Đề tài Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh công ty Thực phẩm và Đầu tư công nghệ

àng bị trả lại được kết chuyển sang bên Nợ TK 511 hoặc TK 512 để giảm doanh thu bán hàng đã ghi theo hoá đơn ở bên có của TK này Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng (hoặc TK 512) Có TK 531 - Hàng bán bị trả lại Có TK 532 - Giảm giá hàng bán Có TK 521 – Chiết khấu thương mại Trường hợp bán hàng đại lý Doanh nghiệp được hưởng hoa hồng và không kê khai tính thuế GTGT. Doanh thu bán hàng là số tiền hàng hoá được hưởng khi nhận hàng của đơn vị giao đại lý, kế toán ghi vào bên Nợ TK 003. Hàng hoá vật tư nhận bán hộ, ký gửi khi bán hàng thu được tiền hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán kế toán ghi: Nợ TK 111,112,131 Có TK 511- Doanh thu bán hàng(số tiền hoa hồng) Có TK 331- Phải trả cho người bán (số tiền bán hàng trừ hoa hồng). Đồng thời ghi có TK 003 hàng hoá vật tư nhận bán hộ , ký gửi . Bán hàng trả góp, kế toán ghi doanh số bán hàng thông thường ở TK 511 số tiền khách hàng phải trả cao hơn doanh số bán thông thường, khoản chênh lệch được ghi vào thu nhập hoạt động tài chính: Nợ TK 111, 112 (số tiền thu ngay) Nợ TK 131 (số tiền phải thu ) Có TK511 ( giá bán thông thường theo giá chưa có VAT) Có TK 3331 Thuế GTGT tính trên giá thông thường Có TK 3387 Phần chênh lệch cao hơn giá thông thường Bán hàng theo phương pháp đổi hàng, khi Doanh nghiệp xuất hàng trao đổi với khách hàng kế toán phải ghi doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra. Khi nhận hàng của khách hàng kế toán ghi hàng nhập kho và tính thuế GTGT đầu vào . Khi xuất hàng trao đổi ghi: Nợ TK632 Có TK156 Đồng thời kế toán ghi: Nợ TK 131- Doanh thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331) - Khi nhập hàng của khách hàng ghi: Nợ TK 152, 156, 155 Nợ TK 133 - Thuế GTGTđược khấu trừ Có TK 131 - Phải thu của khách hàng ( hoặc TK 331 phải trả cho người bán ). + Nếu ghi vào TK 331 Cuối kỳ phải điều chỉnh để bù trừ và ghi: Nợ TK 331 -Phải trả cho người bán Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Trường hợp Doanh nghiệp dùng hàng hoá vật tư sử dụng nội bộ cho sản xuất kinh doanh thuộc diện chịu thuế GTGT kế toán xác định doanh thu của số hàng này tương ứng với chi phí sản xuất hoặc giá vốn hàng hoá để ghi vào chi phí sản xuất kinh doanh : Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ Hàng hoá thành phẩm vật tư dùng để biếu tặng được trang trải bằng quỹ khen thưởng phúc lợi: Nợ TK 431- Quỹ khen thưởng phúc lợi Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331) Đối với hàng hoá dịch vụ có tính chất đặc thù dùng các chứng từ đặc thù như tem bưu chính, vé cước vận tải, vé sổ số kiến thiết, trong giá thanh toán đã có thuế GTGT. Kế toán phải tính doanh thu chưa có thuế theo công thức : Trị giá thực tế Giá chưa có thuế GTGT = 1+ Thuế suất thuế GTGT - Thuế GTGT được tính bằng cách lấy trị giá thanh toán trừ đi trị giá chưa có thuế GTGT Nợ TK 111 Có TK 511 Có TK 3331 Hàng hoá thành phẩm bán ra thuộc diện tính thuế xuất nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt kế toán xác định số thuế xuất nhập khấu và thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp, ghi: Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng Có TK 333 (3332,3333) Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Trong quá trình bán háng ở các doanh nghiệp bán lẻ so sánh giữa doanh thu bán hàng với số tiền thực nộp, nếu số tiền thực nộp < doanh thu bán hàng kế toán ghi: Nợ TK 111- Tiền mặt (số tiền thực nộp) Nợ TK 1381- Phải thu khác (số tiền thiếu) Có TK 511 Doanh thu bán hàng Nếu số tiền thực nộp > doanh thu bán hàng kế toán ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (số tiền thực nộp) Có TK 511- Doanh thu bán hàng Có TK 3381 - Phải trả phải nộp khác (số tiền thừa) - Các doanh nghiệp bán lẻ phải lập bảng kê doanh số bán hàng ngày, cuối tháng tổng hợp số liệu doanh số bán hàng theo từng loại hàng có cùng thuế suất, thuế GTGT để xác định thuế GTGT phải nộp ở khâu bán. - Cuối kỳ xác định doanh thu bán hàng thuần bằng cách lấy doanh thu theo hoá đơn trừ thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại kế toán ghi: Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng Có TK 911 Xác định kết quả kinh doanh VI- Các phương thức thanh toán Cùng với các phương thức bán hàng, các doanh nghiệp cùng sử dụng nhiều phương thức thanh toán.Việc áp dụng phương thức thanh toán nào là do hai bên mua và bán tự thoả thuận rồi ghi trong hợp đồng. Quản lý các nghiệp vụ thanh toán tiền hàng là công tác quan trọng trong kế toán nhằm tránh tổn thất tiền hàng giúp Doanh nghiệp không bị chiếm dụng vốn, tạo điều kiện tăng vòng quay của vốn và giữ uy tín cho khách hàng. Hiện nay có một số phương thức bán hàng sau đây thường được áp dụng trong các Doanh nghiệp thương mại. 1-Thanh toán bằng tiền mặt. Đây là hình thức thanh toán trực tiếp giữa người bán và người mua khi nhận được hàng, bên mua sẽ xuất tiền mặt ở quỹ trả cho bên bán. Việc thanh toán này có thể tiến hành bằng tiền Việt Nam, ngoại tệ, hay vàng bạc kim khí quý đá quý. 2-Thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển từ tài khoản của Doanh nghiệp hoặc bù trừ giữa các Doanh nghiệp thông qua cơ quan trung gian là Ngân hàng. Có một số hình thức sau, việc vận chyển dùng hình thức nào là tuỳ thuộc đặc điểm kinh doanh và mức độ tín nhiệm lẫn nhau của các doanh nghiệp . 2.1-Thanh toán bằng séc. - Séc chuyển khoản : Được dùng để thanh toán về mua bán hàng giữa các đơn vị trong cùng địa phương ngân hàng.Séc này chỉ có tác dụng thanh toán chuyển khoản không có giá trị lĩnh tiền mặt . - Séc bảo chi: Đơn vị phát hành séc chuyển khoản đến ngân hàng để đóng dấu bảo chi sau đó chuyển cho đơn vị thụ hưởng. 2.2 -Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu. Đơn vị bán sau khi xuất hành cho đơn vị mua thì lập uỷ nhiệm thu gửi tới ngân hàng nhờ ngân hàng thu hộ tiền hàng. Ngân hàng bên mua khi nhận được chứng từ và sự đồng ý của bên mua sẽ trích tiền từ tài khoản tiền gửi của bên mua trả cho bên bán thông qua ngân hàng phục vụ bên bán . 2.3-Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi. Đây là hình thức thanh toán mà sau khi bên bán giao hàng cho bên mua, bên mua sẽ lập uỷ nhiệm chi yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản tiền gửi của đơn vị mình để trả cho bên bán. 2.4 -Thanh toán bù trừ. ở đây, đơn vị vừa là người mua đồng thời là người bán. Định kỳ theo kế hoạch các bên chủ động cung ứng hàng cho nhau, cuối kỳ thông báo cho ngân hàng biết ngân hàng sẽ tổ chức bù trừ giữa các bên. Các bên tham gia thanh toán bù trừ sẽ nhận được hoặc phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. 2.5 - Thanh toán bằng thư tín dụng. Thư tín dụng là lệnh của ngân hàng phục vụ bên mua đối với ngân hàng bên bán, yêu cầu ngân hàng bên mua trả tiền cho đơn vị bán về số hàng đã giao của đơn vị bán cho đơn vị mua theo hợp đồng. Thanh toán không dùng tiền mặt rất thuận tiện trong trường hợp bên bán và bên mua ở xa nhau, thúc đẩy việc chấp hành kỷ luật thanh toán. Ngoài các phương thức trên, còn có một số phương thức khác cũng được áp dụng như thanh toán bằng tài khoản đặc biệt, séc cá nhân, tín phiếu... 