Đề tài Hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh

uyên đề có sử dụng phương pháp điều tra trắc nghiệm nhằm tìm hiểu về các chỉ tiêu mà công ty sử dụng đề đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, phương thức mua hàng chủ yếu của công ty… Hai phương pháp trên được thực hiện bằng cách soạn thảo bảng câu hỏi để phỏng vấn 5 cán bộ công nhân viên trong công ty. Qua đó tổng hợp thông tin và có thể đánh giá được chỉ tiêu mà công ty cho là quan trọng. [Type text] Page 13 2.2 Đánh giá tổng quát công ty và nhân tố ảnh hƣởng tới hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Công Ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh 2.2.1 Tổng quan công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh a) Quá trình hình thành và phát triển công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh được thành lập vào năm 2007 là một doanh nghiệp chuyên cung cấp cung cấp các sản phẩm nhựa nguyên liệu và giấy, bao bì với nhiều chủng loại đa dạng và phong phú. Nhờ sự tích cực chủ động tìm kiếm nguồn hàng từ nhiều quốc gia khác nhau công ty hiện đang cung cấp cho thị trường nội địa nhiều loại sản phẩm như hạt nhựa nguyên sinh PP, PE…loại bao bì sản phẩm, và giấy nguyên liệu, giấy thành phẩm…. Qua bốn năm hoạt động với đội ngũ nhân sự là 15 người công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh đã tạo lập được mối quan hệ tạo được sự tin tưởng trong khách hàng và đối tác, ngày càng nâng cao uy tín và vị thế doanh nghiệp trên thị trường nhựa nguyên liệu Việt Nam. Và đặc biệt công ty đang có quan hệ làm ăn với một các công ty lớn có tiềm năng phát triển mạnh. b) Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh trong 3 năm gần đây (Đơn vị: vnd) TT Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 09/08 10/09 1 Tổng doanh số 25.888.962.341 27.879.966.562 30.000.000.000 107.7 107.6 2 Tổng vốn kinh doanh 22.005.617.990 23.697.971.580 25.500.000.000 107.2 107.6 3 Vốn chủ sở hữu 4.500.000.000 4.546.000.000 4.682.380.000 101 103 4 Lợi nhuận trước thuế 124.000.000 136.000.000 200.000.000 110 146.6 5 Lợi nhuận sau 93.000.000 102.300.000 150.000.000 110 146.6 [Type text] Page 14 thuế Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh từ năm 2008 – 2010 Nhìn vào bảng thống kê kết quả kinh doanh của công ty ta thấy tình hình phát triển của công ty trong ba năm qua là khá tốt. So sánh các chỉ tiêu giữa năm trước và năm sau đều tăng. Năm 2008 là năm khủng hoảng kinh tế thế giới nhưng công ty vẫ có lợi nhuận sang năm 2009 và 2010 kinh tế thế giới có dấu hiệu phục hồi tạo động lực thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty có những dấu hiệu tích cực như lợi nhuận tăng mạnh trong năm 2010 và các chỉ tiêu về vốn cũng tăng đáng kể. 2.2.2 Những nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động mua hàng của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh. a) Nhân tố bên trong Chiến lược của công ty: Chiến lược dài hạn của công ty là đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, để thực hiện một chiến lược kinh doanh hợp lý thì cần làm tốt công tác quản trị