Đề tài Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty thương mại và dịch vụ Nguyễn Huy

ức thành lập công ty với tên gọi Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Nguyễn Huy theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 010200684 do phòng đăng ký kinh doanh sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp phép. Trụ sở chính của công ty tại 124/2 Thụy Khuê-Tây Hồ-Hà Nội và một chi nhánh ở 51B Quốc Tử Giám-Hà Nội. Công ty là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại Ngân Hàng Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn thành phố Hà Nội số tài khoản 0431101005271, công ty có con dấu riêng để giao dịch, có vốn và tài sản riêng, được quyền tự chủ về tài chính và hoạt động kinh doanh theo pháp luật của nhà nước Việt Nam, có trách nhiệm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước và người lao động trong công ty. Công ty thương mại và dịch vụ Nguyễn Huy gồm có 25 nhân viên chính thức bao gồm cả giám đốc được phân thành các phòng ban khác nhau. Tuy là mới thành lập nhưng do sự cố gắng làm việc không ngừng của toàn bộ nhân viên mà công ty đã đứng vững được trong thị trường cạnh tranh khốc liệt. Đó là tiền đề cùng với các doanh nghiệp khác đưa đất nước nhanh chóng phát triển. 2.1.2. Đặc điểm kinh doanh của công ty Đơn vị kinh doanh với số vốn ban đầu hơn một tỷ đồng. Công ty đã không ngừng cố gắng sáng tạo, năng động trong kinh doanh. Là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp thiết bị ngân hàng, máy văn phòng cao cấp với các chủng loại phong phú và có sự cạnh tranh cao trên thị trường Việt Nam . Các mặt hàng kinh doanh của công ty bao gồm: +Máy đếm tiền +Máy huỷ tài liệu +Máy khoan đóng chứng từ +Máy đếm tiền xu +Máy bó tiền +Két bạc, tủ hồ sơ +Máy soi tiền giả và nhiều loại máy khác Với nền kinh tế thị trường ngày càng nhiều rối ren, sự phát triển của khoa học cũng không kém phần quan trọng như việc in ấn tiền giả ngày càng tinh vi. Để đáp ứng nhu cầu của thị trường công ty đã kinh doanh các thiết bị trên nhằm mục đích kiếm lời và hơn nữa giúp các đơn vị nhà nước, các doanh nghiệp, thương nhân Việt Nam có thể giảm thiểu bớt tai hại. Các mặt hàng kinh doanh của công ty đa dạng và đảm bảo chất lượng. Vì vậy, các sản phảm của công ty đã được khách hàng tin cậy, công ty liên hệ bán hàng ở hầu hết các tỉnh ở khu vực phía bắc, khách hàng chủ yếu ở Hà Nội, Thái Nguyên, Bắc Giang...Tuy vậy công ty cần mở rộng về các thị trường tiềm năng như Hải Phòng, Bắc Ninh, Hà Tây... 2.1.3.Tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Cùng với quá trình phát triển. Công ty thương mại và dịch vụ Nguyễn Huy luôn cố gắng hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của mình theo hệ thống chặt chẽ gồm: 1GĐ, 2PGĐ và 3 phòng ban. Mối quan hệ giữa ban GĐ với các phòng ban trong công ty được khái quát qua sơ đồ sau. Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty thương mại và dịch vụ Nguyễn Huy Giám Đốc Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Phó Giám Đốc Kinh Doanh Phó Giám Đốc Kỹ Thuật *Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Do đặc điểm là công ty TNHH và kinh doanh liên tục nên công ty thường kỳ họp vào cuối tháng để tổng kết tình hình kinh doanh của các thành viên Đứng đầu công ty là giám đốc. Là người bỏ vốn và công sức thành lập công ty theo đúng quy định của nhà nước, giám đốc cũng chịu hình thức khen thưởng, kỷ luật theo đúng các quy định mà công ty đề ra. Giám đốc là người chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi hoạt động kinh doanh