Đề tài Hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại cơ quan văn phũng Tổng công ty Rau quả Việt Nam

m, khen thưởng ,kỷ luật theo đề nghị của HĐQT, Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT , trước người bổ nhiệm và trước pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng công ty, Tổng giám đốc là người điều hành cao nhất trong Tổng công ty Rau quả VN . - Phó Tổng giám đốc: là người giúp Tổng giám đốc điều hành một số công việc của Tổng công ty theo phân công của Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Tổng giám đốc phân công - Văn phòng và các phòng chuyên môn, nhiệm vụ của Tổng công ty : Có chức năng tham mưu, giúp việc của HĐQT và Tổng giám đốc trong quản lý ,điều hành công việc. - - Đơn vị thành viên Tổng công ty : Ngoài ra Tổng công ty Rau quả VN có các đơn vị thành viên là những doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập. Các doanh nghiệp hạch toán độc lập là thành viên của Tổng công ty có quyền tự chủ kinh doanh và tự chủ tài chính, chịu trách nhiệm về quản lý nợ và cam kết của minh trong phạm vi số vốn Nhà nước do doanh nghiệp quản lý ,chiu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ đối với Tổng công ty Rau quả VN. 3.Đặc điểm tổ chức hoạt động kế toán của Tổng công ty Rau quả VN. 3.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Tổng công ty Rau quả VN là doanh nghiệp Nhà nước, do đó có nghĩa vụ thực hiện đúng pháp lệnh kế toán thống kê, chế độ kế toán, kiểm toán độc lập và gửi báo cáo quyết toán quý, năm đúng kiểu mẫu thời gian quy định và chịu trách nhiệm về tính trung thực chính xác của số liêụ báo cáo. Báo cáo quyết toán tài chính tổng hợp năm của Tổng công ty gồm các biểu mẫu như các báo cáo quyết toán tài chính doanh nghiệp ban hành theo nghị định số 1141TC/QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Trong báo cáo quyết toán có phần hạch toán tập trung của Tổng công ty và tổng hợp báo cáo quyết toán của các doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập và các đơn vị sự nghiệp. Tổng công ty hạch toán theo nguyên tắc đã được quy định trong điều lệ của Tổng công ty. Bộ máy kế toán của Tổng công ty được tổ chức theo phương thức kế toán tập trung tại phòng kế toán trung tâm .( Sơ đồ 13 ) - Kế toán trưởng( trưởng phòng kế toán): Là người giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính hoặc có liên quan đến tài chính, công tác kế toán,thống kê của Tổng công ty, có quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật, Phụ trách chung công tác tài chính kế toán của Tổng công ty, trực tiếp chỉ đạo tổ chức bộ máy kế toán, lập kế hoạch, cân đối tài chính, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Tổng công ty về tình hình tài chính kế toán của Tổng công ty. - Phó phòng kế toán: Phụ trách công nợ ngoại hối và các công việc của Tổng công ty khi kế toán trưởng đi vắng: + Phó phòng phụ trách theo dõi quản lý các doanh nghiệp tổng hợp và báo cáo tình hình tài chính các doanh nghiệp, kiểm tra tình hình tài chính của các đơn vị thành viên. + Phó phòng phụ trách khối văn phòng phản ánh kịp thời, chính xác tình hình tài chính của văn phòng Tổng công ty ,kiểm tra các phần hạch