Đề tài Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm cho Xí nghiệp 7 trực thuộc Công ty Agifish

ạo sửa chữa máy móc, thiết bị, công cụ sản xuất và các hạng mục công trình nhà xưởng đảm bảo sản xuất đạt chất lượng và sử dụng đúng công suất. Cuối cùng chịu trách nhiệm về hiệu quả sản xuất đối với Ban Giám Đốc công ty. Ban Giám Đốc có quyền quyết định, xử lý mọi việc có khả năng phát sinh trong xí nghiệp như: - Có quyền ký kết hợp đồng sản xuất. - Có quyền xét duyệt khen thưởng - kỷ luật, cho thôi việc đối với nhân viên của mình. - Có quyền quyết định ký hợp đồng đối với công nhân mới và lên kế hoạch mở lớp đào tạo tay nghề, điều động, luân chuyển lao động và nhân viên giữa các bộ phận trong xí nghiệp. - Có quyền quyết định sản lượng, chi phí khoán cho từng bộ phận trực thuộc… 3.1.2. Ban đều hành & KCS BĐH - KCS gồm 20 người và có bốn đội trực thuộc: đội I, đội II, đội Xếp Khuôn và đội Thành Phẩm. Trong đó, BĐH chịu trách nhiệm chính về các khâu sản xuất, còn KCS chịu trách nhiệm kiểm tra về chất lượng, kỹ thuật, vệ sinh. Tuy nhiên, nhìn chung các công việc này điều gắn kết nhau, cùng nhau tạo thành một dây chuyền hoạt động sản xuất liên tục nhằm đạt đúng tiến độ, năng suất, bên cạnh đó còn phải đáp ứng đúng yêu cầu của từng hợp đồng đặt hàng nhằm mang lại hiệu quả cao cho xí nghiệp và công ty. 3.1.2.1. Cơ cấu tổ chức Ban điều hành - KCS BĐH - KCS gồm một trưởng ban, hai phó ban và bốn đội trực thuộc. Phó ban 1 phụ trách quản lý đội I và đội II, phó ban 2 phụ trách quản lý hai đội còn lại. Đội I, đội II, đội Xếp Khuôn được quản lý bởi một tổ trưởng và một KCS. Riêng đội Thành Phẩm được quản lý bởi ca trưởng hai ca thành phẩm, KCS thành phẩm và KCS HACCP. Sau đây là sơ đồ tổng quát về cơ cấu tổ chức của BĐH - KCS. Sơ đồ 3.1. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA BĐH & KCS - F7 BĐH - KCS Trưởng ban Phó ban (2) Phó ban (1) Đội Thành Phẩm Đội Xếp Khuôn Đội II Đội I Đội Trưởng KCS Ca Trưởng Hai Ca T.Phẩm KCS Thành Phẩm KCS HACCP 3.1.2.2. Trách nhiệm và nhiệm vụ của BĐH - KCS Trưởng ban phụ trách chung Trưởng ban phụ trách chung có trách nhiệm cao nhất trong BĐH - KCS. Chịu trách nhiệm chung về quản lý điều động nhân sự, kiểm tra, theo dõi, điều hành và lên kế hoạch cho các đội sản xuất. Phó BĐH - KCS (1) phụ trách các đội sản xuất Phụ tá cho trưởng ban chịu trách nhiệm kiểm tra về các khâu sản xuất như: chất lượng hàng của các đội sản xuất, nguyên liệu đạt và bán thành phẩm (BTP) đạt hàng ngày, kiểm tra việc thực hiện qui trình, qui phạm của các đội sản xuất, kiểm tra hàng mẫu sản xuất... Phó BĐH - KCS (2) phụ trách thành phẩm Chịu trách nhiệm về khâu thành phẩm: kiểm tra chất lượng hàng, mẫu mã, bao bì, kỹ thuật, vi sinh, nhiệt độ, thời gian chờ đông, thời gian cấp đông, nhiệt độ trung tâm sản phẩm, nhiệt độ sản phẩm xuất xưởng. Hàng ngày báo cáo cho trưởng BĐH bằng văn bản cụ thể. - Đội I chịu trách nhiệm các khâu: tiếp nhận nguyên liệu (NL), fillet và lạn da cá. Đội trưởng I: quản lý điều động nhân sự, vật tư, dụng cụ sản xuất trong đội. Kiểm tra hợp đồng nhận nguyên liệu và cung cấp đầy đủ nguyên liệu, bán thành