và quản lý công ty ,công ty chia thành 3 phòng ban chính và giao trách nhiệm trực tiếp cho từng bộ phận . Phó giám đốc: Giúp giám đốc quản lý, điều hành trong các lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được phân công. -Phòng kế toán :Bộ phận này giúp giám đốc điều hành về lĩnh vực kế toán, tài chính của công ty theo quy định và điều lệ của công ty phù hợp với quy định của pháp luật -Phòng kinh doanh: bộ phận này thực hiện công tác quảng cáo, mở rộng thị trường bán hàng của công ty, tổ chức công tác điều tra, tổng hợp và phân tích thông tin thị trường, giá cả, khách hàng phục vụ nhiệm vụ kinh doanh của công ty.Triển khai các hình thức marketing, giới thiệu đẩy mạnh việc bán hàng và mạng lưới tiêu thụ hàng hoá. Phòng kinh doanh chủ động đàm phán, xử lý báo giá cho khách hàng, các thành viên thuộc phòng kinh doanh có nhiệm vụ hoàn thành kế hoạch đặt ra về mức bán hàng tối thiểu để có thể được hưởng %hoa hồng, mức thưởng hàng tháng. Bộ phận này chia thành +Trưởng phòng kinh doanh +Phó phòng kinh doanh +Các thành viên -Bộ phận kỹ thuật: Đảm nhận việc sửa chữa các loại thiết bị, mặt hàng mà công ty đã giao bán cho khác hàng bị hỏng trong thời gian còn bảo hành và có thể sửa chữa nếu có người yêu cầu.Bộ phận này chia thành +Trưởng phòng kỹ thuật: Là người chịu trách nhiệm trong việc sửa chữa +Phó Phòng kỹ thuật +Các nhân viên 2.1.4.Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, tức là công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn  Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty thương mại và dịch vụ Nguyễn Huy. Kế Toán Trưởng Kế Toán Tổng Hợp Kế Toán Vật Tư Hàng Hoá Kế Toán bán hàng và xác định kết quả Thủ Quỹ Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức kế toán công ty đã đào tạo, tuyển dụng được một đội ngũ kế toán có trình độ cao, có tinh thần trách nhiệm, tận tụy với công việc, không ngừng học hỏi nâng cao nghiệp vụ... Phòng kế toán của công ty có 5 thành viên và được phân thành: -Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm điều hành, theo dõi, quản lý chung trong công việc của từng nhân viên -Kế toán tổng hợp: Theo dõi, tổng hợp, lập báo cáo hàng ngày, hạch toán số liệu phát sinh trong ngày, đảm bảo độ chính xác cao, trung thực và chịu trách nhiệm trước công việc đã giao. -Kế toán vật tư hàng hoá: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn trong ngày, kiểm tra đối chiếu, theo dõi kho hàng và phải đảm bảo độ chính xác cao trong từng đơn đặt hàng. -Kế toán bán hàng và xác định kết quả: Theo dõi tình hình thu, chi chung của toàn công ty, giám sát các khoản công nợ phải thu, phải trả của công ty trong quá trình kinh doanh đối với bạn hàng, khách hàng và đối với nhà nước. Xác định tình hình bán hàng của các thành viên phòng kinh doanh để từ đó tính mức thưởng cho từng nhân viên kinh doanh và đưa ra kết quả bán hàng cuối tháng, quý cho giám đốc kiểm tra. -Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, trực tiếp thu, chi tiền mặt, ngân phiếu khi có chứng từ thu, chi do kế toán lập, có sổ theo dõi thu, chi tiền mặt, ngân phiếu hàng ngày Hình thức sổ sách kế toán của Công ty thương mại và dịch vụ Nguyễn Huy. Quy mô hoạt động của công ty nhỏ, loại hình hoạt động đơn giản, hầu hết các công việc kế toán đều được thực hiện trên kế toán máy. Do vậy, Công ty lựa chọn tổ chức hệ thống sổ hạch toán theo hình thức nhật ký chung. Với hình thức sổ nhật ký chung, bộ phận kế toán sử dụng hệ thống sổ: Nhật ký chung, sổ cái, các sổ(thẻ) kế toán chi tiết . Hàng ngày phải căn cứ vào các chứng từ được dùng để ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái ,sổ (thẻ) kế toán chi tiết theo các tài khoản kế toán phù hợp . Cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu tính khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết(được lập từ sổ kế toán chi tiết) lập các báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung tại Công ty thương mại và dịch vụ Nguyễn Huy . Sơ đồ 3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung tại Công ty thương mại và dịch vụ Nguyễn Huy . Chứng từ gốc Sổ cái Bảng cân đối SPS Sổ nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Chú thích : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu Chứng từ gốc gồm: Phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn GTGT Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ chi tiết tài khoản 156,632,511,642... Sổ cái gồm: Sổ cái các tài khoản 511,632,642 2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty thương mại và dịch vụ Nguyễn Huy. 2.2.1. Đặc điểm chung về quá trình bán hàng và xác định kết quả kimh doanh tại công ty 2.2.1.1. Các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ mà công ty sử dụng Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay để có thể cạnh tranh được với các công ty thương mại lớn nhỏ, đứng vững được trên thị trường và kinh doanh có lãi thì đòi hỏi các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ mà công ty sử dụng phải phù hợp với ngành nghề, mặt hàng kinh doanh vừa thuận tiện, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và yêu cầu quản lý của công ty. Hiện nay công ty áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là : Bán buôn và bán lẻ -Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Công ty vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp về mua hàng, đồng thời vừa tiến hành thanh toán với bên mua về bán hàng nghĩa là đồng thời phát sinh cả nghiệp vụ mua hàng và bán hàng ở công ty. Chứng từ bán hàng là hoá đơn bán hàng do công ty lập. 1 liên của chứng từ gửi theo hàng cùng với vận đơn cho bên mua, 2 liên gửi về phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán tiền bán hàng. Tuỳ theo hợp đồng giữa các bên, nếu hàng giao thẳng do công ty chuyển cho bên mua bằng phương tiện của mình hay thuê ngoài thì số hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu và chỉ chuyển quyền sở hữu khi bên mua đã trả tiền hay chấp nhận thanh toán. -Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng gửi đi cho người mua Hàng hoá bán cho bên mua được xuất ra từ kho của công ty. Công ty sẽ có trách nhiệm chuyển hàng gửi đi cho người mua theo hợp đồng . Chứng từ bán hàng là hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, 1 liên chứng từ gửi cho bên mua cùng với vận đơn 2 liên gửi về phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán bán hàng. Số hàng khi bên mua chấp nhận thanh toán được coi là tiêu thụ -Bán lẻ hàng hoá thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng thu tiền trực tiếp của khách hàng và trực tiếp giao hàng cho khách. Khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra, nhân viên bán hàng lập bảng kê bán lẻ hàng hoá và viết hoá đơn GTGT, thủ kho sẽ viết phiếu xuất kho. Bảng kê bán lẻ và hoá đơn GTGT là cơ sở để ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết hàng hoá, là cơ sở để xác định doanh thu, giá vốn và tính thuế GTGT đầu vào phải nộp. 2.2.1.2. Chính sách giá cả và phương thức thanh toán. Để thu hút và tạo được uy tín với khách hàng, tăng thị phần của công ty trên thị trường, công ty đã có chính sách