Đề tài Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu (Techsimex)

nh; Phòng Xuất khẩu lao động; Xưởng sửa chữa và lắp đặt thiết bị điện lạnh (xưởng điện lạnh); Ban quản lý siêu thị. Ngoài ra còn có các cửa hàng dịch vụ kỹ thuật của xưởng điện lạnh. 2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng chức năng Giám đốc Công ty: Giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty trực tiếp phụ trách công tác đối ngoại, tài chính và các phòng ban trong Công ty đồng thời nghiên cứu chiến lược phát triển, tìm các đối tác kinh doanh. Giám đốc thay mặt Công ty để ký kết các hợp đồng kinh tế. Chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đại diện cho Công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với Nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn của Công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty. Giám đốc là người có quyền cao nhất trong Công ty. Phó Giám đốc Công ty: Làm nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực mình phụ trách. Kế toán trưởng: Giúp Giám đốc về việc thực hiện Pháp lệnh kế toán thống kê và Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước và hoạt động kinh doanh của Công ty. Các phòng ban chức năng nghiệp vụ: Các phòng kinh doanh Xuất nhập khẩu: Nhiệm vụ của các phòng này là nghiên cứu, tìm hiểu, khảo sát, khai thác thị trường tìm kiếm đối tác làm ăn ở thị trường trong nước cũng như nước ngoài, tiến hành các nghiệp vụ về xuất nhập khẩu và kinh doanh trong nước. Phòng Tổ chức - Hành chính: Nhiệm vụ của phòng Tổ chức - Hành chính là: Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm tiến hành cân đối bố trí và sắp xếp lao động hợp lý. Lập kế hoạch và định mức tiền lương, giải quyết các chế độ chính sách về tiền lương, bảo hiểm và các chế độ khác đảm bảo quyền lợi cho cán bộ công nhân viên trong Công ty khi làm việc và nghỉ hưu, nghỉ mất sức lao động. Tổ chức đào tạo cán bộ công nhân viên nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, khả năng giao tiếp và trình độ tin học - ngoại ngữ... Tiếp nhận công văn từ nơi khác chuyển đến, làm thủ tục gửi công văn đi, quản lý con dấu, dụng cụ thiết bị. Cung cấp thông tin, tư liệu và toàn bộ tình hình kinh doanh của Công ty, phục vụ cho công tác lãnh đạo trong việc đề ra chiến lược và quyết sách. Phòng Kế toán thống kê: Phòng kế toán thống kê có nhiệm vụ - Tổ chức thực hiện các công việc tài chính kế toán như hạch toán lỗ (lãi), cân đối thu - chi theo Chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước, theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn của Công ty. Thực hiện chế độ báo cáo kế toán định kỳ, phản ánh những thay đổi bất thường để lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời. Có trách nhiệm kê khai thuế, nộp thuế và các khoản nghĩa vụ khác với Ngân sách Nhà nước. Phòng Xuất khẩu lao động: Chức năng và nhiệm vụ chính của phòng này là chịu trách nhiệm về hoạt động đưa người đi lao động có thời hạn tại nước ngoài Xưởng điện lạnh: Chức năng chính của xưởng điện lạnh là sửa chữa và lắp đặt thiết bị điện lạnh. Ban quản lý siêu thị: Ban quản lý siêu thị chịu trách nhiệm điều hành, quản lý mọi hoạt động kinh doanh của siêu thị. Bên cạnh bộ máy lãnh đạo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty còn có Đảng bộ cơ sở, Công đoàn cơ sở, Đoàn thanh niên là những bộ phận nòng cốt trong các hoạt động kinh doanh của Công ty. 1.