phẩm cho các đội đúng thời gian và đạt chất lượng. KCS I: kiểm tra chất lượng nguyên liệu, cơ cấu kích cỡ nguyên liệu ở công đoạn tiếp nhận nguyên liệu và xử lý nguyên liệu. - Đội II chịu trách nhiệm chung về khâu định hình lại miếng cá đúng yêu cầu khách hàng như: sửa cá, kiểm tra ký sinh trùng, phân loại cỡ và loại cá. Đội trưởng II: chịu trách nhiệm quản lý chung đội II. Kiểm tra đảm bảo chất lượng, số lượng hàng thành phẩm, thời gian sản xuất. KCS II: chịu trách nhiệm về chất lượng các lô hàng đội sản xuất, nguyên liệu đạt và bán thành phẩm đạt, kiểm tra qui trình sản xuất, vệ sinh công nghiệp, vệ sinh cá nhân và vệ sinh khu vực quản lý. Chịu trách nhiệm báo cáo công đoạn chế biến và ký sinh trùng. - Đội Xếp Khuôn chịu trách nhiệm khâu xếp khuôn, chờ đông, cấp đông và tách khuôn. Đội trưởng xếp khuôn: theo dõi hợp đồng sản xuất, kiểm tra cỡ, loại, trọng lượng hàng ngày. KCS xếp khuôn: chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng thành phẩm lên khuôn. Kiểm tra cỡ loại, trọng lượng thành phẩm, nhiệt độ các hồ rửa, nồng độ clorine và kiểm tra vệ sinh khu vực đội xếp khuôn, vệ sinh cá nhân, vệ sinh công nghiệp. - Đội Thành phẩm Ca trưởng hai ca thành phẩm Có trách nhiệm quản lý hàng thành phẩm đóng thùng, kiểm tra qui cách, mẫu mã, bao bì, qui trình đóng gói, sắp xếp bố trí hợp lý, theo dõi năng suất từng mặt hàng, kiểm tra kỹ thuật xây tụ hàng đồng thời kiểm tra máy móc thiết bị, quản lý vật tư bao bì, bảo quản dụng cụ sản xuất. KCS thành phẩm Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng, trọng lượng của từng thành phẩm đóng thùng, hàng mẫu, hàng yếu độ, hàng vi sinh và bánh lẻ. Kiểm tra nhiệt độ nước mạ băng, phần trăm mạ băng, kiểm tra nhiệt độ phòng chờ đông, kho cấp đông, thời gian chờ đông, thời gian cấp đông, và kiểm tra việc ra vào kho. KCS phụ trách HACCP Kiểm tra điều kiện sản xuất, máy móc thiết bị, nhiệt độ phân xưởng, nhiệt độ sản phẩm. Kiểm tra ghi chép các biểu mẫu, báo cáo kịp thời các hạng mục sửa đổi trên qui trình cũng như trên hồ sơ. 3.1.3. Tổ Nghiệp Vụ Tổ Nghiệp Vụ gồm có 12 người. Công việc chủ yếu là thống kê - kế toán, tổ chức - tiền lương, tổ Nghiệp Vụ được quản lý chính bởi tổ trưởng và bốn tổ viên: (1) Nhân viên tổ chức; (2) Nhân viên thống kê kho lạnh; (3) Nhân viên phụ trách vật tư nguyên liệu; (4) Nhân viên thống kê chế biến. Dưới đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của tổ Nghiệp Vụ. Sơ đồ 3.2. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA TỔ NGHIỆP VỤ – F7 TỔ NGHIỆP VỤ TỔ TRƯỞNG NV PHỤ TRÁCH VẬT TƯ NGUYÊN LIỆU NV THỐNG KÊ KHO LẠNH NV THỐNG KÊ CHẾ BIẾN NHÂN VIÊN (NV) TỔ CHỨC Với các công việc, trách nhiệm cụ thể như sau: - Tổ trưởng Có trách nhiệm quản lý nhân sự trong tổ, tổng hợp và phân tích các số liệu phát sinh và theo dõi thống kê định mức vật tư sử dụng trong phân xưởng. Cuối ngày, tổ trưởng có trách nhiệm lập báo cáo hiệu quả sản xuất trong ngày trình BGĐ xí nghiệp, BĐH – KCS, trưởng phòng Kế Hoạch và Điều Độ Sản Xuất. - Nhân viên phụ trách tổ chức Công việc chủ yếu là theo dõi hồ sơ cán bộ công nhân viên, báo cáo tình hình tăng giảm lao động của xí