3-Thanh toán bằng nghiệp vụ ứng trước tiền hàng. Theo phương pháp này, đơn vị bán sẽ nhận được tiền trước khi xuất hàng cho đơn vị mua. Tuy nhiên số tiền ứng trước chỉ bằng 1/3-1/2 trị giá hàng xuất bán.Số tiền còn lại sẽ thanh toán sau khi giao hàng. Hình thức này thường áp dụng đối với những mặt hàng có giá trị lớn hoặc hiếm hay đơn vị bán gặp khó khăn về tài chính thì đơn vị mua giúp đỡ . VII- Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN và xác định kết quả bán hàng 1-Kế toán chi phí bán hàng . Khái niệm: Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động bán hàng, chi phí bán hàng bao gồm: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí bảo hành sản phẩm, chí phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác. Tài khoản sử dụng. Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” : Tài khoản này dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng. Kết cấu: Bên nợ: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh (cho hàng đã bán hoặc để chờ kết chuyển (cho hàng còn lại). Tài khoản này không có số dư. Trình tự hạch toán chi phí bán hàng theo sơ đồ sau: TK334,338 TK 641 TK111,138 Chi phí nhân viên bán hàng Các khoản thu hồi Ghi giảm chi phí TK152,153,611 Chi phí vật liệu CCDC TK 911 TK142 K/C chi phí bán hàng TK 1422 Chi phí công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần CF chờ K/C K/C chi phí TK 214 CF khấu haoTSCĐ TK 111,112, 331... CF khác bằng tiền TK 133 Thuế GTGT đầu vào 2- Kế toán chi phí quản lý Doanh nghiệp. Khái niệm : Chi phí quản lý doanh nghiệp là khoản chi phí có liên quan đến toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà không thể tách riêng cho bất kỳ một hoạt động nào. Ngoài các mục tương tự như chí phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp còn bao gồm chi phí về thuế, phí, lệ phí và chi phí dự phòng. Tài khoản sử dụng. TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết cấu TK 642 Bên nợ: Các khoản chi phí quản lý DN thực tế phát sinh trong kỳ Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý DN Kết chuyển chi phí quản lý DN để xác định kết quả kinh doanh hay để chờ kết chuyển TK 642 không có số dư cuối kỳ Trình tự hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp TK 334,338 TK 642 TK 111,138 CF nhân viên quản lý DN Các khoản thu hồi Chi phí khác TK 152,153,611 TK 911 CF vật liệu, công cụ dụng cụ K/C chi phí quản lý DN TK 142 TK 1422 CF công cụ dụng cụ phân bố CF chờ KC chi phí KC nhiều lần TK214 CF khấu hao TSCĐ TK 139,159, 333 CF dự phòng, thuế, phí, lệ phí TK 111,112,331... CF khác bằng tiền TK 133 viii-Kế toán xác định kết quả bán hàng . Kết quả hoạt động kinh doanh hàng hoá là biểu hiện hiêụ quả hoạt động lưu chuyển hàng hoá. Đây là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần và tổng chi phí kinh doanh bao gồm : chi phí về giá vốn hàng, bán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Như vậy bản chất của hạch toán xác định kết quả kinh doanh là xác định lãi hay lỗ, đó cũng chính là điều các doanh nghiệp quan tâm nhất. Kết qủa hoạt động kinh doanh trong kỳ được phản ánh bằng một số chỉ tiêu sau: Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán Lợi nhuận thuần trước thuế = Lợi nhuận gộp - Chi phí BH - Chi phí QLDN Lợi nhuận sau thuế = Lợi nhuận thuần trước thuế - Thuế thu nhập DN Tài khoản sử dụng TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Tài khoản này