Đề tài Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty VIRASIMEX

TK 911 (3) Kết chuyển, phân bổ TK 333 Chi phí QLDN cuối kỳ (9) Thuế TK 142 (4) TK 139; 159 Dự phòng (5) (10) (11) TK 335 Trích trước chi phí (6) TK 111;112;331 Chi phí khác (7) TK 133 DIỄN GIẢI: (1)- Khi tính lương, khi tính trích các khoản BHXH, BHYT,KPCĐ theo lương cho nhân viên quản lý, kế toán định khoản : Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (6421) Có TK 334 - Phải trả công nhân viên. Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác. (2)- Trị giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng vào công tác quản lý doanh nghiệp, kế toán định khoản: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422) Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có TK 153 – Công cụ dụng cụ (3) - Khi trích khấu hao ở bộ phận quản lý, kế toán định khoản: Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (6424) Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định (4) - Khi phát sinh các khoản thuế nhà đất, thuế môn bài thu trên vốn, kế toán định khoản: Nợ TK 642 (6425) Có TK 333 (5) - Trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng các khoản phải thu khó đòi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (6) - Khi tính trích trước lương nghỉ phép, kế toán định khoản: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428) Có TK 335 - Chi phí phảI trả (7) - Tiền điện thoại, điện báo, telex, điện, nước… phải trả, kế toán định khoản: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427) Nợ TK 133 Có TK 331 Hoặc ghi: Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (6427) Có TK 331 (8) - Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán định khoản: Nợ TK 111, 112, 138, 335 ( Tùy nội dung cụ thể) Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (9) - Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý vào TK 911 - “Xác định kết qủa kinh doanh”, kế toán định khoản: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (10) - Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ hoặc một phần CPQL theo dõi ở loại “chi phí chờ kết chuyển” Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (11) - Sang kỳ kế toán sau, khi có sản phẩm hàng hóa tiêu thụ CPQL được kết chuyển vào TK 142 sẽ được kết chuyển toàn bộ sang TK 911. Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Có TK 142 - Chi phí trả trước (1422) 5-Phương pháp kết chuyển CPBH và CPQLDN: Việc kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào thu nhập để tính lợi nhuận về tiêu thụ trong kỳ được căn cứ vào mức độ (quy mô) phát sinh chi phí, vào doanh thu bán hàng và vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp sao cho đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Trường hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ lớn trong khi doanh thu kỳ này nhỏ hoặc chưa có thì chi phí bán hàng tạm thời kết chuyển vào TK 142 (1422- chi phí chờ kết chuyển). Số chi phí kỳ này sẽ được kết chuyển trừ vào thu nhập (1lần hoặc nhiều lần) ở các kỳ sau khi có doanh thu. 6-Phương pháp phân bổ CPBH và CPQLDN: +Về nguyên tắc, toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển toàn bộ cho hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh. Trường hợp đặc biệt, đối với một số doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, trong năm không có hàng hoá tiêu thụ hoặc doanh thu không tương ứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì được phép treo chi phí lại cho kỳ sau theo tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng giá trị hàng hoá có trong kỳ. +Trong hoạt động thương mại, chi