Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Dược TW Huế

kho Có TK156 Nếu mua giao thẳng cho cơ sở nhận đại lý +Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK157: Giá mua chưa thuế Nợ TK133: Thuế GTGT Có TK111,112,131: Tổng giá thanh toán + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc đối với các đối tượng không chịu thuế GTGT. Kế toán ghi: Nợ TK157 Tổng giá thanh toán Có TK111,112,131 - Khoản chi phí phát sinh: +Nếu là doanh nghiệp chịu Nợ TK641: Chi phí chưa có thuế Nợ TK133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK111,112,331: Tổng giá thanh toán +Nếu doanh nghiệp chi hộ cho cơ sở nhận đại lý Nợ TK138(1388) Số tiền đã chi theo giá thanh toán Có TK111,112,331 - Khi nhận đựơc bảng thanh toán hàng bán đại lý, ký gửi do cơ sở nhận đại lý lập và các chứng từ thanh toán thì kế toán phản ánh tổng giá thanh toán của hàng đại lý cùng hoa hồng đại lý. Trường hợp bên nhận đại lý đã khấu trừ tiền hoa hồng, kế toán ghi: Nợ TK111,112: Số tiền thực nhận theo giá thanh toán Nợ TK641: Hoa hồng đại lý Có TK511: Giá bán chưa có thuế Có TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra (nếu có) +Trường hợp hoa hồng trả theo định kỳ, kế toán ghi: Nợ TK111,112,131: Giá bán có thuế của hàng hoá đã bán Có TK511: Giá bán chưa có thuế Có TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra (nếu có) Khi tính và thanh toán tiền hàng cho cơ sở nhận đại lý, kế toán ghi: Nợ TK641 Khoản hoa hồng phải trả. Có TK111,112 - Kết chuyển hàng hoá giao cho cơ sở đại lý đã tiêu thụ: Nợ TK632 Trị giá thực tế của hàng hoá. Có TK157 * Kế toán bán hàng trả góp Bán hàng trả góp là hình thức bán hàng mà người mua không trả tiền ngay mà chỉ trả lần đầu một số tiền nhất định, số còn lại được trả dần trong một khoảng thời gian nhất định với số tiền mỗi lần trả bằng nhau. Khi hạch toán bán hàng trả góp thì doanh thu được ghi nhận theo gía bán trả ngay(hoặc giá bán thông thường), thuế GTGT tính trên giá bán trả ngay, phần chênh lệch giữa giá bán trả góp (bằng giá bán trả ngay cộng lãi) với giá bán trả ngay gọi là lãi do bán hàng trả góp và nó được hạch toán vào doanh thu nhận trước. Định kỳ khi thu tiền thì mới phản ánh phần lãi của từng kỳ vào thu nhập tài chính. - Kế toán ghi nhận doanh thu khi bán hàng trả góp: +Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK111,112: Số tiền thu lần đầu Nợ TK131: Số nợ phải thu Có TK511: Doanh thu theo giá bán trả ngay chưa có thuế Có TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra Có TK338(3387): Lãi trả góp +Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc đối với các đối tượng không chịu thuế GTGT. Kế toán ghi: Nợ TK111,112: Số tiền thu lần đầu Nợ TK131: Số nợ phải thu Có TK511: Doanh thu theo giá bán trả ngay đã có thuế Có TK338(3387): Lãi trả góp - Kết chuyển giá vốn Nợ TK632 Trị giá hàng xuất kho Có TK156 - Định kỳ thu nợ của khách hàng: Nợ TK111,112 Số thu từng kỳ Có TK131 Đồng thời ghi nhận lãi trả góp từng kỳ vào thu nhập hoạt động tài chính Nợ Tk 338(3387) Số lãi từng kỳ Có TK 515 1.2.4- Kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. * Hạch toán doanh thu bán hàng và xác định doanh thu thuần ở các doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ được phản ánh trên tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” và tài khoản 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ”. Trình tự hạch toán và phương pháp hạch toán tương tự như hạch toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Hạch toán giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ +Đầu kỳ kinh