được dùng để phản ánh xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán. Kết cấu và nội dung TK911 Bên nợ: - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. - Chi phí hoạt động tài chínhvà chi phí bất thường - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp - Kết chuyển số lãi trước thuế trong kỳ Bên có: - Doanh thu bán hàng thuần của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. - Doanh thu hoạt động tài chính và doanh thu bất thường. - Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. TK 911 Không có số dư cuối kỳ. 2 –Tài khoản 421 “Lợi nhuận chưa phân phối”: Tài khoản này được dùng để phản ánh kết quả kinh doanh (lãi, lỗ) và tình hình phân phối kết quả kinh doanh của doanh của doanh nghiệp. Kết cấu: Bên nợ:- Số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ - Phân phối tiền lãi Bên có: - Số thực lãi về kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ - Số lãi cấp dưới nộp lên, số lỗ được cấp trên cấp bù - Xử lý các khoản lỗ về kinh doanh Số dư bên Có: Số lãi chưa phân phối sử dụng TK 421 có 2 TK cấp hai . Tài khoản 4211 Lợi nhuận năm trước . Tài khoản 4212 Lợi nhuận năm nay Phương pháp kế toán, các nghiệp vụ chủ yếu : Sau khi phản ánh kết chuyển ở cuối kỳ hạch toán đối với các khoản chi phí, doanh thu và các khoản liên quan khác vào TK 911. Xác định kết quả kinh doanh -Kết chuyển “giá vốn hàng” đã bán trong kỳ Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần trong kỳ Nợ TK 511, 512 Có TK 911 - Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doang nghiệp Nợ TK 911 Có TK 641, 642 - Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính, doanh thu bất thường trong kỳ Nợ TK 515,711 Có TK 911 - Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính, chi phí bất thường trong kỳ Nợ TK 911 Có TK 635, 811 - Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp còn lại của kỳ trước (đang kết chuyển) để xác định kết quả kỳ này Nợ TK911 Có TK 142 (1422) - Kết chuyển số lãi kinh doanh trong kỳ Nợ TK911 Có TK 421 (4212) - Kết chuyển số lỗ kinh doanh trong kỳ Nợ TK 421 (4212) Có TK 911 iX-Tổ chức hệ thống sổ kế toán cho nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ nhằm ghi chép phản ánh, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán, cung cấp các chỉ tiêu kế toán cần thiết cho việc lập các báo cáo tài chính theo trình tự và phương pháp nhất định. Hiện nay theo chế độ kế toán hiện hành có 4 hình thức kế toán được áp dụng, đó là: Hình thức Nhật ký sổ cái: -Sổ chi tiết: + Sổ chi tiết hàng tồn kho + Sổ chi tiết bán hàng + Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng + Sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh + Sổ chi tiết chi phí kinh doanh - Sổ tổng hợp: + Nhật ký sổ cái Hình thức Nhật ký chung Sổ chi tiết: Dùng các loại sổ giống như hình thức Nhật ký sổ cái Sổ tổng hợp: + Nhật ký đặc biệt( Nhật ký bán hàng) + Nhật ký chung + Sổ cái Hình thức chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết: Vẫn dùng các loại sổ như 2 hình thức trên Sổ tổng hợp: Sổ cái các tài khoản 4. Hình thức Nhật ký chứng từ: - Sổ chi tiết: + Sổ chi tiết hàng tồn kho + Sổ chi tiết doanh thu + Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng Ngoài ra còn dùng các sổ chi tiết chi phí, xác định kết quả - Sổ tổng hợp: +Bảng kê số 8(TK155,TK156) + Bảng kê số 9(157) + Bảng kê số 9(155,TK156)- Tính giá SP, hàng hoá + Bảng kê số 5(TK641,TK642) + Bảng kê số 11(TK131) + Nhật ký chứng từ số 8 + Sổ cái các tài khoản Chương II Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ. I/ Giới thiệu tổng quan về chi nhánh công ty: Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh ở chi nhánh công ty Thực phẩm và Đầu tư Công nghệ: 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Chi nhánh Công ty Thực phẩm và Đầu tư Công nghệ tại Hà Nội là đơn vị trực thuộc Công ty Thực phẩm và Đầu tư Công nghệ Miền trung( nay là Công ty Thực phẩm và Đầu tư Công nghệ – trụ sở ở 64 Trần Quốc Toản, thành phố Đà Nẵng). Chi nhánh được thành lập theo quyết định số 430/TP-TC ngày11/10/1996 của Công ty Thực phẩm và Đầu tư Công nghệ cùng với QĐ số 825/QĐ -UB ngày 24/02/1997 của UBND TP Hà Nội. Ngày đầu thành lập văn phòng Chi nhánh Công ty Thực phẩm và Đầu tư Công nghệ đặt tại 16 Bùi Thị Xuân-Hà Nội. Đến ngày 01/11/1998 chuyển địa điểm trụ sở về: 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội. Để thuận lợi hơn trong việc kinh doanh cũng như quản lý tốt hơn Chi nhánh đã quyết định chuyển trụ sở đến 350 đường Giải Phóng - quận Thanh Xuân. Trong gần 10 năm hình thành và phát triển, công ty đã mở rộng quan hệ với mọi thành phần kinh tế, mở rộng các hình thức mua bán hàng hoá, ngoài hình thức mua đứt bán đoạn, công ty còn nhận làm đại lý, nhận gửi hàng bán cho các đơn vị khác. Ngoài ra công ty còn không ngừng nghiên cứu thị trường, đẩy mạnh công tác bán hàng, liên doanh, liên kết với các đơn vị kinh tế khác. Đặc điểm chung của công ty: - Hình thức hoạt động: Bán buôn, bán lẻ và dịch vụ. Tổng số nhân viên: 70 người Hiện nay công ty có 3 cửa hàng trực thuộc là: + Cửa hàng 203 Minh Khai + Cửa hàng 165B Thái Hà + Cửa hàng 303 Kim Mã 1.2. Chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và lĩnh vực hoạt động của công ty: Chức năng chủ yếu của chi nhánh công ty Thực phẩm và Đầu tư Công nghệ là bán các mặt hàng tiêu dùng phục vụ nhân dân . Thông qua đó: Góp phần thúc đẩy kinh tế thị trường phát triển Đảm bảo đời sống cho người lao động Tăng thu nhập cho Ngân sách Nhà nước. Trên cơ sở chức năng chủ yếu đó, chi nhánh công ty Thực phẩm và Đầu tư Công nghệ có những nhiệm vụ chính sau: + Tổ chức công tác mua hàng từ các cơ sở sản xuất, + Tổ chức bảo quản tốt hàng hoá đảm bảo cho lưu thông hàng hoá được thường xuyên liên tục và ổn định thị trường. + Tổ chức bán buôn, bán lẻ hàng hoá cho các cơ sở sản xuất kinh doanh và các cá nhân trong nước. + Quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu tư mở rộng kinh doanh, làm tròn nghĩa vụ với Nhà nước thông qua việc giao nộp ngân sách hàng năm. + Tuân thủ các chế độ, chính sách quản lý kinh tế của Nhà nước. Chi nhánh công ty Thực phẩm và Đầu tư Công nghệ kinh doanh rất nhiều mặt hàng thuộc các ngành hàng phục vụ nhu cầu tiêu dùng của nhân dân như: Kinh doanh: thực phẩm, hàng công nghiệp tiêu dùng, thủ công mỹ nghệ, lâm sản, nông sản thực phẩm, vật tư, phương tiện vận chuyển, hàng lương thực, thực phẩm, máy móc, vật tư, thiết bị phục vụ nông nghiệp; Kinh doanh dịch vụ điện tử viễn thông; Kinh doanh xe máy và phụ tùng xe máy; 1.3- Cơ cấu Tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Chi nhánh công ty Thực phẩm và Đầu tư Công nghệ là một pháp nhân, hạch toán độc lập. Bộ máy tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty được thể hiện khái quát qua sơ đồ sau: Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước về toàn bộ hoạt động của công ty đồng thời cũng là người đại diện cho quyền lợi của toàn bộ công nhân viên theo luật định. Giám đốc phụ trách chung, là đại diện hợp pháp của công ty. Phó giám đốc công ty giúp giám đốc chỉ đạo giải quyết công việc của