nghiệp, báo cáo tổng suất ăn giữa ca của công nhân cho phòng tổ chức công ty. Hàng ngày có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc tính lương vào cuối tháng. - Nhân viên thống kê kho lạnh Cập nhật, tổng hợp số liệu, báo cáo kết quả chế biến của các đội sản xuất; theo dõi hợp đồng, đối chiếu số liệu xuất hàng luân chuyển giữa các xí nghiệp. Đồng thời theo dõi, cập nhật số liệu nhập xuất kho hàng ngày. Nhân viên phụ trách thống kê kho lạnh có trách nhiệm gởi các phiếu xuất nhập kho cho Ban Giám Đốc, tổ trưởng và các phòng ban khác có liên quan. - Nhân viên phụ trách vật tư nguyên liệu Có trách nhiệm theo dõi số liệu nguyên liệu từ đầu vào đến số liệu thành phẩm xuất tiêu thụ, theo dõi vật tư bao bì, tính giá thành, đơn giá tiền lương cho mỗi loại sản phẩm. Cuối ngày gửi báo cáo cho Ban Giám Đốc và tổ trưởng Nghiệp Vụ đồng thời gửi các phiếu xuất nhập nguyên liệu, thành phẩm cho phòng kế toán công ty thông qua BGĐ xí nghiệp. - Nhân viên thống kê chế biến Có nhiệm vụ tổng hợp kết quả chế biến của các khâu sản xuất như: ra cá, lạn da, sửa cá và xếp khuôn. Theo dõi số lượng, chất lượng và năng suất định mức chế biến của bốn đội. Hàng ngày, báo cáo cho BGĐ, BĐH - KCS và tổ Nghiệp Vụ. 3.2. Hệ thống báo cáo của các bộ phận trực thuộc F7 sản xuất theo đơn đặt hàng và có rất nhiều mặt hàng được sản xuất như: cá tra - basa fillet, cá cuốn, cá sợi, chả thát lát, cá rô phi ... nhưng trong đó mặt hàng chủ yếu là cá tra - basa fillet, nên nội dung phân tích chủ yếu trong chương này được sử dụng từ các số liệu của mặt hàng này. 3.2.1. Các thông tin nhà quản lý cần Như đã giới thiệu ở phần cơ sở lý luận hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm sẽ được vận động như một hệ thống mắc xích từ dưới lên. Các thông tin trong F7 cũng vậy, nó vận động giữa các bộ phận trực thuộc theo một hệ thống từ dưới lên. Sơ đồ 3.3. SƠ ĐỒ SỰ VẬN ĐỘNG BÁO CÁO TRONG F7 BÁO CÁO TỪ BỐN ĐỘI TỔ NGHIỆP VỤ BĐH - KCS BAN GIÁM ĐỐC B/c hiệu quả sản xuất, b/c tổng hợp kết quả chế biến và các chi phí phát sinh khác. (1) Đối với tổ Nghiệp Vụ: cuối ngày tổ sẽ nhận các phiếu xuất - nhập kho nguyên liệu và thành phẩm cùng với số lượng và năng suất lao động trong ngày từ đội I, đội II, đội Xếp Khuôn và đội Thành Phẩm. Các số liệu này sẽ được tổng hợp thành bảng báo cáo hiệu quả sản xuất và bảng báo cáo tổng hợp tỷ lệ sản xuất trong ngày, sau đó trình cho BGĐ và phòng kế toán công ty. Các thông tin mà bốn đội phải báo cáo cho tổ Nghiệp Vụ là: Đội I: đội I sau khi tiếp nhận nguyên liệu từ tổ thu mua, nguyên liệu được vận chuyển từ bến lên xí nghiệp bằng hệ thống hút khép kín. Đội I sẽ thực hiện khâu cân1 (trong qui trình sản xuất) đồng thời kiểm tra kích cỡ, màu sắc, số lượng cá có đúng theo hợp đồng không sau đó tiến hành các khâu fillet, lạn da - xác định tỷ lệ ra cá trong ngày. Đội I phải có trách nhiệm đảm bảo tốt số lượng và chất lượng bán thành phẩm chuyển cho các đội sản xuất. Đội trưởng đội I có nhiệm vụ ghi nhận số ngày công và năng suất của từng công nhân trong đội, đồng thời lập phiếu nhập kho nguyên liệu và phiếu giao nhận bán thành phẩm chuyển cho đội