doanh, kế toán kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho, tồn quầy, hàng gửi bán, hàng mua đang đi đường chưa tiêu thụ. Nợ TK611(6112): Trị giá hàng hoá chưa tiêu thụ đầu kỳ Có TK 151,156,157: Kết chuyển giá vốn hàng chưa tiêu thụ đầu kỳ +Trong kỳ kinh doanh, các nghiệp vụ liên quan đến tăng hàng hoá được phản ánh vào bên nợ tài khoản 611 “Mua hàng hoá” +Cuối kỳ kinh doanh, căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng hoá tồn kho, kế toán phản ánh hàng tồn kho: Nợ TK156: Trị giá hàng hoá chưa tiêu thụ cuối kỳ Có TK611: Kết chuyển giá vốn hàng chưa tiêu thụ Đồng thời xác định và kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK632 Giá vốn hàng hoá đã tiêu thụ Có TK611 1.2.5-Sổ kế toán phản ánh nghiệp vụ bán hàng. Mỗi doanh nghiệp tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của kế toán cũng như điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà lựa chọn vận dụng các hình thức ghi sổ kế toán cho hợp lý. Hiện nay theo chế độ kế toán của Nhà nước, có 4 hình thức ghi sổ kế toán sau: - Hình thức sổ kế toán nhật ký chung - Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái - Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ - Hình thức sổ kế toán chứng ghi sổ. Mỗi hình thức sổ kế toán đều có những ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng nhất định, các doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán một cách riêng rẽ hay kết hợp với nhau làm cho công tác kế toán của doanh nghiệp được đơn giản dễ thực hiện, phản ánh trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thông thường sổ kế toán áp dụng trong các hình thức kế toán được chia thành nhiều loại như : Sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết… - Sổ kế toán tổng hợp được sử dụng để phản ánh các thông tin mang tính chất tổng hợp và khái quát về một đối tượng kế toán cụ thể như : Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản… - Sổ kế toán chi tiết được sử dụng để phản ánh các thông tin chi tiết về đối tượng phản ánh của sổ, các thông tin này chứa đựng các chỉ tiêu về giá trị, hiện vật… Để phản ánh nghiệp vụ bán hàng, kế toán tuỳ thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng mà sử dụng các sổ kế toán bao gồm: - Nếu áp dụng hình thức nhật ký chung: +Sổ nhật ký bán hàng: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp các nghiệp vụ bán hàng nhưng chưa thu tiền. +Sổ nhật ký thu tiền: Dùng để tập hợp các nghiệp vụ thu tiền ở doanh nghiệp bao gồm tiền mặt và cả tiền gửi ngân hàng. Sổ nhật ký thu tiền được mở riêng cho từng tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và có thể theo dõi theo từng loại tiền. +Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp, nó mở cho từng tài khoản kế toán +Sổ chi tiết về doanh thu bán hàng dùng để theo dõi chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng. +Sổ chi tiết thanh toán người mua: Dùng để theo dõi chi tiết tình hình công nợ và thanh toán công nợ phải thu ở người mua. Nó được mở cho từng khách hàng và theo dõi từng khoản nợ phải thu từ khi phát sinh cho đến khi thanh toán xong. - Nếu áp đụng hình thức nhật ký chứng từ thì kế toán sử dụng các sổ sau: +Sổ nhật ký chứng từ số 8: Dùng để tập hợp số phát sinh bên có của các tài khoản 511,531,532,521,632,131… Sổ này ghi chép váo cuối tháng, căn cứ vào các bảng kê số 1,2,8,10,11 +Các bảng kê: bảng kê số 1,2,10,11 Việc lựa chọn áp dụng hình thức sổ kế toán phù hợp với doanh nghiệp sẽ phát huy đầy đủ vai trò trong quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững. Chương 2 Thực trạng