mua việc mua tốt tạo điều kiện cho thực hiện bán tốt nhất. Sản phẩm Stt Mặt hàng kinh doanh ĐVT(kg/đ) giá 1 Hạt nhựa HDPE 5502 27000 2 Hạt nhựa HDPE 9810 27000 3 Hạt nhựa HDPE 60180 26.800 4 Hạt nhựa ABS T50 26.700 5 Hạt nhựa HDPE TR144 33.500 7 Hạt nhựa TDI 33.500 8 Hạt nhựa PPG 32.500 9 Hạt nhựa POP 32.500 1 Bao bì nhập khẩu 1 Bột giấy nguyên liệu USD/tấn 2.2 Bảng danh mục mặt hàng kinh doanh Mặt hàng công ty kinh doanh chủ yếu là sản phẩm nhập khẩu nước ngoài là nguyên liệu đầu vào cho các doanh nghiệp sản xuất trong nước. Do phục vụ khách hàng tổ [Type text] Page 15 chức nên công ty đặc biệt chú ý tới giá mua hàng sao cho cạnh tranh nhất và chất lượng phù hợp với yêu cấu khách hàng Kết quả tiêu thụ tại doanh nghiệp Kết quả tiêu thụ ảnh hưởng trực tiếp tới công tác quản trị mua hàng của công ty. Trong 3 năm trở lại đây việc tiêu thụ của công ty là khá tốt và ổn định nên doanh số hàng năm tăng đều đặn. Việc tiêu thụ hàng hóa tốt tạo cơ sở vững chắc cho công ty mở rộng vốn và tái đầu tư vào mặt hàng kinh doanh. Kết quả tiêu thụ thể hiện thông qua doanh số bán hàng tại bảng 2.1. Một số yếu tố nguồn lực doanh nghiệp Vốn: Công ty có một khoản vốn điều lệ là 4.500.000.000 và lượng vốn này tăng hàng năm theo doanh số và lợi nhuận của công. Đó là một bằng chứng chứng minh cho sự phát triển quy mô công ty. Vốn điều lệ của công ty là cơ sở tạo ra nguồn vốn kinh doanh. Cơ cấu tổ chức búy ok 2.3 Sơ đồ tổ chức công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Mô hình tổ chức và mối liên hệ các phòng ban ảnh hưởng rất lớn tới quá trình sản xuất và tiêu thụ của công ty. Nếu phòng ban liên kết chặt chẽ hoạt động kinh doanh hiệu quả sẽ bớt đi thời gian chờ đợi công tác lập kế hoạch mua hàng của giám đốc. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU [Type text] Page 16 Nhìn vào sơ đồ của công ty ta thấy cơ cấu tổ chức còn đơn giản không có phòng ban mua hàng riêng mặc dù công tác thu mua là đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp thương mại do đó nó ảnh hưởng tới tính chuyên môn hóa và hiệu quả mua hàng của công ty.Cơ sở vật chất tại công ty còn giản đơn chỉ có trụ sở làm việc và các máy tính nối mạng, máy fax, không có phương tiện vận tải không có thiết bị máy móc đặc biệt nào khác phục vụ việc mua hàng. Nhân viên mua hàng và người quản trị mua: Stt Chức vụ Trình độ và chuyên ngành học Số lƣợng 1 Giám đốc Trên đại học, quản trị kinh doanh 1 2 Phó giám đốc kinh doanh Đại chọc quản trị kinh doanh 1 3 Phó giám đốc tài chính Đại học, kế toán 1 4 Kế toán, hành chính Đại học, kế toán 3 5 Nhân viên kinh doanh Đại học, hóa chất vàmarketing 3 6 Xuất nhập khẩu và làm thêm nhiệm vụ mua hàng Đại học, quản trị doanh nghiệp 2 7 Nhân viên giao nhận Trung cấp, kinh tế 4 Bảng 2.4 Cơ cấu nhân sự tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Nhìn vào bảng ta thấy việc tổ chức nhân sự tại công ty và trình độ của cán bộ công nhân viên trong công ty số người có trình độ đại học và trên đại học chiếm tỷ lệ 73%. Tuy nhiên cán bộ và nhân viên sử dụng trong công tác mua hàng chỉ có 2 nhân viên tai bộ xuất nhập khẩu,4 