Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

+ Nếu nguyên nhân là bất thường: Nợ 811 Trị giá thực tế của hàng thiếu. Có 1381 + Nếu do cán bộ thiếu tinh thần trách nhiệm: Nợ 1388, 334 Trị giá thực tế của hàng thiếu bắt bồi thường. Có 1381 - Trường hợp hàng gửi đi bán phát sinh thừa chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ 157 Trị giá thực tế của số hàng thừa. Có 3381 - Khi phát hiện được nguyên nhân dư thừa, tuỳ theo từng nguyên nhân kế toán tiến hành xử lý như sau: + Nếu nguyên nhân thừa hàng là khách quan: Nợ 3381 Trị giá thực tế của hàng thừa do khách quan. Có 711 + Nếu do doanh nghiệp xuất kho thừa hàng: Nợ 3381 Trị giá thực tế của hàng thừa do xuất kho nhầm. Có 1561 3.2.2.2. Kế toán bán lẻ: - Trên cơ sở bảng kê bán lẻ hàng hoá, kế toán phản ánh doanh thu và thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng bán lẻ bằng bút toán: Nợ 111, 112: Tổng giá bán lẻ. Có 5111: Doanh thu bán hàng. Có 3331: Thuế GTGT phải nộp. Đồng thời xác định trị giá mua của hàng hoá đã tiêu thụ: Nợ 632 Trị giá mua của hàng đã tiêu thụ. Có 156 - Khi thu tiền hàng, nếu thiếu, kế toán ghi: Nợ 111, 112: Tổng số tiền nhân viên bán hàng đã nộp. Nợ 1388: Số tiền thiếu nhân viên bán hàng phải bồi thường. Nợ 1381: Số tiền thiếu chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý. Có 5111: Doanh thu bán hàng. Có 3331: Thuế GTGT phải nộp. - Khi thu tiền hàng, nếu thừa, kế toán ghi: Nợ 111, 112: Tổng số tiền nhân viên bán hàng đã nộp. Có 5111: Doanh thu bán hàng. Có 3331: Thuế GTGT phải nộp. Có 3381: Số tiền thừa chờ xử lý. 3.2.2.3. Kế toán bán hàng trả góp: - Khi bán hàng trả chậm, trả góp thì ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của kỳ kế toán theo giá bán trả ngay, phần chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp với giá bán trả ngay ghi vào tài khoản 3387 “Doanh thu chưa thực hiện”: Nợ 111, 112: Số tiền người mua thanh toán lần đầu tại thời điểm bán hàng. Nợ 131: Số tiền còn phải thu ở người mua. Có 5111: Doanh thu theo giá bán trả ngay chưa có thuế GTGT. Có 3331: Thuế GTGT phải nộp. Có 3387: Phần chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp và giá bán trả ngay chưa có thuế GTGT. Đồng thời xác định trị giá mua của hàng bán trả góp: Nợ 632 Trị giá mua của hàng bán trả góp. Có 1561 - Khi thực thu tiền bán hàng lần tiếp sau, kế toán ghi: Nợ 111, 112 Số tiền khách hàng thanh toán. Có 131 - Hàng kỳ, tính, xác định và kết chuyển doanh thu tiền lãi bán hàng trả chậm, trả góp trong kỳ, kế toán ghi: Nợ 3387 Lãi trả chậm, trả góp. Có 515 3.2.2.4. Kế toán bán hàng đại lý: a. Đối với bên giao đại lý: - Khi xuất kho hàng hoá chuyển giao cho bên nhận đại lý, kế toán ghi: Nợ 157 Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho. Có 156 - Khi mua hàng, chuyển thẳng giao cho bên nhận đại lý, kế toán ghi: Nợ 157: Trị giá mua thực tế hàng gửi đại lý theo giá chưa có thuế. Nợ 1331: Thuế GTGT được khấu trừ. Có 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển thẳng đã trả hay phải trả. - Khi hàng đại lý được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi các bút toán sau: Bút toán 1: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng gửi đại lý đã tiêu thụ: Nợ 632 Kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng Có 157 ký gửi, đại lý đã bán được. Bút toán 2: Phản ánh tổng giá thanh toán của hàng ký gửi, đại lý đã bán cùng hoa hồng đại lý: Nợ 131: Số tiền hàng tiêu thụ phải thu ở cơ sở đại lý, ký gửi (trừ hoa hồng đại lý). Nợ 641: Hoa hồng về bán hàng đại lý, ký gửi. Có 5111: Doanh thu bán hàng đại lý, ký gửi. Có 