về kế toán bán hàng ở công ty dược tw huế 2.1- Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác kế toán ở công ty Dược TW Huế 2.1.1- Đặc điểm chung của công ty Dược TW Huế * Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty Dược TW Huế là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập từ năm 1975 , tiếp quản từ một xưởng rượu với cơ sở vật chất nghèo nàn. Được sự hỗ trợ của các ban ngành chức năng và bằng chính sự nỗ lực vươn lên không ngừng của cán bộ công nhân viên xí nghiệp liên hiệp dược Bình - Trị – Thiên đã cung cấp tương đối đầy đủ nhu cầu thuốc chữa bệnh cho nhân dân trong tỉnh . Trong thời kỳ từ năm 1975 đến năm 1989 phần lớn các mặt hàng sản xuất kinh doanh của công ty đều mang tính chất đối phó với kế hoạch , chỉ tiêu của trên giao . Trong thời gian này về mặt kinh doanh không có gì đáng kể chủ yếu đáp ứng nhu cầu thuốc chữa bệnh của nhân dân trong tỉnh. Năm 1989 công ty được chia ra thành 3 đơn vị và đổi tên thành xí nghiệp liên hợp dược TT – Huế . Đây là thời kỳ khó khăn của đơn vị , với số vốn vỏn vẹn 200 triệu đồng . Đựơc sự lãnh đạo đúng đắn của ban giám đốc công ty dần dần phục hồi và phát triển . Hoà nhập kịp thời với nền kinh tế mở cửa của đất nước . Công ty đã tăng cường đầu tư những dây chuyền sản xuất thuốc tân dược hiên đại. Ngày 19/9/1996 theo quyết định số : 2484 QĐ/UBND của uỷ ban nhân dân tỉnh TT – Huế cho phép xí nghiệp liên hợp dược TT – Huế đổi tên thành công ty dược phẩm TT – Huế với chức năng sản xuất , kinh doanh , xuất nhập khẩu thuốc chữa bệnh và dụng cụ vật tư y tế Ngoài sản xuất và kinh doanh để thu lợi nhuận nhưng mục đích chính là cung cấp đầy đủ , kịp thời thuốc chữa bệnh và các chương trình chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân từ đồng bằng cho đến các huyện , xã miền núi. Tháng 2/1999 công ty tách xí nghiệp nước khoáng để thành lập công ty cổ phần Thanh Tân. Theo quyết định số 340/1999/QĐ-BYT ngày 02/02/1999 của Bộ Y Tế tiếp nhận Công ty Dược phẩm Thừa Thiên Huế vào làm thành viên chính thức của tổng công ty Dược Việt Nam và đổi tên thành Công ty Dựoc TW Huế. Tổng số vốn pháp định : 5.184.784.650đ Trong đó : - Vốn cố định : 3.572.615.650đ - Vốn lưu động : 1.612.169.000đ * Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh hiện nay: Chức năng : Công ty Dược TW Huế có chức năng sản xuất kinh doanh thuốc chữa bệnh, được bộ thương mại cho phép xuất nhập khẩu trực tiếp nguyên vật liệu ,tân dược, sản phẩm dược và máy móc thiết bị Y tế. Nhiệm vụ : Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh - Nắm bắt nhu cầu thị trường , khả năng kinh doanh của doanh nghiệp để tổ chức xây dựng thực hiện các phương án kinh doanh có hiệu quả. Tổ chức tiêu thụ nhiều chủng loại hàng hoá có chất lượng phù hợp với nhu cầu. - Quản lý sử dụng vốn theo chế độ , chính sách đảm bảo hiệu quả kinh tế , đảm bảo được hoàn toàn và phá triển vốn tự trang trải về tài chính , thực hiện nghiêm túc chế độ thuế của nhà nước. - Thực hiện nghiêm túc hợp đồng mua bán. - Quản lý tốt đội ngũ cán bộ công nhân viên. Các nguyên tắc hoạt động : - Thực hiện hạch toán độc lập và chịu trách nhiệm về kế quả hoạt động sản xuất kinh doanh , đảm bảo tái sản xuất mở rộng và phát triển vốn đảm bảo lợi ích hài hoà giữa doanh nghiệp và người lao động. - Thực hiên nguyên tắc tập trung dân chủ theo chế độ một thủ trưởng tronh quản lý diều hành sản xuất kinh doanh . Không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh theo hướng phát triển của Đảng và Nhà Nước , thực hiện quyền tự chủ của cán bộ công nhân