nhân viên giao nhận làm việc tại cảng và giám đốc công ty phối hợp cùng hoạt động. Và không ai được đào tạo sâu về nghiệp vụ mua hàng hay có kiến thức về logistics do đó hiệu quả mua hàng chưa cao. b) Nhân tố bên ngoài ảnh hưởng tới hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Nhà cung cấp: Đối với doanh nghiệp thương mại nhà cung cấp có ảnh hưởng lớn tới công tác mua hàng, sức mạnh cạnh tranh trên thị trường càng mạnh nếu công ty có được nhà cung cấp uy tín, phần nào giành được vị thế cạnh tranh trên thương trường. Một nhà cung cấp tốt luôn thực hiện hợp đồng đúng và có thể đáp úng nhu cầu bất thường của doanh nghiệp. Trong thời gian hoạt động công ty đã có được một số lượng nhà cung cấp đáng tin cậy góp phần nâng cao hiệu quả doanh nghiệp hoạt động. Nhưng đôi khi nhân viên mua hàng của công ty chưa thực sự khéo léo nên công ty phải nhượng bộ làm mất [Type text] Page 17 một số quyền lợi. Đây cũng chính là nguyên nhân làm công tác mua hàng của công ty chưa đem lại hiệu quả cao trong hoạt động. Nhu cầu tiêu thụ của khách hàng Stt Ngành hàng Tốc độ phát triển trung bình Nguyên liệu cần nhập khẩu 1 Sản xuất nhựa 15% - 20% Gần 90% 2 Sản xuất giấy 15% -16% 50% Bảng 2.5 Nhu cầu khách hàng Công ty đang kinh doanh trong lĩnh vực giấy nhựa nguyên liệu nhập khẩu nhìn vào bảng ta thấy sự phát triển của ngành sản xuất nhựa, giấy với tốc độ phát triển khá nhanh và nguyên liệu sản xuất chủ yếu là nhập khẩu nên nhu cầu trong ngành hàng kinh doanh của công ty là rất lớn. Khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh nghiệp tổ chức mua nguyên liệu phục vụ sản xuất, nguyên liệu ảnh hưởng trục tiếp tới chất lượng sản phẩm đầu ra nên các doanh nghiệp yêu cấu nguyên liệu mua vào phải có giá cạnh tranh và chất lượng phù hợp. Do đó để tiếp cận được loại khách hàng này thì công ty chủ yếu nhắm vào lợi ích mà công ty có thể mang lại cho khách hàng. Đối thủ cạnh tranh Nền kinh tế ngày càng phát triển sức ép cạnh tranh ngày càng gia tăng trong ngành kinh doanh nguyên liệu nhựa thị trường Việt Nam cũng ngày càng lớn mạnh. Công ty Ngân Hạnh trong quá trình hoạt động cũng phải đối mặt rất nhiều đối thủ cạnh tranh như là: công ty TNHH sản xuất và thương mại Mạnh Linh, tập đoàn Hòa Bình, công ty cổ phần Đầu Tư Phú Khang……Bên cạnh một số công ty trong nước thì cũng có không ít công ty sản xuất hạt nhựa nguyên sinh, công ty sản xuất giấy bột nước ngoài là đối thủ cạnh tranh lớn trên thị trường và giá cả rất cạnh tranh khi họ bán trực tiếp cho các doanh nghiệp sản xuất trong nước ta. Môi trường kinh tế, pháp luật Tình hình kinh tế chính sách của nhà nước như chính sách tiền tệ chính sách tỷ giá hối đoái có ảnh hưởng lớn tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và công ty cổ phần nhựa bao bì Ngân Hạnh nói riêng đặc biệt là công tác mua hàng. Đặc biệt đối với công ty chuyên nhập khẩu hàng hóa như Ngân Hạnh thì chính sách thuế, hoạt động của hải quan, tỷ giá hối đoái ảnh hưởng mạnh tới hoạt động của doanh nghiệp. sự biến động của tỷ giá hối đoái ảnh hưởng mạnh tới việc thanh toán hàng hóa của công ty. Nếu có khả năng dự đoán được tỷ giá tốt thì đó là một lợi thế cho công ty, [Type text] Page 18 có khả năng giảm chi phí cho hàng hóa mua vào, tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. 