3331: Thuế GTGT phải nộp. - Khi các cơ sở nhận bán hàng ký gửi, đại lý thanh toán tiền hàng: Nợ 111, 112: Số tiền đã được thanh toán. Có 131: Số tiền hàng ký gửi, đại lý đã thu. Ngoài cách hạch toán trên, tổng giá thanh toán và hoa hồng đại lý còn có thể hạch toán theo cách sau: Bút toán 1: Phản ánh tổng giá thanh toán của hàng đại lý đã bán phải thu ở các cơ sở đại lý, ký gửi cùng với doanh thu tiêu thụ và thuế GTGT: Nợ 131: Số tiền hàng tiêu thụ phải thu ở cơ sở đại lý, ký gửi. Có 5111: Doanh thu bán hàng đại lý, ký gửi. Có 3331: Thuế GTGT phải nộp. Đồng thời phản ánh trị giá thực tế của hàng gửi bán đã tiêu thụ: Nợ 632 Trị giá thực tế của hàng gửi đại lý đã tiêu thụ. Có 157 Bút toán 2: Phản ánh số hoa hồng về ký gửi, đại lý: Nợ 641: Hoa hồng ký gửi, đại lý tính vào chi phí bán hàng. Có 131: Hoa hồng đại lý trừ vào số phải thu ở cơ sở đại lý, ký gửi. b. Đối với bên nhận đại lý: - Khi nhận hàng do bên giao đại lý chuyển đến, kế toán ghi nhận trị giá hàng đã nhận theo tổng giá thanh toán bằng bút toán: Nợ 003: Tổng giá thanh toán của hàng nhận bán ký gửi, đại lý. - Khi hàng nhận đại lý đã bán được theo giá quy định, doanh nghiệp phản ánh khoản hoa hồng được hưởng và số tiền phải trả cho bên giao đại lý: Nợ 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán của hàng nhận đại lý, ký gửi đã bán. Có 5113: Hoa hồng bán hàng đại lý, ký gửi được hưởng theo tỷ lệ quy định trong hợp đồng. Có 331: Số tiền phải trả bên giao đại lý (Tổng giá thanh toán trừ hoa hồng được hưởng). Đồng thời ghi: Có 003: Trị giá thanh toán của hàng đại lý, ký gửi đã bán được. - Khi trả tiền cho bên giao đại lý, kế toán ghi: Nợ 331 Số tiền đã trả cho bên giao đại lý, ký gửi Có 111, 112 - Ngoài cách hạch toán như trên, có thể tách riêng số hoa hồng được hưởng và số tiền phải trả cho bên giao đại lý bằng cách ghi như sau: + Phản ánh tổng số tiền bán hàng đại lý phải trả cho bên giao đại lý: Nợ 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán của hàng nhận đại lý, ký gửi đã bán. Có 331: Số tiền phải trả cho bên giao đại lý. Đồng thời ghi: Có 003: Trị giá thanh toán của hàng đại lý, ký gửi đã bán được. + Khi trả tiền cho bên giao đại lý, kế toán xác định số hoa hồng được hưởng trừ vào số tiền phải trả: Nợ 331: Ghi giảm số tiền phải trả cho bên giao đại lý, ký gửi. Có 111, 112: Số tiền hàng đại lý đã trả. Có 5113: Hoa hồng đại lý được hưởng. - Trường hợp hàng nhận bán đại lý, ký gửi không bán được trả lại bên giao đại lý, khi trả, kế toán ghi: Có 003: Tổng giá thanh toán của hàng không bán được trả lại. Với các phương thức bán hàng như trên, cuối kỳ kinh doanh kế toán tiến hành ghi các bút toán kết chuyển sau: + Phân bổ chi phí thu mua cho hàng đã tiêu thụ trong kỳ: Nợ 632 Có 1562 + Kết chuyển chi phí bán hàng cho hàng đã tiêu thụ: Nợ 911 Có 641 + Kết chuyển giảm giá hàng bán: Nợ 5111 Có 532 + Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ 5111 Có 531 + Kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại: Nợ 5111 Có 521 + Xác định và kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ: Doanh thu thuần về tiêu thụ là phần doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sau khi trừ đi các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu). = - - - - + Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ: Nợ 5111 Có 911 + Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ 911 Có 632 3.3. Sổ sách kế toán: Sổ kế toán là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học và hợp lý, có mối liên hệ mật thiết với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng các phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu từ các chứng từ kế toán. Sổ kế toán là khâu trung tâm trong toàn bộ công tác kế toán, nó vừa là công cụ đúc kết các tài liệu cần thiết, vừa là cầu nối giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán. Sổ kế toán bao gồm: sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp: phản ánh tổng quát các loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh. Trong sổ này, mỗi nghiệp vụ kinh tế được ghi tổng quát và thường chỉ dùng chỉ tiêu giá trị. Sổ tổng hợp cung cấp các chỉ tiêu tổng quát để lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tổng hợp khác như sổ Cái Đối với nghiệp vụ bán hàng sổ tổng hợp phản ánh, cung cấp các thông tin tổng hợp về doanh thu bán hàng, công nợ phải thu và giá vốn hàng bán. Sổ kế toán chi tiết: là sổ phân tích các loại tài sản hoặc nguồn vốn theo những yêu cầu quản lý khác nhau, loại sổ này được ứng dụng rộng rãi trong kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá Nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh vào sổ chi tiết vừa được ghi theo chỉ tiêu giá trị vừa ghi theo các chỉ tiêu khác như số lượng, đơn giá, thời hạn thanh toán Đối với kế toán nghiệp vụ bán hàng sổ chi tiết phản ánh các thông tin chi tiết về doanh thu cho từng loại hàng, nhóm hàng, quầy hàng, chi tiết về công nợ của từng khách hàng, từng nghiệp vụ phát sinh, chi tiết giá vốn hàng bán theo từng loại hàng, từng địa điểm bán, từng quầy hàng Thực hiện ghi chép vào sổ kế toán là công việc có khối lượng lớn phải thực hiện thường xuyên, do đó cần phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý hệ thống sổ kế toán để nâng cao hiệu quả làm việc, đảm bảo cung cấp những thông tin kịp thời, chính xác cho công tác quản lý để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn. Sổ kế toán được mở theo từng niên độ kế toán. Khi bắt đầu một niên độ kế toán mới thì kế toán doanh nghiệp phải mở lại các sổ. Đối với các DNTM việc tổ chức hệ thống sổ kế toán cần đảm bảo các yêu cầu: sau: - Phải vận dụng hệ thống sổ đơn giản, gọn nhẹ, thuận tiện cho công tác ghi chép, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị. - Phải ghi chép sổ kịp thời, đúng nguyên tắc tuỳ từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị cũng như yêu cầu theo dõi chi tiết các tài khoản mà đơn vị phải mở thêm các sổ kế toán chi tiết để theo dõi chặt chẽ hơn. Các doanh nghiệp có thể tổ chức hệ thống sổ kế toán theo các hình thức sau: 3.3.1. Hình thức Nhật ký chung: Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và có phân tích theo tài khoản đối ứng. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ Cái, doanh nghiệp có thể mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó. Đối với kế toán bán hàng khi áp dụng hình thức này thường sử dụng các mẫu sổ sau: a. Sổ tổng hợp: gồm sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký bán hàng, sổ Cái TK156, TK511, TK632. - Sổ nhật ký chung: dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ cho việc ghi sổ Cái. Cơ sở để ghi vào sổ nhật ký chung là tất cả các chứng từ kế toán. - Sổ nhật ký thu tiền là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của doanh nghiệp. Mẫu sổ này được mở riêng cho thu tiền mặt, thu TGNH, cho từng loại tiền (VND, ngoại tệ). Cơ sở để ghi sổ là phiếu thu, giấy báo có. - Sổ nhật ký chi tiền là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của doanh nghiệp. Mẫu sổ này được mở riêng cho chi tiền mặt, chi TGNH, cho từng loại tiền (VND, ngoại tệ). Cơ sở để ghi sổ là phiếu chi, giấy báo nợ. - Sổ nhật ký bán hàng