Đề tài Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần giải pháp mạng và phân phối máy tính

nh số của VIETNET đã đạt tới con số khá cao trong một tháng và mức độ tăng trưởng luôn duy trì tháng sau cao hơn tháng trước. Thành công của VIETNET và sự tin tưởng của khách hàng vào sự hỗ trợ kỹ thuật của đội ngũ nhân viên của phòng hỗ trợ khách hàng càng làm cho uy tín của Công ty ngày càng tăng, các khách hàng lớn với các hợp đồng chọn gói từ giải pháp đến cung cấp sản phẩm và dịch vụ sau bán hàng được ký kết ngày một tăng. Ví dụ như hợp đồng cung cấp giải pháp và thiết bị truyền dữ liệu giữa các Công ty con nằm trên phạm vi cả nước với Công ty mẹ trong tổng Công ty Sông đà có giá trị 800.000.000 đ. Trong một nền kinh tế thị trường sự cạnh tranh giữa các Công ty và sự biến động về giá cả liên tục diễn ra và biến động không ngừng. Càng đi sâu tìm hiểu khách hàng ban lãnh đạo Công ty CDN nhận thấy để phát triển được Công ty và phục vụ khách hàngđược tốt nhất làm sao để cho khách hàng tự tìm đến Công ty thì điều quan trọng nhất đó là thái độ phục vụ khách hàng rất là quan trọng nhưng chất lượng sản phẩm và giá cả lại là những yếu tố then chốt quyết định , với phương trâm không nói không với khách hàng thì điều cốt yếu là phải luôn chủ động về hàng hoá và giá chính vì vậy Công ty CDN đã tìm đến các đối tác là các Công ty lớn trên thế giới nhằm tìm kiếm sự hỗ trợ về hàng hoá và kỹ thuật, sau một thời gian tự khẳng định ban thân ngày 15 tháng 01 năm 2004 Công ty CDN chính thức được IBM công nhận là nhà phân phối sản phẩm ổ đĩa cứng Excel Stor độc quyền tại việt nam đây là một sự kiện rất quan trọng bởi vì ổ đĩa cứng là một trong những linh kiện quan trọng nhất và không thể thiếu của bất kỳ một chiếc máy vi tính, ngoài ra Công ty còn trực tiếp nhập khẩu và phân phối các sản phẩm linh kiện khác của máy tính như Case, RAM... Với uy tín ngày càng tăng và được sự hỗ trợ trực tiếp về kỹ thuật và sản phẩm của các hãng danh tiếng trên thế giới như HP_Compaq, Dell, tập đoàn Bách khoa hồng Kông... khách hàng tìm đến Công ty ngày càng gia tăng với doanh số tháng sau luôn cao hơn hẳn tháng trước và đội ngũ nhân sự CNTT trong Công ty liên tục được củng cố và phát triển với hơn 7 nhân viên kỹ thuật với trình độ từ Cao đẳng CNTT trở lên ngoài ra trong đó có 2 chứng chỉ CCNA của Cisco, 1 chứng chỉ Oracal và một chứng chỉ của SUN SYSTEM. Luôn luôn cố gắng và phấn đấu cho chính bản thân mình và lợi ích của khách hàng và với những thành công đạt được Công ty CDN phấn đấu và hy vọng trở thành một trong những Công ty CNTT hàng đầu tại việt nam và cố gắng trong thời gian sớm nhất đạt được chứng chỉ đối tác đồng của CISCO tại việt nam. 2. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất- kinh doanh Công ty cổ phần giải pháp mạng và phân phối mày tính Để đảm bảo mối liên kết giữa các bộ phận, phát huy tối đa khả năng của các bộ phận và sự lãnh đạo thống nhất của cấp cao nhất, bộ máy quản lý của Công ty CDN được thiết lập dựa trên mô hình quản lý trực tiếp thông qua quản lý từng bộ phận, mỗi bộ phận hoạt động một cách độc lập với nhau về mặt chức năng Người lãnh đạo cao nhất trong bộ máy này là giám đốc Công ty, giúp việc giám đốc là hai phó giám đốc phụ trách hai cơ sở của Công ty hợp thành ban giám đốc. Cấp quản lý dưới là một hệ thống gồm 5 phòng ban, ả Ban giám đốc: Giám đốc: Là đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Công ty, có quyền lãnh đạo cao nhất trong việc tổ chức, điều hành và đưa ra các quyết định về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Phó