toán chi tiết bảo đảm tính chính xác và phù hợp của hệ thống. - Kế toán tài chính các doanh nghiệp thành viên: Có nhiệm vụ phản ánh kịp thời tình hình tài chính của các doanh nghiệp thành viên và kiểm tra tình hình kế toán và tài chính của các doanh nghiệp. - Kế toán XDCB và DNNN khác: Có chức năng phản ánh kịp thời tình hình đầu tư XDCB và hiệu quả của đầu tư ,kiểm tra quá trình thực hiện đầu tư và tài chính của các doanh nghiệp khác. - Kế toán tổng chi phí: Có chức năng tổng hợp và báo cáo tình hình tài chính của các doanh nghiệp thành viên . - Kế toán thanh toán: Phản ánh chính xác ,kịp thời tình hình thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng ,kiểm tra các chứng từ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.Lập các chứng từu thanh toán, mở sổ nhật ký thu, chi theo chế độ kế toán hiện hành, làm thủ tục nhậ tiền. - Kế toán thanh toán ngoại tệ : Phản ánh chính xác kịp thời tình hình thu chi ngoại tệ ,lập lệnh chi tiền ngoại tệ,làm các thủ tục mua bán ngoại tệ, theo dõi kiểm tra đôn đốc tình hình thực hiện các hợp đồng XNK. - Kế toán hàng hoá: Theo dõi quản lý kiểm tra ,giám sát chặt chẽ kho hàng của Tổng công ty tránh ra hao hụt thất thoát.Phản ánh và báo cáo kịp thời của sự luân chuyển của hàng hoá, thành phẩm tại mọi thời điểm. - Thủ quỹ: Phản ánh kịp thời ,chính xác tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt. Kiểm tra chứng từ ,tiền và đối tượng nhận ,nộp tiền để thực hiện việc thu chi theo lệnh đã được duyệt. 3.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Tổng công ty : Tổng công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trên máy vi tính. Kế toán trưỏng phân công nhân viên kế toán nhập dữ liệu vào máy theo nhiệm vụ của từng người. Căn cứ vào yêu cầu của kế toán trưởng,Tổng giám đốc...người sử dụng máy sẽ khai báo với máy những yêu cầu cần thiết,( như nhật ký mua hàng,bán hàng ,sổ cái tài khoản,nhật ký chung...) máy sẽ xử lý và in ra những thông tin đã yêu cầu. Tổng công ty xác định hàng tồn kho cuối kỳ theo giá thực tế và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, giá xuất kho hàng hoá được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. Tổng công ty hạch toán ngoại tệ theo phương pháp tỷ giá thực tế. 4. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh xuất khẩu tại cơ quan văn phòng -Tổng công ty Rau quả VN. Tổng công ty Rau quả VN là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập với nhiệm vụ chủ yếu sản xuất giống rau quả, chế biến rau quả,thịt .thuỷ sản,dịch vụ tư vấn đầu tư phát triển và đặc biệt là kinh doanh XNK nông sản.Ngay từ khi mới thành lập(tháng 2/1988) hoạt động kinh doanh XNK nông sản tại Tổng công ty đã đóng một vai trò quan trọng, chủ chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Với một số mặt hàng XK chủ yếu như rau quả tươi ,rau quả hộp đông lạnh,rau quả sấy muối, gia vị các loại lương thực..... Tổng công ty đang chú trọng đến việc nâng cao về chất các sản phẩm XK, gia tăng hàm lượng chế biến trong sản phẩm từ đó có thể nâng cao hiệu quả XK.Thị trường XK của Tổng công ty cũng được mở rộng sang Mỹ,Nhật ,Đài loan, Hồng Kông... Hoạt động xuất khẩu ở cơ quan văn phòng- Tổng