2.3 Thực trạng quản trị mua hàng 2.3.1 Thực trạng quá trình quản trị mua hàng 2.3.1.1 Phân tích đánh giá công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh a) Xác định nhu cầu và số lượng lô hàng Thông thường khi xác định nhu cầu sẽ có các cán bộ nhân viên tại bộ phận sau tham gia Trưởng phòng kinh doanh: Tập hợp đơn hàng và thông kê số lượng hàng cần mua theo đơn Kế toàn trưởng : Xem xét tình hình tài chính của công ty hiện tại khả năng đáp được bao nhiêu phần trăm giá trị đơn hàng nếu không đủ công ty sẽ có giải pháp khắc phục Thông qua báo cáo của kế toán và trưởng phòng kinh doanh giám đốc công ty sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng hàng hóa nên mua là bao nhiêu. Công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty phải phụ thuộc vào đơn hàng của khách hàng . Việc thông báo nhu cầu thị trường còn nhiều hạn chế đồng thời trong công ty cũng chưa có hoạt động điều tra nhu cầu thị trường nên chưa nắm bắt được sự biến động của nhu cầu thị trường. Công ty không có điều tra về mức độ hài lòng của khách hàng khi sử dụng sản phẩm của công ty cung cấp nên công ty không nắm được những phàn nàn của khách hàng, từ đó không thể đưa ra sự điều chỉnh phù hợp để gửi tới nhà cung cấp được và làm giảm tính chính xác về chất lượng số lượng hàng hóa cho việc lên kế hoạch mua. Do vậy công ty cần hoàn thiện hoạt động mua hàng. b) Thực trạng nhà cung cấp của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh stt Nguồn hàng Giá trị hàng hóa mua vào Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 1 Sanghai reseach institute of synthetic 4.500.000.000 3.467.890.000 4.890.700.856 [Type text] Page 19 2 honam petrochemical Corp(korea) 3.456.900.000 1.430.876.800 3 jampoo union Corp(Taiwan) 2.900.858.000 3.589.000.000 4 PUMAX CHEMICALS (P) LTD ,International Coatings - Japan Epoxy Resins Company Limited,Shunde Syntech Synthetic Resin Company Limited, 6.890.789.000 4.590.000.000 5 Plastics company - in Springs, Gauteng, South Africa 2.678.321.000 4.200.000.000 6 Vinaco (pty) ltd. 2.890.000.000 7 Nan Ya Plastics Corporation(taiwan 6.890.789.000 3.158.576.000 8 National Plastic Company Ltd( 425 852 south korea 8.432.900.000 3.434.576.000 2.800.659.000 9 RD PLASTICS COMPANY, INC.(United States) 2.768.000 Bảng 2.6 Danh sách nhà cung ứng của công ty Nguồn hàng hiện tại của công ty không mang tính truyền thống, công ty thường xuyên thay đổi nhà cung cấp vì công ty phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng nên đôi khi những nhà cung cấp cũ không thể đáp ứng yêu cầu. - Về khả năng cung ứng: Nhà cung ứng hiện tại chưa đáp ứng được hoàn toàn nhu cầu của công ty về sự phong phú của chủng loại hàng hóa công ty muốn nhập, nhưng về lô hàng và thời gian nhập hàng thì luôn đáp ứng tốt. - Chất lượng cung ứng: Hàng hóa bị trả về rất ít, tối ưu hóa về mặt sử dụng. Các nhà cung ứng này có trách nhiệm rất cao về chất lượng hàng