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Do đặc điểm kinh doanh của mình, nên nghiệp vụ quan trọng nhất của Công ty là hoạt động nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu 2.1.3.1. Đặc điểm hoạt động mua hàng tại Công ty Hàng hoá mua trong Công ty là các loại hàng hoá trong nước chưa sản xuất được hoặc năng lực sản xuất còn hạn chế, hàng chất lượng cao của các doanh nghiệp trong nước; nhưng trong đó chủ yếu vẫn là hàng nhập khẩu của nước ngoài. Đối tượng nhập khẩu hàng hoá của Công ty thường là vật tư, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, vật liệu xây dựng, phương tiện vận tải, hàng tiêu dùng,... Hoạt động nhập khẩu diễn ra thường xuyên và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch xuất - nhập khẩu của Công ty. Hoạt động nhập khẩu của Công ty thường được thực hiện dưới hai hình thức là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác, nhưng trong đó chủ yếu vẫn là hoạt động nhập khẩu trực tiếp. Đối với hoạt động nhập khẩu trực tiếp, Công ty tổ chức thực hiện đồng bộ từ khâu nhập hàng đến khâu tiêu thụ hàng nhập. Còn đối với hoạt động nhập khẩu uỷ thác thì tuỳ thuộc vào từng hợp đồng ký kết với các đơn vị khác mà Công ty tiến hành triển khai cho phù hợp. 2.1.3.2. Đặc điểm tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Hàng hoá sau khi qua giai đoạn nhập khẩu thì thuộc quyền sở hữu của Công ty. Đối với số hàng đó, Công ty có thể chuyển sang dự trữ tại kho hoặc bán thẳng cho các đơn vị trong nước. Thông thường, quá trình tiêu thụ hàng nhập khẩu của Công ty được thực hiện chủ yếu theo phương thức bán buôn qua kho. Có nghĩa là đơn vị mua hàng cử cán bộ đến nhận hàng trực tiếp tại kho của Công ty. Ngoài ra, Công ty còn có một siêu thị để tiêu thụ hàng hoá dưới hình thức bán lẻ là chủ yếu. Hoạt động kinh doanh của siêu thị phụ thuộc hoàn toàn vào hoạt động kinh doanh của Công ty. Đối với công tác hạch toán kế toán của siêu thị: Tuy phụ thuộc hoàn toàn vào Công ty nhưng siêu thị vẫn có ban quản lý riêng và nhân viên phụ trách công tác hạch toán kế toán, có hệ thống sổ sách theo dõi riêng. Định kỳ, cuối mỗi tháng nhân viên kế toán của siêu thị có trách nhiệm nộp báo cáo và sổ sách về Phòng Kế toán thống kê của Công ty để quyết toán. 2.1.3.3. Đặc điểm hoạt động xuất khẩu lao động của Công ty Bên cạnh hoạt động nhập khẩu máy móc và trang thiết bị, Công ty còn thực hiện hoạt động xuất khẩu lao động. Thị trường xuất khẩu truyền thống của Công ty là các nước: Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật Bản,... Trong hoạt động xuất khẩu lao động, Công ty thực hiện cả dịch vụ đào tạo người lao động trước khi xuất khẩu, các dịch vụ đó là: đào tạo ngôn ngữ, phong tục nước sẽ đến cho người lao động; đào tạo tay nghề cho người lao động nếu đối tác nước ngoài có nhu cầu;.... 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán của Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu 2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Techsimex Trên cơ sở hoạt động và đặc thù kinh doanh của mình, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức bao gồm 09 nhân viên, mỗi nhân viên phụ trách một hoặc một số phần hành và nghiệp vụ, cụ thể như sau: Kế toán trưởng: phụ trách chung trong toàn Phòng Kế toán - Thống kê của Công ty, giúp Giám đốc về việc thực hiện Pháp lệnh Kế toán thống kê và Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước và hoạt động kinh doanh của Công ty. Đồng thời Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ sắp xếp cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty; Kế toán tổng hợp: phụ trách chung về mọi phần hành kế toán Kế toán hàng hoá, công nợ khách hàng, thuế, theo dõi kết quả khoán, quản lý kho thuê có nhiệm vụ theo dõi và ghi chép các nghiệp vụ có liên quan đến việc bán hàng hoá chung trong toàn Công ty như tổng hợp thuế toàn Công ty, theo dõi công nợ của khách hàng (TK131) trong toàn Công ty,... Đồng thời, kế toán này còn chịu trách nhiệm