là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo hình thức thu tiền sau (bán chịu) của doanh nghiệp. Trường hợp người mua trả tiền trước thì khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh cũng ghi vào sổ này. Căn cứ ghi sổ là hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho. - Sổ Cái TK156: phản ánh quá trình nhập, xuất hàng hoá. Căn cứ ghi sổ là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. - Sổ Cái TK511: phản ánh doanh thu bán hàng phát sinh trong kỳ. Căn cứ ghi sổ là hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng. - Sổ Cái TK632: phản ánh giá vốn hàng bán trong kỳ. Căn cứ ghi sổ là phiếu xuất kho. b. Sổ chi tiết: gồm thẻ kho, thẻ quầy hàng, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua. - Thẻ kho: theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng hoá ở trong kho. Mỗi thẻ kho dùng cho một loại hàng hoá cùng nhãn hiệu, cùng quy cách. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho. - Thẻ quầy hàng: theo dõi số lượng và giá trị hàng hoá trong quá trình nhận và bán tại quầy hàng giúp cho người bán hàng thường xuyên nắm bắt được tình hình nhập, xuất, tồn quầy. Mỗi thẻ quầy dùng cho một mặt hàng. Căn cứ ghi vào thẻ quầy là phiếu nhập kho, phiếu nhận hàng, hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng. - Sổ chi tiết bán hàng: được mở cho từng sản phẩm, hàng hoá đã bán được khách hàng thanh toán tiền ngay hay chấp nhận thanh toán. Căn cứ ghi sổ là hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có, bảng kê bán lẻ hàng hoá. - Sổ chi tiết thanh toán với người mua: dùng để theo dõi việc thanh toán của từng khách hàng cụ thể. Căn cứ ghi sổ là hoá đơn GTGT, giấy báo có, phiếu thu. Ưu điểm của hình thức này là mẫu sổ đơn giản thuận lợi cho việc ghi chép, dễ đối chiếu kiểm tra. Nhược điểm: Khó khăn trong việc phân công công tác, việc tổng hợp số liệu lập báo cáo chậm. 3.3.2. Hình thức Nhật ký – sổ Cái: Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo tài khoản kế toán trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký – sổ Cái. Kế toán nghiệp vụ bán hàng khi áp dụng hình thức này sử dụng các loại sổ sau: a. Sổ tổng hợp: Nhật ký – sổ Cái dùng để phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế. Phương pháp ghi sổ: Hàng ngày mỗi khi nhận được chứng từ bán hàng, người giữ Nhật ký – sổ Cái phải kiểm tra tính chất pháp lý của chứng từ. Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ để xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có. Sau đó ghi các nội dung cần thiết của chứng từ vào Nhật ký – sổ Cái. b. Sổ chi tiết: gồm thẻ kho, thẻ quầy hàng, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua. Nội dung phản ánh, căn cứ ghi sổ như đã nêu ở hình thức Nhật ký chung. Ưu điểm: Các nghiệp vụ được phản ánh tương đối tập trung trên một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất, mẫu sổ tương đối đơn giản thuận tiện cho việc ghi chép. Nhược điểm: Các nghiệp vụ được tập trung quá lớn trên một quyển sổ nên khó có thể khai thác hết thông tin, khó phân chia công việc kế toán. 3.3.3. Hình thức Nhật ký chứng từ: Đặc trưng cơ bản của hình thức này là sử dụng nhật ký chứng từ để theo dõi vế có của các tài khoản, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh và có phân tích theo các tài khoản đối ứng, sử dụng sổ cái của các tài khoản để tổng hợp theo vế nợ của các tài khoản tại thời điểm cuối kỳ. Các sổ kế toán được sử dụng kết hợp kế toán tổng hợp với chi tiết, kết hợp ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống. Theo hình thức này kế toán bán hàng tại