hóa. Mua các mặt hàng họ có chứng nhận Iso cho chất lượng sản phẩm. - Thời gian thực hiện đơn hàng: Các nhà cung ứng luôn đảm bảo tiến độ giao hàng như trong hợp đồng. Điều này làm công ty có thể thục hiện đơn hàng đúng thời hạn giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín chất lượng cho doanh nghiệp [Type text] Page 20 stt Nguồn hàng Ngày kí hợp đồng Hạn cuối giao hàng Ngày nhận đƣợc hàng Hàng hóa trả lại 1 Sanghai reseach institute of synthetic 21/3/2010 15/4/2010 10/4/2010 0% 2 honam petrochemical Corp(korea) 25/4/2009 10/5/2009 7/5/2009 0% 3 jampoo union Corp(Taiwan) 23/4/2010 3/5/2010 1/5/2010 0% 4 PUMAX CHEMICALS (P) LTD ,International Coatings - Japan Epoxy Resins Company Limited,Shunde Syntech Synthetic Resin Company Limited, 28/6/2010 12/7/2010 8/7/2010 0% 5 Plastics company - in Springs, Gauteng, South Africa 25/10/2010 25/11/201 0 20/11/2010 0% 6 Vinaco (pty) ltd. 15/11/2010 5/12/2010 1/12/2010 0.2% 7 Nan Ya Plastics Corporation(taiwan 9/7/2009 9/8/2009 3/8/2009 0.1% 8 National Plastic Company Ltd( 425 852 south korea 25/6/2010 25/7/2010 20/7/2010 0% 9 RD PLASTICS COMPANY, INC.(United States) 15/8/2010 15/9/2010 15/9/2010 0% 2.7 Bảng thống kê thời gian thực hiện đơn hàng và chất lƣợng hàng cung ứng - Năng lực tài chính của nhà cung cấp: Những nhà cung cấp hiện tại của công ty đều có năng lực tài chính mạnh nên có thể đảm bảo cung cấp cho công ty với lượng hàng lớn và lâu dài. Tuy nhiên công ty chưa tìm được nhà cung ứng thực sự có quy mô lớn chủng loại hàng hóa nên công ty vẫn đang làm viêc với nhiều nhà cung ứng mới. Có thể sự thay đổi nhiều nhà cung ứng của công ty cũng mang lại một số bất lợi như cho công ty như chưa tìm được một bạn hàng mà thực sự hai bên hỗ trợ nhau cùng phát triển và đôi khi [Type text] Page 21 công ty cũng phải chấp nhận mạo hiểm khi làm việc vời nhà cung ứng mới và tốn kém thêm chi phí khi làm việc như chi phí cho công tác tìm kiếm lựa chọn, chi phí cho hoạt động đàm phán giá cả chi phí đi lại c) Thực trạng quá trình lựa chọn nhà cung cấp tại công ty cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Quá trình lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện giống trong lí thuyết Nguồn thông tin công ty dùng cho việc tìm kiếm nhà cung cấp và tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp được thể hiện qua bảng sau stt Nguồn thông tin % chọn Tiêu chuẩn lựa chọn % chọn ngƣời lựa chọn (%) 1 Hồ sơ nhà cung cấp đang lưu trú tại công ty 40% Sức mạnh marketing 60% 2 Qua thư chào hàng catalog quảng cáo 60% Năng lực tài chính 80% 3 Quảng cáo trên phương tiện thông tin đại chúng 20% Năng lực logistics 100% 4 Cán bộ mua hàng tự khai thác tìm kiếm 100% Dịch vụ bổ sung 40% 5 Thông tin mối quan hệ với nhà cung cấp đang hợp tác tại công ty 60% Khả năng cung ứng 100% 2.8 Bảng loại thông tin và tiêu chuẩn công ty sử dụng lựa chọn đánh giá nhà cung cấp Kết quả điều tra bảng trên cho thấy công ty sử dụng nguồn thông tin để tìm kiếm nhà cung ứng tương đối phong phú. Tuy nhiên nhìn vào bảng ta thấy cán bộ công nhân viên mua hàng luôn tự khai thác và tìm kiếm nhà cung