Đề tài Hoàn thiện hạch toán vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần vật tư nông sản

quản trị và Giám đốc Công ty đảm bảo sử dụng nguồn vốn có hiệu quả. Tham mưu cho Giám đốc Công ty trong việc kinh doanh tài chính, bất động sản. Quản lý luồng tài sản của Công ty, bảo toàn nguồn vốn. Giúp Giám đốc Công ty phân tích các hoạt động kinh tế để đề ra các quyết định đầu tư phù hợp. Ø Kế toán Tham mưu cho Giám đốc Công ty tổ chức hệ thống kế toán, hoạch toán trong toàn Công ty. Hướng dẫn, kiểm tra công việc kế toán của các đơn vị trực thuộc Theo dõi và quản lý vốn kinh doanh của công ty trên cơ sở đó cố vấn cho Ban giám đốc về các vấn đề liên quan. Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động kinh doanh, phục vụ công tác lập, theo dõi kế hoạch và ra các quyết định quản trị dựa trên các thông tin kế toán và các báo cáo tài chính. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành. Phòng Xuất Nhập Khẩu: Đàm phán, giao dịch, trình Giám đốc công ty ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu. Giao dịch, soạn thảo, kiểm tra, hoàn chỉnh hợp đồng xuất nhập khẩu, thanh lý hợp đồng. Làm thủ tục và giao dịch với ngân hàng để mở L/C, điều chỉnh L/C, phối hợp với phòng TCKT trong việc chuẩn bị tín dụng để mở L/C, sửa L/C. Tác nghiệp theo dõi, hướng dẫn và kết hợp với các văn phòng đại diện thực hiện các nghiệp vụ giao nhận trong xuất nhập khẩu Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh: Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn Đề xuất các phương án xuất nhập khẩu, hợp tác Quốc tế, xúc tiến thương mại để phát triển thị trường. Từng bước nghiên cứu đề xuất cơ cấu, chủng loại mặt hàng, đẩy mạnh quảng cáo, quảng bá xây dựng thương hiệu Công ty, mở rộng thị trường tiêu thụ. Phối hợp với các đơn vị thành viên thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Phối hợp với các bộ phận chức năng kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên. * Theo Quyết định số 08/2009/HĐQT-QĐ phòng xuất nhập khẩu và phòng kế hoạch kinh doanh được sáp nhập thành phòng kế hoạch kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Sơ đồ 2.1:Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý, kinh doanh công ty Apromaco: 2.1.4 Đặc điểm công tác kế toán tại công ty cổ phần vật tư nông sản 2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy Kế toán tài chính của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, chúng ta có thể theo dõi mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty như ở bên dưới: Sơ đồ 2.2 : Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Công ty APROMACO Kế toán tổng hợp Kế toán thuế Kế toán hàng hóa Kế toán TGNH Kế toán TSCĐ & chi phí Kế toán dự án đầu tư Kế toán vay, công nợ Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Kế toán nhà máy Lào Cai Hiện tại, bộ máy kế toán của công ty bao gồm: một kế toán trưởng, một kế toán tổng hợp, một kế toán các khoản đầu tư ngắn hạn, một kế toán tiền mặt, một kế toán tiền gửi ngân hàng, người này kiêm luôn kế toán các khoản vay của công ty. Một kế toán phụ trách mảng tài sản cố định và chi phí đồng thời kiêm mảng kế toán các dự án đầu tư. Do đặc thù của công ty cổ phần vật tư nông sản, hàng hóa nhập xuất xảy ra với mật độ lớn nên công ty có một kế toán hàng nhập riêng, người này kiêm phần kế toán công nợ. Kế toán hàng xuất sẽ do một nhân viên khác trong công ty đảm nhận, bên cạnh đó kế toán hàng xuất cũng thực hiện công việc của mình như một kế toán thuế. Bộ máy còn bao gồm một thủ quỹ và một nhân viên kế toán theo dõi tình hình tài chính, kế toán của nhà máy sản xuất Supe Lân ở Tỉnh Lào Cai. Sau đây em xin mô tả công việc cụ thể cũng như nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán trong công ty cổ phần vật tư nông sản như sau: ØKế toán trưởng: Hướng dẫn và điều hành kế toán viên tập hợp số liệu để lên các BCTC phục vụ cho việc quản trị nội bộ. Tổ chức ghi chép tính toán và phản ảnh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế. Xét duyệt các báo cáo kế toán, thống kê và báo cáo tài chính của đơn vị trực thuộc. Lập, tổng hợp đầy đủ và gởi đúng hạn báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán tài chính của Công ty theo chế độ qui định. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ Công ty và các đơn vị trực thuộc. Nghiên cứu các chế độ chính sách trong lĩnh vực thuế, tài chính, thống kê, luật doanh nghiệp của Nhà nước liên quan đến hoạt động của Công ty nhằm đưa ra cách thực hiện phù hợp. Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán, thống kê hiện hành cho cấp dưới và các bộ phận liên quan. Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán của Công ty. Chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo tài chính kế toán trước Hội đồng thành viên, BTGĐ và các Cơ quan hữu trách. Theo dõi phản ánh đúng tình hình tài chính của Công ty. Ø Kế Toán Tổng Hợp: Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và chế độ báo cáo định kỳ, hàng tháng, qúy, năm, căn cứ vào số liệu nhập trên hệ thống, các tài liệu về khấu hao, tiền lương, phân bổ chi phí để tính toán giá thành, lập các báo cáo tổng hợp: cân đối kế toán, cân đối số phát sinh, kết quả kinh doanh. Giúp Kế toán trưởng tổ chức phân tích hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh trong công ty. Lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán, bảo mật số liệu kế toán. ØKế Toán Hàng Hóa nhập kiêm kế toán công nợ Cập nhật chứng từ hàng nhập khẩu. Tính toán giá thành hàng nhập khẩu và hạch toán hàng nhập khẩu. Tập hợp chứng từ tính chênh lệch tỷ giá trong hoạch toán hàng nhập khẩu, phí tàu già khâu nhập khẩu. Ghi chép, hạch toán hàng mua theo nguồn nhập, theo từng lô hàng, loại hàng. Tập hợp chi phí mua theo từng lô hàng, loại hàng để tính giá vốn hàng nhập. Ghi chép, hoạch toán hàng hoá xuất kho được theo dõi chi tiết theo mục đích xuất và đối tượng xuất. Ghi chép, hạch toán hàng bán theo từng khu vực bán hàng, lô hàng nhằm mục đích tập hợp được doanh thu và hiệu quả kinh doanh của từng khu vực. Định kỳ kiểm tra đối chiếu hàng tồn kho tại các điểm bán hàng của Công ty với phòng kế hoạch kinh doanh và các đơn vị trực thuộc. Lập báo cáo hàng tồn kho theo từng loại hàng, mặt hàng, vụ việc và tại các điểm theo yêu cầu quản trị. Tập hợp và tính giá thành của xưởng sản xuất bao bì, nhà máy sản xuất phân lân Lào Cai. Theo dõi các khoản công nợ, tình hình công nợ của công với các đối tượng có liên quan. Định kỳ hàng tháng, quý, năm đối chiếu và chốt số dư công nợ với từng bộ phận mua hàng và nhà cung cấp. Nhắc nhở, đôn đốc các công nợ đến hạn theo báo cáo của các đơn vị Theo dõi tình hình phát sinh công nợ trong phạm vi quản lý, Báo cáo tình hình công nợ, lập biên bản đối chiếu cộng nợ khi có yêu cầu (của Ban Giám đốc hoặc Kế toán trưởng) và cuối mỗi niên kỳ kế toán. Ø Kế Toán hàng xuất kiêm kế toán thuế üCập nhật, theo dõi và lập báo cáo, kế hoạch về công nợ phải thu theo từng khách hàng, hoá đơn üĐịnh kỳ hàng tháng, quý, năm đối chiếu và chốt số dư công nợ với từng bộ phận bán hàng và khách hàng. Viết hoá đơn GTGT xuất giao hàng Theo dõi doanh thu bán hàng toàn công ty, lập bảng kê bán ra theo mẩu báo cáo. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các công nợ phát sinh. Theo dõi hợp đồng, lập biên bản thanh lý hợp đồng của những hợp đồng đã ký kết (nếu cần). Theo dõi tình hình phát sinh công nợ trong phạm vi quản lý, Báo cáo tình hình công nợ, lập biên bản đối chiếu cộng nợ khi có yêu cầu (của Ban Giám đốc hoặc Kế toán trưởng) và cuối mỗi niên kỳ kế toán. Tổng hợp hàng bán để kê khai thuế GTGT định kỳ theo quy định. Đảm bảo tính chính xác của các báo cáo khai thuế đối với cơ quan thuế. Chịu trách nhiệm lập các báo cáo quyết toán thuế định kỳ gửi cơ quan thuế Quản lý hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của Công ty, Lập báo cáo sử dụng hóa đơn gửi cơ quan thuế. Ø Kế toán tiền mặt: Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ, theo dõi tình hình biến động tiền mặt tại quỹ, theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ. Đảm bảo số dư tiền mặt tại quỹ trong mức an toàn, an toàn về mặt an ninh cũng như đảm bảo khả năng thanh toán. Lập các chứng từ bằng tiền mặt: các phiếu thu, phiếu chi trên cơ sở kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ gốc và các chứng từ khác có liên quan khác theo quy định. Quản lý các nghiệp vụ tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo từng đối tượng. Lưu trữ, bảo quản, bảo mật các tài liệu liên quan đến tiền mặt, phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu. Các chứng từ sử dụng: Phiếu thu, Phiếu chi và các chứng từ gốc có liên quan khác. Ø Kế toán Chi phí, Tài sản cố định kiêm kế toán dự án đầu tư: Thực hiện ghi chép, kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết TSCĐ Theo dõi việc thuê và cho thuê các TSCĐ Lập bảng tính, trích, kết chuyển và phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí theo quy định. Quản lý việc sử dụng nguồn vốn khấu khao TSCĐ üTập hợp và quản lý hồ sơ của các dự án đầu tư, những công việc liên quan đến xây dựng cơ bản. üGiao dịch, soạn thảo, kiểm tra hoàn chỉnh các loại hợp đồng liên quan đến xây dựng: thiết kế, tư vấn, khảo sát các công trình đang đầu tư üGiám sát tiến độ, chất lượng các công trình đang thi công xây dựng thông qua các đơn vị thành viên. ü Phối hợp kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện và đối chiếu, thanh lý các hợp đồng liên quan đến đầu tư xây dựng. ü Theo dõi, tổng hợp báo cáo, tư vấn theo yêu cầu về các vấn đề đầu tư xây dựng trong toàn Công ty. ü Tham gia giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến đất đai, nhà cửa xây dựng trong Công ty. Ø Kế toán TGNH và các khoản vay Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau. Theo dõi số dư tức thời tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng. Theo dõi vay và thanh toán tiền vay theo từng khế ước vay. Theo dõi vay ngân hàng và tiền vay của các cá nhân, các đơn vị. Theo dõi số dư tức thời của từng khế ước vay, từng đối tượng cho vay. Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo các khoản mục chi phí. Theo dõi khế ước ngân hàng (bảng kê khế ước vay, bảng tính lãi vay) Ø Kế toán các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn ü Theo dõi các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn. Ø Thủ quỹ ü Thực hiện việc quản lý tiền mặt tại quỹ, bảo đảm an toàn tiền. ü Kiểm quỹ và lập báo cáo quỹ theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu của Ban quản trị công ty. ü Hàng ngày căn cứ vào việc nhập xuất quỹ tiền mặt thực tế, thủ quỹ ghi vào nhật ký thu tiền, nhật ký thu tiền, định kỳ chốt số dư, phối hợp cùng với kế toán tiền mặt đối chiếu với số liệu trên nhật ký chứng từ và bảng kê, cùng với kế toán tiền mặt và kế toán trưởng tiến hành kiểm kê. * Các chứng từ sử dụng là: Nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, và các phiếu thu, phiếu chi. Ø Kế toán Nhà máy sản xuất Supe Lân Lào Cai ü căn cứ vào chứng từ tập hợp do nhà máy gửi xuống, kế toán tiến hành phản ánh vào số sách có liên quan những nghiệp vụ liên quan trong quá trình sản xuất kinh doanh của nhà máy. 2.1.4.