Đề tài Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất

cho công ty. Để minh hoạ quá trình NK hàng hoá , ta xét ví dụ về NK hạt nhựa Poly Propylen SS35N ( hoá chất P.P ) từ ấn Độ. Công ty cổ phần hoá chất nhựa là công ty chuyên sản xuất các sản phẩm làm từ hạt nhựa có nhu cầu NK hạt nhựa P.P nhưng không có khả năng cũng như giấy phép để NK hạt nhựa cho sản xuất của mình đã đề nghị với Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất , là công ty chuyên NK các loại hoá chất và hạt nhựa. Đáp ứng yêu cầu này, Ban giám đốc 2 công ty đã cử đại diện tiến hành tìm hiểu, đánh giá tiềm năng của hai bên, sau một thời gian thoả thuận, hợp đồng kinh tế đã được ký kết vào ngày 02/08/2002 ( Phụ lục 1). Cách làm này nhằm đảm bảo cho việc tiêu thụ hàng hoá diễn ra nhanh chóng, tránh tình trạng ứ đọng vốn, phát sinh các chi phí lưu kho quá lâu và phát sinh các chi phí khác. Phòng kinh doanh kết hợp cùng các phòng ban khác tiến hành tìm hiểu các nhà cung cấp nước ngoài về : giá cả, phương thức thanh toán, các điều kiện trong Incoterm 2000, khả năng giao hàng …và tiến hành lập Dự toán nhập hàng đã đi đến thống nhất sẽ nhập từ Indian Petrochemicals Corporation Limited (International Business Group )..Sau khi hai bên đàm phán bằng các phương tiện như Fax, điện thoại và Internet đã đi đến thoả thuận sẽ ký kết một Hợp đồng ngoại ( Phụ lục 2 ). Sau khi hợp đồng đã được ký kết, Phòng XNK tiến hành các thủ tục mở L/C, bộ hồ sơ để mở L / C bao gồm : Phương án kinh doanh NK (Dự toán nhập ). Yêu cầu mở thư tín dụng lập ngày 15/ 08/2002 Hợp đồng tín dụng số 36 – HDTD. Giấy nhận nợ số tiền vay là (405790 x 90% =365211USD ) với mục đích nhập hạt nhựa P.P lãi suất cho vay 0.62 % /tháng, trong vòng khoảng 3 tháng, thêm ngày nào thì phải trả tiền ngày đó. Đơn xin mở thư tín dụng kèm Phương án trả nợ. Bản sao Hợp đồng kinh tế ( Hợp đồng nội và Hợp đồng ngoại ) Ngân hàng sau khi xem xét đầy đủ bộ hồ sơ và phương án kinh doanh thấy đầy đủ tính pháp lý đã đồng ý mở L/C vào ngày 25/08/2002 cho người XK hưởng, hồ sơ bao gồm hai giấy Uỷ nhiệm chi : Một Uỷ nhiệm chi để ký quỹ mở L/C ( 10% giá CIF của lô hàng ), một để trả phí mở L/C ( 0.1% giá trị CIF ) ỉ Ngày 25/08/2002 trả phí mở L/C và ký quỹ bằng TG tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội. ỉ Ngày 20/09/2002 trả phí sửa đổi L/C theo đúng yêu cầu của người XK. ỉ Ngày 14/10/2002 Bên xuất khẩu lập Hoá đơn thương mại với ký hiệu : RPP- 42/210023 kèm vận đơn số : 1012004227 để chuyển hàng lên tầu. ỉ Ngày 29/11/2002 hàng đã được chuyển đến cảng Hải phòng. ỉ Ngày 02/12/2002 công ty cử đại diện đến nhận hàng và kiểm tra hàng thấy giống với hợp đồng thì đề nghị ngân hàng trả tiền cho người XK bằng tiền vay ngắn hạn. ỉ Ngày 05/12/2002 : hàng được nhập kho tại kho của công ty (Yên Viên ) ỉ Ngày 15/12/2002 Thanh toán tiền thuế. ỉ Ngày 29/01/2003 Thanh toán tiền vay ngắn hạn Ngân hàng. Nghiệp vụ mua hàng này được diễn ra như sau : Ngày 25/08/2002 ký quỹ mở L/C số 335, Kế toán đã phản ánh vào TK1124T “Ký quỹ đảm bảo tiền vay” tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội ( mà đáng lẽ ra theo quy định thì phải phản ánh vào TK144 : Ký quỹ, ký