phí quản lý doanh nghiệp thường phân bổ hết vào cuối tháng, còn chi phí bán hàng thì được tính để phân bổ hợp lý theo doanh thu bán ra trong kỳ. Trên thực tế, doanh thu không đảm bảo trong các kỳ và vốn dự trữ hàng tồn kho cuối các kỳ của doanh nghiệp biến động nhiêù thì cần phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tồn kho. Trong trường hợp cần thiết phải phân bổ thì chỉ phân bổ những khoản mục chi phí liên quan đến hàng hoá dự trữ như: Chi phí bảo quản, chi phí chọn lọc đóng gói, chi phí vận chuyển hàng mua, lãi vay dự trữ hàng hoá (nếu có). Việc phân bổ chi phí bán hàng cho hàng còn lại được thực hiện theo công thức sau: CPBH cần phân CPBH cần phân bổ CPBH cần bổ còn đầu kỳ + phát sinh trong kỳ Trị giá Phân bổ cho = X hàng còn Hàng còn lại Trị giá hàng xuất Trị giá hàng còn cuối kỳ Trong kỳ + lại cuối kỳ (Trong đó: trị giá hàng phải được tính theo cùng một loại giá). Từ đó, xác định phần chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ theo công thức sau: CPBH phân bổ CPBH phân CPBH phân Cho hàng đã = bổ cho hàng + CPBH phát sinh + bổ cho hàng Bán trong kỳ cònlại đầu kỳ sinh trong kỳ còn lại cuối kỳ CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU CUNG ỨNG VẬT TƯ THIẾT BỊ ĐƯỜNG SẮT VIRASIMEX I- ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠTĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY VIRASIMEX CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP. Vài nét khái quát về Công ty Virasimex: 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Sau khi hoà bình được lập lại ở Miền Bắc (20/7/1945) Đảng và Nhà nước chủ trương khôi phục lại kinh tế, trong đó có việc khôi phục lại hoạt động của các tuyến Đường sắt. Bộ phận quản lý ngành Đường sắt được hình thành trong đó có một bộ phận chuyên lo vật tư Đường sắt. Do yêu cầu nhiệm vụ ngày 6/4/1955 Thủ tướng chính phủ Phạm Văn Đồng ký quyết định QĐ505/TTG thành lập Tổng cục Đường sắt. Tổng cục Đường sắt bao gồm 13 cục, phòng, ban, ty trong đó có cục vật liệu. Đó là tiền thân của hệ vận tải Đường sắt ngày nay. Sau một thời gian Cục vật liệu Đường sắt được gọi là phòng vật tư Đường sắt, hoạt động liên tục từ năm 1955 đến đầu năm 1956 đổi thành Cục vận tải Đường sắt. Lúc đầu đóng tại trụ sở 53 Hàng Buồm, sau đó chuyển về 21D Hàng Bài. Khi giặc Mỹ đánh phá Miền Bắc, Cục sơ tán về thôn Chi Đông, xã Quang Minh, Đông Anh, Hà Nội. Đến năm 1970 chuyển về 132 Nam Bộ, hiện nay là đường Lê Duẩn, Hà Nội. Đầu năm 1983, Tổng cục Đường sắt có quyết định giải thể Cục vận tải, thành lập Công ty cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt. Đến năm 1985, Tổng cục Đường sắt có quyết định giải thể Công ty cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt, thành lập Ban vật tư thiết bị Đường sắt. Trong thời kỳ này có 3 Xí nghiệp cung ứng vật tư trực thuộc Tổng cục Đường sắt: Xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt I - Đông Anh, Xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt II - Đà Nẵng, Xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt III - Sài Gòn. Tháng 7/1988, Tổng cục Đường sắt quyết định giải thể Ban vật tư thiết bị Đường sắt và Xí nghiệp cung ứng thiết bị Đường sắt I Đông Anh, thành lập lại Công ty cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt (Quản lý trực tiếp cả 2 Xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt Đà Nẵng và Sài Gòn). Tháng 4 năm 1989 chuyển giao 2 Xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt Đà Nẵng và Sài Gòn trực thuộc Xí nghiệp Liên hiệp vật tư Đường sắt khu vực I và II. Nhận thức được yêu cầu phục vụ ngành trong thời kỳ đổi mới