công ty rau quả VN đóng vai trò chỉ đạo,kim ngạch xuất khẩu luôn chiếm 1 phần lớn trong doanh thu hàng năm của cơ quan . Hơn thế nữa , từ năm 1988 trở lại đây hoạt động xuất khẩu có chuyển biến tích cực cùng với sự phát triển của hoạt động kinh doanh chung tại cơ quan , doanh thu xuất khẩu năm sau cao hơn năm trước và ngày càng đóng vai trò quan trọng . Điều này một lần nữa khẳng định đường lối phát triển của Tổng công ty nói chung và cơ quan Văn phòng nói riêng là đẩy mạnh xuất khẩu, lấy xuất khẩu làm mũi nhọn. Hiện nay , cơ quan Văn phòng bán hàng xuất khẩu chủ yếu theo hình thức bán hàng giao thẳng khi ký được hợp đồng xuất khẩu Tổng công ty tiến hành thu mau các nông sản phẩm của các đơn vị cá nhân ở trong cũng như ngoài Tổng công ty .Đến ngày giao hàng , các đơn vị vận chuyển hàng đến cảng sau đó tiến hành giao hàng cho phía nước ngoài , giá bán thường là giá FOB hoặc giá CIF. Chi phí vận chuyển và chi phí kho bãi có thể do doanh nghiệp hoặc bên bán phải trả tuỳ theo hợp đồng. Hoạt động xuất khẩu được chia làm 2 hình thức : _ Xuất khẩu trực tiếp: + Xuất khẩu theo các hợp đồng với nước ngoài, Tổng công ty trực tiếp ký kết hợp đồng với nước ngoài và tiến hành thu mua tập hợp hàng hoá để xuất bán cho các công ty nước ngoài. + Xuất khẩu theo chi tiêu của Bộ thương mại: Theo hiệp định giữa Chính phủ ta kết hợp với chính phủ LB Nga, Bộ Thương mại giao cho Tổng công ty xuất khẩu hàng hoá sang LB Nga . Xuất khẩu uỷ thác: + Tổng công ty nhận uỷ thác của các đơn vị khác xuất khẩu hàng hoá + Tổng công ty là đại diện pháp nhân , có đầy đủ tư cách pháp nhân và điều kiện kinh doanh XNK và được nhà nước cấp giấy phép nên không có nghiệp vụ bán hàng giao uỷ thác. + Một đặc điểm nữa trong hoạt động kinh doanh XK đó là phương thức thanh toán . Đối với khách hàng quen biết và tin cậy , hình thức thanh toán hợp đồng XK sẽ là LC, ngoài ra Tổng công ty có thể áp dụng thanh toán bằng cách ghi sổ. + Các hợp đồng XK trả nợ sang LB Nga sẽ được chính phủ , cụ thể là Bộ thương mại thanh toán thông qua kho bạc Nhà nước. + Với những đặc điểm hoạt động kinh doanh XK như trên , yêu cầu đặt ra đối với ban lãnh đạo Tổng công ty có cách sắp xếp tổ chức sao cho thông tin quản lý chính xác và kịp thời nhất ngay cả với từng mặt hàng XK. II. Thực trạng kế toán hoạt động kinh doanh XK hàng hoá tại cơ quan Văn phòng- Tổng công ty Rau quả VN Chứng từ sử dụng Hợp đồng kinh tế Hoá đơn thương mại Vận đơn Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận bảo hiểm Phiếu xuất kho Giấy báo nợ, giấy báo có Phiếu thu chi tiền mặt Hoá đơn thuế VAT 2.Tài khoản sử dụng Để đánh giá chính xác chất lượng công tác của đơn vị trên toàn bộ quá trình kinh doanh cũng như trong từng khâu, từng giai đoạn từng hoạt động của Tổng công ty , cần phải tiến hành phân chia hoạt động kinh doanh XK hàng hoá một cách rõ ràng. Từ đó kế toán vận dụng tổng hợp các phương pháp chứng từ ,tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán để hạch toán từng quá trình kinh doanh. Tổng công ty sử dụng các tài khoản sau để theo dõi quá trình sản xuất hàng hoá: TK 156 : Hàng hoá TK 141 : Tạm ứng TK 131 : Phải thu khách hàng + Tk 1311 : Khách hàng trong nước + Tk 1312 : Khách hàng nước ngoài TK 138 : Phải thu khác + Tk 1388 : Phải thu đơn vị giao uỷ thác TK 111 : Tiền mặt + Tk :1111: Tiền Việt nam + Tk 1112 : Ngoại tệ TK 112 : Tiền gửi ngân hàng + Tk 1121 : Tiền Việt nam + Tk 1122: Ngoại tệ -Tk 133 : Thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước Tk 511: Doanh thu + Tk 5111 : Doanh thu bán hàng + Tk 5113 : Doanh thu XK uỷ thác TK 632 : Giá vốn hàng bán TK 641 : Chi phí bán hàng TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.Trình tự hạch toán 3.1. Quá trình mua hàng XK: (Xem sơ đồ 10) Hiện nay nguồn hàng chủ yếu để XK của Tổng công ty là mua trực tiếp của các nhà máy. Phương thức thanh toán được quy định trong hợp đồng mua hàng, thông thường là thanh toán bù trừ và thanh toán theo cách giao hàng trước nhận hàng sau. Với phương thức thanh toán này Tổng công ty có thể ứng trước tiền hàng từ tiền tạm ứng sau khi hàng xác nhận được giao cho Tổng công ty hoặc giao bán thẳng. Tổng công ty sẽ trả nốt phần còn lại. Căn cứ vào hoá đơn đỏ, kế toán hàng hoá xác định trị giá mua nhập kho và ghi bút toán Nợ TK 156(1561): Trị giá hàng mua nhập kho Nợ TK 133( 1331) : Thuế VAT đầu vào Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản trên cơ sở các phòng có hoá đơn đỏ để chứng minh hàng đó đã chuyển chủ, các phòng viết giấy đề nghị thanh toán. Căn cứ vào giấy báo nợ, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 112 Trường hợp tạm ứng bằng tiền mặt cho cán bộ đi mua hàng .căn cứ phương án được duyệt kế toán tạm ứng tiền cho các phòng và ghi bút toán Nợ TK 141 Có TK 111 Khi mua hàng về thanh toán bằng tiền tạm ứng, kế toán ghi : Nợ TK 156(1561) Nợ TK 133 Có TK 141 Khi thanh toán trực tiếp cho người bán, kế toán ghi Nợ TK 331 Có TK 111, 112 Thanh toán bù trừ định kỳ trên cơ sở biên bản thanh toán bù trừ, kế toán ghi Nợ TK 331 Có TK 131 Ví dụ 1 : Ngày 9/8/2002 Tổng công ty Rau quả ký hợp đồng với nhà máy thực phẩm Nam Hà mua một lô hàng vải hộp nước đường có số lượng là 33.900 kg, đơn giá là 22.000 đ/kg .Tổng công ty thanh toán 100% trị giá hợp đồng trong vòng 3 ngày sau khi giao hàng. Ngày 20/8/2002 Tổng công ty nhận hàng tại kho của nhà máy, căn cứ vào phiếu xuất kho kèm hoá đơn của người bán và số thực kiểm nhận , khi nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 156 ( 1561 ) : 745.800.000 ( 33.900 ´ 22.000 ) Nợ TK 133 : 74.580.000 Có TK 331 : 820.380.000 Chi phí vận chuyển khi thanh toán kế toán ghi: Nợ TK 156 ( 1562 ) : 450.000 Nợ TK 133 : 4500 Có TK 111 : 495.000 Ngày 27/8/2002 hàng về đến kho , Tổng công ty thanh toán tiền hàng cho nhà máy bằng tiền gửi ngân hàng Nợ TK 331 : 820.380.000 Có TK 112 : 820.380.000 3.2. Hạch toán quá trình xuất khẩu hàng hoá 3.2.1 Trường hợp xuất khẩu trực tiếp (Xem sơ đồ 10 ) Tổng công ty Rau quả chủ yếu XK hàng theo phương thức chuyển hàng từ kho của bên bán ra thẳng cảng xuất khẩu, không qua kho của Tổng công ty nên TK 157- Hàng gửi bán không được sử dụng mà chỉ sử dụng TK 156 – hàng hoá ghi chép phản ánh lượng hàng hoá nhập và xuất kho đi xuất khẩu. Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể Tổng công ty sẽ xuất hàng theo giá FOB hoặc giá CIF. Trường hợp xuất khẩu hàng theo giá FOB Theo giá FOB thì người bán hoàn thành nghĩa vụ khi hàng qua lan can tầu tại cảng bốc hàng quy định. Người mua phải chịu mọi phí tổn và rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng kể từ lúc nhận hàng của bên bán tại cảng. Kế toán hạch toán như sau: Khi hàng được chuyển thẳng ra cảng xuất, hoàn thành các thủ tục hải quan và bốc xếp xong lên phương tiện vận chuyển tức là Tổng công ty hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, hàng xác định là đã tiêu thụ kế toán căn cứ vào hoá đơn , vận đơn hạch toán doanh thu và tiền bán hàng phải thu của bên nhập. Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng ( Tỷ giá thực tế ) Có Tk 511- Doanh thu xuất khẩu ( Tỷ giá thực tế ) Đồng thời ghi bút toán kế chuyển trị giá mua hàng đã xuất Nợ TK 632 Có TK 156 Các chi phí vận chuyển , bốc xếp dỡ hàng từ kho ra cảng người nhận , kế toán hạch toán vào TK 111,112 và sổ theo dõi chi phí TK 641 Nợ TK 641 Nợ TK 133 Có Tk 111,112 Khi Tổng công ty nhận được giấy báo có của Ngân hàng về thanh toán hàng XK + nếu tỷ giá tại thời điểm thanh toán lớn hơn tại thời điểm ký vận đơn Nợ TK 1122: Số tiền thu được (Ngoại tệ * tỷ giá thực tế) Có TK 131: Thu của khách hàng Có Tk 413: Chênh lệch tỷ giá + nếu tỷ giá tại thời điểm thanh toán nhỏ hơn tại thời điểm ký vận đơn: Nợ Tk 1122: Số tiền thu được ( Ngoại tệ* tỷ giá thực tế) Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá Có TK 131: Thu của khách hàng Cuối niên độ số dư trên TK 413 sẽ được ghi vào thu nhập hoặc chi phí hoạt động tài chính: + Nếu TK 413 dư có : Nợ TK 413 Có TK 711 +Nếu TK 413 dư nợ: Nợ TK 811 Có TK 413 _Hiện nay Tổng công ty phải nộp thuế XK với thuế xuất là 1% trên doanh thu XK ‘hàng tháng cùng cục thuế lập tờ khai nộp thuế và cuối tháng quyết toán lại số thuế phải nộp Nợ Tk 511 Có TK 333(3333) -Khi nộp thuế kế toán ghi : Nợ TK 333(3333) Có TK 111,112 VD2: Ngày 21/3/2002 Tổng công ty rau quả VN xuất sang Mỹ một lô hàng dứa hộp theo hoá đơn số 08/M/2002 trị giá lô hàng là 701.975.920 đồng. Trị giá bán là 64.000 USD, chi phí vận chuyển và các phụ phí đã thanh toán bằng tiền mặt là 400.000 đồng. Ngày 26/3/2002 hàng rời cảng Ngày 3/4/2002 Tổng công ty nhận giấy báo có của ngân hàng về số hàng thu được bằng ngoại tệ. Ngân hàng nước ngoài CHASE MANHATTAN BANK thanh toán số tiền trên bằng cách ghi vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Ngoại thương VN . Tỷ giá ngày 26/3/2002 là 14.680 đồng/USD Tỷ giá ngày 3/4/2002 là 14.687 đồng/USD Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Ngày 26/3 hàng xác định là đã tiêu thụ , kế toán hạch toán doanh thu và số tiền phải thu của khách hàng Nợ TK 131: 939.520.000( 64.000USD x 14.680 ) Có TK 511: 939.520.000 Đồng thời kết chuyển trị giá mua số hàng đã tiêu thụ: Nợ TK 632: 701.975.920 Có TK 156: 701.975.920 -Căn cứ vào phiếu chi đã thanh toán bằng tiền mặt, kế toán ghi : Nợ TK 641: 400.000 Có TK 111: 400.000 -Ngày 3/4nhận giấy báo của Ngân hàng, kế toán ghi ; Nợ TK 112(1122): 939.968.000(64.000USD x 14.687) Có TK 131: 939.520.000 Có TK 413: 448.000 -Khi tính thuế XKphải nộp 1% trên doanh số , căn cứ vào hoá đơn bán hàng kế toán ghi ; Nợ Tk 511: 93.952.000 Có TK 