theo dõi kết quả khoán và quản lý kho thuê; Kế toán giao dịch ngân hàng, công nợ khách hàng, theo dõi chi phí các đơn vị khoán phụ trách phần hành tiền mặt và tiền gửi ngân hàng; Kế toán hàng hoá siêu thị có nhiệm vụ quản lý và theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn, tình hình tiêu thụ hàng hoá trong siêu thị của Công ty và phải có trách nhiệm báo cáo số liệu về phòng Kế toán - Thống kê của Công ty; Kế toán thu chi nhiệm vụ của kế toán thu chi là quản lý, theo dõi và ghi chép các luồng tiền ra vào hàng ngày trong toàn Công ty; Kế toán siêu thị - đối chiếu thuế phụ trách chung mọi hoạt động của siêu thị và báo cáo lại kết quả hoạt động của siêu thị với kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp lên các báo cáo có liên quan; Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phụ trách phần hành tiền lương và các khoản theo lương trong Công ty; Thủ quỹ, thủ kho tại Công ty phụ trách chung về thu - chi trực tiếp tiền mặt tại Công ty, đồng thời còn phụ trách hàng hoá tại kho trong toàn Công ty. Công tác tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được minh hoạ bằng sơ đồ sau: Kế toán trưởng KT hàng hoá, công nợ khách mua KT giao dịch NH, công nợ khách bán Kế toán hàng hoá siêu thị Kế toán thu chi Kế toán siêu thị và đối chiếu thuế Thủ quỹ, thủ kho tại Công ty Kế toán tổng hợp Quản lý siêu thị, TSCĐ Kế toán tiền lương, BH XH BH YT Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán - Công ty Techsimex (Nguồn: Công ty Dịch vụ kỹ thuật và Xuất nhập khẩu) Toàn bộ công tác kế toán của Công ty được chia thành các phần hành cụ thể như sau: Phần hành kế toán tổng hợp: Nhiệm vụ cơ bản của phần hành kế toán tổng hợp là thực hiện công tác kế toán cuối kỳ để lập các báo cáo như báo cáo quyết toán tài chính, báo cáo chi phí quản lý kinh doanh, báo cáo doanh thu - lãi lỗ - quỹ,... Đồng thời phần hành này còn giữ Sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành khác và ghi Sổ cái tổng hợp, lập báo cáo quản trị nội bộ và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất; Phần hành kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: Nhiệm vụ cơ bản của phần hành này là ghi chép - phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc tăng giảm tài sản cố định, các nguồn hình thành nên tài sản cố định,... Phần hành kế toán vật tư - sản phẩm, hàng hoá: Phần hành này có nhiệm vụ tổ chức ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tình hình nhập - xuất - tồn hàng tồn kho của Công ty. Phần hành kế toán tiền lương, các khoản theo lương và kinh phí: Phần hành này có nhiệm vụ chính là tổng hợp, ghi chép và tính ra số lương phải trả công nhân viên trong kỳ của Công ty. Ngoài ra phần hành này còn có nhiệm vụ tính và trích các khoản theo lương để đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong Công ty. Phần hành kế toán bán hàng và thanh toán: Đây là phần hành có số nghiệp vụ phát sinh rất lớn. Do vậy, nhiệm vụ chủ yếu của phần hành này là ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thanh toán như việc ghi chép và theo dõi công nợ của khách hàng,... Phần hành kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Đây cũng là phần hành có số nghiệp vụ phát sinh với số lượng rất nhiều và khối lượng rất lớn. Nhiệm vụ chính của phần hành này là theo dõi và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng cả tiền Việt Nam và ngoại tệ. Các phần hành kế toán khác: Trong Công ty còn có một số nghiệp vụ khác phát sinh nhưng không được tách thành một phần hành riêng biệt vì số nghiệp vụ phát sinh ít, không thường xuyên. Các phần hành này có thể do một hoặc một số kế toán đảm nhiệm nhưng vẫn tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm. 2.1.4.2. Tổ chức bộ sổ kế toán tại Techsimex Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ, do vậy về số lượng và loại sổ kế toán được mở phù hợp với yêu cầu của hình thức này và bám sát tình hình kinh doanh của Công ty. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ; Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái; Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ đuợc đánh số hiệu liên tục trong cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ) có chứng từ gốc đính kèm và Kế toán trưởng phải duyệt trước khi ghi sổ. Hệ thống sổ sách của Công ty đang dùng bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ cái; Các sổ thẻ kế toán chi tiết theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán AC Soft do Trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ thuộc Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam thiết kế. Việc áp dụng tin học vào công tác ghi sổ và hạch toán kế toán đã làm cho công tác kế toán của Công ty đơn giản và chính xác hơn. Toàn bộ qui trình ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ ở Công ty thông qua phần mềm kế toán có thể được tóm tắt bằng sơ đồ sau: Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp chứng từ gốc) Chứng từ ghi sổ Báo cáo quỹ hàng ngày Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Số Cái TK 151,156,157, 632,511,911... Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Máy tính Hàng ngày Định kỳ Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 2.3: Sơ đồ qui trình ghi sổ kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty Techsimex (Nguồn: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu ) 2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu 2.1.5.1. Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán của Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu Giá hàng xuất tiêu thụ của Công ty là giá thực tế đích danh. Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định Công ty đang áp dụng là phương pháp khấu hao đều theo thời gian (khấu hao tuyến tính, khấu hao đường thẳng). Phương pháp tính thuế GTGT mà Công ty đang áp dụng là phương pháp khấu trừ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Công ty đang sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Đối với các giao dịch liên quan đến ngoại tệ, Công ty sử dụng tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố (tỷ giá thực tế). Đến cuối tháng, kế toán căn cứ vào tỷ giá cuối tháng để điều chỉnh chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. Niên độ kế toán của Công ty kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Kết thúc năm tài chính, kế toán các phần hành tiến hành khoá số liệu và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp để lập các báo cáo tài chính. Do Công ty là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, nên Công ty không có nghiệp vụ đánh giá sản phẩm dở dang. Nếu trường hợp phải gia công thêm hàng cho khách hàng thì Công ty tuỳ vào điều kiện cụ thể để đánh giá sản phẩm dở dang. 2.1.5.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại Công ty Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của quy trình kế toán, bởi vậy nó có ý nghĩa rất quan trọng đối với chất lượng toàn bộ công tác kế toán và quyết định đến tính tin cậy của thông tin kế toán sau này. Công tác hạch toán ban đầu được thực hiện dựa trên hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với từng nghiệp vụ phát sinh trong Công ty. Công ty thấy rõ việc hạch toán ban đầu là công việc phức tạp. Vì vậy, Công ty yêu cầu kế toán phải kiểm tra chặt chẽ hạch toán ban đầu nhằm hạn chế những hành vi thiếu trung thực. Công ty quy định rõ trách nhiệm cho từng nhân viên kế toán trong việc thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để ghi vào sổ được kịp thời. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được phản ánh rõ ràng đầy đủ vào chứng từ, các chứng từ kế toán ban đầu chính là cơ sở để ghi chép sổ sách kế toán, các chứng từ trong Công ty bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Hoá đơn mua hàng, Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn giá trị gia tăng, Hợp đồng kinh tế, Giấy tạm ứng tiền mặt, giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng,.... Ngoài ra kế toán còn sử dụng các mẫu sổ ghi chép theo quy định của Bộ Tài chính như: Sổ TSCĐ, Sổ chi phí bán hàng - chi phí quản lý doanh nghiệp, Sổ chi tiết thanh toán với người bán - người mua, Thẻ kho,... Nhìn chung các chứng từ ban đầu của Công ty sử dụng giống mẫu của Chế độ kế toán ban hành. 2.2. Thực trạng kế toán LCHH nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu 2.2.1. Đặc điểm nhập khẩu và tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu 2.2.1.1. Đặc điểm hoạt động nhập khẩu tại Công ty Hoạt động nhập khẩu là một mặt hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh ngoại thương, là một khâu hoạt động nhằm thực hiện chức năng kinh doanh xuất - nhập khẩu của Công ty. Nhập khẩu giữ một vị trí rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động của Công ty. Một mặt hoạt động nhập khẩu góp phần tạo ra thu nhập chính của Công ty, mặt khác hoạt động này còn hỗ trợ và tạo điều kiện mở rộng cho các hoạt động khác của Công ty. Đối tượng nhập khẩu hàng hoá của Công ty thường là vật tư, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, vật liệu xây dựng, phương tiện vận tải, hàng tiêu dùng... Hoạt động nhập khẩu diễn ra thường xuyên và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của Công ty. Nghiệp vụ nhập khẩu tại Công ty có một số đặc điểm liên quan trực tiếp đến việc hạch toán như sau: Hàng hoá thường được nhập khẩu theo điều kiện CIF hoặc C & F quy định theo Incoterms 1990, 2000. Việc thanh toán tiền hàng với các đơn vị chủ hàng thông qua phương thức tín dụng chứng từ (L/C) hoặc thông qua điện chuyển tiền. Đối với các loại nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ Công ty sử dụng tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố để hạch toán. Đến cuối tháng, căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ cuối tháng, kế toán tiến hành điều chỉnh chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. Trong quá trình thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu, khó khăn và phức tạp nhất đối với nghiệp vụ nhập khẩu là việc nghiên cứu thị trường và đi đến ký kết một hợp đồng nhập khẩu, đây mới chỉ là bước đầu, còn việc thực hiện hợp đồng và thanh toán tiền hàng lại là khâu rất quan trọng và mang tính chất quyết định. Nghiệp vụ này không chỉ liên quan đến việc giao nhận hàng hoá, mà còn liên quan đến quyền lợi của các bên trong việc giao nhận hàng hoá cũng như thanh toán tiền hàng. Chính vì vậy, trong khâu này đòi hỏi kế toán phải kiểm tra theo dõi và phản ánh chính xác, kịp thời các khoản chi phí phát sinh, sự biến động của tài sản, sự di chuyển quyền sở hữu về hàng và tiền. Trên cơ sở đó cung cấp các thông tin cần thiết kịp thời cho quản lý và để từ đó đảm bảo tính đúng, tính đủ các khoản chi phí để tính ra giá trị hàng nhập khẩu đúng đắn và như vậy có thể đánh giá được hiệu quả của lô hàng nhập đó. 2.2.1.2. Đặc điểm tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Hàng hoá sau khi qua giai đoạn nhập khẩu thì thuộc quyền sở hữu của Công ty. Đối với số hàng đó, Công ty có thể chuyển sang dự trữ tại kho hoặc bán thẳng