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại công ty: * Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty Apromaco Công ty Apromaco là doanh nghiệp có quy mô thuộc loại hình doanh nghiệp vừa, đã và đang áp dụng chế độ kế toán hiện hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Đặc điểm chung trong việc vận dụng chế độ: Kỳ kế toán của công ty là kì kế toán năm, bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Công ty tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng HTK của công ty được hạch toán theo phương pháp thực tế đích danh.Theo phương pháp này, giá thực tế của hàng xuất được xác định theo đơn chiếc hay từng lô, và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất kho . Đối tượng tính thuế GTTT bao gồm tất cả các mặt hàng phân bón áp dụng mức thuế suất 5%. Hình thức tổ chức sổ kế toán tại công ty: Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ: Các sổ kế toán được dử dụng: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ cái; Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ : Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký- Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan ü Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký- Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký- Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết , Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký- Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ được thể hiện qua Sơ đồ Chứng từ gốc bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 2.3: Trình tự hạch toán tại công ty Apromaco * Phần mềm kế toán máy: Công ty sử dụng phần mềm EFFECT Visual EFFECT 2.0 là phần mềm kế toán động, được xây dựng trên cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0 dành cho các doanh nghiệp không quá lớn, bao gồm 12 sub modules. Sơ đồ 2.4: Quy trình áp dụng phần mềm kế toán : Ngiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ kế toán Xử lý thông tin theo chương trình Lập chứng từ theo mẫu Nhập chứng từ vào máy tính Tự động vào sổ và lên các Báo cáo kế toán Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản và hệ thống chứng từ Hệ thống tài khoản: Doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các tiểu khoản được chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Ví dụ: Tài khoản 131- Phải thu khách hàng , được chi tiết theo từng khách hàng: 131- A, 131-B, Hệ thống chứng từ kế toán: Ø Các biễu mẫu chứng từ thường dùng trong công ty được vận dụng dựa trên quyết đinh 15/2006 QĐ-BTC. Cũng như các doanh nghiệp khác mẫu chứng từ của công ty có 2 loại chủ yếu là mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào chứng từ; Kiểm tra chứng từ kế toán ; Ghi sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán Hệ thống Báo cáo kế toán: Hệ thống Báo cáo tài chính gồm các báo cáo tài chính năm và báo cáo tài chính giữa niên độ, bao gồm; - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Bản thuyết minh báo cáo tài chính * Cơ sở lập BCTC: Việc lập BCTC phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán. BCTC phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. BCTC phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký, đóng dấu của đơn vị. 2.2 Thực trạng hạch toán vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần vật tư nông sản 2.2.1 Đặc thù kinh doanh của công ty ảnh hưởng đối với hạch toán vốn bằng tiền tại