từ tháng 9 năm 1989 Công ty cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt được Nhà nước, Bộ giao thông vận tải và ngành Đường sắt cho phép trực tiếp làm công tác kinh doanh xuất - nhập khẩu. Từ đó mang tên Công ty xuất - nhập khẩu cung ứng thiết bị vật tư Đường sắt (VIRASIMEX). Ngày nay Công ty xuất - nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt có 6 xí nghiệp và 5 chi nhánh trực thuộc trải trên địa bàn Đường sắt cả nước với tên giao dịch quốc tế là: "Vietnam railway import- export and supply material equipment" viết tắt là VIRASIMEX, trực thuộc Liên hiệp Đường sắt Việt Nam, được thành lập theo quyết định 1590/QĐ/TCCB-LĐ của Bộ GTVT ngày 11/8/1993, giấy kinh doanh số 108769, giấy phép kinh doanh XNK số 1031053/GP có trụ sở chính tại 132 Lê Duẩn quận Hai Bà- thành phố Hà Nội có 2 nhiệm vụ chính là sản xuất, cung ứng vật tư thiết bị chuyên dùng cho ngành và làm nhiệm vụ xuất nhập khẩu. Công ty VIRASIMEX là một doanh nghiệp Nhà nước, thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Công Thương và Ngân hàng Vietcombank, được sử dụng con dấu do Nhà nước qui định. Hình thức sở hữu vốn chủ yếu phần lớn thuộc vốn kinh doanh của Nhà nước, một phần do quá trình hoạt động, Công ty đã bảo toàn và tăng cường vốn do tiết kiệm trong chi tiêu. Sử dụng hợp lý và có hiệu quả nguồn vốn tự có và khai thác vốn từ nhiều nguồn khác nhau. Công ty đã bắt kịp với những phương thức kinh doanh cho phù hợp với điều kiện thị trường, công tác nghiên cứu thị trường đặc biệt được coi trọng. Công ty đã duy trì và đẩy mạnh quan hệ buôn bán với các thị trường truyền thống như Tiệp, Bỉ, ấn Độ, Trung Quốc,…Với phương châm đường lối ngoại giao kiên trì, mềm dẻo, tận dụng mọi thời cơ, cố tìm các đối tác làm ăn mới, khai thác triệt để thị trường trong và ngoài nước Công ty đã đứng vững và ngày càng phát triển. Thể hiện qua kết quả sau: - Tổng giá trị tài sản cố định : 11.538.685.501 VNĐ - Vốn lưu động thực tế : 18.430.425.848 VNĐ - Vốn cố định : 153.505.713.521 VNĐ - Doanh thu + Năm 1999 là 93.872.865.000 VNĐ, lợi nhuận là 682.330.094 VNĐ + Năm 2000 là 97.755.846.000 VNĐ, lợi nhuận là 805.549.394 VNĐ - Tổng số nhân viên : 855 nguời + Nhân viên quản lý : 144 người 1.2 - Chức năng và nhiêm vụ của Công ty. a - Chức năng: Công ty có chức năng chủ yếu là kinh doanh xuất - nhập khẩu, chức năng đó được thể hiện qua các nội dung sau: Mặt hàng do Công ty tổ chức kinh doanh xuất - nhập khẩu rất đa dạng, nhiều chủng loại, có các nhóm kinh doanh chính như nhóm phụ tùng đầu máy Bỉ, Tiệp, nhóm các loại vật tư, thiết bị Trung Quốc, ấn Độ, Nhật, Đức,…Mỗi nhóm từ hàng chục đến hàng trăm các loại phụ tùng, thiết bị phục vụ cho việc xây dựng, sửa chữa, tu bổ Đường sắt. Công ty cung cấp các mặt hàng trên cho các đơn vị về ngành Đường sắt trong toàn quốc như xí nghiệp đầu máy Hà Nội, xí nghiệp liên hiệp III, Công ty du lịch vận tải Đường sắt,…Công ty nhập theo hình thức trực tiếp hoặc qua uỷ thác. -Trực tiếp nhập khẩu các mặt hàng: + Phụ tùng đầu máy Bỉ + Thép hợp kim + Đầu máy - Trực tiếp xuất bán các mặt hàng: + Phụ tùng Bỉ + Phụ tùng Tiệp + Máy móc b - Nhiệm vụ: Với chức năng chính là kinh doanh xuất - nhập khẩu, thương mại và dịch vụ, Liên doanh đầu tư trong nước và ngoài nước, tổ chức sản xuất và gia công, tổ chức cung ứng các loại vật tư thiết bị phụ tùng Đường sắt, sản xuất tà vẹt và sản phẩm gỗ phục vụ ngành Đường sắt. Để thực hiện được các nhiệm vụ trên, Công ty có quyền ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu với các bạn trong nước và nước ngoài về liên doanh, hợp tác đầu tư về nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh, được