II, cùi phiếu được lưu lại và gửi cho nhân viên phụ trách vật tư nguyên liệu. Sau đó nhân viên phụ trách vật tư nguyên liệu có nhiệm vụ lập phiếu xuất nhập nguyên liệu và bán thành phẩm từ đội I chuyển cho tổ trưởng Nghiệp Vụ kiểm tra và trình BGĐ ký. Đội II: đội II sẽ tiến hành các khâu sửa cá, kiểm tra ký sinh trùng, phân loại cỡ và loại cá. Sản phẩm không đạt sẽ được tiến hành sửa lại, nếu sửa vẫn không đạt thì sản phẩm này sẽ bị dạt bỏ. Đội II có trách nhiệm đảm bảo về số lượng và chất lượng cá sau khi sửa đạt ở mức tương đối so với định mức. Đội trưởng đội II có trách nhiệm cuối ngày tổng kết và ghi nhận số bán thành phẩm từ các khâu vào phiếu giao nhận bán thành phẩm sau đó chuyển cho đội Xếp Khuôn chuẩn bị lên khuôn, cùi phiếu sẽ được lưu lại và báo cáo cho nhân viên thống kê chế biến, đồng thời ghi nhận ngày công và năng suất của đội II. Sau đó nhân viên thống kê chế biến có nhiệm vụ tổng hợp số liệu báo cáo kết quả chế biến của đội II lập và gửi báo cáo cho BĐH - KCS và tổ trưởng Nghiệp Vụ. Các khâu cân2 đến cân6 trong qui trình sản xuất thể hiện năng suất làm việc và là cơ sở tính lương của chính công nhân đó và được báo cáo hàng ngày cho tổ Nghiệp Vụ, con số này sẽ được lưu lại từng ngày để cuối tháng lập bảng tính lương cho công nhân. Đội Xếp Khuôn + đội Thành Phẩm: có nhiệm vụ quản lý thành phẩm đạt chuẩn bị xếp khuôn, mạ băng, đóng thùng carton và cả khâu bảo quản thành phẩm chuẩn bị xuất kho. Hai đội này làm việc theo nhóm và luơng được tính theo hệ số. Đội Xếp Khuôn: thống kê xếp khuôn lập phiếu giao nhận thành phẩm lên khuôn đưa qua khâu thành phẩm cấp đông. Đội Thành Phẩm: thống kê thành phẩm lập phiếu báo bán thành phẩm nhập kho. (2) Đối với BĐH - KCS: có trách nhiệm quản lý, theo dõi, kiểm tra tiến độ và chất lượng thực hiện hợp đồng của các đội. Nên thông tin mà họ cần quan tâm là suốt quá trình từ khâu tiếp nhận nguyên liệu đến khâu xử lý nguyên liệu đến thành phẩm xuất bán. Chủ yếu là quản lý, hỗ trợ và hướng dẫn các đội thực hiện theo đúng qui trình HACCP đảm bảo đúng chất lượng và kỹ thuật. (3) Đối với Ban Giám Đốc: là người có trách nhiệm cao nhất, họ được xem như trung tâm của mọi thông tin. Mọi thông tin về hoạt động sản xuất, chi phí phát sinh trong ngày đều được trình qua Ban Giám Đốc xem và xét duyệt. Hàng ngày, họ tiếp nhận tất cả các thông tin từ các bộ phận thấp hơn chuyển lên như: hoá đơn và các bảng báo cáo được lập từ BĐH - KCS và tổ Nghiệp Vụ. 3.2.2. Các thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tại F7 3.2.2.1. Các thông tin cần thiết cho việc tính lương Các đội trưởng các đội có nhiệm vụ chấm ngày công của công nhân đội mình phụ trách, đồng thời ghi nhận năng suất của từng người qua các khâu cân2 đến cân6 trong qui trình sản xuất. Con số này được dùng làm cơ sở tính lương hàng ngày của chính công nhân đó và cuối tháng nhân viên tổ chức có nhiệm vụ lập bảng lương trình BGĐ ký. - Đối với công nhân bốn đội: F7 sử dụng hai cách tính lương cơ bản là: (1) Đối với đội Thành Phẩm và đội Xếp Khuôn: Lương/người = (sản lượng * đơn giá * hệ số K) / tổng nhân công trong đội Trong đó: hệ số K là