giám đốc phụ trách cơ sở 1 và cơ sở 2 của Công ty: Là trợ lý của giám đốc giúp giám đốc trong công tác tổ chức, điều hành hoạt động kinh doanh của công ry trong phạm vi chuyên môn và quyền hạn nhất định do giám đốc giao, thực hiện các quyết định của giám đốc và cung cấp cơ sở cho quyết định của giám đốc. ả Các phòng ban, bộ phận: Phòng Kinh doanh: là bộ phận chuyên thực hiện các hoạt động kinh doanh chịu trách nhiệm giao dịch với khách hàng, thực hiện các nghiệp vụ giúp việc cho giám đốc. Phòng có nhiệm vụ thực hiện thực thi các quyết định và các phương án kinh doanh của Công ty. Có chức năng tham mưu cho giám đốc xây dựng kế hoạch chiến lược dài hạn và ngắn hạn; nghiên cứu thị trường, khách hàng, tìm kiếm đối tác kinh doanh, nghiên cứu thị trường, bổ sung các phương án kinh doanh trong từng thời kỳ và từng giai đoạn phát triển của Công ty làm sao tạo được hiệu quả cao nhất; nghiên cứu xây dựng kế hoạch mặt hàng, nghiên cứu triển khai các dự án phát triển: hướng đầu tư tương lai. những biện pháp thúc đẩy tiêu thụ nhằm mục đích khuếch trương sản phẩm, mở rộng thị trường. Phòng Kế toán - Tiền lương: có nhiệm vụ quản lý công tác tài chính kế toán, tổ chức thực hiện công tác thống kê, thu nhận các thông tin kinh tế, tham gia phân tích hoạt động kinh tế, Tính toán và trả lương cho nhân viên dựa trên tình hình hoạt động thực tế và đánh giá của các phòng ban tuân theo cơ chế hoạt động chung của Công ty. Phòng Kỹ thuật : phụ trách vấn đề kỹ thuật của các sản phẩm của Công ty bán ra, thực hiện thi công các dự án về lắp đặt mạng và máy tính, thực hiện các dịch vụ đối với khách hàng khi có yêu cầu, như dich vụ bảo hành bảo trì với các hệ thống máy tính và mạng, duy trì sự hoạt động của hệ thống máy tính và mạng trong Công ty. tổ chức việc bảo hành sản phẩm, thống kê tình hình sản phẩm hỏng trên thị trường, đánh giá nguyên nhân hỏng, định kỳ báo cáo với giám đốc nhằm có những đánh giá tốt nhất về chất lượng sản phẩm của Công ty bán ra nhằm đưa ra những phương án kinh doanh tốt nhất trong từng thời điểm và vấn đề chọn lựa nhà cung cấp, đề xuất với Công ty các giải pháp kỹ thuật để duy trì và củng cố chất lượng sản phẩm Kho: Lưu trữ hàng hoá của Công ty nhằm đáp ứng sự hoạt động của Công ty, đề ra các phương án nhập hàng hoá, vật tư cho quá trình sản xuất lắp ráp máy tính và thi công mạng trên cơ sở định mức vật tư đã được xây dựng, quản lý vật tư, sản phẩm, hàng hoá, xây dựng kế hoạch cung cấp linh kiện của máy tính và thiết bị mạng đảm bảo cho quá trình hoạt động được liên tục, thông suốt. Tìm kiếm các nhà cung cấp các thiết bị linh kiện và kiêm tra chất lượng sản phẩm nhằm tạo ra cho Công ty có một hệ thống các nhà cung cấp giúp giám đốc lựa chọn khi có yêu cầu. Phòng thiết kế và giải pháp mạng: Có nhiệm vụ đề ra các phương án các giải pháp về mạng tư vấn cho khách hàng khi có yêu cầu, thực hiện thiết kế các hệ thống mạng nhằm đạt được sự tối ưu nhất cho thi công, đề ra các phương án giúp phòng kinh doanh thực hiện các giải pháp tư vấn khách hàng và các phương án đấu thầu. Ngoài ra Công ty còn có một bộ phận bán lẻ nhằm đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng tìm đến Công ty giao dịch mua bán hàng hoá nhưng ở số lượng ít tạo ra cho khách hàng một tâm lý nhanh chóng khi tìm đến Công ty giao dịch ở số lượng ít và không thường xuyên, bộ phận bán lẻ có nhiện vụ đáp ứng cho khách hàng các yêu cầu về hàng hoá và chất lượng sản phẩm cũng như giá cả khi có yêu cầu, tư vấn, đánh giá và đề gia các phương án thu hút khách hàng tự tìm đến Công ty. Sơ đồ bộ máy quản lý hành chính của Công ty CDN Hội đồng quản trị công ty Giám đốc điều hành Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Bộ phận bán lẻ Kho Phòng kế toán tiền lương Phó giám đốc phụ trách cơ sở 2 Phó giám đốc phụ trách cơ sở 1 Phòng thiết kế và giải pháp mạng II. Đặc điểm Tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty cổ phần giải pháp mạng và phân phối mày tính I. Đặc điểm Tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại công ty cổ phần giải pháp mạng và phân phối máy tính. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty gồm có 5 người đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau. Bộ phận kế toán thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong Công ty, khối văn phòng, các chi nhánh cùng với việc tổng hợp số liệu chung toàn của toàn Công ty, lập các báo cáo kế toán định kỳ, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Bộ máy kế toán của công ty bao gồm: - Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng kế toán ): Chỉ đạo các bộ phận kế toán về nghiệp vụ và ghi chép các chứng từ ban đầu đến việc sử dụng sổ sách kế toán, thay mặt giám đốc tổ chức công tác kế toán của Công ty, cung cấp thông tin kế toán tài chính cho giám đốc và chịu trách nhiệm về sự chính xác của các thông tin đó. - Kế toán tổng hợp: Tổng hợp toàn bộ số liệu kế toán phát sinh tại các phòng ban và tổng hợp số liệu kế toán phát sinh trong toàn Công ty để ra báo cáo tài chính và hạch toán chi phí . - Kế toán thu chi kiêm kế toán TSCĐ : Thanh toán thu chi các khoản bằng tiền mặt, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, trích và phân bổ khấu hao TSCĐ. Hướng dẫn các bộ phận, các đơn vị phụ thuộc quản lý TSCĐ. - Kế toán tiền lương kiêm thanh toán với người bán,người mua thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách, thanh toán tạm ứng: ... : Mở sổ theo dõi thanh toán với người bán, người mua, thanh toán nội bộ với các đơn vị phụ thuộc, mở sổ chi tiết thanh toán các khoản với ngân sách như thuế, BHXH, BHYT, KFCĐ Theo dõi và thanh toán các khoản tạm ứng. Thanh toán lương phát sinh hàng kỳ, thu các khoản theo lương của CBCNV. - Kế toán ngân hàng kiêm vay ngắn hạn, vay trung hạn của các ngân hàng: Ghi chép theo dõi và phản ánh thường xuyên thu chi bằng tiền gửi ngân hàng, các khoản nợ, vay ngắn hạn và dài hạn, phụ trách việc mở L/C nhập khẩu. - ở các đơn vị phụ thuộc( cơ sở 1, cơ sở 2, ...) có tổ kế toán thực hiện công tác kế toán tại cơ sở, định kỳ tổng hợp số liệu, lên biểu kết quả hoạt động kinh doanh bảng cân đối phát sinh các tài khoản gửi về phòng kế toán của Công ty để kế toán văn phòng Công ty tổng hợp lại lên báo cáo quyết toán hợp nhất. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng) Kế toán tiền lương, thanh toán Kế toán thu chi, TSCĐ K.toán ngân hàng, vay NH và TH Kế toán Tổng hợp 2 Đặc điểm Tổ chức bộ sổ kế toán Hình thức kế toán tại Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Thể hiện ở hệ thống sổ bao gồm các sổ của hình thức Nhật ký chung, kế toán tại các đơn vị phụ thuộc khi có nghiệp vụ phát sinh sẽ ghi sổ theo hình thức này, cuối mỗi quý tổng hợp số liệu gửi về phòng kế toán của Công ty. Sổ sách kế toán của Công ty gồm có: các Bảng phân bổ, Nhật ký đặc biệt , Sổ tổng hợp tài khoản, Sổ chi tiết, Sổ cái, sổ Nhật ký chung... Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ Công ty cổ phần giải pháp mạng và phân phối mày tính áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quy định và các văn bản, thông tư hướng dẫn thi hành của Bộ Tài chính. Hệ thống chứng từ của Công ty cổ phần giải pháp mạng và phân phối mày tính bao gồm những chứng từ bắt buộc và chứng nội bộ theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Kế toán sử dụng những chứng từ như: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Hoá đơn GTGT, Phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Giấy đề nghị giảm giá, trả lại lại hàng, Chứng từ chấp nhận thanh toán và các chứng từ khác. b. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Danh mục tài khoản của Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản theo quy định của bộ tài chính Công ty cũng mở thêm các tài khoản cấp 2 để đáp ứng yêu cầu quản lý. Sơ đồ hạch toán tiêu thụ theo hình thức nhật ký chung Sổ Nhật ký bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản Sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 632, 511, 131 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kì Quan hệ đối chiếu III. Hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần giải pháp mạng và phân phối máy tính Các phương thức tiêu thụ hàng hoá được áp dụng tại công ty. Công ty cổ phần giải pháp mạng và phân phối máy tính chuyên kinh doanh các thiết bị văn phòng và sản phẩm tin học. Trong điều kiện hiện nay của nước ta sự cạnh tranh luôn diễn ra quyết liệt, việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng đòi hỏi các phương thức tiêu thụ của Công ty phải phù hợp với ngành nghề và mặt hàng kinh doanh sao cho vừa thuận tiện vừa đáp ứng được nhu cầu khó tính và đa dạng của khách hàng. Hiện nay, Công ty đang thực hiện phương thức tiêu thụ chính là phương thức tiêu thụ trực tiếp, trong đó có hai hình thức chủ yếu là bán buôn và bán lẻ hàng hoá. Công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn chung có hai nhóm khách hàng chính: các chi nhánh của Công ty và các khách hàng khác. Các chi nhánh và các công ty khác mua hàng qua các hợp đồng kinh tế và thường là các lô hàng lớn, có giá trị và việc giao dịch diễn ra thường xuyên. Còn khách lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng, đến mua hàng tại phòng trưng bày và bán sản phẩm của công ty, khách lấy hàng qua điện thoại và thường là lấy số lượng hàng không lớn, mặt hàng không đa dạng, số lần giao dịch không được thường xuyên. Tại Công ty áp dụng các phương thức thanh toán đối với khách hàng là thu tiền ngay, chuyển khoản và trả chậm. Với khách hàng thường xuyên, có tín nhịêm, Công ty thường hỗ trợ khách hàng bằng phương thức thanh toán chậm theo thời hạn được thoả thuận qua từng lần lấy hàng còn những khách hàng không thường xuyên mua hàng nhỏ lẻ thì phải thanh toán đầy đủ mới được nhận hàng. Đối với các bạn hàng là các công ty hay các doanh nghiệp nhà nước thì công ty thực hiện bán hàng theo hợp đồng của từng lần lấy hàng và thanh toán qua tài khoản ngân hàng của công ty tại ngân hàng ngoại thương Việt Nam chi nhánh Hà Nội. Về các loại tiền giao dịch tại công ty thì công ty chấp nhận thanh toán bằng tiền Việt Nam, Đô la Mỹ hay sec Về phương thức giao hàng, Công ty thường giao hàng trực tiếp tại kho cho khách và khách hàng tự vận chuyển về hoặc công ty sẽ giao hàng tại địa điểm mà khách hàng yêu cầu và chi phí vận chuyển được thoả thuận tuỳ theo từng bạn hàng hay từng lần bán hàng nếu các khoản chi phí phát sinh công ty phải chịu sẽ được hạch toán vào tài khoản 641 (chi phí bán hàng). Chính sách giá cả, phương thức thanh toán và phương pháp tính giá vốn hàng tiêu thụ tại Công ty cổ phần giải pháp mạng và phân phối máy tính Giá bán của hàng hoá tại công ty được xác định dựa trên những căn cứ sau: Giá trị hàng mua vào, chi phí bán hàng, giá cả thị trường và mối quan hệ của Công ty với khách hàng. Đối với khách hàng thường xuyên, khách mua với khối lượng lớn, Công ty có một chính sách bán giá cực tốt để duy trì mối quan hệ với bạn hàng đó. Còn đối với những khách lẻ, khách hàng vãng lai, khách hàng có mối quan hệ không thường xuyên hay lấy hàng với số lưọng ít thì tuỳ theo từng khách hàng mà công ty có những chính sách giá riêng miễn là không vượt quá khung giá tối thiểu mà ban giám đốc đã đề ra. Nhờ thực hiện chính sách giá cả linh hoạt như vậy mà Công ty đã thu hút được khách hàng, uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển. Phương thức thanh toán của Công ty cũng rất đa dạng, điều này phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký. Viêc thanh toán có thể được thực hiện ngay hoặc sau một thời gian nhất định. Công ty luôn muốn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, do đó hình thức thanh toán chủ yếu hiện nay là thanh toán chậm. Tuy nhiên, Công ty cũng không muốn làm ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của mình nên luôn phải giám sát chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng, phân tích các mối nợ để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Về phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng:Trên bảng thuyết minh báo cáo tài chính của công ty, công ty đăng ký phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. Nhưng trên thực tế công ty có kết hợp cả kê khai thường xuyên với phương pháp kiểm kê định kỳ vì các mặt hàng của công ty tuy đa dạng nhưng mỗi mặt hàng có giá trị tương đối lớn do vậy ngoài việc kê khai thường xuyên số hàng hoá nhập xuất tồn hàng tháng kế toán và thủ kho của công ty vẫn phải thực hiện kiểm kê để đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách để đảm bảo cho việc quản lý được tốt hơn. Đối với hàng nhập kho, kế toán tính trị giá hàng nhập theo giá mua thực tế của hàng hoá chưa có chi phí thu mua, khoản chi phí này được Công ty hạch toán vào tài khoản 1562. Đối với hàng xuất kho, kế toán tính trị giá hàng xuất kho được coi là tiêu thụ theo phương pháp giá thực tế đích danh tức là tính giá mua cộng với các chi phí thu mua khác khi xuất bán. Tài khoản sử dụng Để hạch toán tiêu thụ, kế toán Công ty sử dụng một số tài khoản sau: + TK 156: hàng hoá Chi tiết: TK 1561 Giá mua hàng hoá TK 1562 Chi phí thu mua hàng hoá + TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 632: Giá vốn hàng bán + TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước + Tk 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Chi tiết: TK 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu Phương pháp hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần giải pháp mạng và phân phối máy tính . 4.1. Các chứng từ sử dụng và các qui định chung được tuân thủ trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty. Các chứng từ được sử dụng trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần giải pháp mạng và phân phối máy tính gồm: Phiếu xuất kho kiêm bảo hành: Chứng từ này do bộ phận bán hàng lập khi có yêu cầu của khách hàng và được kí duyệt của người có trách nhiệm liên quan và nó cũng đồng thời là phiếu bảo hành hàng hoá khi bán hàng ra khỏi công ty. Phiếu được lập thành 03 liên, là chứng từ để Thủ kho xuất hàng ra khỏi kho . Hoá đơn bán hàng: Là hoá đơn GTGT do bộ tài chính quy định dưới sự quản lý trực tiếp của chi cục thuế quận Hoàng Mai dùng làm chừng từ thanh toán và đi đường cho hàng hoá xuất bán. Bên cạnh đó thì việc xuất hàng ra khỏi Công ty phải tuân theo một số qui định sau: Hàng hoá xuất bán ra khỏi Công ty phải có Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty đã được ký duyệt. Thời gian trả chận đối với khách hàng được áp dụng theo chính sách bán hàng của Công ty. Công ty đã xây dựng chính sách bán hàng cho từng đối tượng khách hàng, từng mặt hàng và từng lần giao dịch bao gồm: Chính sách giá cả, chính sách thanh toán... để dễ dàng cho việc thực hiện và kiểm tra. Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có nợ quá hạn và lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày và gửi cho Kế toán trưởng để kiểm tra việc thu nợ và xuất hàng. Qui trình hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty CDN. Việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty được tiến hành theo trình tự sau: Hàng ngày, nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc, (hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho) để kế toán phản ánh vào Nhật ký bán hàng, Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 156, 632, 511, nếu khách hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 131. Từ Nhật ký chung, kế toán phản ánh vào sổ cái TK 632, 641, 642, 156. Định kỳ kế toán lấy số liệu từ Nhật ký bán hàng phản ánh vào Sổ cái TK 511. Cuối tháng, từ sổ chi tiết TK 632, 511, 131, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết. Từ sổ cái TK 632, 511, 641, 642, 156, kế toán lập bảng cân đối tài khoản. Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán. Đồng thời, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra giữa Nhật ký chung và bảng tổng hợp chi tiết, giữa sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết. . Qui trình hạch toán nghiệp vụ bán buôn tại Công ty . Hiện nay thì Công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Qui trình bán hàng diễn ra như sau: Bộ phận kinh doanh của công ty có nhiệm vụ đi tìm kiếm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và ký kết hợp đồng bán (nếu có). Bộ phận bán hàng sau khi xét đầy đủ điều kiện để xuất hàng thì lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty đó là phiếu xuất kho kiêm phiếu bảo hành (03 liên) theo đơn đặt hàng của khách hàng. Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho bảo hành sau khi được ký duyệt của Trưởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đường. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): - Liên 1: lưu tại quyển gốc - Liên 2: Giao cho khách hàng - Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán Trên mỗi hoá đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và số tiền phải thanh toán. Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho bảo hành được kí duyệt của giám đốc hoặc phụ trách bộ phận. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì Kế toán trưởng kiểm tra việc thu tiền trước khi kí duyệt Phiếu xuất kho bảo hành đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty. Thủ kho căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho bảo hành đã được kí duyệt, ghi nhận số lượng thực xuất, có chữ ký của Thủ kho, người nhận và xuất hàng ra khỏi kho. 01 liên Phiếu xuất kho kiêm phiếu bảo hành giao cho khách hàng hoặc người giao hàng . 01 liên hoá đơn GTGT được khách hàng ký nhận khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có). Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trường hợp bán buôn qua kho), còn với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi mua hàng hoá của nhà cung cấp. Công ty thường bán buôn vận chuyển thẳng đối với những khách hàng có quan hệ thường xuyên và thường là khách đã quen biết từ trước, điều này giúp Công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, vỡ hỏng, tránh ứ đọng hàng hoá. Ví dụ sau đây sẽ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại Công ty cổ phần giải pháp mạng và phân phối máy tính . Ngày 02/12/2003 phòng kinh doanh của công ty xuất bán lô hàng gồm 20 bộ máy tính nguyên bộ do công ty nhập linh kiện về lắp đặt cho chi nhánh Việt PC Nam Định với trị giá vốn 135.000.000 đồng. Trị giá xuất chưa có thuế giá trị gia tăng là 150.000.000 đồng. Số tiền bán hàng khách hàng trả trước bằng tiền mặt là 50.000.000 đồng phần còn lại sẽ thanh toán sau một tháng kể từ khi giao hàng, phòng kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng số 092903 (mẫu số 1) và phiếu xuất kho số 2020 (mẫu 2). Xuất trình giám đốc và kế toán trưởng duyệt, sau đó giao cho khách hàng để đi lấy hàng. Mẫu số 1: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT – 3LL Liên 3 (dùng cho thanh toán ) DE03-B Ngày 02/12/2003 Số 009293 Đơn vị bán hàng : Phòng kinh doanh. Địa chỉ : 151 Lê Thanh Nghị Mã số 0101512942 Điện thoại 6283650. Họ tên người mua: Nguyễn Văn Nho Đơn vị : Chi nhanh Việt PC nam Định Hình thức thanh toán : Tiền Mặt. STT Tên quy cách hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 1*2 Bộ máy tính ASEAN Main 865 GVSR/ CPU Ce2.0/RAM 128/K/M/CD/Mo Bộ 20 7.500.000 150.000.000 Cộng 150.000.000 Thuế suất thuế giá trị gia tăng (05%) Tiền thuế giá trị gia tăng : 7500.000 Tổng số tiền thanh toán : 157.500.000. Số tiền thanh toán bằng trữ : Một trăm năm mươi bảy triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) Mẫu số 2: Công ty cổ phần Giải pháp mạng và phân phối máy tính Trụ Sở : Cụm 5 - Khối Yên Duyên - Yên Sở - Hoàng Mai - Hà Nội Điện Thoại : (04).6450563 Văn Phòng Giao Dịch : 151 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội Điện Thoại : (04).6283650 Phiếu xuất kho bảo hành Liên 2 : Giao khách hàng Ngày 02 tháng 12 năm 2003 Tên khách Nguyễn Văn Nho Số HĐ : 002020 Địa Chỉ : Chi nhán Việt PC Nam Định………Điện Thoại :……………… Tt Tên, quy cách hàng hoá SL Đơn giá Thành tiền Bảo hành 1 Xuất bộ máy tính ASEAN 20 7500000 150000000 Main INTEL 865 GVSR 36 Tháng CPU CE 2.0 36 Tháng RAM 128MB 36 Tháng HDD MAXTOR 7200 12 Tháng FDD 1.44 MB MITSUMI 6 Tháng CD 52X SAMSUNG 12 Tháng MONITOR 17’ LG 24 Tháng KEY+MOUSE MIT 6 Tháng CASE HERO 6 Tháng Tổng cộng : 150000000 Số tiền (bằng chữ) :………………………………………………………………………………………….. Ghi chú: - Giá trên chưa bao gồm VAT. Tỷ giấ thanh toấn là tỷ giấ USD bấn ra trên thị trường tự do tại thời điểm thanh toấn. KHÔNG BảO HàNH CáC TRường hợp sau: - Trên vật tư và thiết bị không có tem bảo hành hợp lệ (Tem bảo hành bị rách, tẩy xoá, không có chữ ký của nhà sản xuất, nhà cung cấp ). - Không có phiếu xuất kho hoặc phiếu bị sửa chữa, tẩy xoá . - Khách hàng tự động mở máy để sửa chữa (Các lỗi phần mềm , lỗi do người sử dụng, hoặc lỗi do virus gây ra…….). - Các hư hỏng, do rơi vỡ, do thiên tai, cháy nổ, nguồn điện, hoặc các nguyên nhân khác(Vật tư tiêu hao trong khi sử dụng - VD: mực in, đầu in kim, quạt, mouse……). - Hết thời hạn bảo hành. Lưu ý : Xin quý khách kiểm tra hàng trước khi mang hàng ra khỏi công ty - Hàng đã lấy không được trả lại. Người giao hàng Kế toán thủ kho Người nhận (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)P Mẫu số 3 Công ty CDN Địa chỉ: 151 Lê Thanh Nghị, Hà Nội Thẻ kho Tháng 12 năm 2003 Tên hàng hoá: Bộ máy tính ASEAN Đơn vị tính:Bộ Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn kho đầu