vay vốn tại các Ngân hàng. Công ty được giao và quản lý sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, tài sản, nguồn lực. Để sử dụng có hiệu quả khi đã ký kết các hợp đồng kinh tế cần cố gắng hết sức để thực hiện hợp đồng từ đó mới đảm bảo duy trì, mở rộng mối quan hệ với khách hàng, gây hiệu quả uy tín với khách hàng trong và ngoài nước. Bên cạnh đó công ty không ngừng cải thiện đời sống vật chất, điều kiện lao động, bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn của người lao động để khuyến khích người lao động tăng cao năng suất. Nội dung hoạt động của Công ty bao gồm: - Xuất - nhập khẩu vật tư thiết bị phụ tùng phục vụ cho sản xuất công nghiệp, xây dựng công trình và vận tải của ngành Đường sắt. - Sản xuất và gia công, tổ chức cung ứng các loại vật tư, thiết bị, phụ tùng Đường sắt, sản xuất tà vẹt và sản phẩm gỗ phục vụ ngành Đường sắt. - Tạm nhập, tái xuất và chuyển khẩu hàng hoá, kinh doanh hàng tiêu dùng và thực phẩm phục vụ hành khách. - Bán buôn và bán lẻ các mặt hàng thuộc phạm vi công ty kinh doanh và gia công lắp ráp. 2- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công ty VIRASIMEX. 2.1-Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh: Công ty bao gồm các phòng nghiệp vụ và các đơn vị sản xuất kinh doanh: - Xí nghiệp vật tư Đường sắt Đông Anh. - Xí nghiệp vật tư Đường sắt Hà Nội. - Xí nghiệp cơ khí Đường sắt Đông Anh. - Xí nghiệp vật tư Đường sắt Vĩnh Phú. - Xí nghiệp vật tư Đường sắt Thanh Hoá. - Xí nghiệp vật tư Đường sắt Vinh. Và các chi nhánh: Hải Phòng, Lạng Sơn, Lào Cai, TP. Hồ Chí Minh, các Trung tâm (Xuất khẩu lao động và dịch vụ du lịch). Các đơn vị thành viên thực hiện chế độ kế toán phụ thuộc Công ty, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh được kế toán chung toàn Công ty Mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty: Công ty XNVTĐS Đông Anh XNVTĐS Hà Nội XNCKĐS Đông Anh XNVTĐS Vĩnh Phú XNVTĐS Thanh Hoá XNVTĐS Vinh Trung t©m XuÊt khÈu Chi nh¸nhLC, HP, LS, TP. HCM 2.2 - §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty. Víi 855 nh©n viªn, c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty ph©n thµnh c¸c phßng ban qu¶n lý vµ phßng ban nghiÖp vô kinh doanh. Gi¸m ®èc phô tr¸ch chung cßn tr­ëng c¸c phßng ban chÞu tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh tõng phßng ban cña m×nh. Ngoµi ra c¸c bé phËn theo chøc n¨ng vµ theo lÜnh vùc ho¹t ®éng cßn cã sù chØ ®¹o ®an chÐo nhau. Ngoµi ra C«ng ty cßn cã 6 xÝ nghiÖp, 5 chi nh¸nh trùc thuéc trong c¶ n­íc. M« h×nh c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty. C«ng ty thùc hiÖn chÕ ®é qu¶n lý doanh nghiÖp nhµ n­íc theo c¸c §iÒu lÖ vµ NghÞ ®Þnh do Nhµ n­íc ban hµnh, trong ®ã tu©n thñ nh÷ng nguyªn t¾c c¬ b¶n lµ: §¶ng l·nh ®¹o, thñ tr­ëng phô tr¸ch, c«ng nh©n viªn chøc lµm chñ tËp thÓ th«ng qua tæ chøc c«ng ®oµn vµ ®¹i héi c«ng nh©n viªn chøc. C«ng t¸c qu¶n lý nghiÖp vô chuyªn m«n cña c«ng ty . * Chøc n¨ng c¸c phßng ban, bé phËn nghiÖp vô chuyªn m«n - Tham m­u vµ t­ vÊn cho Gi¸m ®èc vÒ qu¸ tr×nh thùc hiÖn nhiÖm vô vµ kÕt qu¶ c«ng t¸c qu¶n lý nghiÖp vô chuyªn m«n. - Trùc tiÕp lµm nhiÖm vô chuyªn m«n vµ tæ chøc qu¶n lý nghiÖp vô ®­îc giao. - ChØ ®¹o, h­íng dÉn vµ kiÓm tra nghiÖp vô ®èi víi c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn, tæ chøc phèi hîp c«ng t¸c nghiÖp vô trong néi bé doanh nghiÖp. Quan hÖ víi c¸c c¬ quan chuyªn ngµnh cÊp trªn, c¸c ®èi t­îng ngoµi doanh nghiÖp vµ c¸c c¬ quan nhµ n­íc cã liªn quan. * NhiÖm vô cña c¸c phßng ban, bé phËn nghiÖp vô: - LËp dù ¸n kÕ ho¹ch n¨m, quý, th¸ng vÒ c«ng t¸c nghiÖp vô