hệ số tăng giảm công nhân trong đội. (2) Đối với đội I và đội II: Lương/người = giờ công * hệ số trách nhiệm * giờ công qui định * đơn giá Trong đó: đơn giá = tổng lương / tổng giờ công qui định - Đối với nhân viên văn phòng và nhân viên dịch vụ: Lương = hệ số k * ngày và công - Đối với BGĐ: lương do phòng kế toán công ty tính. 3.2.2.2. Các thông tin dùng cho việc lập báo cáo sản xuất Các phiếu báo cáo sẽ được luân chuyển từ đội I đến đội II, đội Xếp Khuôn, đội Thành Phẩm sau đó các phiếu báo cáo này sẽ được chuyển cho tổ Nghiệp Vụ. Các nhân viên tại tổ Nghiệp Vụ có trách nhiệm tổng hợp, phản ánh lên bảng báo cáo hiệu quả sản xuất và bảng tổng hợp kết quả chế biến. Thứ nhất, đội I quản lý số liệu liên quan đến nguyên liệu nhập vào và các số liệu bán thành phẩm qua các công đoạn ra cá sau đó chuyển bán thành phẩm cho đội II tiến hành sửa. Đội I lập phiếu giao nhận nguyên liệu. Thứ hai, đội II sau quá trình sửa và kiểm tra bán thành phẩm đạt chất lượng hợp đồng sau đó sẽ chuyển số bán thành phẩm này cho đội Xếp Khuôn chuẩn bị lên khuôn. Đội II lập phiếu bán thành phẩm. Tương tự, sau quá trình hoạt động thực hiện đúng chức năng của từng đội. Đội Xếp Khuôn lập phiếu giao nhận thành phẩm thể hiện số bán thành phẩm chờ cấp đông và đội Thành Phẩm sẽ lập phiếu thành phẩm nhập kho. Sơ đồ 3.4. SƠ ĐỒ VẬN ĐỘNG THÔNG TIN GIỮA CÁC ĐỘI Phiếu giao nhận thành phẩm từ đội Thành Phẩm Phiếu giao nhận thành phẩm từ đội Xếp Khuôn Phiếu giao nhận bán thành phẩm từ đội II Phiếu giao nhận nguyên liệu từ đội I Trong ngày 27/3/2008 F7 có hai lô hàng được tiếp nhận là của bà Lê Kim Hương và của ông Thái Tài tuy nhiên lô của ông Thái Tài không dùng làm cá fillet nên không được phản ánh trong các bảng số liệu sau. Bảng 3.1. PHIẾU GIAO NHẬN NGUYÊN LIỆU Ngày: 27/03/2008 Sản phẩm: Cá tra fillet Đội sx: I MS NL: 01 STT Khách hàng S.lượng NL nhập vào (kg) Đơn giá nhập vnd Giá trị NL đạt vnd 1 Lê Kim Hương 35.568 14.500 515.736.000 … 10 Tổng 35.568 14.500 515.736.000 Giải thích: Bảng 3.1. phiếu giao nhận nguyên liệu được lập từ đội I có các chỉ tiêu như: khách hàng, số lượng, đơn giá và giá trị nguyên liệu nhập vào. Các chỉ tiêu đó thể hiện cụ thể là trong ngày 27/03/2008, F7 có tiếp nhận từ ban thu mua lô hàng của bà Lê Kim Hương với số lượng là 35.568 kg, ứng với đơn giá là 14.500 đồng/kg nên giá trị nguyên liệu được tính là 515.736.000 đồng (bằng cách nhân số lượng nguyên liệu với đơn giá). Đội II, đội Xếp Khuôn và đội Thành Phẩm có mẫu báo cáo tương đối giống nhau về cách trình bày, mỗi phiếu điều thể hiện khách hàng, kích cỡ, qui cách và số lượng. Lý do tác giả sử dụng phiếu báo cáo của đội Xếp Khuôn làm số liệu minh họa cho bảng 3.2 là vì các số liệu báo cáo từ đội II và đội Thành Phẩm lập đã được thể hiện trong các bảng báo cáo như: số lượng bán thành phẩm đạt chuẩn bị lên khuôn được thể hiện trong bảng 3.4 và số lượng thành phẩm đạt được thể hiện trong bảng 3.7. Bảng 3.2. PHIẾU GIAO NHẬN THÀNH PHẨM Ngày: 27/3/2008 Sản phẩm: Cá tra fillet Đội sx: Xếp Khuôn MS nguyên liệu: 01 Khách hàng Size Qui cách Số khuôn Kailis15 120-170 BL5.0 74 220-280 BL5.0 59 Isiodo2 