các DNTM sẽ sử dụng các mẫu sổ sau: a. Sổ tổng hợp: gồm NKCT số 8; bảng kê số 1, số 2, số 5, số 8, số 11, sổ Cái TK156, 511, 632. - NKCT số 8: phản ánh số phát sinh bên Có TK156, 131, 511, 521, 531, 532 Phương pháp ghi: + Căn cứ vào bảng kê số 8 phần ghi Có để ghi vào cột ghi Có TK156. + Căn cứ vào bảng kê số 11 phần ghi Có để ghi vào cột ghi Có TK131. + Căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng dùng chung cho các TK521, 531, 532, 632, 641phần ghi Có để ghi vào các cột ghi Có TK521, 531, 532, 632, 641 Cuối tháng khoá sổ NKCT số 8 xác định tổng số phát sinh bên Có của các TK156, 131, 511 đối ứng Nợ với các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 8 để ghi vào sổ Cái. - Bảng kê số 1: phản ánh số phát sinh bên Nợ TK111 đối ứng Có với các TK liên quan. Căn cứ ghi bảng kê số 1 là các phiếu thu kèm theo các chứng từ gốc có liên quan. - Bảng kê số 2: phản ánh số phát sinh bên Nợ TK112 đối ứng Có với các TK liên quan. Căn cứ ghi bảng kê số 1 là các giấy báo có kèm theo các chứng từ gốc có liên quan. - Bảng kê số 5: dùng để tổng hợp số phát sinh bên Có của các TK214, 334, 338 đối ứng Nợ với các TK641, 642. Căn cứ ghi là bảng phân bổ, bảng kê có liên quan. - Bảng kê số 8: tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá. Cơ sở để lập bảng kê số 8 là các chứng từ, hoá đơn nhập, xuất và các chứng từ khác có liên quan. Số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 sau khi khoá sổ cuối tháng được dùng để ghi vào NKCT số 8. - Bảng kê số 11: phản ánh tình hình thanh toán tiền của người mua. Căn cứ để ghi vào bảng kê là số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ theo dõi thanh toán (TK131) mở cho từng người mua và ghi một lần vào một dòng của bảng kê 11. Cuối tháng khoá sổ bảng kê 11, xác định số phát sinh bên Có TK131 và lấy số tổng cộng của bảng kê 11 để ghi NKCT số 8. - Sổ Cái TK156, 511, 632 là sổ tổng hợp mở cho cả năm, trong đó phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng. Số phát sinh có của mỗi TK được phản ánh trên sổ Cái theo tổng số, lấy từ NKCT ghi có TK đó; số phát sinh nợ được phản ánh chi tiết theo từng TK đối ứng có, lấy từ các NKCT có liên quan. Sổ Cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng. Sau khi đã khoá sổ và kiểm tra thì đối chiếu số liệu trên các NKCT. b. Sổ chi tiết: gồm thẻ kho, thẻ quầy hàng, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua. Nội dung phản ánh, căn cứ ghi sổ như đã nêu ở hình thức Nhật ký chung. Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công công tác. Nhược điểm: Kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá. 3.3.4. Hình thức Chứng từ ghi sổ: Đặc trưng cơ bản của hình thức này: cơ sở ghi vào các sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ, sổ kế toán tổng hợp bao gồm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được ghi theo trình tự thời gian, sổ cái được ghi theo hệ thống. Kế toán bán hàng phải sử dụng các mẫu sổ sau: a. Sổ tổng hợp: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. - Sổ Cái TK156, 511, 632, 111, 112: Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào sổ Cái và các thẻ, sổ kế toán có liên quan. b. Sổ chi tiết: gồm thẻ kho, thẻ quầy hàng, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua. Căn cứ để ghi sổ chi tiết là các chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ kế toán tổng hợp. Cuối tháng nộp bảng tổng hợp chi tiết trên cơ sở các sổ chi tiết để làm căn cứ đối chiếu với sổ Cái. Ưu điểm: Bắt đầu đã có sự phân chia giữa việc ghi chép theo thời gian và ghi chép theo hệ thống, công