Đề tài Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội

lập trực thuộc tổng công ty Dệt - May Việt Nam. Tổ chức của công ty thống nhất từ trên xuống dưới, mọi hoạt động được chỉ đạo thống nhất từ cơ quan giám đốc tới khối phòng ban điều hành và xuống các nhà máy. Thông tin được quản lý và kiểm tra chặt chẽ, việc xử lý thông tin cũng nhanh chóng và thuận tiện đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đáp ứng được các yêu cầu đặt ra. Giám đốc công ty do Bộ công nghiệp chỉ định, là người đại diện pháp nhân của công ty, điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ một thủ trưởng. Giám đốc chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật. Giúp việc cho giám đốc có các phó giám đốc : Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kinh tế Phó giám đốc kỹ thuật công nghệ Phó giám đốc hành chính Đối với các phòng ban nghiệp vụ của công ty có chức năng tham mưu giúp giám đốc điều hành công việc. Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban do giám đốc công ty phân công như sau : Phòng tổ chức hành chính : Có nhiệm vụ tổ chức lao động khoa học hợp lý, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, quản lý và sử dụng có hiệu quả quỹ tiền lương, tiền thưởng trên cơ sở quy chế đã ban hành. Phòng kỹ thuật đầu tư : Có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức sản xuất, lập kế hoạch tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo kịp thời cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng tài chính kế toán : Đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ đúng, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Xây dựng kế hoạch tài chính, xây dựng các mức chi phí và phân tích các mặt liên quan đến tài chính, tham mưu cho giám đốc về kế hoạch tài chính. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu : Là cơ quan tham mưu cho giám đốc xác định phương hướng, mục tiêu kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ. Nghiên cứu chiến lược kinh doanh, tìm kiếm đầu vào và đầu ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trung tâm KCS : Kiểm tra chất lượng, nghiệm thu sản phẩm, kiểm tra giám sát công nghệ sản xuất trên dây chuyền, kiểm tra vật tư, nguyên liệu trước khi đưa vào sản xuất, tham gia vào việc nghiên cứu nâng cao chất lượng sản phẩm. Phòng điều hành sản xuất : Có nhiệm vụ điều tiết các công việc sản xuất của công ty nói chung và đối với các nhà máy nói riêng. Khối dịch vụ đời sống : Đảm bảo chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên. Phòng bảo vệ quân sự : Thực hiện các phương án bảo vệ an ninh chính trị và trật tự an toàn của công ty. Các phòng ban này tuy không có nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp đến các xí nghiệp song có nhiệm vụ theo dõi, hướng dẫn và đôn đốc khu vực thực hiện kế hoạch, tiến độ sản xuất, các quy trình quy phạm, các tiêu chuẩn định mức kinh tế - kỹ thuật, các chế độ quản lý giúp ban giám đốc nắm bắt được tình hình mỗi đơn vị một cách xác thực nhất. Các nhà máy trực thuộc công ty cũng có cơ cấu sản xuất và quản lý riêng để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất, các chỉ tiêu mà công ty giao cho và chịu sự lãnh đạo chung của của cơ quan giám đốc thông qua các phòng ban điều hành. Như vậy, đặc trưng quản lý của của công ty Dệt - May Hà Nội là quản lý trực tuyến chức năng. Cơ cấu này chỉ đạo sản xuất kinh doanh một cách nhạy bén, kịp thời, đảm bảo phát huy những ưu điểm của chế độ một thủ trưởng và thế mạnh của các bộ phận chức năng. Giám đốc Phó giám đốc kinh tế Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kỹ thuật công nghệ Phó giám đốc hành chính Phòng điều hành sản xuất Phòng tổ chức hành chính Trung tâm KCS Phòng kỹ thuật đầu tư Phòng kinh doanh XNK Phòng tài chính kế toán Phòng bảo vệ quân sự Khối dịch vụ đời sống May thêu Đông Mỹ Sợi Vinh Nhà máy cơ điện May I May II Dệt Nhuộm Dệt Hà Đông Nhà máy sợi Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty Dệt - May Hà Nội. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại công ty Dệt - May Hà Nội. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Công ty đã tổ chức bộ máy kinh doanh theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công tác kinh doanh của công ty như ghi sổ chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán…được thực hiện ở phòng kế toán trung tâm của công ty. ở dưới các nhà máy thành viên không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế, thống kê phân xưởng làm nhiệm vụ hướng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra và có thể thực hiện xử lý sơ bộ chứng từ có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở dưới nhà máy thành viên rồi định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán công ty. Căn cứ vào các chứng từ này, phòng kế toán tiến hành toàn bộ công tác kế toán trên cơ sở chế độ kế toán. Với quy mô sản xuất kinh doanh lớn, lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, nên hầu hết các nhân viên kế toán đều có trình độ đại học, có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao. Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Đây là hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng, đảm bảo các mặt kế toán được tiến hành song song. Và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu được thường xuyên, tạo điều kiện thúc đẩy các mặt kế toán được tiến hành kịp thời phục vụ nhạy bén yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu được chính xác, công việc đồng đều ở tất cả các khâu và trong tất cả các phần hành kế toán. Hiện nay phòng kế toán tài chính gồm 20 người : một kế toán trưởng, hai phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp , 16 nhân viên kế toán và một thủ quỹ. Nhiệm vụ được phân công như sau : Kế toán trưởng : Là người trực tiếp phụ trách phòng kế toán tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý tài chính cấp trên và giám đốc công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác kế toán, có nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ phòng kế toán tài chính theo hoạt động chức năng và chuyên môn, kiểm tra chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng vật tư, tiền vốn trong toàn công ty theo đúng chế độ tài chính mà nhà nước ban hành. Phó phòng tài chính kế toán kiêm kế toán tổng hợp : Gồm hai nhân viên. Hàng tháng căn cứ vào các nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ ( do kế toán vật liệu, kế toán thanh toán, kế toán tiền lương, kế toán chi phí và giá thành…cung cấp ) để vào sổ tổng hợp cân đối theo dõi các tài khoản, lập bảng cân đối kế toán sau đó vào sổ cái các tài khoản, lập báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước. Phó phòng kế toán tài chính có trách nhiệm cùng kế toán trưởng trong việc quyết toán cũng như thanh tra, kiểm tra công tác tài chính của công ty. Kế toán nguyên vật liệu : Gồm hai nhân viên. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu công cụ dụng cụ để vào sổ chi tiết vật tư, cuối tháng tổng hợp lên sổ tổng hợp xuất, lập bảng kê số 3, bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ. Và từ các hoá đơn của bên bán để vào sổ chi tiết thanh toán với người bán. Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản : Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về số lượng, hiện trạng tài sản cố định, tình hình mua bán và thanh lý tài sản cố định. Kế toán tiền lương : Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán lương và phụ cấp do tổ nghiệp vụ dưới các nhà máy chuyển lên để lập các bảng tổng hợp thanh toán lương cho các nhà máy, các phòng ban chức năng, lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Kế toán thanh toán : Gồm ba nhân viên. Theo dõi tình hình thu chi, sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty. Mở sổ quỹ theo dõi thu chi tiền mặt, hàng ngày đối chiếu số dư trên tài khoản của công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng. Theo dõi tình hình thanh toán của công ty với các đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp. Kế toán chi phí và giá thành : Gồm hai nhân viên. Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng tổng hợp vật liệu xuất dùng, bảng phân bổ lương…và các NKCT có liên quan để ghi vào sổ tập hợp chi phí sản xuất (chi tiết cho từng nhà máy), phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể. Kế toán thành phẩm và tiêu thụ : Gồm 7 người , có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ. Mở sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng, mở thẻ theo dõi tình hình nhập xuất tồn thành phẩm, sau đó theo dõi vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại. Thủ quỹ:Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ xuất tiền mặt hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu, phần chi, cuối ngày đối chiếu với kế toán tiền mặt nhằm phát hiện sai sót và sửa chữa kịp thời. Khi có yêu cầu của cấp trên, thủ quỹ cùng các bộ phận có liên quan tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt hiện có, chịu trách nhiệm về mọi trường hợp thừa, thiếu quỹ tiền mặt của công ty. Nhân viên kinh tế các nhà máy : Chịu sự chỉ đạo ngành dọc của phòng kế toán tài chính của công ty, thực hiện tổng hợp các công việc xảy ra trong nhà máy sau đó báo cáo lên phòng tài chính của công ty. Kế toán trưởng Kế toán nguyên vật liệu Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán chi phí và giá thành Kế toán tiền lương Phó phòng kế toán Nhân viên kinh tế các nhà máy Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty Dệt - May Hà Nội. 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại công ty Dệt - May Hà Nội. Công ty Dệt - May Hà Nội là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập trực thuộc tổng công ty Dệt - May Việt Nam. Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 30/6. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là ( đồng ). Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức nhật ký chứng từ. Đây là hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty. Hình thức này dựa trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, đảm bảo cho các phần hành kế toán được tiến hành song song và phối hợp nhịp nhàng. Theo hình thức này, quy trình hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội sử dụng các chứng từ và sổ sách sau : Căn cứ vào các chứng từ ban đầu như : phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiệm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hoá, biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, kế toán tiến hành vào sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với người bán…và các bảng kê nhập và bảng kê xuất. Dựa vào các bảng tổng hợp nhập vật liệu để vào cột hạch toán, và căn cứ vào giá ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ…để vào cột thực tế, kế toán tiến hành lập bảng kê số 3. Trên cơ sở bảng tổng hợp xuất vật liệu và bảng kê số 3, cuối tháng kế toán tổng hợp và đưa ra bảng phân bổ vật liệu. Bảng này phản ánh giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ cho các đối tượng sử dụng hàng tháng. Bảng phân bổ số 2 là cơ sở để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đồng thời lấy số liệu để ghi vào các sổ kế toán liên quan như bảng kê số 4, số 5, số 6. Cuối mỗi niên độ, kế toán tập hợp số liệu vào nhật ký chứng từ số 1, số2, số 4, số5, số 7, số10 và vào sổ cái TK 152. Chứng từ gốc Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu Sổ chi tiết số 2 (TK331) NKCT số1,2, 4,10 Bảng kê xuất Bảng kê nhập Bảng tổng hợp nhập NKCT số 5 Bảng tổng hợp xuất Bảng tổng hợp N-X-T Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số2 Bảng kê 4,5,6 Sổ cái TK 152 NKCT số 7 Báo cáo Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội theo hình thức nhật ký chứng từ. 3. Tình hình chung về vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. a. Đặc điểm của vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. Công ty Dệt - May Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước có quy mô sản xuất lớn, sản phẩm của công ty nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại như : sợi, sản phẩm dệt kim, sản phẩm dệt thoi…do đó vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm cũng rất đa dạng về chủng loại với tính năng lý hoá học cũng hết sức khác nhau. Thực tế đó đặt ra cho công ty những yêu cầu cấp thiết trong công tác quản lý, hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu. Cũng như đa số các công ty thuộc tổng công ty Dệt - May Việt Nam, sản phẩm của công ty Dệt - May Hà Nội đã không những đáp ứng nhu cầu nội địa mà phần lớn để phục vụ cho xuất khẩu. Do đó, việc quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết đầy đủ, chính xác từng thứ vật liệu là điều kiện cần giúp công ty thực hiện kế hoạch giảm giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo ưu thế cạnh tranh của sản phẩm trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Do nhu cầu kế hoạch sản xuất là rất linh động nên sự biến động của vật liệu là thường xuyên liên tục. Vì vậy, để quản lý chặt chẽ và có hiệu quả, cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu sử dụng tại công ty được chia thành các loại sau : Vật liệu chính : Gồm các loại bông xơ, chủ yếu nhập từ nước ngoài như xơ PE ( Eslon ), xơ PE ( Sunkyong ), bông Nga cấp I, II, bông úc cấp I, bông Việt Nam. Vật liệu phụ : Các loại ghim, cúc, mác, chỉ các loại, khuy, chun, phecmơtuya, phấn may, băng dính, hoá chất, thuốc nhuộm… Nhiên liệu : Điện, xăng (A 83, A92 ), dầu công nghiệp… Phụ tùng thay thế : Máy may, máy kéo sợi, vòng bi, ốc vít, thoi suốt, dây curoa. Văn phòng phẩm : Giấy, mực in, bút bi, máy tính…các đồ dùng phục vụ cho công tác văn phòng. Vật liệu xây dựng : Sắt, thép, xi măng, kính… Bao bì đóng gói : Bao tải dứa, dây buộc, dây đai nylon, hòm carton… Phế liệu thu hồi : Sản phẩm hỏng, vải vụn, vải thừa… Việc phân loại vật liệu như trên tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức quản lý một cách khoa học vật liệu phục vụ cho việc mở các sổ kế toán chi tiết nhằm kiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên cơ sở phân loại tỉ mỉ, chính xác từng thứ vật liệu. b. Công tác quản lý và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật liệu. Vật liệu chiếm một vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất, tỷ trọng của vật liệu trong giá thành sản phẩm sợi là 65% đến 75%, trong sản phẩm dệt kim là 60% đến 70%, nên quản lý tốt vật liệu sẽ là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm, góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và đó là mục tiêu chính mà các doanh nghiệp đều hướng tới. Việc quản lý vật liệu của công ty được thực hiện ngay từ khâu thu mua vật liệu. Vật liệu của công ty hầu hết đều được nhập từ nước ngoài. Bông thiên nhiên nhập từ Nga, Thái lan, Singapor, Mexico, Mỹ, úc, Trung Quốc…Xơ hoá học polieste gồm các loại xơ chunginh, kinchơ nhập từ Đài Loan, Nhật Bản, ấn Độ…Như vậy , công ty phụ thuộc rất nhiều vào nguồn nguyên liệu ngoại nhập và hầu như không có nguồn nguyên liệu trong nước để thay thế. Vật liệu của công ty được mua về, sau khi kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã, sẽ được phép nhập kho. Lượng vật liệu được xác định dựa trên kế hoạch và nhu cầu sản xuất do bộ phận cung ứng, thuộc phòng sản xuất kinh doanh xây dựng nên. Công ty Dệt - May Hà Nội sử dụng trên 100 loại vật tư với đủ chủng loại và tính năng khác nhau nên chúng được quản lý một cách khoa học trong hệ thống kho tàng của công ty với đầy đủ trang thiết bị bảo quản phù hợp với đặc tính của từng loại vật liệu, nhằm hạn chế tối đa sự hư hỏng, mất mát, hao hụt. Vật liệu của công ty được lưu trữ và bảo quản tại các kho : Kho bông xơ. Kho xăng dầu. Kho vật tư bao gói. Kho hóa chất. Kho thiết bị. Kho vật liệu xây dựng. Kho vật liệu phụ. Kho phế liệu. Công ty luôn tìm các biện pháp để tiết kiệm nguyên vật liệu. Một trong những biện pháp đó là tận dụng bông xơ phế bị rơi ra trong các giai đoạn sản xuất của dây chuyền sản xuất sợi. Công ty đã tận dụng những bông xơ rơi này để làm nguyên liệu cho dây chuyền OE tận dụng bông phế, sản xuất các loại sợi dệt mành, vải bò, vải lót lốp xe… Đối với công tác định mức tiêu hao vật tư, công ty luôn có một bộ phận theo dõi thực hiện các mức này và tiến hành hoàn thiện chúng. Cụ thể định mức bông xơ cho sản xuất sợi được xây dựng như sau : TT Tên vật tư và sản phẩm Loại vật tư và % pha trộn Định mức Đơn vị tính mức 1 Bông cho sợi chải thô nhà máy01&02 90% bông cấp 1 Liên Xô hoặc ~ 10% bông cấp 2 Liên Xô hoặc ~ 1081 Kg/kg sợi 2 Bông cho sợi chải kỹ nhà máy 01&02 90% bông cấp 1 Liên Xô hoặc ~ 10% bông cấp 2 Liên Xô hoặc ~ 1255 Kg/kg sợi 3 Xơ PE cho nhà máy sợi 