cược ngắn hạn ), khi nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng, Kế toán ghi : Nợ TK 1124T : 405790 x 10% x 15.400 = 624916600 Có TK 1121T : 624916600 Theo qui định, Kế toán đã phải tiến hành phản ánh khoản ngoại tệ này vào TK 007 nhưng trong công ty đã không định khoản : Có TK 007 : 40579 (USD ) Khi thư tín dụng đã hoàn tất và cả hai bên thống nhất các điều khoản thì Indian Petrochimicals Corporation Limited (International Busines Group ) tiến hành giao hàng, bộ hồ sơ bao gồm Hợp đồng thương mại kí hiệu : RPP –42 /210023 kèm vận tải đơn số 1012004227. Hạt nhựa PP được cấp giấy phép NK số 105774 ngày 22/02/1993, được chuyên chở trên phương tiện vận tải có số hiệu CORRAD V-005/PADMA 036 xuất phát từ NSICT PORT của ấn độ đã đến cảng Hải Phòng vào ngày 29/11/2002. Khi nhận được tin báo hàng đã về cảng, Công ty đã cử bộ phận giao nhận hàng gồm : Một cán bộ phòng tiếp nhận vận chuyển, một cán bộ theo dõi hàng NK của Phòng kinh doanh NK, một cán bộ tổ chức theo dõi, kiểm tra chất lượng hàng hoá ( Do công ty thuê từ Công ty kiểm tra chất lượng hàng hoá XNK Nhà nước - Vinacontrol ).Trước khi nhập kho hàng hoá bộ phận giao nhận trên tổ chức kiểm tra hoá đơn chứng từ thu nhận được từ bên bán và giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá của Vinacoltrol cấp là hợp lý, hợp lệ để kiểm nhận nhập kho và làm Tờ khai hải quan hàng hoá NK số 11-875/NK/KD ngày 02/12/2002. Công ty yêu cầu ngân hàng ký hậu vào vận đơn và nhận nợ với ngân hàng để thanh toán cho người XK : ỉ Kế toán phản ánh số tiền vay ngân hàng thanh toán cho người XK ( Theo phương thức trả ngay bằng L/C ) : Nợ TK 331 : 405790 x 90% x 15.450 = 5.642.509.950 Có TK 311Đ : 5.642.509.950 ỉ Phản ánh giá trị lô hàng NK, tỷ giá tính giá trị lô hàng là 15350 - tỷ giá quy định của Hải quan, số tiền ký quỹ, ký cược ngắn hạn tính theo tỷ giá thực tế tại ngày nộp tiền cho ngân hàng để thực hiện, tỷ giá của tài khoản phải trả người bán theo tỷ giá thực tế tại ngày vay ngắn hạn để trả, phần chênh lệch đưa vào TK 413 – phần chênh lệch giá trị giữa tỷ giá thực tế tại ngày ghi nhận hàng hoá và ngày nhận ký quỹ và ngày trả nợ cho người XK trước đó . KT tiến hành phản ánh như sau : Nợ TK 156 : 405790 *15350 = 6.228.876.500 Nợ TK 413 : 38.550.050 Có TK 331 : 405790*90%*15450 = 5.642.509.950 Có TK 1124T : 405790*10%*15400 = 624.916.600 ỉ Phản ánh thuế GTGT ( Theo tỷ giá thực tế ) hàng NK : Nợ TK 133 : 6.228.876.500 x 10% = 622.887.650 Có TK 33312 : 622.887.650 ỉTất cả các loại phí : Từ phí mở L/C 0,1 % giá trị CIF của hợp đồng, Phí sửa đổi L/C : 15 USD, phí giám định hàng hoá, phí thanh toán L/C, Phí lưu Contener … đều được kế toán phản ánh vào TK 641, sẽ được đề cập đến trong phần chi phí lưu thông và xác định kết quả của nghiệp vụ. Ngày 15/01/2002, sau khi nhận được Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá số : 11975/NKD, công ty tiến hành nộp thuế GTGT hộ người mua vào tài khoản 741.01.02.00002 tại kho bạc Nhà nước TP Hải Phòng, kế toán ghi: Nợ TK 33312 : 622.887.650 Có TK 1121T : 622.887.650 ỉ Nếu có thuế NK thì kế toán phản ánh như sau : Khi hàng về thì kế toán ghi nhận số thuế NK vào giá trị của lô hàng