công ty. Vốn bằng tiền đến với các doanh nghiệp là loại vốn rất cần thiết không thể thiếu được, đặc biệt trong điều kiện đổi mới cơ chế quản lý và tự chủ về tài chính thì vốn bằng tiền càng có vị trí quan trọng. Thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển và đạt hiệu quả kinh tế cao. Vốn bằng tiền là một loại vốn có tính lưu động nhanh chóng vào mọi khâu của quá trình sản xuất. Trong điều kiện hiện nay doanh nghiệp càng phải có kế hoạch hoá cao việc thu, chi tiền mặt, việc thanh toán qua ngân hàng, không những đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp mà còn tiết kiệm được vốn lưu động, tăng thu nhập cho hoạt động tài chính, góp phần quay vòng nhanh của vốn lưu động. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp thường phát sinh các nghiệp vụ thanh toán giữa doanh nghiệp với các tổ chức, cá nhân, cung ứng vật tư, hàng hoá, quan hệ kinh tế vốn ngân hàng và các đối tượng khác ngoài ngân hàng như các tổ chức kinh tế quốc doanh và tập thể các khoản tiền vay và thanh toán tiền vay. Tất cả các quan hệ thanh toán nói trên đều thực hiện chủ yếu bằng tiền. Do liên quan đến nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên hạch toán vốn bằng tiền là phần hành rất được chú trọng đối với một doanh nghiệp. Vốn bằng tiền bao gồm: - Tiền mặt: TK 111 - Tiền gửi ngân hàng: TK 112 - Tiền đang chuyển: TK 113 Hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định và chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ hiện hành của Nhà nước. - Phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số hiện có và tình hình thu chi toàn bộ các loại vốn bằng tiền của đơn vị hàng ngày. - Kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là đồng ngân hàng Việt nam. - Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng loại vốn bằng tiền, từng loại ngoại tệ. Đặc thù của công ty cổ phần vật tư nông sản là công ty kinh doanh thương mại, hoạt động kinh doanh nhập khẩu phân bón với khối lượng lớn, nghiệp vụ bán hàng, xuất hàng xảy ra thường xuyên và liên tục. Bên cạnh đó công ty cũng mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh trên các lĩnh vực đầu tư tài chính, kinh doanh bất động sản cũng như các lĩnh vực khác. Doanh thu từ hoạt động bán hàng khá lớn, trong khi đó Vốn chủ sở hữu lại chiếm một phần không nhiều. Chẳng hạn trong năm 2008, doanh số của công ty là 1.943.782.888.189 đồng. Trong khi đó VCSH của công ty chỉ Chiếm 23. 35%, sở dĩ VCSH chỉ chiếm một phần nhỏ như vậy là do công ty chủ yếu tiến hành hoạt động kinh doanh dựa trên nguồn vốn vay tại các ngân hàng cũng như các công ty tài chính. Điều này dẫn đến nghĩa vụ trả lãi vay định kỳ cho ngân hàng cũng như việc thanh toán các khoản vay đến hạn. Do đó, để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được tiến hành một cách thuận lợi, cần phải quản lý vốn bằng tiền mà ở đây là TGNH một cách hiệu quả nhất. Việc quản lý và hạch toán TGNH cũng liên quan trực tiếp tới việc quản lý và hạch toán tiền tại quỹ. Kế toán phải giữ một lượng tiền mặt như thế nào là hợp lý, vừa đảm bảo khả năng thanh toán vừa không gây ứ đọng vốn, mặt khác cũng cần đảm bảo yêu cầu về mặt an ninh cũng như lường trước các rủi ro. Mặt khác, việc lưu giữ tiền gửi hay tiền tại quỹ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau bởi việc giữ tiền tại các ngân hàng cũng đồng nghĩa với việc hàng kỳ công ty phải trả một khoản lãi nhất định cho ngân hàng, hay nói cách khác nó sẽ liên quan đến chi phí, kế toán phải cân bằng một tỷ lệ tiền mặt và TGNH phù hợp thì mới có thể đáp ứng nhu cầu phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. 