công ty. Các phòng ban chức năng thực hiện nhiệm vụ là tham mưu cho ban giám đốc trong hoạt động kinh doanh của công ty, chịu sự chỉ đạo điều hành trực tiếp của ban giám đốc: * Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ: - Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến hoạt động chung của công ty. - Tập hợp các số liệu kế toán của các bộ phận để lập báo cáo tài chính - Tham mưu cho ban giám đốc về mặt tài chính. * Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của công ty, từ khâu tìm kiếm nguồn hàng đến khâu tiêu thụ hàng hoá. Các cửa hàng có tổ chức bộ máy tương đối đơn giản gọn nhẹ, mỗi cửa hàng có một cửa hàng trưởng, một cửa hàng phó và một bộ phận kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh Công ty Thực phẩm và đầu tư Công nghệ Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng kế Toán Phòng kinh doanh Các cửa hàng 203 Minh khai 165B Thái hà 303 kim mã NV Kế Toán NV Bán Hàng Hàng NV Kế Toán NV Bán Hàng NV Kế Toán NV Bán Hàng Ghi chú: Quan hệ trực tiếp Quan hệ gián tiếp Các cửa hàng tự mình đảm nhiệm kế hoạch đã đặt ra thực hiện kinh doanh với hiệu quả cao nhất và chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc công ty II/. Tổ chức bộ máy kế toán của chi nhánh công ty 1. Bộ máy kế toán của chi nhánh công ty. Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. ý thức được điều này, chi nhánh công ty Thực phẩm và Đầu tư Công nghệ đã chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý. Chi nhánh công ty Thực phẩm và Đầu tư Công nghệ hoạt động trên địa bàn rộng, mỗi cửa hàng trực thuộc đều có một kế toán xử lý các chứng từ ban đầu giúp cho kế toán công ty có được chứng từ chính xác. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của chi nhánh công ty như sau Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư kho hàng Kế toán tiền lương Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán bán hàng(203- Minh Khai) Kế toán bán hàng (165B –Thái Hà) Kế toán bán hàng(303 –Kim Mã) Kế toán trưởng Bộ máy kế toán của công ty nằm trong phòng kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Hiện nay phòng kế toán của công ty có 5 người: Kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của công ty với nhiệm vụ: + Chịu trách nhiệm trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế trước giám đốc và pháp luật Nhà nước. + Chỉ đạo, quản lý về hoạt động sử dụng vốn, chỉ đạo giao vốn cho các cửa hàng, hướng dẫn, kiểm tra, quản lý việc sử dụng vốn của các cửa hàng. + Chỉ đạo việc xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính của công ty (Giao chỉ tiêu kế hoạch cho các cửa hàng, hướng dẫn các cửa hàng xây dựng kế hoạch, chỉ đạo kiểm tra tổ chức thực hiện kế hoạch của các cửa hàng). + Chỉ đạo, xây dựng hệ thống hạch toán kế toán từ công ty đến các cửa hàng, theo dõi các khoản chi phí + Quản lý kiểm tra quỹ tiền mặt + Tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế toàn công ty. Kế toán tổng hợp toàn công ty. + Tổng hợp toàn bộ quyết toán, tổng hợp nhật ký chứng từ, sổ cái, bảng tổng kết tài sản toàn công ty. + Kế toán tài sản cố định, kiểm kê tài sản cố định Kế toán vật tư kho hàng: Kiểm tra, cập nhật tình hình nhập xuất phát sinh ở các kho hàng hàng ngày. Cuối tháng lập bảng nhập – xuất – tồn hàng hoá và đối chiếu với các kho hàng , cửa hàng. Kế toán tiền lương: -Tính và thanh toán lương, các khoản trích theo lương. - Tổng hợp tình hình sử dụng lao động, quỹ lương Thủ quỹ: - Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt vào sổ quỹ hàng ngày. Kế