Nợ TK 156 : ( TGTT ) Có TK 3332 : Số thuế NK phải nộp Khi có Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá, kế toán ghi : Nợ TK 3332 : Số thuế NK phải nộp Có TK 111, 112 : Số tiền đã nộp thuế. ỉ Khi nhập hàng và thanh toán tiền hàng NK, dựa vào các biên bản giao nhận với tầu, cảng, các biên bản giám định hàng hoá NK là cơ sở để ghi nhận các khoản thiệt hại, tổn thất hoặc thiếu, ghi chờ xử lý : Nợ TK 138 (1381 ) Có TK 156 : Hàng thiếu hụt chở xử lý. ỉTrong trường hợp giảm giá, chiết khấu thì đều phản ánh giảm phần giá trị phải trả mà không theo dõi trên TK 515 “ Doanh thu hoạt động tài chính” và TK532 “ Giảm giá hàng bán” Nợ TK 331 : Phải trả người bán ( TGTT ngày nhận nợ ) Nợ ( Có ) TK 413 : Chênh lệch tỷ giá . Có TK 156 : Hàng hoá ( TGTT ngày nhập kho hàng hoá ) ỉ Nếu có nghiệp vụ hàng bán bị trả lại thì kế toán trong công ty không phản ánh như chế độ vào TK531 mà tiến hành huỷ hoá đơn cũ và thay vào đó là các hoá đơn mới lập theo số hàng còn lại được chấp nhận và hạch toán như bình thường. Tỷ giá sử dụng ở công ty : Trong các nghiệp vụ có phát sinh bằng ngoại tệ, kế toán sử dụng tỷ giá giao ngay quy định vào ngày phát sinh nghiệp vụ hoặc tỷ giá mua vào, bán ra thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các khoản mục không có tính chất tiền tệ ( ví dụ hàng tồn kho, tài sản, nhà xưởng và thiết bị ) đã ghi nhận theo nguyên giá sẽ được báo cáo theo tỷ giá giao ngay vào ngày phát sinh giao dịch. Tỷ giá tính thuế do hải quan quy định tại thời điểm nhập hàng để ghi nhận số tiền thuế bằng VND nộp cho Nhà nước. Tỷ giá trả nợ được ghi theo tỷ giá thực tế lúc nhận nợ, giá trị hàng hoá ghi theo tỷ giá ngày ghi, chênh lệch hạch toán vào tài khoản 413 . Chênh lệch do thay đổi tỷ giá ngoại tệ của doanh nghiệp được hạch toán vào tài khoản 413. Xử lý chênh lệch tỷ giá ở công ty : Cuối kỳ, nếu chênh lệch tỷ giá tăng tính vào thu nhập được hạch toán vào tài khoản 711, Kế toán ghi như sau : Nợ TK 413 : Số chênh lệch tăng Có TK 711 : Thu nhập hoạt động tài chính. Nếu chênh lệch tỷ giá giảm được hạch toán vào TK 811 : Chi phí tài chính. Nợ TK 811 : Chi phí tài chính Có TK 413 : Chênh lệch giảm Công ty không tiến hành đánh giá lại cuối kỳ của tiền mặt, TGNH, tiền đang chuyển, nợ phải thu, nợ phải trả ngắn hạn có gốc ngoại tệ mà để nguyên số dư trên các tài khoản đó và các kỳ tiếp theo hạch toán như bình thường. Cách hạch toán này không còn đúng như chế độ nữa mà phải dùng TK 515 và TK 635 sẽ được nói rõ hơn ở phần sau. Đến cuối mỗi tháng, kế toán tổng hợp cho in ra các báo cáo theo trình tự như khi nhập hàng hoá và chuyển cho kế toán từng phần hành lưu giữ : Đầu tiên in ra sổ Chi tiết TK 1124T : Ký quỹ Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội ( Bảng số 3 ) cùng Sổ chi tiết TK 1121T : Tiền gửi ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội ( Bảng số 4). Hai sổ này do kế toán ngân hàng giữ để theo dõi và tổng hợp báo cáo khi cần thiết. Sau đó, Kế toán tổng hợp tiếp tục in Sổ chi tiết tài khoản theo đối tượng phải trả, từ các Sổ chi tiết tài khoản 331 ( Bảng số 5 ) và lên Sổ cái tài khoản 331 (Không theo dõi Sổ chi tiết tài khoản 331 theo đối tượng phải trả ) ( Bảng số 6 ), sổ chi tiết vay ngắn hạn Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội ( Bảng số 7 ). Song song với quá trình theo dõi thanh toán công nợ với nhà cung cấp, theo dõi thuế, kế toán tiến hành theo dõi và ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hoá tồn kho. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song nhưng thực chất khi hàng về kho thủ kho chỉ lập Phiếu nhập kho chứ không ghi vào Thẻ kho và Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Điều này làm cho khối lượng ghi chép ít đi nhưng cũng không ảnh hưởng nhiều tới công tác kế toán bởi các lô hàng nếu được nhập kho thì chỉ nhập trong một thời gian ngắn và khi xuất thì xuất cả lô theo giá thực tế đích danh. Khi hàng NK được kiểm nhận và đưa từ cảng Hải Phòng về kho ỏ Yên Viên bảo quản chờ chuyển cho Công ty cổ phần Hoá chất Nhựa , khi hàng về đến kho thủ kho lập Phiếu nhập kho như sau : Phiếu nhập kho số 115 Ngày 05/12/2002 Nhập tại kho Tổng kho A hóa chất Địa chỉ : Thị trấn Yên Viên, Huyện Gia Lâm, Hà Nội. STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền (USD) Thành tiền (VND) 01 Polypropylene Tấn 682 595,00 405790 6.228.876.500 Cộng thành tiền : Sáu tỷ hai trăm hai tám triệu tám trăm bẩy mươi sáu nghìn năm trăm đồng Nhập ngày 05 tháng12 năm 2002 Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ kho ở phòng kế toán sau khi đã định khoản vào máy nghiệp vụ nhập kho hàng hoá, cuối tháng in ra Sổ chi tiết TK 156 ( Bảng số 8 ) và Sổ cái TK 156 ( Bảng số 9 ) ( kể cả hàng đang đi đường cũng như hàng gửi bán đều được ghi chung vào TK 156 ). Ngoài các bảng biểu trên, kế toán tổng hợp còn in ra các sổ liên quan đến phần hành như : Sổ chi tiết và Sổ cái TK 3332 ( Thuế NK hàng hoá ), Sổ chi tiết và Sổ cái TK 33312 ( Thuế GTGT ), Sổ chi tiết và Sổ cái TK 111 … Như vậy, sau khi tìm hiểu một nghiệp vụ thực tế của Công ty, dù không đầy đủ tất cả các nghiệp vụ xẩy ra trong quá trình NK hàng hoá, nhưng nó đã phản ánh trình tự chính, thường xuyên được ghi nhận. Hàng năm, Công ty tiến hành thực hiện rất nhiều các đơn hàng khác nhau nhưng cách hạch toán đều trên cơ sở các nghiệp vụ đã nói trên.Vì hạch toán bằng phần mềm máy tính cộng với việc làm tắt nên so với chế độ, còn nhiều bất cập như : không phản ánh trên TK 1562, TK 151, tài khoản thuế NK phải trên TK3333 nhưng công ty lại phản ánh trên TK3332, không phản ánh khoản ký quỹ trên TK 144 mà trên các tài khoản 1124T … Tất cả những bất cập này sẽ được đề cập ở phần hoàn thiện. Nói chung, kế toán phần hành NK hàng hoá trực tiếp sẽ được hạch toán như sơ đồ sau ( Sơ đồ 19 ) 4. Kế toán nghiệp vụ NK Uỷ thác. Với mục đích đa dạng hoá hoạt động kinh doanh và phát huy hết khả năng, tiềm tàng của Công ty, được sự cho phép NKUT trong Giấy phép đăng ký kinh doanh, khi các đơn vị khác có nhu cầu NK hàng hoá trong phạm vi danh sách hàng hoá được phép NK của Công ty cũng như trong quy định của pháp luật. Để thực hiện được hoạt động này công ty tiến hành ký kết Hợp đồng uỷ thác NK với đơn vị giao uỷ thác và trực tiếp thực hiện các bước đàm phán, ký kết hợp đồng, tổ chức tiếp nhận hàng NK, thanh toán với nhà cung cấp bằng tiền ứng trước của người uỷ thác NK. Công ty thay mặt bên uỷ thác tiến hành kê khai nộp thuế NK, thuế GTGT hàng NK và lưu trữ các thông tin liên quan đến lô hàng như : Hợp đồng uỷ thác NK, Hợp đồng ngoại, Hoá đơn thương mại, Tờ khai hải quan … Sau khi kết thúc quá trình NK, một bộ chứng từ sẽ được giao cho bên uỷ thác và tiến hành quyết toán hợp đồng, Công ty hưởng hoa hồng NK tính theo tỷ lệ quy định trong hợp đồng. Để phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa công ty với người giao uỷ thác, kế toán phản ánh vào TK 131 – Chi tiết theo đơn vị giao uỷ thác ( chứ không phải TK138 - phải thu khác ). Minh hoạ cho quá trình kế toán nghiệp vụ NKUT, ta xét ví dụ sau : Công ty cao su Sao vàng là doanh nghiệp chuyên sản xuất các sản phẩm từ cao su như : Săm, Lốp, Juang … đã tiến hành đàm phán với Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất NKUT số lượng hàng hoá đang cần cho quá trình sản xuất. Hai bên tiến hành ký kết hợp đồng uỷ thác ( Phụ lục 3 ) Sau một thời gian tìm hiểu các đối tác nước ngoài, Hợp đồng ngoại được ký kết giữa Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất và HUYNDAI CORPORATION Hợp đồng ngoại Số : Việt Nam-PM/0109/02 Ngày 25 tháng 09 năm 2002 Bên bán : HUYNDAI COPORATION (Bên A ) Địa chỉ : 140—2, Kye – Dong, Chongro – Ku, Seoul, Korea. …. Bên mua : Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất ( Bên B ) …. Bên A đồng ý bán và bên B đồng ý mua : STT Tên hàng hoá , dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Cao su tổng hợp DK 1208 Tấn 61,95 960 USD 59.472 2 Cao su tổng hợp SBR 1502 Tấn 5.25 910USD 4.777,5 Tổng cộng 64.249,5 …. Đại diện bên nhập khẩu Đại diện bên xuất khẩu Tiến trình thực hiện quá trình NKUT được thực hiện như sau : ỉNgày 23 / 09 / 2002 : Bên UTNK chuyển tiền cho Công ty 30% giá trị hợp đồng. ỉNgày 24/09//2002 : Công ty mở L/C số : 106LCH 200200467, bộ hồ sơ gửi đến Ngân hàng gồm có : Giấy nhận nợ, Phương án kinh doanh, Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng nội, Hợp đồng ngoại … ỉNgày 02/11/2002 : Hàng đến cảng Hải phòng trên phương tiện số :V2295H- A NAGOYA kèm Hợp đông thương mại số : H/C – 2280 – 01, Vận tải đơn số HASLL 2251DA 20751. ỉNgày 12/11/2002 : Công ty giao cho phòng vận tải chuyển hàng đến tận kho của Công ty Cao su Sao vàng. Sau khi đã giao nhận hàng thì bên giao NKUT ghi nhận hoá đơn xác định là đã nhận đủ và tiến hành thanh toán số còn lại cùng các chi phí liên quan như : chi phí lưu Conterner, chi phí mở L/C, chi phí vận tải chuyển đến kho của Công ty Cao su Sao vàng và trả phí NKUT. ỉNgày 29/11/2002 kế toán tiến hành ghi toàn bộ giá trị lô hàng cùng các chi phí khác và ghi nhận doanh thu phí uỷ thác. Quy trình vào máy và lên các báo cáo như sau : Ngày 24/09/2002, khi nhận được giấy báo Có của Ngân hàng Công thương do Công ty CSSV chuyển tiền đến, kế toán ghi nhận (TGTT ) như sau : NV1 : Nợ TK 1121C : 64.249,5 x 30% x 15.450 = 297.796.432,5 Có TK 131N : 297.796.432,5 Khi giấy báo Nợ của Ngân hàng báo là đã dùng số tiền do công ty Sao vàng chuyển đến để ký quỹ mở L/C, tỷ giá ghi sổ của TK1123 là tỷ giá tại ngày ghi nhưng vì tỷ giá của 2 thời điểm này như nhau nên không phát sinh chênh lệch