chuyªn m«n ®­îc giao tr×nh gi¸m ®èc hoÆc cÊp trªn phª duyÖt. - TiÕn hµnh thùc thi c«ng t¸c nghiÖp vô cô thÓ theo chøc n¨ng nhiÖm vô ®­îc giao. Tæ chøc theo dâi qu¸ tr×nh thùc hiÖn vµ x¸c ®Þnh hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c¬ së vµ toµn C«ng ty thuéc phÇn viÖc hoÆc thuéc bé phËn m×nh qu¶n lý. - Nghiªn cøu vµ thùc hiÖn chÕ ®é chÝnh s¸ch, luËt lÖ cña Nhµ n­íc, c¸c quy ®Þnh cña cÊp trªn, c¸c ®Þa ph­¬ng. Tæ chøc vµ båi d­ìng nghiÖp vô cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong phßng hoÆc bé phËn vµ c¬ së. - Thùc hiÖn ®óng c¸c quy ®Þnh vÒ thñ tôc hµnh chÝnh l­u tµi liÖu nghiÖp vô. Gi÷ bÝ mËt vÒ kinh tÕ kü thuËt, c«ng nghÖ vµ qu¶n lý s¶n xuÊt cña l©m nghiÖp. Cung cÊp hå s¬ tµi liÖu nghiÖp vô cho c¸c c¬ quan kh¸c ph¶i ®­îc Gi¸m ®èc C«ng ty cho phÐp. II-ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY VIRASIMEX. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Công ty VIRASIMEX tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh với quy mô tương đối lớn, địa bàn hoạt động rộng khắp trên phạm vi cả nước. Để đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa phân tán, vừa tập trung. Đây là hình thức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty vì các đơn vị phụ thuộc nằm cách xa Công ty, phương tiện đi lại, liên lạc còn hạn chế, áp dụng hình thức này đảm bảo công tác kế toán được đầy đủ, thúc đẩy hạch toán kinh tế nội bộ. Theo hình thức này, kế toán Công ty thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, thu nhận, tổng hợp các tài liệu, số liệu do các đơn vị phụ thuộc gửi đến, thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở văn phòng Công ty để tổng hợp, lập báo cáo tài chính doanh nghiệp. ở các đơn vị phụ thuộc như chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, chi nhánh Hải phòng, Lào cai, Lạng sơn trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty. Hạch toán theo chế độ kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản tại Ngân hàng. Bộ máy quản lý của các Xí nghiệp, chi nhánh đặt dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc. Các xí nghiệp sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty gồm 6 Xí nghiệp và có những phòng kế toán riêng được quyền hạch toán đầy đủ và cuối mỗi quý nộp các báo cáo kết quả để Công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và lập báo cáo toàn Công ty. Xuất phát từ những nhiệm vụ và yêu cầu mà bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Phòng kế toán của công ty có 7 người được chia thành các bộ phận và có nhiệm vụ như sau: - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ tổ chức, điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của Công ty, làm tham mưu cho Giám đốc về hoạt động tài chính, thu, chi tiền mặt, kế hoạch tìm nguồn tài trợ, vay vốn Ngân hàng… của toàn bộ Công ty. Tổ chức kiểm tra kế toán trong toàn Công ty, nghiên cứu vận dụng các chế độ chính sách về Tài chính, Kế toán của Nhà nước vào điều kiện cụ thể của Công ty, xét thấy báo cáo kế toán của các dơn vị cơ sở và toàn công ty trước khi gửi lên cơ quan chủ quản tài chính Ngân hàng… Đồng thời tham mưu cho Giám đốc Công ty bố trí sắp xếp nhân sự cuả phòng Tài chính Kế toán. - Phó phòng Kế toán: Có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu số phát sinh của tất cả các tài khoản đồng thời phụ trách các tài khoản 156, 511, 911. Cuối tháng, cuối quý lập các báo cáo kế toán. Đồng thời cùng với kế toán trưởng làm nhiệm vụ phân tích các hoạt động kinh tế, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty – từ đó có ý kiến đề xuất và giải pháp hoàn