1&2 1017 Kg/kg sợi 4 Bông cho sợi OE : Phương án 1 ( Tỉ lệ dùng bông tính cho F1 chưa sử lý ) 50% bông rơi chải kỹ 50% bông F1 đã xử lý 1400 Kg/kg sợi 5 Bông cho sợi OE : Phương án 2 50% bông rơi chải kỹ 45% bông F1 đã xử lý 5% bông nguyên hạ cấp 1310 Kg/kg sợi 6 Bông hồi Peco cho sợi OE nhà máy sợi 02 1060 Kg/kg sợi 7 Bông cho sợi chải thô Ne < 30 nhà máy sợi Vinh 100% bông cấp 2 Liên Xô hoặc ~ 1084 Kg/kg sợi 8 Bông cho sợi chải thô Ne > 30 nhà máy sợi Vinh 80% bông cấp 1 Liên Xô hoặc ~ 20% bông cấp 2 Liên Xô hoặc ~ 1082 Kg/kg sợi 9 Xơ PE nhà máy sợi Vinh 1018 Kg/kg sợi Để công tác quản lý vật liệu có hiệu quả và chặt chẽ hơn, cứ sáu tháng một lần, công ty thực hiện kiểm kê vật liệu nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng thứ vật liệu. Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho, ở mỗi kho sẽ thành lập một ban kiểm kê gồm 3 người : + Thủ kho. + Thống kê kho. + Kế toán vật liệu. Sau khi kết thúc kiểm kê, thủ kho lập biên bản kiểm kê, trên đó ghi kết quả kiểm kê do phòng sản xuất kinh doanh lập. Thực tế cho thấy do có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho nên ở công ty Dệt - May Hà Nội hầu như không có sự chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và sổ sách. Hơn nữa, hệ thống kho tàng của công ty rất tốt được đặt gần các nhà máy sản xuất, các điều kiện bảo quản đầy đủ, vì thế việc vận chuyển vật liệu từ kho tới nơi sản xuất thuận tiện, tránh được trường hợp mất mát, hao hụt trong quá trình vận chuyển. c. Đánh giá vật liệu. ở công ty Dệt - May Hà Nội, giá thực tế vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập : - Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho : Tại công ty khối lượng vật liệu mua ngoài phục vụ cho sản xuất kinh doanh rất lớn. Khi đó, giá thực tế vật liệu nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn cộng với chi phí thu mua và thuế nhập khẩu ( nếu vật liệu mua của nước ngoài ). Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền công tác phí của cán bộ thu mua, giá trị vật liệu hao hụt trong định mức. Tuy nhiên, vật liệu thu mua thường được chuyển đến và giao tại kho của công ty nên ít khi phát sinh các chi phí có liên quan ngoài giá ghi trên hoá đơn. Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá ghi trên hoá đơn là giá chưa có thuế GTGT đầu vào. - Đối với vật liệu nhập kho do công ty tự sản xuất như ống giấy các loại, túi polieste, giá thực tế nhập kho là giá thành công xưởng của vật liệu đó. - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến : Giá thực tế vật liệu nhập kho của vật liệu được tính theo giá thanh toán với người nhận gia công. - Phế liệu nhập kho : Giá thực tế nhập kho là giá bán ước tính theo mặt bằng thị trường. Công ty áp dụng phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ xuất kho, kế toán chỉ ghi số thực xuất. Cuối tháng, sau khi tổng hợp đầy đủ vật liệu xuất kho, kế toán tính giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ như sau : Đơn giá bình quân Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = Giá trị vật liệu Số lượng vật liệu ´ Đơn giá xuất kho trong tháng xuất kho bình quân. Theo nguyên tắc kế toán, kế toán xuất kho vật liệu phải phản ánh theo trị giá thực tế. Tuy nhiên, nếu phản ánh trị giá thực tế nhập, xuất của vật liệu chính sử dụng tại công ty Dệt - May Hà Nội thì công việc quá phức tạp. Nguyên liệu bông của công ty dùng trong sản xuất chủ yếu là nhập ngoại và giá cả của nó thường xuyên biến động do các yếu tố tác động như yếu tố mùa vụ, thuế nhập khẩu…Khi mua bông có nhiều chi phí liên quan phát sinh nên giá ghi trên hoá đơn và giá cả thực tế thanh toán với người bán thường chênh lệch nhau rất nhiều. Vì vậy, để đơn giản hơn, tại công ty, vật liệu chính xuất kho được coi là theo giá hạch toán. Đến cuối kỳ, kế toán tính giá thực tế của số vật liệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu, theo công thức sau : = Giá thực tế vật Giá hạch toán ´ Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế liệu xuất kho vật liệu và giá hạch toán GTT vật liệu tồn đầu kỳ + GTT vật liệu nhập trong kỳ = Hệ số chênh lệch GHT vật liệu tồn đầu kỳ+ GHT vật liệu nhập trong kỳ giữa GTT và GHT Trong đó : Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ…Giá hạch toán vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn. Như vậy, giá thực tế vật liệu nhập kho phản ánh được phần chi phí có liên quan phát sinh còn giá hạch toán thì không, giá hạch toán và giá thực tế chỉ khác nhau nếu có các chi phí khác phát sinh ngoài hoá đơn tài chính. 4. Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo từng loại một về số lượng, chất lượng và giá trị nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình về vật tư và yêu cầu của quản lý vật liệu. Có thể nói vật liệu của công ty biến động lớn liên tục hàng ngày, và có nhiều thứ vật liệu. Vì vậy, công việc hạch toán vật liệu có khối lượng lớn, tốn nhiều thời gian. Để phù hợp với quy mô sản xuất, kế toán chi tiết vật liệu tại công ty được thực hiện theo phương pháp thẻ song song. a. Thủ tục nhập và xuất kho. Vật liệu sử dụng tại công ty đa dạng về chủng loại và được thu mua từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu được tiến hành qua trình tự sau : Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh được giao, bộ phận sản xuất lập yêu cầu nhập vật liệu cho sản xuất. Phòng sản xuất kinh doanh căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức dự trữ vật liệu để lập kế hoạch thu mua vật liệu. Bộ phận cung ứng ( thuộc phòng sản xuất kinh doanh ) có nhiệm vụ thăm dò thị trường và tham khảo giá cả để từ đó đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp tối ưu. Bộ phận này chỉ thực hiện quyết định này khi được sự phê duyệt của phòng kinh doanh và kế toán trưởng công ty. Đối với những vật liệu quan trọng cần đảm bảo những thông số kỹ thuật chính xác, khi có giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm, sẽ tiến hành kiểm tra đánh giá về số lượng, chất lượng, quy cách vật tư để lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và biên bản mở kiện. Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng sản xuất kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho vật tư ( ba liên ). Người phụ trách phòng sản xuất kinh doanh ký tên và chuyển cả ba liên xuống kho làm căn cứ kiểm nhận vật tư. Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận được của phòng kinh doanh, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào phiếu và cùng người giao hàng ký vào từng liên. Trong trường hợp kiểm nhận phát hiện vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách, mẫu mã như ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng kinh doanh biết. Phiếu nhập kho sau khi có chữ ký của người giao hàng, người nhận hàng, thủ kho giao cho người giao hàng một liên kèm với hoá đơn bán hàng để làm thủ tục thanh toán. Một liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Một liên còn lại cùng với biên bản thừa ( thiếu ) vật liệu ( nếu có ) gửi về phòng sản xuất kinh doanh. Các mặt hàng sản xuất của doanh nghiệp phục vụ xuất khẩu và hàng nội địa. Vì vậy, công ty phải tổ chức mua vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất. Đối với trường hợp này, việc theo dõi chi phí vật liệu trực tiếp sẽ cung cấp thông tin cho công tác tính giá thành sản phẩm, do đó trên phiếu nhập vật tư và sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị của vật liệu. Vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư khi có nhu cầu cần dùng. Biểu số 4.1. HOá đơn ( gtgt ) Mẫu số 01 - GTGT Liên 2 ( Giao khách hàng ) Số 398956 Ngày 27 tháng 12 năm 2000 Đơn vị bán : Công ty thương mại Dệt - May Việt Nam thành phố Hồ Chí Minh. Địa chỉ : Số TK : 7310.0563 Họ tên người mua : Trần Văn Tiến. Địa chỉ : Công ty Dệt - May Hà Nội. Đia chỉ giao hàng : Công ty thương mại Dệt - May Việt Nam thành phố HCM Hình thức thanh toán STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 ´ 2 1 Bông Nga cấp 1 Kg 4171 20566,44 85782621 Cộng 85782621 Thuế suất GTGT 10% 8578262,1 Tổng cộng tiền thanh toán 94360883,1 Số tiền viết bằng chữ : Chín tư triệu ba trăm sáu mươi nghìn tám trăm tám ba đồng. Người mua. Người thu tiền. Người viết hoá đơn. Kế toán trưởng. Thủ trưởng đơn vị ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký ) Biểu số 4.2 biên bản kiểm ng