giá cả và phương thức thanh toán rất linh hoạt, đa dạng áp dụng cho các khách hàng khác nhau. - Về chính sách giá cả: Giá bán hàng hoá được xác định trên ba căn cứ giá thị trường hàng mua vào, giá cả thị trường và mối quan hệ của công ty với khách hàng. Công ty thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua thường xuyên, mua với khối lượng lớn, khách hàng ở xa hoặc thanh toán ngay. Nhờ thực hiện tốt chính sách này mà uy tín của công ty với bạn hàng ngày càng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoạt động kinh doanh của công ty . - Về phương thức thanh toán : Công ty thực hiện phương thức thanh toán dựa vào hợp đồng kinh tế giữa hai bên, việc thanh toán có thể thực hiện ngay hoặc thanh toán sau một thời gian nhất định . Với khách hàng thường xuyên, có tín nhiệm công ty cho phép nợ lại theo thời hạn nhưng thời hạn này ngắn hơn hoặc bằng thời hạn công ty phải trả cho nhà cung cấp. Còn những khách hàng không thường xuyên thì phải thanh toán đầy đủ mới được nhận hàng . Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toán nhưng vẫn luôn cố gắng không làm ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động kinh doanh của Công ty . Hình thức thanh toán chậm hiện nay là phổ biến , nó chiếm tỷ trọng lớn do vậy Công ty luôn giám sát chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng, phân tích các mối quan hệ để có kế hoạch thu hồi số nợ tránh tình trạng vốn bị ứ đọng quá nhiều . Để có thể thu hồi nợ của khách hàng đúng hạn Công ty áp dụng hình thức thu lãi tiền nợ trên số nợ quá hạn để có thể khuyến khích khách hàng thanh toán sớm. 2.2.1.3. Phương pháp giá vốn hàng bán Công ty sử tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán” Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của lao vụ, dịch vụ, hàng hoá xuất bán trong kỳ. Do công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này như sau: Bên nợ: Trị giá vốn của hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp theo từng hoá đơn. Bên có: Kết chuyển giá vốn của thành phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ vào bên nợ TK 911 Tài khoản này không có số dư cuối kỳ +Hàng hoá nhập kho được tính theo giá thực tế Giá thực tế hàng hoá thu mua trong nước = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí sơ chế, hoàn thiện + Chi phí thu mua hàng hoá Giá thực tế Giá mua hàng thuế Chi phí thu Chi phí gia hàng hoá = hoá nhập + nhập + mua hàng + công, hoàn nhập khẩu khẩu(CIF) khẩu nhập khẩu thiện + Hàng hoá xuất kho được tính theo giá bình quân cả tháng Trị giá thực tế Số lượng Giá đơn vị hàng hoá = hàng hoá * bình quân sau xuất kho xuất kho mỗi lần nhập Giá đơn vị Trị giá tồn đầu tháng + Giá trị hàng nhập trong tháng bình quân sau = mỗi lần nhập Lượng hàng tồn đầu tháng+Lượng hàng nhập trong tháng Công ty sử dụng phương pháp này để tính giá hàng hoá xuất kho có ưu điểm là tính toán được một cách chính xác giá trị hàng hoá xuất kho và phản ánh được một cách kịp thời tình hình biến động hàng hoá trong kỳ. Nhưng phương pháp này nếu được thực hiện bằng thủ công sẽ gây khó khăn cho kế toán công ty trong việc tính toán (phải tính toán nhiều lần) và rất tốn công sức. Tuy nhiên, do công ty sử dụng phần mềm kế toán máy nên việc tính toán giá hàng hoá xuất kho được máy tự động thực hiện nên công việc của kế toán trở nên đơn giản và đã khắc phục được nhược điểm. 2.2.1.4. Phương pháp xác định kết quả kinh doanh Để hạch toán kết quả kinh doanh, kế toán sử dụng TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Nội dung : Kết qủa hoạt động kinh doanh