viên. * Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý ở công ty Dược TW Huế Giám đốc Phòng KH-KD Phòng KT-TV Phòng TC-HC Phòng KCS Phòng KT Tổng kho Xưởng SX Quận huyện Chi nhánh : Quan hệ trực tuyến. : Quan hệ chức năng. Chức năng nhiêm vụ từng phòng ban: - Đứng đầu là công ty là giám đốc , giám đốc công ty do tổng công ty Dược Việt Nam bổ nhiệm , lãnh đạo chung toàn bộ bộ máy quản lý và sản xuất của công ty , chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi hoạt động của công ty. - Phòng kỹ thuật : nghiên cứu sản xuất mới ,kết hợp với phòng KCS để theo dõi sự ổn định của thuốc trong xây dựng chỉ tiêu . Thiết kế bao bì đúng khuôn mẫu , đúng nội dung . Giám sát tình hình kỹ thuật ở xưởng sản xuất. - Phòng Tổ chức Hành chính: tham mưu cho Giám đốc và ban lãnh đạo công ty về tổ chức lao động, tiền lương , đào tạo và công tác văn phòng. Đó chính là công tác tổ chức ,sắp xếp , bố trí CBCNV hợp lý trong toàn công ty nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh , thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước đối với người lao động. Nghiên cứu , đề xuất các phương án về lao động , tiền lương , đào tạo , phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn trên cơ sở thực tế của kế hoạch sản xuất. - Phòng tài chính kế toán : Quản lý toàn bộ tài sản , vốn do nhà nước cấp và các tổ chức kinh tế góp . Có nhiệm vụ thông tin, kiểm tra tài sản của công ty với hai mặt của nó là vốn và nguồn hình thnàh tài sản đó và phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh , cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý . Phòng nắm vững thực trạng tài chính của công ty, khả năng thanh toán cũng như khả năng chi trả của công ty với bạn hàng. - Phòng KCS: Kiểm tra chất lượng sản phẩm , hàng hóa đầu vào, đầu ra. Thí nghiệm nhanh để đánh giá chất lựơng sản phẩm kịp thời chính xác và trả phiếu kịp thời cho nơi lấy mẫu để chấn chỉnh kịp thời. - Xưởng sản xuất: Thực hiện kế hoạch sản xuất do công ty giao, thường xuyên kiểm tra các dụng cụ thiết bị phục vụ sản xuất , tránh gây ách tắc , trở ngại trong quá trình sản xuất. - Phòng kế hoạch kinh doanh : Xây dựng kế hoạch sản uất phù hợp với năng lực sản xuất của xưởng , cung cấp vật tư đảm bảo đúng tiến độ sản xuất , viết lệnh sản xuất và định mức vật tư cho sản xuất đúng và kịp thời . - Tổng kho : nhập , xuất và bảo quản vật tư , bao bì , sản phẩm sản xuất theo đúng lệnh , tuyệt đối không xuất hàng khi chưa có lệnh xuất hàng của lãnh đạo. - Các hiệu thuốc và chi nhánh : chịu trách nhiệm kinh doanh thuốc chữa bệnh , cung cấp thuốc trên địa bàn được công ty phân công phụ trách và quản lý . Nhận xét : số lượng lao động của công ty qua các năm ít có sự biến động từ đó cho thấy bộ máy tổ chức ở công ty Dược TW Huế tương đối hợp lý và gọn nhẹ mang lại hiệu quả cao trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp * Tình hình kinh doanh của công ty Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 2 năm Stt Chỉ tiêu Năm2002 Năm2003 So sánh tăng, giảm Số tiền Tỷ lệ(%) 1 Tổng DT 220.089 245.982 25.893 11.76 2 Tổng CF 219.736 245.527 25.791 11,74 3 LN trước thuế 353 455 102 4 Nộp NS 10.900 12.520 1.620 14,86 5 Tổng quỹ lương 6360 4595719 1859895 67,9 6 TNbq 1 ng/tháng 1,2 1,5 518,827 82,15 Nhìn vào một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 2 năm 2002-2003 ta thấy có sự phát triên lớn trong hoạt động kinh doanh của công ty. Cụ thể năm 2002 công ty kinh doanh đạt 220.089 trđ,lợi nhuận thu được 353 trđ đến năm 2003 công ty đạt 245.982 trđ, lợi nhuận công ty thu được năm 2003 là 455trđ, tăng gần 1,3 