cho các đơn vị trong nước. Thông thường, quá trình tiêu thụ hàng nhập khẩu của Công ty được thực hiện chủ yếu theo phương thức bán buôn qua kho. Có nghĩa là đơn vị mua hàng cử cán bộ đến nhận hàng trực tiếp tại kho của Công ty. Sau khi giao dịch tại cửa hàng trưng bày và giới thiệu sản phẩm của Công ty, nhân viên bán hàng thu tiền viết Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Hoá đơn thuế giá trị gia tăng. Hoá đơn GTGT được lập làm 03 liên: 01 liên lưu, 01 liên giao cho người mua, 01 liên nộp cho kế toán hàng hoá. Tại kho, căn cứ vào Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, thủ kho giao hàng cho khách và ghi vào thẻ kho có liên quan. Tuỳ theo lượng hàng bán ra nhiều hay ít, định kỳ theo qui định nhân viên bán hàng phân loại hoá đơn theo từng mặt hàng, lập báo cáo bán hàng và nộp tiền cho thủ quỹ Công ty. 2.2.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu 2.2.2.1. Trình tự và thủ tục nhập khẩu tại Công ty Một thương vụ nhập khẩu được thực hiện với sự phối hợp chặt chẽ giữa Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán. Phòng Kinh doanh đảm nhận các nhiệm vụ mang tính chất ngoại thương còn Phòng Kế toán theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khi mua hàng nhập kho đến khi bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Để bắt đầu một thương vụ nhập khẩu, trước tiên Phòng Kinh doanh tiến hành đàm phán với các đối tác nước ngoài về mặt hàng, giá cả và các thoả thuận khác về phương thức nhận hàng, thời gian nhận hàng,... để lập phương án kinh doanh trình Giám đốc Công ty xem xét và ký duyệt. Sau khi được Giám đốc Công ty ký duyệt phương án kinh doanh, Giám đốc thay mặt Công ty ký kết hợp đồng với các đối tác nước ngoài. Tuỳ theo điều kiện cụ thể, hình thức ký kết hợp đồng trong Công ty khác nhau theo từng hợp đồng, có thể hợp đồng được ký qua Fax hoặc ký trực tiếp giữa các bên. Thông thường, hợp đồng được ký qua điện tín, qua Fax, tức là Công ty hoặc bên có liên quan gửi cho nhau bản hợp đồng do mình soạn thảo và bên còn lại có thể ký vào hợp đồng nếu đồng ý. Khi hợp đồng nhập khẩu đã được ký kết, phòng Nghiệp vụ phải chuyển bản hợp đồng chính kèm với đơn xin mở L/C cho kế toán ngân hàng làm thủ tục mở L/C. Khi ngân hàng chấp nhận đơn xin mở L/C, kế toán ghi sổ theo dõi L/C nhập khẩu theo biểu sau: Sau khi mở L/C tại ngân hàng, Công ty phải nộp phí mở L/C cho ngân hàng mà Công ty xin mở L/C, khoản chi phí này được tính vào chi phí bán hàng (TK641). Khi nhận được bộ chứng từ do phía bạn hàng nước ngoài chuyển đến qua ngân hàng, kế toán kiểm tra lại nếu thấy phù hợp với nội dung của L/C và hợp đồng đã ký thì lập lệnh thanh toán gửi đến ngân hàng để ngân hàng tiến hành trả tiền cho bên bán. Khi nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng về việc chuyển tiền cho bên bán, kế toán tiến hành định khoản và vào sổ để theo dõi tình hình thu chi tiền gửi ngân hàng. Tiếp đó kế toán phụ trách chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp. Khi nhận được thông báo hàng đã về đến cảng, bộ phận nghiệp vụ của Công ty có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá. Sau khi làm thủ tục hải quan, kê khai hàng hoá nhập khẩu, căn cứ vào giấy thông báo thuế của hải quan, kế toán phản ánh số thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp trong kỳ. Số thuế nhập khẩu được tính vào giá trị của hàng nhập khẩu, số thuế giá trị gia tăng được tính riêng và được khấu trừ. Các chứng từ và số liệu liên quan đến nghiệp vụ được kế toán phụ trách kiểm tra và chuyển cho kế toán tổng hợp để nhập số liệu vào máy tính. Hàng hoá sau khi tiếp nhận từ người vận tải sẽ được chuyển về kho của Công ty để nhập kho hoặc