toán bán hàng. Viết hoá đơn bán hàng, kiểm kê hàng hoá thanh toán với người mua lập báo cáo tiêu thụ và xác định số thuế phải nộp của công ty. 2. Hình thức sổ sách, báo cáo mà chi nhánh công ty đang sử dụng: Hiện nay chi nhánh công ty Thực phẩm và Đầu tư Công nghệ áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, hệ thống sổ sách bao gồm: - Các sổ Nhật ký chứng từ: Đây là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có các tài khoản. Công ty sử dụng các NKCT số 1,2,3,5,7,8,9,10. - Sổ cái: là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp, mỗi tài khoản được phản ánh trên một trang sổ cái, sổ cái tài khoản 156, 632, 511, 641, sổ cái tổng hợp 911. - Các sổ và thẻ kế toán chi tiết: dùng để theo dõi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần hạch toán chi tiết. - Bảng kê: kế toán của công ty mở các bảng kê số 8 để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của hàng hoá và bảng kê số 11 để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với người mua Trình tự kế toán như sau: - ở kho: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào thẻ kho tương ứng của từng nhóm hàng, lô hàng. Mỗi chứng từ xuất được ghi vào một dòng cuối ngày, căn cứ vào số tồn đầu ngày tổng nhập, tổng xuất trong ngày từ đó tính ra số tồn kho cuối ngày rồi ghi vào thẻ kho. Sau khi vào thẻ kho thủ kho tiến hành sao kê xuất hàng kèm theo chứng từ gửi về phòng kế toán giao cho kế toán bán hàng. - ở cửa hàng: kế toán cửa hàng căn cứ chứng từ xuất hàng hoá để vào “Sổ nhập - xuất - tồn kho” để theo dõi cho tất cả các loại hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ được mở cho cả năm, định kỳ kế toán cửa hàng làm bảng kê kèm theo chứng từ gửi về phòng TCKT công ty. - ở phòng TCKT: kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi tình hình biến động của từng mặt hàng, lô hàng theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. Đồng thời kế toán phải tiến hành việc chỉ đạo, kiểm tra thường xuyên việc ghi chép ở kho, thường xuyên đối chiếu giữa số liệu của phòng kế toán và ở kho nhằm mục đích phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch từ đó có đề xuất những biện pháp xử lý thích hợp. Hơn nữa số liệu trên sổ kế toán chi tiết còn dùng để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp. Căn cứ vào sao kê và chứng từ nhập - xuất kho hàng hoá, kế toán vào sổ theo dõi “Nhập - xuất - tồn kho” để theo dõi cho tất cả các loại hàng hoá theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ được mở cho cả năm, công tác ghi chép ở phòng kế toán được tiến hành như sau: Hàng ngày khi nhận được bản kê và chứng từ do thủ kho gửi lên kế toán tiến hành ghi chép vào “Sổ theo dõi - nhập - xuất - tồn kho hàng hoá”. Hàng ngày phòng kế toán căn cứ vào “Sổ theo dõi nhập – xuất - tồn kho hàng hoá” và bảng kê kèm theo chứng từ của các cửa hàng gửi về tiến hành đối chiếu với thủ kho về số lượng. Sau đó tổng cộng lượng nhập - xuất - tồn kho của từng loại hàng hoá phát sinh trong tháng trên “Sổ theo dõi nhập - xuất - tồn kho hàng hoá” làm căn cứ ghi vào Bảng kê số 8 “Bảng kê nhập -xuất - tồn kho hàng hoá” theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Số liệu tổng hợp của Bảng kê số 8 sau khi khoá sổ cuối mỗi kỳ được dùng để ghi vào Nhật ký chứng từ số 8 (Có TK 156, Nợ các TK). Từ đó căn cứ vào NKCT để vào sổ cái; Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái. Cuối mỗi kỳ, căn cứ vào bảng kê, sổ cái để lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự kế toán Bảng tổng hợp chi tiết