170-220 BL5.0 171 220-UP BL5.0 239 170-220 BL5.0 46 220-UP BL5.0 63 Isiodo1 170-220 BL5.0 163 Tồn 220-UP BL5.0 13 U-150 BL2.75 1 Tổng số khuôn 829 Người giao: đội Xếp Khuôn Người nhận: đội Thành Phẩm Giải thích: Xếp khuôn là khâu đưa BTP vào khuôn để chuẩn bị cấp đông. Bảng 3.2. phiếu giao nhận thành phẩm của đội Xếp Khuôn thể hiện các số liệu về qui cách, size, khách hàng và số khuôn ứng với từng thành phần đó. Do một lô hàng có thể xuất cho nhiều khách hàng khác nhau nên số lượng khuôn còn phụ thuộc vào yếu tố khách hàng, kích cỡ và qui cách. Ví dụ như đối với khách hàng Kailis15 xí nghiệp xuất bán với hai size là 120-170 và 220-280, qui cách là BL5.0 và số khuôn tương ứng là 74 và 59 khuôn, tương tự giải thích cho các khách hàng còn lại. Số khuôn tồn hay còn gọi là số khuôn dư được thể hiện trong bảng là do trong ngày 27/03/2008 các số khuôn này không có khách hàng yêu cầu. Cuối bảng có chữ ký của người giao và người nhận nhằm xác định trách nhiệm của hai bên về những số liệu đã báo cáo. Bảng 3.3. PHIẾU GIAO NHẬN PHỤ PHẨM Ngày: 27/03/2008 Bên giao: … Đội I ………………………………………………….. Bên nhận: …Người thu mua phụ phẩm…..………………………… STT Tên hàng Số luợng (kg) Đơn giá vnd Giá trị vnd 1 Fillet - đầu 29.195 4.000 116.780.000 2 Fillet - nguyên con 73 5.000 365.000 3 Fillet 336,5 15.000 5.048.000 Tổng cộng 29.604 122.193.000 (Viết bằng chữ: Một trăm hai mươi hai triệu một trăm chín mươi ba ngàn đồng.) Bên giao Bên nhận Giải thích: Phụ phẩm là phần phụ không được sử dụng để tạo ra thành phẩm. Bảng 3.3 phiếu giao nhận phụ phẩm thể hiện số liệu được tổng hợp từ đội I. Phụ phẩm đầu là phần được bỏ ra sau quá trình ra cá; phụ phẩm nguyên con là phần dạt sau khi tiếp nhận chuẩn bị fillet nhưng kiểm tra lại không đạt yêu cầu (có thể do không đủ cỡ hoặc do quá trình vận chuyển cá bị trầy sướt…) phần dạt này xí nghiệp có thể trả lại người bán; phụ phẩm fillet là phần dạt bỏ sau khâu fillet mới phát hiện là không đạt tiêu chuẩn. Tổng số lượng thành phẩm bị dạt trong ngày 27/03/2008 là 29.604 kg trong đó: dạt đầu là 29.195 kg, dạt nguyên con là 73 kg và dạt fillet là 336,5 kg. Số thành phẩm dạt này được bán cho người thu mua hoặc trả lại cho người bán nguyên liệu. Tổng giá trị phụ phẩm thu được là 122.193.000 đồng, phần này được xác định bằng cách nhân số lượng với đơn giá. Cuối bảng sẽ có chữ ký xác nhận trách nhiệm của bên giao phụ phẩm là đội I và đội II và bên nhận phụ phẩm là người thu mua phụ phẩm. Các bảng báo cáo 3.1, 3.2, 3.3 sau khi được chuyển qua các đội trong quá trình sản xuất sẽ tập hợp lại và chuyển cho tổ Nghiệp Vụ thực hiện công việc tổng hợp thành bảng báo cáo chi tiết kết quả chế biến và sau đó lập bảng báo cáo tổng hợp kết quả chế biến cùng bảng báo cáo hiệu quả sản xuất trình BGĐ và các phòng ban khác có liên quan của công ty. Bảng 3.4. BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ CHẾ BIẾN Khách hàng: Lê Kim Hương Mã số lô: 005608787 BQ: 1,04 Mặt hàng chế biến NL nhập vào kg K.Hàng SIZE Qui cách Số khuôn Thành phẩm kg Tỷ lệ chế biến % Tra hồ 35.568 Kailis33 100-150 IQF 1.100 2,91 Kailis15 120-170 BL5.0 74 370 AMD241 170-220 