lần so với năm 2002 Như vậy có thể thấy rằng công ty hoạt động kinh doanh rất tốt. * Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty: Tổ chức bộ máy kế toán: Do quy mô của Công ty là tương đối lớn và địa bàn phục vụ khách hàng trải dài từ Bắc đến Nam, nên công ty đã mở chi nhánh tại Hà nội và TP Hồ Chí Minh . Song công tác kế toán tại Công ty vẫn tổ chức theo hình thức kế toán tập trung tức là chứng từ gốc hay hoá đơn mua bán phát sinh tại các chi nhánh đến cuối các quý đều được tập hợp về phòng kế toán công ty để kiểm tra và hạch toán . Như vậy phòng kế toán có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh tại công ty cũng như ở các chi nhánh , tổng hợp báo cáo kế toán toàn công ty gửi về Tổng công ty và các cơ quan Nhà nước. Phòng kế toán của Công ty có 8 người, mỗi ngời có chức năng nhiệm vụ cụ thể theo từng mảng công việc mà mình đảm nhiệm. Chức năng , nhiệm vụ : - Kế toán trưởng : Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của đơn vị . Chịu trách nhiệm chung trước Giám đốc về công tác tài chính kế toán của toàn Công ty, tổ chức và hướng dẫn thực thực hiện các chính sách chế độ, các quy định của Nhà nước và của ngành về công tác tài chính , bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng công ty, tham gia ký kết và kiểm tra việc thực việc thực hiện các hợp đồng kinh tế và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. - Kế toán công nợ : Phụ trách bộ phận tiêu thụ bán hàng, theo dõi công nợ phải thu của khách hàng, tình hình tạm ứng ,thanh toán tạm ứng của cán bộ công nhân viên và các nghiệp vụ liên quan đến thuế VAT. Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty. Kế toán trưởng Kế toán công nợ Thủ quĩ Kế toán kho Kế toán xưởng SX Kế toán công nợ XNK- TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán hiệu thuốc kinh doanh Kế toán hiệu thuốc ở huyện Kế toán chi nhánh - Kế toán thanh toán :Theo dõi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt , tiền gửi ngân hàng của công ty. - Kế toán XNK và TSCĐ : Theo dõi tình hình xuất nhập khẩu nguyên liệu , hàng hoá từ nước ngoài , ngoài ra kế toán xuất nhập khẩu còn đam nhận chức năng kế toán tài sản cố định của đơn vị , đánh giá và lập báo cáo khấu hao tài sản cố định hàng năm của công ty - Thủ quỹ : Có nhiệm vụ theo dõi và thực hiện chức năng quản lý tiền mặt , cập nhật thu – chi và sổ quỹ. - Kế toán phân xưởng : Theo dõi lao động , tính lương và bảo hiểm xã hội , hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm - Kế toán kho : Theo dõi việc nhập xuất hàng hoá , thành phẩm , nguyên vật liệu , vào thẻ kho theo từng mặt hàng , cuối kỳ làm kiểm kê báo cáo xuất – nhập – tồn hàng hoá , thành phẩm , nguyên vật liệu. - Kế toán quầy thuốc , chi nhánh : Mỗi chi nhánh , hiệu thuốc đều có kế toán theo dõi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , cuối kỳ tổng hợp lên quyết toán gửi về phòng kế toán của công ty . Nhận xét : Công ty áp dụng mô hình vừa tập trung vừa phân tán . Do đó công ty Dược TW Huế chưa có đủ điều kiện để nối mạng vi tính với các đơn vị trực thuộc do đó việc bố trí bộ máy kế toán và phân công nhiệm vụ kế toán của công ty là tương đối hợp lý . Tuy nhiên việc kiểm tra các chứng từ kế toán ở đơn vị trực thuộc cũng gặp không ít khó khăn , thông thường việc kiểm tra này chỉ diễn ra mỗi quý một lần khi các đơn vị trực thuộc nộp chứng từ về công ty . Cần phải có các biện pháp kiểm tra , giám sát hữu hiệu để tránh những sai phạm về quản lý tài chính kế toán. 2.1.