toán khai nộp VAT đầu ra và vào sổ theo dõi công nợ cho từng khách hàng. Hoá đơn kèm VAT mà công ty sử dụng có mẫu như sau (biểu số 02). Hoá đơn này được lập thành 3 liên - Liên 1 : Lưu ở quyển - Liên 2 : Giao cho khách hàng - Liên 3 : Chuyển cho phòng kế toán làm chứng từ ghi sổ. Biểu số 02: Mẫu hoá đơn bán hàng bán hàng Hoá đơn bán hàng Mẫu số 01- GTGT –3ll Liên LB/99-B Ngày 2/3/2000 N 018718 Đơn vị bán: Công ty Thương mại Lâm sản Hà Nội Địa chỉ : 67 NGô Thì Nhậm Số TK 431101-0000-69 Điện thoại : 9714935 Mã số 0100853241 Họ tên người mua : XN kinh doanh chế biến và bảo quản lâm sản Đơn vị Địa chỉ : 64 Bạch Đằng - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá thành tiền B C 1 2 3 1 Gỗ lóc lõi tận dụng m3 67,3 2.808.494 189.011.636 Cộng tiền hàng: 189.011.636 Thuế GTGT : 10% tiền thuế GTGT 18.901.164 Tổng cộng tiền thanh toán: 207.912.800 Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm linh bảy triệu chín trăm mười hai nghìn tám trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào hoá đơn bán hàng kế toán tiến hành định khoản + Ghi nhận doanh thu: