Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty CP Xuất nhập khẩu Việt Tuấn

mua vào - dự trữ - bán ra. Nội dung của việc quản lý nghiệp vụ này là quản lý hàng hoá về số lượng, chất lượng hàng hoá, quản lý tiền hàng mua theo các nguồn hình thành, quản lý theo mặt hàng, nguồn hàng, quản lý về giá cả hàng hoá, quản lý chặt chẽ các khoản công nợ của Công tytheo từng chủ nợ, từng lần mua. Để thoả mãn yêu cầu quản lý hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, kết hợp giữa hạch toán nghiệp vụ với hạch toán kế toán, hạch toán thống kê phải phản ánh cả chỉ tiêu chi tiết. Để thực hiện được yêu cầu này cần kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị. - Các thông tin mà kế toán cung cấp phải đầy đủ, chính xác và có ích cho người sử dụng thông tin. Để số liệu kế toán được chính xác, đồng bộ nhằm phục vụ yêu cầu quản lý nghiệp vụ mua hàng, phải tuân thủ một số nguyên tắc: + Tổ chức hạch toán theo từng nguồn hàng, từng bộ phận chịu trách nhiệm vật chất. Phản ánh một cách chính xác, chi tiết sự vận động của vốn trong từng thời điểm và theo từng bộ phận. + Tổ chức hạch toán phải đảm bảo sự nhất quán về nội dung, phương pháp ghi chép và tính toán theo giá thống nhất. * Nhiệm vụ kế toán: Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác và có hệ thống các thông tin về hoạt động mua hàng và thanh toán tiền hàng của Công ty. Từ đó, kiểm tra, xử lý thông tin để cung cấp cho bộ phận quản lý nhằm phục vụ công tác quản lý chung của Công ty. Một số nhiệm vụ cụ thể của kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng: - Phản ánh và giám sát tình hình mua hàng về tổng trị giá, từng nguồn hàng, từng mặt hàng, phản ánh tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế. - Phản ánh và giám đốc tình hình tiếp nhận hàng hoá, đảm bảo cho hàng hoá an toàn về số lượng và chất lượng. - Phản ánh và giám đốc tình hình thanh toán tiền hàng, đôn đốc Công ty thanh toán đầy đủ, kịp thời tiền hàng cho người cung cấp. - Phản ánh và giám đốc các khoản chi phí trong quá trình mua hàng. Từ đó, giảm bớt chi phí bất hợp lý, tạo điều kiện tăng thu nhập cho Công ty. Khi kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng thực hiện tốt các nguyên tắc kế toán, các nhiệm vụ của mình sẽ góp phần giúp nhà quản lý Công ty đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn và kịp thời, tránh tình trạng tham ô, lãng phí, vi phạm các chế độ chính sách của Nhà nước. 2.2. Thủ tục, chứng từ nghiệp vụ mua hàng tại Công ty: 2.2.1 Thủ tục, chứng từ hạch toán ban đầu Nhận thức được tầm quan trọng của hạch toán ban đầu đối với việc ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, trung thực các số liệu kế toán nên việc hạch toán ban đầu ở Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn rất được chú trọng. ở công ty, việc hạch toán ban đầu gồm có: - Xác định các loại chứng từ cần sử dụng trong từng bộ phận. Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng được sử dụng và ghi chép theo đúng qui định của Bộ tài chính. - Yêu cầu: người ghi chép các chứng từ phải đầy đủ, đúng nội dung và phải có tính pháp lý. - Qui định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán. - Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn là Công tykinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho nên trong khâu hạch toán ban đầu, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT: + Giá bán (chưa có thuế GTGT). + Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT. + Tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT). - Hoá đơn bán hàng: Được sử dụng trong trường hợp Công ty mua hàng tại các cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Khi đó, giá bán hàng là giá đã bao gồm thuế GTGT. - Phiếu nhập kho: lập thành 04 liên: + 01 liên lưu tại phòng kinh doanh. + 01 liên giao cho kế toán kho. + 01 liên giao cho kế toán thanh toán (đính kèm với hoá đơn GTGT). + 01 liên giao cho thủ kho. Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào. Đồng thời với quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào. - Biên bản kiểm nghiệm: Công ty lập “Biên bản kiểm nghiệm” đối với một số trường hợp như nhập kho với số lượng lớn, nhập kho các loại vật tư có tính chất lý hoá phức tạp, nhập kho vật tư quí hiếm, nhập kho hàng hoá nhập khẩu, nhập kho hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất, số lượng so với hợp đồng,... - Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Mẫu số 03/GTGT). Đồng thời với quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào. - Một số chứng từ thanh toán: + Giấy báo nợ của ngân hàng. + Phiếu chi tiền mặt. + Giấy thanh toán tạm ứng. + Chứng từ nộp thuế ở khâu mua. 2.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng: Việc mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh của đơn vị. Ngoài việc thực hiện nghiêm ngặt các trình tự nghiệp vụ và thủ tục chứng từ để đảm bảo cho công tác giao nhận được tốt, còn phải tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ này vào các tài khoản liên quan cho phù hợp với yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua hàng và thanh toán tiền hàng. Do vậy, công ty đã lựa chọn một số tài khoản cần thiết như: TK 156 “Hàng hoá”. TK 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ”. TK 331 “Thanh toán với người bán”. TK 111 “Tiền mặt”. TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”. - Tài khoản 156 “Hàng hoá”: được sử dụng để phản ánh sự biến động của toàn bộ số hàng hoá ở trong kho của Công ty. + Bên Nợ: . Trị giá hàng mua vào theo hoá đơn. . Chi phí thu mua hàng hoá. . Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công chế biến. . Trị giá hàng hoá phát hiện thừa, trị giá hàng hoá bị người mua trả lại. . Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ. + Bên Có: . Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, ký gửi, thuê ngoài gia công chế biến. . Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. . Chiết khấu mua hàng được hưởng. . Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu, hỏng, mất, kém phẩm chất. + Số dư bên Nợ: . Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho. . Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho, hàng đã bán nhưng chưa được chấp nhận tiêu thụ, hàng giao đại lý, ký gửi. + Tài khoản 156 có 2 tài khoản cấp 2: . Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hoá”. . Tài khoản 1562 “Chi phí thu mua”. - Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng chưa về nhập kho mà còn đang trên đường vận chuyển hoặc đã về đến Công ty nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. + Bên Nợ: . Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi trên đường. . Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật tư đang đi trên đường cuối kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ). + Bên Có: . Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc giao bán. . Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi trên đường đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ). + Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường. - Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (đã khấu trừ và còn khấu trừ). Tài khoản này chỉ sử dụng đối với những Công tynộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. + Bên Có: . Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. . Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. . Số thuế GTGT của hàng mua trả lại. . Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại. + Số dư bên Nợ: . Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ. . Số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách Nhà nước chưa hoàn trả. + Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2: . Tài khoản 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ”. . Tài khoản 1332 “Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ”. - Tài khoản 331 “Phải trả người bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của Công ty cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết. + Bên Nợ: . Số tiền đã trả cho người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản. . Số tiền ứng trước cho người cung cấp nhưng chưa nhận được hàng hoá, dịch vụ. . Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng. . Số kết chuyển về phần giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và giao trả lại người bán. . Chiết khấu mua hàng được người bán chấp thuận cho Công ty giảm trừ vào nợ phải trả. + Bên Có: . Số tiền phải trả người bán vật tư, hàng hoá. . Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số hàng hoá, vật tư, lao vụ, dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. + Số dư bên Nợ: phản ánh số tiền Công ty đã ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận vật tư, hàng hoá. + Số dư bên Có: phản ánh số tiền Công ty còn phải trả cho người bán, người nhận thầu xây dựng cơ bản. - Tài khoản 111: Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ, tiền mặt tại quỹ của đơn vị. - Bên Nợ: Các khoản tiền mặt nhập quỹ. - Bên Có: Các khoản tiền mặt đã xuất quỹ để trả tiền hàng. - Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt còn tồn quỹ đến cuối kỳ. - Tài khoản 112: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi ngân hàng của Công ty. - Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào ngân hàng. - Bên Có: Các khoản tiền rút ra khỏi ngân hàng. - Số dư bên Nợ: Số tiền hiện còn tại ngân hàng. - Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: + Tài khoản 141 “Tạm ứng” 2.3. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng tại Công ty: 2.3.1. Tính giá hàng hóa mua vào: Giá cả hàng mua là phạm trù trung tâm của kinh tế hàng hoá, của cơ chế thị trường. Giá cả biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá. Giá trị hàng hoá được xác định bằng chi phí lao động xã hội cần thiết để sản xuất ra nó. Mặc dù giá trị là cơ sở của giá cả nhưng trên thị trường, giá cả luôn biến động xoay quanh giá trị hàng hoá. Theo chế độ kế toán, tất cả hàng hoá phải phản ánh trên sổ kế toán theo nguyên tắc giá phí. Đó là toàn bộ số tiền Công ty phải bỏ ra để có được hàng hoá đó. - Đối với Công ty Việt Tuấn áp dụng phương pháp khấu trừ thuế thì giá mua được xác định như sau: Giá mua thực tế của hàng hoá = Giá thanh toán với người bán (không gồm VAT) + Chi phí thu mua Trong đó, chi phí thu mua gồm: vận chuyển, lưu kho, lưu bãi. 2.3.2. Kế toán nghiệp vụ mua hàng: Sơ đồ 5: Kế toán nghiệp vụ mua hàng Hàng hoá mua ngoài nhập kho Chi phí thu mua hàng hoá Hàng hoá được giảm giá Hàng mua trả lại người bán Thuế GTGT đầu vào 111, 112, 331 338 156 331 138, 334 1331 Hàng hoá thừa phát hiện khi kiểm kê Hàng hoá thiếu phát hiện khi kiểm kê * Trình tự hạch toán: - Khi mua hàng về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561) Nợ TK 133 (1331) Có TK 111, 112, 331,... -Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh liên quan đến thu mua hàng hóa: Nợ TK 156 (1562) Nợ TK 133 (1331) Có TK 111, 112, 331,... - Cuối kỳ tính và xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên cơ sở doanh thu bán hàng: Nợ TK 333 (3331) Có TK 133 (1331) - Mua hàng cuối tháng chưa về nhập kho: + Trường hợp chứng từ lô hàng đến trước, hàng trên đường vận chuyển: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331,... + Sang kỳ sau, hàng đi đường về nhập kho: Nợ TK 156 Có TK 151 Ví dụ : Ngày 5/1/2006 Công ty mua một lô hàng của Công ty THHH TM & Thiết bị y tế Nam Anh thanh toán ngay bằng tiền mặt Loại Số luợng Đơn giá Thành tiền Máy đo huyết áp 20 cái 650.000 13.000.000 Đệm hơi nước 10 Chiếc 400.000 4.000.000 Mẫu số 01/GTGT-3LL Hoá đơn GTGT Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 5 tháng 1 năm 2006 Ký hiệu:CX/2006A Số : 0052311 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM & Thiết bị y tế Nam Anh Địa chỉ: Số 26/415 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – HN Điện thoại Họ Tên người mua: Đơn vị : Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn Địa chỉ: Số 51/228 phố Lê trọng Tấn Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0102034625 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1´ 2 1 Máy đo huyết áp Cái 20 650.000 13.000.000 2 Đệm hơi nước Chiếc 10 400.000 4.000.000 Cộng tiền hàng 17.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 850.000 Tổng cộng thanh toán 17.850.000 Số tiền viết bằng chữ : Mười bẩy triệu, tám trăm năm mươi ngàn đồng chẵn ./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị + Phiếu nhập kho:Phiếu nhập kho do thủ kho của công ty lập trên cơ sở hoá đơn GTGT, làm căn cứ nhập hàng. Đơn vị : Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn Mẫu số: 01-VT Bộ phận : Phiếu nhập kho Ngày 5 tháng 1 năm 2006 Số: 0075436 Nợ TK 156 Có TK 111 - Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH TM & Thiết bị y tế Nam Anh. - Theo hoá đơn CX/2006A số 0052311 ngày 5 tháng 1 năm 2006. - Nhập tại kho : Công ty. STT Tên nhãn hiệu Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền quy cách,phẩm chất,vật tư,sản phẩm Yêu cầu Thực xuất A B 1 Máy đo huyết áp Cái 20 10 650.000 13..000.000 2 Đệm hơi nước Chiếc 10 10 400.000 4.000.000 Cộng 17.000.000 Tổng số tiền (bằng chữ): Mười bẩy triệu đồng chẵn./. Ngày 5 tháng 1 năm 2006 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu Cầu nhập) Mẫu số: 03 – GTGT Bảng 2: Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai, khấu trừ thuế hàng tháng) Đơn vị: Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn Địa chỉ: Số 51/228 phố Lê trọng Tấn Chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ Tên Công tybán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số Ngày 1 2 3 4 5 0052311 05/01/2006 Công ty TNHH TM & Thiết bị y tế Nam Anh. 850..000 Tổng cộng 850..000 Ngày 05 tháng 01 năm 2006 2.3.3.Kế toán các khoản chiết khấu thanh toán và giảm trừ hàng mua: - Khi Công ty mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại (nếu có), kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 331: Nợ TK 336: Tổng số CKTM., giảm giá hàng Nợ TK 111: mua, hàng mua trả lại Nợ TK1388: Có TK 156(1561): Số CKTM, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Có TK 133(1331): thuế GTGT đầu vào tương ứng - Các khoản chiết khấu thanh toán Công ty được hưởng khi mua hàng: Nợ TK 331: Nợ TK 336: Tổng số chiết khấu Nợ TK 111: Nợ TK1388: Có TK 515: tăng doanh thu hoạt động tài chính 2.3.4.Kế toán thừa thiếu hàng mua: - Trường hợp phát hiện thừa, ghi: Nợ TK 156 (1561): Có TK 338(3381): phải trả phải nộp khác. Khi có quyết định xử lý của Công ty, ghi: Nợ TK 338 (3381): Có TK 156: Có TK 721 : Có TK 331 : - Thuế GTGT của hàng thừa Công ty mua: Nợ TK 133 : CóTK 331: Nợ TK338(3381): phải trả phải nộp khác. Có TK liên quan. - Trường hợp phát hiện hàng thiếu, ghi: Nợ TK 156(1561): Nợ TK 138(1381): phải thu khác Nợ TK 133(1331): Có TK 156 (1561): Khi có quyết định xử lý của Công ty, ghi: Nợ TK 111: Thu bồi thường bằng tiền mặt Nợ TK 334: Trừ vào thu nhập của người lao động Nợ TK1388: Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi. Nợ TK 632: Phần thiếu hụt,mất tính vào giá vốn. Có TK 1381: 2.3. Kế toán nghiệp vụ thanh toán tiền hàng tại Công ty: Một số hình thức thanh toán được áp dụng ở Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn : - Thanh toán bằng tiền mặt: - Thanh toán bằng séc: Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản được lập trên mẫu do Ngân hàng qui định, yêu cầu Công ty thanh toán trích một số tiền gửi thanh toán của mình để trả cho người thụ hưởng có ghi trên séc hoặc người cầm séc. - Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi. - Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C). a. Thanh toán bằng tiền mặt: Cán bộ mua hàng của Công ty viết giấy chi tiền rồi chuyển kế toán trưởng duyệt. Sau đó, kế toán thanh toán sẽ viết phiếu chi tiền mặt. Cán bộ mua hàng mang phiếu chi xuống thủ quỹ lấy tiền trả nhà cung cấp. ở Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn , phiếu chi được lập thành 2 liên: - 1 liên giao cho cán bộ mua hàng. - 1 liên kế toán thanh toán lưu để theo dõi chi tiết cho tài khoản 331. Ví dụ: Ngày 05/01/2006, Công ty mua 1 lô hàng trị giá 17.850.000 (thuế GTGT 5%) của Công ty TM & Thiết bị y tế Nam Anh, thanh toán bằng tiền mặt. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------ăĐă------ Giấy đề nghị Thanh toán Kính gửi: - Ban giám đốc Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn . - Phòng Tài chính – Kế toán Công ty. Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn có mua của chúng tôi một số hàng theo các chứng từ sau: TT Số hoá đơn Ngày Thành tiền Ghi chú 1 0052311 05/01/2006 17.850.000 Tổng cộng: 17.850.000 Bằng chữ: Mười bẩy triệu, tám trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Vậy đề nghị quý Công ty trả cho chúng tôi số tiền trên bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Tên Công ty được hưởng: Công ty TM & Thiết bị y tế Nam Anh. Tài khoản số: 0001.000005.258 Tại ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam – CN Tây Hà Nội. Rất mong quý Công ty chuyển sớm. Xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, ngày 20 tháng 01 năm 2006 Phòng kế toán (đã ký) Phòng kinh doanh (đã ký) Người đề nghị (đã ký) Căn cứ vào hoá đơn GTGT, hàng thực nhập và giấy đề nghị thanh toán của Công ty Nam Anh, Kế toán tiến hành lập phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt để chi trả cho Công ty Nam Anh. Đơn vị : Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn Mẫu số: 02-TT Bộ phận Phiếu chi Ngày 5 tháng 1 năm 20046 Quyển số: Số Nợ TK 331 Có 156 Họ tên người nhận tiền : Công ty TNHH TM & Thiết bị y tế Nam Anh Địa chỉ: Số 26/415 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – HN. Lý do chi: Trả tiền mua hàng theo hoá đơn số 0052311 Số tiền : 17.850.000đ Viết bằng chữ: Mười bẩy triệu, tám trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./. Kèm theo: 01 chứng từ gốc Ngày 5 tháng 1 năm 2006 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền b. Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Hình thức này thường áp dụng cho trường hợp mua hàng của các Công ty cùng (thành phố). Khi nhận được “Giấy đề nghị thanh toán” của bên bán, kế toán kiểm tra số tiền đó có đúng với số trên hoá đơn tương ứng không. Nếu đúng sẽ viết giấy “Uỷ nhiệm chi” nộp cho ngân hàng phục vụ mình để ngân hàng trích tiền trả cho người cung cấp. Uỷ nhiệm chi thường được lập thành 04 liên: - 1 liên lưu kế toán của Công tyxuất tiền khi có sổ phụ. - 1 liên giao cho bên bán cộng với số phụ đã trả tiền. - 1 liên nộp cho ngân hàng bên trả tiền. - 1 liên ngân hàng bên nhận tiền giữ. Ví dụ: Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn có mua 450 hộp cao dán Salonpas của Công ty CP Dược phẩm Hải Phòng với số tiền hàng là 43.714.286 đồng, thuế GTGT 5%, tổng giá thanh toán là 45.900.000 đồng. VIETCOMBANK uỷ nhiệm chi Vietcombank Hanoi Ngày 13/03/2002 Đề nghị ghi nợ tài khoản Số tiền Phí NH Số TK: 0021 00 000 1361 Bằng số: 45.900.000 Phí trong... Bằng chữ: Bốn mươi lăm triệu Phí ngoài... chín trăn ngàn đồng. Tên TK: Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn Địa chỉ: Tại NH: Vietcombank Nội dung: Trả tiền mua hàng Cty Dược phẩm HP & ghi có tài khoản Số TK: 0011 00 002 8544 Kế toán trưởng (Đã ký) Chủ tài khoản (Đã ký, đóng dấu) Tên TK:Cty CP Dược phẩm Hải Phòng Địa chỉ: 71 Điện Biên Phủ Tại NH: Vietcombank TW Dành cho ngân hàng 0 - 002 - 1 - 00 - 000136 - 1/ 04311 Tiền ghi nợ: VND 45.903.300 Thanh toán viên (Đã ký) Kiểm soát (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) Tiền ghi có: VND 45.900.000 Phí NH: VND 4.000 Thuế VAT: VND 400 c. Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng nhập khẩu: Sơ đồ 6: Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng nhập khẩu 111, 112 311, 331 156 Thuế GTGT của vận chuyển Chi phí vận chuyển Chi phí vận chuyển Thanh toán tiền hàng nhập khẩu Trị giá hàng hoá nhập khẩu 413 Chênh lệch tỷ giá Chênh lệch tỷ giá 3333 Nộp thuế nhập khẩu Thuế nhập khẩu 3331 133 Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT Hàng nhập khẩu c. Ví dụ: * Ví dụ1: Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn nhập một lô hàng của Công ty Dược phẩm trung ương I. Hoá đơn GTGT mua hàng ghi: - Giá mua chưa thuế : 42.600.000 đ - Thuế suất : 5% - Tiền thuế GTGT : 2.130.000 đ - Tổng giá thanh toán: 44.730.000 đ Thanh toán bằng tiền mặt, hàng nhập kho đủ. Kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561) : 42.600.000 đ Nợ TK 133 (1331) : 2.130.000 đ Có TK 111 (1111): 44.730.000 đ * Ví dụ 2: Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn nhập một lô hàng của Công ty Dược phẩm Thiên Thảo. Hoá đơn GTGT ghi: - Giá mua chưa thuế : 50.000.000 đ - Thuế GTGT (thuế suất 5%): 2.500.000 đ - Tổng giá thanh toán : 52.500.000 đ Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi, hàng nhập kho đủ. Kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561) : 50.000.000 đ Nợ TK 133 (1331) : 2.500.000 đ Có TK 112 (1121): 52.500.000 đ * Ví dụ 3: Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn nhập một lô hàng của Công ty ZULIGG PHARMA. Hoá đơn GTGT ghi: - Giá mua chưa thuế : 416.700.000 đ - Thuế GTGT (thuế suất 5%): 20.835.000 đ - Tổng giá thanh toán : 437.535.000 đ Tiền hàng chưa thanh toán, hàng nhập kho đủ. Chi phí vận chuyển 100.000 đ, Công ty chịu, chi bằng tiền mặt. Kế toán ghi: - Nợ TK 156 (1561) : 416.700.000 đ Nợ TK 133 (1331) : 20.835.000 đ Có TK 331 : 437.535.000 đ - Nợ TK 156 (1562) : 100.000 đ Có TK 111 (1111): 100.000 đ * Ví dụ 4: Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn nhập khẩu một lô hàng của Công ty Hisamitsu. - Giá nhập khẩu : 47.000 USD - Tỷ giá thực tế : 15.190đ/USD - Thuế suất thuế NK : 10 % - Thuế GTGT : 5 % Hàng đã nhập kho đủ, tiền hàng chưa thanh toán. (Tỷ giá hạch toán: 15.000 đ/USD). Kế toán ghi: - Nợ TK 156 (1561) : 785.323.000 đ Có TK 413 : 8.930.000 đ Có TK 333 (3333): 71.393.000 đ Có TK 331 : 705.000.000 đ - Nợ TK 133 : 39.266.150 đ Có TK 3331 : 39.266.150 đ 3. Sổ sách kế toán: Đối với kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng, kế toán sử dụng hai loại sổ kế toán là: Sổ tổng hợp và sổ chi tiết. - Sổ tổng hợp gồm: các sổ nhật ký, sổ cái. - Sổ chi tiết gồm: các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Do áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ” nên kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn phản ánh trên: “Sổ theo dõi chi tiết TK 331”, “Bảng kê số 8”, “Nhật ký chứng từ số 1”, “Nhật ký chứng từ số 2”, “Nhật ký chứng từ số 5” và “Sổ cái”. Từ chứng từ gốc, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng mở sổ theo dõi chi tiết cho tài khoản 331. Sổ được chia thành 2 phần: bên nợ và bên có. - Bên Nợ: phản ánh số tiền mà Công ty đã thanh toán cho người cung cấp hàng hoá. Cơ sở ghi của phần này là phiếu chi tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng. - Bên Có: phản ánh số tiền phải trả cho người cung cấp. Cơ sở ghi của phần này là phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT của bên bán. * Ví dụ: Số liệu về tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng ở Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn trong tháng 1 năm 2006: - Số dư đầu tháng: + TK 111: 3.500.000.000 đ + TK 112: 4.016.200.000 đ + TK 156: 5.340.000.000 đ + TK 331: 938.400.000 đ Trong đó: . Công ty Dược phẩm Trung ương I: 500.300.000 đ . Công ty Dược phẩm Thiên Thảo : 96.400.000 đ . Công ty Dược phẩm Hữu Nghị : 61.125.000 đ . Công ty Thương mại Thăng Long : 76.734.000 đ . Công ty Dược liệu Trung ương I : 13.440.000 đ . Công ty ZULIGG PHARMA : 48.130.000 đ . TTTM Dược mỹ phẩm : 52.093.000 đ . Xí nghiệp Dược phẩm I : 90.088.000 đ Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 01/2006: + Ngày 07/01/2006, nhập 1 lô hàng của Xí nghiệp DPI, tiền hàng chưa thanh toán. Giá mua chưa thuế : 25.000.000 đ Thuế GTGT (5%) : 1.250.000 đ Tổng giá thanh toán: 26.250.000 đ + Ngày 08/01/2006, nhập 1 lô hàng của Công ty Dược phẩm Thiên Thảo, chưa thanh toán. Giá mua chưa thuế : 7.600.000 đ Thuế GTGT (5%) : 380.000 đ Tổng giá thanh toán : 7.980.000 đ + Ngày 11/01/2006, xuất quỹ tiền mặt trả Xí nghiệp Dược phẩm I tiền hàng mua ngày 07/01/2006; trả Công ty Dược phẩm Thiên Thảo tiền hàng mua ngày 08/01/2006. Cơ sở ghi chép cuả bảng tổng hợp chi tiết TK 331 như sau: - Cột số dư đầu kỳ: + Bên Có: Kế toán tổng hợp tất cả các số tiền đầu kỳ của những lần mua hàng mà Công ty còn phải trả cho các đơn vị. + Bên Nợ: Những lần Công ty ứng trước tiền cho các Công tynhưng chưa nhận được hàng. - Cột số phát sinh trong kỳ: + Bên Có: Kế toán tập hợp tổng số tiền hàng mà Công ty phải trả cho các Công tytrong tháng. + Bên Nợ: Ghi tổng số tiền mà Công ty đã trả cho các Công tytrong tháng. - Cột số dư cuối kỳ: + Bên Có: Kế toán tổng hợp số tiền Công ty còn phải trả cho các đơn vị. + Bên Nợ: Số tiền Công ty ứng trước cho các Công tynhưng chưa nhận được hàng. Đồng thời, cũng từ đó chứng từ gốc, kế toán lập bảng kê số 8 để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá. Bảng kê số 8 được mở cho bên nợ của TK 156. Cơ sở ghi bảng kê số 8 là phiếu nhập kho. Bên cạnh đó, kế toán nghiệp vụ mua hàng phải lập bảng kê khai khấu trừ thuế GTGT hàng