333(3333): 93.952.000 -Khi nộp thuế XK bằng tiền mặt , kế toán ghi : Nợ TK333( 3333): 93.952.000 Có TK 111,112: 93.952.000 -Để xác định kết quả cho lô hàng trên kế toán phân bổ trực tiếp chi phí hàng bán cho lô hàng còn chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ theo tiêu thức doanh số .Cụ thể chi phí quản lý được phân bổ cho lô hàng này là 450.000 Nợ TK 911; 4.450.000 Có TK 641: 4.000.000 Có TK 642: 450.000 Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ sang TK 911 để xác định kết quả XK của lô hàng Nợ TK 911: 701.975.920 Có TK 632: 701.975.920 Đồng thời kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 Doanh thu thuần = Doanh thu theo hoá đơn – thuế xuất khẩu Doanh thu thuần = 939.520.000-93.952.000 Doanh thu thuần = 845.568.000 Kế toán ghi: Nợ TK 511; 845.568.000 Có TK 911; 845.568.000 -Kết quả hoạt động kinh doanh : Nợ TK 911: 139.142.080 Có TK 421: 139.142.080 b.Trường hợp xuất khẩu hàng theo giá CIF Theo giá này người bán phải trả các phí tổn và cước phí cần thiết để đưa hàng đến cảng quy định ngoài ra còn phải mua bảo hiểm hàng hải để tránh cho người mau được rủi ro, mất mát hoặc hư hại trong quá trình vận chuyển. Tổng công ty rất hiếm khi áp dụng trường hợp bán hàng xuất khẩu theo giá CIF. Ví dụ 3: Ngày 12/8/2002 Tổng công ty rau quả VN xuất sang Mông Cổ 18.000 lọ dưa chuột giấm đóng trong lọ thuỷ tinh, giá mua là 139.000.000 đồng. Giá bán 13.000 USD CIF Ulanbato. Bên Mông Cổ đề nghị thanh toán như sau. -Ngày 12/8/2002 trả ngay 10% trị giá hợp đồng là 1.300 USD. Tỷ giá ngày 12/8/2002 là 15.287 đồng USD. -Ngày 20/8/2002 khi đại diện của Tổng công ty xuất trình bộ chứng từ giao hàng gồm: + Bản chính vận đơn ,giấy bảo hiểm + Giấy chứng nhận chất lượng + Bản kê chi tiết, giấy chứng nhận xuất xứ + Hoá đơn thương mại. Bên Mông Cổ thanh toán nốt số tiền còn lại là 11.700 USD, tỷ giá ngày 20/8 là 15.372 đồng/USD + Các chi phí trong nước là 1.200.000 đồng + Các chi phí vận chuyển lô hàng là 100 USD + Mua bảo hiểm là 60 USD Tổng công ty chịu 1% thuế XK trên tổng doanh thu .Mọi khoản thuế , chi phí trong nước, tiền bảo hiểm chi phí vận chuyển bốc xếp ở nước ngoài Tổng công ty chịu. Trình tự hạch toán như sau: Ngày 12/8 kế toán hạch toán doanh thu lô hàng xuất khẩu sang Mông Cổ theo tỷ giá ngày 12/8 là 15.287 đồng/USD Nợ TK 131: 198.731.000 (13.000 x 15.287) Có Tk 511: 198.731.000 Đồng thời kết chuyển trị giá hàng đã bán Nợ TK 632: 139.000.000 Có TK 156: 139.000.000 -Khi bên Mông Cổ thanh toán tiền lần một, Tổng công ty hạch toán theo tỷ giá ngày 12/8 là 15.287 đồng/USD Nợ TK 112(1122): 19.873.100 (1.300 x 15.287) Có Tk 131: 19.873.100 Chi phí vận chuyển và mua bảo hiểm: Nợ TK 641: 2.445.920 ( 160 x 15.287) Có TK 112(1122): 2.445.920 -Các chi phí trong nước, chi bằng tiền mặt: Nợ TK 641: 1.200.000 Có TK 111: 1.200.000 -Ngày 20/8 nhận nốt tiền hàng bên mua thanh toán , kế toán hạch toán theo tỷ giá thực tế ngày 20/8 là 15.372 đồng/USD Nợ TK 112(1122) : 153.644.400 Có TK 131: 152.649.900 Có TK 413: 994.500 -Khi tính thuế XK phải nộp kế toán ghi : Nợ TK 511: 1.987.310 Có TK 333(3333): 1.987.310 -Xác định kết quả: + Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911: 139.000.000 Có TK 632: 139.000.000 + Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911: 3.645.920 Có TK 641: 3.645.920 + Chi phí quản lý doanh nghiệp cuối tháng được tập hợp lại và phân bổ cho hàng đã bán theo tiêu thuức doanh số ở hợp đồng bán hàng này , chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ là 190.000 đồng . Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911: 190.000 Có TK 642; 190.000 + Kết chuyển doanh thu thguần để xác định kết quả kinh doanh : Doanh thu thuần = Doanh thu theo hoá đơn – Thuế xuất khẩu Doanh thu thuần = 198.731.000- 1.987.310 Doanh thu thuần = 196.743.690 Nợ TK 511: 196.743.690 Có TK 911; 196.743.690 +Phản ánh lãi: Nợ TK 911: 53.907.770 Có TK 421: 53.907.770 3.2.2 Trường hợp bán hàng xuất khẩu uỷ thác (xem sơ đồ 4) Khi Tổng công ty nhận uỷ thác XK thì số hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên giao uỷ thác, Tổng công ty bán hàng theo giá thoả thuận giữa hai bên . Khi thu được tiền Tổng công ty phải trả tiền cho bên gửi hàng và được hưởng hoa hồng 1% trên giá bán, đồng thời Tổng công ty phải chịu thuế VAT là 10% trên hoa hồng được hưởng. Tất cả các khâu từ vận chuyển bốc dỡ ,xếp hàng lên tàu đều do bên uỷ thác đảm nhận. Chứng từ được sử dụng trong kế toán hoạt động nhận uỷ thác xuất khẩu ngoài một chứng từ đã kể trên còn có hợp đồng nhận uỷ thác xuất khẩu, hoá đơn thanh toán tiền hàng,.... Tài khoản được sử dung; + Tài khoản 131 (1312) : Phải thu của khách hàng nước ngoài + Tài khoản 138 (1388): Phải thu của đơn vị giao uỷ thác + Một số tài khoản khác Trình tự hạch toán hoạt động nhận uỷ thác xuất khẩu như sau: Khi xuất hàng giao cho khách: Nợ TK 131 ( 1312 ) – Trị giá hàng Có TK 138 (1388) Nhận được giấy báo có của Ngân hàng: Nợ TK 112 Có TK 131 (1312) Đồng thời tiến hành đòi tiền hoa hồng và các khoản đã chi hộ đơn vị giao uỷ thác Nợ TK 138 ( 1388) : Phải thu đơn vi giao uỷ thác Có TK 511: Phí uỷ thác ,các khoản chi hộ Có TK 333(3331): Thuế VAT trên hoa hồng Khi xuất tiền chuyển trả đơn vị giao uỷ thác: Nợ Tk 138 ( 1388) Có TK 111,112 Trình tự hạch toán được khái quát bên sơ đồ : (Sơ đồ 11) Ví dụ 4: Ngày 24/9/2002 Tổng công ty nhận xuất khẩu uỷ thác cho nhà máy thực phẩm xuất khẩu Duy Hải, hợp đồng số 9712/UE/DH mặt hàng chôm chôm nhân dứa sang Tây Ban Nha trị giá 30.800 USD FOB cảng Sài Gòn,VN . Các khoản đã chi bằng tiền mặt là 5.300.000 đồng gồm xin giấy chứng nhận xuất xứ,thủ tục xuất khẩu. Các khoản đã chi bằng ngoại tệ do Tổng công ty chi hộ gồm: Phí thông báo LC ngân hàng thu 25 USD Phí gửi chứng từ 54 USD Phí thanh toán LC 40 USD Thuế XK 308 USD Tổng 427 USD Hoa hồng uỷ thác là 1% giá trị lô hàng Ngày 3/10/2002 bên Tây Ban Nha trả tiền , Tổng công ty tiến hành trả ngay bên uỷ thác sau khi trừ các khoản đã chi hộ và tiền hoa hồng. Tỷ giá ngày 24/9/2002 là 15.068 đồng/ USD Tỷ giá ngày 3/10/2002 là 15.110 đồng/USD Trình tự hạch toánnhư sau: -Khi xuất hàng giao cho khách; Nợ TK 131 (1312) : 464.094.400 (30.800 x15.068 ) Có TK 138 (1388) : 464.094.400 Các khoản chi hộ Nợ TK 641: 6.434.036 ( 427 x15.068 ) Có Tk 112 (1122) : 6.434.036 -Nhận được giấy báo có của ngân hàng: Nợ TK 112: 465.388.000 ( 30.800 x15.110 ) Có TK 