chuyển bán thẳng. Trước khi nhập kho, công ty thành lập Hội đồng kiểm nhận tiến hành kiểm nhận số hàng nhập về, Hội đồng kiểm nhận lập biên bản, xác định số lượng, phẩm chất, bao bì,... của số hàng nhận về. Trên cơ sở biên bản kiểm nhận, hoá đơn của bên bán, biên lai thuế nhập khẩu, kế toán kho tiến hành lập Phiếu nhập kho. Hàng hoá sau khi đã về được nhập kho của Công ty hoặc được bán thẳng sẽ kết thúc một thương vụ nhập khẩu. 2.2.2.2. Chứng từ và luân chuyển chứng từ Trong một thương vụ nhập khẩu tại Công ty phải sử dụng rất nhiều chứng từ, các loại chứng từ kế toán sử dụng là: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Giấy đề nghị nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng; Biên bản kiểm nghiệm (vật tư, sản phẩm, hàng hoá), Phiếu nhập kho, Thẻ kho,.... Ngoài ra trong quá trình tiến hành đàm phán với các đối tác trong nước và nước ngoài, một số lượng lớn các văn bản được sử dụng như: Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, Hợp đồng nhập khẩu, Đơn xin mở L/C,... Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trong Công ty như sau: Các chứng từ xuất phát như Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng,... sau khi đã được ký duyệt và thực hiện sẽ được lưu tại kế toán phần hành liên quan. Các chứng từ còn lại như Phiếu chi, Phiếu thu... sẽ được chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp trên cơ sở số liệu của các kế toán phần hành khác chuyển đến tiến hành nhập số liệu vào máy tính. Định kỳ theo qui định, kế toán tổng hợp tiến hành chiết xuất và in các báo cáo có liên quan trình Giám đốc Công ty và Kế toán trưởng xem xét và ký duyệt. 2.2.2.3. Tính giá hàng hoá nhập khẩu Giá hàng hoá nhập khẩu trong Công ty được tính theo lô hàng nhập. Hàng hoá nhập theo lô nào thì kế toán căn cứ vào giá mua của lô hàng hoá đó, các loại thuế phải nộp và các chi phí phát sinh khác của lô hàng đó để tính ra giá thực tế của hàng nhập kho. Công thức tính giá thực tế hàng nhập kho ở Công ty như sau: Giá thực Giá mua hàng Thuế NK, Các Tế hàng = hoá bằng + thuế + chi phí Nhập khẩu ngoại tệ TTĐB NK khác Trong đó: Giá mua hàng hoá bằng ngoại tệ chính là giá trị mua của lô hàng tính theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng (tỷ giá thực tế) tại ngày phát sinh nghiệp vụ mua hàng, giá mua hàng của Công ty chủ yếu là giá CIF. Các khoản thuế phải nộp được tính như sau: Thuế nhập khẩu phải nộp: Thuế Số lượng Giá Thuế suất nhập khẩu = hàng hoá x tính x thuế phải nộp nhập khẩu thuế nhập khẩu Thuế TTĐB phải nộp (nếu có): Thuế Số lượng Giá Thuế Thuế suất TTĐB = hàng hoá x tính + nhập x thuế hàng NK nhập khẩu thuế NK khẩu TTĐB Vì Công ty hạch toán thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên trong giá vốn hàng hoá nhập khẩu của Công ty không có thuế GTGT. 2.2.2.4. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp Nghiệp vụ nhập khẩu là nghiệp vụ kinh doanh chủ yếu của Công ty, hàng hoá nhập khẩu chủ yếu là trang thiết bị và máy móc kỹ thuật và hàng hoá chủ yếu được nhập khẩu theo hình thức nhập khẩu trực tiếp. Tuân theo qui trình nhập khẩu trong Công ty, nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp cũng được bắt đầu từ Phòng Kinh doanh và có sự phối hợp chặt chẽ giữa Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán. Quá trình nhập khẩu trực tiếp tại Công ty có thể được minh hoạ bằng thương vụ sau: Trước tiên phòng kinh doanh đàm phán với đối tác cung cấp hàng hoá (Công ty Công nghệ máy vi tính Hồng Kông) về các điều kiện có liên quan như giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng,... Sau khi đã thoả thuận với đối tác Công ty tiến hành ký kết hợp đồng với bạn hàng như sau: Sau khi phươ