của công ty là số chênh lệch giữa doanh thu thuần và trị giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp Kết cấu Bên nợ: Trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ Chi phí quản lý doanh nghiệp Số lãi trước thuế và hoạt động kinh doanh trong kỳ Bên có: Doanh thu thuần về số hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Phương pháp xác định lợi nhuận của công ty Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán Trong đó: Giá vốn hàng bán bao gồm: Giá mua hàng hoá thực tế và chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ. Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Hàng bán bị trả lại Lợi nhuận = Lợi nhuận - Chi phí - Chi phí quản lý thuần gộp bán hàng doanh nghiệp 2.2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty thương mại và dịch vụ Nguyễn Huy. 2.2.2.1. Hạch toán ban đầu. * Hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại công ty. Khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hay đơn đặt hàng đã được giám đốc, phó giám đốc kinh doanh duyệt, căn cứ trên lệnh xuất kho kế toán lập hoá đơn GTGT, hóa đơn GTGT vừa là hoá đơn bán hàng vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua, nó là chứng từ đi đường và để ghi sổ kế toán. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên ( đặt giấy than viết một lần): Liên 1: Lưu tại quyển gốc Liên 2&3: Giao cho bộ phận thủ kho để kiểm tra hàng xuất. Sau khi kiểm tra xong hàng xuất 2 liên này được cán bộ phụ trách giao hàng đưa cho khách hàng ký nhận kèm với biên bản giao hàng Khách hàng giữ một bản Nộp cho phòng kế toán để kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán Trên mỗi hoá đơn bán hàng có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán Sau khi lập hoá đơn GTGT nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng ở kho, khi nhận được hoá đơn thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho theo số lượng hàng bán. Thẻ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá, thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối quý thủ kho sẽ tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán. * Hạch toán các nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá tại công ty. Đối với hình thức này, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng nhân viên bán hàng không lập hoá đơn bán hàng mà chỉ ghi loại hàng, số lượng, giá vốn, giá bán và tính thành tiền vào Bảng kê bán lẻ hàng hoá. * Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Công ty thương mại và dịch vụ Nguyễn Huy áp dụng các phương thức thanh toán linh hoạt, chính sách giá cả hợp lý, hàng hoá lại không có hình thức tiêu thụ xuất khẩu nên chỉ có khoản hàng bán bị trả lại mới làm giảm trừ doanh thu của công ty. Khi bán hàng cho khách hàng nếu kém phẩm chất, không đúng quy cách, chủng loại hàng hoá,...như đã ghi trong hợp đồng thì công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hay tất cả số hàng đã mua tuỳ theo mức độ vi phạm. Trị giá của hàng bán bị trả lại được tính đúng trị giá ghi trên hoá đơn và kế toán sử dụng tài khoản 5212 “Hàng bán bị trả lại” để theo dõi. Khi phát sinh nghiệp vụ này, người bán sẽ lập phiếu nhập kho cho số hàng bán bị trả lại. 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng. Để phục vụ quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh , kế toán Công ty sử dụng một số tài khoản sau: -TK 156 “Hàng hoá” TK1561 “ Giá mua hàng hoá” TK1562 “Chi phí thu mua” -TK632 “Giá vốn hàng bán” -TK511 “Doanh thu bán hàng” -TK521 “Các khoản giảm trừ doanh thu” TK5211 “Chiết khấu thương mại” TK5212 “Hàng bán bị trả lại” TK5213 “Giảm giá hàng bán” - TK333 “Thuế và các khoản phải nộp nhà nước” -TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh” - TK642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” -TK 641 “Chi phí bán hàng” và một số tài khoản khác như: TK111,112,131,... 