2.2.1.1 Ảnh hưởng đặc điểm kinh doanh của công ty đối với hạch toán tiền mặt: Do đặc thù của công ty cổ phần vật tư nông sản là một công ty thương mại, các nghiệp vụ về mua bán hàng hóa xảy ra thường xuyên và mang tính điển hình của công ty, do đó mật độ các nghiệp vụ thu chi tiền mặt diễn ra với tính chất thường xuyên, mặt khác công ty cũng có nhiều tài khoản khác nhau tại các ngân hàng trên toàn quốc nên cũng thường phát sinh các nghiệp vụ như rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ. Bên cạnh đó trong hoạt động của công ty thì rất nhiều các nghiệp vụ liên quan đến thu chi tiền mặt, chẳng hạn như chi tạm ứng mua hàng hoặc phát sinh nhiều các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Một số khoản chi mang tính thường xuyên và nhỏ lẻ như chi tiếp khách bằng tiền mặt (nằm trong chi phí quản lý doanh nghiệp). Công ty có nhiều đơn vị trực thuộc, các văn phòng đại diện trên toàn quốc cũng như các chi nhánh khác nhau như trong phần một đã nói, với mạng lưới hoạt động rộng như vậy thi để đảm bảo tính kịp thời cho việc ghi sổ kế toán, một số quy trình trong kế toán tiền mặt cũng như quy trình luân chuyển chứng từ sẽ được áp dụng sao cho phù hợp với đặc thù của công ty. Chẳng hạn như trong nghiệp vụ thu tiền, quy trình và trình tự luân chuyển phiếu thu sẽ là : Người nộp tiền viết giấy đề nghị nộp tiền, rồi chuyển cho kế toán tiền mặt lập phiếu thu. Trước tiên, kế toán tiền mặt sẽ kiểm tra các chứng từ gốc có liên quan, tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, chẳng hạn nếu là một nghiệp vụ về thu tiền bán hàng thì kế toán tiền mặt phải xem xét, đối chiếu với hợp đồng bán hàng, hóa đơn GTGT để xem đối tượng khách hàng có chính xác không, giá trị phần thu có phù hợp với giá trị trong hợp đồng hay không, v.v, sau đó mới viết phiếu thu và ký xác nhận. Phiếu thu sau khi được kế toán tiền mặt lập sẽ được chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra phiếu thu, tiến hành thu tiền và phản ánh vào nhật ký thu tiền. Lúc này, phiếu thu đã có chữ ký của kế toán tiền măt, thủ quỹ và người nộp tiền. Phiếu thu sẽ được chuyển lên cho kế toán trưởng của công ty để ký duyệt. Và lúc này phiếu thu đầy đủ chữ ký và có giá trị pháp lý. Phiếu thu lại được chuyển lại cho kế toán tiền mặt để kế toán tiền phản ánh vào Bảng kê số 1. Sau đó tiến hành nhập vào máy tính. Căn cứ vào phiếu thu và định khoản mà kế toán đã lập, máy sẽ tự động đưa ra các sổ cái, nhật ký, các báo cáo tài chính, hoặc báo cáo quản trị vốn bằng tiền Như vậy, quy trình này sẽ đảm bảo được tính kịp thời cho việc ghi sổ kế toán, khi mà các nghiệp vụ thu tiền xảy ra với tính chất thường xuyên thì việc thực hiện thu tiền trước rồi mới xin xác nhận ký duyệt của kế toán trưởng sẽ tiết kiệm được thời gian và tránh những chậm trễ không cần thiết, điều này sẽ phù hợp với đặc thù của công ty hơn. Đặc điềm này cũng tương tự đối với nghiệp vụ chi. Chẳng hạn, do đặc thù kinh doanh, công ty thường phát sinh các chi phí về tiếp khách (trong chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp), những khoản chi này xảy ra thường xuyên và có chi phí nhỏ, do vậy nếu cứ sau nghiệp vụ nào cũng cần kế toán trưởng ký duyệt trước rồi mới tiến hành ghi sổ thì sẽ mất thời gian và nghiệp vụ sẽ không được phản ánh một cách kịp thời. Vậy nên, cứ sau một số nghiệp vụ chi tiền nhất định đã được kế toán tiền ghi sổ trước mới chuyển lên cho kế toán trưởng ký. 2.2.1.2. Ảnh hưởng đặc điểm kinh doanh của công ty đối với hạch toán tiền gửi ngân hàng Do là một công ty thương mại có mạng lưới hoạt động rộng, các đối tượng khách hàng phân tán trên nhiều tỉnh và thành phố trong cả nước. Cùng với đó là