thiện. - Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính có nhiệm vụ vào sổ các tài khoản mở trên văn phòng Công ty, chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ Kế toán phát sinh và tông rhợp số liệu của toàn Công ty. Cụ thể là việc nhập chứng từ, kiểm soát các chứng từ, trên cơ sở đó, lập các báo cáo kế toán và phát hành kế toán phát sinh trên Công ty, thu nhận, kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi lên và tổng hợp số liệu để báo cáo kế toán chung của Công ty. - Bộ phận kế toán quỹ và các nghiệp vụ khác: Có nhiệm vụ hạch toán tiền mặt và ghi vào sổ chi tiết chi phí ( đối với những khoản chi liên quan đến chi phí, đối chiếu công nợ, đôn đốc thanh toán nợ phải thu và nợ phải trả trong và ngoài nước). - Bộ phận kế toán tiền gửi và công nợ nước ngoài: Có nhiệm vụ lập phiếu thu, chi tiền mặt, theo dõi các khoản thu chi từ tiền gửi Ngân hàng, hạch toán tổng hợp và chi tiết tiền gửi, tiền vay, tính toán lãi tiền vay, tiền gửi, làm các thủ tục vay Ngân hàng và thanh toán qua Ngân hàng. - Bộ phận thanh toán nội bộ: Do một người phụ trách kiêm thủ quỹ, có nhiệm vụ theo dõi các khản phải thu, phải trả, tạm ứng và thanh toán tạm ứng, thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách đồng thời kiêm kế toán tài sản cố định và nguồn vốn các quỹ Xí nghiệp. - Bộ phận kế toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí trong Công ty cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, đồng thời hạch toán toàn bộ các Xí nghiệp có liên quan đến việc thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội. Các bộ phận kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Số liệu ở bộ phận này sai sẽ dẫn đến số liệu ở bộ phận khác sai, có thể nói mối quan hệ ở đây là đối ứng và nhân quả. Các bộ phận phải cùng thực hiện nhiệm vụ của mình đồng thời đúng yêu cầu để cung cấp số liệu cho nhau, đối chiếu số liệu, cung cấp cho bộ phận kế toán tổng hợp để tính kết quả hoạt động kinh doanh của toàn Công ty. Với các bộ phận kế toán ở các đơn vị cơ sở, phòng kế toán của Công ty có quan hệ chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán, đảm bảo công tác kế toán thực hiện đúng chế độ của nhà nước thống nhất trong toàn Công ty. 2- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty. Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc kèm theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Như vậy hình thức kế toán thực chất là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán. Trong những năm trở về trước Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh theo vế có của các tài khoản. Hiện nay khi quy mô nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu quản lý đối với nền sản xuất xã hội ngày càng cao, yêu cầu cung cấp thông tin càng nhanh và khi máy vi tính được sử dụng rộng rãi trong công tác kế toán của doanh nghiệp đòi hỏi công ty phải thay đổi hình thức kế toán cho phù hợp. Chính vì vậy công ty đã thay đổi hình thức kế toán nhật ký chứng từ bằng hình thức Nhật ký chung nhưng có nhiều cải biến linh hoạt phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty và phù hợp với chương trình kế toán trên máy vi tính của Công ty. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và hạch toán nghiệp vụ đó sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức sổ Nhật ký chung bao gồm các loại sổ: - Sổ Nhật ký chung. - Sổ cái tài khoản 641, 642. - Các sổ thẻ kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp . 2.3 III- Kế toán chi phí bán hàng tại công ty VIRASIMEX. 