việc ghi chép được chia đều trên các sổ do đó rất thuận lợi cho việc phân công công việc của kế toán. Nhược điểm: Công việc ghi chép vẫn bị trùng lặp đặc biệt giữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái. chương II: Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ I. Tổng quan về Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ là một công ty kinh doanh tổng hợp, tiền thân là Cửa hàng Bách hoá Cửa Nam, được thành lập từ tháng 7 năm 1957, thuộc quyền quản lý của Sở thương mại Hà Nội. Cửa hàng Bách hoá Cửa Nam trực thuộc Công ty Bách hoá Hà Nội ra đời với chức năng ban đầu là cửa hàng bán lẻ các loại hàng hoá dịch vụ phục vụ nhu cầu của nhân dân, là căng tin cho các cơ quan, xí nghiệp, các đơn vị bộ đội đóng quân trên địa bàn Hà Nội. Khi mới thành lập, Cửa hàng Bách hoá Cửa Nam có 24 CBCNV, kết quả hoạt động kinh doanh được hạch toán theo phương thức định mức báo sổ. Để phù hợp với sự thay đổi của nền kinh tế thị trường, ngày 30 tháng 3 năm 1993 Bộ thương mại ban hành quyết định số 1299/QĐUB cho phép Cửa hàng Bách hoá Cửa Nam tách ra thành một doanh nghiệp độc lập lấy tên là Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ. Là một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng do nhà nước qui định và được mở tài khoản tại Ngân hàng công thương Ba Đình – Hà Nội. Cùng với quá trình đổi mới hoạt động kinh doanh trong cả nước, hoạt động kinh doanh bị thu hẹp. Để tồn tại và phát triển công ty đã có những nỗ lực đáng kể đẩy mạnh mua vào, bán ra khẳng định được vai trò vị trí của mình trong lưu thông hàng hoá xã hội. Mặt khác phấn đấu không ngừng để kinh doanh có hiệu quả đảm bảo đời sống cán bộ công nhân viên của công ty. Cụ thể ta có thể thấy được tình hình kinh doanh của công ty qua một số chỉ tiêu sau: Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 So sánh Số tiền Tỷ lệ 1. Doanh thu thuần (DTT) 25.101.759.533 27.214.035.506 2.112.275.973 8,41 2. Giá vốn hàng hoá 22.469.989.414 23.735.568.533 1.265.579.119 5,63 3. Lợi nhuận gộp 2.631.770.119 3.478.466.973 846.696.854 32,17 4. Chi phí lưu thông (CPLT) 2.536.760.045 3.243.001.405 706.241.360 27,84 5. LN thuần từ hoạt động SXKD 95.010.074 235.465.568 140.455.494 147,8 Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy doanh thu thuần của năm 2002 so với năm 2001 tăng với tỷ lệ 8,41%, bên cạnh đó tỷ lệ tăng của lợi nhuận gộp là rất cao 32,17% điều này cho thấy công ty đã giám sát chặt chẽ giá mua vào của hàng hoá, tỷ lệ giá vốn của hàng bán có tăng nhưng với tốc độ tăng nhỏ hơn doanh thu (5,63% < 8,41%). Có thể nói công ty đã và đang nâng cao khả năng hoạt động kinh doanh của mình để đạt được hiệu quả cao nhất. 1.2. Mô hình tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty - Chức năng và nhiệm vụ chính của Công ty là tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh, thoả mãn tối đa nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ phục vụ cá nhân và tập thể. - Là một mắt xích quan trọng trong mạng lưới Thương mại, Công ty có nhiệm vụ tổ chức tốt công tác cung ứng và tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ; nhanh chóng đưa hàng hoá từ tay nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng, góp phần đẩy nhanh tốc độ chu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện cho sản xuất phát triển đồng thời thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế. - Trong nền kinh tế nhiều thành phần, hoạt động của Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ đảm bảo chất lượng hàng hoá, góp phần bình ổn giá cả thị trường, đảm bảo quyền lợi