mạng lưới các đơn vị trực thuôc, các văn phòng đại diện, các chi nhánh trên toàn quốc phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Đặc điểm này đương nhiên sẽ dẫn đến việc mở các tài khoản khác nhau tại các ngân hàng trên cả nước. Mặt khác, do mặt hàng của công ty là nông sản được nhập khẩu từ nước ngoài nên phát sinh rất nhiều nghiệp vụ về ngoại tệ hoặc khách hàng thanh toán bằng ngoại tệ. Khi khách hàng thanh toán bằng tiền gửi, các ngân hàng sẽ đứng ra thu tiền cho công ty (khách hàng lựa chọn ngân hàng thanh toán và trên cơ sở đó, công ty tạo điều kiện để việc thanh toán của khách hàng được là thuận tiện nhất). Song do các nghiệp vụ thương mại chủ yếu được thực hiện trên địa bàn Hà Nội nên mặc dù có nhiều tài khoản tại các ngân hàng tại thành phố Hồ Chí Minh, Nha Trang, Lào Cai các ngân hàng này chủ yếu phát sinh nghiệp vụ thu mà hầu như không phát sinh nghiệp vụ chi do đó công ty chỉ giữ những số dư tài khoản nhất định, phần trội ra của số dư đó, ngân hàng sẽ chuyển về các ngân hàng tại Hà Nội, việc này dẫn đến việc phát sinh nhiều nghiệp vụ về tăng giảm tiền gửi tại các chi nhánh ngân hàng khác nhau. Các nghiệp vụ này xảy ra thường xuyên, nên hầu như hàng ngày kế toán TGNH sẽ đi lấy sổ phụ ngân hàng về, căn cứ vào Sổ phụ và chứng từ kèm theo (Chứng từ kèm theo ở đây có thể là Giấy Báo Có hoặc Giấy Báo Nợ, các Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi) kế toán sẽ kiểm tra số liệu và các thông tin xem có phù hợp không, chẳng hạn khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng về việc khách hàng thanh toán tiền hàng, kèm theo sổ phụ, kế toán kiểm tra đối tượng thanh toán có phải là khách hàng của mình hay không, thông tin về đối tượng thanh toán sẽ được phản ánh trên sổ phụ và giấy báo, những thông tin này phải khớp với thông tin của khách hàng trên hợp đồng bán hàng. Sau đó kế toán mới tiến hành ghi sổ, tức là phản ánh vào Bảng kê hoặc nhật ký chứng từ số 2. Cập nhật số liệu vào máy. Bởi nghiệp vụ xảy ra nhiều, dễ dẫn đến các sai sót và nhầm lẫn trong việc phản ánh, nên kế toán sẽ tiến hành đồng thời việc ghi chép bằng tay vào Bảng kê hoặc nhật ký và việc phản ánh vào phần mềm kế toán máy. Khi cần thiết hoặc định kỳ tiến hành đối chiếu, kế toán đối chiếu số liệu ghi tay với số liệu của máy, nếu có chênh lệch tức là đã có sai sót, từ đó có thể phát hiện và xử lý kịp thời, bảo đảm cho việc lên các báo cáo kế toán được chính xác. Như vậy, tính chất phức tạp và thường xuyên của nghiệp vụ về vốn bằng tiền doanh nghiệp lựa chọn hình thức kết hợp kế toán bằng tay trên Bảng kê và Nhật ký chứng từ để đảm bảo phản ánh chính xác và đầy đủ tình hình biến động vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Nhận xét: Việc kết hợp ghi chép bằng tay và việc cập nhật vào máy và đối chiếu số liệu như thế này rõ ràng là một ưu điểm trong kế toán của công ty. Từ đây chúng ta sẽ đi tìm hiểu cụ thể hơn về phần hành kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần vật tư nông sản. 2.2.2 Hạch toán Vốn bằng tiền tại công ty cổ phần vật tư nông sản 2.2.2.1 Hạch toán tiền mặt Vốn bằng tiền của công ty nói chung chủ yếu được gửi tập trung ở ngân hàng, Công ty Apromaco giữ lại một số tiền mặt trong hạn mức nhất định để chi tiêu cho những nhu cầu thường xuyên trong quản lý kinh doanh. Mọi khoản thu chi tiền mặt đều phải có phiếu thu, phiếu chi và phải có đủ chữ ký của những người có liên quan. Sau khi đã thu, chi tiền, thủ quỹ đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “Đã chi tiền” vào chứng từ. Cuối ngày thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ thu, chi và chuyển cho kế toán tiền mặt để