1- Tài khoản sử dụng. Để theo dõi và tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ kế toán Công ty sử dụng tài khoản 641- chi phí bán hàng. Kết cấu của tài khoản này như đã trình bày ở phần I Để tập hợp chi phí theo từng yếu tố Công ty đã sử dụng 6 tài khoản cấp 2 của TK 641 như sau: - Tài khoản 6412- Chi phí vật liệu bao bì. Gồm các khoản chi phí về vật liệu bao bì đóng gói, bao bì rách vỡ đóng lại,… - Tài khoản 6413- Chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng. Tài khoản này phản ánh các công cụ, dụng cụ xuất dùng cho khâu bán hàng như: Công cụ lao động, trang thiết bị văn phòng, hoá đơn biểu mẫu chứng từ,… - Tài khoản 6414- Chi phí khấu hao tài sản cố định. Phản ánh giá trị hao mòn của tài sản cố định phục vụ cho công tác bán hàng. - Tài khoản 6415- Chi phí vận chuyển, bốc xếp. Phản ánh các chi phí bỏ ra để vận chuyển, bốc xếp hàng hoá trong quá trình bán hàng. - Tài khoản 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài. Gồm các chi phí như trả hoa hồng đại lý, hoa hồng cho các đơn vị làm công tác môi giới cho công ty, chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định … - Tài khoản 6418 - Chi phí bằng tiền khác. Tài khoản này phản ánh toàn bộ các chi phí khác phục vụ cho công tác bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách, hội nghị, tặng phẩm quà tặng, công tác phí,… 2- Phương pháp kế toán: Khi phát sinh các chi phí, kế toán phải căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ hợp lệ của người sử dụng chi phí để thanh toán tiền. Đối các bộ phận kinh doanh khi phát sinh nghiệp vụ nếu khoản chi không lớn thì có thể ứng trước tiền để thanh toán, rồi sau đó lấy hoá đơn hoặc giấy biên nhận đã nộp tiền về nộp cho kế toán thanh toán, kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào đó để viết Phiếu chi thanh toán khoản phí trên. Trong trường hợp khoản chi là tương đối lớn thì người đề nghị được chi tiền phải lập "Giấy đề nghị thanh toán" trong đó nêu rõ số tiền và lý do chi rồi chuyển cho thủ trưởng đơn vị (Giám đốc) duyệt. Sau khi được duyệt, giấy này được đem đến cho kế toán thanh toán để viết Phiếu chi và thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu chi để xuất tiền. Ví dụ : Ngày 24/02/2001phòng kế toán nhận được giấy đề nghị thanh toán Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc -------------------------------------------------- GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Kính gửi ban giám đốc Công ty VIRASIEX phòng tài chính kế toán. Tên tôi là : Phạm Văn Công – nhân viên phòng xuất – nhập khẩu công ty, viết giấy này xin thanh toán với nội dung sau: Ngày 24/02/2001 tôi có làm việc với đoàn xuất khẩu quặng sắt. Sau khi làm việc đã tổ chức bữa liên hoan gặp mặt chi hết số tiền 1.570.000đ ( một triệu năm trăm bảy mươi nghìn đồng) Kính đề nghị ban lãnh đạo duyệt chi. Hà Nội, ngày 24/02/2001. Lãnh đạo duyệt Người đề nghị ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Sau khi nhận được giấy đề nghị thanh toán đã được giám đốc ký duyệt, kế toán công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và toán viết Phiếu chi. Đơn vị: Công ty XNK cung ứng thiết bị vật tư đường sắt VIRASIMEX. Mẫu số 02- TT Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính PHIẾU CHI TIỀN Ngày 24 tháng 02 năm 2001 Quyển số : 2 Họ tên người nhận tiền: Phạm Văn Công Số : 47 Địa chỉ: Phòng xuất- nhập khẩu Nợ : 6418 Lý do chi: Tiếp khách Có : 111 Số tiền: 1.570.000 (Bằng chữ: Một triệu năm trăm bảy mươi nghìn đồng) Kèm theo 1 chứng từ gốc . Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu (họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ: Một triệu năm trăm bảy mươi nghìn đồng) Hà nội ngày 24/02/2