2.2.3. Thực tế kế toán bán buôn hàng hoá tại công ty thương mại và dịch vụ Nguyễn Huy. 2.2.3.1. Thực tế tại công ty Ngày 9/2/2004 Công ty bán cho Ngân hàng cổ phần Cẩm Phả 2 chiếc máy đếm tiền TD5CR. Sau khi hai bên thoả thuận và đã đồng ý các điều khoản cụ thể như sau: - Số lượng, đơn giá, tổng giá trị như trong hoá đơn GTGT . - Thuế suất GTGT 10 % - Thời hạn thanh toán: Vào ngày 20/3/2004 Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, kế toán vật tư, hàng hoá lập hoá đơn GTGT(Biểu 1), căn cứ vào hợp đồng này, kế toán vật tư hàng hoá viết phiếu xuất kho(Biểu 2) cho số hàng này và vào thẻ kho(Biểu 3). Sau khi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT cùng với phiếu xuất kho cho số hàng vừa xuất cho phòng kế toán. Căn cứ vào đó, kế toán vào sổ nhật ký chung(Biểu 4), sổ chi tiết sản phẩm hàng hoá (Biểu 5). Tại thời điểm đó, kế toán không phản ánh ngay giá vốn hàng bán vào Nhật ký chung, vì kế toán tính giá vốn theo phương pháp bình quân từng tháng. Cuối tháng, sau khi tính giá bình quân xuất kho, kế toán phản ánh vào Nhật ký chung, đồng thời mở sổ chi tiết giá vốn hàng bán(Biểu 6) . Cuối quý, kế toán mở Bảng tổng hợp sản phẩm hàng hoá(Biểu 7), Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán(Biểu 8), Bảng tổng hợp doanh thu(Biểu 9), dựa trên các sổ chi tiết tương ứng, và mở sổ chi tiết thuế GTGT phải nộp(Biểu 10), sổ chi tiết tài khoản thuế đầu vào được khấu trừ (Biểu 11) Từ Nhật ký chung, kế toán mở các sổ cái liên quan: Sổ cái TK 156(Biểu 12), Sổ cái TK 632(Biểu 13), sổ cái TK 511(Biểu 13). Do Ngân hàng cổ phần Cẩm Phả chưa thanh toán cho Công ty ngay, nên ngoài các sổ chi tiết trên, kế toán mở sổ chi tiết phải thu khách hàng( Biểu 14) theo dõi riêng cho từng khách hàng. Kế toán xác định giá vốn và doanh thu như sau: a) Nợ TK 632: 3000000 CóTK 1561: 3000000 b) Nợ TK 1311: 3499980 Có TK 511: 3181800 Có TK 3331: 318180 2.2.3.2. Sổ Sách sử dụng. Trình tự vào các sổ ở công ty khi có nghiệp vụ phát sinh xảy ra.  Lập hoá đơn bán hàng (Biểu số 1) Công ty TM & DV Nguyễn Huy Mẫu số 01/GTKT-3LL 124/2 Thụy Khuê-Tây Hồ-Hà Nội Số ĐKKD:010200684 Hoá Đơn GTGT Liên 2 ngày 9 tháng 2 năm 2004 Quyển số: Số: 073684 Đơn vị bán hàng: Công ty thương mại và dịch vụ Nguyễn Huy Địa chỉ: : 124/2 Thụy Khuê - Tây Hồ – Hà Nội Số tài khoản : 0431101005271 Họ, tên người mua: Ngân hàng cổ phần Cẩm Phả Địa chỉ : Quảng Ninh Địa chỉ giao hàng : Ngân hàng cổ phần Cẩm phả Hình thức thanh toán : TT Loại Hàng ĐVT S.Lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy đếm tiền TD5CR chiếc 02 1590900 3181800 Cộng tiền hàng: 3181800 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 318180 Tổng số tiền thanh toán : 3499980 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu bốn trăm chín mươi chín nghìn chín trăm tám mươi Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký Đã ký Căn cứ hoá đơn này kế toán vật tư hàng hoá viết phiếu xuất kho theo mẫu (Biểu số 2) Công ty TM&DV Nguyễn Huy Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Viêt 124/2 Thụy Khuê-Tây Hồ-Hà Nội Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Phiếu Xuất Kho Số: 25 Ngày 9 Tháng2 Năm 2004 Căn cứ theo hoá đơn số: 073684 Xuất cho: Nguyễn Văn Huynh Đơn vị cần Xuất: Ngân hàng cổ phần Cẩm