131 (1312 ) ; 464.094.400 Có TK 413: 1.293.600 Tổng số tiền phải thu đơn vị giao uỷ thác gồm hoa hồng và các khoản đã chi hộ: + Hoa hồng uỷ thác: 30.800 x 15.100 x 1% = 4.653.880 + Các khoản chi hộ : 6.434.036 11.087.916 -Thuế VAT đầu ra trên hoa hồng uỷ thác: 11.087.916 x10% = 1.108.792 -Số tiền phải trả đơn vị giao uỷ thác khi thanh lý hợp đồng 464.094.400 – 11.0 62.044 = 453.032.356 Như vậy hạch toán thu từ các khoản đã chi hộ và hoa hồng như sau: Nợ Tk 138 ( 1388 ) : 11.062.044 Nợ TK : 413: 25.872 Có TK 511( 5113): 9.979.124 Có TK 3331: 1.108.792 Thanh lý hợp đồng: Nợ TK 138 (1388) : 453.032.356 Có TK 112 ( 1121) : 453.032.356 4. Hệ thống sổ kế toán ở Tổng công ty: - Hệ thống sổ kế toán ở Tổng công ty rau quả bao gồm: sổ nhật ký chung , sổ nhật ký thu chi tiền mặt, sổ nhật biên tiền gửi ngân hàng, sổ nhật ký mua bán hàng, sổ cái tài khoản, các sổ kế toán chi tiết, sổ theo dõi luân chuyển hàng hoá, báo cáo doanh thu , báo cáo kết quả kinh doanh..... - Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, Tổng công ty mở sổ nhật ký mua hàng nhằm theo dõi lượng hàng mua để xuất khẩu. Sổ này được mở ra cho tài khoản 156- hàng hoá ,được ghi chép hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ. Sơ đồ nhật ký mua hàng, bán hàng (xem sơ đồ 9) Nhật biên TK 1111,1121 (xem sơ đồ 8) - Sổ cái mở cho tài khoản 331 là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán. Số dư cuối niên độ kế toán trước của TK 331 được chuyển vào dòng đầu tiên của sổ trong ngày đầu niên độ kế toán. Cuối niên độ kế toán khoá sổ, tính ra số dư của TK 331, làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính . Sổ cái mở cho tài khoản 131(1312) cũng có kết cấu và phương pháp ghi tương tự sổ cái TK 331. Đây là sổ kế toán tổng hợp cung cấp thông tin về các nghiệp vụ liên quan đến khách hàng nước ngoài. Sơ đồ sổ cái (xem sơ đồ 7) 5. Kế toán chi tiết tại văn phòng- Tổng công ty rau quả VN : Hoạt động kinh doanh XK tại Tổng công ty nói chung , cơ quan văn phòng nói riêng ngày càng được mở rộng với chủng loại và số lượng ngày càng lớn. Để theo dõi sát sao nắm vững tình hình kết quả từng thương vụ yêu cầu đặt ra đối với bộ phận kế toán là cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp đầy đủ thông tin về từng loại mặt hàng, từng bạn hàng. Đó cũng chính là nhiệm vụ của kế toán chi tiết. Nếu như báo cáo của kế toán tổng hợp là báo cáo với nhà nước, cấp trên theo đúng quy định mẫu biểu, thời gian của Bộ tài chính thì báo cáo từ sổ sách kế toán chi tiết hoàn toàn do yêu cầu công việc điều hành doanh nghiệp đòi hỏi, với mức độ khác nhau về thời gian và tính chất chi tiết, chỉ tiêu số liệu cụ thể. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, tiền vốn ,vật tư tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với hoạt động kinh doanh xuất khẩu, kế toán lập các sổ, thẻ chi tiết sau Sổ chi tiết thanh toán với người mua : Sổ này được lập chi tiết thgeo từng khách hàng để theo dõi tiền hàng mà khách hàng còn nợ hay đã trả Tổng công ty . Từ đó có kế hoạch đôn đốc thu hồi các khoản phải thu. Cơ sở lập sổ này là nhật ký bán hàng, nhật biên TK 1122. Sơ đồ sổ chi tiết thanh toán với người mua CHƯƠNG III: Đ