IQF 570 Kailis15 220-280 BL5.0 59 295 S.De.Ma 120-220 IQF 1.060 S83 120-170 IQF 1.460 Isiodo2 170-220 BL5.0 171 855 220-UP BL5.0 239 1.195 170-220 BL5.0 46 230 220-UP BL5.0 63 315 Isiodo1 170-220 BL5.0 163 815 S7 120-170 IQF 1.440 Tồn 220-UP BL5.0 13 65 U-150 BL2.75 1 2,75 3-7 IQF 450 Gởi cấp đông F360 AMD241 170-220 IQF 2.000 Tổng 829 12.222,75 BTPra cá: 18.055 kg BGĐ TTNV TK BTPlạn da: 16.413 kg Giải thích: Bảng 3.4: bảng báo cáo kết quả chế biến, bảng báo cáo này là kết quả được tổng hợp từ bốn đội sau quá trình sản xuất và do tổ Nghiệp Vụ lập. Chỉ tiêu nguyên liệu nhập vào thể hiện trong ngày 27/03/2008 có nhập lô hàng của bà Lê Kim Hương với số lượng là 35.568 kg và trọng lượng bình quân (BQ) là 1,04 kg/nguyên liệu. Số lượng BTP từ đội I chuyển qua đội II là 18.055 kg. Chỉ tiêu khách hàng, size, qui cách, số lượng thành phẩm được lấy từ bảng 3.2 (phiếu giao nhận thành phẩm) và bảng 3.7 (bảng báo cáo thành phẩm). Các chỉ tiêu này thể hiện các yêu cầu của từng khách hàng khác nhau về loại cỡ, qui cách và số lượng thành phẩm tương ứng. Đội II sau khi tiếp nhận BTP từ đội I sẽ tiến hành các công đoạn do đội mình phụ trách sau đó sẽ chuyển qua khâu xếp khuôn. Số lượng thành phẩm đạt là 12.222,8 kg và số khuôn tương ứng là 829 khuôn. Chỉ tiêu tỷ lệ chế biến sẽ được trình bày và giải thích cụ thể trong bảng 3.5 (bảng báo cáo tổng hợp kết quả chế biến). Cuối bảng là chữ ký xác nhận của BGĐ, tổ truởng tổ Nghiệp Vụ (TTNV) và thủ kho (TK) về kết quả chế biến đạt được trong ngày 27/03/2008. Các chữ ký này có tác dụng như là bằng chứng để qui trách nhiệm thuộc về người nào, về tính hợp lệ và chính xác của những con số trong bảng báo cáo. Bảng 3.5. BẢNG BÁO CÁO TỔNG HỢP KẾT QUẢ CHẾ BIẾN Ngày: 27/03/2008 STT Mặt hàng chế biến Khách hàng NL nhập kho kg Tỷ lệ % Tỷ lệ chế biến % Ra cá Lạn da Sửa cá (0) (1) (2) (3) (4.1) (4.2) (4.3) (5) 1 Tra hồ fillet Lê Kim Hương 35.568 1,97 1,10 1,34 2,91 Hợp đồng: 56 Bình Quân: 1,04 kg/con PGĐ Người báo Trong đó: NL nhập kho = 35.568 kg Các số liệu này lấy từ tổ Nghiệp Vụ. BTP ra cá = 18.055 kg BTP lạn da = 16.413,5 kg Thành phẩm = 12.222,8 kg (4.1) Tỷ lệ ra cá = NL nhập kho / BTP ra cá = 1,97 % chỉ tiêu này thể hiện từ 1,97 kg nguyên liệu đạt thì được 1 kg cá thành phẩm (phụ phẩm thu hồi là 0,97 kg). (4.2) Tỷ lệ lạn da = BTP ra cá / BTP lạn da = 1,1 % chỉ tiêu này thể hiện từ 1,1 kg BTP sau khi sửa thì được 1 kg cá fillet (phụ phẩm thu hồi là 0,1 kg) (4.3) Tỷ lệ sửa cá = BTP đem sửa / S thành phẩm = 1,34 % chỉ tiêu này thể hiện cứ 1,34 kg BTP sau khi sửa thì được 1 kg cá thành phẩm (phụ phẩm thu hồi là 0,34 kg). (5) Tỷ lệ chế biến = (4.1) * (4.2) * (4.3) Sở dĩ (4.1), (4.2) và (4.3) được xác định bởi các công thức như trên là do qui trình để tạo ra một kg thành phẩm là phải trải qua các khâu như sau: Đội I sau khi tiếp nhận nguyên liệu (trừ các nguyên liệu không đạt chất lượng) sẽ tiến hành cắt tiết, bỏ phần đầu xương và da, lúc này phần cá còn lại chỉ là hai miếng fillet. Tiếp theo, đội 2 sẽ tiến hành sửa cá nhằm định hình lại hai miếng fillet thành thành phẩm đúng theo yêu cầu từng khách hàng. Tóm lại là quá