cho người tiêu dùng trong quá trình mua sắm hàng hoá. - Là một doanh nghiệp thương mại quốc doanh, Công ty có nhiệm vụ tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh tạo ra lợi nhuận, đồng thời tạo công ăn việc làm đảm bảo thu nhập và quyền lợi cho người lao động, góp phần ổn định xã hội. - Là một doanh nghiệp Nhà nước, do Nhà nước đầu tư vốn ban đầu và thành lập, với tư cách là chủ sở hữu, Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ có nhiệm vụ bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh trong quá trình hoạt động của mình. Đồng thời thực hiện nghiêm chỉnh các chế độ, chính sách, các quy định của Nhà nước, của các cơ quan quản lý kinh tế, các cơ quan quản lý pháp luật, giúp cho việc kiểm tra, giám sát của Nhà nước đối với hoạt động kinh doanh của Công ty được rõ ràng. Ngoài ra, Công ty còn là nơi thí điểm các hình thức tổ chức kinh doanh, các hình thức bán hàng và các loại đòn bẩy kinh tế với mục đích hoàn thiện và đẩy mạnh sự phát triển của nền kinh tế, đưa nền kinh tế nhanh chóng hội nhập vào nền kinh tế các nước trong khu vực và trên thế giới. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Từ khi thành lập đến nay, để phù hợp với môi trường kinh doanh, Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ đã không ngừng hoàn thiện bộ máy tổ chức của mình sao cho phù hợp với mục tiêu, chính sách, chiến lược kinh doanh và ngành nghề kinh doanh nhằm kinh doanh có hiệu quả hơn. Hiện nay tổ chức bộ máy của Công ty bao gồm một Ban Giám đốc, ba Phòng chức năng và các đơn vị kinh doanh. Ban Giám đốc gồm hai người là Giám đốc và Phó giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo chung toàn Công ty, thay mặt cho toàn Công ty về mọi quyền lợi, nhiệm vụ trước Nhà nước, trước các cơ quan quản lý kinh tế, trước các cơ quan quản lý pháp luật, trước toàn thể CBCNV và trước công chúng của doanh nghiệp. Ba Phòng chức năng bao gồm: Phòng tổ chức hành chính, Phòng Kế toán – Tài chính, Phòng Nghiệp vụ kinh doanh. Phòng Tổ chức hành chính có chức năng, nhiệm vụ quản lý nhân sự của toàn Công ty, lập các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo phát triển nhân sự, phân bố, quản lý người lao động, lập các chế độ chính sách đãi ngộ và đảm bảo quyền lợi cho người lao động, tổ chức các hoạt động thi đua, Đảng uỷ, Công đoàn trong toàn Công ty. Phòng Kế toán – Tài chính có chức năng, nhiệm vụ là cập nhật số liệu kế toán, lập các báo cáo kết quả kinh doanh, hạch toán lỗ lãi, lập các kế hoạch ngân sách, các kế hoạch phát triển vốn kinh doanh, các kế hoạch tạo vốn cho nhu cầu kinh doanh của Công ty. Phòng Nghiệp vụ kinh doanh có chức năng, nhiệm vụ là dự đoán nhu cầu thị trường, lập và thực hiện các kế hoạch khai thác nguồn hàng, dự trữ và bảo quản hàng hoá, gia công, chế biến, đóng gói, phân loại hàng hoá nhằm phục vụ cho nhu cầu bán ra của toàn Công ty phục vụ tốt hơn nữa việc thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng. Các đơn vị kinh doanh bao gồm kho bán buôn, siêu thị và gian hàng I. Các đơn vị này có nhiệm vụ bán hàng do công ty cung cấp. sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Ban giám đốc Các phòng chức năng Các đơn vị kinh doanh Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kế toán tài chính Phòng Nghiệp vụ kinh doanh Gian hàng tầng I Siêu thị Kho bán buôn Chú thích: Quan hệ mệnh lệnh Quan hệ chức năng 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý, Công ty đã áp dụng mô hình kế toán tập trung: tất cả các phần hạch toán đều dưới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng, kế toán t