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại công ty Dược TW Huế. Công ty Dược TW Huế là một doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 370 người, trong đó nhân viên quản lý là 92 người. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty như sau: Công ty bắt đầu niên độ kế toán từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 trong năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang tiền Việt Nam là theo tỷ giá thực tế. Phương pháp tính thuế GTGT là theo phương pháp khấu trừ. Nguyên tắc đánh giá TSCĐ là theo phương pháp kiểm kê định kì Nguyên tắc và phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là theo giá thực tế Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hình thức kế toán công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty đều được ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế . Công ty đã sử dụng một số sổ kế toán theo chế độ ban hành và một số sổ do công ty tự thiết kế Theo hình thức này, trình tự ghi sổ kế toán của công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Sổ cái Chứng từ gốc Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ và thẻ kế toán chi tiêt Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 2.2. Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Dược TW Huế 2.2.1. Chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán. Công ty Dược TW Huế là doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại hàng hóa với nhiều hình thức bán hàng khác nhau do vậy mà tuỳ thuộc vào từng hình thức bán hàng mà công ty sử dụng các loại chừng từ phù hợp. Công ty sử dụng một số chứng từ sau để hạch toán nghiệp vụ kế toán bán hàng. - Hoá đơn GTGT(biểu 1) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(biểu 2) - Thẻ kho(biểu 3) - Phiếu thu(biểu 4) - Bảng kê hàng hoá bán lẻ(biểu 5) - Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá bán ra(biểu 6) công ty dược tw huế Hoá đơn (GTGT) Liên 1: Lưu Ngày 15 tháng 4 năm 2004 Ký hiệu Số: Tên khách hàng: Lê Văn Lai Mã khách hàng: Chứng từ số: 09455 Địa chỉ: Quầy thuốc số 7 Ngọc Khánh Mã số thuế: Mã xuất: Số tài khoản: Đơn đặt ngày:12455 Kho xuất hàng: Chị Hà Mã kho xuất Hình thức thánh toán: Thời hạn thanh toán: Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá thành tiền A B c 1 2 3 = 2 x1 Amoccilin 01001A vỉ 1000 8000 8.000.000 Alaxan 01006A vỉ 500 6000 3.000.000 Cộng tiền hàng: 11.000.000 Thuế GTGT (0.5%) 5.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán 16.500.000 Số tiền viết bằng chữ: mười sáu triệu năm trăm ngàn đồng Người mua (Họ và tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người lập hoá đơn (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) +Hoá đơn GTGT: Là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dùng để theo dõi, giám sát số lượng, chất lượng, trị giá hàng xuất bán. Trên hoá đơn GTGT phải ghi rõ số hoá đơn, ngày tháng, năm, tên đơn vị, tên hàng hoá, quy cách, số lượng,đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT, tổng cộng… Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, hoặc đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT gồm 3 liên Liên 1 : dùng để lưu vào sổ gốc Liên 2 : giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi vào sổ kế toán đơn vị mua Liên 3 : giao cho bộ phận thủ kho để làm thủ tục xuất kho và ghi vào thẻ kho Định kỳ từ 2-4 ngày, thủ kho nộp liên 3 cho phòng kế toán để tiến hành ghi sổ + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Chứng từ này được kế toán công ty sử dụng để theo dõi số lượng vật tư, hàng hoá xuất bán từ kho và số lượng hàng hoá được điều chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ công ty, và là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho và kế toán ghi sổ chi tiết hoặc làm chứng từ vận chuyển trên đường. ở công ty Dược TW Huế , căn cứ vào lệnh điều động của giám đốc công ty, thủ kho lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để điều chuyển hàng hoá của công ty xuống các cửa hàng, xí nghiệp, chi nhánh trực thuộc công ty. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng cung ứng lập thành 2 liên. Sau khi xuất kho, thủ kho xuất ghi ngày tháng năm xuất kho và ký vào các liên của phiếu, một liên giao cho người vận chuyển mang theo cùng hàng vận chuyển trên đường, còn một liên thủ kho làm căn cứ để ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán để kế toán ghi vào và sổ kế toán. Công ty dược TW Huế Chi nhánh hà nội Mã số thuế: 0100107726 - 001 - 1 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Liên 1: Lưu Ngày 12 tháng 4 năm 2004 Ký hiện : Số: Kho xuất hàng: Khai Trí Mã kho hàng xuất: Chứng từ số: Kho nhập hàng: Hà Nội Mã kho hàng nhập: Mã xuất: Phương tiên vận chuyển : Ô tô Lệnh điều động: Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Thuốc mỡ 01001M Hộp 200 20.000 4.000.000 Người mua (Họ và tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người lập hoá đơn (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) thẻ kho Doanh nghiệp Ngày lập thẻ Tên kho : Số tờ : -Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm -Đơn vị tính Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất +Thẻ kho: Thẻ kho được mở cho từng mặt hàng, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của loại hàng hoá đó. Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư, hàng hóa sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính số tồn kho. Theo định kỳ một tháng, kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Bảng kê bán hàng hoá Từ ngày 01/01/2004 đến ngày 15/01/2004 Số TT Tênhàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Ospen Vỉ 100 9.000 900.000 … Decolgen Vỉ 200 12.000 2.400.000 Cộng (Kèm theo các hoá đơn) Ngày......tháng......năm...... Người lập (Ký, họ tên) Cửa hàng trưởng (Ký, họ tên) +Bảng kê bán lẻ hàng hoá: ở các cửa hàng, xí nghiệp hoặc chi nhánh của công ty khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá, thì kế toán các đơn vị lập bảng kê bán lẻ hàng hoá, trong đó ghi rõ tên hàng hoá, số lượng, giá vốn, giá bán và trị giá bán của hàng hóa đó. Định kỳ, một tháng các cửa hàng gửi bảng kê bán lẻ hàng hóa và báo cáo kết quả kinh doanh lên công ty. Công ty dược tw huế Phiếu thu tiền mặt Ngày:...................................... Số............................. Căn cứ:....................................................................... Họ và tên người nộp: Lê Văn Tùng Mã đơn vị: Cty Dược TW 1 Nội dung: thanh toán tiền mua thuốc Số tiền: 12.000.000 đồng Bằng chữ: Mười hai triệu đồng Kèm theo: 1 chứng từ gốc Thủ trưởng Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ +Phiếu thu: Sau khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán lập phiếu thu thành 2 liên, ghi rõ đầy đủ nội dung và ký vào phiếu. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. +Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra(kèm tờ khai thuế GTGT) Căn cứ vào hoá đơn GTGT mà kế toán lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, đây là căn cứ để kế toán tính thuế và khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Như vậy, kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Dược TW Huế đã lập và sử dụng chứng từ kế toán một cách đầy đủ,