trình sản xuất cần trải qua bốn công đoạn chính: tiếp nhận nguyên liệu -> ra cá -> lạn da -> sửa cá. Tỷ lệ chế biến là tỷ lệ được xác định nhằm phản ánh định mức số lượng nguyên liệu để tạo ra 1 kg thành phẩm nên nó bao hàm cả ba tỷ lệ ra cá, lạn da và sửa cá. Bảng 3.6. BẢNG BÁO CÁO HIỆU QUẢ SẢN XUẤT Ngày: 27/03/2008 Nguyên liệu Số lượng NL kg Giá trị nguyên liệu vnd Số luợng thành phẩm kg Giá trị thành phẩm usd Phụ phẩm (vnd) Gia công vnd Tỷ lệ chế biến % Tỷ giá vnd/usd Đầu (1) Nguyên con (2) Fillet (3) (0) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Cá tra fillet 35.568 515.736.000 12.222,8 36.100,31 116.780.000 365.000 5.048.000 90.448.720 2,91 13.406,86 Tổng cộng 122.193.000 Bảng giá áp dụng trong ngày 27/03/2008 Tên nguyên liệu Đơn giá (9) Price 1 (10) Price 2 (11) Đơn giá gia công (12) Cá tra fillet 14.500 3,14 3,03 7.400 Trong đó: (1) Số lượng nguyên liệu nhập vào là phần nguyên liệu được thu mua. Ban thu mua có trách nhiệm tiến hành kiểm tra chất lượng cá thuộc loại nào có phù hợp xuất bán không, sau đó sẽ quyết định ký hợp đồng. Trong ngày 27/03/2008 có lô hàng cá tra - basa của bà Hương được thu mua với số lượng là 35.568 kg. (2) Giá trị nguyên liệu = (1) * (9). (3) Số lượng thành phẩm được lấy từ bảng 3.4. Thành phẩm là phần nguyên liệu sau khi qua quá trình ra cá, lạn da, fillet và sửa cá để có. (4) Giá trị thành phẩm = (3) * giá xuất * phí lưu thông (95%). (5) Tổng giá trị phụ phẩm được lấy từ bảng 3.3. (5.1), (5.2), (5.3) Là giá trị phụ phẩm đầu, nguyên con và fillet. (6) Gia công = (4) * (12) là phần giá trị được xác định bằng cách sử dụng nhân công và một số chi phí khác trong quá trình sản xuất để tạo ra 12.222,8 kg thành phẩm. (7) Tỷ lệ chế biến được lấy từ bảng 3.5. có nghĩa là phải cần bao nhiêu đơn vị nguyên liệu để tạo được một đơn vị thành phẩm, phần còn dư là phần phụ phẩm được thu hồi. (8) Tỷ giá sản xuất = chi phí sản xuất / giá trị thành phẩm. Tỷ giá sản xuất thể hiện để có một đơn vị thành phẩm thì phải tốn bao nhiêu chi phí tuy nhiên chi phí sản xuất ở đây chỉ bao gồm chi phí nguyên liệu và gia công không bao gồm chi phí sản xuất chung và các chi phí khác. Tỷ giá sản xuất là một trong những cơ sở để đánh giá hiệu quả sản xuất của F7. (9) Giá nhập nguyên liệu là giá được thỏa thuận trong hợp đồng giữa người bán với công ty, cụ thể là giữa bà Hương và ban thu mua. (12) Phí gia công là phần phí bao gồm tiền lương công nhân và các chi phí khác trong sản xuất, thường có đơn giá là 7.400 đồng/kg sản phẩm. (10) và (11) là giá xuất, chỉ tiêu này được xác định bằng cách lấy bình quân gia quyền giá tương ứng với từng size và loại cá trong hợp đồng xuất bán. Sau đây là bảng 3.7 (bảng báo cáo thành phẩm chế biến trong ngày 27/03/2008) có thể hiện price1 và price2. Bảng 3.7. BẢNG BÁO CÁO THÀNH PHẨM Ngày: 27/03/2008 Khách hàng: Lê Kim Hương Thành phẩm (0) Size (1) GRAD1 kg (2) GRAD2 kg (3) Price1 usd (4) Price2 usd (5) T.tiền 1 usd (6) T.tiền 2 usd (7) Cá tra fillet 100-150 1.100 3,3 3.630 120-170 370 200 2,78 2,7 1.029 540 170-220 2.570 815 2,8 2,7 7.196 2.200 220-280 295 2,78 820 220-UP 65 2,7 176 120-200 1.060