ứng phù hợp với công ty. Nên công ty hiện tại cũng đang làm việc với một số nhà cung ứng mới. Nhìn vào bảng ta thấy công ty cũng đã xây dựng cho mình một số các tiêu chuẩn để phục cho việc đánh giá nhà cung cấp. Trong số các tiêu chuẩn đó thì tiêu chuẩn khả năng cung ứng,năng lực logistics được công ty đánh giá cao nhất và tiêu chuẩn được [Type text] Page 22 công ty coi trọng nữa là năng lực tài chính của nhà cung cấp. Nếu ở cùng mức giá mà nhà cung ứng nào có thể thỏa mãn được nhiều tiêu chuẩn hơn thì công ty sẽ lựa chọn nhà cung ứng đó. d) Thực trạng đàm phán và thương lượng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Thông thường công ty tiến hành đàm phán với ba phương thức: đàm phán trực tiếp, đàm phán qua điện thoại, đàm phán qua thư. - Gặp mặt trực tiếp đàm phán: Cán bộ công ty và nhà cung cấp sẽ gặp mặt trực tiếp nhau để đàm phán về lô hàng mà công ty mình muốn mua. Nhà cung cấp của công ty chủ yếu là từ nước ngoài nên việc gặp gỡ đối tác trực tiếp là rất tốn kém chỉ sử dụng khi quy mô lô hàng lớn và có giá trị cao nên đòi hỏi không có sự sai sót nào nếu không thì sẽ tốn kém cho cả hai bên. - Đàm phán và thương lượng qua điện thoại: Công ty chỉ sử dụng phương thức này khi phải giao hàng trong thời gian ngắn nhất và việc sử dụng phương thức này công ty chỉ dùng đối với nhà cung ứng đã quan hệ lâu dài với công ty hai bên tin tưởng lẫn nhau. - Hình thức đàm phán qua thư: Đây là hình thức được sử dụng nhiều nhất tại công ty và bởi nhà cung cấp của công ty chủ yếu đến từ thị nước ngoài nên việc dùng thư điện tử đảm bảo tiết kiệm thời gian, chi phí và tính bảo mật cao. Loại thư như thư chào hàng thư báo giá… e) Thời điểm mua tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Đối với công ty Cổ phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh thì thời điểm mua của công ty thường phụ thuộc lớn vào thời điểm mua của khách hàng và thường thì chỉ khi nhận được hàng công ty mới bắt đầu tiến hành mua hàng công ty cũng không có hoạt động mua hàng dự trữ. Nên công ty chủ yếu tiến hành mua ngay nên đôi khi giá cả hang hóa biến động rất lớn làm giảm khả năng cạnh tranh về giá của công ty. Nhưng công ty cũng không có được sự điều tiết về thời điểm mua do công ty không có kho chứa hàng hóa và hàng hóa thường mua với số lượng lớn được tính với giá vài tỷ trong mỗi đơn hàng nên nếu dự trữ lượng vốn của công ty sẽ bị đọng lại và không có vốn thực hiện mua cho mặt khác,chi phí tài chính cũng tăng theo. 2.3.1.2 Thực trạng triển khai kế hoạch mua Công tác giao nhận [Type text] Page 23 Sau khi đặt hàng kí kết hợp đồng nhà cung cấp công ty tiến hành nhập hàng và đưa hàng đi giao cho khách hàng. Trong quá trình này công ty phải thực hiện hai giai đoạn thứ nhất là giai đoạn giao nhận thứ hai là giai đoạn vận chuyển. Công tác giao nhận chủ yếu qua hai cảng chính cảng Hải Phòng, cảng Thành Phố Hồ Chí Minh. Tại hai cảng này công ty phải thực hiện một số thủ tục hải quan nhất định đối với hàng hóa nhập khẩu chuyển qua cửa khẩu. Công tác giao nhận đối với hàng hóa mà công ty kinh doanh công tác giao nhận hàng hóa và kiểm tra