Phả Đề nghị xuất một số mặt hàng sau: Máy đếm tiền TD5CR Stt Loại Hàng S lượng ĐG bán Giá thực tế Ghi chú 01 Máy đếm tiền TD5CR 02 Tổng Tiền chi hoa hồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán Thủ kho Người nhận (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Sau khi có hoá đơn bán và phiếu xuất kho nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm 2 chứng từ này làm thủ tục xuất kho. Thủ kho khi nhận được hoá đơn và phiếu xuất sẽ căn cứ vào đó để ghi vào thẻ kho. Công ty TM&DV Nguyễn Huy Mẫu số 06-VT (Biểu số 3) Thẻ kho Ngày lập thẻ 1/1 /2004 Tờ số:11 Tên nhãn hiệu: Máy đếm tiền TD5CR Đơn vị tính : chiếc NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Số phiếu nhập Số phiếu xuất Tồn đầu năm 0 5/2 11 5/2 Nhập của công ty TMKT Thành Công 02 02 9/2 25 9/2 Xuất cho Ngân hàng cổ phần Cẩm Phả 02 0 28/3 26 28/3 Công ty XNK với Lào 10 10 28/3 39 28/3 NHCSXH Lào Cai 01 09 Sau khi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Kế toán lên sổ nhật ký chung. (Biểu số 4) Công ty TM&DV Nguyễn Huy Sổ nhật ký chung Quý I/Năm 2004 Đơn vị tính : đồng NT Chứng từ Đã sốtt SHTK Số phát sinh ghi Diễn giải ghi dòng đối sổ SH NT sổ ứng Nợ Có cái Số trang trước c/sang 1147000000 1147000000 9/2 25 9/2 Bán máy TD5CR cho 1311 3499980 NHCP Cẩm Phả 511 3181800 318180 ..... 19/2 37 19/2 Rút tiền gửi NH về 111 12000000 12000000 quỹ tiền mặt 1121 ..... 28/2 45 28/2 Xuất bán máy FD-82 1314 6820000 cho Khách Sạn HN 511 6200000 3331 620000 ..... 30/2 K/C GVHB máy đếm 632 4354545 tiền TD5CR 1561 4354545 30/2 K/C GVHB máy đếm 632 4800000 tiền FD-82 1565 4800000 ..... Cộng (Biểu số 5) Sổ chi tiết hàng hoá Quý I năm 2004 Tên sản phẩm: Máy đếm tiền TD5CR ĐVT: đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu NT SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền X N Số dư đầu kỳ 0 0 11 5/2 CTTMKT Thành Công 331 1500000 02 3000000 02 3000000 25 9/2 NHCP Cẩm phả 131 1500000 02 3000000 Cộngtháng2 0 0 26 28/3 CTXNK với Lào 331 1354545 10 13545450 39 28/3 NHCSXH Lào cai 131 01 1354545 Cộngtháng3 9 12190905  (Biểu số 6) Sổ chi tiết tài khoản TK: 511 “Doanh thu bán hàng” Tên sản phẩm: Máy đếm tiền TD5CR NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 30/2 25 9/2 NHCP Cẩm phả 1311 3181800 30/2 39 28/3 NHCSXH Lào cai 1314 2545454 Cộng 5727254 (Biểu số 7) Sổ chi tiết tài khoản TK:632 “ Giá vốn hàng bán” Tên sản phẩm: Máy đếm tiền TD5CR NT Chứng từ TK Số phát sinh Số dư ghi Diễn giải đối Nợ Có Nợ Có sổ SH NT ứng 30/2 25 9/2 NHCP Cẩm Phả 1561 3000000 30/3 39 28/3 NHCSXH Lào Cai 1561 1354545 Cộng 4354545 Ngày 30 tháng 3 năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký (Biểu số8) Bảng tổng hợp sản phẩm hàng hoá Tên sản phẩm: Máy đếm tiền TD5CR NT Chứng từ TK Doanh thu các khoản giảm trừ ghi Diễn giải đối khoản sổ SH NT ứng SL Đơn giá T.tiền Thuế giảm 9/2 073684 9/2 NHCP Cẩm phả 02 1590900 3181800 28/3073695 28/3 NHCSXH Lào 01 2545454 2545454 Cai Đơn vị tính: đồng (Biểu số 9) bảng tổng hợp giá vốn hàng bán Quý I/2004 Tài khoản 632 Đơn vị tính: đồng STT Tên sản phẩm hàng hoá TK đối ứng Số tiền 1 Máy đếm tiền TD5CR 15601 4354545 2 Máy đếm tiền XD 15602 2000000 ... ..... 9 Máy đếm tiền FD-82 15609 4800000 ... .... 19 Máy kiểm tra USD 15619 16500000 ... ... Cộng 435870000 (Biểu số 10) bảng tổng hợp doanh thu Quý I/2004 Tài khoản: 511 Đơn vị tính: đồng STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền 1 Máy đến tiền TD5CR 131 572254 2 Máy đếm tiền XD 111 2800500 ... ... 9 Máy đếm tiền FD-82 131 6200000 ... ... 19 Máy kiểm tra USD 112 22150000 C