trong nghiệp vụ này, kế toán ghi nhận : NV2 : Nợ TK 1123C : 297.796.432,5 Có TK 1121C : 297.796.432,5 Khi nhà XK nhận được thư tín dụng mở tại Ngân hàng Công thương, thì tiến hành xếp hàng lên tầu và chuyển đến cảng Hải Phòng, Ban lãnh đạo cử đoàn giao nhận gồm : một cán bộ phòng tiếp nhận vận chuyển, một cán bộ theo dõi hàng NK của Phòng kinh doanh NK, một cán bộ tổ chức theo dõi, kiểm tra chất lượng hàng hoá ( Do công ty thuê từ Công ty kiểm tra chất lượng hàng hoá XNK Nhà nước - Vinacontrol ). Khi hàng về đến cảng, tại đây sẽ tiến hành giao tay ba, phương thức thanh toán trả ngay nên Ngân hàng tiến hành trả tiền cho người XK, kế toán ghi như sau : Công ty tiến hành trả số tiền cho người bán thông qua TK131 luôn chứ không tiến hành phản ánh vào TK331 (TK1123C tính theo tỷ giá ngày ký quỹ, TK 1121C và TK 131 ghi theo tỷ giá ngày trả , phát sinh được phản ánh vào TK 413 ) : NV3 : Nợ TK 131N : 64.249,5 x 15.440 = 992.012.280 Nợ TK 413 : 192.748,5 Có TK 1121C : 64249,5*70%*15440=694.408.596 Có TK 1123C : 64249,5*30%* 15450 = 297.796.432,5 Khi nộp hộ thuế NK cho người mua, kế toán ghi ( theo TGTT ) : NV4 : Nợ TK 131N : 29.548.345 Có TK 1121C : 29.548.345 Công ty trả các phí liên quan đến hàng NK được hạch toán như sau : NV5 : Nợ TK 131N : 15.654.589 Có TK 1111 : 8.987.921 Có TK 1121C : 6.666.668 Khi công ty cao su Sao vàng nhận được hàng thì tiến hành trả toàn bộ số tiền hàng kể cả số thuế NK mà công ty đã nộp hộ, TK 131N tính theo tỷ giá thực tế tại ngày nhận nợ, TK 1122C tính theo tỷ giá thực tế ngày phát sinh nghiệp vụ, chênh lệch hạch toán vào TK 413. NV6 : Nợ TK 1121C : 29.548.345 + 15.654.589 = 44.202.934 Nợ TK 1122C : 64.249,5 x70% x 15.350 = 690.360.877,5 Nợ TK 413 : 3.855.070 Có TK 131N : 694.215.847,5 + 29.548.345 = 739.418.881,5 Khi tất cả các công việc đã hoàn tất, bên giao UTNK tiến hành thanh toán tiền hoa hồng uỷ thác, kế toán ghi : NV7 : Nợ TK 1121C : 10.898.000,19 Có TK 511 : 64.249,5 x 1% x 15420 = 9.907.272,9 Có TK 3331 : 990.727,29 Cuối tháng 11, KT tổng hợp tiến hành in các Sổ chi tiết TK1123C(Bảng số 10) , Sổ chi tiết TK 131N ( Bảng số 11 ), Sổ cái TK 131N ( Bảng số 12 ), Sổ chi tiết TK 511 ( Bảng số 13 ) để lưu và báo cáo kết quả kinh doanh trong tháng cho các bộ phận trong công ty. Trong qúa trình hạch toán, ngoài các sổ trên kế toán còn in ra các sổ liên quan đến nghiệp vụ như : Sổ chi tiết và Sổ cái TK111, TK112 … Qua quá trình NKUT, ta thấy nổi cộm lên một vấn đề là cách ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến tỷ giá trong Công ty, liên tục có sự thay đổi tỷ giá nhưng công ty lại không có một quy định cụ thể nào cho vấn đề này và hạch toán theo tỷ giá thực tế thì quá phức tạp và dễ có sai sót. Hơn nữa, Công ty không theo dõi hàng hoá một cách thường xuyên trên các TK như : TK156, TK157. Ngoài ra, kế toán đã không phản ánh vào TK 002 “ Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ, gia công hộ” trong trường hợp hàng đã về đến cảng nhưng người mua chưa đến nhận mà công ty phải tiến hành giữ hộ số hàng hoá này thì TK này sẽ được hạch toán như sau : Khi hàng hoá về đến cảng và công ty đã tiến hành giao nhận, kế toán phản ánh như sau : Nợ TK 002 : Giá trị hàng hoá nhận giữ hộ. Khi hàng xuất trả cho đơn vị uỷ thác NK, kế toán ghi : Có TK 002 : Vật tư , hàng hoá nhận giữ hộ. Sơ đồ tổng quát của quá trình NKUT như sau ( Sơ đồ 20 ) : 5. Kế toán quá trình bán hàng NK 5.