chất lượng cũng rất phức tạp. Nhà cung cấp phải báo trước chi tiết thời gian giao hàng, công ty phải thuê phương tiện vận chuyển hàng hóa để giao trực tiếp cho khách hàng. Phần lớn hàng hóa của công ty sau khi giao nhận đều chuyển trực tiếp cho khách hàng, vì không có hệ thống kho chứa hàng. Cả hai bên có trách nhiệm làm thủ tục hải quan và giao nhận hàng qua cửa khẩu nhà cung cấp phải có đơn đề nghị chuyển hàng qua cửa khẩu, biên bản bàn giao hàng chuyển qua cửa khẩu. Công ty cử cán bộ mua hàng kiểm tra số lượng chất lượng hàng hóa thực nhập trên cơ sở đặt hàng và chứng từ nhập kho, sau đó dựa vào giấy chứng nhận chất lượng để tiếp nhận hàng mua về. Công tác vận chuyển: Sau khi cán bộ mua hàng kiểm tra đủ số lượng hàng mua công ty tiến hành thuê phương tiện vận chuyển hàng hóa để giao cho khách hàng và thời điểm giao hàng cho khách được thỏa thuận trước. Chi phí vận chuyển do nhà cung cấp chụi tới cảng sau khi nhập hàng từ cảng công ty phải trả tiền vận chuyển từ cảng đi tới kho của khách hàng và phải chụi trách nhiệm về hàng hóa sau khi bốc hàng lên phương tiện vận chuyển của công ty thuê. Sau khi hoàn thành khâu giao nhận cán bộ công ty cử đi tiến hành thanh toán cho phía nhà cung ứng theo hợp đồng kí kết sau khi nhận đầy đủ giấy tờ chứng nhận xuất xứ lô hàng, cam kết bảo hành, hợp đồng bảo hiểm cho lô hàng…. Quá trình mua hàng của công ty mất rất nhiều thời gian do nhân viên mua hàng phải tiếp nhận đầy đủ số lượng chất lượng hàng hóa được giao nên. Để nhanh chóng cho lần mua sau công ty nên hoàn thiện quy trình nhập hàng để làm tốt hơn nữa công tác giao nhận 2.3.1.3 Đánh giá và kiểm soát hoạt động mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Kết quả mua hàng được đánh giá dựa trên chất lượng hàng hóa mua chi phí hợp lý mà công ty đưa ra. Nếu chất lượng hàng mua hợp phù hợp với tiêu chuẩn công ty đưa ra như số lượng hàng hóa thới gian chi phí thực hiện theo đúng giấy tờ hợp đồng đã ký [Type text] Page 24 thì mua hàng được đánh giá là tốt, duy trì cho lần mua sau. Nếu không đạt công ty cần có điều chỉnh lần mua sau tốt hơn. Tuy nhiên công ty chưa xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hoạt động mua hàng có hiệu quả. Mới chỉ có chỉ tiêu đo lường về chất lượng hàng hóa do khách hàng yêu cầu chỉ tiêu chi phí chưa rõ ràng như vậy làm cho việc đánh giá gặp khó khăn khăn quá trình kiểm soát chất lượng sẽ phức tạp và hiệu quả không cao. Đặc biệt ảnh hưởng chất lượng lần mua sau. Trong thời gian tới công ty phải hoàn thiện công tác đánh giá và kiểm soát mua hàng. 2.3.2 Một số chỉ tiêu đánh giá quản trị mua hàng 2.3.2.1 Chỉ tiêu đáp ứng yêu cầu dự trữ và bán hàng Thông qua chỉ tiêu này công ty có thể xác định được mức độ đáp ứng yêu cầu mua hàng bán ra và mua hàng dành cho dự trữ: Tỷ lệ đầy đủ của lô hàng nhập: Mỗi lô hàng công ty nhấp về đều đủ về số lượng, cơ cấu chủng loại đảm bảo chất lượng được nêu rõ trong hợp đồng mua hàng được ký kết công ty và nhà cung cấp. Điều này giúp công ty đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng. Thời gian nhập hàng: Hiện tại công ty đang có nhiều nhà