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá NK. Tổ chức bán hàng NK là giai đoạn cuối cùng của qúa trình lưu chuyển hàng hoá NK, tổ chức tốt khâu này không chỉ nhằm mục đích thu hồi vốn để tái sản xuất mà còn là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động NK. Vì vậy, lựa chọn các phương thức hữu ích nhất và không tốn thời gian để tiêu thụ hàng hoá là rất cần thiết. Các mặt hàng NK của công ty chủ yếu đã có ký kết Hợp đồng nội trước khi NK, do đó phương thức bán hàng của công ty là bán buôn cả lô hàng nhập về chứ không tiến hành bán lẻ từng mặt hàng ( Thực tế là công ty không có cửa hàng để tiến hành bán lẻ và giới thiệu sản phẩm của công ty, từ năm 2003-2004 Ban lãnh đạo sẽ cho xây dựng một cửa hàng ở ngay văn phòng công ty số 4 – Phạm Ngũ Lão để tiến hành bán lẻ, giới thiệu hàng hoá và tăng doanh thu cho công ty ). Trong các phương thức bán buôn, Công ty sử dụng 2 phương pháp là : Bán buôn qua kho và Bán buôn vận chuyển thẳng. Nếu bán buôn không qua kho, kế toán tiến hành như sau : Khi giao hàng NK trực tiếp cho khách hàng mua tại cửa khẩu nhập hàng, kế toán căn cứ chứng từ mua hàng ghi : Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (Bao gồm cả thuế NK ) Có TK 331 : Phải thu của người mua. Phản ánh doanh thu bán hàng đã thực hiện do công ty trực tiếp bán : Nợ TK 111, 112 : Doanh thu đã thu Nợ TK 131 : Phải thu khách hàng Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra Trường hợp bán buôn hàng hoá qua kho sẽ được đề cập cách hạch toán trong ví dụ dưới đây. 5.2. Phương pháp xác định giá vốn hàng hoá xuất kho ở Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất . Có rất nhiều cách xác định giá vốn khác nhau và sẽ cho các kết quả khác nhau. Có nhiều công ty đã lợi dụng điều này để khai tăng giá vốn hoặc giảm giá vốn theo từng mục đích muốn giảm thuế thu nhập hay khai tăng doanh thu nhằm nâng cao uy tín của doanh nghiệp. Riêng Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất xác định giá vốn theo phương pháp thực tế đích danh, lô hàng nhập giá nào thì xuất theo giá đó cho tất cả các năm. Công ty chọn phương pháp này là do một lô hàng NK về rất lớn và được bán chỉ sau đó một thời gian ngắn, thường thì lô hàng này được chuyển đi thì lô hàng khác mới nhập vào ( Vì kho của công ty không lớn để có thể chứa nhiều hàng hoá một lúc ). 5.3. Hạch toán tiêu thụ ở Công ty. Để minh hoạ cho quá trình tiêu thụ hàng hoá NK trực tiếp, ta xét tiếp ví dụ lô hàng P.P SS35N mà hai công ty đã tiến hành ký kết Hợp đồng nội từ trước khi NK đảm bảo cho Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất bán được hàng và Công ty cổ phần hóa chất nhựa có được nguyên liệu đúng thời gian. Sau khi hàng hoá đã được đưa về kho công ty tại Yên Viên chờ chuyển bán, công ty đã phản ánh vào TK 156 – Hàng hoá nhập kho. Bộ phận bán hàng gửi một bộ hồ sơ đến Công ty cổ phần hoá chất nhựa, trong hợp đồng có ký kết hàng sẽ được giao tại kho