cung cấp mới và một số nhà cung cấp cũ. Chính vì vậy mà đối với mỗi đối tượng nhà cung cấp công ty nên có cách thức làm viêc khác nhau. Đối với nhà cung ứng mới mặc dù đã trải qua lựa chọn công phu nhưng công ty cũng chưa hiểu được cách thức làm việc của đối phương nên cần có ràng buộc chi tiết trong hợp đồng tránh trường hợp hàng hóa đến không đúng thời gian làm suy giảm uy tín của công ty với khách hàng. Công ty hiện tại cũng đang thực hiện tốt mục tiêu đảm bảo về số lượng hàng hóa chất lượng hàng hóa, bước đầu xây dựng thành công uy tín đối với khách hàng. 2.3.2.1 Chỉ tiêu chi phí Chi phí giao dịch: Công ty tiến hành mua hàng chủ yếu từ nhà cung cấp nước ngoài từ nhiều quốc gia khác nhau nên công ty không thường xuyên gặp mặt đối tác trực tiếp, nên công ty có thể tiết kiệm được chi phí giao dịch. Chi phí dự trữ: Công ty không có kho chứa hàng nên không tốn kém chi phí dự trữ hàng hóa. Đồng thời công ty cũng không thuê kho bên ngoài phần lớn hàng hóa sau khi giao nhận được chuyển ngay tới khách hàng của công ty. [Type text] Page 25 Chi phí mua hàng: Do công ty không có hệ thống kho chứa hàng nên việc mua hàng phụ thuôc rất nhiều vào đơn đặt hàng từ phía khách hàng do đó hàng hóa thường mua với số lượng nhỏ lẻ nên tốn kém chi phí trong giao dịch và mua số lượng nhỏ không được chính sách chiết khấu của nhà cung ứng. Đồng thời trình độ chuyên môn của nhân viên mua hàng chưa cao nên đôi khi công ty phải nhượng bộ trong đàm phán thương mại. Chi phí vận chuyển: Công ty không có phương tiện vận chuyển nên việc vận chuyển hàng hóa chủ yếu là thuê ngoài nên việc vận chuyển cũng tốn kém và không chủ động trong quá trình giao hàng. Chính vì vậy hoạt động mua hàng của công ty cũng chưa đảm bảo mục tiêu chi phí, ảnh hưởng tới hiệu quả kinhh doanh. Mặc dù kết quả kinh doanh của công ty cũng đang rất khả quan nhưng trong thời gian tới công ty cần có biện pháp tiếp tục nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh. CHƢƠNG 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BAO BÌ NGÂN HẠNH 3.1 Kết luận và phát hiện qua nghiênvề hoạt động mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh 3.1.1 Thành công và nguyên nhân của thành công a) Thành công Trong quá trình hoạt động từ năm 2007 -2010 công ty có được những mối quan hệ làm ăn lâu dài với một số công ty: công ty sản xuất nhựa Tân Phú, công ty Cổ Phần sản xuất Nhựa Duy Tân, công ty Cổ Phần Tập Đoàn Nhựa Đông Á, công ty TNHH sản xuất và thương mại Nhựa Thông Hưng, công ty Xi Măng Hoàng Thạch…..và cũng [Type text] Page 26 đang ngày càng phát triển thêm mối quan hệ mới trong quá trình hoạt động và ngày càng khăng định được uy tín của doanh nghiệp trên thương trường Đối với công tác mua hàng của công ty có những ưu điểm sau: Đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng cả về số lượng cơ cấu chủng loại và chất lượng theo thông tin thu được thì khả năng đáp ứng là trên 90% Công ty có nhiều nhà cung ứng mới do đó có thể được hưởng nhiều chính sách ưu đãi từ phía nhà cung ứng và tăng thêm cơ hội lựa chọn nên có thể tìm được nhà cung ứng thực sự phù hợp với