của người mua và chi phí này sẽ do người bán chịu. Trong thời gian hàng chuyển đi, kế toán đã không ghi nhận bất cứ một nghiệp vụ nào. Khi hàng đã giao đến nơi qui định, Hoá đơn GTGT được lập như sau : Hoá đơn (GTGT ) Liên 3 : ( Dùng để thanh toán ) N0 : 098032 Ngày 23 tháng 12 năm 2002 Đơn vị bán hàng : Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất. … Họ tên người mua hàng : Đơn vị : Công ty cổ phần hóa chất nhựa. … STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Polypropylen SS 35N Tấn 682 9320409 6.356.518.938 Cộng tiền hàng : 6.356.518.938 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 635.651.894 Tổng cộng tiền thanh toán 6.992.170.832 Số tiền viết bằng chữ : Sáu tỷ chín trăm chín hai triệu một trăm bẩy mươi ngàn tám trăm ba mươi hai đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Khi hóa đơn được đưa về Phòng kế toán thì lúc này mới tiến hành ghi định khoản kế toán trên máy toàn bộ giá vốn, doanh thu, chi phí phát sinh trong suốt quá trình bán hàng như chi phí vận chuyển, chi phí bốc, dỡ hàng …( Sẽ được đề cập đến trong phần chi phí bán hàng trên TK 641 ) Phản ánh giá vốn hàng bán : Nợ TK 632 : 6.228.876.500 Có TK 156 : 6.228.876.500 Phản ánh doanh thu bán hàng : Nợ TK 131N : 6.992.170.832 Có TK 511 : 6.356.518.938 Có TK 3331 : 635.651.894 Khi người mua trả tiền hàng vào tài khoản tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội,kế toán ghi như sau : Nợ TK1121T : 6.992.170.832 Có TK 131 : 6.992.170.832 Cuối tháng, kế toán lên các Sổ chi tiết TK 632 ( Bảng số 14 ), Sổ chi tiết TK 131N theo đối tượng phải trả ( Bảng số 15 ), Sổ chi tiết TK 131 ( Bảng số 16 ), Bảng kê bán hàng ( Bảng số 17 ), Sổ chi tiết TK 511 ( Bảng số 18 ), Sổ cái TK 511 ( Bảng số 19 ). Trên đây là toàn bộ quá trình tiêu thụ hàng hoá NK – giai đoạn cuối của quá trình NK nhằm thu hồi vốn và tạo doanh thu cho doanh nghiệp, đây là giai đoạn quan trọng nhất vì chỉ có tiêu thụ được hàng hoá thì mới thực hiện được giá trị hàng hoá, lao vụ cho khách hàng, được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì mới kết thúc quá trình tiêu thụ. Để thực hiện tốt được giai đoạn này kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác các khoản giảm trừ và thanh toán với ngân sách thuế phải nộp, tính chính xác các chi phí phát sinh trong qúa trình tiêu thụ thành phẩm. Hạch toán trong Công ty đã đáp ứng được yêu cầu của công tác kế toán mặc dù vẫn có những thiếu sót cần khắc phục như : giá vốn hàng bán chưa xác định chính xác, chưa chi tiết TK 511 thành chi tiết cho tiện theo dõi từng loại doanh thu khác nhau nhằm đưa ra đánh giá đầy đủ nhất về từng hoạt động của Công ty. 6. Hạch toán chi phí bán hàng. Trong Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất, chi phí bán hàng bao gồm các chi phí : phí thanh toán L/C, chi giám định hàng hoá, phí lưu Conterner, phí chuyển tiền, phí mở L/C, chi phí giao nhận và lưu kho, phí chứng từ và đại lý, phí bảo lãnh, phí giao dịch hối đoái, chi mua bảo hiểm, phí thanh toán nhờ thu, phí đảo chuyển hàng, phí huỷ L/C, phí vận đơn, phí hàng lẻ, lệ phí hải quan … tất cả các chi phí này đều được hạch toán vào chi phí bán hàng. Khi phát si